Анализ документооборота

ВАРИАНТ № 1

1. Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая ………… и ………… ……………. с …………… документами.
2. Понятие «документационное обеспечение управления» является синонимом термина:

1) документоведение;
2) делопроизводство;
3) документирование.
3. Соответствие между системами и видами организационно-распорядительной документации:

4. Последовательность составления и оформления организационно-распорядительных документов:
1. структура и штатная численность;
2.устав орга­низации;
3.инструкция по делопроизводству
4.учредительный договор;
5. регламенты работы аппарата управления.
5. ………………………………….. — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
6. При государственной регистрации создаваемого юридического лица решение о его создании в регистрирующий орган представляется в виде протокола:
1) на бланке организации;
2) на листе формата А 4;
3) на бланке организации или на листе формата А 4.
7. Последовательность проставления реквизитов организационно-распорядительных документов:
1.гриф утверждения документа;
2.место составления или издания документа;
3.наименование вида документа;
4.регистрационный номер документа;
5.отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
6.визы согласования документа.
8. Соответствие между назначением и местом менеджера в системе управления и его деятельностью в области делопроизводства: 9. Реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:
1) наименование организации;
2) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
3) дата документа;
4) регистрационный номер;
5) идентификатор электронной копии документа.
10. Управление организацией осуществляется посредством составления и ………….. организационно-распорядительных документов, которые являются основой, средством и …………реализации менеджмент-деятельности во всех её областях, по всем её видам и во всех её …………
11. Место правовых актов в иерархии правовой информации:
1. О государственном надзоре и контроле за соблюдением законодательства Российской Федерации о труде и охране труда : постановление Правительства РФ от 9 сентября 1999 г. № 1035;
2. Трудовой кодекс Российской Федерации : федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ;
3. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения;
4. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера : указ Президента от 6 марта 1997 года № 188.

ВАРИАНТ № 2

1. Согласно действующему российскому законодательству, обязательным в документообороте организаций является наличие:
1) положения о персонале;
2) коллективного договора;
3) правил внутреннего трудового распорядка.
2. Соответствие между нормативными правовыми актами и сферой их действия:

Б. … … Действие … …. распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско — правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.
Действие … …… не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

3. Об электронной цифровой подписи: федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ

В. …… регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации …….

3. Унифицированная форма утверждена для:
1) правил внутреннего трудового распорядка;
2) положения о персонале;
3) графика отпусков;
4) трудового договора.
4. Управленческие решения, принимаемые в условиях коллегиальности, документируются посредством:
1) указаний;
2) распоряжений;
3) приказов;
4) решений.
5. Организация работы с документами — организация документооборота, ……. …… и ……… документов в текущей деятельности учреждения.
6. Последовательность этапов работы с внутренними организационно-распорядительными документами:
1.регистрация документа;
2.исполнение документа;
3.подписание (утверждение) документа руководителем организации;
4.проверка правильности оформления документа;
5.составление проекта документа исполнителем;
6.согласование документа;
7.проставление отметки об исполнении;
8.передача документа исполнителю;
9. контроль исполнения документа.
10. подшивка документа в дело.
7. Соответствие между терминами и определениями:

8. ………… документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение ………… и ……………… вопросов, а также вопросов …………., взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
9. Типовым управленческим документом является:
1) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
2) исковое заявление;
3) учредительный договор;
4) доверенность на получение материальных ценностей.
10. Соответствие между видами организационно-распорядительных документов и сроками их хранения: 11. Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной ……. …….. и содержащей … ………

ВАРИАНТ № 3
1. Порядок работы с входящими организационно-распорядительными документами включает:
1. приём документа, проверка правильности адресования и наличия приложений;
2. ……………………………………………………………………………….;
3. постановка на документе отметки о поступлении;
4. регистрация;
5. передача документа должностному лицу-адресату;
6. рассмотрение документа должностным лицом;
7. …..……………………………………………………………………………;
8. передача документов исполнителю;
9. ……………………………………………………………………………….;
10. исполнение документа,
11. подшивка документа в дело.
2. Для проведения экспертизы ценности документов в организации создаётся:
1) ЭК;
2) ЦЭК;
3) ЭПК.
3. Соответствие между нарушениями в области документационного обеспечения управления и юридической ответственностью менеджмента организации:

4. ……………….. — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
5. Стандартизация организационно-распорядительной документации – это установление:
1) единообразия состава и форм документов, посредством которых осуществляется управление организацией;
2) состава организационно-распорядительных документов постоянного срока хранения;
3) единообразных форм документов, посредством которых осуществляется управление организацией.
6. Соответствие между видами форм аналитики документооборота и целями их использования: . Анализ документооборота является неотъемлемой частью исследования ………………………….
8. Одним из основополагающих принципов проектирования систем документационного обеспечения управления является:
1) принцип унификации;
2) принцип интеграции;
3) принцип дифференциации.
10. Соответствие между понятиями и аспектами реализации соответствующих им процессов:

Правильные ответы выполнения тестовых заданий

Вариант №1

1. документирование, организацию работы, официальными;

2. 2;

3. 1-Д, 2-Б, 3-Ж, 4-А, 5-В, 6-Е, 7-Г;

4. 4, 2, 5, 1, 3;

5. унифицированная система документации;

6. 2;

7. 3,2,6,1,4,5;

8. 1-В, 2- А, 3- Б;

9. 1,3,4;

10. оформления, результатом, функциям;

11. 2,4,1,3;

Вариант № 2

1. 3;

2. 1-В, 2- А, 3-Б;

3. 3;

4. 4;

5. хранения, использования;

6. 5, 4, 6, 3, 1, 8, 9, 2, 7, 10;

7. 1-Б, 2-А, 3-В;

8. организационно-распорядительный, административных, организационных, управления;

9. 3;

10. 1- Б, 2-А,3-В;

11. должностным лицом, принятое им решение;

Вариант № 3

1. предварительное рассмотрение (сортировка, разметка), внесение сведений из резолюции в журнал регистрации, контроль исполнения документа;

2. 1;

3. 1-В, 2-А, 3-Б;

4. табель унифицированных форм документов;

6. 1-В, 2-А, 3-Б;

7. системы управления организацией;

8. 1;

9. постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда, объём документооборота, численность работников аппарата управления;

10. 1-А,Г, 2 — Б, В;

11. 3.

Тестовые задания представлены в четырёх формах:
1. закрытого типа;
2. открытого типа;
3. на соответствие;
4. на установление последовательности.

Критерии оценки результатов выполнения тестовых заданий следующие:
11-10 правильных ответов – «отлично»;
8- 9 правильных ответов – «хорошо»;
7- 6 правильных ответов – «удовлетворительно»;
5 и менее правильных ответов – «неудовлетвори

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см.

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКИ. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие документооборота

Задача делопроизводственных служб организации заключается в четкости движения документов, что является важным для своевременности и правильности принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью системы организации документооборота.

Справочно

Документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция по делопроизводству).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления, цель которого — информационное обеспечение деятельности организации, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Как правило, информация (приказы, деловая переписка, договоры, прайс-листы и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. Главное назначение систем электронного документооборота — организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Обратите внимание!

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов (подп.138.3 п.138 Инструкции по делопроизводству).

Вся документация организации делится на 3 документопотока:

1) входящие (поступающие в организацию) документы;

2) исходящие (отправляемые из организации) документы;

3) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток — перемещение документов внутри организации.

Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

Движение документов в организации определяется содержанием информации, которую они несут. Информация, а следовательно — документы, распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей.

Основные операции работы с документами

Составные части делопроизводства Операции делопроизводства Группы (потоки) документов
Внутренние Исходящие Входящие
Документирование Составление проекта документа, его изготовление
Согласование проекта документа со специалистами
Проверка правильности оформления документа
Подписание, утверждение документа руководителем
Регистрация Далее отправка адресату
Документооборот Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
Контроль исполнения
Исполнение документов
Формирование дел Отпуски
Текущее хранение и использование
Передача на архивное хранение
Уничтожение документов

* Отпуск — это копия исходящего документа, заверенная исполнителем. После отправки документа отпуск (копия) подшивается в дело.

Условные обозначения операций:

— обязательные для данной группы документов
— возможные для данной группы документов
— не используемые

Характеристика документооборота

Документооборот выполняет функции системы коммуникации в организации. Важным является знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от:

• используемой системы информационного обеспечения:

автоматизированного типа,

традиционного,

смешанного;

• разделения документооборота на:

входящие,

исходящие,

внутренние документопотоки;

• основных характеристик документооборота как пространственно организованного процесса:

маршруты движения документов,

этапы и инстанции их прохождения,

стадии документооборота.

К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его:

• объема;

• времени протекания.

Помимо объема документооборота устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Под временными характеристиками понимается, например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

Учет объема документооборота

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема.

Справочно

Объем документооборота — количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени (подп.144.1 п.144 Инструкции по делопроизводству).

Учету подлежат все документы организации. Анализ объема документооборота позволяет корректировать содержание работы делопроизводственных служб или секретаря, рассчитывать необходимую численность делопроизводственного персонала и рационально выбирать средства организационной техники.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать количество основных документов и количество копий документов. Общие количества выражаются дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров (копий) документов. Например, 10814/15375.

Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (подп.144.2 п.144 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.) (подп.144.3 п.144 Инструкции по делопроизводству).

Скорость прохождения документов в значительной степени зависит от постановки всей управленческой деятельности организации в целом.

Условно для деления организаций по объему документооборота можно использовать классификацию организаций по категориям:

• 1-я категория — объем документооборота свыше 100 000 тыс. документов в год;

• 2-я категория — от 25 000 до 100 000 тыс. документов в год;

• 3-я категория — от 10 000 до 25 000 тыс. документов в год;

• 4-я категория — до 10 000 тыс. документов в год.

Относить организации к перечисленным категориям следует с учетом установления структур служб документации, автоматизации работы с документами, а также при решении отдельных вопросов документирования.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно подсчитывать поквартально, а в небольших организациях подсчитывать объем документов за год.

Анализ организации документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, контроль за сроками исполнения. Все документы учреждения представлены двумя группами:

-получаемые извне, от других организаций, т.е. входящие документы;

-созданные в самой организации.

Входящие документы поступают от вышестоящих инстанций, в том числе: -от органов власти,

— от других организаций;

— от частных лиц.

В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Документы, созданные в учреждении, делятся на две группы:

-внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;

-исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Принципиальная схема документооборота в организации была дана еще в Единой государственной системе делопроизводства. Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит из нескольких этапов:

— прием и первичная обработка поступающих документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация документов;

— направление на исполнение и исполнение документов;

-контроль за исполнением;

-оформление и удостоверение документов;

— отправка.

Прием и первичная обработка входящих документов

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, по электронной почте, по телетайпу.

В прогимназии прием и обработка документов проводится делопроизводителем.

Доставка документов в МДОУ прогимназии №Х осуществляется, как правило, средствами почтовой связи. С помощью почтовой связи в МДОУ доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, а также печатные издания.

Документы, поступающие в МДОУ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется делопроизводителем. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех листов приложения. В случае неполного получения сообщения, об этом сообщается отправителю. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством времени получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа – дата получения и учетный порядковый номер. Учету подлежат все входящие документы, т.к. при их получении было затрачено время на вскрытие конвертов, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа работнику, и это дает более полное представление о выполненной работе делопроизводителем.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям (бухгалтерия) или должностным лицам.

Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документов исполнителям. Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении следует иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача службы делопроизводства на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Обработка организационно-распорядительных документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства прогимназии, в бухгалтерию. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов до передачи их на исполнение.

Количество инстанций определяется структурой прогимназии, распределение обязанностей между руководством, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства.

Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа в прогимназии проводится делопроизводителем.

Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это – распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления (приказы). Остальные документы после предварительного рассмотрения делопроизводителем направляются исполнителям.

Обработка внутренних документов

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации, не выходящие за ее пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, компетенцию права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, должностные инструкции, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности прогимназии выполняют распорядительные документы, издаваемые руководителем, — приказы, решения, протоколы.

Исполнение документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.д. После этого готовится проект документа.

Проект документа проходит этап согласования с заместителями и специалистами, юридической службой. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. После получения на проекте виз, документ передается на подпись руководителю, после подписания – на регистрацию делопроизводителю.

Регистрация организационно-распорядительных документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

В обеспечении учета, контроля и поиска документов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы.

При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Это позволяет получить сведения о поступлении документа, о его создании. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т.д.

Регистрируются документы, поступающие от вышестоящих органов управления (Комитет по образованию и науке администрации города); важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа. Все организационно-распорядительные документы регистрируются делопроизводителем прогимназии.

В учреждении должен быть разработан и утвержден заведующим перечень нерегистрируемых документов. К ним относятся: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы совещаний, семинаров, печатные издания, письма с пометкой «лично», информационные материалы. Документы регистрируются один раз.

В МДОУ прогимназии № Х регистрация документов проводится централизованно. В журнале регистрации входящих документов регистрируется поступающая корреспонденция (в день поступления). Форма журнала в виде таблицы, состоящей из граф: дата поступления и индекс документа, корреспондент, дата и индекс поступающего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, кому направлен документ, отметка об исполнении. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе.

В журнале регистрации исходящих документов фиксируются: дата и индекс документа; корреспондент; краткое содержание (обычно указывается название и заголовок документа), исполнитель, отметка об исполнении.

Регистрация внутренних документов проводится в пределах групп в зависимости от их вида. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу. Для этого разработаны 2 журнала приказов. В них вносится дата составления приказа и порядковый номер, содержание, исполнитель.

Следует отметить, что журнальная форма регистрации устарела, она затрудняет ведение справочной работы по документам.

Более удобной является карточная форма регистрации. Форма карточки, расположение в ней реквизитов может определяться самим учреждением. Нами предложена форма регистрационной карточки. Однако в настоящее время ручная карточная система регистрации документов все чаще заменяется регистрацией документов на компьютере.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование заведующего о состоянии исполнения в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается директором МДОУ. При постановке документа на контроль делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». Контроль исполнения документов в МДОУ прогимназии № Х осуществляет делопроизводитель.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;

-имеющие пометку «Оперативно» — в 10-дневный срок;

— остальные — в срок не более месяца;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя прогимназии.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. О всех случаях изменения срока исполнитель своевременно должен информировать ответственное за контроль лицо.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, передает другому работнику по согласованию с руководителем все контролируемые документы.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. Периодически (ежемесячно, ежеквартально) составляется аналитическая справка, в которой указывается количество взятых на контроль документов, сколько из них не выполнено в срок, из них по уважительным и по неуважительным причинам.

Однако в изучаемом нами учреждении сроковая картотека не ведется, аналитические справки не составляются.

Отправка документов.

Полученный к отправке документ прежде всего проверяется на правильность его оформления. Проверяется наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие отметки об исполнителе, наличие указанных приложений и всех листов документа. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю на доработку.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Однако передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи, то есть применения специальной программы «электронный подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Формирование и оформление дел

После завершения работы с документами, как в любой организации, так и в прогимназии часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы делопроизводитель помещает в папки, то есть в дела.

Дело – это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Вначале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел прогимназии, заводится отдельная папка.

Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам; расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело заводится с момента появления в папке первого исполненного документа.

При ведении делопроизводства в МДОУ дела формируются и хранятся у делопроизводителя.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре и заголовку, вынесенному на обложку дела;

• документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

• в дело вкладывается по одному экземпляру каждого документа;

• в дело группируются документы одного календарного года;

• дела с учебными документами формируются за учебный год;

• в дело помещаются только исполненные документы;

• дела, по которым распределяются документы, соответствуют номенклатуре дел;

• если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируются новые дела. Заголовок нового дела вносится в номенклатуру под резервным номером.

Однако в МДОУ прогимназии № Х выявлены следующие нарушения при формировании дел:

-в дела формируются документы с различными сроками хранения;

— в дело помещаются несколько экземпляров одного документа;

-отдельные дела ведутся за несколько лет;

-заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, внесенным в номенклатуру дел.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела, поэтому необходимо документы располагать в хронологическом порядке за определенный период времени.

Распорядительные документы (приказы и т.п.) в прогимназии формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Группируют в МДОУ отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Однако приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение, отпуск и т. д.), имеющие различные сроки хранения, формируют в одно дело.

Входящие документы формируются в дела с заголовками «входящие документы», исходящие документы — «исходящие документы» вместо дела «переписка».

При заведении дела в прогимназии делопроизводитель оформляет его обложку. На обложку дела выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

• название организации полное по уставу и сокращенное;

• индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: Дело № 02-05, где 02 – это индекс структурного подразделения (бухгалтерия) или направления деятельности, 05 – порядковый номер дела в номенклатуре;

• заголовок дела. Вносятся краткие сведения о составе и содержании документов (Например, Приказы по основной деятельности), помещенных в дело, также переносится на обложку из номенклатуры без изменений;

• срок хранения дела, например: 3 года, 5 лет, «хранить постоянно» и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

Выводы:

В МДОУ прогимназии № Х документы проходят все этапы движения:

— прием и первичная обработка;

— предварительное рассмотрение и распределение;

— регистрация документов;

— направление на исполнение.

Однако не соблюдаются правила формирования и оформления дел в делопроизводстве, что затрудняет оперативный поиск документов, экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению в прогимназии.

Базовые понятия и терминология

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу: «Это не система документооборота, а система делопроизводства» или наоборот. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача нетривиальная.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборота:

  1. Передача документа в бухгалтерию;
  2. Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;
  3. Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает:
    1. контировку (указание корреспонденции счетов в первичном документе);
    2. группировку;
    3. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции).
  4. Проверка принятых бухгалтером документов по содержанию, по форме, арифметическая проверка;
  5. Сдача на хранение документов в архив.

Электронный документооборот

В отдельных организациях вводят систему электронной обработки документов и обмена документами меж внешними получателями (подразделениями).

Для организации на сервере организации электронного документооборота создают базу данных, где хранят все созданные документы. Доступ к базе данных производится через браузер (обычно, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Возможен доступ как через интернет (внешний), так и по локальной сети (внутренней).

Документы загружаются или сохраняются в определённые выделенные папки организации. Папки распределяются соответственно с иерархической структурой подразделения организации.

Модифицировать, создавать, удалять созданные документы может лицо, которое наделено соответствующими правами.

Рассмотрим, более детально, что значит документооборот.

Организация работы с документами — это организация документооборота, использования и хранения документов в нынешней деятельности учреждения.

Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с документами – это документооборот.

Организация документооборота

Движение документов в организации с момента их получения или создания до окончания выполнения или отправления считается документооборот.

Организация передвижения документов — важная часть процесса делопроизводства. Документооборот необходимо организовать так, чтобы путь передвижения каждого документа был самым коротким, маршрут — прямым, время прохождения — наименьшим. Основное правило организации документооборота заключено в оперативном передвижении документов по самому краткому пути с наименьшими затратами труда и времени.

Организацию документооборота необходимо направить на то, чтобы:

  • Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно продумать тщательно путь прохождения.
  • Установить наибольшее единообразие в последовательности обработки и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов документов.
  • Исключить возвратное передвижение документов (в особенности при внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставке).
  • Активно применять средства оргтехники и самых новых информационных технологий при передаче документов.

Исполнение названных условий дает возможность достигнуть:

  • прямоточности направлять документопотоки, то есть исключения дублирующих действий при обработке и подготовке документов;
  • ритмичности, то есть равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности работников организации.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражают общим числом документов, которые поступили в организацию и созданы ею за другой период.

Под объемом документооборота подразумевается число подлинных экземпляров внутренних, входящих, исходящих документов и обращений граждан за конкретный период. При подсчете объема документооборота также считают копии документов, которые изготовлены при помощи разных технических средств. Но их отдельно считают от подлинных документов. Итоги подсчета оформляют в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатывает организация. К примеру:

В организации можно установить любую периодичность подсчета документооборота: ежемесячная, еженедельная, ежегодная, ежеквартальная. Может производиться как качественный, так и количественный анализ документооборота.

Итоги, которые получены при подсчете объема документооборота, применяются при определении штатной численности и структуры делопроизводственной службы для анализа загруженности отдельных исполнителей и структурных подразделений.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх