Компенсации за разъездной характер работы

Содержание

Разъездной характер работы, Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

Примечание: При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

к меню

Когда компенсации сотрудникам с разъездным характером освобождаются от страховых взносов

Если в коллективном или трудовом договоре, локальных актах прописано, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, то суммы возмещения расходов «разъездным» работникам освобождаются от страховых взносов. Но только в пределах, установленными вышеназванными актами и при наличии документов, подтверждающих расходы.

Примечание: Письмо Минтруда от 30.09.14 № 17-4/В-462.

Все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 статья 422 НК РФ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размер и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Важно помнить, что у работников должны быть документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, гостиничные счета и т д. В противном случае выплаты работникам не могут быть признаны компенсационными.

Таким образом, компенсация затрат «разъездным» работникам не включается в базу для начисления взносов при соблюдении трех условий:

  1. размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, оговорены в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте (ст. 168.1 ТК РФ);
  2. условие о разъездном характере работы работника включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт (ст. 57 ТК РФ);
  3. имеются документы, подтверждающие расходы.

Итак, что согласно позиции Роструда, перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть прописан в коллективном договоре, соглашениях или иных локальных нормативных актах, а условие о разъездном характере — в трудовом договоре. к меню

Разъездной характер работы и командировка

Возмещение на основании статьи 168.1 ТК РФ. Расходы, связанные со служебной командировкой. Разъездной характер работы. Расходы на такси в служебных целях.

Во многих организациях есть сотрудники, работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер работы. Это водители-дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы и т.п. Их работа связана со служебными поездками, которые не признаются командировками по статье 166 ТК РФ.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Статья 166. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. к меню

В чем отличие служебных поездок от командировок?

Понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное место работы которых находится в офисе.

Поправки в Трудовой кодекс обязали работодателей компенсировать стоимость поездок, которые сотрудники совершают в интересах фирмы. Отныне возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, закреплено в статье 168.1 ТК РФ.

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, является компенсационной выплатой, а это значит, что она:

  • Списывается на расходы по п.3 статьи 255 НК РФ;
  • Не облагается страховыми взносами;
  • С нее не удерживается НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ.

Обратите внимание:в данном случае органы государственной власти отстранены от регулирования выплаты компенсаций. Однако условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных, содержащихся в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Но мы ведь живем на земле и друг другу не доверяем, особенно налоговые органы. Инспекторам недостаточно соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре — они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).

к меню

Оформление документов при разъездном характере работы. Форма приказа. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

Чтобы воспользоваться нововведением, необходимо правильно оформить документы.

1. Утвердите круг лиц, перечень и размеры расходов. Выпустите приказ.

Все это следует прописать в трудовых договорах с работниками, а также в локальном нормативном акте, пример которого приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Гаспром»
ПРИКАЗ № 9
о перечне должностей работников с разъездным характером работы
г. Москва . . . . . . . . . . . . . . 10.01.2020
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить перечень должностей работников с разъездным характером работы (либо которым может быть установлен разъездной характер работы):
– курьер;
– менеджер по продажам;
– водитель.
Генеральный директор Иванов А.В. Иванов

Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников Организации «Х», постоянная работа которых имеет разъездной характер

1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принятым на основании статьи 8 ТК РФ и в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.

2. Положение распространяется на всех работников Организации «Х», постоянная работа которых носит разъездной или экспедиционный характер. В Приложении №1 к настоящему Положению приведен перечень работ, профессий и должностей таких работников.

3. Положение вступает в силу с 1 января 2007 года и действует до отмены в установленном порядке.

4. Работникам, указанным в п.2 настоящего Положения, работодатель возмещает расходы, связанные с их служебными поездками, а именно:

  • по проезду (в том числе в общественном транспорте);
  • по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с согласия работодателя.

5. Расходы возмещаются только в том случае, если поездка являлась служебной, т.е. осуществлялась в соответствии с трудовой функцией работника или по распоряжению работодателя.
6. Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются работникам на основании проездных документов, счетов гостиниц в размерах, предусмотренных этими документами.
7. Суточные выплачиваются в размере 300 рублей за каждый день поездки.
8. Иные расходы, произведенные с письменного разрешения работодателя, возмещаются в размере, установленном этим разрешением или письменным соглашением между работником и работодателем.

9. Работники, указанные в п.2 настоящего Положения, 1 раз в месяц обязаны составлять отчет о служебных поездках, с указанием всех понесенных расходах, который утверждается руководителем организации.

10. В случае необходимости работнику выдается аванс в счет предстоящих расходов на основании его заявления, подписанного руководителем организации.

11. О расходовании полученных денежных средств работник должен отчитаться течение 3 дней по окончании срока, на который выдан аванс, по форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1.08.01г. №55.

Примечание: В должностных инструкциях работников пропишите, что их работа носит разъездной характер.
к меню

2. Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98) !!!!
3. Правильно оформляйте подтверждающие документы.

Чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, на конкретные поездки лучше составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки и краткий отчет о его выполнении.
Документы, которыми должны оформляться служебные поездки, не унифицированы, в отличие от командировок. Организация вправе сама установить их форму, либо воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом для командировок (приказ Т-9, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а).

Обоснованием разъездных расходов могут быть такие документы:

  • авансовый отчет работника, получившего компенсацию, с приложением билетов и счетов гостиниц;
  • документ, составленный с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, подтверждающий служебный характер поездок работника (маршрутный лист, разъездная ведомость и т.п.).

к меню

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ, Бланк и форма

Унифицированной формы МАРШРУТНОГО ЛИСТА нет, разработайте ее самостоятельно.
Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.2011 № 402-ФЗ «Закон о бухгалтерском учете»
За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.


Примечание:Форма маршрутного листа при разъездной работе.docWord (51 Кб) Примечание:Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы. .docWord (37 Кб)
к меню

Налогообложение и страховые взносы при разъездной работе, расходы в бухучете, ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому документально подтвержденные расходы в связи с разъездным характером работы в размере, который установил работодатель, не облагаются:

Примечание: Аналогичные разъяснения в письмах Минфина России от 14 апреля 2017 № 03-04-06/22286, от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182.

Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов

Суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами только в том случае, если работники документально подтвердили целевое использование этих денежных средств. Об этом напомнил Минтруд России в письме от 28.12.15 № 17-3/В-641.

Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Это значит, что соответствующие затраты «разъездных» работников должны быть подтверждены документально.

Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае, если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, а также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат. В противном случае на указанные выплаты придется начислить страховые взносы в общем порядке, независимо от размера суточных, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

к меню

Нужно ли для целей НДФЛ и страховых взносов нормировать суточные сотрудникам с разъездным характером работы по правилам для командировок

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 июля 2017 № 03-04-06/45592).

Расходы на проезд сотрудника на такси не облагаются НДФЛ

Не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые компания потратила на оплату проезда сотрудника, даже если он ездил на такси не в командировке, а просто по городу. К такому выводу пришли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.07.2009 № КА-А40/6166-09.

Аргументом в пользу компании стало то, что у нее был 1) заключен договор со службой такси на оказание транспортных услуг. Кроме того, у организации был 2) приказ об использовании такси в служебных целях. В нем были прописаны размер и порядок возмещения расходов на проезд в такси в служебных целях , а также оговорен перечень должностей, имеющих разъездной характер работы.

У нас бухгалтер ездит три раза в месяц в банк на такси. Можно ли учесть оплату такси в расходах?

Можно, если такие затраты будут экономически обоснованы и документально подтверждены согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть у таксиста вы должны взять чек, подтверждающий оплату проезда. А обосновать затраты вы можете тем, что везете денежные средства, банковские документы, которые в общественном транспорте могут быть утеряны.

к меню

Возмещение работникам затрат, связанных с разъездным характером работы, включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией

Примечание: Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87

Финансовое ведомство разъяснило, в каком порядке учитываются затраты работодателя по компенсации расходов на служебные поездки работникам, трудовая деятельность которых постоянно осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в экспедициях (ст. 168.1 ТК РФ). Как указал Минфин, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда) и установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Последние в систему оплаты труда не входят, поскольку являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Таким образом, возмещение работникам расходов, связанных с разъездным характером работы, относится к компенсации затрат, которые вызваны выполнением трудовых обязанностей, и учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Примечание: Письмо Минфина России от 04.06.2008 г. № 03-03-06/1/344
к меню

В трудовом договоре сотрудника предусмотрен разъездной характер работ. Расходы на возмещение затрат такого работника можно подтвердить документами, составленными по собственным формам. Главное, чтобы эти формы содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 402-ФЗ

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

к меню

Бухучет разъездов

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) — Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 — Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы. Примечание: Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.
к меню


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками. При каких условиях суммы возмещения не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами? Ответ на этот вопрос Минфин России дал в письме от 04.03.2019 № 03-15-06/13866.

Обязанность работодателя по возмещению работникам с разъездным характером работы их расходов, связанных со служебными поездками, установлена ст. 168.1 ТК РФ. Согласно этой норме возмещению подлежат:

  • расходы по проезду;

  • расходы по найму жилого помещения;

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

На практике многие компании производят возмещение не путем оплаты конкретных расходов работника на основании представленных им документов, а выплачивают в счет возмещения заранее оговоренную сумму. Поскольку такая выплата не зависит от фактически понесенных работником расходов, возникает вопрос: нужно ли ее облагать НДФЛ и страховыми взносами?

Чиновники: нужны подтверждающие документы

В комментируемом письме специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда компания выплачивает работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, компенсацию в размере 700 руб. за каждый день служебной поездки.

Финансисты напомнили, что компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не содержит определения компенсационных выплат в целях налогообложения. Поэтому данное понятие должно применяться в том значении, в котором оно используется в других отраслях законодательства (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Учитывая положения ст. 164, 168.1 ТК РФ, ст. 217 и 422 НК РФ специалисты финансового ведомства пришли к следующему выводу. Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Такой же позиции придерживался и Минтруд России в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). В письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641 он указал, что исходя из положений ст. 164 и 168.1 ТК РФ компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов в связи с тем, что их работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер. И это должно подтверждаться документально. А при отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работникам, выдаваемых в связи с особым характером их работ, теряется непосредственно компенсационный характер таких выплат, и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений, подлежащие обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Итак, по мнению чиновников, компенсация имеет место, только когда есть подтверждающие расходы документы.

Суды: важен характер выплаты

В отличие от чиновников, суды не увязывают квалификацию выплаты в качестве компенсационной с обязательным наличием документов, подтверждающих понесенные разъездным работником расходы.

Так, в п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. (далее — Обзор), рассмотрена следующая ситуация. Компания оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда надбавку за передвижной характер труда. Так как НДФЛ с надбавки компания не удерживала, налоговики привлекли ее к ответственности по ст. 123 НК РФ. Компания обратилась в суд.

Суд указал, что определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ, а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота). Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в компании по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца. Следовательно, спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, несмотря на то что именовались надбавками к окладу.

Такую же позицию суды занимают и в отношении страховых взносов. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 14.07.2016 № Ф04-3144/2016, компания на основании положения трудовых договоров выплачивала работникам с разъездным характером работы компенсацию в сумме 2000 руб. за каждые сутки пребывания в рейсе без подтверждающих документов. Проверяющие из ПФР посчитали, что поскольку подтверждающих документов нет, то данные суммы нельзя рассматривать как компенсационные и они должны облагаться страховыми взносами. При этом они исходили из письма Минтруда России от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988, в котором сказано, что выплаты в качестве компенсации расходов разъездных работников не облагаются страховыми взносами только в случае документального подтверждения произведенных работником расходов.

Однако суды трех инстанций указали, что спорные выплаты, исходя из их направленности и экономического содержания, являются возмещением расходов, связанных с выполнением работниками своей работы, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника. Данные выплаты не связаны с трудовым результатом, зависят от количества фактически проведенного вне места жительства времени и относятся к категории компенсационных выплат. Они не являются вознаграждением работников за исполнение ими трудовых обязанностей, не включены в систему оплаты труда или его стимулирования. Следовательно, указанные суммы не могут включаться в базу для начисления страховых взносов. А ссылку проверяющих на письмо Минтруда России суд первой инстанции отверг, поскольку данное письмо не обладает признаками нормативного документа и не обязательно для применения. Определением Верховного суда РФ от 11.11.2016 № 304-КГ16-14616 было отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам. Аналогичные выводы содержатся в определениях Верховного суда РФ от 23.08.2016 № 307-КГ16-10531, от 19.04.2016 № 307-КГ16-2722, от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452, от 24.09.2015 № 304-КГ15-11792.

Отметим, что в вышеуказанных спорах речь шла о страховых взносах, исчисляемых в соответствии с Законом № 212-ФЗ. Однако несмотря на то что правила исчисления страховых взносов, содержащиеся в Законе № 212-ФЗ и Налоговом кодексе, совпадают, налоговики придерживаются позиции, что сложившаяся судебная практика по страховым взносам, принятая на основании норм Закона № 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 г., применению не подлежит (письма ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/18312@, от 23.08.2017 № БС-4-11/16742@). Поэтому если компания при отсутствии подтверждающих документов не будет облагать страховыми взносами компенсационные выплаты работникам, такие действия приведут к спорам с налоговиками. А судебная практика по данному вопросу на основании норм НК РФ еще не сформировалась.

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

📌 Реклама

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

📌 Реклама

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

СЕКРЕТАРИАТ ВСЕСОЮЗНОГО ЦЕНТРАЛЬНОГО СОВЕТА ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ВЫПЛАТЕ НАДБАВОК, СВЯЗАННЫХ С ПОДВИЖНЫМ И РАЗЪЕЗДНЫМ ХАРАКТЕРОМ РАБОТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам и Секретариат ВЦСПС постановляют:

1. Утвердить Положение о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, согласно Приложению 1 и ввести его в действие с 1 октября 1989 года.

2. В объединениях, на предприятиях и в организациях, где соответствующими решениями Совета Министров СССР или Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС была установлена выплата надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ, выплату их в дальнейшем производить в соответствии с Положением, утвержденным настоящим Постановлением.

3. Признать утратившими силу Постановления Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС согласно Приложению 2.

Приложение 1
к Постановлению Госкомтруда СССР
и Секретариата ВЦСПС
от 1 июня 1989 г. N 169/10-87

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЫПЛАТЕ НАДБАВОК, СВЯЗАННЫХ С ПОДВИЖНЫМ И РАЗЪЕЗДНЫМ ХАРАКТЕРОМ РАБОТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Общие положения

1. Надбавка за подвижной характер работ устанавливается работникам в целях компенсации повышенных расходов, связанных с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства.

2. Надбавка за разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.

3. Целесообразность организации ведения работ с применением подвижного или разъездного характера определяется заказчиком и проектной организацией на основании технико-экономических расчетов при разработке проектов организации строительства и других проектно-технологических документов.

Дополнительные затраты организации, связанные с применением подвижного и разъездного характера работ, включаются предприятиями-заказчиками и проектными организациями в сметы при определении договорной цены на строительство, расширение, реконструкцию, техническое перевооружение и капитальный ремонт предприятий, зданий и сооружений или их очередей.

4. Надбавка за подвижной характер работ выплачивается всем работникам, а надбавка за разъездной характер работ — только рабочим и линейным специалистам, состоящим в списочном составе:

а) строительно-монтажных, ремонтно-строительных управлений, передвижных механизированных колонн, постоянно действующих строительных поездов и других приравненных к ним организаций <*>, осуществляющих строительство, расширение, реконструкцию, техническое перевооружение и капитальный ремонт (включая здания и сооружения, затраты на возведение которых предусмотрены в соответствующих сметах):

железнодорожных линий;

магистральных трубопроводов;

автомобильных дорог;

кабельных, радиорелейных и воздушных линий связи (союзных, республиканских, внутриобластных);

воздушных и кабельных линий электропередачи;

магистральных распределительных и внутрихозяйственных каналов (в том числе осушительных, оросительных и обводнительных);

предприятий лесной промышленности и лесного хозяйства, лесовозных дорог для этих предприятий;

объектов и сооружений, необходимых для обустройства нефтяных и газовых месторождений в отдаленных и необжитых районах (по перечню месторождений, утверждаемому Миннефтегазстроем СССР по согласованию с Миннефтепромом СССР и Мингазпромом СССР);

тоннелей, мостов, сооружений морского и речного транспорта, аэропортов и аэродромов;

объектов сельского и водного хозяйства, водоснабжения и газоснабжения, хранения и переработки сельскохозяйственной продукции, обслуживания сельскохозяйственных предприятий и организаций, жилых домов, объектов культурно-бытового назначения и других объектов, связанных с обслуживанием сельского населения, возводимых в сельской местности, в районных центрах, рабочих поселках и поселках городского типа;

б) передвижных механизированных участков сельских строительных комбинатов <*>;

<*> Далее по тексту строительно-монтажные, ремонтно-строительные управления, передвижные механизированные колонны, постоянно действующие строительные поезда и приравненные к ним организации, а также передвижные механизированные участки сельских строительных комбинатов именуются строительными организациями.

5. Для обеспечения строгого учета дней нахождения работников на объектах, где предусмотрена выплата надбавок, а также дней нахождения в пути от места расположения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно трест (вышестоящая организация) устанавливает порядок такого учета.

6. Надбавки не облагаются налогом и не учитываются при исчислении среднего заработка.

Порядок и размер выплаты надбавки за подвижной характер работ

7. Надбавка за подвижной характер работ выплачивается:

а) работникам, перемещенным (переведенным) в составе строительной организации (ее подразделения) в другую местность, — до трех лет. Конкретный срок выплаты надбавки устанавливается руководителем строительной организации по согласованию с трестом (вышестоящей организацией) исходя из договорной цены на объекты строительства (средств, предусмотренных в сметах на строительство объектов);

б) работникам, указанным в подпункте «а» настоящего пункта, проживающим в одном месте более установленного срока, и другим работникам — за календарные дни пребывания на отдаленных объектах строительства в связи с выполнением работ на этих объектах, когда по условиям сообщения и характеру выполняемой работы они не имеют возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, и за фактические дни нахождения в пути от места размещения организации (сборного пункта) к месту работы и обратно. За дни нахождения в пути выплачивается также дневная тарифная ставка, оклад (без учета коэффициентов и доплат) из расчета за семичасовой рабочий день. Дни нахождения в пути к месту работы и обратно в норму рабочего времени не включаются.

8. Выплата надбавки за подвижной характер работ сохраняется:

на период временной нетрудоспособности;

на период нахождения женщин в отпуске по беременности и родам;

на время выполнения государственных и общественных обязанностей, если работник в указанный период времени находится в пределах района производства работ строительной организации, где установлена выплата этой надбавки.

9. Надбавка за подвижной характер работ не выплачивается:

а) работникам, занятым на временной эксплуатации строящихся объектов, а также работникам подсобных, обслуживающих и прочих хозяйств, находящихся на самостоятельном балансе;

б) работникам за время нахождения в отпуске и на санаторно-курортном лечении и за дни невыхода на работу без уважительной причины;

в) работникам, выполняющим строительные, монтажные и наладочные работы и получающим надбавки взамен суточных;

г) работникам, выполняющим работы вахтовым методом и получающим соответствующие компенсации.

10. Работникам, перемещенным (переведенным) в составе строительной организации (ее подразделения) в другую местность и получающим надбавку за подвижной характер работ, единовременное пособие в связи с переездом не выплачивается.

Работникам, принятым на работу в месте дислокации строительной организации по прибытии в данную местность из других районов по переводу, оргнабору, общественному призыву, по направлению учебных заведений, взамен единовременного пособия в связи с переездом по желанию работника может выплачиваться надбавка за подвижной характер работ в порядке, установленном подпунктом «а» пункта 7 настоящего Положения.

11. При выезде работника в командировку за пределы района производства работ строительной организации или на объекты строительства, хозяйства и производства, расположенные в пределах района производства работ строительной организации, где выплата надбавки настоящим Положением не предусмотрена, выплата ему надбавки прекращается, а расходы, связанных с командировкой, оплачиваются в соответствии с законодательством о служебных командировках.

12. Надбавка за подвижной характер работ исчисляется в следующих процентах к тарифным ставкам, должностным окладам (без учета коэффициентов и доплат):

а) в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области — 40%, но не более 4 руб. 50 коп. в сутки;

б) в других районах страны — 30%, но не более 3 руб. 50 коп. в сутки.

В тех случаях, когда начисленная работникам надбавка за подвижной характер работ ниже установленных в настоящем пункте предельных размеров, администрация строительной организации совместно с советом трудового коллектива и профсоюзным комитетом вправе повышать за счет собственных средств (без увеличения сметной стоимости строительства) размер надбавки за подвижной характер работ до 3 руб. 50 коп. в сутки, а в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области — до 4 руб. 50 коп. в сутки.

Порядок и размер выплаты надбавки за разъездной характер работ

13. В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения строительной организации или сборного пункта до места работы на объекте и обратно за день составляют не менее трех часов, надбавка за разъездной характер работ устанавливается в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада), а не менее двух часов — до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат.

Конкретный размер надбавки утверждается руководителем треста (вышестоящей организации) по согласованию с профсоюзным комитетом.

Размер надбавки не должен превышать 3 руб. 50 коп. в сутки, а в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области — 4 руб. 50 коп. в сутки.

14. Если работники находятся в разъездах не все рабочие дни месяца, то выплата надбавки производится пропорционально фактическому количеству дней поездок к месту работы (производства работ) и обратно.

Работникам, получающим надбавку за разъездной характер работ, надбавка за подвижной характер работ не выплачивается.

Приложение 2
к Постановлению Госкомтруда СССР
и Секретариата ВЦСПС
от 1 июня 1989 г. N 169/10-87

ПЕРЕЧЕНЬ ПОСТАНОВЛЕНИЙ ГОСКОМТРУДА И СЕКРЕТАРИАТА ВЦСПС, УТРАТИВШИХ СИЛУ В СВЯЗИ С ВВЕДЕНИЕМ В ДЕЙСТВИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ВЫПЛАТЕ НАДБАВОК, СВЯЗАННЫХ С ПОДВИЖНЫМ И РАЗЪЕЗДНЫМ ХАРАКТЕРОМ РАБОТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

1. Постановление Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 20 июня 1974 г. N 170/18 «Об утверждении Положения о возмещении расходов, связанных с подвижным характером работ в строительстве», кроме пункта 2 (Бюллетень, 1974, N 9).

2. Постановление Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 17 декабря 1974 г. N 343/36 «Об утверждении Временного положения о порядке выплаты надбавки работникам передвижных механизированных колонн и постоянно действующих строительных поездов, выполняющим работы по строительству объектов для сельского и водного хозяйства, расположенных на значительном расстоянии от места размещения этих колонн и поездов, и связанным с разъездами» (Бюллетень, 1975, N 3).

3. Постановление Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 23 января 1975 г. N 18/3 «О дополнении подпункта «б» пункта 2 Положения о возмещении расходов, связанных с подвижным характером работ в строительстве» (Бюллетень, 1975, N 5).

4. Постановление Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 27 июня 1975 г. N 161/16 «О порядке и сроках выплаты надбавки за подвижной характер работ работникам строительно-монтажных управлений и передвижных механизированных колонн Минлеспрома СССР, осуществляющих строительство лесовозных дорог и предприятий лесозаготовительной промышленности в отдаленных труднодоступных и малонаселенных районах».

5. Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 21 января 1981 г. N 23/2-56 «О распространении на работников передвижных механизированных участков сельских строительных комбинатов Министерства сельского строительства СССР надбавок к заработной плате за подвижной характер работ в строительстве и в связи с разъездами» (Бюллетень, 1981, N 5).

ВАЖНО! Установление фиксированной надбавки вместо возмещения расходов на основании подтверждающих документов вызывает претензии к налогообложению компенсаций за разъездной характер работы со стороны контролирующих органов. Минтруд в письме №17-4/В-462 от 30.09.14 поясняет, что такие выплаты нельзя рассматривать как компенсацию при отсутствии документального подтверждения.

Возмещение расходов

В отличие от установления доплат за особенности режима труда возмещение затрат, понесенных работником при разъездной работе, является обязательным. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Сотрудникам возмещаются расходы:

  • на проезд;
  • на наем жилья;
  • суточные;
  • иные затраты, осуществленные с разрешения работодателя;

Порядок возмещения расходов и их размер устанавливаются работодателем в коллективном договоре (ином ЛНА). Для подтверждения произведенных расходов работник обязан предоставить документальное подтверждение: проездные документы, счета гостиниц, договор аренды жилья, иные документы, подтверждающие понесенные затраты.

Если для исполнения трудовых обязанностей сотрудник использует личное имущество (например, автомобиль), работодатель также обязан компенсировать понесенные затраты.

Компенсация расходов: НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль

Надбавки и доплаты к зарплате, установленные за разъезды при исполнении трудовых обязанностей, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном размере. Такие выплаты являются частью системы оплаты труда. НДФЛ и страховые взносы на компенсацию за разъездной характер работы расходов не начисляйте только, если есть документальное подтверждение. Если первичка работником не предоставлена, выплата возмещения понесенных затрат не признается компенсационной и облагается как оплата труда.

Выплаты за разъезды при выполнение трудовых обязанностей признавайте в затратах в целях исчисления налога на прибыль только при наличии документального оформления. Надбавки должны быть предусмотрены системой оплаты труда, а возмещение расходов подтверждено первичными документами.

Отражаем в бухгалтерском учете

Возмещение затрат работника при разъездном характере труда отражается в составе расходов организации, связанных с основной деятельностью.

Операция Дебет Кредит
Начислена надбавка к зарплате 20, 25, 26, 44 70
Начислены страховые взносы на выплату 20, 25, 26, 44 69
Удержан НДФЛ 70 68
Выплачена надбавка к зарплате за вычетом НДФЛ 70 50, 51
Возмещены понесенные и документально подтвержденные затраты, осуществленные при разъездах 20, 25, 26, 44 73
Выплачена компенсация 73 50, 51

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх