Контроль удаленных сотрудников

Содержание

Как осуществлять контроль сотрудников, контроль за детьми или следить за человеком за компьютером?

Трудно представить будни современного человека без использования компьютера или мобильных устройств, подключенных к глобальной сети и используемых ежедневно для получения и обработки информации в личных и деловых целях. Компьютеры стали частью жизни не только взрослых, но и подростков и детей, ежедневно проводящих по несколько часов в Интернет.

Современные школьники с первых классов обучаются пользоваться компьютерными технологиями и активно применяют их в учебных и развлекательных целях. К сожалению, Интернет наводнен не только практикумами по решению задач по физике или математике, которые не представляют угрозы для неокрепшей детской психики. Глобальная сеть содержит бесчисленное множество небезопасных веб-сайтов, включая экстремистские, сектантские и сайты «для взрослых», которые способны нанести серьезный вред нормальному становлению ребенка как личности и привести к проблемам в будущем. Согласитесь, Вы бы не хотели, чтобы Ваш ребенок вместо того, чтобы заниматься уроками после школы, изучал оккультные ритуалы или просматривал странички сомнительного содержания.

В силу вышеизложенного у многих родителей может возникнуть вполне резонный вопрос: «Как уберечь ребенка от вредного влияния Интернета?», «Как узнать, чем занимается ребенок в свободное время за компьютером?», «С кем общается любимое чадо?», «Как организовать контроль за детьми?».

Существует масса программ для мониторинга действий за компьютером и программ-шпионов, но, как правило, все они платные, снижают быстродействие компьютера и легко обнаруживаются даже неопытными пользователями. В реальности, Вы сможете лишь просматривать содержимое лог файлов с введенными данными на клавиатуре и в некоторых случаях скриншоты экрана. К тому же, просматривать эти лог файлы Вы сможете только на компьютере, где эти файлы созданы. Т.е. если Вы находитесь в удаленном месте, у Вас не будет возможности просмотреть эти файлы. Конечно, можно настроить автоматическую отправку этих логов на почту или сервер, но это сопряжено с дополнительными трудностями и тратой времени. К тому же это просто неудобно.

Для полноценного контроля за детьми может быть очень удобно использование программ удаленного доступа к компьютеру через Интернет. Некоторые из этих программ очень просты в настройке, а если быть точнее, то, практически, ее не требуют и способны моментально устанавливать связь с любым компьютером, подключенным к Интернет.

Одной из таких программ является Ammyy Admin. И несмотря на то, что основной прикладной сферой программы является оказание удаленной технической поддержки, особенности и многофункциональность Ammyy Admin позволяют с легкостью использовать его как средство удаленного контроля за детьми. Если речь идет о бизнесе, мониторинг и контроль сотрудников — так же одна из областей применения программы.

Почему нужно использовать Ammyy Admin для удаленного контроля за детьми?

  1. Вы можете подключиться к любому ПК за несколько секунд.
  2. Вы можете просматривать изображение удаленного компьютера с любого другого компьютера, подключенного к Интернет. Никаких утомительных настроек, регистраций и установок!
  3. Ammyy Admin обходит все известные фаерволы и антивирусы (чего не скажешь о программах клавиатурных шпионах) и не требует инсталляции. При правильных настройках обнаружить Ammyy Admin будет, практически, невозможно.
  4. Ваш ребенок никогда не поймет, что за ним кто-то наблюдает в режиме реального времени.
  5. Вы можете интерактивно включать голосовой чат и слушать, что происходит на стороне удаленного ПК.
  6. Ammyy Admin совершенно бесплатен для домашнего использования, при условии, что Вы не превысили лимит использования бесплатной версии.

Как настроить контроль за детьми с помощью Ammyy Admin?

Итак, процедура настройки программы предельно проста и не займет больше минуты.

Что нужно делать на удаленном компьютере, который будем мониторить:

  1. Скачайте Ammyy Admin. По умолчанию, большинство браузеров закачивают файлы в папку «Мои документы -> Загрузки», но Вы можете вручную выбрать папку для закачки.
  2. Запустите Ammyy Admin на компьютере и нажмите кнопку «Настройки» — закладка «Клиент» — «Права доступа», как показано на рисунке 1 и 2.
    рисунок 1 рисунок 2
  3. В появившемся окне нажмите кнопку «Добавить» и в поле Computer ID напишите английскими буквами слово «ANY». Придумайте сложный пароль и укажите его в поле password два раза и нажмите OK (рисунок 3 и 4).
    рисунок 3 рисунок 4

  4. Далее в меню Ammyy выберите «Служба» — «Установить». Потом Ammyy «Служба» — «Запустить». Теперь можно закрыть приложение. Ammyy Admin будет автоматически запускаться при загрузке Windows в скрытом режиме (рисунок 5 и 6).
    рисунок 5 рисунок 6
  5. В меню «Настройки» — закладка «Клиент» уберите все галочки, кроме первой верхней, как показано на рисунке 2 и нажмите ОК. Это отключит все признаки удаленного подключения.
    Запомните или запишите ID данной машины, который отображается в зеленом поле»Ваш ID» в главном окне программы Ammyy Admin. Он понадобится при подключении
    На этом настройка на компьютере ребенка закончена. Теперь Вы можете подключиться к этому ПК с любого удаленного компьютера.

Что нужно делать на компьютере, с которого осуществляем мониторинг:

  1. Скачайте Ammyy Admin. По умолчанию, большинство браузеров закачивают файлы в папку «Мои документы -> Загрузки», но Вы можете вручную выбрать папку для закачки.
  2. Запустите Ammyy Admin и в главном окне программы в поле «ID/IP клиента» введите ID компьютера Вашего ребенка, который Вы записали во время настройки его компьютера (рисунок 7)
  3. Поставьте галочку «Только просмотр» и нажмите кнопку «Подключиться» (рисунок 7).
    рисунок 7
  4. В окне аутентификации введите пароль, который Вы присвоили в пункте 3 при настройке компьютера ребенка.
  5. Для прослушивания вы можете нажать кнопку голосовой чат или изначально подключиться в режиме»Voice Chat». Если вы не хотите чтобы Вас слышали на удаленной стороне, Вы можете зайти в меню Ammyy -> Настройки -> Общие и выбрать OFF для Audio Recording Device. А так же убедиться, что на удаленной стороне не выбрано OFF, а микрофон включен.
    После подключения перед Вами появится экран удаленного компьютера. Вы сможете просматривать все действия Вашего ребенка за ПК в режиме реального времени и слушать, что происходит, и Ваше присутствие за компьютером никак не будет обнаружено.
  6. Чтобы прекратить наблюдение, закройте окно программы с удаленным рабочим столом.

Если вы хотите организовать контроль сотрудников путем мониторинга их рабочих компьютеров, то по законам некоторых стран Вам необходимо предупредить их об этом. В любом случае это будет полезно сделать, т.к. зная, что компьютер находится под наблюдением, сотрудник не станет заниматься посторонними делами на рабочем компьютере, что уменьшит риск заражения компьютера вирусами и утечки конфиденциальной информации, а так же увеличит полезное время работы.

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

  • Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
  • Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
  • Определять время окончания работы.
  • Выявлять прогульщиков.
  • Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

  • человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
  • форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

  • выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
  • телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
  • скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
  • содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
  • присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

  • итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
  • промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
  • периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
  • избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  • нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  • работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  • сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  • сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

В этом посте мы расскажем, как правильно осуществлять контроль удаленных сотрудников, учитывая психологические, мотивационные и организационные факторы, а также как эффективно управлять командой удаленных сотрудников.

Через четыре года половина ваших сотрудников будет работать удаленно. По данным некоторых исследований, 52% всех сотрудников работают удаленно как минимум раз в неделю. В современной экономике люди с нужными знаниями и опытом могут помочь развитию вашей компании. Конкуренция в том, что касается найма талантливых специалистов, вынуждает компании привлекать людей из других городов и стран. Отсюда и сложности с организацией и контролем, которые порой остаются незамеченными. Фриланс – это образ жизни, сейчас уже сопряженный с повышенными требованиями.

И, по мере того, как все больший объем рабочей силы трудится из своих домов, коворкингов, интернет-кафетериев и других мест, меняется и роль руководителя. Управление удаленными сотрудниками совершенно отличается от того, как это устроено в офисе. То, что идеально подходит для условий офиса, не всегда равно успешно переносится в виртуальную среду, но, надеемся, что эти советы помогут вам лучше понять, какие подходы стоит использовать для управления удаленной командой.

Удаленным сотрудникам приходится о многом беспокоиться

Удаленные взаимоотношения – это то, что приходится постоянно улучшать. Издание Harvard Business Review в ноябре прошлого года провело социсследование с участием более тысячи человек. По результатам был сделан вывод, что фрилансеры беспокоятся о том, что другие сотрудники за их спиной будут плохо о них отзываться, вносить изменения в проекты и лоббировать свои интересы. А на то, чтобы решить споры и разногласия на работе, уходит до нескольких дней (в 84% случаев), или даже недель (47%).

По словам исследователей, эти проблемы не только влияют на взаимоотношения, но и в большей степени, чем для штатных сотрудников, сказываются на результате работы и продуктивности, увеличивают расходы, стресс, сроки реализации проектов приходится продлевать. И, как следствие, повышается текучесть кадров.

Важно лично знать удаленных сотрудников

Важно выстроить доверительные отношения с каждым участником команды. Это избавляет от множества проблем, но не всегда достигается в разговорах о работе. Первый шаг, чтобы выяснить, что мотивирует того или иного фрилансера – узнать побольше о каждом из них, об их интересах, семьях.

Вы потратите на это определенное время, но, в свою очередь, получите больше отдачи от удаленных сотрудников.

Некоторые любят, чтобы их хвалили публично, другие – чтобы им отдавали должное в личной беседе, третьим по душе и то и другое. Выяснив мотивацию каждого удаленного сотрудника, вы сможете оценить, какое время для них удобнее. Одни люди – жаворонки и наиболее эффективно работают по утрам, другим сложно начать день без чашки кофе. Вы можете мотивировать своих сотрудников, когда узнаете, в какое время суток они могут сделать больше, и разновидность мотивации, которая для них больше всего подходит.

Что служит мотивацией для одного, не всегда будет уместно для другого. Руководящему составу может понадобиться время и усилия, чтобы поближе познакомиться с каждым сотрудником и выяснить их мотивирующие триггеры.

Иногда неплохо задаться вопросом о том, почему ваши сотрудники отдают предпочтение удаленной работе. В большинстве случаев, это гибкий график и возможность сохранить баланс между личной жизнью и работой.

Поэтому постарайтесь предоставить им как можно больше времени на выполнение определенной задачи, и, если они не сдают работу в срок, узнайте, есть ли у них прежняя мотивация.

Многие фрилансеры со стажем говорят, что все дело в менеджере, который оказывает поддержку. Фрилансеру в первую очередь нужна самомотивация, но поддержка со стороны менеджера в разы повышает продуктивность.

Знакомство

Когда в команде появляются новые сотрудники, важно ознакомить их с существующими требованиями, подготовить рабочее окружение и представить их коллегам. Этим не стоит пренебрегать, лишь потому что человек находится где-то в другом месте. Расскажите сотрудникам обо всем, что им нужно знать о вашей компании и спектре задач, выполнять которые им придется. Также важно чтобы в распоряжении у нового сотрудника был полный набор инструментов для работы. Это может быть почта, телефонные номера, приложения для видеоконференций и пр.

Отслеживание рабочего времени сотрудников

Когда сотрудник не находится с менеджером в одном офисе, сложнее установить, работает ли он на самом деле, или занят чем-либо еще. Некоторые люди могут воспользоваться тем, что над их плечом не стоит начальник с нагайкой, и отвлечься на что-то еще – отсюда потери рабочего времени. Технологические решения позволяют отследить, сколько времени ваши сотрудники действительно работают.

Система контроля и отслеживания сотрудников Kickidler дает возможность быстро и эффективно подсчитывать рабочие часы персонала для начисления зарплаты и исключить ошибки как в пользу работника, так и работодателя.

Рекомендуем почитать: кейс об успешном опыте контроля команды удаленных сотрудников с помощью программы Kickidler.

Постоянная коммуникация

Помимо индивидуальных качеств – самомотивации и железной дисциплины фрилансера – необходимо искать и новые способы взаимодействий. А отлаженная коммуникация с менеджером становится ключевым фактором, который позволяет добиться максимальной отдачи от удаленного сотрудника.

Постоянная связь по электронной почте или в мессенджерах, обмен полезной информацией, полезные ресурсы, которыми менеджер может делиться с сотрудником, проверки, нужна ли помощь или подсказки относительно каких-либо вопросов, – все это существенно улучшает взаимодействие с удаленной командой.

Менеджеры некоторых компаний делятся со своими фрилансерами отзывами клиентов, подсказывают, как улучшить качество работы. Это помогает сосредоточиться на качестве и достичь нужного результата. Постоянная мотивированность и фидбек – два важнейших фактора.

Видеозвонки

Важно и то, как вы поддерживаете связь. Одним из лучших способов мотивировать человека может стать ежедневный видеозвонок. Исследования показывают, что больше половины всех коммуникаций между людьми происходят невербально. Когда нет возможности видеть человека ежедневно в офисе, любой визуальный нюанс может подсказать, о чем он думает и что ему действительно нужно.

Возможно, вы попытаетесь узнать мнение об изменениях в планах, или просто, в каком настроении находится человек. Во время видеозвонка можно выяснить намного больше, чем во время телефонного разговора или текстового чата.

Видео – это ключ к успешному сотрудничеству: обеим сторонам приходится готовиться и подходить к вопросу об отчетности со всей серьезностью. Во время беседы обычно обсуждается сделанное за прошлый день, план на текущий день и любые проблемные аспекты. Благодаря такому компоненту работы, как видеозвонок, и тому обстоятельству, что это происходит ежедневно, ваша отчетность будет очень подробной, а фрилансеры будут чувствовать, что их работа ничем не отличается от работы штатных сотрудников. Эффективная коммуникация – то, что улучшает взаимодействия с удаленной командой.

Доверяйте своим инстинктам, когда вам кажется, что что-то пошло не так, найдите время, чтобы поговорить об этом. Все невербальные сигналы, которые можно заметить во время видеозвонка позволят устранить имеющиеся сложности.

Одними словами сложно выразить мнение по какому бы то ни было вопросу. Слова могут показаться несколько агрессивными или не произвести должного эффекта. Если человек сделал свою работу хорошо, или целая команда, потребите, например, соответствующую гифку и отправьте ее в сообщении. Обратный отклик будет куда сильнее, чем если бы вы просто отправили текстовое сообщение.

Подходящее время

Как только вы начинаете активно сотрудничать с фрилансерами, в вашей команде появится много людей из разных временных зон. Отсюда и сложности с планированием видеоконференций. Для кого-то звонок в определенное время будет не очень удобен. Например, когда в Австралии 8 утра, в Москве и Санкт-Петербурге — полночь, у кого-то рабочий день только начинается, а другие уже давно закончили работать и готовятся ко сну.

В таких случаях лучше заранее условиться о подходящем времени для звонка.

Отмечайте хорошую работу

Внештатникам иногда не хватает поощрения за хорошую работу. Возможно, стоит выделять тех фрилансеров, которые по результатам прошедшего месяца потрудились на славу. Важно дать понять, что их работа важна для компании.

Удаленная социализация

Социализация на рабочем месте – то, чего лишены удаленные сотрудники. Поэтому, возможно, стоит создать специальный канал в рамках корпоративной соцсети, в котором сотрудники могли бы обмениваться впечатлениями помимо рабочих вопросов. Это может быть канал в мессенджере или же специальная ветка в электронной почте. С шутками, мемами, новыми треками, видеороликами и всем, что делает рабочее окружение менее формальным. В традиционных офисах функция таких каналов отводится специальным помещениям (курилкам, например), поэтому предоставьте удаленным сотрудникам такую же возможность, используя виртуальные средства. Но руководителям, конечно же, придется удостовериться, что такой канал не отвлекает от работы, и вместе с тем, позволяет удаленным сотрудникам, заходя на него время от времени, чувствовать себя частью команды.

Удаленный happy hour

Устройте «удаленный happy hour». Если ваши сотрудники проживают в разных городах, это еще не значит, что они не могут время от времени собраться вместе и, к примеру, выпить. Организуйте такое мероприятие с вашей командой в местном баре в режиме видеоконференции. И хотя понадобится заранее все согласовать, новизна того, что удаленные сотрудники присутствуют с вами за бокалом какого-то напитка может сплотить команду.

Встречи лицом к лицу хотя бы раз в год

Такие мероприятия обычно сопровождаются неожиданностями. «О! ты выглядишь совсем по-другому, чем на видео», – подобных возгласов и многого другого будет много.

Но куда важнее то, что эти встречи за несколько дней позволяют узнать человека лучше, чем за месяцы совместной удаленной работы. Британская компания KISSmetrics, например, устраивает такие мероприятия с раз в год, а многие другие компании отправляют свои команды в совместные путешествия в экзотические места, в ЮАР например. Иногда это затратно, но эти туристические поездки самоокупаются, ROI окажется достаточно высоким. Совместные поездки – это уникальная возможность обсудить с людьми, разбросанными по всему миру, будущее компании/команды, идеи, перспективы и культурные особенности.

Подсчет эффективности работы с помощью метрик

Создайте систему коммуникации и подотчетности, посредством которой можно было бы подсчитывать производительность труда и вознаграждать за выполненные задачи, а не просто платить за рабочие часы. Многие менеджеры беспокоятся насчет того, что им не удается добиться от удаленных сотрудников работы по 40 часов в неделю. Но время в удаленной работе не столь важно, столько результат.

Нужно знать, на что следует ориентироваться и какие метрики использовать. Проверьте, что ваши бизнес-процессы должным образом описаны и задокументированы, так вы сможете отследить, насколько эффективно все работает и контролировать удаленных сотрудников, проверять, придерживаются ли они установленных процессов и графиков. Одной из таких метрик могут быть отчеты по рабочему времени программы контроля сотрудников Kickidler.

И в заключение…

Большинство рекомендаций сводятся к тому, что постоянная связь – это ключевой фактор успешных взаимодействий менеджера с удаленной командой. Несмотря на то, что фрилансеры большей частью предпочитают тихую обстановку дома, где работа идет эффективней, важен и постоянный контроль. Если у удаленных сотрудников возникает ощущение, что о них совсем забыли, они, как правило, долго не задерживаются в компании. Поэтому стоит регулярно узнавать, как продвигаются их проекты, какого прогресса удалось достичь. На сайте компании мог бы появиться раздел под названием «встреча с командой», а если сотрудники живут неподалеку, старайтесь видеться с ними чаще.

Переход офиса на дистанционную работу – вызов для трудовой дисциплины. Есть шанс, что погружение сотрудников в тапочки и халат негативно скажется на режиме работы и скорости выполнения задач. А поскольку рядом нет свидетелей в лице коллег и начальника, заметить проблему смогут только специальные программы. Расскажем, почему DLP-системы – неочевидный, но оптимальный инструмент для контроля «домашнего офиса».

Варианты контроля

Некоторые компании решают справляться своими силами: вводят сбор ежедневных отчетов в формате «задача – затраченное время» и делают контрольные звонки сотрудникам в течение дня. Или задействуют сисадминов: они наблюдают за работой сотрудников через теневое RDP-подключение к их рабочим столам. Но варианты несовершенные: по отчетам не получится собрать полную картину дня, а сисадмины не смогут контролировать сразу нескольких сотрудников с одного ПК.

Больше возможностей дают программы для контроля рабочего времени. Они фиксируют время начала и окончания работы за ПК и периоды фактической активности сотрудников на сайтах и в приложениях – это помогает найти бездельников, которые включают ПК «для вида», а вместо работы занимаются своими делами. Но зачастую этих данных не хватает, чтобы оценить реальную продуктивность сотрудников. Ведь даже постоянно присутствуя за компьютером, кто-то честно трудится над задачами, а кто-то полдня зависает на YouTube и в соцсетях.

Глубоко анализировать эффективность персонала умеют DLP-системы, которые к тому же обеспечат безопасность дистанционной работы. Поскольку это самый полноценный метод из списка, рассмотрим, как они это делают на примере модуля ProgramController «СёрчИнформ КИБ».

Что контролировать и как настроить

Для начала определите, кого из сотрудников вы хотите контролировать. Возможно, из этого списка следует исключить специалистов, которые редко работают за компьютером (курьеры, водители).

Перейдем к конкретным задачам и разберем основные инструменты и отчеты на примере реальных кейсов.

Соблюдение рабочего графика

Кейс. Сотрудники на удаленке исправно отправляли руководителю отчеты в конце рабочего дня. В компании была установлена DLP с модулем ProgramController. И служба безопасности вскоре заметила нарушение. Работники подключались только к утренней планерке и, если ни у кого к ним не было дополнительных вопросов или срочных задач, после онлайн-совещания выключали ПК и занимались своими делами.

Как настроить и отследить?

Сначала настройте рабочий календарь для правильного учета рабочих часов. Для каждого дня недели выберите часы работы и обеда, укажите выходные (суббота, воскресенье, государственные праздники). Задать настройки можно на весь год или только на время дистанционной работы офиса.

Отслеживать ранние уходы поможет одноименный отчет, который формируется по всем пользователям либо по выбранным. Программа может отправлять его на вашу почту каждое утро. Так вы быстро определите любителей «сматывать удочки» пораньше и сможете контролировать их более строго.

Для контроля рабочего графика вам пригодится и отчет «Опоздания сотрудников», который настраивается похожим образом. А чтобы увидеть и ранние уходы, и опоздания используйте отчет «Детальная информация по пользователям». Он показывает всю картину прихода/ухода работников, а также время активности/неактивности за компьютером за выбранный период. Этот отчет удобно использовать в конце месяца, чтобы определить, например, сколько часов сотрудник переработал и учесть овертайм при выплате зарплаты. Так же для учета подходят отчеты «Журнал рабочего времени» и «Табель рабочего времени».

Но, как показывает практика, не все удаленные сотрудники с переработкой – честные трудоголики.

Контроль мнимых тружеников

Кейс. Сотрудник компании весь рабочий день оставался онлайн в корпоративном мессенджере, ProgramController, однако, показал, что компьютер пользователя неактивен долгое время. Служба безопасности сообщила о ситуации руководителю, тот позвонил подчиненному и услышал бытовой шум. Оказалось, он весь день занимался домашними делами при включенном рабочем ноутбуке.

Чтобы получать более точные отчеты, дополнительно задайте интервал рабочего времени и пороговую активность. Например, допустимый интервал прихода/ухода составляет 10 минут, а длительность активной сессии за компьютером – минимум семь часов. Тогда программа не будет считать нарушителем каждого, кто включил ноутбук в 9:01 или отлучался от монитора на два часа в сумме за день. Вы получите меньше ложноположительных сработок и не пропустите действительно важные инциденты.

Отчет «Промежутки неактивности» поможет вычислить всех любителей «сварить суп» или «забросить стирку» посреди рабочего дня. Он составляется на основе трех ключевых параметров – интервал рабочего времени, время обеда и допустимый перерыв между процессами (к примеру, 10 минут). Программа начинает отсчитывать период неактивности, если мышь или клавиатура «спят» 2 минуты и более.

Мониторинг интернет-сёрфинга

Кейс. Сотрудница на удаленке перестала укладываться в дедлайны. Анализ продуктивности в ProgramController показал, что большую часть рабочего времени она смотрит сериалы. А модуль MonitorController позволил службе безопасности собрать очевидные доказательства нарушения с помощью скриншотов экрана.

По дефолту в ProgramController загружены популярные веб-ресурсы разной тематики: закон и право, государственные ресурсы, сайты объявлений, игры и т.д. Все они распределены по категориям. Вы можете добавить в них корпоративные ресурсы, например, внутренний портал и CRM. Все нераспознанные сайты попадают в рубрику «Прочие сайты».

Каждой категории сайтов задайте коэффициент продуктивности и настройте правила для пользовательских групп. Удобнее использовать дефолтные значения – продуктивно (=1), нейтрально (=0,5), непродуктивно (=0), но можно задать и свои. В настройках правил обязательно учитывайте род деятельности специалиста. Например, сотрудник PR-отдела проводит по нескольку часов в день в социальных сетях, и это продуктивно, если он ведет страницу компании в Facebook и корпоративный видеоблог на YouTube. Другое дело, если на этих ресурсах зависает менеджер по закупкам.

Иногда анализ посещения сайтов помогает обнаружить более серьезные проблемы. Например, активность на ресурсах о покупке дорогой недвижимости, ювелирных украшений и лакшери-курортов косвенно указывает на откатчика.

Посмотреть, какие программы и сайты запускали пользователи в течение дня, можно в отчете «Суммарная активность процессов». Программа выводит результаты в виде диаграмм, где указаны название программы или сайта и длительность взаимодействия с ними пользователей. Для уточнения параметров используйте фильтры и условия. Это поможет, например, узнать, кто из сотрудников и как часто посещал сайты из группы «Развлечения» в первую неделю на удаленке.

Также можно отслеживать действия сотрудников в реальном времени на вкладке «Онлайн-активность». Она показывает количество активных и неактивных, опоздавших и отсутствующих пользователей в данный момент.

Наглядно оценить продуктивность работы всех пользователей поможет отчет об эффективности, который измеряет, насколько полезны действия сотрудников с теми или иными процессами, с учетом заданных правил (продуктивно, непродуктивно, нейтрально).

Опасные действия в рабочее время

Кейс. Служба безопасности заметила, что на компьютере менеджера по продажам постоянно активен процесс Photoshop.exe. Для выполнения прямых должностных обязанностей графический редактор сотруднику был бесполезен. Просмотрев скриншоты, сделанные MonitorController, ИБ-специалисты выяснили, что менеджер подделывал ценовые предложения. Он изменял данные на документах других поставщиков, чтобы лоббировать «своих».

Порядок действий такой же, как и с сайтами. Выберите нужные процессы из списка, при необходимости – добавьте к ним корпоративные программы и настройте правила продуктивности для групп сотрудников.

Из отчетов для анализа подойдет «Суммарная активность процессов», который мы разобрали выше. Также активность процессов (и сайтов) отражается в отчете «Детальная информация о пользователе». Он выводит данные по конкретному сотруднику за выбранный период на круговых диаграммах – вы увидите, какие процессы чаще всего были активны на его компьютере, а также шкалу его продуктивности, количество опозданий, ранних уходов, начало и окончание рабочего дня.

Повод для утечки

Во время удаленки многие компании активно пользуются облачными сервисами для обмена корпоративными документами. Это создает дополнительные риски для конфиденциальной информации.

Кейс. Главный бухгалтер транспортной компании выложила в общедоступное облако большой архив с документацией для удобства работы. Служба информационной безопасности отследила это действие с помощью модуля CloudController. По структуре предприятие – закрытое акционерное общество, поэтому разглашение некоторых сведений для него недопустимо. После проверки содержимого архива, попавшего в перехват, оказалось, что выложенная информация – конфиденциальная. Если бы она попала к конкурентам, потери компании составили бы 30 млн рублей.

Чтобы избежать утечек через облака, рекомендуем контролировать всю информацию, которая через них проходит. Для этого подойдет CloudController. Модуль перехватывает входящие и исходящие данные популярных облачных сервисов, а также файлы, переданные через средства удаленного доступа – TeamViewer, RAdmin, RealVNC, LiteManager.

Итого

Современные DLP-системы объединяют защиту данных и мониторинг действий персонала. А потому оптимально подходят для комплексного контроля за ситуацией во время перехода на удаленку. Бизнес уже оценил возможности – с начала карантина объем внедрения модулей анализа продуктивности «СёрчИнформ КИБ» вырос на 56%.

Модули контроля продуктивности в DLP следят за эффективностью труда работников, где бы они ни работали, дают фактуру для расследования и предотвращения инцидентов и позволяют собрать доказательства нарушений. Таким образом, DLP позволяет расширять представление о происходящем в компании и не упускать важные детали, даже если персонал находится вне поля зрения работодателя.

Убедитесь сами: протестируйте «СёрчИнформ КИБ» и его специализированные модули в течение 30 дней в полном функционале. Это бесплатно – достаточно просто оставить заявку на сайте.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх