Инвентаризации

Предназначение унифицированной формы ИНВ-3

Форма ИНВ-3 задействуется российскими экономическими субъектами как инструмент для оформления результатов инвентаризации — процедуры, в ходе которой выявляется фактическое наличие в установленных местах их хранения каких-либо ресурсов, находящихся в собственности или распоряжении конкретного субъекта (товарно-материальных ценностей, запасов, документов и т. д.).

Подробнее о процедуре инвентаризации товарно-материальных ценностей читайте в статье «Инвентаризация материально-производственных запасов».

Унифицированная форма ИНВ-3 составляется в 2 экземплярах. Она должна быть подписана сотрудниками, входящими в состав инвентаризационной комиссии. Данные для внесения в рассматриваемую форму определяются исходя из результатов пересчета, процедур взвешивания, измерения тех или иных ресурсов по каждому установленному месту их хранения. Также необходимо заполнять отдельную форму для каждого материально ответственного лица (МОЛ) либо группы таковых, которые отвечают за сохранность ценностей.

О нюансах проведения инвентаризации при смене МОЛ, а также в других предусмотренных законом случаях вы можете узнать в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по бухотчетности.

Первый экземпляр формы ИНВ-3 должен быть направлен в бухгалтерию, второй остается в распоряжении МОЛ.

Скачать бланк формы ИНВ-3 вы можете на нашем сайте:

Скачать бланк формы ИНВ-3

На нашем сайте для вас также доступен образец заполнения формы ИНВ-3.

Скачать образец заполнения формы ИНВ-3

Кто должен использовать форму ИНВ-3

Форма ИНВ-3 была утверждена как унифицированный (подлежащий использованию всеми юрлицами вне зависимости от их организационно-правовой формы и вида осуществляемой ими экономической деятельности) документ постановлением Госкомстата РФ № 88, принятым 18.08.1998.

Однако с 01.01.2013 законодательно закреплено право использовать собственные формы для оформления результатов инвентаризаций (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012). Исключение установлено для тех организаций, которым законодатель прямо предписывает задействование унифицированных документов. Т. е. для бюджетных структур (п. 1.1 приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Вместе с тем многие коммерческие субъекты предпочитают не отказываться от использования формы ИНВ-3 — в силу делового обычая, а также по той причине, что ее структура удобна и привычна.

О нормах, регулирующих применение унифицированных форм документов, читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Итоги

Оформлять результаты инвентаризации можно на бланке, разработанном организацией. Но многие по-прежнему используют привычную унифицированную форму ИНВ-3, т.к. бланк содержит все обязательные элементы первичного документа.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

При проведении инвентаризации в магазине необходимо определиться со списком лиц, участвующих в пересчете, и назначить каждому из них роль (кто считает, кто записывает, кто проверяет срок годности). Результат пересчета оформляется через подписания соответствующих актов, далее результат заносится в 1С.

В каких случаях нужна инвентаризация

Инвентаризация в розничной торговле и по организации в целом выявляет фактическое наличие имущества. Сличает результаты с теми, что числятся на балансе. Осуществляется как в добровольном, так и в обязательном порядке. В первом случае ревизия проводится исключительно по инициативе руководства. В остальных – по требованию закона.

Таблица 1: формы и отличия инвентаризации

Добровольная Обязательная
  • плановая (по утвержденному графику);
  • внезапная;
  • сплошная: сырье, запасы, оборудование, мебель, денежные средства;
  • выборочная: склад, отдел в магазине, вид товара (бытовые или пищевые продукты);
  • запрашиваемая: сотрудник настаивает на ревизии
  • имущество сдается в аренду;
  • увольняется материально-ответственный сотрудник (бригадир, продавец, кладовщик);
  • ответственный сотрудник сдает смену;
  • по прошествии стихийных бедствий: пожар, наводнение, техногенные аварии;
  • участились/обнаружены случаи кражи имущества;
  • по итогам года составляется бухгалтерская отчетность

В любом случае положение о ревизиях (сроках, формах, времени проведения) принимаются руководителем и главным бухгалтером. Документооборот формируется с учетом методических рекомендаций Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49.

Для оформления результатов проверки организация имеет право самостоятельно разрабатывать формы актов, ведомостей, но этот момент следует упомянуть в учетной политике. Замена унифицированных бланков на разработанные самостоятельно не должна искажать информацию, содержать ошибки.

С чего начинается инвентаризация в магазине

Проведение инвентаризации в магазине начинается с подготовки помещения, сортировки товаров розничной торговли по видам, секциям, отделам, местам хранения. Объемный перечень номенклатуры требует много времени на проверку. Добиться точности и сэкономить время возможно, если придерживаться последовательности:

  • остановить торговлю: поступление, списание и перемещение ТМЦ в другие отделы;
  • сгруппировать товары по типам, чтобы считать их последовательно;
  • отсортировать товар со штрих-кодом: при наличии кода на части продукции пересчитывать ее отдельно будет проще;
  • определить действия каждого участника комиссии: один отслеживает список, другой ведет подсчет, третий сверяет сроки годности товаров.

Справка! С 01 июля 2018 года в сфере торговли весь ассортимент должен быть внесен в базу данных онлайн-кассы даже в маленьких магазинах. Это позволяет определить, что конкретно приобрел покупатель.

Как проходит инвентаризация в магазине

По общему правилу инвентаризация начинается с того, что:

  • издается приказ (бланк ИНВ-22) о начале проверки, где устанавливаются сроки и участники комиссии;
  • материально-ответственные лица передают расписку в бухгалтерию о том, что товарооборот завершен, все ТМЦ оприходованы, списаны и акты об этом переданы в бухгалтерию;
  • ограничивается доступ в зал, где ведется ревизия посторонним;
  • при необходимости прервать процедуру помещение закрывается и пломбируется.

Фактические данные о товаре: вес, количество, объем вписываются в инвентарный акт (ИНВ-3) участниками комиссии. Документ составляется в двух экземплярах. Помарки, ошибки или исправления в записях не допускаются.

В момент ревизии все члены комиссии должны присутствовать в магазине вместе с продавцами, товароведами и прочими материально-ответственными лицами. Это дает гарантию того, что ТМЦ не подменят, вынесут излишек, спишут качественную единицу в брак.

Исключить поступление новых товаров в процессе инвентаризации сложно. Если в этот период осуществляется поставка, она вписывается в специальную ведомость «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации» и приходуется после завершения.

При необходимости изъять что-либо нужно согласовать этот шаг с руководителем и бухгалтером, внести списываемое в опись «ТМЦ, выбывшие во время инвентаризации». Следует помнить, что каждое действие должно осуществляться в присутствии свидетелей: членов комиссии, ответственных за товары лиц.

Документальное оформление результатов проверки

По результатам инвентаризации формируется сличительная ведомость (ИНВ-19), где отражены недостача или излишки товаров. По каждому факту отклонения в любую сторону комиссия обязана провести проверку и занести результаты в итоговую ведомость (ИНВ-26):

  • недостаток по причине естественной убыли;
  • по недосмотру или халатности;
  • по злому умыслу (если проверка инициирована с целью пресечь кражу или порчу ТМЦ).

Причины помогут руководителю установить виновника и взыскать с него убыток в денежном выражении. Выявить наличие единиц устаревшего или просроченного товара, списать его в убыток.

По завершении проверки инвентаризационный акт подписывают все участники комиссии, руководитель и главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за движение ТМЦ.

Таблица 2: учет результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Что списываем/приходуем Куда списываем/приходуем
дебет кредит
1 Излишки товаров 41 91.1
2 Недостачу товаров 94 41
3 В пределах норм естественной убыли 44 94
4 Убыток за счет виновного сотрудника 73.2 94
5 Убыток за счет прибыли организации 91.2 94
6 НДС в части товаров, которые списаны в убыток 91.2 19.3

Проводки, которые отражают результаты инвентаризации, формируются в том периоде, к которому относится дата проведения проверки (дата составления описи).

Отражение в 1С излишка и недостачи

Если учет автоматизирован, то оформить и проанализировать результаты инвентаризации ТМЦ в 1С намного проще. Для примера предлагаем использовать версию «Управление торговлей 10.3».

В разделе «Управление складом и запасами» создается операция «Перерасчет товаров», где отражается:

  • фактическое и учетное количество товаров;
  • отклонения между фактическим и учетным количеством.

В первую очередь создаем документ:

Рис 2: анализ результатов инвентаризации

Заполняется форма автоматически, делая выборку данных на основании ежедневных проводимых операций. После проведения в программе формируются проводки и регистрируются условия по ТМЦ, меняя фактические остатки по складам: приходуется избыток, списывается недостача.

Для удобства в программе формируется отчет, который наглядно показывает наименование, артикул номенклатуры, количество единиц и отклонения.

Рис 3: сличительная ведомость остатков

Унифицированные формы, которые требуются для проведения ревизии, поддаются редактированию. Меняется общее количество участников инвентаризационной комиссии (по закону должно быть не менее 3 человек).

Сервис бухгалтерской программы дает возможность переоценить морально устаревшие товары. Или провести дооценку с учетом изменившихся рыночных цен на аналогичную продукцию. Подробности узнайте на видео:

Кроме того, реализована возможность подключения к программе кассовое оборудование, сканера для пересчета ТМЦ. Это позволяет исключить возникновение ошибки, учитывая загруженность персонала и объемы номенклатуры в сфере торговли.

Сколько может длиться инвентаризация

С учетом требований и формы проводимой инвентаризации операция занимает от 1 часа до нескольких дней. По видам проверок обратимся к правилам:

  • при составлении балансовой отчетности – ежегодно (строго с 1 октября по 31 декабря);
  • при проверке основных средств – один раз в три года;
  • расчеты с контрагентами – в конце года (31 декабря);
  • прочие – в соответствии с решением руководителя.

В рознице четких норм не предусмотрено правилами, но рекомендуется проводить ревизию в разумные сроки.

Возмещение ущерба ответственным лицом

Сотрудник берет на себя ответственность в момент подписания соответствующего соглашения. При выявлении факта недостачи полная ответственность возлагается на персонал, если:

  • совершено административное или иное преступление;
  • доказан факт умышленного нанесения вреда;
  • установлено наличие алкогольного опьянения у работника.

В любом случае ущерб возмещается только в отношении прямых расходов (полная стоимость ТМЦ, снижение общей стоимости). Ответственное лицо дает письменное объяснение по недостаче или порче товара. Результаты передаются руководителю. Он издает приказ о возмещении убытка.

Бухгалтерия удерживает из заработка сотрудника не более 20% в месяц и погашает задолженность перед организацией. Работника необходимо ознакомить с результатами проверки под роспись. Если не соблюдать регламент, то результаты ревизии работник может оспорить через суд.

Материальная ответственность представляет собой правовое отношение между торговым предприятием и его работниками. Возложенная материальная ответственность на работников оформляется договором о материальной ответственности в двух экземплярах.

Материальная ответственность заключается в возмещении работниками причиненного предприятию ущерба при исполнении ими служебных обязанностей — недостачи, образовавшиеся в результате неправильных действий или бездействий работников.

В магазине «Смак-6» полная бригадная материальная ответственность, которая основана на взаимном доверии всех членов бригады. За причиненный ущерб или недостачу бригада несет ответственность в зависимости от проработанного времени и зарплаты.

Для сохранности товарно-материальных ценностей все работники магазина обязаны беречь их. Своевременно проводится инвентаризация. С целью контроля за сохранностью материальных ценностей в магазине «Смак-6» ежедневно составляют товарный отчет.

Товарный отчет отражает движение товаров и тары в магазине. Он составляется заведующим ежедневно. Оформляется товарный отчет в 2-х экземплярах на основании приходных и расходных документов. 1 экземпляр вместе с документами сдается в бухгалтерию; 2 экземпляр остается у материально-ответственного лица. Товарный отчет подписывается материально-ответственным лицом и передается в бухгалтерию для проверки.

Раздел 3. Работа на контрольно-кассовой технике и расчеты с покупателями

Контрольно-кассовая машина (ККМ) – это счетно-суммирующее, вычислительное и фискальное устройство.

К работе на контрольно-кассовой машине допускаются лица, освоившие правила их эксплуатации в объеме технического минимума. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности. Кассир должен быть одет в спецодежду магазина.

Обслуживая покупателя кассир должен быть настроен доброжелательно, вежливо.

Каждый кассир в магазине «Смак-6» следит за исправностью оборудования и порядком на рабочем месте.


ККМ устанавливается на видном месте таким образом, чтобы табло машины находилось со стороны покупателя. В начале рабочего дня и по окончании работы кассир оформляет книгу кассира-операциониста на основании отчетных чеков, сдает выручку в главную кассу, выводит денежный остаток, выводит результат работы путем сравнения фактического и документального остатка.

Раздел 4. Предложения по повышению эффективности работы предприятия.

Отсутствие автостоянки около магазина отрицательно сказывается на товарообороте магазина. Так, проезжавшие мимо потенциальные покупатели припаркуют свой автомобиль у другого магазина.

Нехватка продавцов-кассиров обусловлена сокращением рабочего персонала магазина. Продавцы вынуждены покидать кассу, для того чтобы помочь в выкладке товара. Отсутствие кассира на рабочем месте создает длинную очередь из недовольных покупателей.

Выяснилось, что магазин «Смак-6», находящийся вблизи других торговых объектов, имеет серьезный недостаток – неудовлетворительный температурный режим, что кажется некомфортным покупателям, а так же сказывается на работе обслуживающего персонала.

Лучший способ устранить неудовлетворительный температурно-климатический режим – установить кондиционеры.

Маркетологи говорят, что довольный потребитель приводит с собой в следующий раз двоих, а недовольный уводит двадцать потенциальных покупателей.

Предложения:

-оборудовать автостоянку около магазина

-мотивировать работу персонала (повышением премии)

-установить кондиционеры

-расширить ассортимент непродовольственных товаров

-разместить рекламу в СМИ.

Заключение.

График прохождения практики 2/2. Режим работы магазина с 7:00-23:00, который разрабатывался совместно с администрацией магазина и администрацией Московского района. Утверждён режим работы магазина торговым отделом районной администрации. По форме продажи магазин «Смак-6» является магазином самообслуживания.

Проходя производственную практику в магазине «Смак-6», полученные мной знания в учебном процессе, я смогла применить на практике. Благодаря этой производственной практике я смогла повысить уровень своих знаний и приобрела навыки работы администратора торгового зала.

За время прохождения практики приобрела такие навыки как:

1. Знание продовольственных товаров по ассортиментной принадлежности;

2. Контроль количества и качества товара на витринах магазина;

3. Контроль наличия и качества продуктов собственного производства кондитерского отдела (торты, пирожные, пироги, различные мучные изделия), отдела гастрономии (напитки из ягод, натуральное разливное молоко, свежемороженое, замороженное мясо, большой ассортимент салатов и горячих блюд).

4. Подготовка товара к продаже, размещение и выкладка его на торгово-технологическом оборудовании;

5. Поддержание порядка в торговом зале (своевременные генеральные уборки, ежедневный контроль порядка, чистоты, грамотного размещения товара), порядка прилежащей территории магазина (вызов дворника, трактора, контроль выполненной работы);

6. Контроль бесперебойной работы холодильного оборудования, банковских терминалов, оборудования для взвешивания товара, кассового оборудования, водоснабжения, электроэнергии (вызов обслуживающего персонала, контроль ремонта, ведение отчетности выполненных работ).

7. Контроль работы продавцов, кассиров, обслуживающего персонала, службы охраны.

8. Работа с покупателями, разрешение конфликтных ситуаций, своевременный обмен, возврат товара. Максимальное удовлетворение требований покупателя.

9. Работа на контрольно — кассовой машине (возврат товара по чеку, возврат без наличия чека, отмена покупки);

10. Обслуживание покупателя на рабочем месте кассира, продавца гастрономии, продавца консультанта;

11. Знание покупательского спроса (контроль размещения и наличия «ходового» товара, анализ спроса покупателей на определенные товары):

12. Составление графиков работы продавцов, кассиров, грузчиков;

13. Учет рабочего времени персонала.

Список использованной литературы

· Карякин, А. М. Управление персоналом. — Иваново: ИГЭУ, 2005, 380с.

· Аванесов Ю.А. Основы коммерции на рынке товаров и услуг: учебное пособие / Ю.А. Аванесов. — М.: Люкс-Арт, 2012. — 410 с

· О. В. Памбухчиянц. Организация и технология коммерческой деятельности. Учебник-М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2009. – 640 с.

· Виноградова С.Н. Коммерческая деятельность: учебное пособие / С.Н. Виноградов. — Мн.: Выш. Шк., 2008. 110с.

Инвентаризация — неотъемлемая часть рабочего процесса в жизни заведения — и, пожалуй, одна из самых скучных. Тем не менее именно благодаря ей вы сможете избежать большинства проблем с поставками, списаниями, оплатой счетов и контролем персонала.

Чтобы эффективно и быстро проводить инвентаризацию лучше всего установить в заведении единую систему учета, которая будет автоматически списывать затраченные продукты со склада, напоминать о поставках и т. д. Например, как это умеет система автоматизации кафе Poster. Зарегистрируйтесь и попробуйте сами, первые 15 дней бесплатно.

Разобраться с этим непростым и важным вопросом нам помогла Екатерина Кочурова, директор ресторанного агентства Resto-school. Мы специально взяли у нее интервью для этой статьи.

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация — это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на ваш реальный доход, на маржинальную прибыль.

Давайте посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в ресторанах, как часто, кем и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки:

  • Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.

  • Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.

  • Ежедневная. Учет остатков бара. Каждый вечер управляющий или ответственный шеф-бармен проводит инвентаризацию, пока бармен закрывает смену и убирает свое рабочее место. Ежедневная инвентаризация кухни очень затратна, поэтому встречается крайне редко.

  • Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

Что может показать инвентаризация:

1. Ошибки в единицах учета. Например, по накладной товар приходит вам упаковками, а приходовать нужно в штуках. При внесении остатков вы указываете количество в штуках, а в системе учета эта позиция внесена в упаковках.

Например, в одной из кофеен, с которыми я работала, по результатам инвентаризации выходил плюс в 48 000 рублей. Дело в том, что пергаментную бумагу для упаковки сэндвичей приходовали в упаковках, а остатки при инвентаризации вносили в листах.

К расходникам нужно относиться максимально внимательно, особенно если у вас много позиций продается навынос или через доставку. В таком случае правильно считать себестоимость с учетом расходных материалов. Это поможет вам в анализе управленческой отчетности, она будет объективной и реальной. В калькуляцию таких позиций лучше включать упаковку, а также контролировать, как персонал пробивает товар: в зале или навынос (чтобы упаковка списывалась правильно).

2. Позиции-дубликаты. Например, «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности.

Да-да, в вашей инвентаризации скрывается даже это! Вот пример для кофеен. Часто в тех. карте для приготовления капучино указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (причина — нам необходимо налить в питчер определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек могут различаться, и в питчер может остаться молоко). В хороших кофейнях бариста понимают, что взбитое молоко проживет буквально несколько секунд, и добросовестно выливают его, если нет следующего заказа. Таким образом, при инвентаризации в кофейне молоко часто «плюсит» (при условии, что тех. карта учитывает специфику приготовления).

Вот в этих плюсах по молоку и скрываются возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить капучино или латте и подарить его гостю — тому, кто давно сидит за столиком и уже заскучал или кто зашел за свежими круассанами к завтраку и уже покупал кофе. Эффект — ваше заведение запомнится гостю, он всем об этом расскажет и в следующий раз уж точно не променяет вас на другую кофейню. Для вас это списание порции эспрессо на маркетинг (не забывайте списывать, не то кофе уйдет в минус).

Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

Воровство

Самый популярный метод — это использование одного и того же стола с «частым» заказом по несколько раз. Это особенно актуально для заведений с небольшим меню, где есть позиции топовых продаж. Например, в кофейне это капучино, в баре — виски с колой и т. д. После оформления заказа распечатывается пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется. Таким образом, при следующем таком же заказе не создается новый стол, а просто снова распечатывается пречек — так через один стол можно пропустить несколько заказов. Существуют еще и другие типичные ошибки официанта помимо воровства, с которым тоже нужно бороться.

Как бороться с воровством:

  • Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.

  • Анализируйте среднее время обслуживания. Если вдруг появляется отклонение от средней скорости, посмотрите, у какого сотрудника и в какие смены это наиболее заметно. Далее можно еще глубже проанализировать столы, учитывая заказанные блюда и напитки, и выявить закономерность.

  • Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.

Есть еще один способ, но он более сложный. В тех. карте должен учитываться процент отхода (зачистка овощей, обрезки — в общем, все, что уходит в мусор). Тогда вы сразу заметите, если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% (а обычно это не самые дешевые позиции, такие как осьминог или ананас). Выходит, что один ананас получил гость в своем шейке, а один забрал себе бармен — необязательно самим продуктом, а деньгами, например, благодаря непробитым чекам.

Что делать с расхождениями?

Ваши управляющие должны уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

  • Пересмотреть калькуляции и тех. карты.

  • Проверить единицы учета в системе.

  • Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

  • Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

  • Провести дополнительное обучение для поваров-новичков, закрепить за ними наставников.

Как анализировать:

  1. Выделить позиции, по которым есть расхождения.

  2. Если это штучная продукция — то, что вы не производите сами (сок, вода, печенье и т. д.), — перепроверьте накладные, оприходованные за неделю. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать «просрочку», невнимательность при пробитии.

  • Если это ингредиенты, из которых вы готовите, то нужно разбираться с калькуляциями и тех. картами, и, если ошибок в них нет, нужно проверить, как точно повара соблюдают рецептуру. Если же с этим все в порядке, остаются несвоевременные списания и воровство.

Допустимый процент недостачи и списаний для разных типов заведений

Любое расхождение по недостаче недопустимо, это показатель неорганизованности работы и плохого контроля.

По списанию:

  • Для кофеен — максимум 5% для продукции, которая закупается готовой, а не производится самим заведением (сэндвичи, десерты, выпечка). Этот процент можно удерживать на низком уровне, если правильно оформлять заказы, но он никогда не будет нулевым — иначе у вас будут пустые витрины.

  • Для фастфуда — тоже не более 5%. Это вся продукция: как правило, заготовки и полуфабрикаты.

  • Для кафе и ресторанов, где все готовится «из-под ножа», — 3% (все, что выше, — признак больших остатков и неграмотных заказов, заготовок).

Специфика проведения инвентаризации для разных типов заведений

Инвентаризация для заведений с готовой продукцией — это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно, даже ежедневно. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Аналогичная ситуация и с барами: пока бармен закрывает смену, управляющий проводит инвентаризацию.

Для заведений, где большое количество продукции продается навынос или через доставку, очень важно регулярно вести учет расходных материалов и упаковки. Обязательно включайте их в калькуляционную карту и учитывайте в себестоимости.

Для заведений с полным производственным процессом остатки являются показателем соблюдения тех. карт и адекватных закупок.

Проблемы с инвентаризацией бара и кухни

Самая частая проблема — учет заготовок, которые используются и в баре, и на кухне.

Например, замороженная клубника и сахар. По факту у вас в остатках могут быть как сами ингредиенты по отдельности, так и в составе клубничного соуса. Его вы можете использовать и в баре, и на кухне. Главное, не путать остатки по подразделениям, а обязательно учитывать отдельно бар и отдельно кухню. Прежде чем вносить остатки, нужно внести в инвентаризацию тех. карту на клубничный соус и указать, сколько этого соуса в граммах есть в остатках по факту. Тогда система автоматически пересчитает каждый ингредиент в граммах и прибавит то количество, которое есть в составе соуса, к тому, что есть в «сыром» виде.Дополнительные и альтернативные методы инвентаризации

Дополнительные методы — это внеплановая инвентаризация по отдельным позициям. Важен эффект неожиданности: никто из персонала не должен понимать, когда вы можете провести инвентаризацию. Альтернативный метод, точнее, метод анализа в помощь инвентаризации, — это ежедневная проверка и контроль актов списания с разбором причин списания. Если вы будете делать это ежедневно, то сможете незамедлительно вносить поправки в заказ продуктов и гораздо быстрее обнаруживать проблемные моменты, чтобы исключить их в будущем.

Советы начинающим рестораторам

Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно, это непрерывный процесс.

Облегчить инвентаризацию для малых и больших заведений поможет система автоматизации ресторана. Программа имеет гибкий и удобный функционал складского учета, и вы сможете увидеть реальные остатки на складе в любой момент времени.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх