Диадок формализованные документы

Неформализованный документооборот

Неформализованный документооборот – это возможность передавать в ИФНС и ПФР письма произвольного формата.

Рекомендуется отправлять письма в наиболее распространенных форматах *.doc (файлы MSWord) и jpeg (сканированные документы) и размером не более 2 Мб. Не рекомендуется отправлять файлы *.odt (файлы OpenOffice), tiff (неконвертированные изображения).

Для отправки в ИФНС используется тип письма «Прочее», для отправки в УПФР — тип «Письмо ПФ».

Для создания письма перейдите в реестр «Исходящие» (рис.1).

Рис.1. Главное окно программы

Нажмите «Создать» или клавишу Insert на клавиатуре (рис.2).

Рис.2.Создание нового письма

В выборе меню находим «Прочее» или «Письмо ПФ» соответственно (рис.3).


Рис.3. Выбор типа письма

При выборе письма «Прочее» (неформализованный документооборот с ИФНС, РосСтат) появится окно «Отправленный файл». Проверьте налогоплательщика, измените, если необходимо, получателя письма. В качестве получателя в данном случае можно указать налоговую инспекцию или орган государственной статистики (рис.4).

Рис.4. Письмо «Прочее»

«Прочее» письмо в налоговую или орган государственной статистики позволяет указать тему, содержание письма, и вложить несколько файлов. Заполните реквизиты письма, вложите файлы. Нажмите «Подготовить к отправке» (рис.4). После этого сохраните документ (кнопка «Сохранить»). Окно «Отправленный файл» закроется. Для отправки письма в реестре исходящих нажмите «Подписать и отправить».

При выборе «Письмо ПФ» (неформализованный документооборот с УПФР) появится окно «Письмо ПФ» (рис.5).

Рис.5. «Письмо ПФ»

Проверьте налогоплательщика, измените, если необходимо, получателя письма. Заполните реквизиты письма, вложите файлы. Нажмите «Подготовить к отправке» (рис.5). После этого сохраните документ (кнопка «Сохранить»). Окно «Письмо ПФ» закроется. Для отправки письма в реестре исходящих нажмите «Подписать и отправить».

Все неформализованные письма проходят через сервер спецоператора связи. В ответ на письмо ИФНС, РосСтат (или УПФР) отправляет в сторону налогоплательщика (страхователя) квитанцию о получении письма. Отсылка квитанции происходит автоматически. Квитанция должна быть получена налогоплательщиком (страхователем) в течение суток с момента отправки неформализованной отчетности. Получение квитанции подтверждает получение отправленного неформализованного письма ИФНС, РосСтат (или УПФР). Для просмотра квитанции перейдите в реестр «Исходящие», откройте отправленное письмо, нажмите на кнопку «Посмотрите квитанцию» для писем в ИФНС, Росстат (рис.6) (или «Квитанция о получении» для УПФР (рис.7)).

Рис.6. Просмотр квитанции от ИФНС, Росстат

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.

Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.

Формализованные документы

Акт приемки-сдачи работ (услуг)
  • Документ
    в рекомендованном ФНС формате.xml
  • Документ в произвольном формате,
    у которого указан тип документа (накладная или акт) и заполнены реквизиты
Товарная накладная (ТОРГ-12, код формы по ОКУД 0330212)
Счет-фактура
  • Документ
    в утвержденном ФНС формате.xml
Корректировочный счет-фактура
Исправленный счет-фактура
Исправление корректировки счета-фактуры
Универсальный передаточный документ
Универсальный корректировочный документ
Исправленный универсальный передаточный документ
Исправленный универсальный корректировочный документ

Полуформализованные документы

Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.

  • Акт приемки-сдачи работ (услуг) (произвольная форма)
  • ТОРГ-12 (произвольная форма)
  • Акт сверки
  • Договор
  • Внутренняя накладная (ТОРГ 13)

Неформализованные документы

Информационное письмо
(Произвольная форма)
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
  • Office Open XML (.docx,.xlsx);
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg,.jfif,.jpg);
  • Rich Text Format (.rtf);
  • Open Document Format (.odt);
  • Portable Document Format (.pdf);
  • Текстовый файл (.txt)
  • Произвольный XML (.xml)
  • DBF
Уведомление о начислении премии
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение
(по форме МХ1)
Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств по форме ОС-2
(Произвольная форма)
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15
(Произвольная форма)
Акт о приеме-передаче основных средств по форме ОС-1
(Произвольная форма)
Накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13
(Произвольная форма)
Реестр расходов
(Произвольная форма)
Реестр актов
(Произвольная форма)
Ведомость за выполненные работы (услуги)
(Произвольная форма)
Отчет агента
(Произвольная форма)
Акт зачета взаимных требований
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи прав на использование ПО
(Произвольная форма)
Договор
(Произвольная форма)

Товарно-транспортная накладная
(1-Т, код формы по ОКУД 0345009)

Ценовой лист
(Произвольная форма)
Удостоверение о качестве угля
(Форма УПД-35И)
Расходно-приходная накладная
(Форма ТОРГ 14)
Счет
(Произвольная форма)
Реестр акционеров общества
(Произвольная форма)
Протокол разногласий
(Произвольная форма)
Акт о признании документа не действительным
(Произвольная форма)
Доверенность на передачу ТМЦ
(Произвольная форма)
Кредит-нота
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи документов по уступленным денежным требованиям
(Произвольная форма)
Ведомость учета тепловой энергии и теплоносителя в системе отопления
(Произвольная форма)
Акт сверки взаиморасчетов
(Произвольная форма)
Транспортная накладная
Поручение экспедитору
Экспедиторская расписка
Отчет экспедитора
Акт о приемке выполненных работ по форме КС-2, КС-3
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
Копия энергетического паспорта
(Утверждена приказом Министерства Энергетики РФ
от 19 апреля 2010 г. N 182)
  • Portable Document Format (.pdf)
Карточка учета в СТК
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls)
Прайс-лист

Товарная накладная является первичным учетным документом, на основании которого оформляется отпуск товарно-материальных ценностей сторонним организациям и ведется учет соответствующих операций. Согласно законам №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи», товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном. Более того, Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ был утвержден рекомендуемый формат XML-файла электронной ТОРГ-12. Составленные в таком формате товарные накладные налогоплательщики смогут направлять в налоговую по Интернету (ТКС).

Как составить и подписать товарную накладную

Бумажная

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (организации, сдающей товарно-материальные ценности(ТМЦ)) и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей. В ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

  • три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы законодательно закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
  • одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
  • еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

Конечно, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). И в этом случае чаще подпись ставится только в строке «Груз получил», исходя из практики делового оборота, а также арбитражной судебной практики (Постановление ФАС СЗО от 1 марта 2006 года N А13-5001/2005-05).

Электронная

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя. Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем согласно рекомендуемому формату ТОРГ-12 (утвержденному Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@), а также материалам судебных разбирательств (в частности, постановлению ВАС ВВО от 11.08.2010 г. по делу N А43-5226/2010) электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» — информация о доверенности уполномоченного лица.

Отчасти, возможность подписывать ТОРГ-12 одной ЭП обусловлена тем, что проставление ЭП на документе не означает заполнение строки подписанта, а означает защиту информации и определение подписанта (№63-ФЗ «Об ЭП»). И достаточно одной ЭП, чтобы выполнить данные условия.

Нужна ли ТОРГ-12 при транспортировке товара

Товарная накладная передается водителю вместе с другими документами и водитель обязан передать документы грузополучателю.

Согласно ряду нормативных документов, например таких, как:

  • Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.71г;
  • Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
  • Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»;
  • Правила Дорожного Движения от 01.07.94 г;

в пути водителю не обязательно иметь при себе товарную накладную.

Если товарная накладная будет передаваться через Интернет, то необходимость передавать ее водителю отпадает: документ можно напрямую отправить грузополучателю. В пути водителю товарная накладная не нужна, у него есть ТТН, а в ней, пусть и в общей форме, но перечислены позиции перевозимого груза.

Сложность заключается лишь в случае транспортировки товара силами посредника-перевозчика. Законодательством требуется заполнить строки «По доверенности №» и «Груз принял», в которых указать информацию о доверенности на перевозку ТМЦ, а также ФИО и должность экспедитора. В данном случае есть два выхода:

  1. Продавец при формировании электронной ТОРГ-12 указывает в соответствующих графах номер и даты ТТН: в самой ТТН уже прописаны должность и ФИО экспедитора, а также информация о доверенности.
  2. Покупатель при получении электронной ТОРГ-12 сам заполняет строки «По доверенности №» и «Груз принял» и подписывает ТОРГ-12 электронной подписью.

Как исправлять товарную накладную при возврате товара

Согласно законодательству при обнаружении ошибок исправление товарной накладной должно происходить следующим образом: в обоих экземплярах документа делаются вычерки, которые заверяются подписями с обеих сторон. Рядом с подписями ставится дата внесения изменений (п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете).

Зачастую на практике взамен неверного документа задним числом формируется новый. Однако правила бухгалтерского учета не предполагают необходимости и возможности составлять или исправлять первичные документы таким образом.

Для документов, даже частично созданных автоматизированным способом (с помощью компьютера), никаких правил исправления не установлено. Это позволяет организациям право определить такие правила самостоятельно. Такое право следует из п. 8 ПБУ 1/98: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету». Поэтому в учетной политике можно указать способ исправления первичного документа за счет составления другого документа. При этом рекомендуется обязательно указать в исправительном документе, что он является неотъемлемой частью первоначального.

Так как электронную накладную невозможно исправить способом, который предлагает законодательство, то решением данной ситуации может стать составление и подписание сторонами отдельного документа, на основании которого в учет будут вноситься исправительные записи (такой формат исправления необходимо будет прописать в учетной политике и договоре с контрагентом). Организация составляет акт об установленном расхождении или самостоятельно разрабатывает такой документ при условии включения в них обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), согласовывает его со своими контрагентами.

Например, существует практика, когда стороны при приемке товара и обнаружении ошибок составляют акты (по форме ТОРГ-2 и 3), которые применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты составляются на месте приема товара и являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Прием товара и товарная накладная

При приемке товара ответственное лицо сверяет выгружаемый товар с документами.

С бумажной накладной все просто — водитель передает документы ответственному лицу для проверки на месте. Ответственный за прием товара подписывает документы и передает их в бухгалтерию.

В случае, если поставщиком была отправлена электронная товарная накладная, у ответственного за прием товара должна быть возможность получать такие документы и оперативно их обрабатывать (подписывать, распечатывать или пересылать) — т.е. у него должно быть организовано рабочее место и выход в Интернет.

Учет товарных накладных и хранение

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных. Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

ИП и организации, применяющие УСН, ведут книги учета расходов и доходов, которые составляются на основании первичных документов. Книги можно вести в электронном виде, но по окончании налогового периода они распечатываются. Бумажные документы хранятся в архивных помещениях.

Электронные товарная накладная и товарный отчет — оригиналы первичных документов. Они могут храниться исключительно в электронном виде либо на локальном компьютере, либо на специально выделенном сервере организации.

Как перевести документооборот ТОРГ-12 в электронный вид

На сегодняшний день в системах операторов электронного документооборота (ЭДО) реализована возможность передавать ТОРГ-12 как в произвольном формате, так и в рекомендованном ФНС (см. Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). Чтобы начать обмениваться электронными товарными накладными, достаточно:

  • разработать и согласовать со своими контрагентами порядок оформления возврата доставленного груза (для тех случаев, когда при разгрузке делались вычерки в бумажной ТОРГ-12);
  • купить сертификаты электронных подписей и оформить право подписи уполномоченным лицам;

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх