Электронный документооборот в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа

первичный

сводный

Общая информация

наименование формы и экономического субъекта

Период

дата составления

период ведения

Данные

описание факта хозяйственной жизни

Числовое выражение

выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах

сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении

Заверение

должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

  • оборот товарно-материальных ценностей;
  • расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  • движение денежных средств.

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Важно!

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на , утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

  1. Создание документа или его получение от контрагентов.
  2. Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
  3. Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
  4. Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
  5. Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.

Оформление первичных бухгалтерских документов

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.

Хранение бухгалтерских документов (правила и сроки)

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.

Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.

Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.

Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.

Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.

Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.

К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

Важно!

Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Вывод

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.

Заказать услугу

Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.

Что говорит закон об электронных документах?

Понятие документа закрепляет Федеральный Закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (действующая редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов». Так, документ – материальный носитель, который содержит текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию, а также реквизиты владельца, предназначенную для передачи, хранения и использования физическими и юридическими лицами.

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Термин электронного документа (далее ЭД) дан в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ (действующая редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, ЭД – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Отличия образа документа от электронного документа

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Быстрое внедрение юридически значимого ЭДО с контрагентами

Виды электронных документов

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Аналогично обстоят дела с обращениями в суд. Иски, ходатайства и другие файлы разрешено отправлять в электронном виде. При обращении в арбитражные суды подача электронных документов происходит через сервис «Мой арбитр». Для отправки документов в суды общей юрисдикции нужно создать личный кабинет на сайте ГАС «Правосудие» и воспользоваться вкладкой «Подача процессуальных документов в электронном виде». В обоих случаях заполняются необходимые формы, загружаются документы, которые подписываются усиленной квалифицированной подписью.

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

  • Договоры;
  • Контракты;
  • Соглашения;
  • Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Рис. 1 Электронная подпись

Отдельно отметим, что работу с «первичкой» в электронном виде регулирует и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (действующая редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» и ст. 169 НК РФ, где прописаны аспекта обмена первичными документами в таком формате.

Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.

Бесплатная
консультация
экспертаОльга Сергеева Руководитель проектов Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Требования к электронным документам

Формат и критерии составления электронных документов продиктованы законодательством, а также деловыми традициями и здравым смыслом. Для систематизации требований к ЭД уместно разделить их на 3 группы:

  • Законодательно прописанные требования к содержанию документа. Они распространяются как на бумажные, так и на электронные акты. Нарушение данных правил ведет к тому, что документ автоматически теряет юридическую силу, неважно, подписан он ЭП или нет.
  • Требования специального нормативного регулирования, к которым относится необходимая форма ЭП, возможность составления документа в электронном виде, необходимость создания копии на бумаге.
  • Особый вид правил, относящийся к конкретному виду документов. Такие правила вносят ограничения или предоставляют дополнительные возможности. Например, особым видом таких правил могут являться требования по форме ведения электронного документа. Например, это регламентировано для счет-фактур и многих других документов первичной бухгалтерской документации.

Эти требования важно учитывать при переходе с бумажных документов на электронные. Определившись с видами документов, которыми организация будет обмениваться и хранить в электронном виде, по каждому из них нужно отследить все существующие регламенты и нормативные акты, так как они могут касаться нескольких видов, особенно, если речь идет о регламентированном учете. Если у вас возникнут сложности при переводе организации на электронный документооборот, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы осуществляем все виды работ в области построения систем ЭДО и подготовки на них организаций самого разного масштаба.

Преимущества и недостатки электронных документов

Спорить с тем, что за цифровым документооборотом будущее, довольно сложно. Оцифрованная информация при должной организации электронного архива в разы сохраннее, чем любые другие аналоги. При обмене документами через операторов хранение документов гарантирует сам оператор, чем упрощает процесс организации электронного архива (поэтому важно при выборе оператора ЭДО уточнить сроки и условия хранения документов).

Рис.2 Преимущества ЭДО

Если говорить об отдельно взятом предприятии, документы в электронном виде обладают следующими преимуществами:

  • Документооборот происходит мгновенно: процесс подписания и передачи любой документации ускоряется, что влияет на показатель эффективности работы сотрудников и как следствие организации;
  • Отсутствие необходимости хранения документации на бумажном носителе, т.к. ведение электронного документооборота предполагает и процесс архивирования документов в электронном виде;
  • Отпадает необходимость в помещениях для хранения архива и их аренде, т.к. все хранение происходит на серверах организации, на серверах оператора ЭДО или при помощи облачного сервиса;
  • Ускорение поиска нужной документации в архиве и доступность архива из самой программы оперативного учета ЭДО, при условии интеграции между системами;
  • Высокий уровень безопасности относительно форс-мажорных ситуаций, т.к. производится резервное копирование всех имеющихся документов;
  • Возможность предоставления отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через специальные программы операторов или через государственные порталы.

Электронный вид документа имеет сугубо технические недостатки, как пример, недостаточный уровень владения ПК возрастными группами сотрудников. При этом некоторые организации – как государственные, так и частные, – до сих пор не поддерживают электронный документооборот, соответственно, для них придется поддерживать параллельный документооборот в бумажном виде.

Также можно упомянуть о затратах, сопутствующих переходу на ЭД. Но здесь все зависит от масштаба компаний, целей внедрения и требований к безопасности, существующих на предприятии. Например, предприятия, работающие с гостайной или конфиденциальной информацией своих клиентов, обязаны соблюдать установленные законом требования к шифрованию и оборудованию.

Компании, которой просто нужно вести юридически значимый документооборот, даже если это достаточно крупная компания, нужно приобрести минимальный софт для работы с ЭД, подключиться к оператору или воспользоваться «комплексным» пакетом, например WA:ЭДО. WA:ЭДО позволяет обмениваться документами с контрагентами, подключенными к различным операторам без потери времени пользователя на настройку роуминга (что может занять несколько дней).

Быстро внедрим ЭДО без роуминга с расширенным функционалом

Подводя итог, следует сказать, что современное общество быстро учится пользоваться достижениями технического прогресса. По оценкам статистических бюро в США уже более 86% документов циркулирует исключительно в «облаке», и с каждым годом процент растет. Аналогичная ситуация наблюдается и в других странах. Например, в Китае уже ведутся разработки по созданию тотальной криптографической системы документооборота, которая в состоянии полностью заменить бумажные документы. Более того, она не нуждается в отдельных ЭП, частных серверах, каналах трафика, что делает себестоимость ее эксплуатации близкой к нулю.

Учитывая все это, имеет смысл уже сейчас начинать переходить на ЭД, разобравшись в особенностях работы с данным форматом документов. Если у вас остались вопросы по электронным документам и ЭП, внедрению ЭДО и СЭД, а также электронному кадровому документообороту и созданию электронного архива, обращайтесь к нашим специалистам, которые готовы оперативно решить ваши задачи.

ИА ГАРАНТ
Организация в ходе своей деятельности оформляет счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ. Планируется организовать электронный документооборот. Каков порядок организации электронного документооборота? Какие изменения необходимо внести в учетную политику? Каковы сроки хранения электронных документов?
Организация электронного документооборота
В соответствии с положениями пп. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами, которые в настоящее время не утверждены.
Стоит отметить, что в настоящее время понятия «электронный документооборот», «система электронного документооборота» не раскрыты в законодательстве по бухгалтерскому учету. В то же время определение законодательно определен термин «электронный документ». Согласно пп. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Аналогичное понятие содержит и ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ).
Отметим, что в основе системы электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) и технология потоков управления определенными работами. Технологии электронного документооборота обеспечивают движение документов по заданному алгоритму и управляют заданиями по обработке документа согласно модели управления, заданной ее разработчиками.
Главное назначение системы электронного документооборота — это организация хранения, создания, обработки, согласования электронных документов, а также работы с ними.
К электронным документам применяются общие правила делопроизводства. При этом главным назначением системы электронного документооборота является организация хранения, создания, обработки, согласования электронных документов, а также работы с ними.
Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации устанавливается внутренними документами компании.
Положениями ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Особенность электронного документа заключается в том, что при передаче внешним пользователем, документ заверяется электронной подписью. Документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и проверки его с подлинным документом.
Система электронного документооборота должна:
— соответствовать требованиям делопроизводства;
— содержать механизмы согласования, утверждения и контроля над исполнением документов;
— поддерживать функции создания резолюций;
— предоставлять возможность ознакомления сотрудников с внутренними документами и приказами, осуществлять автоматическую рассылку электронных писем, уведомлений и документов, формировать дела.
Следовательно, внедрению системы электронного документооборота в организации должна предшествовать регламентная работа.
При этом система электронного делопроизводства должна обладать следующими возможностями: ввод, подготовка и редактирование документов; составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера; ввод и обработка сведений о документах; осуществление контроля исполнения документов; систематизация документов, формирование папок (дел); хранение и поиск документа; обмен документами с руководителем и сотрудниками; пересылка документов адресату; экспертиза ценности документов и их архивирование; составление отчетных данных о работе с документами; создание единого архива электронных документов.
Для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись и специальное программное обеспечение.
Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)).
При этом необходимо отметить, что Закон N 63-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи (ст. 5):
простая электронная подпись (электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом);
неквалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая:
1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4) создается с использованием средств электронной подписи);
квалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ)).
Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст. 3 Закона N 1-ФЗ).
Таким образом, хоть законодательно понятие электронного документооборота и не закреплено, но при этом, как следует из анализа приведенных норм, даны реальные механизмы для его реализации.
Следовательно, при принятии решения о введении системы электронного документооборота компания должна будет:
— издать локальный акт о введении такой системы, можно также разработать специальное положение*(1);
— выбрать организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота, определиться с условиями работы и заключить с ней соответствующий договор;
— внести соответствующие изменения в учетную политику организации. По нашему мнению, в учетной политике должно быть указано, что документы по определенным хозяйственным операциям или с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде. Это может быть распространено на всю деятельность хозяйствующего субъекта;
— указать на наличие обязательного электронного документооборота в соглашениях с контрагентами.
Документы, подписанные электронной подписью
Согласно положениям ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, первичные учетные документы, только при наличии подписи соответствующих должностных лиц организации, принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Как уже отмечалось нами ранее, согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Следовательно, первичные документы могут быть составлены в электронном виде и признаваться легитимными только в случае подписания их электронной цифровой подписью (или электронной подписью). К аналогичному мнению пришло и налоговое ведомство в своем письме от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@.
Все это касается как актов выполненных работ, так и накладных. Так, Минфин России в своем письме от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491, указал, что накладная, оформленная в электронном виде и подписанная электронной цифровой подписью, может являться одним из документов, подтверждающих расходы, осуществленные налогоплательщиком.
Минфин России неоднократно выпускал письма, в которых пояснял, что в целях документального подтверждения расходов налогоплательщик наряду с документами на бумажных носителях может использовать документы, оформленные в электронном виде и подписанные (заверенные) электронной цифровой подписью (или квалифицированной электронной подписью) лица, ответственного за совершение хозяйственных операций в организации (смотрите, например, письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 01.02.2011 N 03-03-06/1/47).
Относительно счета-фактуры в электронной форме отметим следующее. Пунктом 1 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счет-фактура может быть, в частности, составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом счета-фактуры составляются в электронной форме при соблюдении следующих условий:
— по взаимному согласию сторон сделки;
— при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Форматы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее — Порядок N 50н). Согласно п. 1.3 данного Порядка выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что налогоплательщики могут не только использовать электронный способ составления счетов-фактур, но и вести в электронном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, дополнительные листы книг покупок и продаж, не распечатывая документы на бумаге. По нашему мнению, перечисленные документы могут существовать одновременно с бумажными, так и быть только в электронном виде.
При этом стоит отметить, что согласно положениям Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом N 402-ФЗ или Налоговым кодексом РФ не определены (письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139).
Таким образом, при соблюдении указанных выше требований все первичные учетные документы, надлежащим образом оформленные и подписанные с помощью электронной цифровой подписи (квалифицированной электронной подпись), являются первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета. Поскольку в соответствии с положениями ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Хранение документов, подписанных электронной подписью
Прежде всего отметим, что в соответствии с частями 1 и 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (смотрите также п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Стоит отметить, что действующее законодательство не содержит норм, регулирующих порядок хранения документов, которые ведутся в электронном виде. Вместе с тем, по мнению Минфина России, первичные документы и документы бухгалтерского учета могут храниться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом хранение таких документов на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с положениями Закона N 1-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации (письма Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202, от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383). При этом сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. Для некоторых документов другими нормативными актами установлены и иные сроки хранения.
Так, например, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур (п. 1.13 Порядка N 50н). При этом счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (смотрите письмо ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).
Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, являющихся приложением N 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
Следовательно, порядок хранения первичных документов экономический субъект устанавливает самостоятельно.
Получение документов, подписанных электронной подписью (электронный документооборот в организации не введен)
Согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Согласно п. 1.5 Порядка N 50н счет-фактура в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком N 50н.
Согласно п. 1.10 Порядка N 50н датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (далее — подтверждение). При этом счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (далее — извещение), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. Процесс электронного документооборота выглядит следующим образом. Продавец формирует счет-фактуру, проверяет действительность своей ЭЦП, подписывает ею счет-фактуру и, если нужно, зашифровывает его. При этом продавец должен сохранить у себя подписанный счет-фактуру в электронном виде. Далее файл счета-фактуры в электронном виде направляется покупателю через оператора продавца.
Согласно положениям Порядка N 50н все документы, применяемые в процессе выставления и получения счетов-фактур, должны быть подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП) соответствующего участника документооборота (п.п. 2.4-2.15, 2.17 Порядка). Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через операторов электронного документооборота.
Если покупатель не получил счет-фактуру в электронном виде, продавец может составить такой счет-фактуру на бумажном носителе, после чего перевыставление документа в электронном виде не допускается (смотрите Вопрос: Что представляют собой электронные форматы счетов-фактур? (размещенный на сайте Управления Федеральной налоговой службы России по Тамбовской области http://www.r68.nalog.ru )).
Следовательно, как уже отмечалось нами ранее, для получения счет-фактуры в электроном виде должно быть соблюдено два условия: взаимное согласие сторон сделки (это может быть выражено в акцепте оферты (смотрите, например, постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.05.2014 N 20АП-1574/14, Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 N 03АП-6840/13) и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Медведь Светлана
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Система документооборота в бухгалтерском учете

Документооборот — это движение документов по организации от момента их создания или получения от других организаций до момента их бухгалтерского учета и передачи на долговременное хранение.

Документооборот организации должен осуществляться в соответствии с заранее составленным графиком, который является частью её учетной политики. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением с указанием сроков их исполнения.

Срок хранения большинства первичных документов — пять лет, Некоторые малозначительные документы могут храниться меньшее время. Личные дела работников, любые документы, которые отражают их персональные достижения должны храниться 75 лет. Учредительные документы организации и годовые отчеты должны храниться вечно.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

— составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

— передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

— проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

— обработка документа в бухгалтерии:

* таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

* группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

* котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

— сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх