Документы командировочным

Содержание

Вопрос:

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету? Нужно ли прилагать приказ на командировку и заявление на выдачу денег? Какие документы подтверждают расходование суточных?

Ответ:

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, в том числе по командировке, законодательством не установлен.

К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой

(Источник — Готовое решение: Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}).

Например, подтверждать расходы могут следующие документы.

Расходы на проезд:

Расходы на проживание:

  • в гостинице — чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
  • в арендованной квартире — договор аренды и платежный документ (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803)

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник — «Расходы в бухгалтерском и налоговом учете» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2017) {КонсультантПлюс}).

Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2019)

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.

Если исполнитель применяет кассовый аппарат, то к авансовому отчету нужно приложить чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг).

Если исполнитель имеет право работать без кассового аппарата, то нужно приложить:

  • либо БСО (квитанцию, билет, проездной документ, талон, путевку, абонемент и т.п.), которые могут использоваться в расчетах при оказании услуг населению;
  • либо другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, содержащие все необходимые реквизиты.

Также рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:

Готовое решение: Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как оформить и представить авансовый отчет по командировке (КонсультантПлюс, 2019)

Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно)

Скачать Форма служебного задания для направления в командировку Т-10а (с 08.01.2015 заполнение не обязательно)

2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку

Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. В приказе указывается:

  • реквизиты работодателя;
  • ФИО, должность работника, структурное подразделение;
  • место назначения;
  • срок командировки;
  • цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.

Скачать Образец приказа о направлении работника в командировку

Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9

Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9а

3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

Скачать Форма командировочного удостоверения Т-10

4. Продление срока служебной командировки

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

  • Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
  • Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
  • Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
  • Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

Скачать Образец приказа о продлении командировки

5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.

! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также оплата труда в выходной или нерабочий праздничный день за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведение журнала учета командированных сотрудников

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

  • требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
  • требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
  • привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

***

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Кодекс об административных правонарушениях РФ
  3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
  4. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
  5. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  6. Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
  7. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

Многие компании, как частные, так и государственные, не могут обойтись без командировок. Они необходимы для организаций в плане работы. Но в то же время это включает в себя поездку сотрудника в указанное место, проживание в гостинице, отчетные документы и следовательно гостиничные чеки

Получите отчетные документы о командировке здесь

К тому же компания выплачивает своим работникам деньги, которые были потрачены на данную поездку. Но для этого нужно предоставлять заполненные командировочные документы.

У нас можно легко купить отчетные документы о командировке за проживание в гостинице, которые помогут вам получить денежные средства за поездку и пребывание в номере. Стоит отметить, что сейчас это стоит довольно немало. Но обо всем поговорим более детально.

Примеры и образцы отчетных документов, которые вы можете получить у нас

Что такое авансовый отчет по командировке?

Все командировочные расходы оплачиваются компанией по указанным данным из авансового отчета. Поэтому важно знать, как оформить авансовый отчет по командировке и что он собой представляет.

Когда вы едете в командировку, то ваш работодатель выдает такие документы:

  • приказ-направление работника в командировку (оформляется после того, как подтверждает начальник командировку – форма Т-9);
  • записку о командировочной поездке (обязательно указывается место, куда едет сотрудник, причина командировки, сроки и перечень работ, которые нужно выполнить);
  • выдача командировочного удостоверения (форма Т-10) и рабочее задание (форма Т-10а).

Стоит отметить, что скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом можно на нашем портале. Там же вы найдете и образец для правильного его заполнения.

Важно не просрочить сроки сдачи документации, которые необходимо предоставить сразу по возвращении из поездки. Главное, чтобы все бумаги были в наличии, иначе вы не сможете закрыть командировку и получить суточные.

Мы поможем решить любой командировочный вопрос

У нас можно купить гостиничные чеки по приемлемой цене. К тому же мы поможем вам разобраться с авансовым отчетом по командировке, образец заполнения которого вам предоставят наши консультанты.

Мы даем полный пакет документов для бухгалтерии

Акт к гостиничному чеку

Договор с отелем

Прайс-лист гостиницы

Квитанция договор БСО

Свидетельство ОГРН

Договор с гостиницей

Счет-фактура

Мы предоставляем документацию только в Москве. При этом чеки вы можете получить непосредственно из рук в руки, лично встретившись с нашим сотрудником. Передача происходит чаще всего на станциях метро, которая вам удобней всего.

Чтобы у нас купить подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, необходимо изучить наши принципы работы.

Все это касается и тех, кому нужен авансовый отчет для командировки за границу. В таком случае, рассчитываться будет вся командировка в валюте.

Преимущества сотрудничества с нами

В настоящее время легко столкнуться с аферистами, которые будут обещать золотые горы за минимальную сумму. И при этом купить подтверждающие документы для авансового отчета по командировке вам вряд ли удастся. Или же их подлинность будет под сомнением. Поэтому вы изначально должны быть в курсе, какие документы нужны и как заполнять все бумаги.

Мы работаем только с настоящими профессионалами своего дела. Поэтому сотрудничая с нами, вы не только узнаете, как заполнить авансовый отчет по командировке, образец которого легко найти на нашем сайте, но и получите массу преимуществ:

  • изготовление официальных командировочных документов гостиниц (чеки, счета, ИНН, прайсы, справки, счет-фактуры, акты, ОГРНИПы);
  • документы из гостиницы для авансового отчета за проживание создаются в соответствии с ОКВЭД 55.10 (официальная предпринимательская деятельность гостиниц);
  • всю документацию (в том числе подтверждение проживания) оформляет гостиничный бухгалтер. Это, несомненно, гарантирует высокое качество изготовленных бумаг и оказанных услуг;
  • заполнение авансового отчета не будет затруднительным, поскольку все чеки из гостиниц имеют специальный QR код с полной чистотой в юридической сфере. Их можно легко отследить в приложении «Проверка кассового чека» на любом гаджете или на портале ФНС;
  • вся информация попадает в реестр постояльцев отеля, поэтому легко подтвердить ваше нахождение там. Для этого достаточно отправить запрос на электронную почту. В ответ ваша компания получит заказное письмо, в котором имеется официальная справка с подтверждением проживания в данной гостинице.

Мы поможем вам сделать все документы в данной сфере, даже если у вас заграничная командировка. Пример заполнения авансового отчета по командировке за границу мы также вам можем предоставить.
Наши сотрудники в совершенстве знают, как оформить авансовый отчет для любой поездки по работе. Оформление отчетных документов происходит:

  1. В день, когда началась служебная поездка (если вы располагаете точными сроками поездки, то желательно обратиться к нам минимум за день до поселения).
  2. За день до окончания поездки (в случае, если вы не знаете точную дату окончания поездки или вы находитесь в командировке некоторое время, то не помешает связаться с нами хотя бы за день, до того как вам предстоит возвращаться).
  3. В последний день поездки (уезжая после 20:00, можно оформить нужную документацию в этот день). Курьеры получают бумаги ежедневно в промежутке с 18:30 и до 19:00.

Бывают случаи, что вы обратились за помощью к другой компании, но получив документы стало ясно, что образец авансового отчета по командировке вам не подходит. Обратитесь к нам до 16:30 в день отъезда.

Конечно же, заполнение авансового отчета о командировке требует от вас своевременной подачи бумаг. Потому что сдача отчета важная составляющая в ее завершении и оплате. Стоит отметить, что мы можем создать отчет в 1с для вашего удобства.

Также, у нас легко скачать авансовый отчет командировочного удостоверения или ознакомиться с примером авансового отчета по командировке.

Только вам решать, как провести командировку. В любом случае мы готовы в любой момент прийти вам на помощь и помочь сдать отчет командировочного удостоверения или гостиничную документацию.

Для развития бизнеса, укрепления деловых отношений, контроля производственных процессов необходимы служебные командировки. Они помогают решать задачи, которые стоят в основе всего механизма работы организации. Как правило, такие поездки оплачиваются работодателем из бюджета компании. Именно поэтому возвратившийся из служебной командировки сотрудник предоставляет отчет о потраченных средствах. В нем предоставляются все данные о произведенных тратах с соответствующими оправдательными документами. Предоставить эту информацию в бухгалтерию сотрудник обязан не позднее трех дней с момента возвращения из деловой поездки. Таковым днем считается дата, отмеченная в обратном билете или путевом листе автомобиля.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Какие документы нужны для направления сотрудника в командировку?

Ранее в перечень документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку, входили служебное задание, командировочное удостоверение, отчет. Со временем эта практика претерпела некоторые изменения, и сегодня обязательные документы для командировки выглядят следующим образом:

  • приказ от руководителя организации;
  • служебная записка для использующих личный автотранспорт сотрудников;
  • график рабочего времени с отметками о днях, проведенных в служебной командировке.
  • авансовый отчет, составленный по закрепленной в учетной политике организации форме.

Приказ о направлении в командировку от руководителя организации составляется по типовой форме. В ней указаны все данные сотрудника, цель командировки и пункт ее назначения, дата отправки и длительность пребывания в поездке. Этот приказ утверждается руководителем организации, после чего регистрируется в журнале. Затем доводится до сведения сотрудника.

Для сотрудников, которые отправляются в служебную командировку на самолете, поезде или автобусе, оформляются соответствующие проездные документы. Если же сотрудник используют личный автомобиль для поездки, оформление таких документов не требуется, однако нужна служебная записка, в которой отмечается длительность поездки – дата прибытия и отъезда. Оплата топлива, парковки и других расходов, связанных с командировкой на личном автомобиле, классифицируется как служебные расходы и оплачивается сотруднику полностью. Однако для этого ему необходимо предоставить оправдательные документы, так как одной служебной записки в качестве основания для компенсации этих затрат недостаточно. Записка составляется в свободной форме, установленного бланка не существует.

В табеле рабочего времени дни, проведенные в командировке, обозначаются кодом без отметки о фактически отработанных часах. Если командировка выпадает в том числе на рабочие дни, они также отмечаются в табеле, а оплата по ним производится по специальному увеличивающему коэффициенту.

Авансовый отчет составляется сотрудником по возвращении из командировки. Перед тем, как отправится в служебную поездку, он получает наличные средства на планируемые в поездке расходы – дорогу, проживание, питание, представительские траты. По истраченным средствам требуется составить отчет с подтверждающими затраты документами. Отчет предоставляется в бухгалтерию, где проверяется правильность его составления и соответствие оправдательных документов уставленным законодательством правилам. При отсутствии каких-либо нарушений все понесенные расходы оплачивает организация.

Сегодня авансовый отчёт легко можно составить онлайн и даже подписать электронной цифровой подписью. Для этого разработаны специализированные бизнес-приложения, например Hamilton Авансовый отчёт.

Какие документы нужны для отчета по командировке?

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, предоставляет в бухгалтерию данные о следующих видах расходов:

  • проживание;
  • питание;
  • проезд (поездка до места назначения и непосредственно на месте);
  • услуги связи;
  • топливо, ГСМ, парковка (для сотрудников, совершающих командировки на личном автомобиле).

Оправдать совершенные расходы могут следующие документы:

  • проездные документы (и посадочные талоны) на самолет, поезд, автобус, общественный транспорт;
  • чеки с АЗС;
  • счета за аренду жилья;
  • кассовые чеки на продукты питания;
  • кассовые чеки на другие необходимые товары.

К авансовому отчету сотрудник может приложить товарные и кассовые чеки, бланки строгой отчетности, товарно-транспортные накладные и некоторые другие документы. Вне зависимости от того, какой именно документ используется, он должен содержать развернутые сведения о приобретенном товаре/услуге: наименование продавца, товара, дату покупки, сумму сделки, полный список наименований товара/услуг со стоимостью каждого и итоговой суммой.

Предоставление товарно-кассовых чеков связано с некоторыми сложностями из-за быстрой потери их вида: бумага истончается, чернила выцветают, надписи становятся нечитаемыми, поэтому сотруднику рекомендуется делать копии и сканы либо загружать фотографии в соответствующие программные инструменты для того, чтобы приложить информацию к авансовому отчету. Если авансовый отчет составлен с ошибками или ненадлежащим образом, компенсировать расходы бухгалтерия не имеет права.

Авансовый отчет может быть предоставлен как в стандартной форме, так и составлен с помощью современных инструментов бизнес-оптимизации. Специализированные приложения открывают новые возможности для автоматизации ряда производственных процессов, в том числе документооборота. С помощью таких инструментов существенно экономится рабочее время, удается более эффективно распределить задачи, а также сделать контроль расходов предприятия более прозрачным для руководителя.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх