Аннулировать документ

Программа направлена на формирование практических навыков работы в системе электронного документооборота (СЭДО).

Программа реализуется в 2 этапа: сначала предлагается пройти курс дистанционно, а затем закрепить полученные знания очно.

Документы — ключевой носитель информации в компании. С ростом объемов корпоративного контента растут и требования к обеспечению документооборота: созданию, хранению, доступности и поддержанию его в актуальном состоянии.

Решение «Управление документами» позволяет:

  • полностью закрыть задачи электронного документооборота от занесения документов в систему до организации долговременного хранения, архивирования и своевременной доставки;
  • обеспечить безопасность и конфиденциальность информации через разграничение прав доступа, использование шифрования и электронной подписи и ведение подробной истории работы пользователей;
  • поддержать работу с версиями и стадиями жизненного цикла документов;
  • упростить поиск необходимой информации по реквизитам, содержанию и контексту.

Электронный документ

Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, — электронный документ.

Каждый электронный документ системы состоит из содержимого (текст, графика, аудио или видео) и реквизитов — карточки с набором атрибутов, описывающих его (автор, тип, дата создания, корреспондент и т.д.). Реквизиты используются для поиска и группировки информации, а также формирования наименований документов в соответствии с принятыми правилами.

Система позволяет организовать упорядоченное хранение документов, разместив ссылки на документы по папкам. Структура папок может задаваться исходя из организационной структуры и процессов организации или личных потребностей конкретного сотрудника. Таким образом, каждый сотрудник сможет быстро найти весь набор документов по определенной тематике. При этом лишние персональные копии документов создавать не нужно.

Для оперативной работы с большим списком документов в папках и в результатах поиска предусмотрены специальные возможности. Пользователь может отобразить в списке видимые колонки, соответствующие реквизитам документа (автор, тип, наименование, №, дата, контрагент, корреспондент и т.д.). С использованием фильтров и сортировки по этим колонкам подходящая информация отбирается и обрабатывается быстрее:

В папках с однотипными документами, которые требуют обязательной обработки, предусмотрена возможность выполнения одного действия сразу над всеми документами.

Например, чтобы пользователю было удобно массово обрабатывать первичные учетные документы, лежащие в одной папке, на ленте проводника предусмотрены кнопки Подписано и На доработку.

Создание электронного документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст могут автоматически подставляться поля, заполненные в его карточке.

С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями. Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок. При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.

Пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно, перетащив файл из папки ОС в проводник DIRECTUM (drag&drop).

Ввод и обработка документов

Для облегчения массовой обработки информации, в том числе с бумажных носителей, предусмотрена служба ввода документов. С помощью службы ввода осуществляется захват документов из файловой системы (например, со сканера) и с электронной почты. Далее захваченные документы автоматически импортируются в DIRECTUM или в произвольную систему. Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.

Поддержание жизненного цикла и версионности

У документа может быть несколько версий. Благодаря этому на каждом этапе согласования сохраняйте изменения документа в его новых версиях, не создавая дубли.

Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и отсканированную) загрузить в формате PDF.

Каждый вид документа (договор, счет и пр.) имеет свой жизненный цикл. В жизненном цикле задаются стадии и правила перехода между ними. Стадии некоторых документов можно изменять вручную, например, исходящих писем. Как правило, стадии документа изменяются автоматически в процессе его согласования.

Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.

Надежное хранение электронных документов

DIRECTUM позволяет хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:

  • офисные документы небольшого объема, необходимые для оперативной работы, хранятся в СУБД;
  • медиаданные (видео), к которым необходим потоковый доступ, находятся в файловых хранилищах;
  • для организации долговременного архива документов используются файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища в архивное.

Службы файловых хранилищ DIRECTUM позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д. Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя дает возможность повысить масштабируемость системы.

Размещение всех объектов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM позволяет быстро и легко искать документы, созданные всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.

Важнейшим преимуществом системы является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:

  • контроля и настройки прав доступа для пользователей или групп пользователей на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающих защиту от несанкционированных действий;
  • шифрования, позволяющего дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе), так и установкой обычного пароля;
  • протоколирования всех действий пользователей, которое позволяет быстро восстановить историю работы с документом.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Работа с электронной подписью (ЭП)

ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов DIRECTUM, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.

Система DIRECTUM поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:

  • подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени;
  • подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

Также для повышения надежности работы с ЭП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.

Поиск электронных документов

Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

Также вы можете осуществлять специализированный поиск, используя:

  • предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»);
  • дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами («Поиск по организации»);
  • свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы (например, «Поиск документов» или «Общий поиск»). В том числе он может настроить специальные папки поиска, которые будут содержать объекты, соответствующие выбранным критериям. При этом папка будет обновляться при каждом открытии;
  • поиск через связанные документы и общую структуру папок, настроенных в организации.

Само окно ввода параметров поиска содержит список последних открытых документов, к которым при необходимости можно обратиться повторно.

ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЧЕМ ОН ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ БУМАЖНОГО?

Ответ: Электронный документ (ЭД) – это документ в электронном формате, пригодный для восприятия человеком и который может быть передан по электронным каналам связи.

КАКИЕ ТИПЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ БЫВАЮТ?

Ответ: В общем случае ЭД бывают двух типов: формализованные и неформализованные.

Формализованные документы – ЭД, составленные в формате, распознаваемом программными средствами всех участников электронного обмена без участия человека. Это могут быть счета, товарные накладные, счета-фактуры и прочие. При этом электронный формат некоторых документов утверждён законодательно и не может быть изменён (счета-фактуры), у других – только рекомендован к использованию (ТОРГ-12, акт сдачи-приёмки работ).

Неформализованные документы – простые скан-копии бумажного документа. Распознавание таких документов возможно только с участием человека.

ЗАЧЕМ НУЖНА ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ (ЭП) И КАК ЕЁ ПОЛУЧИТЬ?

Ответ: Электронная подпись необходима для заверения подлинности отправляемого ЭД.

При этом необходимо знать, что для электронного обмена с контрагентами формализованными документами необходима так называемая усиленная квалифицированная электронная подпись. Такая подпись выдаётся аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ) и защищена от подделки и взлома. С такой подписью УЦ выдаёт также квалифицированный сертификат.

ЭП может выдать любой удостоверяющий центр, имеющий соответствующую лицензию Минкомсвязи РФ. Это все УЦ, которые занимаются отправкой электронной отчётности в контролирующие органы – Калуга Астрал, Такском, Тензор, Контур и прочие.

Также необходимо знать, что любой ЭД, подписанный усиленной квалифицированной ЭП, всегда признаётся равнозначным бумажному документу, подписанному и заверенному печатью организации. Это следует из Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

ПРИНИМАЮТСЯ ЛИ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ РАСХОДОВ В ЦЕЛЯХ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ?
Ответ: Да, принимаются. Согласно письму ФНС России № ГД-4-3/1984@ от 06.02.2014 учётные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы организации. При этом необходима усиленная квалифицированная ЭП.

КАК РАБОТАЕТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ?

Ответ: Рассмотрим работу ЭДО на примере отправки счёта-фактуры (рис. 1).

На первый взгляд данная схема кажется сложной, но необходимо понимать, что отправка и приём служебных сообщений (извещения о получении, подтверждения об отправке) происходит автоматически и обычно занимает считанные секунды.

Пользователю надо только подписать ЭП необходимый документ и отправить его контрагенту (или своевременно принять, проверить и подписать документ, полученный через ЭДО).

МОЖНО ЛИ ФОРМИРОВАТЬ И ОТПРАВЛЯТЬ ЭД «ЗАДНИМ ЧИСЛОМ»?
Ответ: Датой ЭД считается дата принятия документа удостоверяющим центром. Таким образом, выписка и отправка ЭД «задним числом» невозможна.

Однако закон предусматривает возможность исправления электронного счёта-фактуры, выписанного в предыдущем периоде, если декларация по НДС за указанный период ещё не сдана в контролирующий орган. Таким образом, отпадает необходимость сдавать исправленную декларацию по НДС.

КАКУЮ СИСТЕМУ ЭДО УДОБНЕЕ НАСТРОИТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ?

Ответ: В принципе организация может воспользоваться любой из представленных на рынке систем электронного документооборота.

При выборе систем желательно руководствоваться несколькими факторами:

  • наличием той или иной системы ЭДО у контрагентов. Единообразие систем у контрагентов значительно упрощает обмен ЭД;
  • программой ведения учёта. Если в организации стоит программа семейства «1С:Предприятие 8», то логичнее воспользоваться сервисом 1С-ЭДО, уже встроенного в такую программу (об этом ниже).

В ЧЁМ ПРЕИМУЩЕСТВА СЕРВИСА 1С-ЭДО?

Ответ: 1С-ЭДО – сервис электронного документооборота, встроенный в большинство программ семейства «1С:Предприятие 8». Основными преимуществами 1С-ЭДО является:

  • отправка ЭД из программы «1С»: нет необходимости заниматься выгрузкой/загрузкой ЭД в систему ЭДО и обратно, документы проще проверить в своей учётной программе (рис. 2);
  • ведение журнала ЭД непосредственно в программе «1С»: пользователь всегда может видеть состояние электронного документооборота с контрагентами;
  • низкая стоимость отправки одного пакета ЭД (счёт, накладная, счёт-фактура): в рамках подписки ИТС ПРОФ 100 пакетов документов можно отправить бесплатно. Отправка каждого последующего пакета документов обойдётся организации всего в 10 рублей;
  • приём всех входящих пакетов ЭД бесплатно;
  • в систему 1С-ЭДО входят несколько удостоверяющих центров (Калуга Астрал, Такском, Корус), и этот список планируется расширять: нет необходимости настраивать отдельный роуминг между этими удостоверяющими центрами.

МОЖНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ СЕРВИС 1С-ЭДО С ДРУГИМИ УЧЁТНЫМИ СИСТЕМАМИ?

Ответ: Да, можно. Для этого необходимо установить программу «1С:КлиентЭДО» на базе «1С:Предприятие 8» и выгружать в неё документы, необходимые для отправки.

«1С:КлиентЭДО» также будет вести журнал электронных документов.

ЧТО ТАКОЕ РОУМИНГ ЭД И ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?

Ответ: Роуминг электронных документов используется при обмене ЭД между организациями, которые подключены к различным системам ЭДО разных удостоверяющих центров.

В этом случае обмен ЭД усложняется: в обмене ЭД и служебной информацией участвует уже два УЦ. Такой обмен возможен, только если между УЦ есть соответствующее соглашение и настроен сам роуминг.

Немаловажно понимать, что стоимость отправки пакета ЭД при роуминге будет выше, чем при его отсутствии.

В случае отсутствия роуминга ЭД организация для обмена ЭД с разными контрагентами вынуждена использовать несколько систем ЭДО.

НУЖНО ЛИ ЗАКЛЮЧАТЬ СОГЛАШЕНИЕ ОБ ОБМЕНЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ С КОНТРАГЕНТОМ?

Ответ: Если организации обмениваются электронными документами, используя усиленную квалифицированную ЭП, то необязательно.

Другими словами, если при обмене использовать ЭП, которая используется для сдачи отчётности, то никаких дополнительных соглашений не надо.

Естественно, по желанию контрагентов такое соглашение может быть заключено в любом случае.

МОЖНО ЛИ НАСТРОИТЬ ЭДО САМОСТОЯТЕЛЬНО?

Ответ: Конечно, можно.

Однако в связи с тем, что настройка ЭДО требует выполнения нескольких квалифицированных действий (получение и настройка ЭП, настройка параметров ЭДО в учётной программе, при необходимости – настройка обмена данными), лучше воспользоваться квалифицированной помощью специалистов.

Екатерина Артемьева, Synerdocs

Об аннулировании документов никто не задумывается до тех пор, пока не столкнется с этой необходимостью. Конечно, если речь идет о бумажных документах, вопросов не возникает – работать с ними привыкли и с законодательством разобрались, а как быть с электронными?

Один из наших абонентов недавно обратился к нам с вопросом:

«Несколько месяцев назад мы заключили договор на поставку сырья с одной из региональных компаний. Договор и сопроводительная документация, кроме товарно-транспортной накладной, в электронном виде (обменивались через сервис). В определенный срок условия договора не были выполнены, так как возникли непредвиденные проблемы на стороне поставщика, и до сих пор проблемы решить не удалось. Руководством было принято решение об аннулировании договора. Впервые у нас возникла подобная ситуация с электронными документами, возможно ли их аннулировать?»

Прежде чем перейти непосредственно к данной теме, сделаем небольшое отступление: если в законодательстве явно не прописано, что при работе с бумажными документами делать так, а с электронными – иначе, то практика их использования аналогична.

Так, обычно для бумажного документа составляется соглашение об аннулировании либо от документа просто избавляются. Под аннулированием электронного документа подразумевается лишение документа юридической силы, а не его удаление. Доказательством того, что электронный документ более не действителен, также является соглашение, подписанное сторонами сделки.

Любая из сторон формирует соглашение (в произвольной форме) об аннулировании, например, к договору, подписывает электронной подписью и отправляет на рассмотрение контрагенту. После подписания соглашения другим участником, документ признается утратившим свое действие и будет иметь статус «аннулирован».

Обратите внимание, в соглашениях указывается дата, начиная с которой документ признается недействительным, то есть до определенного момента он все же имеет силу. В дальнейшем данное соглашение можно представить в суде. Еще один нюанс процедуры – на сегодняшний день не все операторы электронного обмена документами поддерживают функцию аннулирования, поэтому уточните этот вопрос у своего оператора. Если возможности аннулирования оператор предоставить не может, то соглашение можно составить и на бумаге, только при этом электронный документ будет храниться в сервисе с прежним статусом, то есть статуса «аннулирован» не будет.

Аннулирование – это все же крайний случай. Практика показывает, что к договорам чаще всего составляют дополнительные соглашения. Если была допущена ошибка в накладной, то можно составить акт о расхождении и также подписать обеими сторонами. К счетам-фактурам необходимо выставлять исправления или корректировки.

Вся сопроводительная документация, а именно: счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные и т. д, – сохраняется и учитывается при вычетах по НДС. Первичные электронные документы, так же, как и бумажные, следует обязательно хранить в течение пяти лет.

Нашему абоненту мы рекомендовали создать упомянутое соглашение, которое беспрепятственно подписала вторая сторона. Если бы контрагентам все-таки не удалось договориться, то спор пришлось бы решать уже в судебном порядке. А это уже история для другой статьи.

аннулировать или анулировать

Как правильно пишется?

Слово «аннулировать» всегда пишется с двумя буквами «н» – аннулировать.

Сложность в написании этого заимствованного слова возникает из-за того, что произношение удвоенного «нн» не свойственно русскому языку. Многие пишут и произносят его с одной «н».

Этимология слова

Слово «аннулировать» пишется с двумя буквами «н», поскольку является словарным. Его написание необходимо просто запомнить.

К нам этот глагол пришёл из латинского языка. Слово «annullare», которое имеет значение «уничтожать, отменять», в языке-оригинале пишется с двумя буквами «n». При переходе в русский язык глагол «annullare» сохранил эту черту во всех своих формах: аннулирую, аннулируешь, аннулируют и т. д.

Примеры

  • Чтобы аннулировать операцию по оплате товара, необходимо было обратиться непосредственно в обслуживающий банк.
  • Фирме пришлось аннулировать договор и выплатить клиенту неустойку.
  • Чтобы аннулировать брак с иностранцем, нужно подать соответствующее заявление в органы, которые его регистрировали.

А вы знаете..

Какой из вариантов правильный?
(по статистике прошлой недели только 22% ответили правильно)

Правописание предлогов и приставок с различными частями речи всегда сопряжено с определенными сложностями. От правильного определения этих служебных частей речи зависит их слитное, раздельное или дефисное написание слов и выражений. Нам сейчас предстоит подумать над правильным оформлением на письме двух глаголов. Итак, как писать правильно: «переподписать» или «пере подписать».

Сразу же скажем, что правильный вариант – это слитное написание глагола.

Что дает нам право утверждать такое? Для этого у нас есть веские причины, а именно:

  • в русском языке отсутствует самостоятельное слово «пере»;
  • такого слова, как «перепод», так же не существует.

Из сказанного вытекает, что буквосочетания, о которых ведется речь, не могут быть использованы в качестве предлогов.

Значение слова «переподписать»

Слово часто употребляется в культуре, бизнесе, спорте, юриспруденции и других сферах, когда речь идет о подписании и переподписании документов. В случаях, когда при составлении документов закрадывается ошибка или меняются условия договора, этот глагол так же применим.

Морфемный разбор слова «переподписать»

переподписать

Слово имеет следующий морфемный состав:

  • «пере» − приставка;
  • «под» − приставка;
  • «пис» − корень;
  • «а» − суффикс;
  • «ть» − окончание.

Как видно из разбора, в слове нет компонентов, которые писались бы раздельно.

Примеры предложений

  1. Петербургский «Зенит» переподписал двух аргентинских легионеров еще на три года.
  2. В связи с изменившимся статусом земли, договор с арендатором пришлось переподписать.
  3. В документе были обнаружены серьезные недостатки, и стороны решили переподписать контракт.
  4. Руководство команды отказалось переподписать возрастного нападающего на очередной баскетбольный сезон.

Неправильное написание слова «переподписать»

Разобрав все нюансы, касающиеся данной лексемы, мы пришли к выводу о том, что она пишется одним словом. Но неправильное написание глагола связано с еще одной проблемой. Для многих людей постановка мягкого знака в неопределенной форме почему-то остается «ахиллесовой пятой». Если научиться правильно задавать вопрос к инфинитиву, эта проблема легко решается.

Заявление

Подводя итоги о правописании двух слов, в части слитного или раздельного использования, нужно всегда помнить, что в русской речи нет отдельного слова «пере», значит, пишется слово только слитно.

Слово относится к той категории глаголов, которые имеют две приставки.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх