Контроль дебиторской задолженности

Контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью является неотъемлемой частью в формировании финансовых потоков на предприятии. На практике встречается множество методов по осуществлению контроля задолженности. Данные методы позволяют вовремя отследить дебиторскую и кредиторскую задолженность организации. А также выявить причины неуплаты.

Дебиторская задолженность – это актив предприятия, поэтому контроль за дебиторской задолженностью необходим для предприятия. Иначе организация сможет столкнуться с рядом проблем, а именно с ростом задолженности. Что в свою очередь может привести к неуплате по текущим обязательствам. А в дальнейшем и к банкротству.

— Как происходит отслеживание задолженности?

Отслеживание дебиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с покупателями и заказчиками. Стоит отметить, что бывает отсрочка платежа. Таким образом, нужно учитывать текущую дату оплаты. Если покупатель не смог оплатить за продукцию (работу, услугу), то возникает просроченная дебиторская задолженность.

Отслеживание кредиторской задолженности осуществляется с помощью контроля сроков оплаты по договорам с поставщиками и подрядчиками. Если предприятие не смогло оплатить вовремя долг, то может запросить отсрочку платежа у поставщика. Просроченная кредиторская задолженность возникает в том случае, если поставщик произвел реализацию компании, а оплата так и не поступила.

Для подтверждения задолженности необходимо проводить сверки с контрагентами (хотя бы раз в квартал). Данная сверка обеспечит предприятию возможность правильного отслеживания задолженности. Так как данные между контрагентами и компанией могут расходиться. В таком случае, в бухгалтерском учете происходит отражение хозяйственных операций и делается повторная сверка.

ВАЖНО. Если срок исковой давности прошел (3 года), то организация вправе списать дебиторскую или кредиторскую задолженность на прибыль (убыток). Также можно списать долг раньше срока, если предприятие ликвидировалось или обанкротилось. В данном случае при образовании просроченной задолженности нужно проверить действующее предприятие или нет.

— Что такое контроль за дебиторской задолженностью?

Анализируя деятельность компании, необходимо в первую очередь провести анализ дебиторской задолженности. Так как дебиторская задолженность является главным аспектом в формировании финансового потока предприятия. В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность представляет оборотный актив предприятия. Если не контролировать дебиторскую задолженность, то могут возникнуть финансовые трудности.

На практике многие компании не контролируют дебиторскую задолженность и задаются вопросом: что такое контроль дебиторской задолженности. Этот вопрос несомненно важен в жизнедеятельности компании. Контроль дебиторской задолженности – это управление задолженностью перед предприятием у покупателя. Отвечая на вопрос другими словами, это долг покупателя, который образовался в течении отчетного периода.

Контроль могут осуществлять специальные отделы, которые проводят анализ дебиторской задолженности на отчетную дату. Специалист должен провести следующие процедуры по контролю дебиторской задолженности:

1) запросить у контрагента акты сверок на текущую дату;

2) согласно, акту сверки потребовать оплату от покупателя;

3) если оплата не поступила – отправление официального письма руководителю компании об оплате долга;

4) если оплата не поступила – обращение в суд.

Для упрощения работы, можно создать таблицу по взысканию долгов.

Таблица 1

Контрагент Сумма долга 1 обращение 2 обращение 3 обращение

Данная таблица позволит специалисту проанализировать действия компании и вовремя взыскать долги. Также можно добавить сроки взыскания. Например, перед запросом актов сверок и отправки письма должно пройти 15 дней и т.д. Раз в год компания должна проводить инвентаризацию по долгам, это позволит отследить сомнительную задолженность. На время взыскания долга бухгалтер должен отнести его на забалансовый счет. Следовательно у специалиста будет возможность взыскать долг за определенный период и избежать отражения убытка предприятия. Таким образом, следует тщательно отслеживать и контролировать оплату от покупателей и заказчиков, а также от прочих дебиторов.

— Что такое контроль за кредиторской задолженностью?

Контроль кредиторской задолженности представляет собой урегулирование задолженности между предприятием и поставщиком. Контроль за задолженностью осуществляется следующим образом:

1) подтверждение задолженности у поставщика – составление акт сверок на отчетную дату и исправление ошибок в бухгалтерском учете, если это требуется;

2) при обнаружении задолженности необходимо учесть сроки оплаты по договору. Если срок по договору с поставщиком истек, то у предприятия возникает возможность попросить отсрочку платежа у контрагента.

Кредиторская задолженность подразделяется на:

— перед поставщиками и подрядчиками;

— перед персоналом по оплате труда;

— перед бюджетными и внебюджетными органами;

— перед прочими кредиторами;

— перед учредителями.

ВАЖНО. В первую очередь необходимо контролировать долг перед бюджетными и внебюджетными фондами, чтобы избежать штрафных санкций, а также пени. Далее следует оплата по заработной плате сотрудникам. За задержку оплаты труда работникам выплачивается компенсация. А за последующие задержки по оплате труда предприятию грозит штраф от 100 000 рублей.

Контроль за кредиторской задолженностью представляет собой также контроль над расходами предприятия. Оптимальное использование средств позволит повысить эффективность работы организации с целью соответствия кредитной политики. Управление своими расходами — залог успешного развития предприятия. Оплата поставщику должна осуществляться в максимальные сроки, как предусмотрено в договоре.

Следует отметить, что осуществление контроля дебиторов и кредиторов играет важную роль в хозяйственной деятельности организации. Анализ позволит взыскать денежные средства и вовремя погасить текущие обязательства. А также избежать финансового убытка.

Дебиторская задолженность классифицируется:

  • по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
  • по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.



В современных условиях развития экономики экономические субъекты должны уделять особое внимание применению современных методов и приемов внутреннего контроля, что позволит эффективно управлять их деятельностью. В процессе хозяйственной жизни практически у каждой организации возникает дебиторская задолженность. Расширение рынков сбыта, увеличение объемов реализации продукции, неизбежно приводит к образованию дебиторской задолженности у организаций.

Под дебиторской задолженностью следует понимать задолженность покупателей и заказчиков, поставщиков и подрядчиков, работников организации, а также физических лиц . Задолженность может возникнуть по всем видам расчетов организации с юридическими и физическими лицами и включает в себя суммы задолженностей по подотчетным лицам, по недостачам товарно-материальных ценностей, обнаруженным при их приемке, по штрафам, пеням, неустойкам, по выданным авансам, по расчетам с поставщиками и покупателями.

Дебиторская задолженность оказывает влияние на все стороны финансово-хозяйственной деятельности организации, при этом существует вероятность негативного влияния на прибыль организации, денежные потоки от реализации продукции и в целом на финансовое состояние .

Организация эффективного управления дебиторской задолженностью является важным условием для поддержания ликвидности и платежеспособности организации. Управление дебиторской задолженностью необходимо как при формировании имиджа надежного заемщика, так и с точки зрения обеспечения эффективной текущей деятельности организации.

Высокая дебиторская задолженность увеличивает срок ее погашения, замедляет оборачиваемость, увеличивает финансовый цикл, что отрицательно влияет на деятельность организации . Пренебрежение организацией управления дебиторской задолженностью приводит к увеличению долгов, а также последствиям, представленным на рисунке 1.

Рис. 1. Последствия увеличения дебиторской задолженности

Данные рисунка 1 позволяют сделать вывод, о том, что пренебрежение управлением дебиторской задолженностью приводит к таким последствиям как: потеря денежных средств, потеря финансовой устойчивости, низкой эффективности использования ресурсов, а также потерям конкурентных преимуществ.

Снижение дебиторской задолженности возможно посредством организации системы внутреннего контроля, который представляет собой процесс, обеспечивающий надлежащее функционирование организации, принятый управленческим решением и направленный на успешное достижение поставленной цели. Основная цель функционирования системы внутреннего контроля дебиторской задолженности в организации является подтверждение полноты, права, существования и стоимостную оценку сальдовых остатков по счетам расчетов с поставщиками и покупателями . Основные задачи контроля дебиторской задолженности представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Задачи контроля дебиторской задолженности

Порядок организации внутреннего контроля, а также обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, зависят от характера и масштабов деятельности, особенностей системы управления организации . Внутренний контроль, как правило, могут осуществлять лица, представленные на рисунке 3:

Рис. 3.Лица, осуществляющие внутренний контроль в организации

Внутренний контроль над дебиторской задолженностью чаще всего осуществляют главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета.

Методические приемы контроля над дебиторской задолженностью включают в себя методы, представленные на рисунке 4.

Рис. 4. Методические приемы контроля над дебиторской задолженностью

Осуществление контроля над дебиторской задолженностью предусматривает отдельный учет двух основных ее видов: нормальной и просроченной. Нормальной признается задолженность за отгруженные товары, работы, услуги, срок оплаты по которым еще не наступил, но право собственности перешло к покупателю . Просроченная, в свою очередь, это задолженность за товары, работы и услуги, срок оплаты по которым согласно договору истек. Возникновение такой задолженности связано с нарушением покупателем или заказчиком сроков расчетов за предоставленные товары, работы, услуги, невозвращенные в срок суммы, выданные подотчетным лицам, а также выявленные хищения товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Обнаружению дебиторской задолженности способствует инвентаризация расчетов с контрагентами. Инвентаризация является основным способом контроля за состоянием дебиторской задолженности и позволяет выявить просроченные долги. Осуществлять такой контроль рекомендуется не менее двух раз в месяц.

Распространенным методом контроля над дебиторской задолженностью является изучение состава долгов. На этой фазе анализа рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, то есть оценивается качество дебиторской задолженности. Исходной информацией для анализа служат данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения.

Расчетно-аналитические методические приемы контроля основаны на применении методов анализа дебиторской задолженности, что дает возможность оценить и выявить динамику этой задолженности и исследовать причины образования нереальных к взысканию долгов . Расчетно-аналитические приемы включают в себя расчет определенных показателей.

На конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который позволит определить долю оплаты ранее отгруженных товаров (работ, услуг) в текущем периоде. На основании рассчитанного коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности, позволяющий сделать прогноз ее остатка на конец месяца, а также сроки поступления денежных средств.

Следующим показателем рекомендуется рассчитывать коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Данный коэффициент позволяет судить о том, сколько раз в среднем в течение отчетного периода дебиторская задолженность превращается в денежные средства, т. е. погашается.

Оценить степень деловой активности организации может сравнение сроков погашения дебиторской задолженности с фактическими сроками, на которые предоставляются кредиты покупателям. Что позволит определить эффективность организации кредитного контроля, а также получить информацию о надежности дебиторов .

Документальные методы требуют использования приемов исследования сущности и содержания расчетных операций для выяснения полноты, законности и правильности отражения расчетов с дебиторами. Выявление нарушений расчетов отражаются в соответствующем разделе акта (заключения) ревизионной комиссии.

Таким образом, внутренний контроль за дебиторской задолженностью обеспечивает последовательную и эффективную работу организации, сохранение активов в связи с своевременным отслеживанием сомнительной задолженности, своевременное и полное отражение хозяйственных операций по расчетам с клиентами в бухгалтерском учете.

Литература:

Для чего нужен расчет дебиторской задолженности?

Расчет дебиторской задолженности (ДЗ) — процедура, знакомая составляющим бухгалтерский баланс специалистам. Проводится она при составлении бухгалтерской отчетности, а также при необходимости получения информации о ДЗ для управленческих и (или) иных целей.

Для того чтобы в балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность» появились данные, требуется:

  • Собрать информацию по счетам бухучета, на которых числится ДЗ, и провести ее анализ (по суммам, видам дебиторов, срокам погашения и др.).

О классификации и видах ДЗ расскажет материал «Структура дебиторской задолженности в учетной политике».

  • Сверить с контрагентами суммы, отраженные на счетах бухучета (например, посредством двустороннего согласования взаиморасчетов в акте сверки).
  • Проинвентаризировать расчеты с контрагентами (если составляется годовой баланс или ДЗ подлежит списанию).

Алгоритм проведения инвентаризации ДЗ см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

  • Выявить сомнительные долги и ДЗ с истекшим сроком исковой давности.
  • Создать резерв по сомнительной дебиторке (если выявлены не погашенные в срок и ничем не обеспеченные долги).

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Резервы сомнительных долгов создаются по любой дебиторской задолженности, признаваемой организацией сомнительной (не только по задолженности покупателей и заказчиков за продукцию, товары, работы и услуги). При этом сомнительной может быть признана не только задолженность с наступившим сроком погашения, но и задолженность, срок погашения которой еще не наступил, если…(подробности смотрите в К+).

  • Оформить списание ДЗ со счетов бухучета (при наличии оснований для такого списания).
  • Провести иные подготовительные процедуры (разграничить ДЗ со сроком погашения до года и выше, которая может потребоваться при оформлении расшифровок по строке 1230 и др.).

Для чего нужна расшифровка ДЗ и как ее оформить, см. в материале «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности — образец».

  • Рассчитать сумму ДЗ, подлежащую отражению в балансе по стр. 1230.

По какой формуле провести расчеты ДЗ, расскажем в следующем разделе.

Как рассчитать дебиторскую задолженность?

Универсальной формулы для расчета ДЗ не существует. В каждой фирме структура дебиторки может быть различной, а потому состав формулы корректируется.

В общем случае используется следующая формула:

ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 68 + сч. 69 + сч. 70 + сч. 71 + сч. 73 + сч. 76) – сч. 63,

где:

сч. 60 — «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по предоплате, связанной с поставкой МПЗ, выполнением работ и др.;

сч. 62 — «Расчеты с покупателями и заказчиками» по отгруженной продукции, выполненным работам, оказанным услугам;

сч. 68 — «Расчеты по налогам и сборам» в части имеющихся налоговых переплат;

сч. 69 — «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по уплаченным в ФСС и ПФР излишним суммам;

сч. 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» при наличии зарплатной переплаты;

сч. 71 — «Расчеты с подотчетными лицами» по денежным средствам, выплаченным сотрудникам под отчет;

сч. 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по суммам предоставленных сотрудникам займов или по иным операциям;

сч. 75 — «Расчеты с учредителями» по долгам учредителей по вкладам в уставный капитал фирмы;

сч. 76 — «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в связи с начисленными доходами от совместной деятельности, санкциями, признанными должниками за невыполнение договорных условий и др.;

сч. 63 — «Резервы по сомнительным долгам» по сумме сформированного резерва.

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
При отражении в отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов (дебетовым и кредитовым остатками по счетам 62, 60, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76). .

Общий вид формулы по расчету ДЗ корректируется в зависимости от наличия или отсутствия:

  • дебетового сальдо по отдельным счетам бухучета;
  • резерва по сомнительным долгам.

Например, у фирмы нет сомнительных дебиторов, переплат по налогам и взносам во внебюджетные фонды, под отчет деньги не выдаются и прочие денежные операции по расчетам с сотрудниками в отчетном периоде отсутствуют, а уставный капитал полностью оплачен учредителями. В таком случае скорректированная формула для расчета ДЗ будет иметь вид:

ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 76).

Посмотреть пример заполнения строки 1230 «Дебиторская задолженность» и фрагмент заполнения бухгалтерского баланса вы можете в «КонсультантПлюс». Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.

Когда показатель ДЗ используется в других формулах, читайте далее.

В каких формулах участвует показатель дебиторской задолженности?

Показатель ДЗ используется при расчете разнообразных финансовых коэффициентов, например:

  • финансовой устойчивости;

Алгоритм расчета финансовой устойчивости см. в материале «Проведение анализа коэффициентов финансовой устойчивости».

  • ликвидности и платежеспособности;

Формулы для их расчета вы найдете в материале «Основные финансовые коэффициенты и формулы их расчета».

  • оборачиваемости активов и др.

Как рассчитать коэффициент оборачиваемости дебиторки, расскажет материал «Оборачиваемость дебиторской задолженности (формула)».

Итоги

Расчет дебиторской задолженности необходим для отчетных и управленческих целей. На основе рассчитанной суммы дебиторки проводится расчет финансовых коэффициентов и оценивается деятельность фирмы.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обращает на себя внимание плохие показатели по отделу № 5. Многократно низкий по сравнению с другими показатель доли предоплаты в товарообороте отдела свидетельствует о рискованной кредитной политике. Превышение доли отдела в дебиторской задолженности над долей отдела в товарообороте, при этом высокий, по сравнению с другими отделами, показатель доли дебиторской задолженности отдела в совокупном товарообороте при примерно одинаковых оборотах за квартал по дебету и кредиту счёта 62, свидетельствует о наличии тяжёлого груза прошлых ошибок – очень рискованной в прошлом кредитной политике, приведшей к образованию практически безвозвратных долгов. Таким образом, требуется специальный анализ по оценке эффективности работы данного отдела и его менеджеров.

Оценка показателей работы остальных отделов свидетельствует об ответственном, в целом, подходе менеджеров к принятию решения о предоставлении товарного кредита.

При группировке результатов по менеджерам можно использовать следующую классификацию.

Группа 1 – менеджеры практически не имеют дебиторской задолженности, их деятельность очень эффективна, в отделах необходимо организовать изучение их опыта.

Группа 2 – вклад менеджеров в общий товарооборот примерно в 2 раза превышает их вклад в формирование дебиторской задолженности.

Группа 3 – вклад менеджеров в товарооборот соответствует их вкладу в формирование задолженности.

Группа 4 — вклад менеджеров в общий товарооборот много меньше вклада в формирование дебиторской задолженности, менеджеры данной группы являются основными генераторами дебиторской задолженности.

Данная классификация полезна при установлении менеджерам лимитов по предоставлению товарного кредита.

Поскольку в отделах имеются менеджеры с хорошими показателями, возможно, руководителю отдела следует более равномерно распределять нагрузку среди менеджеров, а также организовать обучение отстающих эффективным методам и приёмам работы.

Использование метода группировки по Клиентам позволяет получить самые ценные результаты.

Как уже отмечалось выше, по результатам расчёта оборачиваемости дебиторской задолженности клиентов любого отдела можно разбить на 4 группы.

Группа 1 – все Клиенты в данной группе имеют коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности равный 0. В данную группу входят безнадёжные должники, а также клиенты, задерживающие платежи более чем на 30 дней.

Группа 2 – у Клиентов данной группы коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности ниже среднего среди прочих клиентов-дебиторов 3.

Группа 3 — у Клиентов данной группы коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности выше среднего среди всех клиентов-дебиторов.

Группа 4 – Клиенты, не имеющие дебиторской задолженности.

Поскольку любой клиент в момент отгрузки ему товара по отношению к организации имеет одно из трёх возможных состояний:

то в нижеследующей сводной таблице каждая группа разбита на три вышеуказанные подгруппы, при этом производится сравнение доли подгруппы в дебиторской задолженности с ее долей в обороте организации (отдела), а также сравнение величины товарооборота подгруппы и приходящейся на неё дебиторской задолженности с последующим месяцем. В качестве базы принимаем январь месяц. Анализируя полученную динамику, с помощью данного метода можно определить, какое влияние на состояние дебиторской задолженности сильнее – «качество» Клиента или условия его кредитования со стороны организации. Таким образом, руководство организации может определить либо необходимо изменить условия кредитной политики, либо усилить требовательность к менеджерам по продажам.

Пример 4.(Все цифры условные)

Из таблицы видно, что предоплата при работе с дебиторами не применяется. В тоже время, предоплата производится с клиентов, не имеющих дебиторской задолженности перед организацией (группа 4). Что свидетельствует о неравномерности применения со стороны менеджеров условий кредитной политики к клиентам. С января месяца наблюдается уменьшение доли группы 2 в отгрузках по кредиту, т.е. не производятся новые отгрузки, если клиент уже имеет задолженность. В марте доля в обороте этой группы возросла почти в 3 раза.

Улучшилась работа с клиентами из группы 3 – более, чем в 2 раза возросла их доля в обороте. Вышесказанное свидетельствует об усилении требовательности менеджеров к работе с клиентами организации (отдела).

Обращает внимание уменьшение в марте в группе 4 доли клиентов, работающих по предоплате. Возможно, это связано с задержкой со стороны организации отправки товара клиенту. Делая предоплату, клиент ожидает от контрагента оперативной отправки товара. Задержка в отправке товара приводит к отказу клиента работать с организацией на авансовых условиях и переходу в расчётах на оплату по факту. Об этом свидетельствует увеличение доли подгруппы «без п/оплаты» в группе 4. Этим допущением можно объяснить падение продаж по группе в марте, хотя до этого месяца товарооборот рос. Поэтому необходим анализ обработки заявок отделом логистики и создание процедур и схем движения товара с нормированием времени на каждой операции.

Обращает внимание резкие провалы в товарообороте по группам 2 и 3 в январе-феврале. Такая волатильность происходит тогда, когда ожидаемую закупку не производит крупный Клиент.Желая компенсировать падение товарооборота, менеджеры вынуждены расширить кредитование менее крупных и менее проверенных Клиентов или отгружают товар крупным Клиентом при наличии у них долга перед организацией, что подтверждается опережающим ростом дебиторской задолженности (группы 2,3 февраль-март). Данный тезис подробно рассматривается при анализе динамики объёма продаж и дебиторской задолженности по клиентам организации(отдела) (по месяцам).

Для целей подобного анализа определим, сколько Клиентов формируют 85 % товарооборота, рассчитанного с начала момента наблюдения по момент анализа нарастающим итогом. В дальнейшем это количество будем называть базовый список. Результаты расчётов по каждому клиенту в каждом месяце удобно группировать в таблице следующего вида.

Клиент

Код Клиента в электрон-
ной базе учёта

январь

декабрь

Всего нараста-
ющим итогом

Приход
денег

Конечный
остаток

Оборачи- ваемость

Приход
денег

Конечный
остаток

Оборачи-
ваемость

Клиент NN

Клиент NN

ВСЕГО

СУММА

СУММА

СУММА

СУММА

СУММА

Посмотрим, какая доля в продажах по каждому месяцу приходится на этих Клиентов.

Предположим, получились следующие значения.

Месяц

Доля в обороте

Доля в ДЗ отдела

Прирост продаж

январь

87,87%

84,23%

1,00

февраль

85,64%

78,42%

0,64

март

84,74%

88,68%

0,64

Отмечаем, что темп падения продаж среди крупных Клиентов почти в точности в каждом месяце соответствует падению продаж по отделу в целом (см. таблицу из примера 4). Таким образом, от поведения и технологии обслуживания крупных Клиентов зависит существенным образом товарооборот организации.

Как отмечалось, в условиях падения продаж по одному крупному Клиенту менеджеры отдела предпринимают попытки увеличить продажи со стороны других крупных или менее крупных Клиентов, а также путём привлечения новых. Попытки расширения бизнеса всегда встречают сопротивление рынка (так как существует конкуренция). Расширение происходит тогда, когда уменьшается доля Клиентов базового списка в составе Клиентов каждого месяца , формирующих установленный нами 85 % -й объём продаж. Клиентов, формирующих указанный уровень оборота в каждом месяце, формируют список «85». Рассчитав долю товарооборота в каждом месяце, приходящийся на Клиентов из базового списка, формирующих 85 %-й уровень товарооборота нарастающим итогом, можно оценить степень сопротивления рынка и пределы расширения. При этом всегда обращаем внимание на долю сгруппированных клиентов в дебиторской задолженности и товарообороте.

Предположим, получились следующие значения.

Месяц

Доля Клиентов базового списка в товарообороте каждого месяца

Доля Клиентов базового списка в дебиторской задолженности каждого месяца

январь

82,65%

73,79%

февраль

76,99%

69,58%

март

74,86%

77,26%

Как видим, доля базовых (крупных) клиентов не меняется существенным образом, т.е. закупки клиентов, входящих в базовый список, оказывают существенное влияние на товарооборот отдела. Поскольку доля Клиентов списка упала не сильно, а в марте по сравнению с февралём всего на 2,13 %, то уровень сопротивления рыночной среды можно оценить как сильный. Попытки увеличения товарооборота за счёт Клиентов, не входящих в базовый список, к существенным изменениям не привели. В случае, если погашение дебиторской задолженности другими клиентами базового списка осуществляется медленно (т.е. с просрочкой), то увеличение задолженности даже по одному клиенту приводит к резкому снижению ликвидности всей организации. Таким образом – в условиях сильного сопротивления рыночной среды для увеличения товарооборота менеджеры вынуждены идти на смягчение условий кредитования базовых (крупных) Клиентов, что приводит к увеличению рисков.

Рассмотрим, в каком направлении происходит изменение дебиторской задолженности под воздействием сильного сопротивления рыночной среды, т.е. как это сказывается на качестве дебиторской задолженности. Для этого необходимо сравнить цепные индексы динамики товарооборота и дебиторской задолженности с долей в дебиторской задолженности организации Клиентов базового списка, формирующих 85 %-й оборот подразделения. В качестве базы примем клиентов списка, формирующих 85 %-й оборот в месяце с максимальным объёмом продаж и сравним с товарооборотом этих клиентов в последующие месяцы, с величиной дебиторской задолженности и с долей дебиторской задолженности клиентов списка в общей дебиторской задолженности организации.

Предположим, получились следующие значения.

Месяц

Индекс товарооборота Клиентов maxмесяца

Индекс ДЗ Клиентов maxмесяца

Доля в ДЗ отдела

январь

1,00

1,00

73,79%

февраль

0,44

0,46

69,94%

март

0,53

0,80

44,93%

Как видим, при падении оборота в марте почти в 2 раза по сравнению с январём, дебиторская задолженность уменьшилась всего на 20 %, что объясняется выше отмеченным смягчением кредитования Клиентов списка. Уменьшение доли дебиторской задолженности Клиентов базового списка в дебиторской задолженности организации объясняется (на основе аналитических таблиц) уменьшением, начиная с февраля, закупок со стороны базовых (крупных) Клиентов. Причиной этого могло стать увеличение со стороны организации времени с момента получения денег от клиента до момента отправки товара ему. Данный вывод подтверждается отмеченным выше падением продаж подгруппы «по п/оплате» группы 4 в марте. Увеличение продаж путём расширения кредитования мелких и, соответственно, менее проверенных клиентов приведёт к серьёзным рискам. Таким образом, ухудшение обслуживания базовых Клиентов приводит к уменьшению закупок с их стороны, что в условиях сильно конкурентного рынка, характеризующемся сильным сопротивлением рыночной среды, приводит к резкому ухудшению качества дебиторской задолженности и чревато серьёзными убытками.

Оценим пределы расширения за счёт менее крупных Клиентов.

Резервы расширения зависят от объёма закупок Клиентов, обеспечивающих 85 % -й уровень в каждом месяце (список «85»), но не входящих в базовый список. Исходим из предположения, что менеджерам организации удастся поднять товарооборот каждого «резервного» клиента до максимального среди них уровня.

При этом важно, чтобы доля в обороте данных клиентов превышала их долю в дебиторской задолженности организации – только в этом случае расширение будет качественным.

Предположим, получились следующие значения.

Месяц

Доля резерва в товарообороте

Доля резерва в дебиторской задолженности

январь

2,40 %

5,9 %

февраль

0,82 %

3,4 %

март

1,1 %

4,00 %

Как видно, доля резерва в рассматриваемых месяцах незначительна в товарообороте. Отмеченное нами выше смягчение условий кредитования клиентов не привело к росту товарооборота, при этом наблюдается ухудшение качества дебиторской задолженности «резервных» клиентов.

Общий вывод аналитика, проводившего анализ, таков — резервы увеличения товарооборота путём смягчения условий предоставления товарного кредита без ущерба качества дебиторской задолженности практически отсутствуют. Ухудшение обслуживания базовых Клиентов приводит к уменьшению закупок с их стороны, что в условиях сильно конкурентного рынка, характеризующегося сильным сопротивлением рыночной среды, приводит к резкому ухудшению качества дебиторской задолженности и чревато серьёзными убытками. Существенным фактором, влияющем на товарооборот организации, является технология обслуживания крупных Клиентов, что определяется уровнем логистики её товарных потоков. Для разработки обоснованных рекомендаций целесообразно провести анализ оборачиваемости товарных запасов по организации, динамики маржинального дохода по подразделениям организации и видам товаров. Полученные данные будут использованы для построения оптимальной модели управления товарными запасами.

Применённая выше методика свидетельствует, насколько тесно состояние дебиторской задолженности организации связано со всеми аспектами её хозяйственной деятельности. Глубокий анализ дебиторской задолженности позволяет определить ключевые направления дальнейшего анализа хозяйственной деятельности, что приводит к оперативному поступлению информации руководству организации для принятия решения.

Версия для печати

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх