Хранение договоров в организации

Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций > срок хранения договоров

Просмотр полной версии : срок хранения договоров

Шутова Ольга

07.07.2011, 11:28

Доброе время суток всем.
Составляю номенклатуру дел организации и возник такой вопрос. Наша фирма занимается оценкой. В результате образуются договора по проведению оценки и отчеты по проведенной оценке. Где взять сроки их хранения, чтоб вписать в номенклатуру дел? Спасибо

Жаль, что Вы не указали, что именно оцениваете 😉

Согласно закону "Об архивном деле", минимальные сроки хранения устанавливаются законами, нормативными актами и Перечнями. Кроме того, организация может удлинить сроки хранения, исходя из собственных деловых потребностей, контрактных обязательств, сроков исковой давности, и с учетом информационной и исторической ценности документов.

Вот что, например, можно найти в законодательстве:

Федеральный закон от 29.07.1998 № 135-ФЗ «Об оценочной деятельности в Российской Федерации»

Статья 15.1. Обязанности юридического лица, с которым оценщик заключил трудовой договор

Юридическое лицо, которое намерено заключить с заказчиком договор на проведение оценки, обязано:
— хранить копию отчета или копии отчетов и копии документов, полученных от заказчика, третьих лиц и использованных при проведении оценки объекта оценки, в течение трех лет.

Ниже выписаны статьи Перечня, прямо или косвенно связанные с оценкой (кроме оценки земель)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

ст. 172 Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества организации-должника — Постоянно (Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и др.) – 5 л. ЭПК)

ст. 429 Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации — Постоянно (при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов)

ст. 430 Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества — 10 л. ЭПК (После продажи)

ст. 436 Договоры, соглашения (не указанные в отдельных статьях Перечня) — 5 л. ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения

А вот пример из судебной практики:

Постановление ФАС Московского округа от 10.03.2009 № КГ-А40/76-09 по делу N А40-66373/07-104-380

«Согласно п. 2.1.10 договора от 03.11.2005 г. № 3-ОЦ оценочная компания обязана хранить копии составленных отчетов и всю документацию, использованную при составлении отчетов, в течение 3-х лет, вследствие чего кассационная инстанция находит несостоятельной ссылку истца на не сохранность отчетов об оценке.

В качестве доказательств оказания услуг по оценке арестованного имущества истцом в материалы дела представлены акты сдачи-приемки выполненных работ, направленные ответчику письмом от 12.02.2008 г. N 64.

Однако указанные акты оформлены истцом в одностороннем порядке и, при отсутствии отчетов об оценке, факт оказания истцом услуг ответчику не подтверждают.»

Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.

Шутова Ольга

12.07.2011, 09:28

мм

Шутова Ольга

12.07.2011, 09:53

Жаль, что Вы не указали, что именно оцениваете 😉

Согласно закону "Об архивном деле", минимальные сроки хранения устанавливаются законами, нормативными актами и Перечнями. Кроме того, организация может удлинить сроки хранения, исходя из собственных деловых потребностей, контрактных обязательств, сроков исковой давности, и с учетом информационной и исторической ценности документов.

Вот что, например, можно найти в законодательстве:

Ниже выписаны статьи Перечня, прямо или косвенно связанные с оценкой (кроме оценки земель)

А вот пример из судебной практики:

Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.
я скачала перечень документов этих за 2010 год. Но там нет такого, статьи совсем другие..

я скачала перечень документов этих за 2010 год. Скорее всего, Вы скачали какой-то из проектов перечня 🙂

Используйте онлайн-версию Консультант+, это надёжнее (войти в неё можно отсюда http://www.consultant.ru/ )

Приказом Минэкономразвития России от 4 июля 2011 г. № 328 утвержден федеральный стандарт оценки «Виды экспертизы, порядок ее проведения, требования к экспертному заключению и порядку его утверждения (ФСО № 5)».

В документе установлены требования к порядку проведения экспертизы отчета об оценке, к содержанию экспертного заключения и порядку его оформления, в том числе и сроки хранения — "в течение общего срока исковой давности".

http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=116330

Шутова Ольга

18.07.2011, 09:48

а то что это документы гос органов и ОМС?
у меня же ООО.
И я составляю номенклатуру по:
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

можно смешивать перечни в номенклатуре? и если да, то как указывать какая статья из какого перечня?

а то что это документы гос органов и ОМС?
у меня же ООО.

В данном случае логика простая, и она не зависит от формы собственности организаций: Если Ваша организация выступает в роли оценщика, то в Ваших же интересах хранить отчеты об оценке, как минимум, в течение общего срока исковой давности — на случай конфликта с заказчиком. Если же они используются как основание для определенных операций Вашего налогового/бухгалтерского учёта, то хранить их будет нужно соответственно не менее 4 и 5 лет с момента окончания последней такой операции.

Если же оценивают Вас, то нужно исходить из того, что именно оценивается, и где эти документы используются. Например, оценку Вашей недвижимости имело бы смысл хранить постоянно.

можно смешивать перечни в номенклатуре? и если да, то как указывать какая статья из какого перечня?Конечно, можно, никто этого не запрещает. IMHO проще всего — как в статьях — составить список использованных перечней (в начале или в конце номенклатуры), и указывать номер/обозначение — например, ст.363

Шутова Ольга

18.07.2011, 10:40

проще всего — как в статьях — составить список использованных перечней (в начале или в конце номенклатуры), и указывать номер/обозначение — например, ст.363
не совсем поняла где составить перечень?имеете ввиду после номенклатуры написать перечни? или как
просто можно обозначит ст. 325 (1)* ст. 152 (2)*
но где обозначить что есть 1, а что 2 ??

что касается оценки. то мы оцениваем: имущество предприятий банкротов (дебиторка), оценка квартир, автомобилей.

Либо перед списком статей номенклатуры дел, либо после них, сделайте самый обычный список литературы. Можете, если хотите, использовать сноски. Главное, чтобы пользователь номенклатуры не запутался, где ему искать соответствующую ссылку.

Добрый день! Подскажите пожалуйста ,какой срок хранения протоколов об административном правонарушении ,и необходимо ли отражать эти сроки хранения в номенклатуре дел?

Добрый день! Подскажите пожалуйста ,какой срок хранения протоколов об административном правонарушении ,и необходимо ли отражать эти сроки хранения в номенклатуре дел?
Ответ на этот вопрос зависит от того, в какой организации Вы работаете, а также от характера правонарушения.

Ведомства, сотрудники которых оформляют протоколы, а также судебные органы хранят эти документы по собственным правилам. Вот некоторые цитаты:

«Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 г. № 112)

ст.235. Дела об административных правонарушениях, производство по которым осуществляется в форме административного расследования — 5 лет ЭПК

ст.236.

Сроки хранения документов

Дела об административных правонарушениях, влекущих административное выдворение за пределы Российской Федерации — 5 лет ЭПК

ст.237. Дела об административных правонарушениях, влекущих административное приостановление деятельности — 5 лет ЭПК

ст.238. Дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях — 5 лет ЭПК

ст.264. Производства по надзорным жалобам (протестам) на постановления по делам об административных правонарушениях — 5 лет ЭПК

«Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения» (утв. приказом Генеральной Прокуратуры Российской Федерации от 30 апреля 1997 г. № 19)

Ст. 59. Переписка по делам об административных правонарушениях – 5 лет

Остальные организации могут (в отсутствие прямых требований в законодательно-нормативных актах) ориентироваться на типовые Перечни. Там есть, например, следующие статьи:

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

ст.188 Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера — 5 л. (2) ЭПК
(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований – 3 г.
(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств – пост.

ст.680 Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов — Пост.

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182)

ст.1454 Протоколы о наложении штрафов за неправильную эксплуатацию опасных производственных объектов и документы (объяснительные записки, квитанции оплате штрафов) к ним. — 5 лет.

ст.1487 Протоколы о наложении штрафов за неправильное использование и хранение особо опасных веществ и материалов и документы (объяснительные записки, квитанции об уплате штрафов) к ним. — 5 лет

Рассматривая всю эту «картину» в целом, мне кажется, что ст.188 Перечня 2010 года может служить хорошей отправной точкой. В случае судебных споров, срок хранения лучше отсчитывать от момента принятия окончательного решения.

Если протоколы формируются в самостоятельные дела, то они, естественно, должны быть отражены в номенклатуре дел. Если протоколы входят в состав дел/досье, содержащих и другие документы, то срок хранения этих дел и досье должен быть не меньше максимального из сроков хранения, установленных для документов, входящих в дело.

Спасибо 🙂

Здравствуйте! Подскажите начинающему номенклатурщику, какие сроки хранения и статьи из Перечня указать в номенклатуре.
Дело "Договоры по основной деятельности" (в нашей организации они не разделяются, и все договоры идут как по "основной"). В Перечне договоры разнесены по видам, не знаю какую статью указать.
Дело "Акты выделению дел и документов к уничтожению" — странно, но не нашла ничего подходящего в Перечне….

Заранее большое спасибо!

Рекомендую посмотреть:

Юсипова Е.Г. Сроки хранения договоров: на что обратить внимание // «Делопроизводство и документооборот на преприятии». — 2011. — №3, http://delo-press.ru/articles.php?n=8031

Юсипова Е.Г. Сроки хранения договоров купли-продажи по новому перечню // «Делопроизводство и документооборот на преприятии». — 2011. — №4, http://delo-press.ru/articles.php?n=8094

Дело "Акты выделению дел и документов к уничтожению" — странно, но не нашла ничего подходящего в Перечне….

Посмотрите в Перечне типовых управленческих архивных документов:

246 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)- срок хранения — Постоянно.

Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся договора на проведение НИОКР.

PS Не на внедрение результатов НИР, а именно на проведение научно-исследовательноской деятельности. К примеру, на разработку нормативно-методических документов для предприятия.
Спасибо.

Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся договора на проведение НИОКР. PS Не на внедрение результатов НИР.

Мне кажется, наиболее универсальным (самый короткий минимальный срок, который всегда можно удлинить за счёт ЭПК) является вот этот пункт из Перечня управленческих документов 2010 года:

Ст. 436 Договоры, соглашения (не указанные в отдельных статьях Перечня) — 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения
В Перечне научно-технических документов 2007 года тоже есть подходящие пункты, но в них срок хранения существенно дольше:

Ст. 28 Договоры (контракты) на создание, передачу и использование научной и (или) научно-технической продукции — 15 лет ЭПК (у заказчика)

Ст. 112 Договора (контракты) с организациями об оказании научно-консультационных и экспертных услуг — 10 лет ЭПК (у заказчика)

Большое спасибо.

Золотое правило предпринимателя – хранить учётную документацию. И не просто правило, а обязанность: законодательство РФ строго определяет срок хранения договоров разных видов.

Срок хранение договоров

Как долго бумагам предстоит лежать на полках? Здесь всё зависит от их вида. Стандартный срок хранения договоров – это как минимум 5 лет. Причём этим бумагам нужно не просто отвести полку стеллажа, а по истечении 5 лет организовать списание договоров или их уничтожение по специальному акту. А есть и такая документация, что должна храниться постоянно.

Постоянный срок хранение договоров

5-летний, а то и вечный срок хранения договоров – не удивительно, что российская фирма постепенно накапливает не только опыт, но и целые стопки бумаг. Хранение договоров требует большого пространства на предприятии, иногда – целой «библиотеки». Со временем начинает подходить срок уничтожения одних договоров. Но как быть, если они лежат «вперемешку» с другими? Скажем, с документами об аренде или собственности, не подлежащими утилизации никогда? Эти «вечные договора» нужно хранить как зеницу ока, ведь их отсутствие неминуемо приведёт к штрафу при первой же проверке.

Зачем превышать срок

С другой стороны, превышенный законный срок хранения договоров – это тот же штраф. Поэтому любая первичная документация (будь то приходная, отчётная или кадрово-зарплатная), без которой не обходится ни один предприниматель, должна быть утилизирована вовремя. Уничтожение договоров проводится конфиденциально, уполномоченными на то организациями.

ООО Агентство Лидер

Незаконное уничтожение договоров

А вот незаконное уничтожение документации может повлечь за собой административную и даже уголовную ответственность.

Грамотное списание и уничтожение

Списание договоров предприятия, срок хранения которых истёк, представляет собой комплексную процедуру. Прежде всего, проводится экспертиза ценности бумаг. Так выделяется особо ценная документация и безошибочно определяется срок хранения договоров в делопроизводстве. Тщательно отбираются и документы, подпадающие под законы о списании договоров. А бумаги, больше не подлежащие хранению, фиксируются в Акте о выделении к уничтожению.

Второй этап

Следующий этап – это упаковка и транспортировка документов для утилизации. Сама утилизация происходит посредством измельчения или сжигания документов. Уничтожение договоров может происходить в присутствии представителей Вашей организации. 

Экономическая целесообразность

Списание и уничтожение договоров – сама экономия. Эта услуга предотвратит штрафные санкции, освободит драгоценные офисные площади и избавит весь коллектив от ненужной траты рабочего времени на поиски необходимого документа. Добавим, что не обязательно уничтожать договора безвозвратно: при необходимости перед утилизацией документы можно отсканировать и создать удобный электронный архив – своеобразную «историю компании».

Накопилось много документов

Если на Вашем предприятии накопилось большое количество договоров с самыми разными сроками хранения и уничтожения, доверьте их нам. Экспертиза ценности документов, грамотное списание договоров в архив, предварительное сканирование и, наконец, утилизация по профессиональной технологии – за счёт опыта «Седьмой печати» эти задачи решаемы в минимальный срок.

Аргументы за нас

Важные аргументы в пользу нас,  деловая ответственность и оперативность. При уничтожение договоров мы сможем обеспечить полную конфиденциальность и ограниченность доступа к документам сторонних лиц.

Главная » Сроки хранения документов

Сроки хранения документов

Вид документа Срок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет
Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры 4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет
Таможенные декларации 5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет)
Сведения о доходах физических лиц 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет)
Реестры сведений о доходах физических лиц 75 лет
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях 5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 5 лет после истечения срока действия договора
Кадровый документооборот
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях Не менее 10 лет 3 года
Личные дела: а) руководителей; б) работников Не менее 10 лет 75 лет
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 лет
Личные карточки работников (в том числе временных) 75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные — 75 лет)
Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года
Графики предоставления отпусков 1 год

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).

Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп.

Срок хранения договоров в организации

8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).

Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).

Каковы сроки хранения договоров – это вопрос, который задаётся специалистам нашей компании практически постоянно. Дело в том, что в законодательстве нет прямых ссылок на конкретные сроки хранения договоров, поэтому для ответа на этот вопрос потребуется просмотреть ряд документов.

Итак, начнём с перечня типовых управленческих документов: практически все документы хранятся 5 лет. Исключение составляют договоры купли-продажи ценных бумаг – они хранятся 10 лет. Однако на текущий момент большинство подобных ссылок утратило силу, то есть данные о них имеют чисто умозрительную ценность.

Отметим, что вся исходящая переписка (исключая рекламу и другие подобные документы) хранится в компании в течении определённого срока.

Сроки хранения договоров в организации 2018

То же самое касается договоров – обычной практикой является срок хранения 5 лет для обычных и 10 лет – для заключённых с иностранными партнёрами. Кадровые договоры хранятся 75 лет.

При необходимости определения срока хранения конкретного договора, не описанного в нормативах, рекомендуется обратиться к функциональному подходу. Для этого потребуется определение деловой функции документа, оценить риски при нарушении сроков хранения (преждевременном списании документов), а также определить рекомендуемый срок хранения бумаг.

Как правило, для оценки точного времени хранения каждого документа требуется сопоставить множество разнообразных документов, в частности, бухгалтерских и юридических. В каждом конкретном случае срок хранения может достаточно сильно отличаться, поэтому при экспертизе ценности документов проводятся тщательные функциональные исследования всех бумаг.

Отметим, что обычная практика хранения договоров в течение максимального срока также применима, но обладает двумя явными недостатками. Первый – это необходимость дополнительных затрат на хранение в архивной организации или в собственных помещениях компании. Второй – это практика уничтожения документов, утративших силу в целях обеспечения конфиденциальности и юридической защищённости компании.

Таким образом, при определении стандартного срока хранения договора (3 года, 5 лет или 10 лет) рекомендуется обращаться в архивную компанию для уточнения.

Смотрите также:

06.06.2013Правила хранения документов

Речь в данной статье пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.

06.06.2013Хранение документов по личному составу

Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять эту деятельность. На каждого сотрудника заводится очень много документов.

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Зачем хранить?

Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее. Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде. Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.

Законодательство

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности. В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3 4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

Разные типы

Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Уничтожение

Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства.

Какой срок хранения у хозяйственных договоров

Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг. Хранение договоров в архиве на постоянной основе не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее.

Пример системы учета и хранения

Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг. У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения. В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером. Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее.

Когда начинается срок хранения

Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010. Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.

Особенности хранения

В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают. А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.

Ответственность и исполнители

Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы. Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо. В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно. Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой. Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники.

Итог

Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона. Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы. При этом мелкие нюансы, внутренние нормативы, реестры и сопутствующая документация могут отличаться от фирмы к фирме. Главным ответственным лицом считается начальник, однако он может передоверить этот момент другому лицу. Это облегчит работу руководства, но не снимет с него всей глубины ответственности за возможные ошибки. То есть тот сотрудник, которому доверяется работать с архивной документацией, должен быть максимально ответственным и четко понимать свои функции, получая за это реальные деньги, а не устные благодарности, как это обычно бывает при повышении нагрузки без ее компенсации при помощи дополнительных средств к зарплате.

Материалы по теме:

» Казахстанский Бухгалтерский форум www.balans.kz

Кто должен хранить договора на предприятии???

 
Автор: Jobayev
Добавлено: #1&nbsp&nbspВт Май 16, 2017 18:25:03
Заголовок сообщения: Кто должен хранить договора на предприятии???
Коллеги. Я работаю бухгалтером в крупной компании (субъект крупного предпринимательства). В данной компании учредительные документы и договора хранятся в бухгалтерии. Что можно сделать чтобы эти документы передать на хранения другому отделу? Так как и без этих документов бухгалтерия сильно загружена другими документами (акты выполненных работ, сч.ф, отчеты и др документы). Хотели передать договора юр.отделу, они категорический отказались мотивируя что они участвуют только в разработке, в дальнейшем им договор не нужен. Но не смотря на это периодический обращаются к нам за копиями договоров и оригиналов. Поиск и снятие копии договоров занимает много времени.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Как обосновать законодательно равномерное распределение хранение документов на предприятии?

Автор: С. Ромазанов
Добавлено: #2&nbsp&nbspВт Май 16, 2017 18:35:41
Заголовок сообщения:
Кто выпускает документ, тот его и хранит. Юристы не только разрабатывают договор, но и обязаны следить за его выполнением.
Автор: Jobayev
Добавлено: #3&nbsp&nbspВт Май 16, 2017 19:30:25
Заголовок сообщения:
Если можно законодательно?
Автор: esiphi
Добавлено: #4&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 07:02:25
Заголовок сообщения:
Jobayev говорит:
Если можно законодательно?

Такой номы в законах не встречал.
Считаю ,что при наличии в компании юр.службы,приказом руководителя необходимо передать им учет,регистрацию и хранения оригиналов договоров,(кстати, договора не являются бухгалтерскими документами)а бухгалтерии, для работы, достаточно иметь копии договоров.
С ув.

Автор: esiphi
Добавлено: #5&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 08:15:24
Заголовок сообщения:
Извиняюсь-нормы.
С ув.
Автор: Jobayev
Добавлено: #6&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 09:41:09
Заголовок сообщения:
можно ссылочку "о том что договора не являются бухгалтерскими документами"?
Согласно пп.2, ст.1, Закона РК от 28.02.2007 года № 234-III "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности"
первичные учетные документы (далее — первичные документы) — документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет;

Автор: Jobayev
Добавлено: #7&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 12:31:08
Заголовок сообщения:
Имхо, все документы в предприятии являются и бухгалтерскими и юридическими документами.
Автор: Serikbayeva R.
Добавлено: #8&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 15:08:06
Заголовок сообщения:
Договоры в общем не относятся к первичным документам, за исключением некоторых случаев — договор страхования, договор займа, депозита и т.д., т.е. по сложным финансовым услугам.
Т.к. первичные документы подтверждают факт осуществления события, операции, которые вносят изменения в имущества или обязательства компании. Первичка составляется в сам момент события или сразу после него.
Договор в свою очередь, это лишь соглашение сторон о проведении операции/события в будущем.

Однако, вопрос по хранению договоров считаю привилегией только руководства компании, и такие вопросы должны быть отражены в должностных инструкциях конкретных работников — кто ведет реестр, кто организует хранение и несет ответственность за утерю. Как правило, у бухгалтерии есть больше материальной базы для организации хранения документов (специальные кабинеты, огнеопасные шкафы, сейфы и т.д.).

Автор: Jobayev
Добавлено: #9&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 15:56:30
Заголовок сообщения:
Материальная база это не причина для того чтоб бы бухгалтерия хранила — те же сейфы, шкафы с договорами можно передать юристам. Вашем случае бухгалтерия превращается в архивариуса. ИМХО. Нужно равномерно распределят хранения бумаг в предприятии.
Автор: YelenaS
Добавлено: #10&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 16:21:24
Заголовок сообщения:
Jobayev говорит:
Но не смотря на это периодический обращаются к нам за копиями договоров и оригиналов. Поиск и снятие копии договоров занимает много времени.

Не похоже на крупную компанию. Ксерокс есть только в бухгалтерии? Пусть берут оригинал и сами делают копии. Видимо такая репутация вашей бухгалтерии.

Автор: ландыш
Добавлено: #11&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 16:31:35
Заголовок сообщения:
В нашей компании за сохранность договоров отвечает секретарь. Она же ведет реестр договоров. При заключении нового договора, делает сразу же несколько копий и раздает в отделы (бухгалтерию, юристам, производственникам и т.д.)
Автор: Jobayev
Добавлено: #12&nbsp&nbspСр Май 17, 2017 16:42:00
Заголовок сообщения:
YelenaS говорит:
Не похоже на крупную компанию. Ксерокс есть только в бухгалтерии? Пусть берут оригинал и сами делают копии. Видимо такая репутация вашей бухгалтерии.

Крупная компания. Репутация нормальная. :netema:

Служба поддержкиWWW.BALANS.KZ

Записи созданы 1517

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх