Служебное письмо образец

Оглавление

Введение………………………………………………………………………….3

Понятие и функции служебных писем…………………………………………5

Виды служебных писем………………………………………………………….6

Общие требования к оформлению, структуре и стилю изложения служебных писем……………………………………………………………………………..12

Заключение……………………………………………………………………….20

Список использованных источников …………………………………………..21

Приложения………………………………………………………………………22

Введение

Деятельность любой организации не обходится без документации. Деловая переписка – неотъемлемое средство документирования связей с различными организациями и предприятиями, так как именно письма служат средством сотрудничества между организацией-автором и организацией-адресатом.

Если организационно-правовая, распорядительная документация в основном фиксирует внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, и т.п.

Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Таким образом, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу, по электронной почте или с помощью курьера.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Тема контрольной работы является достаточно актуальной. Актуальность объясняется, во-первых: появлением большого количества организаций и предприятий различных форм собственности, что соответственно приводит к необходимости официального, письменного закрепления внешних, деловых связей; во-вторых: развитие и закрепление современных требований к оформлению документов, в данном случае служебных писем.

Цель написания контрольной работы – грамотное составление и оформление различных видов служебных писем.

Контрольная работа состоит из введения, заключения и основной части, состоящей из трех частей. Первая часть рассматривает понятие «служебное письмо» и его функции. Во второй части приводится классификация наиболее распространенных видов служебных писем по функциональному признаку. Третья часть рассматривает особенности оформления отдельных реквизитов в письмах, структуру текста и стиль изложения служебных писем, а так же значение делового стиля изложения при написании служебных писем.

  1. Понятие и функции служебных писем

Служебное письмо – это краткий (как правило не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Основная особенность, по которой служебные письма из всех видов документации выделяется в особую группу документов, является их пересылка по почте, хотя в последнее время существует тенденция пересылать их с помощью телеграфа, факсимильной связи и электронной почты.

Функции служебных писем:

– информационная – в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления, с целью донести их до адресата;

– организационная – обеспечивает воздействие на людей для организации и координации их деятельности;

– коммуникативная – обеспечивает внешние связи организации;

– юридическая – используется в качестве свидетельства, доказательства при возникновении спорных вопросов между сторонами;

– воспитательная – требует высокого уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя.

Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.

  1. Виды служебных писем

Прежде чем приступить к изучению особенностей подготовки служебных писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации служебных писем существует немалое количество оценочных критериев. В частности, известно, что они отличаются друг от друга:

  1. по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

  2. по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

  3. по объему — короткие, средние и длинные;

  4. по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

  5. по стилю изложения — официальные и частные;

  6. по комплектности — с приложениями и без приложений;

  7. по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

  8. по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

  9. по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием по-прежнему остается их функциональное назначение.

Приведем краткую характеристику наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

Письмо-просьба — излагает какую-либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу (Приложение 5).

Письмо-сообщение — предназначено для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). На практике письмо-сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос (Приложение 6).

Письмо-запрос – предназначено для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или

отправителем запроса, или нормативно-правовым документом

(Приложение 7).

Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам (материалам) – названия, количества страниц и т. п. Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов). (Приложение 8)

Письмо-подтверждение служит для подтверждения какого-либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату.

Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных носителей. Часто данный вид писем используется в качестве ответного (Приложение 9).

Письмо-предложение (оферта) — пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства.

Первая характеризуется исключительной конкретностью и точностью

в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, наименований продукции или услуг, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, сообщает о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания и развития которого, требуется предварительное согласие получателя такого письма (Приложение 10).

Письмо-рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, выполненных услуг и других условий заключенного договора. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о непригодности продукции).

Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Информационное письмо — это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам (Приложение 11).

Гарантийное письмо —письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг и т.д. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие в тексте слова "Гарантирую" (Приложение 12).

Письмо-напоминание — письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Рекламное письмо представляет в выгодном свете какие-либо товары, услуги, организацию (производителя или распространителя продукции), с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Стоит отметить, что данный вид письма не рассылаются по одному, поскольку призван проинформировать, возможно, большее количество людей. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер.

Письмо-приглашение — функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о каком-либо торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем. Текст письма-приглашения может начинаться с информации о мероприятии, либо со слова "Приглашаем (приглашаю)…". Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Письмо-поздравление — содержит поздравления, связанные с какими- либо важными событиями. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам:

Страницы: следующая →

12Смотреть все


Похожие страницы:

  1. Служебное письмо (1)

    Реферат >> Промышленность, производство

    … элементов может отсутствовать или порядоких расположения может быть иным. 7 … 592 с.14 Там же.15 Там же. Видыслужебныхписем А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, … различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При …

  2. Виды деловых писем (1)

    Реферат >> Промышленность, производство

    … и вида деятельности. Виды деловых писем. В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные … и нор­мативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию: Деловое …

  3. Состовление и оформлениеслужебного письма

    Реферат >> Промышленность, производство

    … работы — виды документов и их классификация. Составление и оформлениеслужебных документов. … изменить традиционный порядок изложения … Видыслужебныхписем Рассмотрим основные видыслужебныхписем, которые используются в современном делопроизводстве. Служебные

  4. Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к ихоформлению

    Реферат >> Промышленность, производство

    вида документа называется типо­вым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядокихоформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида … бывают служебного и личного характера. Справка служебного характера …

  5. Компетенция Арбитражных судов различных уровней. Их задачи и полномочия

    Реферат >> Государство и право

    … для всеобщего ознакомления информационных писем Президиума ВАС РФ … процессе: понятие, виды полномочия представителя и порядокихоформления Представитель не является лицом … ими суду документами, удостоверяющими ихслужебное положение, а также учредительными …

Хочу больше похожих работ…

Основными реквизитами этого документа являются: Государственной герб Российской Федерации, наименование пограничного органа, учреждения; дата; регистрационный номер документа; справочные данные организации; адресат; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, текст, подпись.

Такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации, наименование пограничного органа, учреждения, регистрационный номер, дата, справочные данные организации составляют угловой штамп письма.

После определения количества реквизитов приступают к наполнению информацией переменных реквизитов, таких как дата, регистрационный номер документа, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, текст, подпись.

Реквизит «дата» письма включает цифровое обозначение числа, месяца и года, например: «03.02.1985».

Дата проставляется под реквизитом «наименование пограничного органа, учреждения».

Реквизит «регистрационный номер» — это исходящий номер письма, который присваивается при его отправке. Он располагается под датой или справа от нее.

Реквизит «адресат» состоит из 2-х частей: наименование должности лица, которому направляется письмо, и почтовый адрес этого лица. Наименование должности лица включает обозначение только должности. Почтовый адрес включает почтовый индекс и указание населенного пункта – места дислокации пограничного органа, учреждения, например: 129328 г. Москва, 328.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» проставляется при ответах на запросы, просьбы, поручения. Регистрационный номер документа, в котором дается ответ, представляет собой его исходящий номер. При указании даты этого документа применяется цифровое обозначение числа, месяца и года. В целом этот реквизит имеет следующее обозначение: «На № 1/55 от 06.04.2007».

Реквизит «текст» письма обычно состоит из 3-х частей: вводной, основной и заключительной.

Во вводной части приводятся мотивы составления письма, содержатся ссылки на события, послужившие основанием для его написания.

Основная часть включает изложение доводов необходимости положительного решения конкретного вопроса, удостоверения ходатайства, в ней дается обоснование излагаемых в заключении выводов и предложений, приводятся цифры, излагаются факты.

В заключительной части формируются просьбы, ходатайства, содержатся выводы и предложения.

Содержание составных частей текста зависит от назначения письма и его разновидности.

Правом подписывать письмо наделены руководители, начальники учреждений и их заместители по своим линиям курирования. В отсутствии последних письма подписываются теми должностными лицами, на которых приказом возложено временное исполнение обязанностей отсутствующих.

Билет № 31

Система документации, её определение и свойства.

Система документации – это группировка документов в отдельные системы по определенным признакам.

Основными свойствами являются:

— выполнение общей системой определенных задач и достижение конкретной цели;

— существование общей системы как целостной структуры;

— способность общей системы к развитию;

— наличие внутри общей системы документации взаимосвязанных структурных систем, подсистем, комплексов, групп;

— относительная самостоятельность, автономность подсистем.

— выполнение общей системой определенных задач и достижение конкретной цели.

Порядок расположения реквизитов приказа. (Показать схемой).

Герб

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П О Г Р А Н И Ч Н А Я С Л У Ж Б А

П Р И К А З

_________________ № _______________

Москва

(3 инт.)

Текст названия проекта право-

Вого акта

(длина строки — не более 28 печатных знаков)

(3 инт.)

Проекты правовых актов ФСБ России, Пограничной службы ФСБ России (далее – проекты правовых актов) оформляются на бланках установленных образцов.При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле этих страниц должно составлять 2,5 см.

Проекты правовых актов печатаются на лазерных принтерах с использованием текстового редактораWordforWindows версии от 6.0 и выше, шрифтаTimesNewRoman размером № 14.Для оформления таблиц (табличных материалов) в качестве приложений к проектам правовых актов можно использовать шрифт№ 12. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм) через полтора межстрочных (полуторных) интервалаи должны иметь следующие размеры полей:левое – не менее 2,5 см (3 см); правое – 1 см; верхнее – см. выше;нижнее – 2 — 2,5 см.Порядковые номера страниц (номера листов) проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами без знака точки. На первых страницах проектов правовых актов порядковые номера страниц (номера листов) не проставляются.Гриф ограничения доступа печатается на первой странице в правом углу за пределом верхней границы текстового поля.Реквизит "Заголовок" располагается на три межстрочных интервала ниже реквизита “Дата подписания”.Реквизит "Заголовок" располагается под реквизитом “Дата подписания”и печатается без абзацного отступа от начала левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Длина строки заголовка не должна превышать28 печатных знаков, точка в конце заголовка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не берется. Текст проекта правового акта отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.Расстояние от окончания текста проекта правового акта до реквизита “Подпись” (должность, воинское звание, инициал имени и фамилия) составляет три межстрочных интервала. Должность и воинское звание лица, подписывающего документ, печатаются от левой границы текстового поля без абзацного отступа, черезодин межстрочный интервали отделяются от указанного текстатремя межстрочными интервалами. Инициал имени и фамилия лица, подписывающего документ, располагаются у правой границы текстового поля и пишутся в одной строке с воинским званием. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами “Заголовок”, “Текст” и “Подпись” при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице. Регистрационный номер проекта правового акта, который ему присваивается делопроизводством подразделения-исполнителя, проставляется на оборотной стороне его последнего листа в левом нижнем углу(см. ниже).  

(3 инт.)

Начальник института

генерал-майор __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ И.Иванов

Примерный образец оформления оборотной стороны последних листов проектов правовых актов (печатается в левом нижнем углу от левой границы текстового поля без абзацного отступа через один межстрочный интервал):

Если правовой акт подписывается

руководителем (начальником) органа ФСБ РФ

Отп. 1 экз.

В секретариат

Исп. Сидоров Иван Федорович, (подпись), тел. 333-22-11

Печ. Петрова Н.И., с экрана ПЭВМ.

27.01.2007 г.

№ 1/222

Билет № 32



Поиск Лекций


Служебное письмо.

Требования к оформлению служебных писем

Тема: Письменное деловое общение

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

§2. Структура и содержание служебных писем

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

· документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него.

В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе и писем, устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Состав видов и формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально службой документационного обеспечения управления, а при ее отсутствии – секретарем, и утверждаются руководителем организации

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению.

Данный ГОСТ сам по себе имеет рекомендательный характер, однако четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами. При этом необходимо отметить, что, несмотря на рекомендательный характер ГОСТа, некоторые организации должны в обязательном порядке соблюдать его положения.

Реквизиты служебного письма:

Обязательные реквизиты, используемые при создании писем

01 – Государственный герб Российской Федерации

02 – герб субъекта Российской Федерации

или 03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)*;

08 – наименование организации*;

09 – справочные данные об организации*;

11 – дата документа**;

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

15 – адресат

18 – заголовок к тексту

20 – текст документа

22 – подпись;

27 – отметка об исполнителе.

Кроме этого, при создании письма могут быть использованы следующие реквизиты:

21 – отметка о наличии приложения;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати (при составлении гарантийного письма);

30 – идентификатор электронной копии документа

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)», например, «О нарушении

договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».

Заголовок должен содержать до 150 знаков, занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На бланке формата А5 допустимо не указывать заголовок.

Реквизит 20. Текст письма можно оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде сочетания этих структур и использовать следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,предприятие считает возможным»).

При этом дата документа оформляется словесно-цифровым способом, например, «15 мая 2006 г.».

Однако при составлении письма-ответа или письма-подтверждения не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа.

Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка письма есть реквизит.

Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, куда и вносятся сведения об инициативном письме («На № 154 от 16 мая 2005 г.).

Реквизит 15 – адресат Письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу. В соответствии с этим ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующее оформление реквизита:

1. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

В состав реквизита «15 – адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. No 221, т.е. реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название района;

– название республики, края, области, автономного округа (области);

– название страны (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

ЗАО “Термика”

ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419

При адресовании документа структурному подразделению над его наименованием необходимо указать наименование организации.

ЗАО “Термика”

Управление производства и внедрения

информационных систем

3. При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию пишут в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Генеральному директору

ЗАО “Термика”

А.Г. Цицину

ЗАО “Термика”

Генеральному директору

А.Г. Цицину

Реквизит 22 – подпись. Письма в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом. Письма, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.

В Реквизит 22 – подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На каждое письмо при его составлении должен наноситься

Реквизит 27 – отметка об исполнителе, содержащий сведения о непосредственном составителе и позволяющий должностному лицу в организации-адресате связаться с составителем письма при возникновении каких-либо вопросов.

Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Если письмо имеет приложения, то на него наносится

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения одним из следующих способов:

1. При наличии приложения, названного в тексте письма, пишут слово «Приложение» и указывают число листов и число экземпляров.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

2. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте , то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение:

1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

3.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.05.2006 No 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

На гарантийных письмах должен проставляться

Реквизит 25 – оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он и личная подпись были хорошо читаемы, и при этом желательно, чтобы оттиск печати захватывал несколько последних букв от наименования должности лица и край его личной подписи.

На письмах также можно проставлять Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа, который служит для облегчения поиска электронной копии документа.

Данный реквизит указывается в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме нанесения всех необходимых реквизитов нужно помнить, что если письмо занимает две и более страницы, то вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц указываются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов «стр.» или «с.», а также знаков тире.

2. Структура и содержание служебных писем

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо– деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Требования к оформлению деловых писем

⇐ Предыдущая12

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Какие реквизиты должно иметь деловое письмо? Перечень их выглядит следующим образом:

1. Дата

2. Номер

3. Ссылка на дату и номер полученного письма

4. Адресат

5. Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо?

6. Текст

7. Отметка о наличии приложений

8. Подпись

9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации (см. словарь основных терминов делопроизводства в хрестоматии). В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания?

Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

  Пример: Исх. № 46 от 28.07.2008 на вх. №32 от 25.07.2008  

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример: ООО «ПОМАТУР» Директору рекламной 17. 02.2007 г. № 21/ОР-ОЗ фирмы "Пирамида" Уважаемый господин директор! Мы рады предложить вашей фирме…………  

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему адресату будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Для того чтобы вы еще раз зрительно представили все обязательные структурные составляющие делового письма, мы составили для вас следующую схему:

  05.11.2007 № 89/01 На № 67/94 от 17.10.2007

 
 

Об изменении проекта

реконструкции склада

Уважаемый Сергей Викторович!

В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО «Помощь» выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2-3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов.

Переговоры с поставщиком программного обеспечения завершились 25.10.2007. Получено принципиальное согласие на ведение монтажных работ, изготовление установки для реконструкции склада Вашей компании. Для заключения договора необходимо представить проектную документацию (архитектурный план здания, предназначенного для монтажа, планы водопроводных, электрических, отопительных, вентиляционных и противопожарных коммуникаций) и техническое задание.

Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.

С уважением,

Генеральный директор Подпись В.П. Василевский

 
 

А.П. Миронов

Вот краткие пояснения к этой схеме.

Область заголовка

I. Слева размещается угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов.

II. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

III. Указывается регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

IV. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

Собственно текст письма

V. Особенности оформления текста письма

· Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

· Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:«прошу…», «направляю..». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «Министерство считает…», «Государственный комитет рассмотрел…».

VI.Если к письму предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

Область подписи

VII. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

VIII. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.


⇐ Предыдущая12


Дата добавления: 2016-12-17; просмотров: 1013 | Нарушение авторских прав


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Записи созданы 792

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх