Форма электронного документа

Вопрос 5. Классификация документов

Классификация документов- распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. 2. Условно документы можно разделить на следующие группы: по способу документирования: рукописные; электронные;

• графические;

кино-, фото -, фонодокументы;

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические;

по месту составления:

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (составленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

«Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли); «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну); «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

«Коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты);

по происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

1. Электронный документ- документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея; бумажном носителе;

ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде. При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон. Преимуществаиспользования электронных документов:

компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК; компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов; с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния; хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов; уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления;

уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;

появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:

прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу; исправления вносятся в проект документа;

одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткамэлектронных документов можно отнести: недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

необходимость наличия технических средств для прочтения; возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

3. Электронный документооборот- процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документа — участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа — участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов. Электронный документооборотрегулируется нормативными актами:

государственными;

межотраслевыми;

отраслевыми;

локальными (предприятия).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:

на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Поэтому электронный документооборот называют также автоматизированным делопроизводством.Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли. Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования — 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:

защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;

возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;

возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.

Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере госуслуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина «электронный документ». Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Ранее в связи со вступлением в силу в течение первой половины 2010 года федеральных законов от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» госорганы и органы местного самоуправления стали обязаны обеспечивать доступ к информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета. Основные принципы взаимодействия граждан и организаций с госорганами через Интернет закреплены в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 478.

Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью. Напомним, что ЭЦП — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также убедиться в отсутствии искажения информации в электронном документе.

Поправки в законодательство внесены в рамках реализации Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65). Изначально она была рассчитана на период до 2010 года, но сейчас сроки ее реализации продлены на 2 года.

ГОСТ Р 7.0.95-2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики

ОКС 01.140.30

Дата введения 2016-07-01

Предисловие

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская государственная библиотека», Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская национальная библиотека», Федеральным государственным бюджетным учреждением «Президентская библиотека им.Б.Н.Ельцина», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук»

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 декабря 2015 г. N 2127-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные виды электронных документов, соответствующие условиям работы библиотек, необходимый набор характеристик, технико-технологические параметры, метаданные электронных документов, их выходные сведения; приводит необходимые термины и их определения.
Настоящий стандарт не распространяется на электронные документы и формы документов сферы управления и делопроизводства, документы, требующие электронную подпись, компьютерные программы, документы и данные, предназначенные исключительно для компьютерной обработки; финансовые документы и документы ограниченного распространения.
Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, органов научно-технической информации, организаций, официально выпускающих в публичное обращение электронные документы с целью их массового использования.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения
ГОСТ 7.69 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
ГОСТ 7.70 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описания баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик
ГОСТ 7.73 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.83 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения
ГОСТ Р 52292 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
ГОСТ Р ИСО 23081-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 архивирование электронного документа: Сохранение электронного документа или его копии в обособленном физическом или логическом пространстве для надежного долговременного хранения и последующего использования, при соблюдении условий защиты информация от утраты, внесения изменений и деградации.

3.2 версия электронного документа: Формально идентифицированное качественное состояние содержания электронного документа на определенной стадии (этапе) его разработки, содержащее дополненные или обновленные материалы.

3.3 визуализация: Отображение информации в доступной для восприятия человеком форме.

3.4 выходные сведения электронного документа: Совокупность данных, всесторонне характеризующих электронный документ и предназначенных для его однозначной идентификации, библиографической обработки, статистического учета и информирования потребителей.
Примечание — Выходные сведения электронного документа составляют часть его метаданных.

3.5 доступ к электронному документу: Обращение к электронному документу, размещенному на устройстве, отличном от устройства пользователя.

3.6 идентификатор электронного документа: Признак электронного документа, который однозначно определяет документ.
Примечание — Идентификатор может быть любого типа (по усмотрению правообладателя электронного документа; оператора хранилища электронных документов и т.д.). Идентификатором могут выступать цифровые, буквенные или составные признаки, например, на основе зарегистрированных идентификаторов или кодов ISBN, ISSN, ISMN, DOI.

3.7 идентификация электронного документа: Анализ электронного документа по уникальному признаку с целью опознания документа, отнесения к конкретному классу/виду, типу.

3.8 информационная единица: Файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое для представления содержания.

3.9 конвертирование: Преобразование данных из одного формата в другой, обычно с сохранением основного логически-структурного содержания информации.

3.10 контекст электронного документа: Сведения об обстоятельствах создания, контроля, использования, хранения и управления электронным документом, а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.

3.11 копирование электронного документа: Процесс повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания без каких-либо потерь структуры или содержания.

3.12 метаданные: Структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа.

3.13 неопубликованный электронный документ: Электронный документ, не прошедший редакционно-издательскую подготовку и не рассчитанный на широкое распространение.

3.14 обнародованный электронный документ: Электронный документ, правомерно введенный в гражданский оборот и публично предоставленный для всеобщего сведения в доступ путем размещения на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
Примечания

1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.

2 Документы, неправомерно представленные для всеобщего сведения, не подлежат использованию в сфере информации, библиотечного и издательского дела и в настоящем стандарте не рассматриваются.

3.15 опубликованный электронный документ: Электронный документ, прошедший редакционно-издательскую обработку, имеющий выходные данные и предназначенный для публичного доступа на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.
Примечания

1 Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.

2 Опубликованный электронный документ, предназначенный для распространения в неизменном виде, является электронным изданием.

3.16 открытый формат: Свободная от лицензионных ограничений при использовании общедоступная спецификация (стандарт) хранения цифровых данных, позволяющая переносить их с одной программной платформы на другую без искажения формы, структуры, содержания.
Примечания

1 Открытый формат не тождественен свободной лицензии на использование.

2 Открытость заключается в доступности спецификаций и соответствии открытого формата электронного документа, понятие свободы относится к передаче прав и является одной из моделей лицензирования.

3.17 оцифровка (оцифровывание): Технология создания копии аналогового документа в цифровой форме.

3.18 размер электронного документа (файла): Автоматически определяемое компьютером количество информации в файле (или файлах, образующих электронный документ) в стандартных единицах.
Примечания

1 Стандартными единицами измерения размера электронных объектов являются производные от понятия «байт», например, килобайт, мегабайт, гигабайт.

2 Фактический объем дискового пространства, занимаемого файлом, зависит от конкретной файловой системы.

3.19 редакция электронного документа: Исправленный вариант существующего электронного документа или одной из его версий (локализация; изменение формы/оформления; непринципиальные изменения содержания, не ведущие к качественному преобразованию, например, исправление ошибок, перестановка абзацев и т.д.).
Примечание — Редакция электронного документа может не иметь обязательного формального идентификатора.

3.20 реквизит электронного документа: Обязательный элемент метаданных электронного документа, который содержит конкретную характеристику документа, имеет имя и значение.

3.21 содержание (контент) электронного документа: Информация (сведения), содержащаяся в документе и отражающая его смысл, независимо от формы представления этой информации.

3.22 сохранение электронного документа: Комплекс мер, предпринимаемых для сохранения внешнего вида, функциональности и содержания электронного документа.

3.23 схема метаданных: Унифицированные набор и структура представления элементов метаданных, предназначенный для формального описания электронных документов.

3.24 формат данных: Конкретная форма представления данных, в которой установлены ограничения типа данных.
Примечание — Формат файла является частной формой формата данных.

3.25 формат электронного документа (файла): Определенная спецификация, описывающая структуру файла, в соответствии с которой осуществляется его интерпретация, передача по сети в виде потока данных и хранение.

3.26 целостность электронного документа: Характеристика (состояние) электронного документа, предусматривающая полноту и неизменность его содержания и оформления, а также гарантирующая контроль и фиксирование по установленным правилам всех вносимых в документ изменений, дополнений и удалений.

3.27

электронный документ: Документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения:

3.28 электронный носитель информации/электронный носитель данных: Материальный объект, используемый для записи, хранения и воспроизведения цифровой информации.

4 Структура и свойства электронных документов

4.1 Под электронным (информационным) ресурсом понимаются электронные данные (информация в виде чисел, букв, символов, изображений, звуков или их комбинаций) и поддерживающие их программно-технологические средства.

4.2 Под электронным объектом понимается файл (совокупность файлов), формируемый в компьютерной программе пользователя или в автоматизированной системе и содержащий в зафиксированном виде данные, предназначенные для восприятия с помощью средств вычислительной техники.

4.3 Электронный документ обладает признаками по форме представления:
— внутреннее представление;
— внешнее представление.
Примечания

1 Внутренним представлением является кодированная запись информации, создаваемая и воспринимаемая программно-технологическими средствами.

2 Внешним представлением является воспроизведение электронного документа в пригодной для восприятия человеком форме.

4.4 Состав электронного документа:
— содержательная часть (контент);
— реквизитная часть (метаданные).
Примечания

1 Содержательная часть может состоять (раздельно или в любом сочетании) из текстовой, изобразительной, аудио, мультимедийной информации.

2 Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов, каждый из которых имеет уникальные характеристики (например, имя, размер).

3 Взаимодействие частей электронного документа обеспечивается соответствующими программно-технологическими средствами.

4.5 Структура электронного документа:
— физическая или техническая структура;
— логическая структура (отношения между элементами, составляющими документ).

4.6 Под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа.

5 Виды электронных документов

Электронные документы классифицируются следующим образом:

5.1 По природе основной информации:
— на текстовый электронный документ — электронный документ, основу содержания которого составляет текстовая информация;
— на изобразительный электронный документ — электронный документ, основу которого составляют целостные (графические) образы объектов, представленные в форме, не предусматривающей посимвольной обработки;
— на электронный аудиодокумент — электронный документ, содержание которого составляет информация в форме, предназначенной для прослушивания;
— на мультимедийный электронный документ — электронный документ, в котором элементы различной природы основной информации воспроизводятся взаимосвязано при помощи соответствующих программно-технологических средств.
Примечания

1 К изобразительным документам относятся графические электронные документы, содержание которых составляет визуальное представление объектов, например, в виде растровой или векторной графики.

2 К изобразительным документам относятся электронные документы, содержание которых составляет информация в форме последовательных связанных элементов, представление которого воспринимается в движении.

3 Текстовые электронные документы могут содержать отдельные элементы графических образов объектов. Такие документы составляют отдельный подкласс текстовых документов, для представления которых требуются средства компьютерной графики.

4 Изобразительные электронные документы могут также содержать текстовую информацию.

5.2 По составу элементов:
— на однородный электронный документ, состоящий из объектов одной знаковой природы и одинаковых динамических характеристик;
— на разнородный (смешанный) электронный документ, имеющий в своем составе объекты различной знаковой природы и разных динамических характеристик.

5.3 По динамическим характеристикам:
— на статичный электронный документ — электронный документ, внешнее представление которого неизменно во времени (неподвижно);
— на динамичный электронный документ — электронный документ, содержащий информацию в форме последовательных связанных элементов, и представление которого изменяется во времени (воспринимается в движении).

Примечание — Если документ имеет смешанный состав по динамическим характеристикам, его относят к динамичным электронным документам.

5.4 По количеству элементов:
— на простой электронный документ, реализованный в виде одного файла;
— на составной электронный документ, реализованный в виде набора файлов, состоящих из нескольких информационных единиц.
Примечание — Набор файлов может состоять из однородных или разнородных информационных единиц, связанных или не связанных друг с другом прямыми ссылками.

5.5 По структуре контента:
— на линейный электронный документ с последовательной линейной связью информационных единиц (например, электронная книга);
— на гиперссылочный электронный документ с пространственной нелинейной системой ссылочных отношений.

5.6 По происхождению контента:
— на самостоятельный электронный документ (документ, созданный изначально в цифровой форме);
— на копию аналогового документа (ранее не представленного в электронной форме);
— на редакцию электронного документа;
— на версию электронного документа.

5.7 По соотношению с исходным источником:
— на самостоятельный электронный документ, созданный впервые в электронной форме;
— на копию электронного документа, под которой понимается результат процесса повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания.
Примечания

1 При создании копии возможно изменение формы, оформления, формата и т.п., но не его содержания.

2 Копирование производится как с аналогового (цифровая копия аналогового документа), так и с электронного документа — с оригинала, версии, редакции, другой копии.
— на компиляцию электронного документа (составление контента электронного документа на основе использования/заимствования данных из уже существующих электронных документов);
— на конвертированный электронный документ (перевод электронного документа из одного формата в другой);
— на трансформированный электронный документ (документ, переведенный из одной знаковой системы в другую).

Примечание — К наиболее распространенным способам трансформации относят автоматическое распознавание текста, речи; автоматический перевод текста; автоматический синтез речи.

6 Технологические характеристики электронного документа

6.1 Технологические характеристики электронного документа образованы типом данных, материальной формой носителя, средой бытования, программно-аппаратной средой, форматами хранения и представления.

6.2 В число типов данных, образующих электронный документ, входят: цифра, знак, буква; специальные элементы оформления (например, списки, таблицы); различные типы изображений (статичное или динамичное), аудиоданные, видеоданные.

6.3 Среда бытования электронного документа определяется технологией его распространения, режимом доступа и характером взаимодействия с пользователем.

6.3.1 Электронные документы по технологии распространения:
— локальный электронный документ, предназначенный для использования в режиме локального доступа и распространяемый в виде идентичных экземпляров (тиража) на съемных машиночитаемых носителях и/или файлов для использования на специализированных устройствах для воспроизведения текста, звука, изображения;
— электронный документ сетевого распространения, удаленный доступ к которому осуществляется с другого компьютера, или иного специализированного устройства через информационно-телекоммуникационные сети;
— электронный документ комплексного распространения, часть элементов которого предназначена для локального использования, другая часть элементов предназначена для распространения через информационно-телекоммуникационные сети.

6.3.2 Электронные документы по режиму доступа:
— открытый доступ;
— ограниченный доступ.

6.3.3 Электронные документы по характеру взаимодействия с пользователем:
— детерминированный электронный документ, способ взаимодействия с которым определен производителем и не может быть изменен пользователем.
— интерактивный (недетерминированный) электронный документ, способ взаимодействия с которым прямо или косвенно устанавливается пользователем в соответствии с его интересами, целями, уровнем подготовки и т.п. на основе информации и с помощью алгоритмов, определенных производителем.

6.4 Технологическое обеспечение электронного документа включает информационно-технологическую конструкцию, условия воспроизведения, платформу и способ его установки.

6.4.1 Информационно-технологическая конструкция — по ГОСТ Р 7.0.83.

6.4.2 По условиям воспроизведения выделяют:
— платформозависимые электронные документы, доступные для просмотра на одной аппаратной платформе и/или операционной системе;
— платформонезависимые (кроссплатформенные) электронные документы, доступные для просмотра более чем на одной аппаратной платформе и/или операционной системе.

6.4.3 По способу установки:
— документ, воспроизводимый без установки на жесткий диск компьютера — автоматическое воспроизведение документа или воспроизведение документа при выборе файла или ссылки;
— документ, воспроизводимый с установкой на жесткий диск компьютера — выполнение действий по установке программно-технологического средства для последующего воспроизведения.

7 Идентификация электронного документа

7.1 Типы метаданных:
— описательные метаданные (данные для поиска и идентификации содержания электронного документа);
— структурные метаданные (данные о том, каким образом расположены и соединены элементы содержания);
— административные метаданные (данные для управления и обеспечения сохранности электронного документа, включая технические и правовые аспекты);
— идентификационные метаданные (данные, которые однозначно определяют объект).

7.2 Типы реквизитов электронного документа:
— справочные реквизиты электронного документа включают реквизиты, интерпретация которых не зависит от конкретной реализации электронного документа;
— сервисные реквизиты электронного документа, под которыми понимают реквизиты, интерпретация которого обусловлена конкретной реализацией электронного документа в конкретной среде его существования.
Примечание — К сервисным реквизитам относят «имя файла», «дата создания файла», «размер файла».

7.3 Реквизиты электронного документа состоят из двух частей:
— переменная часть реквизитов документа, которая соответствует его жизненному циклу (шрифт, разрешение, степень сжатия);
— постоянная часть реквизитов документа, которая отражает сущность документа и его индивидуальные особенности (содержание, дата создания и т.д.).

7.4 Выходные сведения электронного документа содержат следующие элементы:
— титульные данные;
— сведения об авторе(ах) и других физических и юридических лицах, участвовавших в создании электронного документа;
— заглавие к тексту или общее заглавие;
Примечание — При отсутствии заглавия к тексту или общего заглавия в электронном документе библиографирующее учреждение может само дать общее заглавие, либо использовать первые строки произведения, первые кадры фильма, первые фразы аудиодокумента.
— форму содержания электронного документа, которая определяется по природе основной информации (например, текст, звукозапись, аудиовизуальное изображение);
— указание сайта организации или персонального сайта, на котором размещен электронный документ;
— дату, место и время создания электронного документа;
— вид электронного документа (например, электронное издание, электронное письмо, реклама, сообщение в социальных сетях);
— идентификационный номер, который используется для регистрации электронного документа;
— соотношение с исходным источником (оригинальность);
— область физической характеристики, в которой указываются формат, размер, программно-аппаратная среда электронного документа, дата обновления и др.;
— область местонахождения, в которой указываются идентификатор коммуникационного устройства в сети (например, IP-адрес), адрес сайта в сети интернет (URL), место хранения физического носителя и т.п.;
— минимальные системные требования;
— библиотечную спецификацию, которая содержит срок хранения, учетный номер документа в библиотечном фонде;
— знак информационной продукции.

7.5 Выходные сведения для электронного издания — по ГОСТ Р 7.0.83.

7.6 Порядок составления библиографической записи электронного документа — по ГОСТ 7.1.

7.7 Блоки универсального набора метаданных:
— данные об электронном документе как интеллектуальном объекте (сведения о создателе, заглавии/названии, ответственности, содержании и языковой принадлежности);
— сведения об электронном документе как о физическом объекте (формат, размер, компоненты, адресная информация);
— характеристики жизненного цикла электронного документа (даты и иные параметры времени);
— данные о связи конкретного электронного документа с другими электронными документами (сведения о версии, взаимном цитировании, отношениях «род-вид» и «часть-целое»);
— сведения о доступе к электронному документу (условия, права и правила использования).

7.8 Способы связи между метаданными и электронным документом:
— метаданные содержат в записи, которая хранится отдельно от описываемого электронного документа;
— метаданные хранят непосредственно в электронном документе и извлекают из него по мере необходимости.

Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2018

Форматы — это различные типы электронных текстовых файлов, которые поддерживаются тем или иным устройством для чтения электронных книг (читалкой, ридером). В интернет-магазинах и электронных библиотеках наиболее распространенными книжными форматами являются EPUB, FB2, MOBI, PDF.

EPUB (Electronic PUBlication) — самый популярный в мире электронный формат для читалок. В EPUB поддерживается стилевое оформление текста: графика, встроенные шрифты, иллюстрации. С EPUB работают ридеры Barnes & Noble, Sony, Pocketbook, Onyx, Wexler, а также его используют iPhone и iPad.

Для чтения на компьютере рекомендуем использовать программы:

  • Для Windows:
    • Readium
    • Azardi
    • Calibre
  • Для Mac:
    • iBooks (поставляется с последними версиями MacOSX)
    • Azardi

FB2 (FictionBook Ver2) — формат электронных книг, который был создан группой российских разработчиков и фактически распространен только в России. Он является основным форматом файлов для популярных в России читалок от Pocketbook, Onyx и Wexler, а также на устройствах с операционной системой Android. При этом FB2 не поддерживается читалками от Amazon и Barnes & Noble.

Книги в этом типе файлов имеют структурированный вид (то есть содержат разбивку по главам, содержание, иллюстрации, обложку), но имеют меньше возможностей отображения стилевого оформления текста, чем в формате EPUB.

Для чтения на компьютере рекомендуем пользоваться:

  • Для Windows:
    • FBReader
    • CoolReader
    • ICEReader
    • Calibre
  • Для Mac:
    • FBReader

MOBI (Mobipocket eBook) — формат электронных книг ридеров для Amazon Kindle. Получает распространение в российских онлайн-библиотеках по мере того, как Kindle становится все более популярным в России.

Читать книги в формате MOBI можно с помощью устройств Amazon Kindle или программы Kindle, а также Calibre.

PDF (Portable Document Format) — формат электронных документов, созданный компанией Adobe Systems. PDF можно использовать как для чтения на электронных устройствах и компьютере, так и для печати в типографии. Книги в формате PDF тяжелее всех остальных форматов и медленнее открываются на читалках. Кроме того, книги в таком формате крайне неудобно читать на небольших экранах, например, на телефоне. В связи с этим для электронного чтения этот формат применяется только в исключительных случаях. PDF книги — это полностью готовые к печати макеты внутреннего блока и обложки, аналогичные по внешнему виду той книге, которую можно видеть в Предпросмотре на сервисе Ridero.

Для чтения книг в формате PDF на компьютере рекомендуется установить Adobe Acrobat Reader.

Дуб, дай желудей,
отнесу свинье,
свинья даст щетину,
сплету канат-веревку,
брошу в воду, вытащу
моего братца-муравеюшку
© сказка «Блоха и муравей»

Примерно такой же квест ждет каждого, кто решится на внедрение Электронного Документооборота. Кажется, что новичку его подключить, заставить работать и не облажаться – невозможно. Но ЭДО необходим, чтобы работать по закону, вести учет, платить налоги и не иметь проблем. В первом посте мы разберемся, что такое документооборот в целом и ЭДО в частности, а также разберем ключевые понятия.

Если вам стало страшно и непонятно уже на первом абзаце – это нормально. В российском законодательстве, документоведении, налогообложении и прочих государственных играх сам черт ногу сломит. Если вам без ЭДО никак, проще всего уже на этом этапе взвалить все на плечи профессионалов, отдав бухгалтерию на аутсорс (например, автору поста Марине Денисовой, которая в бухгалтерском деле не одну собаку съела, а налоговиками закусила). Ну или все-таки разобраться самостоятельно.

Этот пост и все последующие – не для бухгалтеров, документоведов или юристов: они учились этому в институтах и подсматривают в шпаргалки гораздо сложнее, чем эта. Этот пост для обычных людей, кто работает по закону, платит налоги, открывает свое дело или любым другим способом взаимодействует с государством.

Начнем с терминов.

Документ

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Что это значит в переводе с официального языка? В делопроизводстве документ – это достаточная, однозначная и подтвержденная информация о том, что, когда и с кем произошло. Например, магазинный чек (его еще называют кассовым) – это документ: он однозначно говорит, когда и кто поменял деньги на товар. А вот неподписанный договор – еще не документ. Потому что он говорит, что стороны собиралисьсделать что-то. Сделали ли и на каких условиях – неизвестно: подписей нет. Другими словами, документ – это доказательство. Чтобы бумажка с текстом стала документом, она должна содержать однозначные и подробные ответы на вопросы:

  • О чем речь?
  • Когда?
  • Кто говорит?
  • Какие ваши доказательства?
  • Сколько вешать в граммах?
  • Тварь дрожащая или право имеет?
  • За базар ответил!

В качестве последнего доводав документах обычно выступают подписи участников – рукописные, если документ физический, или электронные – если электронный. О последних ниже.

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии (между предприятиями) с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Ну а если по-простому, документооборот — это создание документов, которые будут однозначно поняты другими участниками, работа с ними, их движениеи хранение, чтобы их можно было прочитать, использовать и найти, когда понадобится.

Электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 N 251).

С точки зрения закона, электронный документ – это файл, содержащий такую же информацию, что и обычный бумажный. Важный признак электронного документа – это уникальная метка, однозначно определяющая создателя (создателей, если документ двухсторонний).

Такая уникальная метка иназывается Электронной подписью.

Электронная подпись

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2Федерального закона N 63-ФЗ).

Электронная подпись – это персонифицированная уникальная метка, которая «закреплена» за одним лицом и не может быть законным способом использована кем-то другим. Ее валидность и невозможность доступа к ней посторонним гарантируете или вы сами (никому не сообщая ваш логин-пароль, например) или удостоверяющий центр, выдавший ЭП (о них мы поговорим позднее).

Есть два основных типа ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает в свою очередь квалифицированной и неквалифицированной.

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  1. Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Если за безопасность вашей ЭП отвечаете только вы сами, это простая ЭП. Ее проще всего получить (даже создать самим)и использовать, но такого уровня защиты недостаточно для многих документов.

Простая ЭПпосредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

  • простая ЭП содержится в самом электронном документе;
  • ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Если за безопасность вашей ЭП отвечает специальное ПО или удостоверяющий центр, то это усиленная ЭП. Ее сложнее получить и пользоваться, но многие государственные органы принимают документы только с ней. Кроме того, документы с усиленной квалифицированной ЭП можно использовать наравне с бумажными везде и без дополнительных договоров.

Принцип действия ЭП можно объяснить примерно так:

» — Я, Иван Лоханкин, хочу снять все деньги со своего счета.

— Чем вы докажете, что вы Иван Лоханкин?

— Ну я же точно знаю, что я – это я!

— Мы не знаем, точно ли вы Иван и говорите ли вы правду. (нет ЭП)

— У меня есть кодовое слово, которое знаю только я (простая ЭП, пароль)

— Да, это верное кодовое слово, но его недостаточно. Вдруг вы подслушали его у настоящего Ивана?

— У меня есть еще пропуск в офис, он выдан компанией, где я работаю. Они тоже подтверждают, что я – это я! (усиленная неквалифицированная ЭП)

— Хм. Вроде все верно, и фото совпадает. Но мы не знаем, можем ли мы доверять мнению вашей компании, мы о ней никогда не слышали.

— У меня есть еще паспорт. (усиленная квалифицированная ЭП)

— Да, все совпадает, паспорт выдан в нашей стране, значит, государство ручается, что вы – это вы. Мнению государства мы доверяем»

Ну и последний термин на сегодня, который объединяет все термины выше.

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это организация работы с документами без использования бумажных носителей. Согласно Инструкциипо делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Пункт 1.3Приказа ФНС России от 09.11.2010 N ММВ-7-6/535@ определяет электронный документооборот как последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Итак, электронный документооборот – это все, что происходит с электронными документами. Как и обычный, он нужен, чтобы правильно составить, обработать, понять и хранить документы на случай, если понадобится доказать, что вы не верблюд.

На сегодня на этом все. В следующих сериях:

  • Где используют электронный документооборот и где без него никак
  • Как происходит процесс обмена электронными документами и кто в нем участвует
  • Как сделать себе ЭП и для чего
  • Какие бывают операторы ЭДО и кого выбрать
  • Документооборот в бизнесе: как не попасть на деньги или в тюрьму

Ну а проконсультироваться подробнее или вообще избавить себя от этой головной боли можно все так же у Марины. iXBT.com рекомендует!

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх