Хранение счетов фактур

Для расчета многих налогов введены специальные документы, подтверждающие данные налогоплательщика и правильность оценки им обязательств перед бюджетом. По НДС таких документов всех больше: и разнообразные счета-фактуры (обычные, авансовые, корректировочные), и книги покупок и продаж, и журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Поэтому даже опытному бухгалтеру приходится непросто. Кому, когда и как оформлять эти документы? Давайте разберемся вместе.

Несколько слов о нормативной базе

Первоисточником по расчетам с бюджетом по НДС является гл. 21 НК РФ, в которой определены все элементы налогообложения. В то же время налоговые документы (формы, форматы, порядок заполнения) устанавливаются в актах подзаконного уровня, в частности постановлениями Правительства РФ и приказами уполномоченных органов (Минфина и ФНС). Выделим основные действующие документы:

— Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (утверждены формы и порядок заполнения всех используемых документов по НДС);

— Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н (утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по каналам связи);

— Приказ ФНС РФ от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ (электронный формат всех используемых налогоплательщиками документов по НДС).

Все названные документы неоднократно изменялись и дополнялись, поэтому бухгалтеру автономного учреждения следует использовать действующую редакцию.

Счета-фактуры

Обычный счет-фактура составляется при реализации товаров (работ, услуг) не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ). Перечень реквизитов «отгрузочного» счета-фактуры приведен в п. 5 ст. 169 НК РФ, а правила его заполнения — в разд. II приложения 1 к Постановлению N 1137. Напомним, для продавца (исполнителя) счет-фактура служит документом, на основании которого начисленный с отгрузки НДС увеличивает налоговую базу. У покупателя (заказчика) счет-фактура считается необходимым документом для осуществления налогового вычета.

Если счет-фактура оформлен неправильно или не полностью, то в налоговом вычете формально может быть отказано, на самом же деле такого «права» у налоговиков нет уже как несколько лет. В статью 169 НК РФ введена норма: ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в принятии к вычету НДС. К таким несущественным ошибкам заполнения счетов-фактур можно отнести следующее: путаницу с нумерацией, неточности при указании грузоотправителя и грузополучателя (при условии, что покупатель и продавец названы правильно), ошибки в единицах измерения (код и условное обозначение), пренебрежение точностью при отражении страны происхождения товара и номера таможенной декларации.

Нужно отметить, что для АУ, оказывающих услуги и не продающих товары, перечисленные нами ошибки несвойственны.

Неточности при указании наименования, адреса, ИНН продавца или покупателя также могут лишить налогового вычета. Но если опечатки в наименовании покупателя (заглавные буквы заменены строчными или наоборот, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др.), то такой счет-фактура не препятствует налоговикам идентифицировать показатели, он может подтвердить право на вычет НДС (Письмо Минфина РФ от 02.05.2012 N 03-07-11/130).

Если же при заполнении счета-фактуры допущены арифметические и технические ошибки при отражении и расчете стоимости услуг, а также неверно указаны ставки и суммы налога, то это считается грубым нарушением в составлении документа, что дает повод ревизорам отказать в налоговом вычете по таким неправильно оформленным счетам-фактурам (Письмо Минфина РФ от 30.05.2013 N 03-07-09/19826). В то же время, если неверно указаны стоимость и количество товаров (работ, услуг) в силу объективных причин (по причине последующего изменения данных показателей), это можно исправить путем составления другого счета-фактуры — корректировочного.

На заметку. Стоимостные данные в счетах-фактурах отражаются в рублях и копейках. В налоговой декларации по НДС все суммы округляются до целых рублей (письма Минфина РФ от 15.04.2014 N 03-07-09/17172, от 17.02.2014 N 03-07-09/6395).

Заменитель обычного счета-фактуры. Как догадался читатель, речь пойдет об универсальном передаточном документе (УПД), который рекомендован Письмом ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. УПД подтверждает факт передачи (реализации) (об этом говорит и само название документа), поэтому логично, что за основу формы УПД взят бланк «отгрузочного» счета-фактуры, который дополнен реквизитами другого первичного документа (накладной), используемого для целей ведения бухгалтерского и налогового учета (для расчета налога на прибыль и при исчислении единого налога при применении УСНО) (письма ФНС РФ от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593, от 05.03.2014 N ГД-4-3/3987@).

На заметку. В связи с тем, что УПД является рекомендованным документом, а также если бухгалтер АУ решил его использовать вместо обычного счета-фактуры, такое решение обязательно нужно закрепить в учетной политике для целей исчисления НДС.

Остается добавить, что, в отличие от обычного счета-фактуры, для УПД нет утвержденного ФНС формата в электронном виде. В Письме ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@ нет четкого ответа на вопрос, что делать налогоплательщику с УПД в такой ситуации. Сказано лишь, что если документ в электронном виде составлен по формату, установленному ФНС, то он может быть передан в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Выходит, что при отсутствии предусмотренного ФНС формата сделать это не получится, а это означает, что налогоплательщику ничего не остается, как выставлять и получать УПД в бумажном виде.

Авансовый счет-фактура выставляется при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) не позднее пяти дней со дня оплаты (аванса) (п. 3 ст. 168 НК РФ). Перечень обязательных реквизитов для авансового счета-фактуры установлен в п. 5.1 ст. 169 НК РФ. В частности, у грузополучателя в счете-фактуре, оформляемом на аванс (предоплату), нет наименования и адреса грузоотправителя. Достаточно указания наименования, адреса и идентификационных номеров налогоплательщика и покупателя. Обязательным является отражение и номера платежно-расчетного документа (по полученной предварительной оплате). В авансовом счете-фактуре не указываются количество (объем) поставляемых (отгруженных) по нему товаров, цена за единицу измерения и стоимость товаров без налога. Зато отражается наименование предоплаченных товаров (работ, услуг) (при значительной номенклатуре можно указать и обобщенное название). Плюс к этому указываются ставка НДС по авансу (18/118 или 10/110) и сумма налога, а также конечная сумма аванса (с учетом налога), уплачиваемая в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг).

Правительством РФ (см. Постановление N 1137) не утвержден отдельный бланк авансового счета-фактуры. Поэтому бухгалтеру АУ следует взять за основу форму традиционного счета-фактуры (на отгрузку товаров (работ, услуг)) и заполнять в нем только те реквизиты, которые являются обязательными в силу п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Корректировочный счет-фактура выставляется покупателю при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), то есть при изменении их цены и (или) уточнении количества (объема). При этом обязательно наличие договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на такое изменение. Не позднее пяти календарных дней с момента составления данного документа и выписывается корректировочный счет-фактура.

Обязательные реквизиты корректировочного счета-фактуры приведены в п. 5.2 ст. 169 НК РФ, а форму и правила заполнения можно найти в приложении 2 к Постановлению N 1137. При корректировке показателей, указанных в двух и более счетах-фактурах, выставленных в адрес одного покупателя (заказчика), продавец (исполнитель) вправе составить единый корректировочный счет-фактуру (абз. 2 пп. 13 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Корректировочный счет-фактура выставляется не только при обычном изменении цены или количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), но и в следующих случаях:

— при возврате товаров (Письмо Минфина РФ от 24.07.2012 N 03-07-09/89);

— при недопоставке товаров (Письмо Минфина РФ от 12.05.2012 N 03-07-09/48);

— при предоставлении ретроскидки с пересчетом цены проданных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) (Письмо Минфина РФ от 03.09.2012 N 03-07-15/120);

— при продаже товаров по предварительной цене в рамках долгосрочных договоров поставки, когда окончательная стоимость определяется после всех поставок товаров и их передачи конечному покупателю (Письмо Минфина РФ от 31.01.2013 N 03-07-09/1894).

На заметку. Если изменение стоимости товаров (работ, услуг) произошло просто в результате исправления ошибки, возникшей при оформлении счета-фактуры, то корректировочный счет-фактура продавцом не выставляется, а в счет-фактуру, выставленный при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), вносятся необходимые исправления (Письмо Минфина РФ от 23.08.2012 N 03-07-09/125).

Бухгалтеру нужно знать не только то, как составить корректировочный счет-фактуру, но и сам механизм корректировки. Изменения в налоговую базу по НДС вносятся бухгалтером именно на разницу. Она отражается в текущем периоде (в том, в котором составлен документ на корректировку) независимо от того, в каком периоде были отгружены сами товары (работы, услуги). Разница может быть как положительной (в случае корректировки стоимости в большую сторону), так и отрицательной (если корректировка была произведена в сторону уменьшения). В корректировочном счете-фактуре данные указываются либо со знаком плюс, либо со знаком минус соответственно. При этом пени (при увеличении налоговой базы в результате корректировки) налоговиками не начисляются (Письмо Минфина РФ от 14.05.2013 N 03-07-11/16590).

Книга покупок

Данный документ служит для регистрации счетов-фактур, дающих право на налоговый вычет по НДС. Правила ведения книги покупок представлены в разд. II приложения 4 к Постановлению N 1137. Наряду со счетами-фактурами в книге покупок фиксируются (п. 17, 18 Правил ведения книги покупок):

— таможенные декларации и платежные документы, подтверждающие уплату НДС на таможне (по товарам, ввезенным на территорию РФ);

— бланки строгой отчетности, дающие право на вычет НДС по расходам на проезд и проживание, включенные работником в отчет о служебной командировке.

В книге покупок указываются данные регистрируемых документов и сумма налога, который покупатель (заказчик) предъявляет к вычету. При этом есть нюанс при осуществлении налогоплательщиком облагаемых и необлагаемых операций. На данный счет существует правило, согласно которому счет-фактура отражается в книге покупок не на всю сумму, а лишь на часть (пропорционально выручке, полученной от облагаемых НДС операций, в общей сумме выручки за квартал) (п. 4 ст. 170 НК РФ, п. 13 Правил ведения книги покупок).

К сведению. Вычеты производятся на основании счетов-фактур, а не на основании книги покупок, поэтому ошибки в оформлении данной книги не могут привести к отказу в осуществлении вычетов (постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2014 N А41-7289/13, ФАС МО от 19.02.2013 N А40-40052/12-90-210).

Нельзя обойти вниманием заполнение дополнительных листов книги покупок. Зачем они нужны? Для того чтобы зарегистрировать исправления, относящиеся к прошлому налоговому периоду. Если данные меняются за текущий период, то дополнительный лист составлять не нужно. Принцип использования дополнительного листа напоминает метод «красного сторно» в бухгалтерском учете и заключается в следующем. Сначала отражается подлежащий аннулированию неверный (ошибочный) счет-фактура с отрицательными стоимостными показателями в том квартале, к которому он относится (когда он был зарегистрирован). После этого исправленный (верный) счет-фактура фиксируется в книге покупок (с положительными цифрами) в периоде его получения.

В результате перечисленных действий меняется налоговая база по прошлому и текущему периоду, что обязывает бухгалтера сдать уточненную декларацию в налоговый орган за закрытый период (п. 1 ст. 81 НК РФ, п. 6 Правил ведения дополнительного листа книги покупок, указанных в разд. IV приложения 4 к Постановлению N 1137).

Книга продаж

Данный документ служит для регистрации счетов-фактур, являющихся основанием для начисления налога, подлежащего уплате в бюджет. Правила ведения книги продаж представлены в разд. II приложения 5 к Постановлению N 1137. Наряду со счетами-фактурами (включая корректировочные) в книге продаж регистрируются контрольные ленты контрольно-кассовой техники, бланки строгой отчетности при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг населению (п. 1 Правил ведения книги продаж).

Важен момент регистрации счетов-фактур, на выставление которых, напомним, дается пять дней с даты отгрузки (получения аванса, корректировки стоимости цены или количества товаров (работ, услуг)). В книге продаж счет-фактура должен быть зафиксирован в периоде возникновения налогового обязательства (п. 2 Правил ведения книги продаж). Наглядный пример — отгрузка приходится на стык налоговых периодов, а счет-фактура датируется позже. Представим, что отгрузка товаров произведена 30 сентября, а счет — фактура составлен продавцом 1 октября. Тогда в книге продаж выставленный счет-фактура регистрируется продавцом в III квартале, в то время как в журнале учета выставленных счетов-фактур этот документ будет отражен налогоплательщиком в IV квартале (Письмо ФНС РФ от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769).

В дополнительные листы книги продаж вносятся данные по ошибочным счетам-фактурам с отрицательными стоимостными показателями, после чего регистрируются счета-фактуры с внесенными исправлениями (с положительными соответствующими значениями) (п. 3 Правил ведения дополнительного листа книги продаж, указанных в разд. IV приложения 5 к Постановлению N 1137). При этом данные, приведенные в дополнительных листах книги продаж, используются для уточнения расчетов с бюджетом по НДС по прошлым периодам, то время как показатели обычных (недополнительных) листов книги применяются для внесения изменений в декларацию по НДС по текущему периоду.

Журнал учета счетов-фактур

Данный журнал предназначен для регистрации в хронологическом порядке всех выставленных и полученных счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных, авансовых). Главное отличие журнала учета счетов-фактур от книги покупок и книги продаж состоит в том, что в нем регистрируются счета-фактуры не для налогового вычета или начисления НДС, а просто для порядка, чтобы счета-фактуры не потерялись в периоде между их выставлением и регистрацией в книге покупок или книге продаж. Например, между получением счета-фактуры и правом на налоговый вычет может пройти определенное время для выполнения условий для осуществления вычета по НДС (ст. 171, 172 НК РФ). Или же комитент (принципал) при реализации товаров (работ, услуг) через посредника выставляет счет-фактуру, который передается последнему лишь для того, чтобы он передал документ конечному покупателю. При этом именно он имеет право на налоговый вычет, а не посредник, который регистрирует счет-фактуру только в журнале учета счетов-фактур (чтобы документы не потерялись).

Напоминаем, в журнале учета счета-фактуры подлежат регистрации по дате их выставления (составления у налоговых агентов) или получения без выполнения каких-либо дополнительных условий. Детальная инструкция по заполнению журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур представлена в разд. II приложения 3 к Постановлению N 1137. При этом контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель организации (уполномоченное им лицо).

Между тем поправками Федерального закона от 20.04.2014 N 81-ФЗ с налогоплательщика начиная с 2015 года снимается обязанность вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Копия данного журнала будет не нужна и для подтверждения права на освобождение налогоплательщика от НДС по правилам, установленным ст. 145 НК РФ. Между тем законодатель исключил из ст. 169 НК РФ не все упоминания о журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. Возможно, это сделано с тем прицелом, что если налогоплательщик привык и ему удобно, то он может продолжать вести названный журнал, только делать это в необязательном порядке. Кстати, из Постановления N 1137 пока не исключены положения, касающиеся рассматриваемого журнала.

А может ли АУ обойтись без названных документов?

Формально все организации и учреждения при применении традиционной системы налогообложения признаются плательщиками НДС (п. 1 ст. 143 НК РФ). В то же время начиная с 2014 года налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж только при совершении операций, признаваемых объектом обложения НДС. В части операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) и поименованных в ст. 149 НК РФ, этого делать не нужно (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ в редакции Федерального закона от 28.12.2013 N 420-ФЗ). Таким образом, если АУ оказывает исключительно необлагаемые услуги в сфере образования, культуры и искусства (ст. 149 НК РФ), составлять счета-фактуры, вести книгу покупок и книгу продаж нет необходимости (Письмо Минфина РФ от 19.03.2014 N 03-07-09/11822).

Еще одна ситуация: учреждение в связи с небольшой выручкой пользуется освобождением от исполнения обязанностей плательщика НДС (ст. 145 НК РФ). В таком случае бухгалтер АУ в силу п. 5 ст. 168 НК РФ обязан выставлять расчетные документы и счета-фактуры с надписью «Без НДС» (при оказании услуг юридическим лицам) и регистрировать их в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (до января 2015 года), а также в книге продаж в общеустановленном порядке. При этом книгу покупок можно не вести, так как такие «налогоплательщики» не имеют право на налоговые вычеты по НДС (Письмо ФНС РФ от 29.04.2013 N ЕД-4-3/7895@).

Если же АУ имеет дело с облагаемыми НДС операциями, то все перечисленные документы бухгалтер составляет и ведет в общем порядке. При этом следует уделить внимание электронному документообороту, так как для налоговой отчетности по НДС он уже стал обязательным (Письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2014 N 24-15/022540). Для счетов-фактур электронный документооборот пока добровольный, он возможен по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур (п. 1.4 Порядка выставления счетов-фактур в электронном виде ). Сегодня все большее количество плательщиков НДС переходят на электронный документооборот.

* * *

Итак, прежде чем составлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж, бухгалтеру АУ нужно решить, в каком объеме это делать. Надеемся, статья в этом поможет.

Откуда можно узнать о периоде хранения книг покупок и продаж

Книги покупок и продаж являются документами налогового учета и предназначены для формирования налоговой отчетности по НДС. Поэтому для определения периода их хранения нужно ориентироваться на нормы налогового законодательства. Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок хранения данных налогового и бухгалтерского учета, а также других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, равен четырем годам.

На этот же период хранения указывают п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

На нормативно закрепленный период хранения книг покупок и продаж не влияет их форма — бумажная или электронная. Но от формы зависит порядок хранения книг:

  • бумажные экземпляры требуют ежеквартальной распечатки, подписания руководителем, прошивки страниц, нумерации и скрепления печатью (при ее наличии);
  • электронные книги подписываются усиленной электронной подписью при отправке в ИФНС, если их запросят налоговики; распечатывать и подписывать книги для целей хранения не требуется.

О нюансах ведения и представления в налоговые органы книг покупок и продаж рассказываем в материалах:

  • «Как сдать в налоговую электронную книгу покупок и продаж»;
  • «Книга покупок и книга продаж: ведение и оформление для расчетов по НДС».

Как не ошибиться с датой начала отсчета срока хранения

По нормам налогового законодательства срок хранения книги покупок и книги продаж составляет четыре года с даты последней записи. Но что считать последней записью? Будет ли это заключительная запись в последней строке книги покупок/продаж или нужно учесть что-то еще? Разберемся с помощью примеров.

Пример 1

Последняя запись в книге покупок ООО «Стройкомплект» за 3-й квартал 2019 года датирована 28 сентября. Это означает, что хранить книгу следует до окончания 3-го квартала 2023 года.

В ноябре 2019 года в книгу покупок за 3-й квартал 2019 года потребовалось внести изменения. Был оформлен дополнительный лист № 1 к книге покупок за корректируемый период. В связи с этим срок хранения стал длиннее. Отсчет периода хранения теперь нужно начинать с даты, указанной в дополнительном листе.

Если в дальнейшем в эту книгу покупок еще будут вноситься изменения, срок ее хранения будет снова переноситься.

Пример 2

Индивидуальный предприниматель Пушкарев Д. Р. применяет общую систему налогообложения и уплачивает НДС с 3-го квартала 2015 года, с момента начала своей деятельности. За этот период ему не приходилось вносить корректировки в книгу продаж и оформлять в связи с этим доплисты. По окончании 3-го квартала 2019 года ИП Пушкарев Д. Р. может на законных основаниях книгу продаж за 3-й квартал 2015 года уничтожить.

Как нужно поступить с книгами покупок и продаж, срок хранения которых закончился, расскажем далее.

Нормативный период хранения истек: что делать с книгами

Компании или ИП могут устанавливать свои сроки хранения книг покупок и продаж. Но с учетом одного обязательного правила — самостоятельно установленные сроки не могут быть меньше тех, что установлены в налоговом законодательстве. То есть можно установить срок хранения книг покупок и продаж 5, 6, 10 лет или иной срок, превышающий четырехлетний период хранения (отсчитываться который должен с момента последней записи в указанных регистрах).

Накапливать бумаги с истекшим сроком хранения не имеет смысла. Но если внутренними НПА были установлены увеличенные сроки хранения отдельных документов, их необходимо соблюдать.

Как только срок хранения книги покупок/продаж закончился, ее можно уничтожить. Способ уничтожения зависит от того, в какой форме книга хранилась:

  • от бумажного экземпляра можно избавиться путем измельчения в шредере или утилизировать иными доступными способами;
  • информацию из электронной книги покупок/продаж можно стереть или перезаписать (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст), а также уничтожить данные вместе с носителем.

Подробнее о процедуре уничтожения документов с истекшим сроком хранения расскажем в этом материале.

Срок хранения сокращен: как и кого накажут

Если книгу покупок/продаж уничтожить раньше, чем завершится нормативно закрепленный срок хранения, возможны негативные последствия. Они затронут как саму компанию, так и ее администрацию:

За какие нарушения могут оштрафовать по ст. 126 НК РФ, узнайте из этой публикации.

Итоги

Книги покупок и продаж необходимо хранить не менее четырех лет с даты последней записи. При внесении изменений в книги после их составления четырехлетний срок хранения начинается заново после каждой корректировки. Нарушение срока хранения книг покупок и продаж грозит компании и ее директору штрафом.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц). Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020, далее – перечень № 236). Так, ст. 317 перечня № 236 для счетов-фактур установлен 5-летний срок их хранения. Поскольку сроки различаются, ориентироваться нужно на больший из них.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, ст. 268 «а», 286 «а» перечня № 236).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. Минфином 29.07.1983 № 105).

Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. Минфином № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2019 года, отсчет 5-летнего срока хранения начнется 01.10.2019 и закончится 30.09.2024.

О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются. Такой подход закону не противоречит, тем более, что с 18.02.2020 сроки хранения накладных и счетов-фактур сравнялись (5 лет). Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

  • их поступления после окончания налогового периода;
  • наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
  • выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 5-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2019), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2022 года. 5-летний же срок хранения нужно будет отсчитывать с 01.10.2022, т.е. в этом случае он фактически составит 8 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Об особенностях электронного счета-фактуры читайте .

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

См. также «Как правильно хранить электронные счета-фактуры?»

Обычный срок хранения счетов-фактур с 18.02.2020 — 5 лет вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх