Командировка за границу документы

В своем очередном письме, которое посвящено признанию командировочных расходов для целей налога на прибыль, Минфин коснулся двух спорных ситуаций.

Во-первых, финансовое ведомство вновь подтвердило, что оплату проезда командированного работника на такси организация может учесть в расходах (см. об этом Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Во-вторых, Минфин затронул вопрос документального обоснования расходов при загранкомандировке. В Письме указано, что при направлении сотрудника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и N Т-9а;

— командировочное удостоверение по форме N Т-10;

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Кроме того, вернувшись из командировки, работник в течение трех дней обязан составить авансовый отчет по форме N АО-1. К нему должны прилагаться оправдательные документы: авиа- или железнодорожные билеты, счета гостиниц, другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Также к авансовому отчету прикладываются копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке.

Все эти оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Минфин обосновывает такое требование ссылками на ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации» и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Насколько необходимо переводить на русский язык счета гостиниц и авиабилеты? Обратимся к упомянутому п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Действительно, в нем говорится о том, что первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Но при направлении работника в командировку первичными учетными документами являются уже упомянутые приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание. А первичным учетным документом, на основании которого производится списание подотчетных денежных сумм, является авансовый отчет по форме N АО-1. Об этом прямо говорится в Приказе Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55, которым утверждена его форма.

Счета гостиниц и авиабилеты первичными учетными документами не признаются. Они не содержат всех обязательных реквизитов, которые перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, а самое главное — ими не оформляются хозяйственные операции, при расходовании подотчетных денежных сумм первичный документ — это авансовый отчет. Билеты и счета гостиниц должны лишь прилагаться к авансовому отчету для подтверждения произведенных расходов. Следовательно, на них не распространяется условие об обязательном построчном переводе на русский язык, и требовать такого перевода налоговые органы не вправе.

На практике организации, чтобы избежать вероятных споров с налоговыми органами, проще перевести данные документы. Поэтому отметим, что привлекать для этого профессиональных переводчиков не нужно. Выполнить перевод можно и силами специалистов организации, что подтверждает и финансовое ведомство в Письме от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 (см. об этом подробнее в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

23 марта 2019 г. вступило в силу Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее — Положение № 176 и постановление № 176 соответственно).

Справочно: Минтруда и соцзащиты уполномочено давать разъяснения о применении норм Положения № 176 (п. 2 постановления № 176), в т.ч. на его официальном сайте.

Постановление № 176 распространяет свое действие на отношения, возникшие с 23 марта 2019 г., т.е. действует в отношении работников, направленных в служебные командировки начиная с указанной даты, и объединило в себе положения следующих нормативных правовых актов:

• Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее — Инструкция № 115);

• Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее — Инструкция № 35);

• постановления Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;

• постановления Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

При направлении работника в служебную командировку нанимателю по-прежнему необходимо оформить приказ (распоряжение) о направлении в командировку. Данный документ является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств (часть первая ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК); часть первая п. 2, п. 4 Положения № 176).

В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в нем указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (часть вторая п. 2 Положения № 176).

Постановление № 176 не регламентирует выдачу командировочного удостоверения. Необходимость его выдачи работникам определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст. 93 ТК).

Справочно: для отдельных категорий работников установлена форма командировочного удостоверения. Например, для Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей она утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.10.2018 № 770 «Об утверждении формы командировочного удостоверения».

С 23 марта 2019 г. необходимость составления письменного задания на командировку, а также отчета о выполнении указанного задания также определяется нанимателем (п. 3 Положения № 176). Ранее при командировании за границу составление данных документов являлось обязательным (пп. 4, 5, 47 Инструкции № 115).

Важно! В настоящее время в силу отсутствия прямых требований не обязательно вести журналы учета работников, выбывающих в командировки, и регистрировать командировочные удостоверения.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

  • по проезду к месту командировки и обратно;
  • по найму жилого помещения;
  • за проживание вне места жительства (суточные);
  • иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (п. 5 Положения № 176).

Теперь аванс можно выдать не только до начала командировки, так как в Положении № 176 нет соответствующей оговорки, содержавшейся ранее в п. 8 Инструкции № 115 и п. 7 Инструкции № 35. При оперативном принятии решений о командировании работников данное требование зачастую не представлялось возможным выполнить.

По желанию командированного работника наниматель должен ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса (часть первая п. 7 Положения № 176).

Справочно: ранее в отношении командировок за границу такая обязанность предусматривалась вне зависимости от желания командированного работника (п. 10 Инструкции № 115).

Порядок представления авансового отчета (отчета о расходовании денежных средств) до 1 июня 2019 г. регулировался:

• Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (в ред. от 19.12.2018);

• Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (в ред. от 25.05.2018; далее — Инструкция № 107).

С 1 июня 2019 г. вступит в силу Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117).

С 1 июля 2019 г. выдача под отчет денежных средств для совершения текущих операций будет осуществляться также посредством перечисления белорусских рублей на личную дебетовую банковскую карточку работника, а не только путем выдачи наличных денежных средств или корпоративной дебетовой карточки (п. 71 Инструкции № 117; часть первая п. 34 Инструкции № 107).

На командировки внутри республики можно будет выдавать (перечислять на личную карточку) аванс на следующую командировку без представления авансового отчета по предыдущей, если аванс на нее был выдан наличными. Такая возможность предусмотрена при условии соблюдения работником сроков представления авансового отчета по каждой из этих командировок. Действующими нормами это не допускается (часть первая п. 76 Инструкции № 117; часть вторая п. 36, часть первая п. 42 Инструкции № 107).

Установлен единый срок использования подотчетных денег — не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (п. 74 Инструкции № 117).

Важно! До 1 июня 2019 г. он составлял 3, 10 и 30 рабочих дней в зависимости от места осуществления расходов и суммы выданных денег.

Установлен единый срок представления отчета об израсходованных суммах при проведении текущих операций и при служебных командировках независимо от наличной или безналичной формы проведения указанных операций — 15 рабочих дней (п. 89 Инструкции № 117).

Справочно: при получении аванса наличными деньгами работник в настоящее время должен отчитаться не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а работники удаленных подразделений — не позднее 5 рабочих дней.

Авансовый отчет можно будет представить посредством электронной почты (п. 92 Инструкции № 117).

К авансовому отчету будут прилагаться в т.ч. документы на бумажном носителе:

• подтверждающие приобретение электронных билетов с электронной регистрацией на поезд, оформленные посредством информационно-функционального ресурса перевозчика в Интернете, имеющие свой идентификационный номер и содержащие реквизиты поездки;

Пример

Командированный работник организации понес расходы на проезд железнодорожным транспортом и приложил к авансовому отчету распечатанный электронный билет (бланк заказа на бумажном носителе, распечатанный при оформлении электронного проездного документа с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги).

Понесенные командированным работником расходы на проезд возмещаются ему на основании электронного билета.

Установлен порядок пересчета произведенных в командировках за границу расходов, отраженных в авансовом отчете в валюте совершенных операций, в валюту аванса. Порядок применения того или иного курса валют при отражении командировочных расходов, в т.ч. суточных, зависит:

• от формы выдачи аванса (наличными, на личную или корпоративную карточку);

• валюты аванса (белорусские рубли; валюта страны командирования, иная валюта, отличная от валюты установленных норм расходов; валюта норм расходов, отличная от валюты страны командирования) (пп. 80–83 Инструкции № 117).

Вместе с этим читают:

  • Усидеть одновременно на трех стульях не получится, или Как не нарушить права работника, нанимателя и государства при командировках?
  • Что такое иные расходы в командировке и как их компенсировать
  • Направление работников на повышение квалификации и оплата суточных и расходов по проживанию
  • Командировочные расходы возмещайте с учетом новаций 2019 года
  • Сэкономить на командировочных расходах можно с корпоративной карточкой
  • Новшества в служебных командировках на примерах из практики
  • Командировочные расходы сверх норм: как отразить в бухгалтерском и налоговом учете
  • Минтруда и соцзащиты разъяснило: как рассчитать командировочные расходы по-новому
  • Командировочные расходы: как найти золотую середину между интересами нанимателя и работников?
  • Расходы по проезду в командировках для расчета налога на прибыль
  • Новые правила кассовых операций в расчетах по командировкам
  • Командировочные-2019: выплачивайте не менее $140 + $30 за сутки командировки в Москву независимо от представленных документов
  • Возмещение расходов при командировках: изменения

Елена Горошко, аудитор, налоговый консультант

РАСХОДЫ НА КОМАНДИРОВКИ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, МОЖНО ЛИ ИХ НЕСТИ ЗА ГРАНИЦЕЙ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ

Вести бизнес в современных условиях без служебных командировок и расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие устойчивых связей с другими российскими и зарубежными компаниями характерно для большинства организаций. Затраты, связанные с командированием работников, как и представительские расходы организаций, отнесены законодательством в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Какие конкретно расходы учитываются в их составе и что нужно учесть бухгалтеру фирмы при их налогообложении, вы узнаете из настоящей статьи.
Организации, уплачивающие налог на прибыль, при ведении налогового учета руководствуются нормами главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).
Статьей 247 НК РФ определено, что объектом обложения указанным налогом является прибыль, полученная налогоплательщиком. Причем для российских организаций прибыль представляет собой разницу между доходами и расходами, определенными в соответствии с положениями главы 25 НК РФ.
Заметим, что глава 25 НК РФ делит все расходы, осуществленные налогоплательщиком, на две большие категории — на налогооблагаемые расходы и на те, которые не учитываются при определении налоговой базы.
Налогооблагаемые расходы подразделяются на:
• расходы, связанные с производством и реализацией;
• внереализационные расходы.
В свою очередь статьей 253 НК РФ установлено, что расходы, связанные с производством и (или) реализацией, включают в себя:
• материальные расходы;
• расходы на оплату труда;
• суммы начисленной амортизации;
• прочие расходы.
При этом самой многочисленной группой расходов являются прочие расходы, в составе которых, в том числе, учитываются командировочные и представительские расходы организаций.

Командировочные расходы

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Обратите внимание!
В силу того, что перечень расходов, определенный пунктом 1 статьи 264 НК РФ, является открытым, в составе командировочных расходов для целей налогообложения налогоплательщиком могут учитываться и иные виды расходов, непосредственно связанных с командированием работников.

Напомним, что в соответствии с нормами Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) возмещение командировочных расходов командированным лицам организации является обязанностью компании. При этом статья 168 ТК РФ предоставляет работодателю право самостоятельно решать, в каком размере и порядке он будет возмещать расходы на командировки своим сотрудникам. Единственное, что требует ТК РФ от работодателя — это закрепить установленные нормы и порядок возмещения в своем коллективном договоре или ином локальном нормативном документе фирмы, например, в Положении о командировках.
Вместе с тем учесть в целях налогообложения расходы на командировки организация вправе лишь в том случае, если командировочные расходы удовлетворяют всем критериям статьи 252 НК РФ.

Самая популярная категория документов для финансового перевода — это чеки, инвойсы, счета и другие отчетные документы для бухгалтерии. Перевод таких документов не является сложным для переводчика, но отнимает много времени и выматывает своей однотипностью.

Сотрудники крупных фирм, в особенности связанных с журналистской деятельностью, а также компаний, имеющих выход на международный рынок товаров и услуг, довольно часто совершают служебные командировки по всему миру. Отчеты о поездках они предоставляют в бухгалтерию в виде чеков, инвойсов и квитанций на разных языках. Для осуществления финансовой отчетности бухгалтерии необходим перевод всех этих документов на русский язык. И бюро переводов «Flarus» всегда радо оказать помощь в данном вопросе.

В нашем бюро такие переводы оцениваются по принципу «один чек — одна страница». Если чек содержит надписи на нескольких языках, имеет дополнительные товарные листы и пояснения, могут быть исключения из правил.

Традиционный расчет стоимости перевода по знакам в тексте выглядит издевательством, т.к. в кипе из 100 чеков может оказаться текста на пару стандартных страниц, а работы для переводчика будет на несколько дней. Согласитесь, это не совсем адекватная оценка стоимости перевода финансовых документов.

Перевод отчетности, чеков, счетов-фактур, инвойсов представляет собой монотонный и длительный процесс, зачастую требующий индивидуального подхода не только к определенному заказу, но и к каждому документу в заказе.

Однажды мы получили претензию от клиента, которому перевели партию чеков за такси, которым он пользовался в командировке только за то, что указали в назначении платежа «оплата такси», а не «оплата кэба» (дело было в Великобритании). Выяснилось, что таким образом бухгалтерия клиента не сочла это представительскими расходами…

Говоря о переводе финансовых документов, необходимо отметить наиболее трудные для переводчиков моменты:

  • Отсканированные копии иной раз помятых или сложенных чеков отнюдь не способствуют увеличению скорости перевода.
  • В странах с двумя официальными языками двуязычность чеков встречается почти повсеместно, но бывают случаи и с чеками, например, из Германии, когда почти весь счет представлен на английском языке, а где-нибудь в середине документа неожиданно появляется недублируемый немецкий текст. В чеке из Польши почему-то может встретиться словенский язык, а в квитанции из Норвегии – шведский.
  • Сложность с расшифровкой аббревиатур. Мы не говорим здесь о, пожалуй, самом частотном употреблении – НДС, VAT, TVA, BTW, ALV, ПДВ и подобных сокращениях «налога на добавленную стоимость» во многих других языках. Аббревиатуры экономят место на чеке – это понятно. Но перевести их порой бывает не просто сложно, а даже невозможно, не зная реалий того города, края или страны, откуда был привезен этот счет.
  • В чеках часто встречаются надписи, сделанные от руки. Рукописные строчки, иной раз, совершенно не поддаются расшифровке.
  • Иногда, десятки, а то и сотни чеков, присланных на перевод, носят ни о чем не говорящее название «Скан». Это сильно замедляет процесс расчета стоимости перевода.

Мы всегда рады помочь вашей фирме перевести чеки из командировок сотрудников. Наши редакторы по переводу юридической и финансовой документации разработали и составили подборку шаблонных финансовых документов, которые будут полезны тем, кто имеет дело с заключением и ведением договоров с иностранными компаниями и вынужден часто прибегать к услугам переводчиков.

Мы будем признательны, если вы примете во внимание перечисленные выше трудности, связанные с переводом чеков, по возможности сможете облегчить нашу работу корректными названиями файлов, а также принять в расчет трудоемкость процесса перевода финансовой отчетности.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх