Акт результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации организации должны оформлять ее результаты документально. Делается это с помощью специальных актов и описей. В связи с этим, лица, ответственные за осуществление инвентаризаций, должны знать, как выглядит образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

Когда составляется акт

Если в ходе проверки комиссия выявила недостачу или излишек, ей нужно будет сформировать ведомость расхождений. Ее нужно формировать только по тем активам, по которым имеются расхождения с учетными сведениями.

Уже на основании данной ведомости формируется акт о результатах инвентаризации формы 0504835. На акте должны проставить свои подписи председатель и все члены комиссии. Также его должен заверить управляющий компании. Акт об итогах проверки должен быть оформлен по каждому работнику, несущему материальную ответственность, у которого обнаружен излишек или недостача.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации

При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:

  • Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
  • Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
  • В начале документа должна быть указана причина его оформления.
  • В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
  • Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
  • По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
  • Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.

Порядок оформления акта

Так как акт является результатом проверки, его разработке предшествует приказ. Руководитель организации обязан издать приказ о назначении комиссии по инвентаризации. В ее состав могут входить любые работники компании, кроме мат. ответственных сотрудников.

Узнать подробнее об инвентаризационной комиссии, а также посмотреть образец приказа о её назначении можно в статье.

Бланк акта

бланк акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Образец заполнения акта

образец акта по результатам инвентаризации:

Во всех организациях с определенной периодичностью проводятся проверки основных средств и различного имущества. Данные процессы сопровождаются оформлением различных документов. Однако наиболее важным из них считается акт, в который вносятся результаты проведенной проверки. Для оформления этого документа используется форма 0504835.

Файлы для скачивания:

  • Бланк
  • Образец

Когда применяется акт о результатах инвентаризации ф. 0504835

Документ используется в различных коммерческих организациях, частных и государственных учреждениях. Форма подходит при инвентаризации нефинансовых и финансовых активов.

Условно процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов:

  1. Сначала руководитель компании издает приказ, в котором назначает и утверждает членов проверяющей группы.
  2. Оформляются учетные остатки и первичные документы, которые понадобятся для проверки. Проводятся другие аналогичные работы, связанные с подготовкой к инвентаризации.
  3. Материально ответственные работники должным образом оформляют расписку. Тем самым они подтверждают фактическое наличие имущества, за которое отвечают.
  4. Выполняется непосредственная проверка, в которой принимать участие должен каждый член комиссии.
  5. Внесение полученных результатов в соответствующий акт.

Если при составлении акта была допущена ошибка, проще начать заполнение нового документа. Хотя закон позволяет в этом случае делать исправления. Но выполнять их нужно правильно. Так, неверную информацию нужно перечеркнуть одной чертой. Сверху указываются верные сведения. После этого все члены проверяющей группы должны проставить свои автографы рядом с исправлением. Материально ответственный сотрудник также должен подтвердить своей подписью, что исправление происходило в его присутствии. Не стоит оставлять пустые графы. Если по каким-то причинам в них нечего писать, необходимо поставить прочерки.

(Видео: «Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач”)

Условие проведения инвентаризации

С состав комиссии должен входить представитель руководящего состава. Также разрешается привлекать сторонних специалистов. Перед началом проверки сотрудник, который несет материальную ответственность, должен дать расписку. Так он подтверждает, что имущество, находящееся под его ответственностью, в полном порядке.

К важным условиям проведения инвентаризации относится присутствие всех участников проверяющей группы. При отсутствии кого-либо акт признается недействительным, соответственно, результаты проверки нельзя назвать правильными. Вся информация заносится в акт, который должен иметь минимум два экземпляра. В отдельных случаях количество копий может быть увеличено.

В Методических рекомендациях описаны способы, которые можно использовать при проверке. Участники комиссии вправе самостоятельно выбирать подходящие варианты, которые позволят получить полные сведения о проверяемом имуществе.

Как правило, основанием для заполнения акта являются описи имущества, которые оформляются по отдельным участкам и ответственным лицам. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда фактическое имущество отличается от сведений бухгалтерского учета. В этом случае акт все равно оформляется. Однако в качестве дополнения к нему составляется специальная ведомость, которая предназначена для отображения имеющихся расхождений. Вместе с соответствующей описью эти документы официально фиксируют обнаруженные расхождения. Здесь четко видно, по какой позиции выявлены недостачи или излишки. Причин может быть достаточно много, от элементарных ошибок до кражи.

Нередко инвентаризация проводится достаточно длительное время с перерывами на обед. В таких ситуациях во время отсутствия комиссии имущество должно храниться в сейфе или помещении, к которому нет доступа у посторонних лиц. На ночь такие помещения принято опечатывать.

(Видео: «Как отразить результаты инвентаризации в 1С?”)

Порядок заполнения акта о результатах инвентаризации по форме 0504835

Акт заполняется поэтапно. Условно этот процесс можно разделить на три основные части:

  1. Заполнение «шапки». Здесь указывается организация, в которой проводится инвентаризация. Отмечается ее руководитель и дата составления. Посередине строки прописывается название документа. В бланке это уже написано. Заполняющему достаточно лишь поставить номер, который был присвоен документу. Также здесь проставляются коды организации, и лицо, которое несет материальную ответственность за проверяемое имущество.
  2. Ниже идет содержательная часть. Здесь указывается, из каких сотрудников состоит проверяющая группа. Указываются сведения о документе, на основании которого проводится инвентаризация. Это может быть приказ, распоряжение и др. Отмечается период, в течение которого проводились проверочные работы. Прописывается, что ответственный сотрудник несет материальную ответственность. Кроме этого, указывается информация об описях. Перечисляется проверяемое имущество, указывается его количество и стоимость. Если возникает необходимость оформлять ведомость расхождений, в акте должны присутствовать сведения и о ней.
  3. Завершающей частью является проставление автографов всех заинтересованных лиц. Во-первых, документ должен быть заверен председателем проверяющей комиссии. Указывается его должность и подпись с расшифровкой. Во-вторых, ниже перечисляются все члены группы, которые также должны подписать документ.

Если разобраться в этом вопросе, можно увидеть, форма является достаточно удобной и интуитивно понятной. В каждой графе имеются подсказки, поэтому у заполняющего не должно возникнуть каких-то вопросов. Необходимо помнить, если в документе будет отсутствовать, хотя бы одна подпись, его нельзя считать действительным. После оформления акт передается государственному органу, если проверка проводилась по его инициативе, или же директору предприятия. После ознакомления он должен утвердить документ.

Образец

Скачать бланк и образец

  • Бланк
  • Образец

Акт о результатах инвентаризации может применяться как на базе унифицированных форм, так и на основе бланка, разработанного фирмой самостоятельно. Рассмотрим особенности применения данного документа.

Для чего нужен акт по инвентаризации имущества (в том числе предлагаемого к списанию)?

Итоги инвентаризации (на основе сведений, отраженных в описях и сличительных ведомостях) могут быть закреплены в отдельном первичном документе, например в акте. Отметим, что актом иногда именуется документ, соответствующий по назначению описи, например: Акт может отражать:

  • установление недостачи, излишков по тем или иным объектам учета;
  • выполнение инвентаризационной комиссией действий, направленных на зачет (при пересортице), списание недостач (на виновное лицо, в прочие расходы);
  • обстоятельства выявления виновных лиц (при недостаче, пересортице).

В некоторых случаях акт дополняет инвентаризационные описи. Например, может составляться отдельный акт инвентаризации предлагаемого к списанию имущества. Как вариант, по форме ТОРГ-16 (применяется на торговых предприятиях). 📌 Реклама

В бюджетных организациях используется форма 0504835 акта о результатах инвентаризации. Многие частные фирмы применяют ее прямые аналоги (либо ее без изменений, утвердив порядок применения формы в учетной политике).

Рассмотрим подробнее специфику заполнения универсальной формы 0504835, применяемой как бюджетными предприятиями, так и частными фирмами, и ознакомимся с образцом акта по результатам инвентаризации активов хозяйствующего субъекта.

Форма 0504835: особенности заполнения

В документе, о котором идет речь, отражаются:

1. Общие сведения об акте:

  • номер, дата составления;
  • дата утверждения руководителем.

2. Сведения об организации:

  • наименование;
  • код по ОКПО.

3. Сведения о сотрудниках организации, участвующих в инвентаризации:

Согласно Приказу Минфина от 30 марта 2015 года №52н инвентаризационный процесс происходит во всех организациях по определенному алгоритму. Результатом этой деятельности становится ряд документов. Главный из них, завершающий и подводящий итоги, – акт о результатах инвентаризации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о результатах инвентаризации .docСкачать образец акта о результатах инвентаризации .doc

Механизм прохождения

Начинается все с приказа руководителя (формы ИНВ-22) о начале прохождения этой процедуры. Выбирается комиссия. Она может состоять как из руководителей учреждения, так и из привлеченных аудиторов или простых сотрудников компании, специалистов по измерениям чего-либо и пр.

Каждое материально ответственное лицо предварительно составляет расписку в том, что материальные ценности, находящиеся под его контролем, классифицированы, а затем списаны либо оприходованы (и переданы для инвентаризации). Сотрудники делают это согласно п. 2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49.

Комиссия приступает к процессу в назначенный день. Все лица, которые перечислены в приказе, должны при этом присутствовать, иначе всё мероприятие может быть признано недействительным со всеми вытекающими последствиями.

Элементы документа

Бумага основывается на данных сличительных ведомостей (описей) и состоит их трех частей:

    1. Шапка документа. Включает код ОКУД, число заполнения, название учреждения.
  • Тело акта. В нем содержатся данные о членах комиссии, непосредственно учтенных объектах, сроках.
  • Заключительная часть. В ней указаны подписи каждого из членов комиссии с расшифровкой и указанием занимаемых должностей.
  • Важный момент! Ведомость расхождений формы 0504835 составляется только при том варианте развития событий, если были обнаружены какие-либо излишки или недостача. При полном соответствии нужды в составлении ведомости нет.

    Какие активы (ценности) инвентаризируются

    Каждая разновидность ценностей предполагает составление акта соответствующей формы. Это описано в пункте 1.2 Постановления Госкомстата от 18.08.98. Итак, выделяют:

    • Основные средства. Акт будет составлен по форме ИНВ-1.
    • Товары. ИНВ-3.
    • Нематериальные активы. Товарные знаки, программы и пр. ИНВ-1а.
    • Материалы, отдельные элементы товаров.
    • Деньги. Как наличные, так и размещенные на банковских депозитных счетах.
    • Долговое содержимое учреждения.

    За каждую единицу, подлежащую проверке, отвечает назначенное материально ответственное лицо (МОЛ). Обычно сотрудник берет на себя обязательства материальной ответственности, устраиваясь на работу и заключая соответствующий договор.

    Принципиально важно! Информация о фактическом состоянии материальных и других средств заносится в акт минимум в 2 экземплярах.

    Члены комиссии могут использовать все доступные способы (оговоренные в Методических рекомендациях), которые дают информацию о проверяемых объектах, их количестве и качестве.

    Причины расхождений

    Если фактическое наличие объектов при подсчете не совпадает с документально зафиксированным, то причиной этому может быть:

    • Бракованная продукция, которую вовремя не списали.
    • Пересортица.
    • При нормативном методе учета – погрешности при соблюдении технологических норм списания.
    • Допущение ошибок при принятии на учет либо списании.
    • Кражи.

    В каждом конкретном случае при расхождении следует составлять ведомость расхождений и принимать меры по приведению в соответствие реальной и документальной информации.

    Сопутствующие документы

    Бумага не будет иметь силу без:

    • Приказа руководства о начале формирования комиссии. В нем подробно прописаны объекты проверки, дата (или даты начала и окончания), место и участвующие лица.
    • Инвентаризационной описи. Подробности по каждой позиции никогда не будут лишними.
    • Сличительной ведомости. Она является своеобразным приложением к предыдущему документу.

    Кем утверждается, где регистрируется

    Помимо подписи состава комиссии, акт обязательно должен «закрепить» своей подписью руководитель организации. Приказ, который содержит список членов комиссии, обязательно заносится в специальную книгу контроля за выполнением приказов учреждения.

    Если в учреждении маленький штат и небольшое количество материальных и других ценностей, участвующих в деятельности, то допускается использование присутствующей ревизионной комиссии.

    Если допущена ошибка

    Исправления в уже составленной бумаге допустимы, но они производятся особым образом. Неверные данные зачеркиваются, а над ними пишутся верные. Потом каждый из членов комиссии и материально ответственное лицо должны поставить рядом с этим исправлением свою подпись в знак того, что они в курсе и согласны с исправлением.

    Недопустимо оставлять какие-либо строки документа пустыми. Если бумага содержит больше строк, чем нужно, то лишние после завершения процесса зачеркиваются.

    В случае длительных проверок

    Если комиссия работает с перерывами (ночь, обед и пр.), то вся документация во время ее отсутствия должна быть заперта в сейф или шкаф без возможности постороннего доступа. Помещение, в котором проходил процесс и должен продолжаться, обычно опечатывают на ночное время суток.

    Контроль

    Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.

    Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.

    Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.

    Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.

    Где отражаются расхождения

    Бухучет обязан содержать данные обо всех видах проверок. Причем отчетный период должен включать дату (или даты) инвентаризации, проходившей в это время.

    Помимо составления ведомости расхождений по результатам инвентаризации, понадобится ещё занесение документа в общий бухучет в программе 1С.

    Записи созданы 8837

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Похожие записи

    Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

    Вернуться наверх