Документальное подтверждение

Необходимо отметить, что принцип документирования затрат — это принцип бухгалтерского учета. Тем не менее, для формирования «налоговых расходов» и, следовательно, для определения налогооблагаемой базы данный принцип играет большое значение. Более того, в соответствующих статьях главы 25 НК РФ рассмотрены вопросы специального налогового учета, одной из задач которого является обеспечение документирования затрат.

Так в соответствии со статьей 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

· первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

· аналитические регистры налогового учета;

· расчет налоговой базы.

Необходимо отметить, что вышеуказанное требование о строгом документировании затрат строго закреплено в налоговом законодательстве.

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода. Если деятельность была направлена на получение дохода, и налогоплательщик осуществил расходы, но в результате каких-либо обстоятельств получил не доход, а убыток, то такие расходы также являются расходами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно абзацу 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

ü документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

ü либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

ü и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Обращаем внимание читателей на то, что изменения, внесенные статьей 1 Федерального закона от 6 июня 2005 года №58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» (далее Закон №58-ФЗ), в текст статьи 252 НК РФ с 1 января 2006 года позволяют налогоплательщикам определять расход на основании дополнительных документов, подтверждающих осуществленные налогоплательщиком расходы. Изменения в законе приняты в двух направлениях.

Первое направление позволит впервые учесть расходы, осуществленные на территории иностранного государства, и второе направление позволит попробовать учесть расходы, осуществленные на территории РФ, в учете которых ранее существовали сложности. Типичными документами такого типа были: счета–фактуры, первичные документы, оформленные в условных единицах, первичные документы по оказанным услугам на которых не стояло слово «акт», прайс-листы и иные оферты при отсутствии договоров. При применении положений статьи 252 НК РФ организации сталкивались с проблемой, когда налоговые органы не принимали для обоснования расходов внутренние документы организации. После снятия ограничений в перечне документов, подтверждающих затраты, организации смогут учитывать свои расходы на основании внутреннего акта, подписанного руководителем организации и бухгалтером, оформленные в соответствии со статьей 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Советуем налогоплательщикам оформлять такие документы с формулировками и обоснованием причин, приведших к возникновению расходов, максимально приближенными к тексту Налогового кодекса.

Обращаем ваше внимание, что по вопросу подтверждения расходов Высший Арбитражный Суд Российской Федерации в информационном письме от 14 ноября 1997 года №22 «Обзор судебной практики применения законодательства о налоге на прибыль» сообщал, что до тех пор, пока не будут опровергнуты данные, указанные в акте, составленном организацией, оснований для того, чтобы считать расходы неподтвержденными, нет.

По отношению ко всему данному тексту изменений обращаем Ваше внимание на существенный риск – текст статьи 313 НК РФ остался неизменным, соответственно налоговый учет в РФ ведется на основании первичных документов и другие документы, не соответствующие статье 9 Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», не могут быть учтены. Фактически у налоговых органов остается возможность, отбрасывать расход, оформленный в не соответствующей форме. Приведем текста статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

«Статья 9. Первичные учетные документы.

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Пункт 2.1. статьи 252 НК РФ определяет перечень расходов вновь созданных и реорганизованных организаций. В качестве расходов вновь созданных и реорганизованных организаций признается стоимость (остаточная стоимость) имущества, имущественных прав, имеющих денежную оценку, и (или) обязательств, получаемых в порядке правопреемства при реорганизации юридических лиц, которые были приобретены (созданы) реорганизуемыми организациями до даты завершения реорганизации. При этом данные должны быть сформированы по данным и документам налогового учета передающей стороны на дату перехода права собственности.

Кроме этого расходами вновь созданных и реорганизованных организаций также признаются расходы (а в случаях, предусмотренных НК РФ, убытки), предусмотренные статьями 255, 260-268, 275, 275.1, 279, 280, 283, 304, 318-320 главы 25 НК РФ, осуществленные (понесенные) реорганизуемыми организациями в той части, которая не была учтена ими при формировании налоговой базы. Состав таких расходов и их оценка определяется по данным и документам налогового учета реорганизуемых организаций на дату завершения реорганизации (дату внесения записи о прекращении деятельности каждого присоединяемого юридического лица – при реорганизации в форме присоединении).

После завершения реорганизации в форме присоединения налогоплательщик вправе учесть расходы, указанные в пункте 2.1 статьи 252 НК РФ, в случае если данные расходы были произведены присоединенной организацией и не были учтены ею при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а реорганизация была завершена в установленном порядке после 1 января 2005 года.

В целях статьи 252 НК РФ расходами вновь созданных в результате реорганизации организации обществ могут быть признаны только те расходы реорганизуемой организации, которые не учтены последней при формировании налоговой базы вследствие корректного применения статьи 272 НК РФ.

В случае, если в соответствии с правилами статьи 272 НК РФ расходы по методу начисления подлежали отнесению к расходам текущего отчетного (налогового) периода у реорганизованной организации, заканчивающегося до даты государственной регистрации выделенного общества, такие расходы не могут учитываться при формировании налоговой базы выделенного общества (Письмо Минфина РФ от 24 марта 2006 года №03-03-04/1/275 «О списании дебиторской задолженности при реорганизации общества».

Если в распорядительном документе органа исполнительной власти, предусматривающем при сдаче в аренду объектов муниципальной собственности разовое внесение платы в виде целевых взносов, не содержится положений о возникновении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения перечисление денежных средств на указанных условиях следует рассматривать как перечисляемые на безвозмездной основе. Такие расходы не уменьшают величину налоговой базы по налогу на прибыль. Если же из распорядительного документа органа исполнительной власти следует, что за дополнительную плату потенциальным арендатором приобретается право на вступление в отношения по аренде, выражающееся в появлении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения прибыли перечисление денежных средств на указанных условиях должны рассматриваться как плата за приобретение права, используемого для ведения деятельности, направленной на получение дохода. В этом случае указанные расходы учитываются при формировании налоговой базы налога на прибыль (Письмо Минфина РФ от 7 апреля 2006 года №03-03-02/80 «О порядке учета для целей налогообложения платы за право заключения договора аренды».)

Более подробно с вопросами, касающимися расходов Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Расходы организации».

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Федеральный закон «О бухгалтерском учете») все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют следующие постановления об утверждении форм первичных документов:

1. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

2. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

3. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

4. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья».

5. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

6. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

7. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Данным постановлением разработаны унифицированные формы первичной учетной документации:

по учету операций в общественном питании;

по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле;

по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

по учету торговых операций (общие).

8. Постановление Росстата от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

9. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 11 ноября 1999 года №100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

Разработанные и утвержденные указанными постановлениями унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация в случае необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требование пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, подлежащей отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно;

— дату составления документа. Дата позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: вначале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 августа 2005 года будет записана следующим образом: 04.08.2005;

— наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;

— содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладная на внутренне перемещение материалов предназначена для передачи товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указание должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;

— личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции, и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.

В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Обратите внимание! Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

группировка документов — процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Во все первичные документы не допускается внесение неоговоренных исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа вручную, неправильная запись перечеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным способом.

Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

Бухгалтерские документы можно классифицировать следующим образом:

1. По назначению:

— распорядительные документы, содержащие приказ непосредственному исполнителю на совершение определенной хозяйственной операции. Распорядительные документы не удостоверяют факт совершения операции и не являются основанием для совершения учетных записей (приказы, распоряжения, чеки на получения наличных денежных средств и тому подобное);

— оправдательные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, оправдательный документ служит основанием для бухгалтерских записей (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер и тому подобные);

— документы бухгалтерского оформления, составляемые на основе распорядительных и оправдательных документов с целью их дальнейшего использования в учетном процессе (ведомость распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомость начисления и распределения амортизационных отчислений, калькуляция фактической себестоимости продукции, справки и расчеты, составленные сотрудниками бухгалтерии);

— комбинированные документы, содержащие признаки распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления. Комбинированные документы одновременно содержат распоряжение о выполнении хозяйственной операции, подтверждают ее выполнение и содержат указание о порядке отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

2. По порядку составления:

— первичные, составляемые в момент совершения хозяйственных операций и являющиеся первым свидетельством их совершения. Первичные документы подразделяются на внутренние и внешние документы.

— сводные документы, составляемые на основе первичных документов и позволяющие сократить количество первичных документов.

3. По содержанию хозяйственных операций:

— материальные, отражающие наличие и движение средств и предметов труда: основных средств, нематериальных активов, производственных запасов и затрат (акты сдачи-приемки приемки основных средств, акты списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, накладные, счета-фактуры и тому подобные);

— денежные документы, показывающие движение денежных средств (чеки, банковские выписки, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции в приеме денег и тому подобные);

— расчетные документы, представляющие собой оформленные в письменном виде требования или поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке за отпущенные товарно-материальные ценности, выполненные работы или оказанные услуги ( платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, расчетные чеки, аккредитивы).

4. По способу отражения операций:

— разовые документы, единовременно фиксирующие одну или несколько однородных хозяйственных операций и служащие основанием для составления бухгалтерских записей (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов и тому подобные);

— накопительные, фиксирующие однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода. В конце периода в накопительных документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и другие).

5. По месту составления:

— внутренние документы, составляемые и используемые внутри предприятия (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выплату заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц);

— внешние документы, поступившие от других организаций или направляемые в другие организации (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, платежные получения и тому подобные документы).

6. По порядку заполнения:

— заполненные вручную;

— составленные с применением средств компьютерной техники;

— смешанная форма заполнения.

Форма первичного документа — совокупность и порядок расположения реквизитов в документе. Различают зональную, анкетную, табельную и комбинированную форму документов.

В документе анкетной формы названия реквизитов располагаются в левой стороне документа, а их значения – в правой стороне.

При зональной форме первичный документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый из реквизитов документа размещается в своей зоне, которая постоянна для каждого типа документов.

В документе табельной формы реквизиты располагаются по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу.

На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, которые служат для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях. Сводными учетными документами являются кассовые книги, товарные отчеты, журналы-ордера, главная книга, другие регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В случае составления документов на машинных носителях организация должна за свой счет изготовлять копии таких документов для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте №105 документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой документооборот, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

— составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;

— передача документа в бухгалтерию;

— проверка и обработка принятых документов;

— составление по документам учетных регистров;

— сдача документов в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.

По каждому документу в график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

— порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения документа;

— порядок проверки документа с указанием порядка представления документа, сроков представления, лиц, ответственных за представление документа и его проверку;

— порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;

— порядок передачи документа в архив с указанием исполнителя процедуры и сроков передачи.

Примерный графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте №105.

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отдела труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие работники) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и подразделения, в которые данные документы должны быть представлены с указанием сроков представления.

Ответственность за своевременное и качественное составление первичных документов, за достоверность содержащихся в них сведений, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также за соблюдение графика документооборота несут лица, создавшие и подписавшие первичные документы.

Контроль соблюдения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер, требования, предъявляемые им в части порядка оформления операций, представления необходимых документов и сведений в бухгалтерию и на вычислительные установки, в случае, если обработка документов осуществляется с применением средств вычислительной техники, обязательны для всех подразделений и служб организации.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета и отчетности, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бухгалтерский учет и отчетность (основные моменты)».

1. ФОРМА ИСКА

В соответствии с частью 1 статьи 125 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме (рекомендуется в печатной), подписывается истцом или его представителем.

Содержание искового заявления

В иске в обязательном порядке должно быть указано:

1) наименование арбитражного суда, в который подается исковое заявление;

2) наименование истца, его место нахождения; если истцом является гражданин, его место жительства, дата и место его рождения, место его работы или дата и место его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;

3) наименование ответчика, его место нахождения или место жительства (рекомендуется, если ответчик — гражданин, указать: место жительства, дату и место его рождения, место его работы или дату и место его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя);

4) требования истца к ответчику со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам — требования к каждому из них;

5) обстоятельства, на которых основаны исковые требования, и подтверждающие эти обстоятельства доказательства;

6) цена иска, если иск подлежит оценке;

7) расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы;

8) сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

9) сведения о мерах, принятых арбитражным судом по обеспечению имущественных интересов до предъявления иска;

10) перечень прилагаемых документов.

В связи с необходимостью правильного и своевременного рассмотрения дела заявителю необходимо указать: номера мобильных и иных контактных телефонов, факсов, адреса электронной почты.

В случае отсутствия каких-либо доказательств Заявителю рекомендуется заблаговременно оформить и представить совместно с иском ходатайство об истребовании доказательств от ответчика или других лиц.

В соответствии с частью 3 статьи 125 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации истец обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, которые у них отсутствуют, заказным письмом с уведомлением о вручении. В связи с этим заявитель обязан приложить к подаваемому иску заказное уведомление с распиской о вручении материалов лицам, участвующим в деле, или Квитанции, подтверждающие отправку лицам, участвующим в деле, письма (бандероли) с Заказным уведомлением о вручении.

В данном случае отправитель поручает объекту почтовой связи вручить почтовое отправление — лично адресату под расписку на бланке Заказного уведомления с обязательным возвратом уведомления отправителю.

При оформлении указанного почтового отправления истец (заявитель) обязан заполнять установленный оператором связи бланк с отметкой для конкретного адресата : «Вручить лично. С Заказным уведомлением».

Во избежание возникновения споров по поводу содержимого письма (бандероли), отправленной ответчику, заявителю рекомендуется оформлять почтовое отправление с описью вложения.

Образец почтовых квитанций об отправлении заказного письма с ЗАКАЗНЫМ УВЕДОМЛЕНИЕМ о вручении

Оборотная сторона квитанции


(Оттиск календарного штемпеля)

2. Документы, прилагаемые к исковому заявлению

К иску должно быть приложено:

  • уведомление о вручении или квитанция о направлении письма (бандероли) с заказным уведомлением о вручении копий искового заявления и приложенных к нему документов;
  • документ, подтверждающий уплату государственной пошлины в установленных порядке и в размере или право на получение льготы по уплате государственной пошлины, либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки, об уменьшении размера государственной пошлины;
  • документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования;
  • копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;
  • копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;
  • документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;
  • проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор.

Каждое исковое заявление должно соответствовать правилам арбитражного процессуального закона о его форме и содержании.

Юридически бессодержательные и неправильно оформленные исковые заявления, без надлежащих квитанций о направлении писем лицам, участвующим в деле, суд оставляет без движения в соответствии со статьей 128 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, что является процессуальной гарантией прав ответчика и третьих лиц от предъявления к ним необоснованных требований.

При предъявлении иска с участием 3-х лиц в исковом заявлении обязательно должен быть указан статус 3-его лица (заявляющие или не заявляющие самостоятельные требования относительно предмета спора — статьи 50-51 Арбитражного процессуального Кодекса Российской Федерации) и на чьей стороне (на стороне истца, на стороне ответчика).

Документы, приложенные к исковому заявлению, необходимо разместить в той же последовательности, что указано в исковом приложении.

В тексте искового заявления необходимо указать конкретные нормы законодательства, ссылаясь на которые истец в правовом аспекте обосновывает свои требования.

Текст искового заявления должен содержать конкретные обстоятельства, на которые ссылается истец. Они должны быть выражены четко, логично, последовательно, с указанием оснований и выводов.

Текст самого искового заявления рекомендуется, по возможности, ограничивать объемом до 2-х машинописных страниц (указанное не является обязательным требованием).

Лицам, участвующим в деле, следует учитывать, что письменные доказательства представляются в Арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии, поскольку ксерокопия приобретает силу документа только после надлежащего свидетельствования верности. Верность копии может быть засвидетельствована нотариально либо организацией, издавшей документ. Заверение копии документа, в том числе ксерокопии, необходимо для придания ей юридической силы. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него (часть 8 статьи 75 АПК РФ).

Сторонам в судебное заседание необходимо представлять подлинники приложенных к заявлению копий документов, поскольку в силу части 1 статьи 10 АПК РФ Арбитражный суд при разбирательстве дела обязан непосредственно исследовать все доказательства по делу.

На копии должны стоять: печать организации или штамп организации «копия верна», подпись уполномоченного лица либо удостоверяющая печать нотариуса.

Кроме того, сторонам также необходимо учитывать, что статьей 61 АПК РФ не предусмотрена возможность предъявления в судебном заседании вместо подлинной доверенности ее копии. Лицо, которому выдана доверенность, представляет арбитражному суду в судебном заседании подлинную доверенность. Она приобщается к материалам арбитражного дела или возвращается представителю взамен предъявленной им копии, надлежащим образом заверенной. Надлежащим образом заверенной копией доверенности является, в частности, копия доверенности, верность которой засвидетельствована нотариусом или арбитражным судом, рассматривающим дело. Указанная позиция выражена Президиумом Высшего Арбитражного Суда РФ в пункте 7 Информационного письма № 99 от 22.12.2005г. «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса РФ».

3. Недопустимые нарушения при предъявлении иска

3.1. Несоблюдение требования о форме искового заявления.

3.1.1. Обязательным требованием является соблюдение письменной формы. Желательно печатное оформление искового заявления, однако, при любых обстоятельствах, исковое заявление может быть принято только с хорошо читаемым и разборчивым текстом. Суд не принимает заявления, поступившие по факсимильной связи и светокопии иска.

3.2. Исковое заявление не должно быть изложено на иностранных языках и языках народов России. При составлении искового заявления должен использоваться исключительно русский язык. К числу недопустимых нарушений относится и приложение к заявлению письменных доказательств без надлежащим образом заверенного перевода на русский язык.

3.3. Не принимается к производству исковое заявление, не имеющее «живой» подписи надлежащего лица (руководителя организации, индивидуального предпринимателя, либо представителя по доверенности). Далее подлежат проверке документы о полномочиях лица, подписавшего исковое заявление.

3.4. Отсутствие сведений о наименовании арбитражного суда.

Обязательным элементом искового заявления закон признает указание в нем наименования арбитражного суда, в который оно подается, с указанием его адреса.

3.5. Отсутствие сведений о сторонах спора.

Особо важным реквизитом искового заявления является указание в нем сведений о наименовании и местонахождении сторон.

3.6. В отношении гражданина, индивидуального предпринимателя необходимо указывать, кроме имени и места жительства, дату и место его рождения, а также место его работы или место государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

3.7. Отсутствие определенно сформулированных требований и правового обоснования иска.

3.8. Только юридически грамотно и точно сформулированный иск способствует правильному пониманию судом предмета и основания иска, т.е. сути исковых требований.

3.9. Исковое заявление должно иметь резолютивную часть, где в окончательном и буквальном варианте излагаются конкретные правовые требования истца.

3.10. Исковое заявление должно содержать обязательные и подробные ссылки на конкретные законы и иные нормативные правовые акты, подлежащие применению при разрешении спора и подтверждающие обоснованность требований истца. В то же время исковое заявление не должно ограничиваться цифровым перечнем отдельных статей закона без изложения существа содержащихся в них правовых норм.

3.11. К исковому заявлению не приложены документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов.

Исковые материалы должны быть направлены заказным письмом с заказным уведомлением о вручении с реестром вложений или непосредственно вручены под расписку с соответствующей об этом отметкой (штамп входящей корреспонденции) на исковом заявлении, направляемом в арбитражный суд.

Не могут признаваться доказательством почтовые квитанции о направлении простого письма (простое уведомление).

Обязанность предварительного извещения участника спора может быть признана исполненной в случаях, когда адресат отказался от получения исковых материалов от работника почтовой службы и этот отказ зафиксирован (заказное уведомление).

4.Отсутствие документов, подтверждающих уплату государственной пошлины, либо ходатайства о предоставлении отсрочки, рассрочки государственной пошлины.

Если истец освобожден от уплаты госпошлины, он должен приложить документ, обосновывающий получение права на льготу и указать соответствующую норму права.

Ксерокопии платежного поручения не могут быть признаны в качестве доказательства уплаты госпошлины.

Исковое заявление оставляется без движения и в случае установления судом арифметической ошибки в расчете госпошлины, уплаченной в меньшей сумме.

5. К исковому заявлению не приложены копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя.

6. Не приложены документы, подтверждающие полномочия лица на подписание искового заявления.

В отношении органа юридического лица такими документами следует считать акты о назначении или избрании, выписки из учредительных документов, из актов о должностных обязанностях.

Подпись заместителя руководителя, начальника юридического отдела, исполняющего обязанности директора, вице-президента, юрисконсульта или руководителя филиала юридического лица удостоверяется доверенностью.

Полномочия представителя на предъявление иска удостоверяются доверенностью, форма и содержание которой должны соответствовать статьям 61, 62 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации статьям 185-189 Гражданского кодекса Российской Федерации.

7. Не приложены документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного порядка урегулирования споров, если такой порядок предусмотрен.

7.1. Обязанность соблюдения претензионного порядка установлена для требований об изменении или расторжении договора (статья 452 Гражданского Кодекса Российской Федерации); по искам грузоотправителя или грузополучателя к перевозчику (статья 797 Гражданского Кодекса Российской Федерации); по искам к оператору связи о возмещении ущерба при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств при предоставлении услуг связи и в иных случаях, предусмотренных законом.

7.2. Обязанность соблюдения претензионного порядка может быть установлена соглашением сторон.

8. К исковому заявлению о понуждении заключить договор не приложен проект договора.

Все вышеуказанные обстоятельства дают суду право оставить исковое заявление без движения. При этом суд устанавливает истцу срок для устранения обстоятельств, послуживших основанием для оставления иска без движения.

В пункте 1 статьи 252 НК РФ говорится о том, что: «Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты… Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.». С «документально подтвержденными» все понятно, а как быть с понятием «обоснованные» и «экономически оправданные»? Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность и оправданность расходов?

В настоящее время действующим законодательством РФ не предусмотрен унифицированный документ, оформление которого позволит подтвердить обоснованность и экономическую оправданность понесенных расходов.

Говоря иными слова, в случае необходимости любая организация самостоятельно разрабатывает документ (шаблон документа), составление которого позволит подтвердить обоснованность и экономическую оправданность расходов, понесенных организации в той или иной ситуации. Помимо указанного документа (шаблона), по нашему мнению, следует разработать порядок его составления и перечень подразделений, для которых он предусмотрен, закрепив указанные положения в Учетной политике предприятия.

Обращаем внимание, в связи с вступлением с 1 января 2013 года в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет:

· исходя из части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

· исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

· согласно части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

При разработке документа (шаблона документа), оформление которого позволит подтвердить обоснованность и экономическую оправданность понесенных расходов, следует принять во внимание:

1. Каждое предприятие по-своему уникально. Решая вопрос об обоснованности и экономической оправданности тех или иных понесенных расходов, необходимо учитывать:

· суть хозяйственной операции, в результате которой были понесены расходы;

· вид деятельности, осуществляемой предприятием, и его организационную структуру;

· обычаи делового оборота;

· иные специфические особенности финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Помимо перечисленных факторов необходимо принять во внимание:

· цены, по которым оплачены расходы (они должны быть сопоставимы с рыночными ценами);

· существует ли прямая взаимосвязь между деятельностью организации, направленной на получение доходов, и понесенными расходами;

· существует ли взаимозависимость между понесенными расходами и нормами, установленными, действующим гражданским, трудовым или налоговым законодательством РФ.

2. Обзор арбитражной практики показал (постановление ФАС ЗСО от 11.02.2008 № Ф04-762/2008(183-А75-40), постановление ФАС ПО от 06.12.2007 № А65-6770/07): под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.

Минфин России в письме от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 разъясняет:

«Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Учитывая, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируются порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8 Конституции Российской Федерации) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. При этом проверка экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов осуществляется налоговыми органами во время мероприятий налогового контроля, порядок проведения которого установлен НК РФ».

Получить еще больше информации о расходах можно в «Обзоре материалов. Налог на прибыль» в информационной системе 1С:ИТС

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» Информационной системы 1С:ИТС.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, Вы можете подписаться на бесплатную рассылку: http://its.1c.ru/news/subscription.php

Вы можете заключить договор информационно-технологического сопровождения с рекомендованным фирмой «1С» партнером

Транзакционная операция в банке или ФНС невозможна без документа подтверждения оплаты. Чек или выписка, а также справка об отсутствии задолженности — любой из этих документов является доказательством совершенного платежа. Но внешний квитанций вид в каждой организации может отличаться от признанного образца, как и требования при внесении средств.

Зачем требуется подтверждение оплаты?

При внесении денег за кредит или ежегодном погашении налога гражданам рекомендуется сохранять выданные оператором (или терминалом) чеки. Они являются доказательством совершения операции в случае возникновения спорных моментов.

Например, жильцу пришло уведомление о наличии задолженности в ФНС. Наличие документа на руках, выданного после транзакции, будет подтверждением оплаты налогов.

Отсутствие чеков значительно усложняет возможность доказать реальность совершения платежа. Несмотря на переход в режим электронной оплаты, в 50 % случаев государственные учреждения принимают к рассмотрению претензии только при наличии «бумажной» копии справок.

Что является подтверждением оплаты?

Согласно статье 861 Гражданского Кодекса РФ, в России существует 2 способа оплаты: с использованием реальных денег и безналичных. Расчеты между юридическими лицами на 100 % должны совершаться в безналичной форме. К физическим лицам законодательство РФ жестких требований не применяет.

В качестве подтверждения оплаты, согласно статье 220 Налогового кодекса РФ, допускается использовать:

  • приходно-кассовый ордер;
  • чек, товарный или кассовый;
  • выписку;
  • акт о передаче средств;
  • иные справки, оформленные и заверенные надлежащим образом.

Доказательство совершения транзакции в банке

Финансовые учреждения, выдающие займы, обязывают клиентов своевременно вносить средства на счет кредитора. Задержки ведут к начислению пеней и неустоек.

В редких случаях, например, при техническом сбое в системе, платеж может задержаться или не поступить. Чтобы избавить себя от необходимости повторно вносить средства, плательщик должен доказать факт пополнения счета.

Подтверждением оплаты в «Сбербанке» и других кредитных учреждениях может быть ордер, чек или выписка со счета.

Приходно-кассовый ордер выдается оператором при внесении на личный счет клиента денежных средств. В нем обязательно указывается ФИО вносителя, дата совершения операции и сумма, счет, наименование финансовой организации. Внизу ордера проставляются подписи участников операции: клиента, менеджера и кассира, и, если предусмотрено, печать банка.

Выписка представляет собой список банковских операций по счету клиента. В ней отображается 1 или несколько транзакций за указанный промежуток времени (например, текущий месяц), ФИО владельца, наименование и номер счета организации, дата составления выписки и данные уполномоченного лица. Допускается распечатка электронного документа при совершении оплаты в удаленных каналах обслуживания (УКО): онлайн-банкинге, терминалах, мобильной версии сайта.

Чек выдается при погашении задолженности на счет юридического лица. В нем прописываются (частично или полностью) реквизиты получателя средств, наименование компании, данные о плательщике, сумма, дата и назначение. Чек, распечатанный после операции в УКО, также является подтверждением оплаты счета.

Получение дубликата при утере документа

Банком предусмотрено восстановление чеков клиента в случае их отсутствия для подтверждения оплаты счета. Если операция совершалась самим плательщиком в терминалах или онлайн-банке, сотрудник может распечатать повторно выписку со счета или выдать копию чека.

При утере бумажных документов срок восстановления может достигать 30 дней. Для ускорения поиска транзакции клиент должен знать дату, приблизительное время, сумму платежа и реквизиты получателя. Отсутствие информации может послужить отказом в предоставлении повторного документа.

Платежи, совершенные более полугода назад, как правило, заказываются через архив банка. Срок предоставления услуги — от 3 суток. За восстановление некоторых справок может взиматься комиссия.

Как доказать оплату налогов?

Платежи в ФНС являются обязанностью каждого гражданина РФ. Ежегодно россияне погашают задолженность за землю, имущество, автомобиль. Отсутствие подтверждения оплаты не только влечет начисление штрафов в виде пеней, но и может послужить причиной запрета на выезд за границу.

Федеральная налоговая служба является государственным органом и по закону обязана принимать следующие виды документов в качестве доказательства оплаты:

  1. Кассовый чек.
  2. Выписку со счета с подписью и печатью уполномоченного лица.
  3. Приходный ордер.
  4. Иной документ, подтверждающий факт внесения средств.

В качестве другой справки выдается чек или бланк по форме финансового учреждения, в котором подтверждается погашение задолженности налогоплательщика.

Может ли финансовая организация отказать в выдаче чека?

Оплачивая счета в банке, ФНС или других организациях, клиент обязательно должен требовать подтверждающий документ. Выдача чеков является доказательством успешной операции.

Отказом в выдаче документа об оплате может быть желание вносителя получить несколько копий одновременно. Согласно НК РФ, финансовые учреждения уполномочены выдавать только оригиналы справок. Выдача дубликата возможна только после письменного заявления плательщика об утрате первичного документа.

Менеджеры компании вправе отказать в получении справки за третьих лиц без наличия подтвержденных полномочий представителя, например, нотариальной доверенности, в которой прописано разрешение на выдачу документов на имя вносителя.

Подтверждение оплаты не выдается в случае незавершенной операции или ее отмены в процессе выполнения. Некоторые виды транзакций, совершенные в каналах удаленного обслуживания, не дают возможности повторно распечатать чек. Например, перевод средств со счета пластиковой карточки с использованием услуги СМС-информирования. Клиенту приходит код подтверждения оплаты на телефон, он вводит данные, деньги уходят на счет отправителя. Доказательством совершения платежа в таком случае является не чек, а СМС об отправке и проведении транзакции, или выписка со счета банковской карточки.

Как доказать оплату услуг в судебных органах?

При подаче искового заявления или жалобы в Роспотребнадзор плательщик должен предоставить доказательства совершения операции. Судебным органам требуется документально подтвержденный факт транзакции с указанием ФИО гражданина, реквизитов, даты и суммы платежа.

Если операция совершалась в офисе финансовой организации, рекомендуется представить оригинал чека или ордера. Дополнительно в банке могут выдать справку подтверждения транзакции с печатью отделения и подписью уполномоченного лица.

При оплате онлайн рекомендуется распечатать чеки и заверить документы в офисе по месту ведения счета. Несмотря на наличие электронной печати на бланке, в 15 % случаев органы правопорядка отказывают принимать справки без штампа организации и подписей работников фирмы.

Сколько рекомендуется хранить документы об оплате?

В банках и других финансовых организациях ордера клиентов находятся в архиве в течение 5 лет. Жилищно-коммунальные хозяйства имеют право потребовать от абонентов доказательства внесения средств на лицевой счет в течение 3 лет со дня совершения операции. По законодательству, срок хранения подтверждающих оплату документов составляет 5 лет с момента получения.

Преимуществом оплаты онлайн является возможность распечатать чеки в течение 10 и более лет с момента транзакции. Если клиенту не удалось самостоятельно найти документ, он может обратиться в финансовую организацию для запроса. Документы сроком более 3 лет выдаются из архива.

Не все операции допускается распечатать по истечении 6 месяцев и более. При отсутствии технической возможности или обновлении базы финансовые учреждения могут отказать в выдаче справки.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх