Документооборот кассовых документов

Особенности заполнения первичных документов по учету кассовых операций

Согласно п.12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г № 40 (далее Порядок), кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или впечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Согласно п.21 Порядка ведения кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Рассмотрим на примере оформление выдачи денежных средств из кассы предприятия.

Для оформления выдачи наличных денег из кассы предприятия как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке с применением средств вычислительной техники применяется расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

Если выдача наличных денег из кассы предприятии производится по другим, надлежаще оформленным документам, например, по платежным или расчетно-платежным ведомостям, по заявлениям на выдачу денег, по выписанным счетам и др., то на эти документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на самих документах ставится штамп с реквизитами этого расходного кассового ордера или производится соответствующая запись.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все суммы, выданные за день по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Если выдача денег производится лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, то на каждое лицо выписывается отдельный расходный кассовый ордер, или составляется отдельная ведомость на основании заключенных договоров и на нее выписывается расходный кассовый ордер.

Оправданием остатка наличных денег в кассе не может служить выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе. Эта сумма считается недостачей и подлежит взысканию с кассира.

Пример

Экспедитору ООО «Люмьер» (код по ОКПО для условного примера 18075761), Мочалиной И. В. (пропуск № 50605. выданный отделом кадров ООО «Люмьер» 14 декабря 2001 г.). 9 августа 2002 года выданы под отчет по расходному ордеру № 80 денежные средства в сумме 3000 рублей на хозяйственные расходы на основании служебной записки главного бухгалтера Степановой А. Г. от 6 августа 2002 года о необходимости приобретения бумаги и порошка для принтера, подписанной директором предприятия Мухиным В. В.

Деньги из кассы выдала кассир Чернова Е. Н.

Заполним расходный кассовый ордер форма № КО-2.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Люмьер».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации.

В нашем примере «18075761».

В следующей строке расходного кассового ордера указывают наименование структурного подразделения организации. В больших организациях в эту строку могут быть занесены сведения о том, работнику какого структурного подразделения выданы денежные средства.

В нашем примере в данной строке проставляем прочерк.

Далее в той же строке в соответствующей графе указывается код этого структурного подразделения.

В нашем примере в данной строке проставляем прочерк.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер расходного кассового ордера с начала года.

В нашем примере проставляем «80».

В графе «Дата составления» указывается дата выписки кассового ордера, которая совпадает с датой совершения хозяйственной операции, то есть выдачей денежных средств.

В нашем примере «09.08.02».

В графе «Дебет/ код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, по которому расходуются денежные средства (в том случае, если организация применяет систему кодирования).

В нашем примере документ заполняется небольшой организацией, которые как правило не применяют кодирование. Поэтому в данной графе ставим прочерк.

В графе «Дебет/ корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета (и субсчета), по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы организации.

В нашем примере операция отражается по дебету счета «71».

В графу «Дебет, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если в организации предусмотрено применение таких кодов

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графу «Кредит» заносится номер счета, с кредита которого списывается сумма денежных средств.

В нашем примере «50».

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма денежных средств (цифрами), которая должна быть выдана из кассы организации.

В нашем примере проставляем «3000–00».

В графу «Код целевого назначения» записывают код назначения использования выданных средств.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В строке «Выдать» указываются фамилия, имя, отчество лица, которому выдаются денежные средства.

Согласно п.16 Порядка ведения кассовых операций выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по доверенности представителю организации, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после названия организации, выдавшей доверенность на получение денежных средств, получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру.

Если выдача денег производится по ведомости, перед росписью в получении денег в ведомости кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение платежной (расчетно-платежной) ведомости.

В нашем примере следует указать «Мочалиной Ирине Васильевне».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В нашем примере по строке «Основание» записываем «На хозяйственные нужды».

По строке «Сумма» записываются суммы денежных средств, которые выдаются из кассы.

При этом сумму рублей указывают прописью, с заглавной буквы и с начала строки, а копейки указывают цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его заполняют прочерком.

В нашем примере в строке «Сумма» записываем «Три тысячи руб. 00 коп.»

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления, например авансовый отчет, приказ (распоряжение) руководителя организации, заявления, счета и т.п.

В нашем примере «Служебная записка главного бухгалтера от 6 августа 2002 года».

После заполнения расходный кассовый ордер подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лицо, на то уполномоченное.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В нашем примере на прилагаемой к расходному ордеру служебной записке есть разрешительная запись и подпись директора предприятия, поэтому расходный ордер подписывает только главный бухгалтер.

Расходный кассовый ордер передается в кассу для выдачи по нему денежных средств.

При получении расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

  • наличие на документах и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера;
  • правильность оформления документов;
  • наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью, с заглавной буквы, с начала строки, сумму копеек цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В нашем примере записываем «Три тысячи руб. 00 коп.».

Проставляем дату

«9» августа 2002 г. Подпись——.

В соответствие в п.15 Порядка ведения кассовых операций при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или другой документ), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя. Такой порядок обязательно применяется в случае, если денежные средства выдаются представителю другой организации по доверенности, если денежные средства выдаются физическому лицу по договору подряда и т. д.

Если документ, заменяющий расходный кассовый ордер, составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

В следующей строке расходного кассового ордера кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

В нашем условном примере проставляем «пропуск № 50605. выданный отделом кадров ООО «Люмьер» 14 декабря 2001 г.»

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассир заполняет строку «Выдал кассир», где расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

В нашем примере это кассир ООО «Люмьер» Чернова Е.Н,.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается в кассе.

Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п.19 Порядка ведения кассовых операций).

Рассмотрим на примере оформление поступления денежных средств в кассу предприятия.

Согласно п.13 Порядка ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, формы № КО-1, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

Лицу, внесшему наличные деньги в кассу предприятия выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на то уполномоченного, и кассира, заверенная печатью предприятия.

Пример.

20 августа 2002 года экспедитор ООО «Люмьер» (код по ОКПО для условного примера 18075761) Мочалина Ирина Васильевна сдала в кассу предприятия 120 руб. (неистраченную сумму по авансовому отчету № 12 от 15 августа2002 г.).

Получение указанных денежных средств было оформлено приходным кассовым ордером № 27. Деньги в кассу получила кассир Чернова Е. Н. Главный бухгалтер предприятия Степанова А. Г.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере проставляем «ООО «Люмьер».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики.

В нашем примере «18075761».

В следующей строке приходного кассового ордера указывается наименование структурного подразделения организации, в котором производится данная операция. Эта строка заполняется в том случае, если в организации имеются обособленные структурные подразделения со своей кассой. Также в эту строку могут быть занесены сведения о том, от какого структурного подразделения получены денежные средства, например, от какой торговой точки поступила выручка.

В нашем примере в данной строке ставится прочерк.

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код этого структурного подразделения.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер приходного кассового ордера. Как правило, кассовые ордера нумеруются с начала календарного года.

В нашем примере проставляем «27».

В графе «Дата составления» указывается текущая дата — дата выписки кассового ордера, так как первичный документ должен составляться в день проведения операции.

В нашем примере «20.08.02».

В графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства.

В нашем примере проставляем «50».

В графе «Кредит/ код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если таковое имеется).

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Кредит/ корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета (и субсчета), по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации.

В нашем примере операция отражается по кредиту счета 71, поэтому в данной графе проставляем «71».

В графу «Кредит, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма денежных средств (цифрами), получаемая в кассу организации

В нашем примере проставляем «120–00».

В графу «Код целевого назначения» записывают код назначения использования поступивших средств Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

Строка «Принято от» заполняется следующим образом:

  • если деньги принимаются от работника организации (в которой составляется приходный кассовый ордер), то указывается его фамилия, имя и отчество,
  • если деньги принимаются от работника сторонней организации, то в этой строке пишем «Принято от Наименование организации через (фамилия, инициалы).» Например,»Принято от ООО «Град» через Толстова Р. О.).

В нашем примере заполнение строки будет следующим:

«Принято от Мочалиной Ирины Васильевны».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

В нашем примере ставим «Возврат неиспользованного аванса».

По строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые поступают в кассу.

При этом сумму рублей указывают прописью, с заглавной буквы и с начала строки, а копейки — цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, его следует заполнить прочерком.

В нашем примере записываем «Сто двадцать руб. 00 коп.».

По строке «В том числе» указывается суммы НДС и НСП которые записываются цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогами, делается запись «без НДС и НСП».

В нашем примере запишем «без НДС И НСП».

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

В нашем примере «авансовый отчет № 12 от 15 августа 2002 г.».

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому кассовому ордеру.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Люмьер».

В строке «К приходному кассовому ордеру №__» записывается номер заполняемого кассового ордера (который указан в графе «Номер документа»).

В нашем примере проставляем «27».

В следующей строке указывается дата составления приходного кассового ордера: число, месяц (прописью) и год. Эта дата должна совпадать с датой, записанной в графе «Дата составления».

В нашем примере записываем так «от 20 августа 2002 г.».

Строка «Принято от __» квитанции заполняется точно так же, как строка «Принято от _» приходного кассового ордера.

В нашем примере заполнение строки будет следующим:

«Принято от Мочалиной Ирины Васильевны».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Значение этой строки переписывается из аналогичной строки приходного кассового ордера.

В нашем примере ставим «возврат неиспользованного аванса».

По строке «Сумма» записывают сумму денежных средств сначала цифрами, а затем повторяют эту сумму прописью: рубли указывают прописью, с заглавной буквы, с начала строки, а копейки — цифрами. Если после внесения суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его заполняют прочерком.

В нашем примере проставляем цифрами «120 руб. 00 коп».

Затем пишем прописью «Сто двадцать руб. 00коп.»

По строке «В том числе» указывается сумма НДС и НСП, которые записываются цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются данными налогом, делается запись «без НДС и НСП».

В нашем примере запишем «без НДС и НСП».

После заполнения приходный кассовый ордер и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

Согласно п.20 Порядка ведения кассовых операций при получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

  • наличие на документах подписи главного бухгалтера и подлинность;
  • правильность оформления документов;
  • наличие приложений, перечисленных в документах.

После проверки кассир принимает денежные средства.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходные кассовые ордера немедленно после получения по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В приходном кассовом ордере кассир заполняет строку «Получил кассир», где расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

На квитанции кассир ставит дату приема денежных средств, в последней строке квитанции расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы) и заверяет печатью (штампом) кассира.

На квитанции ставится подпись главного бухгалтера предприятия и указывается расшифровка подписи (фамилия и инициалы).

В нашем примере квитанцию подписывает кассир Чернова Е. Н. и главный бухгалтер Степанова А. Г.

В случае если квитанция к приходному кассовому ордеру выдается представителю другой организации, либо стороннему лицу, то необходимо проставлять печать предприятия.

После получения денег в кассу квитанция к приходному кассовому ордеру выдается на руки сдавшему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе.

Алексей Романенко
по материалам http://www.dist-cons.ru/

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи5.

4. Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести и автоматизированным способом6.

📌 Реклама

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние7. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге8.

📌 Реклама

Организация работы кассы – один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц – от четырехсот до пятисот МРОТ9.

Документооборот в банке утверждается руководителем банка.

Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:

· приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня;

· расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики).

Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции.

Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств имеет смысл производить в операционное время, а операции внутрибанковские во второй половине дня.

С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций, кредитных и депозитных, а также межбанковских и операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки.

Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разных республик».

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

В обязанности банковских учреждений входит соблюдение соответствующих мер, связанных с хранением всех финансовых документов. Ответственными лицами за хранение подобных документов являются руководители банков и главные бухгалтера.

Документация может храниться в электронном виде и бумажной форме. Банки обязаны обеспечить сохранность не только документов, отражающих их финансовую деятельность, но и платежных документов клиентов. Каждый банк имеет полный перечень сроков, в течение которых должны храниться те или иные документы. Финансовые документы в бумажной форме сохраняются в специально выделенном для этой цели помещении. Доступ к документам крайне ограничен.

Получить интересующую информацию может сотрудник банка в присутствии заведующего архивом и только после предъявления специального требования, которое подписано главным бухгалтером банка или его замом. Мемориальная документация подшивается ежедневно в порядке возрастания номеров документов и помещается в специальную папку. Подборку осуществляет сотрудник, отвечающий за правильное формирование финансовой документации. В другие папки размещают кассовые финансовые документы, документы отражающие информацию по вкладам клиентов. Имеются папки, в которых содержится информация об операциях с драгоценными металлами. Размещение различного рода информации в различные папки вызвано тем, что эти папки отличаются различными сроками хранения. Банковские документы могут храниться и в электронном виде. Они также хранятся в соответствии с установленными законодательством сроками. В результате финансовой деятельности банка образуется огромное количество различной документации. Некоторые банки хранят документацию с помощью микрофильмовой технологии. Для уничтожения документов, срок хранения которых истек, руководитель банковского учреждения создает специальную комиссию. После тщательного просмотра каждого документа заполняется специальный акт, подтверждающий уничтожение документов, срок хранения которых истек.

Основными документами, регламентирующими сроки хранения документов кредитной организации, являются:

· Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 года);

· Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс);

· а также основные нормативные документы, регламентирующие деятельность кредитных организаций по основным вопросам деятельности.

Номенклатура дел (перечень документов) кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур (приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т)

Серия сообщений «Учет и операционная деятельность в банке»:
Часть 1 — Виды учета. Место бухгалтерского учета среди прочих видов.
Часть 2 — Объекты и задачи бухгалтерского учета.

Часть 6 — Структура учетно-операционного аппарата кредитной организации.
Часть 7 — Банковская документация.
Часть 8 — Организация документооборота и хранения документов в банке.
Часть 9 — Организация банковского контроля
Часть 10 — 10. План счетов кредитной организации. Главы банковских счетов и их назначение.

Часть 23 — Бухгалтерский учет резервов на возможные потери по ссудам. Портфели однородных ссуд.
Часть 24 — Бухгалтерский учет резервов на возможные потери по ссудам. Портфели однородных требований.
Часть 25 — Бухгалтерский учет вкладов

Кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

1 – оформляются первичные документы по приходу и расходу;

2 – первичные документы регистрируются в журнале регистрации;

3 – производятся записи в кассовую книгу;

4 – ежедневно в конце дня подводятся итоги по кассовой книге;

5 – отчет кассира с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию.

Кассовые операции оформляются учетными документами типовой формы. В их числе:

– приходный кассовый ордер – форма № КО-1;

– расходный кассовый ордер – форма № КО-2;

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – форма № КО-3;

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – форма № КО-5.

По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. Ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом лицу, сдающему деньги, выдается квитанция, заверенная подписью кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция является частью приходного кассового ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег.

По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам. Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке.

В КАССОВЫХ ДОКУМЕНТАХ НЕ ДОПУСКАЕТСЯ НИКАКИХ

ПОМАРОК, ПОДЧИСТОК И ИСПРАВЛЕНИЙ

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Все первичные документы по приходу и расходу до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в специальном журнале регистрации, где каждому документу присваивается порядковый номер.

Кассовая книга ведется в кассе в течение определенного периода (месяца, квартала, года). В ней регистрируются все поступления и выдачи наличных денег. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером. Кассовая книга может вестись как на бумажном носителей, так и в электронном виде. В последнем случае по окончании отчетного периода она распечатывается и оформляется соответствующим образом.

Записи в кассовую книгу ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после совершения операции. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток по кассе и передает в бухгалтерию отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (в 1-м экземпляре). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России (п. 12 Порядка ведения кассовых операций).

В настоящее время действуют формы согласованные с Минфином России, Минэкономики России, Банком России и утвержденные постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88.

Утверждены унифици-рованные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

№ КО-1 «Приходный кассовый ордер» — применяется для оформления по-ступления наличных денег в кассу организации;

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер» — применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации,

№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых доку-ментов» — применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

№ КО-4 «Кассовая книга» — применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;

№ КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возвра-та наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1). В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

  • § наименование предприятия, структурного подразделения, код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
  • § регистрационный номер и дату заполнения;
  • § номер корреспондирующего счета, субсчета;
  • § в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;
  • § в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
  • § указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;
  • § в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки. В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер. Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

  • o в графе «Принято от» указывается фамилия лица, сдающего выручку;
  • o в графе «Основание» пишется «Торговая выручка за (число, месяц, год);
  • o в графе «Приложение» пишется «Отчет кассира за (число, месяц, год) и прилагается Отчет кассира.

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2).

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

  • – наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
  • – регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
  • – номер корреспондирующего счета, субсчета;
  • – в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
  • – в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
  • – сумма указывается цифрами и прописью;
  • – в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).

Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.

На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца.

Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но не в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Журнал регистрации кассовых документов( КО-3) — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций. Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств.

В настоящее время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5).

Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них.

Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы).

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу (КО-04).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира». Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты. В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Правильное заполнение реквизитов форм утвержденных первичных документов позволит организации осуществлять соответствующий аналитический и синтетический учет кассовых операций на основе регистров бухгалтерского учета при соблюдении общих методологических принципов и раскрывать в бухгалтерской отчетности информацию о поступлении и списании денежных средств.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх