Документы для подтверждения транспортных расходов

Практически каждое предприятие в процессе осуществления своей деятельности сталкивается с необходимостью проведения транспортных расходов. Так, предприятия, заключая договоры купли-продажи товаров, не имея собственного или арендованного транспорта, привлекают сторонние организации для осуществления транспортировки груза. В таких случаях предприятия заключают договора непосредственно с автотранспортными предприятиями или договора с Экспедитором / Исполнителем на транспортно-экспедиционное обслуживание (организация перевозок, логистические услуги и т.д.).
Для целей налогообложения транспортные расходы отражаются в налоговых расходах либо в составе себестоимости реализованных товаров, работ, услуг, либо в прочих расходах – в зависимости от цели транспортировки грузов. При этом расходы, формирующие себестоимость, признаются расходами того периода, в котором признаны доходы от реализации товаров, работ, услуг. Прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены, согласно правилам ведения бухгалтерского учета (нормы пунктов 138.4, 138.5 Налогового кодекса (НК)).
Однако при этом такие расходы должны быть связаны с хозяйственной деятельностью и документально подтверждены. Относительно первичных документов, подтверждающих осуществление предприятием расходов, на основании которых во исполнение положений норм пункта 138.2 НК признаются расходы, отметим следующее.
Прежде всего, должен быть письменный договор. Или это договор на транспортные перевозки с автотранспортным предприятием, или договор на транспортно-экспедиционные услуги с Экспедитором / Исполнителем, или договор поставки (купли – продажи) с поставщиком.
Документом, подтверждающим факт оказания транспортных услуг (выполнения работ) по таким видам договоров является акт выполненных работ (предоставленных услуг), подписанный и заверенный печатями обеих сторон договора.
Отображение порядка доставки товара в договоре поставки. Согласно нормам пункта 5 статьи 267 Гражданского кодекса Украины (ГК), договором поставки по соглашению сторон может быть предусмотрен порядок отгрузки товара любым видом транспорта или его самовывоз покупателем.
Заключая договор поставки, важно определить, какая из сторон несет расходы по доставке товара с указанием вида транспорта поставщика, места назначения, условий доставки (откуда, куда, как и за чей счет будет доставлен товар). Если договором поставки возложена обязанность доставки товара покупателю на поставщика, то стоимость такой доставки учитывается в стоимости товара. Если же такие расходы должен нести покупатель, но по каким-либо причинам перевозки обеспечивает поставщик, транспортные расходы в накладной поставщика указываются отдельной строкой или оформить актом выполненных работ (предоставленных услуг). Оба документа в этой ситуации имеют одинаковую юридическую силу. При этом дополнительные документы на предоставление транспортных услуг, по нашему мнению, не нужны.
Доставка товара с привлечением транспортной организации. Для перевозок используется автомобильный, авиационный, водный и железнодорожный транспорт.
Для договоров транспортного экспедирования Законом Украины от 01.07.2004 № 1955-IV «О транспортно-экспедиторской деятельности» (Закон № 1955) предусмотрена обязательная письменная форма. Поскольку такие договоры могут заключаться как для выполнения услуг, связанных с одноразовой перевозкой груза, так и многочисленных заказов, то для упрощения договорных отношений с предприятием экспедиторы заключают долгосрочные договоры транспортного экспедирования. При этом вид и наименование груза, пункты отправления и назначения груза, маршрут, вид транспорта указываются в Заявке, являющейся неотъемлемой частью договора. Заявка может подаваться либо на отдельный груз, или на отдельные услуги, в зависимости от договоренности сторон.
Министерством инфраструктуры в письме от 19.09.2011 № 7885/11/10-11 названы товарно-транспортные документы, которыми сопровождается перевозка грузов в Украине в зависимости от избранного вида транспорта, составленными языком международного общения или государственным языком. Их же назвала ГНСУ в Обобщающей налоговой консультации, утвержденной приказом ГНСУ от 06.07.2012 № 610 «Относительно порядка налогообложения НДС транспортно-экспедиторской деятельности».
В соответствии с нормами статьи 9 Закона № 1955 факт предоставления услуги экспедитора при перевозке подтверждается единым транспортным документом или комплектом документов (железнодорожных, автомобильных, авиационных накладных, коносаментов и тому подобное), отображающих путь следования груза от пункта его отправления к пункту его назначения.
Такими документами являются авиационная грузовая накладная (Air Waybill); международная автомобильная накладная (CMR); накладная СМГС (накладная УМВД); коносамент (Bill of Lading); накладная ЦИМ (СІМ); грузовая ведомость (Cargo Manifest); другие документы, определенные законами Украины.
Постановлением КМУ от 25.02.2009 № 207 «Об утверждении Перечня документов, необходимых для осуществления перевозок груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении» (Перечень № 207) и Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденными Приказом Министерства транспорта Украины от 14 октября 1997 года № 363 (Правила) урегулированы правила оформления документов на перевозки. При этом нормами пункта 1 Правил дано определение «Товарно-транспортной накладной» (ТТН) как единого для всех участников транспортного процесса юридического документа, предназначенного для списания запасов, учета на пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы.
Наличие ТТН является обязательным только при автомобильных перевозках, однако их обязательность обусловлена не положениями НК, а нормами статьи 48 Закона Украины от 05.04.2001 № 2344-III «Про автомобильный транспорт» (Закон № 2344). Причем ТТН включена в Перечень № 207, только в случае, когда водитель грузоперевозчика осуществляет грузовые перевозки на договорных условиях. Таким образом, ТТН предназначена для учета и движения запасов и расчетов за выполненные транспортные услуги.
Обращаем внимание, что при отсутствии ТТН нередки случаи, когда налоговые органы не признают другие документы достаточными для отнесения транспортных расходов в состав налоговых расходов. Такое мнение подтверждено мнением, изложенным в Единой базе налоговых знаний (подкатегория 110.07.44). Поэтому для минимизации рисков целесообразно оформлять ТТН в качестве подтверждения транспортных услуг в составе налоговых расходов согласно нормам НК, кроме непосредственно акта выполненных транспортно-экспедиционных услуг.
Таким образом, для отнесения стоимости таких услуг в состав налоговых расходов предприятию целесообразно должно иметь надлежащим образом оформленную первичную транспортную документацию, подтверждающую получение услуг по перевозке грузов. Акт выполненных работ является общим документом, который доказывает факт выполнения работ (услуг).
Расходы на транспортировку импортируемых товаров. Правилами Инкотермс-2000 распределяются обязанности покупателя и продавца при заключении внешнеэкономического договора купли-продажи товара. В договоре стороны должны указать одну из базисных условий поставки, и стоимость товара определяется с учетом обязанностей каждой из сторон. Если в соответствии с базисными условиями продавец обязуется осуществить доставку товара до определенного места, то в его цену включено стоимость погрузки, разгрузки и перевозки товара.
Во исполнение требований пункта 1.8 Положения о форме внешнеэкономических договоров (контрактов), утвержденного приказом Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции Украины от 06.09.2001 № 201, перечень товаросопроводительных документов на поставку импортируемых товаров указывается в разделе условия приема-передачи товара (работ, услуг) внешнеэкономического договора (контракта). Документы, которые должны подаваться декларантом для подтверждения заявленной таможенной стоимости, определены нормами пункта 2 статьи 53 Таможенного кодекса Украины (ТК), в числе которых названы:
• внешнеэкономический договор (контракт) или документ, который его заменяет, и приложения к нему в случае их наличия;
• счет-фактура (инвойс) или счет-проформа (если товар не является объектом купли-продажи);
• другие платежные и/или бухгалтерские документы, подтверждающие стоимость товара и содержащие реквизиты, необходимые для идентификации ввезенного товара (при наличии);
• транспортные (перевозочные) документы, если по условиям поставки затраты на транспортировку не включены в стоимость товара, а также документы, содержащие сведения о стоимости перевозки оцениваемых товаров.
Государственной таможенной службой в письме от 16.08.2012 № 15/2-15.2-2/1517 названы те же документы, также отмечено, что в случаях, установленных нормами ТК, таможенный орган имеет право запрашивать у декларанта или уполномоченного им лица дополнительные документы, установленные нормами частей 3 и 4 статьи 53 ТК.
Обращаем внимание, что некоторые виды транспортных перевозок (перевозка груза воздушным транспортом, опасных грузов, багажа речным, морским, автомобильным, железнодорожным транспортом) в соответствии с нормами Закона Украины от 01.06.2000 № 1775-III «О лицензировании определенных видов хозяйственной деятельности» и Закона № 2344 подлежит лицензированию.
В таком случае предприятию целесообразно установить факт наличия у транспортной организации лицензии на транспортные перевозки, полученной в установленном законодательством порядке. Если такой лицензии у перевозчика нет, то в случае установления этого факта при проверке налоговыми органами, у предприятия могут быть не признаны расходы в части стоимости услуг транспортной организации. ГНАУ в таких случаях ссылается на то, что предприятие-перевозчик предоставляло услуги с нарушением действующего законодательства и не имело права на предоставление этих услуг, получение платы за них и оформление расходных документов.
И напоследок следует отметить некоторые особенности налогообложения, если перевозчиком является нерезидент. Так, к доходам, полученным нерезидентом с источником их происхождения из Украины, относятся, в частности, вознаграждение (компенсация), выплачиваемое по договорам перевозки, аренды транспортных средств: для перевозки грузов и пассажиров морскими или воздушными судами; перевозки грузов железнодорожным или автомобильным транспортом. Причем в понимании норм подпункта 14.1.260 НК такие доходы трактуются как «фрахт» и в соответствии с нормами пункта 160.5 НК облагается налогом на доходы нерезидентов по ставке 6 процентов. При этом базой для налогообложения является базовая ставка такого фрахта, определенная в соответствии с нормами подпункта 14.1.12 НК.
То есть предприятие при оплате транспортных услуг нерезиденту по договорам перевозки обязано удерживать налог с таких доходов по ставке в размере 6 % их суммы и за их счет. Налог на доходы нерезидентов уплачивается в бюджет во время такой выплаты, если иное не предусмотрено положениями международных договоров Украины со странами резиденции лиц, в пользу которых осуществляются выплаты.
Порядок применения международных договоров предусмотрен нормами статьи 103 НК. Основанием для освобождения (уменьшения) от налогообложения доходов с источником их происхождения из Украины является предоставление нерезидентом налоговому агенту, которое выплачивает ему доходы, справки (или ее нотариально заверенной копии), подтверждающей, что нерезидент является резидентом страны, с которой заключен международный договор Украины, а также других документов, если это предусмотрено международным договором Украины.
Елена Иванова, сертифицированный аудитор

Составление справки о транспортных расходах

С 28.06.2017 г.! Ув. Участники ВЭД! На таможенных постах ввели новое правило. Теперь название погранперехода нужно указывать слово в слово как в Провозной ведомости (в Обязательстве). Т. е. недостаточно указать «Успенка», нужно указать «Матвеев Курган – Успенка».

Для чего нужно справка о транспортных расходах и кто её составляет.

Таможенный пошлины исчисляются исходя из таможенной стоимости товара. А если в стоимость товара НЕ входит стоимость доставки, то к таможенной стоимости прибавляются транспортные расходы (ДО границы ДНР). Т. е. если Вы забирали товар в г. Таганрог (РФ), то для определения таможенной стоимости товара нужно к стоимости товара прибавить транспортные расходы по РФ.

Кто составляет Справку о транспортных расходах:

— Если Вы осуществляете перевозку своими силами, то составляете Справку от имени своего предприятия,

— Если перевозку осуществляет Перевозчик, то Справку готовит Перевозчик,

— Если Вы работаете с экспедитором, то Справку готовит экспедитор (несмотря на то, что в CMR указано название перевозчика),

— Если перевозку осуществляет Ваш друг, то Справку готовит Ваш друг, детальнее о таких перевозках .

Требования к Справке о транспортных расходах

В справке должны быть следующие данные: номер и дата Справки, город отправления, город назначения, номер авто, наименование перевозчика, ФИО водителя, название погранперехода, через который будете въезжать в ДНР (полностью), сумма транспортных расходов до границы ДНР, сумма транспортных расходов от границы ДНР до адреса разгрузки, общая сумма транспортных расходов.

Распределение стоимости расчитывается согласно километража и др. факторов.

Образец Справки о транспортных расходах можете СКАЧАТЬ ТУТ.

Транспортные расходы, включенные в цену товара, не могут превышать более чем на 10 процентов предельно установленную стоимость на одно автотранспортное средство:

— 2,5 доллара США (по курсу ЦРБ ДНР на дату счета-фактуры, инвойса) за 1км пути при расстоянии доставки до 250 км;

— 2 доллара США (по курсу ЦРБ ДНР на дату счета-фактуры, инвойса) за 1км пути при расстоянии доставки от 250 км до 750 км;

-1 доллар США (по курсу ЦРБ ДНР на дату счета-фактуры, инвойса) за 1 км пути свыше 750 км.

— Расходы, включенные в цену товара за оказание услуг в порту, не могут превышать более чем на 10 процентов предельно установленный тариф, составляющий 1200 долларов США (по курсу ЦРБ ДНР на дату счета-фактуры, инвойса) за один контейнер.

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

  • документальное оформление;
  • экономическое обоснование.

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

  • продавцом товара;
  • покупателем.

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

  • самим продавцом;
  • покупателем с использованием собственного автотранспорта;
  • сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.

Далее рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.

Подробнее о том, как учитывают транспорные расходы продавец и покупатель, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

  • счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
  • товарную накладную по форме ТОРГ-12;
  • прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

  • о сторонах сделки;
  • перевозимых ТМЦ;
  • дополнительных документах;
  • транспортном средстве, осуществляющем доставку;
  • пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
  • дате доставки груза;
  • прочие данные.

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Скачать форму транспортной накладной

Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ.

Именно с ТТН чаще всего связаны претензии контролирующих органов. Ознакомиться с основными спорными моментами и найти аргументы для спора с проверяющими вы можете в Энциклопедии спорных ситуаций от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:

  • номер ТТН;
  • дату ее составления;
  • информацию о товаре;
  • реквизиты участников сделки;
  • прочие данные, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Скачать форму 1-Т

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

  • Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
  • Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

  1. Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
  2. Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

  • В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
  • Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

  • Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
  • Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.

О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:

  • Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
  • Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.

Итоги

Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добрый день!
Вам отвечает эксперт Справочно-правового сервиса Норматив https://normativ.kontur.ru/
По вопросу оформления первичных документов по оказанным услугам претензий нет. Если ИП не является плательщиком НДС и не обязан на свои услуги выставлять счет-фактуру, то предоставление ИП акта оказанных услуг и ТТН по договору за перевозку груза достаточно для отражения данных расходов в бухгалтерском и налоговом учете организации.
Что касается приходного ордера, выдаваемого ИП при расчете с ним за оказанные услуги, то в случае осуществления наличных денежных расчетов при оказании услуг юридическим лицам ИП должны применять ККМ в общеустановленном порядке.
Не применять ККМ ИП вправе в случаях, указанных в п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа».
Оказание услуг организацией по договору перевозки не указано в этом перечне.
Однако согласно п. 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующие товар (работу, услугу)) в порядке, установленном Федеральным законом N 54-ФЗ, до 01.07.2018.
Таким образом, после указанной даты (01.07.2018) при осуществлении услуг по грузоперевозке товаров индивидуальный предприниматель должен будет применять ККМ.
А до 01.07.2018 года если ИП, осуществляющий деятельность по оказанию автотранспортных услуг по грузов, в отношении которой применяется ЕНВД, при расчете наличными должен по требованию клиента выдать документ (товарный чек, квитанцию или иной другой документ), подтверждающий прием денежных средств от клиента.
Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения (п. 2.1 Закона № 54-ФЗ в прежней редакции):
— наименование документа;
— порядковый номер документа, дату его выдачи;
— наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);
— идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
— наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
— сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
— должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

«Налоговая проверка», 2008, N 5
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ:
МНОГООБРАЗИЕ МНЕНИЙ
Согласно требованиям ст. 252 НК РФ все расходы организации должны быть документально подтверждены. Инспекторами уделяется много внимания вопросам документального подтверждения расходов в процессе выездной проверки. Данная статья посвящена порядку документального подтверждения транспортных расходов организации. Какие документы необходимы для признания транспортных расходов в налоговом учете? Достаточно ли товарной накладной? Обязательно ли оформление товарно-транспортной накладной? Что говорит законодательство? Какие разъяснения по этому вопросу дают контролирующие органы? Какую позицию занимают судьи в своих решениях?
Порядок учета транспортных расходов
в целях налогообложения прибыли
В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к работам (услугам) производственного характера, включаемым в состав материальных расходов организации, относятся транспортные услуги сторонних организаций (в том числе индивидуальных предпринимателей) и (или) структурных подразделений самой организации по перевозкам грузов внутри организации, в частности перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цеха (отделения) и доставка готовой продукции в соответствии с условиями договоров (контрактов).
Никаких специальных разъяснений относительно учета данных расходов в целях налога на прибыль Налоговый кодекс не дает, нет и требований к документальному оформлению таких операций в ст. 254 НК РФ.
Примечание. Перевозка грузов осуществляется на основании договора перевозки (ст. 784 ГК РФ). Его заключение подтверждается составлением и выдачей отправителю груза товарно-транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).
Однако при отнесении тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли следует учитывать и требования ст. 252 НК РФ о необходимости документального оформления всех расходов организации. Под документально подтвержденными расходами ст. 252 НК РФ понимает затраты, отраженные в документах, оформленных в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) в документах, косвенно подтверждающих произведенные расходы (в том числе таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором).
Таким образом, транспортные расходы организации должны быть подтверждены документально в соответствии с законодательством РФ, кроме того, эти расходы могут быть отражены в документах, их косвенно подтверждающих.
Какие документы в соответствии с законодательством РФ могут засвидетельствовать транспортные расходы? Возможно ли использование документов, косвенно подтверждающих эти расходы? Данный вопрос на протяжении уже долгого времени задают налогоплательщики специалистам Минфина и ФНС, и ровно столько же его рассматривают судьи, принимая при этом противоположные решения.
Итак, какой же документ — товарная или товарно-транспортная накладная — может подтвердить транспортные расходы организации? Необходимо ли одновременное составление этих документов при принятии к расходам организацией транспортных услуг, предоставляемых сторонней организацией? Какие еще документы могут засвидетельствовать такие расходы? На практике организации в подтверждение своих транспортных расходов могут представлять следующие документы:
— товарная накладная;
— товарно-транспортная накладная;
— счет-фактура;
— акт выполненных работ.
Для чего предназначен каждый из этих документов и какие именно документы могут подтвердить транспортные расходы организации?
Порядок документального подтверждения транспортных
расходов: нормы законодательства
Пунктом 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ предусмотрено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Товарная накладная
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утверждена форма товарной накладной (ТОРГ-12). Данная форма применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей. Данная форма подтверждает факт оприходования полученных организацией товарно-материальных ценностей.
Товарно-транспортная накладная
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 утверждена форма товарно-транспортной накладной (1-Т). Данная форма предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:
— товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
— транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей — заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку с обязательным заполнением всех реквизитов.
В условиях, когда на автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная оформляется на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются последнему. Второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза. То есть в случае, когда доставка товара осуществляется сторонней организацией, оприходование товара происходит на основании ф. 1-Т, а не ф. ТОРГ-12. Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Таким образом, товарно-транспортная накладная выполняет гораздо больше функций, чем ф. ТОРГ-12.
Кроме того, 30.11.1983 была утверждена Инструкция Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее — Инструкция), которая не утратила силу и по сей день . Инструкцией установлен порядок расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом. Так, согласно Инструкции перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной, утвержденной ф. 1-Т. Предприятия, организации и учреждения, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно-транспортные накладные ф. 1-Т.
———————————
В настоящее время применяется в редакции Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Грузоотправителям запрещается предъявлять, а автотранспортным предприятиям или организациям принимать к перевозке грузы, не оформленные товарно-транспортными накладными. Это требование распространяется на все виды перевозок, выполняемых грузовым автотранспортом, независимо от условий оплаты за его работу (п. 5 Инструкции).
Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей по автомобилям, работающим по сдельным тарифам, также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы (п. 6 Инструкции).
Товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.
В тех случаях, когда в товарно-транспортной накладной в разделе «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной должны прилагаться как неотъемлемая ее часть специализированные формы (товарная накладная или другие формы), утвержденные в установленном порядке, по которым производятся списание товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет. В этих случаях в товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой товарно-транспортная накладная считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю (п. 7 Инструкции).
Товарно-транспортные накладные являются документами строгой отчетности, изготавливаются типографским способом и должны иметь учетную серию и номер, единый для всех экземпляров, выписываемых для каждого грузополучателя в отдельности (п. 9 Инструкции). Порядок изготовления, учета и заполнения форм товарно-транспортных накладных устанавливается согласно Приложению 3 к Инструкции (п. 13 Инструкции).
Таким образом, можно сделать вывод, что товарно-транспортная накладная является не только первичным документом, подтверждающим транспортные расходы организации, но и документом, на основании которого организация-продавец списывает товар со своего складского и бухгалтерского учета, организация-покупатель принимает товар к учету. Кроме того, ф. 1-Т является документом для проведения расчетов за перевозку грузов.
Счет-фактура
Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура является первичным документом налогового учета. Счет-фактура служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. Других функций, кроме подтверждения права на вычет по НДС, а также определения размера вычета, счет-фактура не выполняет.
Акт выполненных работ
Факт выполнения работ, оказания услуг должен подтверждаться документом, содержащим сведения о виде и характере оказанных услуг, их объеме (количестве), а также иную информацию, связанную с оказанными услугами. Таким документом может быть акт приемки-сдачи оказанных услуг (выполненных работ). Составление акта выполненных работ может быть предусмотрено условиями договора.
Формы акта выполненных работ нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, формы которых не предусмотрены в данных альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Документальное подтверждение транспортных расходов:
позиция Минфина
Позиция Минфина по вопросу документального подтверждения транспортных расходов организации такова: при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются транспортные затраты, не подтвержденные первичными документами (товарно-транспортными накладными) и, следовательно, не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ (Письмо от 03.06.2005 N 07-05-06/160). Свою позицию чиновники Минфина подтвердили и в одном из последних писем: затраты на транспортные услуги сторонних организаций по доставке товаров могут быть учтены налогоплательщиком в составе материальных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной по утвержденной форме 1-Т (Письмо от 26.05.2008 N 03-03-06/1/333).
Документальное подтверждение транспортных расходов:
позиция ФНС
По данному вопросу позиция ФНС аналогична позиции Минфина:
— так как товарно-транспортная накладная служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов, то ее наличие у организации является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с перевозкой грузов (Письмо УФНС по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92786);
— при привлечении организацией-перевозчиком для исполнения договора перевозки третьего лица — специализированной автотранспортной организации (перевозчика по второму договору перевозки) для принятия расходов по доставке грузов для целей исчисления налога на прибыль организации-перевозчику необходимо иметь акт приемки-передачи оказанных услуг (работ) и товарно-транспортную накладную, заполняемую в установленном порядке. При этом расходы, произведенные организацией в связи с оказанием транспортных услуг по договору перевозки, могут уменьшать доходы, полученные от реализации этих транспортных услуг, при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо УФНС по г. Москве от 18.10.2006 N 20-12/92228);
— составление товарно-транспортных накладных по ф. 1-Т, а также заполнение всех предусмотренных данной формой реквизитов является обязательным при перевозке грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Запрещается включать в отчет о выполненных объемах перевозок и в путевые листы перевозки грузов автомобильным транспортом, не подтвержденные товарно-транспортными накладными. То есть для составления отчета или акта выполненных работ обязательно наличие товарно-транспортной накладной, именно на основании данного документа происходит расчет суммы выполненных работ (Письмо МНС России от 22.04.2004 N 22-2-16/757 «О применении товарно-транспортных накладных налогоплательщиками, оказывающими автотранспортные услуги»).
При этом, давая разъяснения по вопросу документального оформления транспортных расходов, и Минфин, и ФНС ссылаются на Инструкцию и Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Документальное подтверждение транспортных расходов:
позиция судов
Арбитражная практика по вопросу

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх