Документооборот кадровой службы

Организация документооборота в кадровой службе

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело . Схема документооборота представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Примерный документооборот организации

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Различают три основных потока документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние) .

Движение входящих документов включает:

1) первичную обработку;

2) предварительное рассмотрение;

3) регистрацию;

4) рассмотрение руководством;

5) передачу на исполнение;

6) исполнение;

7) контроль за исполнением;

8) списание исполненного документа в дело.

Движение входящих документов показано на рис. 1.2., где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 1.2. Схема движения входящих документов

I Руководитель (директор)

II Исполнитель (структурное подразделение)

а Экспедиционная обработка

b Предварительное рассмотрение, сортировка

с Регистрация

d Распределение (разметка)

е Перераспределение (переметка)

1 Корреспонденция

2 Документы, регистрируемые службой ДОУ

3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

1) направляемые на рассмотрение руководителю организации;

2) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение .

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

3. Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:

1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ .

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение а структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации .

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:

1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал + 10 копий).

2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.

При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата — А4 (210 х 297 мм), а документы другого формата — А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, например, табл. 1.1.

Таблица 1.1. Сводка учета объема документооборота за __________200__ г. (месяц)

Виды документов

Количество документов

Всего

оригиналы

копии

входящие

исходящие

внутренние

Итого

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ .

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх