Электронный документооборот с налоговой

Бухгалтерский учёт финансовой деятельности начинается с принятия правильно оформленных первичных документов. Это обусловлено действующим законодательством и необходимо самому хозяйствующему субъекту, его партнёрам и проверяющим органам. Факты хозяйственной жизни, подтверждённые первичными документами, легко доказать. В конфликтных ситуациях такое подспорье, как грамотно оформленная документация бухгалтерии, поможет решить дело в пользу компании.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Первичные документы (чеки, товарные накладные, акты, счета-фактуры и прочее) представляют собой неопровержимые доказательства наступления событий финансовой жизни, которые влияют на итог финансовой деятельности. Они устанавливают и подтверждают ответственность за выполненные хозяйственные операции.

Правила оформления «первички»

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Заполняют первичные документы вручную — авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

При соблюдении правил оформления и учёта первичных документов проблем у бухгалтеров не возникнет

Перечень платёжных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Каждое финансовое событие подтверждают соответствующими видами первичных документов.

Например, принятие и отчуждение товаров оформляют накладными. Поступление и убытие денежных средств через банк документируют платёжными поручениями. Движение денег через кассу подтверждают кассовыми ордерами. Выезд водителей на линию сопровождают путевыми листами.

Формы платёжных поручений и кассовых ордеров утверждены законодательно. Они должны полностью соответствовать утверждённым образцам. Позиции этих документов оформляют строго по инструкции, устанавливающей правила для заполнения. Не допускается составление платёжных поручений и кассовых ордеров в произвольной форме и оформление платёжных операций через банк или кассу другими документами.

По какой форме должна оформляться «первичка»

Образцы законных форм платёжных документов приведены на фотографиях ниже.

Общегосударственная форма первичного документа — платёжное поручение в банк

Платёжные поручения заполняются с участием банка.

Общегосударственная форма первичного документа — ПКО

Приходный кассовый ордер подписывают только работники бухгалтерии. Лицу, которое внесло деньги, выдают квитанцию, отрезанную от конкретного ордера. Она подтверждает факт внесения денег по этому ордеру.

Общегосударственная форма первичного документа — РКО

Расходный кассовый ордер, кроме главного бухгалтера и кассира, подписывает руководитель и получатель денег. Если у ИП нет бухгалтера, он подписывает документы самостоятельно. Так подтверждают целевое назначение выданной суммы.

Как заполнять товарные документы

При документировании факта реализации обычно применяют товарную накладную. Она содержит сведения о наименованиях, адресах, банковских реквизитах сторон, присвоенном номере, дате сделки, названиях товаров, их цене, количестве, стоимости, единицах измерения, сумме начисленного налога, прилагаемых документах. Подписывают её лица, уполномоченные руководителями каждой стороны сделки. Подписи обязательно расшифровывают, указывают должности, фамилии и инициалы. На накладных после заполнения ставятся печати обеих сторон.

Форма накладной представлена ниже.

Самая распространённая форма товарной накладной — ТОРГ-12

В случае передачи товара через перевозчика обычно оформляют товарно-транспортную накладную — документ, подтверждающий трёхстороннюю сделку между продавцом, покупателем и перевозчиком. Продавец передаёт товар перевозчику. Перевозчик принимает товар у продавца, перевозит и передаёт покупателю. Покупатель принимает товар у перевозчика. Таким способом подтверждается факт перехода права собственности от покупателя к продавцу.

Налогообложение операций на общей системе

Лица, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, по каждой реализации оформляют счёт-фактуру, который не является первичным документом бухгалтерского учёта. Он не подтверждает факт реализации, поскольку подписывается только одной стороной сделки. Начисленный продавцом в счёте-фактуре налог не влияет на финансовый результат продавца, потому что продавец не уплачивает этот НДС. Покупатель не принимает счёт-фактуру к бухгалтерскому учёту, потому что он подписан лицом, не отвечающим перед ним за достоверность данных — представителем продавца.

Не признают первичным документом счёт на оплату продукции, выставляемый продавцом. Он не доказывает наступление события, влияющего на финансовый результат, не подтверждает сделку — подпись одной стороны, не подтверждает платёж.

Относится ли договор к первичным документам

Многие события хозяйственной жизни сопровождаются договорами, которые, как правило, фиксируют намерения участников и не подтверждают каждую финансовую операцию. Например, договоры поставки устанавливают обязательства одной стороны, до установленного срока поставить определённое количество продукции, а другой — принять и оплатить. Поскольку договорами определяются не имевшие места события, то их не принимают к бухгалтерскому учёту.

Что бухгалтер должен знать о формах «первички»

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В перечень организаций государственного сектора входят:

  • государственные (муниципальные) учреждения;
  • государственные органы;
  • органы местного самоуправления;
  • структуры управления государственных внебюджетных фондов;
  • органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

Для этих лиц формы первичного учёта утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 16.11.2016).

Среди поименованных в этом приказе форм нет счетов-фактур и договоров. Приобретение и отчуждение документируется накладными и актами.

Пример одной из накладных, оформляемых всеми государственными организациями, приведён ниже.

Обязательная форма первичного документа для организаций госсектора — накладная на отпуск ТМЦ

Как оформляют исправления в учётных документах

В первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Исправление в первичном учёном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Для исправления ошибки зачёркивают неправильное и надписывают правильное.

Чтобы легко было прочитать, что исправлено, зачёркивают одной чертой.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Каждое исправление подтверждают:

  • дата исправления;
  • подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление;
  • указание фамилий и инициалов лиц, составивших документ либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отсутствие любого реквизита из списка делает исправление незаконным.

Пример исправления в накладной представлен на фото.

При наличии свободного места рядом с зачеркнутым, исправление можно оформить таким образом

Чтобы исправление имело бесспорную юридическую силу, его оформляют следующим образом. На свободных полях документа делают надпись: «Исправленному с» и записывают то, что оказалось неверным. Продолжают: «на» и записывают то, что считают правильным. Затем пишут: «верить», указывают дату, ставят подписи ответственных лиц, их фамилии и инициалы. При таком оформлении исправления исключены поправки, не согласованные с подписавшими.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Как хранят бухгалтерскую «первичку»

Первичные учётные документы… подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года.

Принятые к учёту документы группируют по видам, подтверждаемых ими событий, и прошивают. Обычно их прошивают за каждый месяц и сразу сдают в архив бухгалтерии. Работники бухгалтерии отвечают за их безопасность при хранении, защиту от изменений. Расположенная ниже схема показывает, какие виды документов нужно переплести, а что из них достаточно прошить.

Документы перед сдачей в архив оформляют соответствующим образом

Выдачу первичных документов производят по распоряжению главного бухгалтера. Никто не может взять документы из бухгалтерии, кроме органов, которые производят их изъятие на законных основаниях. Они представлены на схеме.

Органы, правомочные изымать документы первичного учёта

Изъятие документов оформляют протоколом. Его копию вручают должностному лицу под расписку. Перед выдачей делают копии документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Факты хозяйственной жизни лиц, обязанных вести бухгалтерский учёт, оформляются первичными документами бухгалтерского учёта. От правильности, полноты и достоверности показателей бухгалтерского учёта зависит надёжность и обоснованность бухгалтерской отчётности за 2017 год.

22 апреля 2016

Не секрет, что один из центральных аргументов при переходе на электронные документы — это удобная и быстрая работа с ФНС. Но одним представлением документов взаимодействие с налоговой не ограничивается: есть и выездные проверки, и консультации, и многое другое.

Мы со специалистами Synerdocs встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить даже самый простой вопрос с форматом документа или его носителем. В результате мы накопили довольно много интересных писем и ответов (посмотрите нашу переписку с ФНС на сайте) и, наконец-то, начали понимать, насколько глубоко переход на электронные документы меняет подход к работе у пользователей и специалистов ФНС.

Камеральная налоговая проверка

В конце каждого отчетного периода организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых проводится камеральная налоговая проверка. В рамках проверки налоговый орган может направить в компанию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный. Если ваша компания ведет документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс — от получения требования до представления документов в налоговую — происходит «по старинке». Другое дело, если у вас неоднородный архив — часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Как отчитываться перед налоговой в этом случае?

Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в ФНС?

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

Как представлять документы в ФНС зависит от того, в каком виде пришло требование. Если по почте, то электронные документы выгружаются из учетной системы или сервиса обмена, распечатываются, заверяются подписью и печатью. В том случае, если требование пришло через оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота), то:

  • бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме созданных по форматам ФНС;
  • электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Далее формируется опись, и к ней прикрепляются все необходимые документы. Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется непосредственно в налоговую инспекцию через оператора ЭДО, с помощью которого сдается отчетность в ФНС.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Сразу стоит отметить, на сегодняшний день не существуют каких-либо особых нормативно-правовых актов, которые регулируют порядок проведения выездных налоговых проверок (ВНП) в организациях с электронным документооборотом. Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

  • визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
  • оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
  • правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
  • проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации электронный или смешанный документооборот, то налоговому инспектору должны быть представлены программные и технические средства для проведения процедуры налоговой проверки. Что это значит?

В ходе ВНП налогоплательщику следует предоставить инспектору компьютер, на котором должны быть установлены в первую очередь средства просмотра документов. Для просмотра неформализованных документов в форматах .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF используются вполне привычные и распространенные программы. Но, например, электронные счета-фактуры имеют формат .XML, каким образом просматривать их?

Налогоплательщик может показать документы прямо в информационной или учетной системе, с которой непосредственно работает.

Другой вариант — сохранить XML-документ в формате .PDF, однако здесь невозможно проверить электронную подпись. В таком случае можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF. Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов. И, наконец, можно показать документы в системе оператора ЭДО. Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Кроме того, на компьютере или ноутбуке, предоставленном инспектору, должны быть установлены средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство просмотра информации об электронной подписи. Это может быть специализированное ПО, информационная или учетная система налогоплательщика, или система оператора ЭДО, в том числе и веб-клиент.

Так каким же образом удобнее всего обеспечить налоговому инспектору доступ к документам?

Мы советуем предоставить инспектору отдельный компьютер, на котором будут установлены средства просмотра документов и СКЗИ. Для просмотра формализованных документов и информации об электронной подписи мы рекомендуем использовать веб-клиент оператора ЭДО, через который велся обмен с контрагентами. Конечно, есть риск того, что инспектор может увидеть другие документы, которые не относятся к проверке. В этом случае вы можете обратиться к оператору ЭДО с вопросом, можно ли технически обеспечить доступ к документам, заранее указанным в организации.

Электронный документооборот в компаниях — уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию. Среди главных плюсов электронного представления документов стоит выделить упрощение и сокращение времени на формирование комплекта истребуемых документов, а также сокращение времени самой проверки со стороны налоговой инспекции. Да, все это применительно к камеральной налоговой проверке. Практика проведения выездной налоговой проверки при ЭДО в организации сегодня крайне мала. «И хорошо!» — скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

Почему ФНС идет навстречу

Сотрудники налоговой службы, как и все бухгалтеры, постоянно сталкиваются с проблемами, связанными с бумагой. Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов). И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях — бумагу нужно зарегистрировать, занести в систему в электронном виде, отправить на исполнение, дождаться ответа, который придется потом переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа. Это головная боль для обеих сторон: организация тратит лавину времени на подготовку документов, а ФНС лавину усилий, чтобы все это систематизировать и проанализировать. В итоге стоимость такой проверки чересчур высока, убытки терпят все. Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки. Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п. Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, вы имеете право представить их на бумаге, в том числе и если не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует. Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, так было при разработке электронного формата универсального передаточного документа. И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример — рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть — сложно. В этом вопросе ведомство не выставляет жесткие границы, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .XML является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ — рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в XML неудобно. Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая. Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.

Кстати, об обязательных форматах. Мы всерьез прогнозировали переход к обязательным электронным счетам-фактурам, но этого не последовало. Мы считаем, что это тоже своеобразный шаг навстречу налогоплательщикам.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с текстом 210 ФЗ о предоставлении государственных и муниципальных услуг.

Описание закона о переходе на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

  • промышленный ЭДО;
  • административный;
  • архивированное дело;
  • профессиональный;
  • счетоводный;
  • складской;
  • технологичный;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

  • статья 1. Область действия закона;
  • ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
  • ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
  • ст 4. Правила применения электронного документооборота;
  • ст 5. Виды ЭДО;
  • ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;
  • ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
  • ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
  • ст 9. Применение простого ЭДО;
  • ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
  • ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
  • ст 12. Средства соответствующей подписи;
  • ст 13. Засвидетельствующий центр;
  • ст 14. Свидетельство относительно проверки;
  • ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
  • ст 16. Полномочия центра;
  • ст 17. Квалифицированное свидетельство;
  • ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
  • ст 19. Итоговые положения закона;
  • статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

Важно! Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.

Скачать текст ФЗ

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует подвидов деятельности. При необходимости автоматизировать можно любую частную документацию.

Преимущества использования цифрового документооборота:

  • однократное регистрирование акта, которое позволяет безошибочно идентифицировать его в соответствующей системе;
  • одновременное выполнение нескольких операций, с помощью которых можно сократить время движения документа и повысить оперативность исполнения;
  • непрерывное движение акта, что дает возможность быстро выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • общая база, которая не позволяет дублировать документы;
  • результативный и оперативный поиск документации, даже при наличии минимальных сведений;
  • эффективная система отчетности, которая позволяет контролировать движение документа на любом этапе документооборота.

Скачать Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ в последней редакции по ссылке.

Еще вы можете изучить текст закона о почтовой связи

Изменения в законе о документообороте

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «»Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Заключается она в том, что организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что организация добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости, налоговая может потребовать и пакет иных документов.

В мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота. Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый. При этом документы для налоговой формируются, как правило, на компьютере — в финансовых учетных системах, специализированном ПО или внутренней системе электронного документооборота.

В итоге получается такой бессмысленный расход бумаги: документы, призванные храниться в электронном виде, все равно печатаются и отправляются Почтой России или курьером. В этой статье мы попытаемся разобраться в отношениях СЭД и налоговой службы, а также привести рекомендации по предоставлению документов в ФНС в электронном виде.

СЭД И НАЛОГОВАЯ: РЕГЛАМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Налоговый кодекс РФ свободно предоставляет налогоплательщикам два способа предоставления налоговой отчетности: в бумажной форме либо в электронной. Под электронными документами в ФНС подразумеваются либо цифровые документы, изначально созданные средствами программного обеспечения, либо отсканированные бумажные документы. В обоих случаях электронной подачи деклараций пакет документов должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Форма подачи документов в ФНС зависит от того, в каком виде организация получила требование на подачу налоговой отчетности. Если это письмо на бумаге, то деваться некуда — документы необходимо выгрузить из учетной системы или системы документооборота, распечатать, заверить печатью и подписью и отправить в ФНС.

Однако, в случае, если организация выразила такое желание, зарегистрировавшись на соответствующих сервисах, Минкомсвязи может прислать уведомление о подаче декларации через личный кабинет налогоплательщика на своем сайте либо через оператора электронного документооборота, к которому подключилась компания. В первом случае подача документов может происходить в электронном виде по следующим схемам:

  • электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах выгружаются из учетной системы или из системы электронного документооборота;

  • бумажные документы сканируются и переводятся в графические форматы (.JPG, .TIF). Все электронные документы, находящиеся не в установленных ФНС XML-форматах, печатаются, сканируются и переводятся в графику.

Далее формируется опись, к которой прикрепляются требуемые документы. Пакет документов с подписью подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется в ФНС через личный кабинет налогоплательщика.

Предположим, что в организации установлена СЭД и налажено управление договорами. Стоимость договоров, формируемых в СЭД, включает в себя процент налогов, который будет уплачен с каждого договора. Для подачи электронной отчетности в ФНС данные по сделкам должны быть выведены в учетную систему, способную поддерживать установленные ФНС XML-форматы. Для таких целей существуют шлюзы интеграции с учетной системой, которые способны поддерживать функции XML-хранилища документов, из которых учетная система сможет забирать данные для налоговой отчетности. При наличии такой системы документооборота подсчитать и задекларировать, сколько налогов было уплачено с каждой сделки, будет гораздо проще. А единое XML-хранилище финансовых документов позволит СЭД забрать отчетность в нужном XML-формате для последующего сведения в пакет документов.

Отчетные документы, существующие в бумажной форме, необходимо сканировать. Хорошо, если в организации заведен эффективный регламент обязательного сканирования бумажных документов и ввода их в СЭД, интегрированную со сканером. В этом случае документы в электронном виде будут поступать в единое хранилище документов в нужных для подачи в налоговую форматах, будь то JPG или TIF.

Формирование описи документов становится гораздо более удобным при аккуратном ведении канцелярии в СЭД. Автоматическое формирование канцелярской отчетности в виде описи документов для налоговой упрощает создание пакета документов для электронного документооборота с налоговой.

Наконец, свести все документы в единый пакет и подписать ЭП тоже гораздо проще через СЭД — при условии, что программа поддерживает усиленную квалифицированную электронную подпись. В СЭД ТЕЗИС усиленная квалифицированная ЭП на базе технологий CryptoPro (кстати, официально аккредитованных ФНС) поддерживается, начиная с версии 4.1.

СЭД И НАЛОГОВАЯ ВЫЕЗДНАЯ ПРОВЕРКА: КАК ПРЕДЪЯВИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Регламентом для предоставления документов при выезде налоговой в организацию налогоплательщика является информативное письмо ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок». Оно распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Согласно ему, налоговый инспектор должен провести проверку документа по следующему алгоритму:

  • визуально изучить документ на предмет наличия всех необходимых реквизитов;

  • оценить правильность подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;

  • провести правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;

  • провести проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации установлена СЭД, то налоговому инспектору должен быть предоставлен полный доступ ко всем программным средствам хранения документов, для проведения процедуры налоговой проверки.

То есть, инспектор должен получить рабочую станцию с доступом к системе электронного документооборота, а также набором программ для просмотра документов, выгружаемых из СЭД. Это, в первую очередь, пакет офисных программ (для просмотра неформализованных документов в форматах DOC(X), XLS, PDF), графическое ПО для просмотра сканированных копий документов (JPG, TIFF). И, разумеется, СЭД должна поддерживать выгрузку документов во всех указанных форматах — либо в форме выгрузки вложений, либо в форме автоматической генерации файла, например Excel, на основе таблиц в СЭД.

Встроенная функциональность генерации PDFиз XML позволит сформировать для выездного инспектора удобную форму просмотра налоговой отчетности, выгружаемой из учетной системы, и подписать ее ЭП, как и все остальные документы. Такую форму подачи документов на проверку ФНС считает приемлемой.

Кстати, о доступе. Инспектору ФНС, приехавшему в компанию проверить финансовую отчетность, вовсе не обязательно видеть остальные документы компании. Поэтому гибкая подсистема безопасности, присущая современным СЭД, позволит оградить их от постороннего глаза. В СЭД ТЕЗИС настройки безопасности заложены на глубинном уровне. Инспекторов налоговой можно ограничить при помощи механизма групп доступа к документам, которые будут определять, какие документы им видны, а какие — нет. Или вообще создать в системе отдельную роль — «Инспектор ФНС», с помощью которой «урезать» СЭД на уровне интерфейса и отдельных его элементов исключительно до функций просмотра финансовой отчетности. Таким образом, защита конфиденциальных документов в СЭД от налоговой будет организована грамотно.

Наконец, СЭД, установленная в компании, должна иметь интеграцию со средством криптографической защиты информации и иметь функциональность, позволяющую инспектору просмотреть и проверить информацию о подлинности электронной подписи. В СЭД ТЕЗИС такая возможность реализована прямо в карточке документа. Модуль «КриптоПро» позволяет обратиться в удостоверяющий центр ЭП прямо из карточки и подтвердить, является ли подпись подлинной.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С НАЛОГОВОЙ: ОПЕРАТОР ЭДО ИЛИ ВНУТРЕННЯЯ СЭД?

Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.

Можно приводить много аргументов «за» и «против» с обеих сторон. С одной стороны, внешние операторы ЭДО куда эффективнее подготовлены к работе именно с налоговой: они предлагают функциональность автоматической генерации накладных, счетов-фактур и так далее, и все это — в форматах, предписанных ФНС. Следует заметить, что все это может делать и гибкая, грамотно настроенная СЭД, имеющая механизмы работы с XML или возможность их создать.

С другой стороны, внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: отдавая свои документы во внешнюю среду вы, фактически, отдаете их в чужие руки. Да и подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор ЭДО) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной. В случае же внутренней СЭД то, что должно быть внутри компании, останется внутри компании.

При этом оба вида вендоров документооборота одинаково хорошо работают с усиленной квалифицированной ЭП, так как для обоих ее реализация регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи». Так что выбор технического способа реализации электронного документооборота с налоговой остается за заказчиком.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В статье мы немного поговорили об электронном документообороте с налоговой и представили свое видение его организации в соответствии с законодательством. Мы также дали рекомендации по организации документооборота при налоговых проверках при помощи стандартной внедряемой СЭД.

Сюда входит интеграция СЭД с учетной системой и организация общего XML-хранилища, интеграция СЭД со сканером и аккуратное сканирование важных для налоговой документов, ведение канцелярии и выбор продукта, поддерживающего усиленную квалифицированную ЭП. Пережить выездную налоговую проверку сильно помогут гибкая подсистема безопасности СЭД, механизмы выгрузки данных в различных форматах и интеграция с центром проверки подлинности электронной подписи.

ФНС, как и любая организация, имеющая дело с финансами, находится на передовом крае современных информационных технологий (достаточно вспомнить, что первыми программами для ЭВМ, после военных, были именно финансовые). Налоговой службе ежедневно приходится обрабатывать тысячи документов, поэтому электронный документооборот в данной сфере всем понятен — и даже приветствуется.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх