Как писать даты?

Применяется два способа написания дат, оговоренные ГОСТ Р 6.30-2003 —цифровой и словесно-цифровой.

При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка:
27.08.2007,
01.09.2007.
Возможно также буквенно-цифровое обозначение даты: 5 марта 1999 г., 1 сентября 2007 г.

Содержание

Цифровой способ

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год – четырьмя арабскими цифрами: Например:

Словесно-цифровой способ

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом:

01 сентября 2012 года или 01 сентября 2012 г.

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

  • цифрами: 22.08.2007;
  • словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
  • только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью.

Пример:

В первом квартале 2012 года.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму:

  • в апреле 2012 г.;
  • в октябре-ноябре 2011 г.;
  • в I квартале 2012 г.;
  • в III-IV кварталах 2011 г.;
  • в первом полугодии 2012 г.

Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Слово «год» опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Календарные сроки в тексте пишутся так:

  • в октябре 2012 г.,

но:

  • за 8 месяцев 2011 года,
  • в 1995 году,
  • с 1994 по 2001 год,
  • в 1999-2004 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, принятое сокращение слова годы – гг.

Следует писать: 2000–2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный – две тысячи второй годы».

  • в 1992—1993 гг.;
  • в период 1985 г.—1990-е гг. (год и десятилетие).

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:

  • в 2001/2002 учебном году,
  • отчетный 2000/2001 год.

В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2011—2012 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью:

  • I квартал 2012 г.;
  • во втором полугодии 2012 г.

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц,день месяца, 2006.04.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ ИСО 8601-2001) пример написания даты 1 сентября 2006 года вы глядит следующим образом:

  • 20060901 (основной формат);
  • 2006-09-01 (расширенный формат);
  • 06-09-01 (сокращенный формат).

В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-технических документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты,секунды. Например:

  • Было 7 часов 45 минут 30 секунд;
  • На часах было 12 часов по полудни.

Следует различать число единиц времени, когда применяется сокращенное обозначение единиц (Прошло 6 ч 30 мин 45 с), от обозначения времени дня, когда чаще всего слова часы, минуты, секунды употребляются в развернутом виде (см. пример выше).

Форма представления времени дня в научно-технических документах установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. Последовательность написания та же, что и в других текстах, но между числами стандарт требуется ставить двоеточие: 23:30:10 (23 часа 30 минут 10 секунд). То же время дня с уменьшенной точностью: 23:30 (23 часа 30 минут).

Сокращенное представление: 30:10 (30 минут 10 секунд).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое число и имена собственные:

  • Восьмое марта,
  • Новый год,
  • День металлурга,

но:

  • Рождество Христово,
  • День Победы.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Сегодня полезно оформлять все соглашения, даже легкомысленные или те, которые заключены между друзьями, таким образом, чтобы они были действительными.

Дата в юридических документах очень важна, и вам нужно правильно ее написать, чтобы не было риска, что документ не выдержит юридической проверки. Например, неправильная или неправильно указанная дата в договоре купли-продажи может привести к аннулированию сделки.

Даты не просто указывают, когда вы подписали юридический документ. Они могут быть центральными элементами в положениях договора, которые указывают, когда должны быть выполнены условия, и когда должна быть произведена оплата. Но, хотя важно быть точным при указании дат, вам не нужно сильно беспокоиться о том, чтобы написать их каким-либо конкретным способом.

Что по этому поводу говорит российский ГОСТ?

Метод правильно писать дату

Напишите дату несколькими различными видами, чтобы она была абсолютно ясной, и не возникало никаких вопросов о намерении. Укажите дату несколько раз в своем документе, особенно если дата особенно важна для документа, такого как аренда или передача документов о продаже. Дата должна появиться в заголовке с указанием месяца, дня и года, а также в тексте договора.

Написание даты в полном объеме

В официальном письме всегда пишите дату полностью, когда она является частью предложения. Обычно это включает указание дня месяца и года.

Пример. Встреча состоится 21 апреля 2020 года.

Однако вы можете использовать несколько разных форматов, например, пропустить год или добавить день недели:

  • 3 октября, четверг
  • Вторник, 6 августа 2020 г.
  • 21 апреля 2020 г.

Сокращение даты

В заявлении, или если дата не является частью основного текста в документе, вы можете сократить месяц , чтобы сэкономить место. Например, «20 августа 2019 года» может быть сокращено до «Авг. 20, 2019.» То же самое можно сделать с днями (например, «вторник» становится «вт»).

Запись даты в виде цифр

Вы также можете написать дату в виде цифр вместо слов. В России чаще используется формат месяц / день / год.

Обратите внимание на 3 важных момента во избежание разночтений и подделок:

  • ставьте «0» перед месяцами и днями, состоящими из одной цифры;
  • пишите 2020 год полностью;
  • если вы ссылаетесь на что-то, что могло произойти в 1902 или 2002 году, вы всегда должны указывать год полностью, чтобы избежать путаницы!

Международные особенности

Как обстоят дела в других странах? Формат месяца / дня / года, используемый в США, больше нигде не используется (за исключением Федеративных Штатов Микронезии и Маршалловых Островов).

Во всем остальном мире наиболее распространенным форматом является день / месяц / год. В странах Азии также используется формат год / месяц / день (например, Китай), но в русском языке это встречается редко.

Легко запутаться в сроках, если вы не знаете формат. Например, «4/10/2019» будет относиться к 10 апреля в США, но будет относиться к 4 октября в Великобритании или Франции. Поэтому обязательно проверяйте формат даты, используемый при работе с другими странами, в противном случае вы можете прибыть очень рано или очень поздно на встречу в Европе!

Бонус — как поставить дату в документе в Microsoft Word

Статическая дата

Чтобы добавить статическую дату, выполните одно из следующих действий:

В документе введите вручную дату, которую вы хотите отобразить.

Щёлкните вкладку Вставка. В области Текст выберите Дата и время. Снимите флажок Обновлять автоматически, если он установлен, и нажмите кнопку ОК. Дата будет вставлена ​​в ваш документ в месте нахождения курсора.

Динамическая дата

Проделайте те же действия, но поставьте флажок Обновлять автоматически, если его нет.

Итак, несмотря на большое количество календарных приложений, полезно помнить основные правила написания даты в тексте и документах.

Обозначения даты и времени по ГОСТ Р 7.0.64-2018

Смотрите:
Дата
Время дня
Дата и время дня
Период времени
Повторяющийся период времени

Дата

Смотрите:
Общие положения
Календарная дата
Порядковая дата
Недельная дата

Общие положения

Для простоты сравнения во всех примерах обозначений дат в качестве иллюстрации используется дата 12 апреля 1985 г., если это уместно

Календарная дата

Смотрите:
Общие положения
Полные обозначения
Обозначения с уменьшенной точностью
Расширенные обозначения

В обозначениях календарных дат:

  • календарный год, если не указано иное, представляется четырьмя цифрами. Календарные года нумеруются по возрастанию в соответствии с григорианским календарем значениями в диапазоне от до . Значения в диапазоне до должны использоваться лишь по взаимному согласию партнеров информационного обмена;
  • календарный месяц представляется двумя цифрами. Январь представлен как , а последующие календарные месяцы нумеруются в возрастающей последовательности;
  • календарный день месяца представляется двумя цифрами.

Первый календарный день любого календарного месяца представляется как , а последующие календарные дни того же календарного месяца нумеруются в возрастающей последовательности

Когда требуется полное представление календарной даты, то оно должно быть выполнено с помощью одного из цифровых выражений, указанных ниже, где представляет цифры номера календарного года, — номера календарного месяца текущего календарного года, a — номера календарного дня в текущем календарном месяце.

Основной формат: YYYYMMDD, Пример — 19850412

Расширенный формат: YYYY-MM-DD, Пример — 1985-04-12

Обозначения с уменьшенной точностью

Если в определенном приложении достаточно выражать календарную дату с меньшей точностью, чем в полном представлении по 4.1.2.2, то две, четыре или шесть цифр могут быть изъяты. Изъятие осуществляется с правого края. Результирующее обозначение будет указывать месяц, год или век, как это приведено ниже. Когда изъяты только , то должен быть вставлен разделитель между и , однако в других представлениях с уменьшенной точностью разделители не должны использоваться.

  1. Определенный месяц: основной формат: YYYY-MM, пример — 1985-04, расширенный формат не применяется
  2. Определенный год: основной формат: YYYY, пример -1985, расширенный формат не применяется
  3. Определенное столетие: основной формат: YY, пример — 19 (двадцатый век), расширенный формат не применяется.
Расширенные обозначения

Если по соглашению сторон используются расширенные обозначения, то форматы должны быть такими, как приведено ниже. Обменивающиеся стороны должны согласовать дополнительное количество цифр в элементе времени «год». В примерах, приведенных ниже, было согласовано расширить элемент времени «год» на две цифры.

Порядковая дата

Смотрите:
Общие положения
Полные обозначения
Расширенные обозначения

В обозначениях порядковой даты:

  • календарный год представлен, как в 4.1.2;
  • календарный день года представлен тремя десятичными цифрами. Первый календарный день любого календарного года представлен как , а последующие календарные дни нумеруются в возрастающей последовательности.

Когда определенное приложение выявляет потребность полного представления порядковой даты, то оно должно быть одним из числовых выражений, указанных ниже, где представляет календарный год, a — порядковый номер календарного дня в текущем календарном году.

Основной формат: YYYYDDD, пример -1985102

Расширенный формат: YYYY-DDD, пример — 1985-102

Если по соглашению сторон используются расширенные обозначения, то форматы должны использоваться как форматы, указанные ниже. Обменивающиеся стороны согласовывают дополнительное число цифр в элементе времени «год». В примерах принято расширение элемента времени «год» на две цифры.

Определенный день: основной формат: ±YYYYYDDD, пример — +001985102, расширенный формат: ±YYYYY-DDD, пример — +001985-102

Недельная дата

Смотрите:
Общие положения
Полные обозначения
Обозначения с уменьшенной точностью
Расширенные обозначения

В обозначениях недельной даты:

  • календарный год представляется, как в 4.1.2;
  • календарная неделя представляется двумя десятичными цифрами. Первая календарная неделя года должна идентифицироваться как , а последующие недели нумеруются в возрастающей последовательности;
  • календарный день недели представляется одной десятичной цифрой. Понедельник идентифицируется как календарный день каждой календарной недели, а последующие календарные дни той же календарной недели нумеруются в возрастающей последовательности до воскресенья (календарный день ).

Когда применение обуславливает необходимость полного представления даты в днях недель, то должно использоваться одно из указанных ниже буквенно-цифровых выражений, где представляет календарный год, является определителем недель, представляет порядковый номер календарной недели текущего года, a представляет порядковый номер календарного дня в текущей календарной неделе.

Основной формат: YYYYWwwD, пример — 1985W155

Расширенный формат: YYYY-Www-D, пример — 1985-W15-5

Если требуемая степень точности позволяет, то в обозначениях по 4.1.4.2 одна цифра может быть опущена.

Определенная неделя: основной формат: YYYYWww, пример — 1985W15, расширенный формат: YYYY-Www, пример — 1985-W15

Если по соглашению сторон используется расширенное представление, то форматы должны быть такими, как это указано ниже. Обменивающиеся стороны должны согласовать дополнительное количество цифр в элементе времени «год». В примерах ниже было согласовано расширение элемента времени «год» на две цифры.

Время дня

Смотрите:
Общие положения
Местное время
Полночь
Всемирное координированное время дня
Местное время и Всемирное координированное время (UTC)

Настоящий стандарт основан на 24-часовом формате отсчета времени, который широко используется в настоящее время. В выражениях времени дня (4.2):

  • час представлен двумя цифрами от до . Обозначение часа разрешается только для индикации окончания календарного дня, см. 4.2.3;
  • минута представлена двумя цифрами от до ;
  • секунда представлена двумя цифрами от до . Обозначение секунды разрешено лишь для указания положительной дополнительной секунды или момента времени в пределах этой секунды.

Местное время

Смотрите:
Общие положения
Полные представления
Обозначения с уменьшенной точностью
Обозначения с десятичными долями
Обозначения с определителем времени

В обозначениях местного времени, установленных ниже, не предусмотрено недопущение двусмысленностей обозначений, которые происходят из-за разрывов шкалы местного времени (например, переход на летнее время). Когда применение обусловливает потребность недопущения подобных двусмысленностей, то могут использоваться положения 4.2.5.2

Полные представления

Когда имеется потребность выражения местного времени, то полным представлением должно быть единое числовое выражение, состоящее из шести цифр в основном формате, где представляет часы, минуты, a — секунды.

Основной формат: hhmmss, пример — 232050, расширенный формат: hh:mm:ss, пример — 23:20:50

Если позволяет требуемая степень точности, то могут быть изъяты из обозначений по 4.2.2.2 две или четыре цифры.

Обозначения с десятичными долями

В обозначениях для конкретного применения может быть включена десятичная доля часа, минуты или секунды. Если включена десятичная доля, то элементы времени низшего порядка должны быть опущены, и десятичная доля должна быть отделена от целой части с помощью десятичного знака, запятой или точкой . Из указанных знаков запятая является более предпочтительным знаком. Если величина числа меньше единицы, то перед десятичным знаком должны стоять два нуля в соответствии с 3.6.

Обменивающиеся информацией стороны в зависимости от применения должны согласовать количество цифр в десятичной доле. Формат должен быть , или в зависимости от потребности (час минута секунда, час минута и час, соответственно), с таким количеством цифр, которое требуется после десятичного знака. В десятичной доле должна быть одна цифра. В приведенных примерах было решено обозначать наименьший элемент времени десятичной доли одной цифрой.

Обозначения с определителем времени

В обозначениях местного времени можно помещать указатель времени непосредственно перед обозначениями, которые определены в 4.2.2.2 — 4.2.2.4.

Полночь

Полные обозначения полуночи в основном и расширенном форматах в соответствии с 4.2.2 должны быть выражены одним из приведенных ниже способов:

Основной формат

Расширенный формат

а) 000000

(начало календарного дня)

b) 240000

(конец календарного дня)

Обозначения могут либо иметь уменьшенную точность в соответствии с 4.2.2.3, либо могут быть представлены как обозначения времени в соответствии с 4.2.2.5. Обозначения для представления полуночи могут быть расширены с помощью десятичной доли, которая содержит только нули в соответствии с 4.2.2.4.

Примечания:

  1. Полночь представляется как или .
  2. Конец одного календарного дня совпадает с в начале следующего календарного дня, например 12 апреля 1985 г. равнозначно 13 апреля 1985 г. Если связь с датой или периодом времени отсутствует, то а) и b) представляют одно и то же местное время в 24-часовом формате отсчета времени.
  3. Выбор представления а) или b) будет зависеть от связи с датой или периодом времени. Обозначения, где имеет значение , более предпочтительны для представления конца периода времени в соответствии с 4.4 или конца повторяющегося периода времени в соответствии с 4.5.

Всемирное координированное время дня

Для выражения Всемирного координированного времени дня должны применяться обозначения, указанные в 4.2.2.2 — 4.2.2.4, за которыми без пробела следует определитель Всемирного координированного времени , Ниже приведены примеры полных обозначений и обозначений с уменьшенной точностью для Всемирного координированного времени дня — 23 часа 20 минут и 30 секунд:

Основной формат: hhmmssZ

Примеры

Расширенный формат:

не применяется

Примеры

Местное время и Всемирное координированное время (UTC)

Смотрите:
Местное время и его разность со Всемирным координированным временем

Разность между местным временем и Всемирным координированным временем дня Если требуется показать разность между местным временем и Всемирным координированным временем дня, то представление разности может быть выражено в часах и минутах или только в часах. Разность должна иметь положительное значение (т.е. со знаком плюс впереди ), если местное время опережает или равно Всемирному координированному времени дня, и отрицательное значение (т.е. со знаком минус впереди ), если отстает от Всемирного координированного времени дня. Элемент времени «минуты» в разности может быть опущен, только если разность между шкалами времени является целым количеством часов.

Основной формат:

±hhmm

±hh

Пример — +0100

+01

Расширенный формат: ±hh:mm

Пример — +01:00

Обозначения разности между местным временем и Всемирным координированным временем дня являются компонентами обозначений, которые определены в 4.2.5.2. Они не должны использоваться в качестве обособленных выражений

Местное время и его разность со Всемирным координированным временем

Если необходимо показать местное время и разность между шкалой местного времени и шкалой Всемирного координированного времени, то к обозначению местного времени сразу за элементом местного времени наименьшего разряда (крайний справа) должно быть добавлено без пробела обозначение разности. Разность между шкалой местного времени и шкалой Всемирного координированного времени должна быть выражена в часах и минутах или только в часах вне зависимости от точности выражения местного времени.

В качестве примера приведено полное обозначение местного времени 15 часов 27 минут и 46 секунд в Женеве (зимой оно на один час впереди по сравнению со Всемирным координированным временем) и в Нью-Йорке (зимой оно отстает на пять часов от Всемирного координированного времени), вместе с указанием разности между шкалой местного времени и шкалой Всемирного координированного времени.

Основной формат: hhmmss±hhmm

Примеры:

  1. 152746+0100
  2. 152746-0500

Основной формат: hhmmss±hh

Примеры:

  1. 152746+0100
  2. 152746-05

Расширенный формат: hh:mm:ss±hh:mm

Примеры:

  1. 15:27:46+01:00
  2. 15:27:46-05:00

Расширенный формат: hh:mm:ss±hh

Примеры:

  1. 15:27:46+01
  2. 15:27:46-05

Дата и время дня

Смотрите:
Общие положения
Полные обозначения
Обозначения, отличные от полных

Когда из применения четко не следует, что требуется выразить только дату (4.1) или только время дня (4.2), то метка времени может быть определена посредством обозначения даты и времени дня

Полные обозначения

Элементы времени в обозначении даты и времени дня (4.2) должны записываться в следующей последовательности.

  1. Для календарных дат: год-месяц-день месяца-определитель времени-час-минута-секунда-определитель часового пояса.
  2. Для дат в днях года: год-день года-определитель времени-час-минута-секунда-определитель часового пояса.
  3. Для дат в днях недели: год-определитель недели-неделя-день недели-определитель времени-час-минута-секунда-определитель часового пояса.

Если используется местное время в соответствии с 4.2.2.2 — 4.2.2.4, то определитель часового пояса отсутствует. Если используется Всемирное координированное время в соответствии с 4.2.4 (Всемирное координированное время дня, /41596#o41622), то определением часового пояса является определитель Всемирного координированного времени . Если используется местное время и разность со Всемирным координированным временем в соответствии с 4.2.5.2, то определителем часового пояса является элемент разности.

В этих выражениях должен использоваться знак как определитель времени, чтобы показать начало обозначения элемента времени дня. Дефис и двоеточие должны использоваться в соответствии с 4.4.4 как разделители в обозначениях даты и времени дня соответственно (при необходимости).

Примечание — По взаимному согласию партнеров по информационному обмену символ может быть опущен в случаях, когда отсутствует риск смешения обозначения даты и времени дня с другими обозначениями, которые определены в настоящем стандарте.

Примеры полных обозначений даты и времени дня:

Основной формат: YYYYMMDDThhmmss

YYYYMMDDThhmmss±hhmm

YYYYMMDDThhmmss±hh

Примеры:

  1. 19850412T101530
  2. 19850412T101530Z
  3. 19850412T101530+0400
  4. 9850412T101530+04

Расширенный формат: YYYY-MM-DDThh:mm:ss

YYYY-MM-DDThh:mm:ss±hh:mm

YYYY-MM-DDThh:mm:ss±hh

Примеры:

  1. 1985-04-12T10:15:30
  2. 1985-04-12T10:15:30Z
  3. 1985-04-12T10:15:30+04:00
  4. 1985-04-12T10:15:30+04

При визуализации дат обозначения дат в днях года и в днях недели могут быть заменены обозначениями календарных дат

Обозначения, отличные от полных

  1. применяются правила, указанные в этих разделах;
  2. результирующее выражение не квалифицируется, как полное обозначение, соответствующее 4.3.2;
  3. элемент даты не должен быть представлен с уменьшенной точностью. Примечание — Это также исключает обозначения дат по 4.1.2.4 и 4.1.4.4, которые расширены и сокращены;
  4. обозначение должно быть либо полностью в основном формате, и в этом случае используется минимальное количество необходимых разделителей для требуемого выражения, либо полностью в расширенном формате, и тогда должны использоваться дополнительные разделители в соответствии с 4.1 и 4.2.

Примеры сокращенных обозначений для комбинаций обозначений даты и времени дня:

Период времени

Смотрите:
Средства указания периодов времени
Разделители и определители
Продолжительность
Полные обозначения
Обозначения, отличные от полных

Средства указания периодов времени

Период времени должен быть выражен одним из следующих способов:

  1. с помощью начала и конца;
  2. продолжительностью и контекстной информацией;
  3. началом и продолжительностью;
  4. продолжительностью и концом.

Примечание — Период времени, выраженный с помощью метода b), не является полностью определенным с помощью информации, имеющейся в обозначении. Предполагается, что при необходимости из контекста доступна дополнительная информация, чтобы в полной мере определить период времени. Тем не менее следует помнить, что хотя в обозначении содержится информация только по продолжительности, однако оно представляет (не определенный в полном объеме) период времени, а не только его продолжительность

Разделители и определители

Период времени выражается в соответствии со следующими правилами:

Примечание — В некоторых приложениях вместо косой черты в качестве разделителя используется двойной дефис

Продолжительность

Смотрите:
Общие положения
Формат с определителями
Альтернативный формат

Продолжительность может быть выражена комбинацией элементов с точной продолжительностью (час, минута и секунда) и элементов с номинальной продолжительностью (год, месяц, неделя и день). Термин «продолжительность» будет использоваться для обозначения выражений, которые содержат элементы как с точной продолжительностью, так и с номинальной продолжительностью.

Примечание — Продолжительность используется в качестве элемента в обозначениях периодов времени и повторяющихся периодов времени. Обозначение продолжительности как таковой не поддерживается настоящим стандартом

Формат с определителями

В обозначениях периода времени или повторяющегося периода времени продолжительность может быть представлена комбинацией элементов с определителями. За цифрами количества лет должен следовать определитель , за количеством месяцев — определитель , за количеством недель — определитель , а за количеством дней — определитель . Перед частью, включающей элементы времени дня, должен стоять определитель , за количеством минут — определитель , а за количеством секунд — определитель . В этих обозначениях элемент дня выражается количеством периодов продолжительностью в календарный день.

В основном и расширенном форматах полное обозначение продолжительности должно быть или .

В этих обозначениях максимальное количество цифр в элементе должно быть согласовано партнерами по обмену информацией.

Для обозначений с уменьшенной точностью или десятичных представлений применяются следующие правила.

  1. Если это требуется для конкретного варианта применения, то элементы низшего разряда могут быть опущены для представления продолжительности с уменьшенной точностью.
  2. Если это требуется для конкретного варианта применения, то элементы низшего разряда могут иметь десятичную долю. Десятичная доля должна быть отделена от целой части десятичным знаком запятой или точкой . Запятая является предпочтительным знаком. Десятичная доля, по крайней мере, должна иметь одну цифру, а максимальное количество цифр в десятичном элементе должно быть согласовано партнерами по обмену информацией. Если число меньше единицы, то десятичному знаку должен предшествовать нуль.
  3. Если количество лет, месяцев, дней, часов, минут или секунд в любом из этих выражений равно нулю, то это число (нуль) и соответствующий определитель могут отсутствовать, но по крайней мере одно число и его определитель должны присутствовать.
  4. Определитель должен отсутствовать, если все элементы времени отсутствуют.
Альтернативный формат

По взаимному согласию партнеров по обмену информацией продолжительность может быть выражена в соответствии с форматом, используемым для меток времени, как это указано в 4.1.2, 4.1.3, 4.2.2.5 и 4.3, где форматы 4.3 ограничены для компонента даты форматами 4.1.2 и 4.1.3, а для элемента времени дня форматами 4.2.2.2 — 4.2.2.4. Выраженные значения не должны переходить за «точки превышения» в 12 месяцев, 30 дней, 24 часа, 60 минут и 60 секунд. Поскольку недели не имеют определенной точки превышения (52 или 53), то недели не должны использоваться в этих вариантах применения. В этих обозначениях возможным значением для элемента времени «год» является , для элементов времени «календарный месяц» и «календарный день» — значение , а для элемента времени «календарный день года» — значение .

Полное представление обозначений продолжительности в альтернативном формате следующее:

Основной формат:

или

Расширенный формат:

или

Смотрите:
Обозначения периодов времени, которые определены началом и концом
Обозначения периодов времени посредством продолжительности и контекстной информации
Обозначение периода времени, идентифицируемого началом и продолжительностью
Обозначение периода времени, идентифицируемого по продолжительности и окончанию
Другие полные обозначения

Обозначения периодов времени, которые определены началом и концом

Когда приложение требует полного представления периода времени, который идентифицируется его началом и концом, должно использоваться обозначение в соответствии с 4.4.2, соединяющее какие-либо два полных обозначения даты и времени дня, как это определено в 4.3.2, при условии, что результирующее выражение представлено полностью в основном или в расширенном формате.

Основной формат: YYYYMMDDThhmmss/YYYYMMDDThhmmss

Пример — 19850412Т232050/19850625Т103000

Расширенный формат: YYYY-MM-DDThh:mm:ss/YYYY-MM-DDThh:mm:ss

Пример — 1985-04-12Т23:20:50/1985-06-25Т10:30:00

Примеры представляют период времени, который начинается в 23 часа 20 минут и 50 секунд 12 апреля 1985 г. местного времени и заканчивается в 10 часов 30 минут 25 июня 1985 г. местного времени

Обозначения периодов времени посредством продолжительности и контекстной информации

Смотрите:
Формат с определителями
Альтернативный формат

Когда при применении выявляется потребность полного представления периода времени через его продолжительность в формате с определителями и контекстную информацию, то должно использоваться обозначение в соответствии с 4.4.2, с применением полного представления продолжительности, как это определено в 4.4.3.2.

Основной и расширенный формат:

Примеры

  1. P2Y10М15DT10H30M20S
  2. P6W

В первом примере представлен период времени с продолжительностью 2 года, 10 месяцев, 15 дней, 10 часов, 30 минут и 20 секунд. В примере 2 представлен период времени с продолжительностью шесть недель

Если по соглашению сторон используется полное представление периода времени посредством его продолжительности и контекстной информации, а продолжительность находится в альтернативном формате, то обозначение должно соответствовать 4.4.2 и использовать полное представление продолжительности, как это определено в 4.4.3.3.

Основной формат: PYYYYMMDDThhmmss, пример — Р00021015Т103020

Расширенный формат: PYYYY-MM-DDThh:mm:ss, пример — Р0002-10-15Т10:30:20

Обозначение периода времени, идентифицируемого началом и продолжительностью

Когда приложение требует полного представления периода времени, идентифицируемого по его началу и продолжительности, то должно использоваться обозначение в соответствии с 4.4.2, соединяющее какое-либо полное обозначение даты и времени дня, как определено в 4.3.2, с каким-либо полным обозначением продолжительности, как определено в 4.4.3, при условии, что результирующее обозначение находится полностью в основном формате или полностью в расширенном формате.

Основной формат:

Пример —

19850412Т232050/Р00010215Т123000

Расширенный формат:

Пример —

1985-04-12Т23:20:50/Р1Y2M15DТ12H30M0S

1985-04-12Т23:20:50/Р0001-02-15Т12:30:00

В примерах приведен период времени, равный 1 году, 2 месяцам, 15 дням, 12 часам и 30 минутам, начиная с 23 часов 20 минут и 50 секунд местного времени 12 апреля 1985 года

Обозначение периода времени, идентифицируемого по продолжительности и окончанию

Если приложение требует полного представления периода времени, идентифицируемого по его продолжительности и окончанию, то должно использоваться обозначение по 4.4.2, объединяющее некоторое полное обозначение продолжительности, как это определено в 4.4.3, с некоторым полным обозначением даты и времени дня, как это определено в 4.3.2, при условии, что итоговое обозначение представлено полностью в основном формате или полностью в расширенном формате.

Основной формат:

Пример —

P1Y2M15DT12H30M0S/19850412Т232050

Р00010215Т123000/19850412Т232050

Расширенный формат:

Пример —

P1Y2M15DT12H30M0S/1985-04-12Т23:20:50

Р0001-02-15Т12:30:00/1985-04-12Т23:20:50

В примерах приведен период времени, равный 1 году, 2 месяцам, 15 дням и 12 часам и 30 минутам, заканчивающийся 12 апреля 1985 г. в 23 часа 20 минут и 50 секунд по местному времени

Другие полные обозначения
  • где показаны обозначения с использованием календарных дат в элементе «метка времени», вместо календарных дат могут быть вставлены полные обозначения порядковых дат или недельная дата;
  • где показаны обозначения с использованием местного времени в элементе «метка времени», вместо местного времени могут быть вставлены полные обозначения Всемирного координированного времени или местного времени с разницей со Всемирным координированным временем (4.2.5.2);
  • где показаны обозначения с использованием выражения , это выражение может быть заменено на (4.4.3.2).
  1. применяются правила, указанные в тех разделах;
  2. результат не является полным представлением в соответствии с 4.4.4 и
  3. итоговое обозначение представлено или полностью в основном формате, или полностью в расширенном формате.

Использование представления должно быть согласовано партнерами по обмену информацией, если использование какой-либо составной части его должно быть согласовано этими партнерами.

В обозначении периодов времени в соответствии с 4.4.1 а):

  • в выражении после косой черты (т.е. в обозначении конца периода времени) элементы времени высших разрядов могут быть опущены, в этом случае должно быть принято допущение, что используются соответствующие элементы времени из обозначения начала периода времени (например, если опущено, то конец периода времени находится в том же календарном году и календарном месяце, что и начало периода времени);
  • обозначения часовых поясов и Всемирного координированного времени, включенные с элементом, предшествующим дефису, должны по умолчанию применяться к элементу, который идет после косой черты, если только не указана соответствующая альтернатива.

Повторяющийся период времени

Смотрите:
Средства указания повторяющихся периодов времени
Разделители и определители
Полные обозначения
Обозначения, отличные от полных

Средства указания повторяющихся периодов времени

Повторяющийся период времени обозначается одним из следующих способов:

  1. Количеством повторов (факультативно), началом и концом. Так представляется повторяющийся период времени, у которого первый период времени идентифицируется по последним двум элементам выражения, а количество повторов — по первому элементу. Если количество повторов отсутствует, то число повторов бесконечно.
  2. Количеством повторов (факультативно), продолжительностью и контекстом. Так представляется повторяющийся период времени с указанной продолжительностью отдельного периода времени и с указанным количеством повторов. Если количество повторов отсутствует, то число повторов бесконечно.
  3. Количеством повторов (факультативно), началом и продолжительностью. Так представляется повторяющийся период времени, у которого первый период времени идентифицируется по последним двум элементам выражения, а количество повторов — по первому элементу. Если количество повторов отсутствует, то число повторов бесконечно.
  4. Количеством повторов (факультативно), продолжительностью и концом. Так представляется повторяющийся период времени, у которого последний период времени идентифицируется по последним двум элементам выражения, а количество повторов — по первому элементу. Если количество повторов отсутствует, то число повторов бесконечно.

Повторяющийся период времени обозначается в соответствии со следующим правилом.

Когда приложение требует полного представления повторяющегося периода времени, то должно использоваться выражение в соответствии с 4.5.2, объединяющее некоторое полное представление периода времени, как это определено в 4.4.4, с количеством повторов.

Примеры:

  1. R12/19850412T232050/19850625T103000
  2. R12/P2Y10M15DT10H30M20S
  3. R12/19850412T232050/P1Y2M15DT12H30M0S
  4. R12/P1Y2M15DT12H30M0S/19850412T232050

Примеры:

Техническое оформление текста

Как правильно записать дату?

Какую дату ставить в документе?

Датой документа считается дата его подписания, для акта – дата события, для протокола – дата заседания, принятия решения.

При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка:

  • 27.08.2007,
  • 01.09.2007.

Возможно также буквенно-цифровое обозначение даты: 5 марта 1999 г., 1 сентября 2007 г.

Как писать, с пробелом или без пробела: 1500г.; 150г. до н.э. / 1500 г., 150 г. до н. э.?

Графически наличие пробела – признак слова. Следует разделять все сокращения и цифры: 2007 г., 2008–2014 гг., с 2001 по 2008 г.

Можно ли так писать дату в документах: 19.04.08?

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год – четырьмя арабскими цифрами: 19.04.2008.

Если дата записывается цифрами (22.08.2007), уместно ли после 2007 писать «года», и если уместно, то как правильно это делать?

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

  • цифрами: 22.08.2007;
  • словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
  • только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.

Как правильно писать: 2000–2002 г.г. или 2000–2002 гг.?

Принятое сокращение слова годы – гг.

Следует писать: 2000–2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный – две тысячи второй годы».

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.

1 июля новый ГОСТ по делопроизводству 2018 года вступил в силу

Требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 должны были начать действовать еще год назад. Делопроизводители провели большую подготовительную работу и уже знакомы с новшествами. О различиях между старым и новым ГОСТ по делопроизводству читайте в статье.

Для кого ГОСТ по оформлению документов 2018 года является обязательным?

Новый ГОСТ с 1 июля 2018 года заменит действующий с 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. По правилам, которые были установлены старым стандартом, оформляют организационно-распорядительные документы большинство предприятий. Это удобно организациям, взаимодействующим друг с другом по единым нормам и требованиям. Это также позволяет придерживаться единообразия при оформлении внутренних документов.

Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов. Если в организации действовал старый государственный стандарт, проверьте, чтобы в нормативных актах ссылки на него были заменены на новый ГОСТ оформления документов с 1 июля. Что изменилось в новом гост и как теперь организовать работу с нормативно-методическими документами, читайте в журнале «Справочник секретаря».

При введении требований нового ГОСТ по делопроизводству 2018 года, ответственность за их неисполнение может быть предусмотрена на уровне должностных инструкций.

Обратите внимание!

Инструкция по делопроизводству по новому ГОСТу должна быть приведена в соответствие с изменившимися требованиями.

Какие реквизиты включены в ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2018 году?

К организационно-распорядительным документам относятся не только те, что включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Любая справка, служебная записка или письмо будет считаться документом только при наличии реквизитов. Для каждого вида документов перечень реквизитов свой. Как заполняются и как располагаются на бланке документа эти реквизиты, определяет ГОСТ делопроизводство 2018 года.

В правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2018 внесены следующие изменения:

  • для текстов рекомендовано использовать шрифты Arial (размер 12–13), Calibri (14), Times New Roman (размер 13–14), Verdana (размер 12–13); рекомендуемый интервал 1-1,5 с отступом 1,25 см;
  • если в документе более одной страницы, их нумеруют; номер страницы проставляют в середине поля, расстояние от верхнего края листа — не менее 1 см;
  • если документ напечатан на обеих сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне должна быть равной ширине правого поля на оборотной.

Основные изменения, которые содержатся в новом ГОСТ по делопроизводству 2018, касаются реквизитов. Их общее количество осталось таким же, как и в старом ГОСТе — 30. Корректировки внесены, чтобы упростить работу делопроизводителям и кадровикам, надзорным и контролирующим органам. Сравнение списка обязательных реквизитов по старому и новому ГОСТ по делопроизводству представлены в таблице.

Таблица. Сравнение реквизитов старого и нового ГОСТ делопроизводство 2018 года

Номер реквизита поГОСТ Р 6.30-2003 поГОСТ Р 7.0.97-2016
01 Государственный герб Российской Федерации Герб, в том числе: РФ, субъекта РФ или муниципального образования
02 герб субъекта Российской Федерации эмблема
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) товарный знак (знак обслуживания)
04 код организации код формы документа
05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица наименование организации — автора документа
06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) наименование структурного подразделения — автора документа
07 код формы документа наименование должности лица — автора документа
08 наименование организации справочные данные об организации
09 справочные данные об организации наименование вида документа
10 наименование вида документа дата документа
11 дата документа регистрационный номер документа
12 регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13 ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа место составления (издания) документа
14 место составления или издания документа гриф ограничения доступа к документу
15 адресат адресат
16 гриф утверждения документа гриф утверждения документа
17 резолюция заголовок к тексту
18 заголовок к тексту текст документа
19 отметка о контроле отметка о приложении
20 текст документа гриф согласования документа
21 отметка о наличии приложения виза
22 подпись подпись
23 гриф согласования документа отметка об электронной подписи
24 визы согласования документа печать
25 оттиск печати отметка об исполнителе
26 отметка о заверении копии отметка о заверении копии
27 отметка об исполнителе отметка о поступлении документа
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело резолюция
29 отметка о поступлении документа в организацию отметка о контроле
30 идентификатор электронной копии документа отметка о направлении документа в дело

Обратите внимание!

Наименование и номер некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ по делопроизводству совпадают. Это реквизиты с порядковым номером 15 «адресат»,16 «гриф утверждения документа»,22 «подпись» и 26 «отметка о заверении копии».

Как изменится состав и требования к оформлению реквизитов по ГОСТ с 01 июля 2018?

Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2018 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14). Он используется в случае, когда документ содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или служебную тайну.

Еще один новый реквизит, который нужно будет использовать в соответствии с новым ГОСТ с 1 июля — «Отметка об электронной подписи» (23). Место расположения этого реквизита — там, где ставится обычная подпись. Но новый реквизит содержит несколько элементов:

  • текстовую надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Новые правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2018 коснулись состава реквизита «Адресат» (15). С 1 июля инициалы ставим после фамилии и для юридических и для физических лиц. —Кроме того, при указании фамилии и инициалов должностного лица-адресата, можно будет указывать «г-ну» или «г-же».

Согласно новому ГОСТ по делопроизводству в 2018 году, изменился и состав реквизита «Отметка об исполнителе» (25). Фамилия, имя и отчество лица, исполнившего документ, пишутся полностью. Кроме номера телефона исполнителя, в реквизите можно указать электронный адрес, должность и наименование подразделения.

При указании даты документа в реквизите 10 день можно писать без «0», например, не «01 июля 2018», а «1 июля 2018».

Новый ГОСТ по делопроизводству 2018 скачать можно в правовой базе электронного журнала «Справочник секретаря».

Вывод

Соблюдая требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 можно сократить время на оформление и исполнение документов. Обязательное применение этого регламента закрепите локальным нормативным актом.

написание даты в документах

Для этого надо от летописного года отнять одно из трех чисел (5507, 5508, 5509), в зависимости от месяца события и календарного стиля, примененного в летописи, — с началом нового года 1 марта или 1 сентября.

Если календарный стиль неизвестен, т. е. неизвестно, начинается год 1 марта или 1 сент. от летописной даты нужно отнять 5508 (дата будет приближенной).

Если неизвестен месяц факта, что не позволяет точно установить год по современному летосчислению, то, по «Правилам издания исторических в СССР», год обозначается двумя смежными годами через дробь.

I. Основные требования к оформлению текстов документов

Рациональное составление служебных с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с.

Цель настоящей Памятки состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и ознакомить специалистов учреждений, организаций, предприятий и т.

страница — Как правильно? — Как правильно писать?. дату в документах

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года. то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре-ноябре 2001 г.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Как правильно пишутся и читаются даты

Здравствуйте! Продолжаем изучение такой обширной темы, как английские числительные. Даже если вы достаточно неплохо владеете языком, вы можете испытывать трудности, когда нужно назвать или написать какие-либо числа. Сегодня вы узнаете, как правильно назвать и писать даты по-английски, чтобы грамотно изъясняться и не допускать оплошностей при общении с носителями.

Очень важно верно произнести такие данные, чтобы не возникало различных ошибок при общении, написании или заполнении.

Написание даты в документах

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2006 года — 01.09.2006.

Рекомендуем прочесть: Права солдата срочника

Примечание. В тексте научно-технических документов форма написания установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного.

Оформление подписи в документах

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке.

Помощь: Реквизит документа — гриф утверждения

Оформление дат

В делопроизводствеприменяются два способа оформлениядат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой– наиболееэкономичный способ, поскольку сокращаетдлину написания даты. Пишется арабскимицифрами, отделенными точками, безпереносов, в такой последовательности:число, месяц, год.

Например: 01.09.2004

Словесно-цифровой– имеет несколько разновидностей.

  1. На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.

  2. Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.

  3. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом 2000 – 2005 гг.

  4. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г.

Сокращение слов

В документахдопускаются общепринятые сокращения,а также сокращения, оговоренныенормативными документами.

Примеры для наиболеераспространенных случаев:

  • город – г.; село – с., поселок – п. и т. д.;

— перед указаниемгородов Москва и С- Петербург буква «г»на ставится;

— также «г» неставится перед городами, в названияхкоторых имеется слово «город» (Новгород,Волгоград и др.).

Словапри фамилиях:

господин – г-н;

профессор – проф.;

доцент – доц.;

начальник – нач.и т. д.

Словапри цифрах:

пункт 3 – п. 3;

подпункт 1.1. –подп. 1.1.;

рисунок 5 – рис.5;

Раздел 2 – разд.2;

Слова,сокращение которых пишется через дефис:

министерство –м-во;

производство –пр-во;

количество –кол-во.

Помимо этоговозможно использование сокращений,принятых только в данном документе. Приэтом в скобках указывается принятыйвариант сокращения или аббревиатурынепосредственно после первого упоминанияполного написания слова или сочетанияслов. Однако сокращать одно и то же словоили словосочетание по-разному или писатьих в одном месте полностью, а в другом– сокращенно не допускается.

Знакипрепинания и символы

– Знакипрепинания (. , ; ? !) пишутся и печатаютсябез пробела после слов или цифр, закоторыми они поставлены. Следующие зазнаками препинания слова отделяютсяодним пробелом.

– Словаи символы, заключенные в кавычки искобки, отделяются от предыдущего ипоследующего слова одним пробелом.Внутри кавычек и скобок пробелыотсутствуют. Знаки препинания, следующиеза кавычками и скобками, ставятся безпробела, но слова, идущие после знакапрепинания, пробелом отделяютсяобязательно.

– Знак»тире» может быть применен как знакдефиса. Как знак, заменяющий слово «есть»и в качестве знака переноса. Знак «тире»при использовании в качестве дефисапробелами не выделяется. Например:социально-культурный.При использовании в качестве заменителяслова «есть» отделяется пробелами сдвух сторон. Например:туризм внутренний – путешествия впределах ….

Реквизиты документа

Основнаяфункция документов – сохранениеинформации. Однако кроме этого к документупредъявляются требования идентификацииего автора, придания документу юридическойсилы, создания условий для использованиядокумента в управленческой деятельности.

С этой целью при подготовке и оформлениидокументов используются реквизиты(элементы, составляющие документ –наименование документа, адресат, текст,дата, подпись и т. д.). Документы,выполняющие разные функции состоят изразного набора реквизитов. Числореквизитов определяется целями созданиядокумента, его назначением.

Для некоторыхдокументов число реквизитов строгорегламентировано, для других число исостав реквизитов установленызаконодательными и нормативными актами.

Согласно ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системыдокументации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов» в российской практикеделопроизводства выделяется тридцатьреквизитов:

Реквизит01. Государственный герб РоссийскойФедерации.

Применяетсяна бланках документов органов властиРоссийской Федерации, а также на бланкахтерриториальных органов федеральныхминистерств и ведомств. ИзображениеГосударственного герба на бланкахдокументов регламентировано Положениемо Государственном гербе РоссийскойФедерации, утвержденном Указом ПрезидентаРоссии от 30.11.1993 № 2050.

Реквизит02. Герб субъекта Российской Федерации.Применяется на бланках документоворганов исполнительной власти(администрации краев, областей, городовфедерального значения, органов местногосамоуправления). Размещение герба городаили области возможно, если они утвержденыконституциями, уставами или инымиправовыми актами субъектов РоссийскойФедерации.

Реквизит03. Эмблема организации или товарныйзнак. Набланках организаций всех форм собственностивместо герба может быть использованзарегистрированный в установленномпорядке товарный знак или эмблема.Использование товарных знаков на бланкахорганизаций установлено Законом РФ «Отоварных знаках, знаках обслуживанияи наименовании мест происхождениятоваров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знакможет быть зарегистрирован на имяюридического лица, а также физическоголица, осуществляющего предпринимательскуюдеятельность.

Не допускаетсяодновременное размещение на бланкахизображения и герба, и эмблемы.

Реквизит04. Код организации.Реквизит служит для ускорения передачидокументированной информации по каналамэлектронной связи и сокращения количествавозможных ошибок, возникающих припередаче данных и сложно воспринимаемыхназваний организаций.

Код являетсяэлементом электронной идентификациидокумента1.

В зависимости от принадлежностиорганизации к определенной системеорганов власти или предприятийиспользуется Общероссийский классификаторорганов государственной власти иуправления (ОКУГУ) или Общероссийскийклассификатор учреждений, организацийи предприятий (ОКПО).

Реквизит05. Основной государственный регистрационныйномер (ОГРН)юридического лица.

Реквизит06. Иидентификационный номер налогоплательщика(код причины постановки на учет ИНН/КПП).

Реквизит07. Код формы документа.ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставлениена бланке кода формы документа поОбщероссийскому классификаторууправленческой документации (ОКУД). Кодформы является элементом идентификациидокумента.

Реквизит08. Наименование организации.В управленческой практике авторомдокумента выступает организация. Набланке дается наименование организациис указанием организационно — правовойформы, подчиненности, степенисамостоятельности, т. е. тех сведений,которые характеризуют автора. Эти данныевыполняют правовую функцию и необходимыдля предания управленческому документуюридической силы.

Наименованиеорганизации – автора документауказывается в бланках в точном соответствиис положением (уставом) об организации(или с тем законодательным или нормативнымактом, на основе которого образована идействует данная организация).

Реквизит09. Справочные данные об организации.В данные входят: почтовый адрес, номерателефонов, факса, электронный адрес идругие сведения по усмотрению организации.Состав справочных сведений об организациине регламентируется. Однако чем полнеесведения, помещенные на фирменномбланке, тем легче связаться с организацией– автором документа. По желанию авторадокумента блок справочных данных можетбыть дополнен следующими данными: номерсчета в банке и реквизиты банка, номерабонентского ящика, электронный адреси т. д.

Реквизит10. Наименование вида документа.Наименованиевида документа– обязательный реквизит при оформлениивсех документов, кроме письма. Наименованиевида документа должно отражать содержаниедокументируемого действия и компетенциюего автора.

Реквизит11. Дата документа.Датой документа является дата егоподписания; для утверждаемых документов– дата утверждения; для актов и протоколов– дата события. Дата проставляетсядолжностным лицом, подписывающимдокумент.

Реквизит12. Регистрационный номер документа.Данный номер проставляется при регистрациидокумента в организации – авторедокумента. Как правило, состоит изпорядкового номера документа врегистрируемом массиве (приказы, письма,протоколы и т. д.). Помимо порядковогономера может быть проставлен индексструктурного отдела, индекс должностноголица и др.

Реквизит13. Ссылка на индекс и дату входящегодокумента.Этот реквизит включается только в бланкписьма, он предназначен для проставлениядаты и индекса того документа, на которыйдается ответ.

Реквизит14. Место составления или издания. Этотреквизит содержит сведения о томгеографическом пункте, где зарегистрированаорганизация, место нахождения юридическоголица, определенное его государственнойрегистрацией. Если место составлениядокумента входит в название организации– автора документа, то его можно набланке не указывать 1.

Реквизит15. Адресат.Все документы направляются конкретномуадресату – организациям, отделам иликонкретным сотрудникам. В качествеадресата также могут быть физическиелица. При направлении документов в адресорганизации фамилия его руководителяможет быть неизвестна. В таком случаенаименование организации пишется вименительном падеже (располагается вправом углу документа) и адресованиеоформляется следующим образом:

Гостиница»Север»

Управление средств размещения

При направлениидокумента должностному лицу названиеорганизации пишется в именительномпадеже, а должность и фамилия адресата– в дательном. Например:

Гостиница»Север»

Начальникууправления

Средствразмещения

И.А. Петрову

Принаправлении документа руководителюорганизации её название входит в составдолжности адресата. Например:

Генеральномудиректору

издательскогодома

«Путешественник»

В.И. Кириллову

Приадресовании документов несколькимоднородным организациям фамилииопускают, а должности указывают обобщенно.Например:

Ректорамвузов

Принаправлении документа одного содержанияв несколько адресов исполнитель документасоставляет список на рассылку, в которомперечисляются адреса, наименованияорганизаций и фамилии должностных лиц.На основании этого списка оформляетсяадресат в каждом конкретном документе.

Реквизит16. Гриф утверждения документа. Документы,которые не могут быть введены в действиеих авторами, приобретают юридическуюсилу после утверждения руководителеморганизации или вышестоящим органомуправления. Гриф утверждения располагаютсправа над текстом, гриф состоит изслова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО. Например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх