Менеджер офиса

595 89159

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Работа офис-менеджера подразумевает общение с клиентами и партнерами компании, посредством приема посетителей и входящих звонков. Ключевыми обязанностями являются организация работы офиса, делопроизводство и документооборот, а также исполнение распоряжений руководителя.

Претендент на должность офис-менеджера должен обладать такими качествами, как внимательность, ответственность, исполнительность, инициативность и коммуникабельность. Кроме того, он должен обладать организаторскими навыками и способностью анализировать большой объем информации.

Резюме на должность офис-менеджера

Сычева Варвара

Телефон: +7 (920) 320-27-**
E-mail: varvara_s@mail.ru
Дата рождения: 11.05.1993
Семейное положение: замужем, есть дети.

Ключевые компетенции

  • опыт работы более 3 лет в крупной промышленной компании, реализующей собственную продукцию;
  • опыт ведения делопроизводства;
  • опыт разработки систем учета документации;
  • успешный опыт работы офис-менеджером более 2 лет в крупной компании;
  • опыт оптимизации расходов и затрат на канцтовары;
  • опыт ведения электронного документооборота.

Опыт работы

01.2018 — по н. в. ООО «Нью Медиа Ледженд», г. Москва, офис—менеджер
(одна из ведущих компаний, организующих телевизионное спутниковое вещание)

Обязанности:

  • прием посетителей компании;
  • прием и распределение входящих звонков;
  • организация работы офиса (контроль наличия расходных материалов и канцтоваров);
  • делопроизводство и электронный документооборот;
  • подготовка аналитических отчетов и презентаций;
  • организация командировок и проездов, корпоративных мероприятий.

Достижения:

  • в 2019 году организовала 45 командировок и 20 корпоративных мероприятий;
  • в 2018 году оптимизировала процесс регистрации входящей корреспонденции, что позволило снизить время принятия документов к исполнению на 10%;
  • разработала систему учета внутренней документации, что позволило оптимизировать сроки хранения номенклатурных дел.
07.2014 — 12.2017 ООО Промышленные магниты, г. Калуга, офис-менеджер
3 года 5 месяцев (ведущая компания по производству и реализации магнитных сепараторов)

Обязанности:

  • обеспечение операционной работы офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов);
  • подготовка и обработка документов, входящей и исходящей корреспонденции;
  • работа с базами данных (внутренняя CRM);
  • организация корпоративных мероприятий;
  • подбор и анализ информации в интернете;
  • выполнение распоряжений руководства.

Совет: В административной работе сложно выделить достижения, так как подразумевается выполнение большого количества разноплановых задач. Возможно описать процессы, в которых вы принимали участие в качестве помощника, например, в крупных проектах компании.

Достижения:

  • по итогам работы в 2017 году получила благодарственное письмо руководителя за вклад во внутреннее развитие организации;
  • оптимизировала затраты на расходные материалы на 15% путем заключения нового договора с поставщиком канцтоваров;
  • в 2016 году оптимизировала время обработки внутренней документации на 10% путем использования внутренней CRM, что позволило минимизировать время поступления документов на исполнение.

Ключевые навыки

  • работа с оргтехникой;
  • организация работы приемной;
  • ведение электронного документооборота;
  • делопроизводство;
  • изготовление типовых образцов документов;
  • архивирование документации;
  • административная поддержка руководителя.

Образование

2010 – 2014 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Организационно-управленческая деятельность.

2014 – 2016 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Инновационный менеджмент.

Дополнительное образование: 2019 – курсы повышения квалификации «Повышение личной эффективности». Калужский филиал ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»; 2017 – курсы повышения квалификации «Офис-менеджер и работник административно-хозяйственного подразделения». Учебный центр «Специалист» при Московском государственном университете имени Н.Э. Баумана.

Личные качества

  • отношения в коллективе, а также с посетителями выстраиваю на основе доброжелательности и уважения. Конфликтных ситуаций за период профессиональной деятельности не возникало;
  • к работе отношусь ответственно, стремлюсь выполнять поручения руководства максимально быстро;
  • в процессе деятельности стремлюсь к профессиональному развитию посредством восполнения знаний и навыков, а также курсов повышения квалификации делопроизводства и личной эффективности;
  • в ходе работы стараюсь разрабатывать и применять новые методы с целью оптимизации затраченных средств и рабочего времени.

Дополнительная информация

  • водительское удостоверение категории «В» (опыт вождения — 2 года), имеется личный автомобиль;
  • опытный пользователь ПК: MS Office, FossDoc, FossLook, МикроДок Документооборот.
  • знание английского языка – базовый уровень.

Исключить ошибки в составлении грамотного резюме, поможет пошаговая инструкция с подробным описанием — открыть.

Функции офиса и виды офисных работ

Офису как центральному органу управления организации присущи как

общие, так специфические управленческие функции.

Общие функции офиса совпадают с основными функциями менеджмента: планирование, организация,мотивация, координация и контроль.

Эти функции, которые выражают содержание процесса управления в любой организации, не зависят от особенностей объекта управления. Сложнее обстоит дело с выделением более конкретных функций, зависящих от специфики деятельности самой организации.

Поэтомувыделяют не все, а лишь самые основные специфические функции.

Основными специфическими функциями современного офиса являются:

. принятие и реализация решений;

. коммуникации;

. делопроизводство.

Для эффективной реализации указанных функций выделяют следующие

виды офисной деятельности:

. формирование долговременной политики организации;

. общее администрирование;

. работа с персоналом (надзор за выполнением работ, оценка производ-

ственных показателей, подбор кадров, их мотивация);

. прогнозирование (планирование, анализ, разработка бюджета);

. стимулирование действий (утверждение, санкционирование, одобре-

ние и т. п.);

. сопоставление со стандартами (оценка, контроль, учет, проведение

ревизий);

. административные услуги (организация встреч, прием посетителей);

. организация совещаний и переговоров;

. организация обмена (реклама, продажа, формирование отношений по-

купателей и поставщиков);

. двусторонние коммуникации (консультирование, выдача рекоменда-

ций, инструктирование, решение проблем, установление связей);

. односторонние коммуникации (информирование, отчетность);

. переработка цифровых данных (бухгалтерия, учет, расчеты и др.);

. сортировка данных по алгоритму (заполнение форм, фиксация дан-

ных, их хранение);

. обработка заказов, счетов, запросов;

. перевод данных из одной среды в другую (машинопись, стенография,

копирование).

Таким образом, функционирование офиса протекает в следующих трех

основных направлениях:

. организационно-административная деятельность (коммуникационная,

распорядительная, координационная), осуществляемая руководителем;

. аналитико-административная деятельность (подготовка принятия

решений), которая осуществляется специалистами;

. информационно-техническая деятельность (включает документаци-

онные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационные опе-

рации), которая выполняется техническими исполнителями, канце-

лярскими работниками и секретарями.

  1. Функциональные службы офиса

Организационная структура офиса как административной службы орга-

низации зависит от масштабов и специфики ее деятельности. Так, если в не-

большой организации административные функции способен выполнять один

сотрудник или же они рассредоточены по разным ее подразделениям, то с раз-

витием организации появляется необходимость сгруппировать эти функции в

автономный организационно оформленный административный орган (офис).

Данный процесс, позволяющий стандартизовать и нормализовать администра-

тивную деятельность организации, называется процессом функционализации.

Для того чтобы не допустить подмены или дублирования административ-

ных и/или управленческих действий организации и ее органа управления, сле-

дует внимательно отнестись к формированию структуры офиса. К ее составным

элементам относятся подразделения (службы, отделы, департаменты или

управления – в крупных компаниях или в органах государственной власти и

местного самоуправления), должностные лица и связи между ними.

Условия создания эффективной структуры офиса:

. структура офиса и его масштабы должны в наибольшей степени спо-

собствовать целям, специфике и объемам деятельности предприятия;

. структура офиса должна включать в себя все необходимые для данно-

го предприятия подразделения;

. должна обеспечиваться гибкость структуры административной службы;

. в офисе должно быть рациональное и оптимальное разделение задач,

обеспечивающее ускорение цикла работ и повышение их эффективности;

. структура должна формироваться с учетом норм управляемости.

По назначению структурные подразделения делят:

. на функциональные (выполняющие основные функции управления);

. обслуживающие (обеспечивающие эффективную деятельность аппа-

рата управления);

. программно-целевые (создаваемые для решения особо важных, сроч-

ных проблем, требующих комплексного решения специалистами раз-

личных служб).

В соответствии со специализацией подразделений офиса разделение

функций между ними следует осуществлять по следующим признакам:

. функциональному – в подразделении реализуется одна или несколько

однородных функций для координации и решения определенных задач;

. технологическому – в одном подразделении концентрируется выпол-

нение технологически связанных между собой работ;

. отраслевому – в подразделении осуществляются функции, которые

относятся к определенному виду деятельности.

Регламентация организационной структуры, штатов и функций офиса

производится через уставы и штатные документы (о структуре и численности

персонала, штатное расписание), должностные характеристики, инструкции и

правила внутреннего трудового распорядка.

Информационно-документационная служба офиса

Информационно-документационная служба (канцелярия, общий отдел

и т. п.) офиса – это служба, осуществляющая документационное обеспечение

управления.

Информационно-документационное обслуживание – главная функция офиса, обеспечивающая управление, от которой зависит эффективность, оперативность и четкость деятельности предприятия.

Поэтому служба документационного обеспечения управления (ДОУ) является одной из наиболее важных и необходимых служб офиса.

Функции информационно-документационной службы:

. общие функции, выполняемые службой ДОУ любой организации, такие как регистрация и контроль исполнения документов, формирование дел и обеспечение их сохранности и т. п.;

. специальные функции, отражающие специфику деятельности организации, такие как организация работы с обращениями граждан (в органах государственного и муниципального управления), обслуживание

деятельности коллегиальных органов, организация работы приемной

и т. п.

Функции службы ДОУ можно разделить на несколько групп (табл. 1).

Контрольные

Контроль над организацией работы с документами в структурных под-

разделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, от-

делениях, представительствах.

Контроль над соблюдением норм в работе с документами.

Контроль над обеспечением сохранности документов и дел и др.

Формы документационного обеспечения управления (ДОУ):

. централизованная (предполагает наличие специализированного дело-

производственного подразделения, освобождающего все остальные

подразделения офиса от технических операций с документами и остав-

ляющего в их ведении только творческую работу с документами);

. децентрализованная (каждое подразделение самостоятельно ведет де-

лопроизводство, что оправдано только в случае территориальной раз-

общенности организации, а также для подразделений, работающих с

документами ограниченного доступа);

. смешанная (наиболее распространенная).

Организационная форма ДОУ организации зависит от объема документо-

оборота, степени технической оснащенности службы ДОУ, ее структуры и тер-

риториального размещения структурных подразделений.

Объем документооборота относится к числу факторов, от которых зависит структура службы ДОУ. Организация документооборота в зависимости от

его объема – не новый подход.

Он был сформулирован еще в ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства) в 1974 г.

Все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

. 1-я категория – имеющие объем свыше 100 тыс. документов в год;

. 2-я категория – от 25 до 100 тыс. документов в год;

. 3-я категория – от 10 до 25 тыс. документов в год;

. 4-я категория – до 10 тыс. документов в год.

Офисы небольших фирм первоначально могут обходиться без образования отдельного подразделения (канцелярии) по работе с документами, возлагая

эту функцию, например, на секретаря руководителя, но считается, что если

объем документооборота составляет в совокупности не менее 8–10 тыс. доку-

ментов в год, то целесообразно иметь отдельное делопроизводственное подраз-

деление.

Самостоятельное делопроизводственное подразделение необходимо даже при относительно небольшом объеме делопроизводства в том случае, если

организация относится к числу органов государственного управления или у нее

имеются дочерние предприятия и филиалы.

Если условно принять, что организация имеет большой объем докумен-тооборота и служба ДОУ выполняет все вышеперечисленные функции, то ее

структура может быть представлена следующим типовым набором подразделений, выполняющих технологические функции:

. секретариат;

. экспедиция (прием, отправка, первичная обработка корреспонденции);

. группа регистрации и учета документов;

. группа контроля исполнения документов;

. группа по работе с обращениями граждан;

. протокольная группа (документирование деятельности коллегиальных

органов);

. группа изготовления документов;

. копировально-множительное бюро;

. отдел совершенствования работы с документами и внедрения техни-

ческих средств;

. архив;

. отдел защиты информации – особый или первый отдел.

Финансово-бухгалтерская служба

Бухгалтерские и финансовые функции наравне с делопроизводственными

являются наиболее типическими конторскими видами деятельности.

Их выполняет (в зависимости от объемов работы) либо лично руководитель организации, либо штатный бухгалтер, либо отдельное структурное подразделение.

Финансово-бухгалтерская служба оказывается одной из ведущих служб офиса, которая осуществляет финансовые операции при строгом соблюдении действующего финансово-хозяйственного законодательства и ведет бухгалтерский учет и отчетность.

Функции финансово-бухгалтерской службы:

. составление финансового плана и необходимых расчетов к нему,

обеспечивающих финансовую устойчивость и платежеспособность

предприятия;

. осуществление финансовых, расчетных, кредитных операций;

. составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себе-

стоимости продукции, работ, услуг;

. правильное начисление и перечисление установленных платежей в бюджет, отчислений на социальные нужды;

. погашение в установленный срок задолженности банкам по ссудам;

. отчисление средств в соответствующие фонды и резервы предприятия;

. организация и ведение бухгалтерского учета на предприятии в соответствии с законодательством и действующими нормативно-правовыми актами;

. контроль над использованием материальных, трудовых, финансовых

ресурсов, сохранностью собственности и имущества предприятия;

. обеспечение своевременной разработки и представления бухгалтерской и статистической отчетности;

. осуществление контроля над соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, над расходованием фонда оплаты труда;

. принятие мер к предупреждению недостач, незаконного расходования

денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений

финансово-хозяйственного законодательства;

. контроль над проведением инвентаризаций товарно-материальных

ценностей и денежных средств, оформление материалов по недостачам

и хищениям и передача их при необходимости в следственные органы;

. ведение работы по законности списания недостач, дебиторской за-

долженности и других потерь, по обеспечению сохранности бухгалтерских документов, оформлению и сдаче их в архив.

Кадровая служба (служба управления персоналом)

Кадровая служба – это служба, направленная на создание наиболее эф-

фективного кадрового потенциала, организация его развития и рационального

использования для достижения организационных целей.

Функции кадровой службы:

. определение потребностей фирмы в человеческих ресурсах;

. формирование персонала предприятия;

. развитие персонала;

. нормирование и оплата труда персонала;

. взаимоотношения администрации и работников офиса (социальное

партнерство);

. режим труда и отдыха персонала;

. ведение кадровой документации.

Взаимодействует:

. с руководством;

. юридической службой;

. службой ДОУ;

. финансовой службой.

Служба охраны труда

Служба охраны труда – это служба, организующая работу по обеспече-

нию соблюдения требований охраны труда.

Данная служба должна создаваться в обязательном порядке работодателем, в том случае если численность работников его предприятия превышает 50 человек.

Юридическая служба

Юридическая служба – это служба, осуществляющая правовое обеспече-

ние и защиту интересов предприятия.

Функции юридической службы:

. создание базы данных законодательных и нормативных актов по всем

аспектам деятельности предприятия;

. оказание юридической помощи всем функциональным службам и ра-

ботникам предприятия, защита их интересов;

. проверка издаваемых в организации распорядительных документов на

соответствие их действующему законодательству;

. разработка проектов хозяйственных договоров и контрактов;

. юридический контроль и консалтинг деятельности финансовой и кад-

ровой служб;

. представление интересов предприятия в судебных и арбитражных ор-

ганах и других инстанциях.

Юридическая служба может быть представлена отделами, отвечающими

за договорно-правовые вопросы, арбитражные вопросы и др.

Техническая служба

Инженерно-техническая (или служба материально-технического оснаще-

ния) предназначена для обеспечения и поддержания в надлежащем состоянии

материальных и технических ресурсов предприятия.

Может включать:

. отдел техники и инвестиций (проектирует развитие материально-

технической базы, обеспечивает техническую эксплуатацию оборудо-

вания, техническое обеспечение персонала);

. отдел снабжения (закупок);

. подразделение средств связи;

. транспортный отдел;

. отдел технического дизайна (проектирует размещение служебных по-

мещений, их оборудования и оформления).

Социально-бытовая служба

Социально-бытовая служба офиса направлена на создание для персонала

офиса комфортных условий труда и отражает степень заботы руководства о

своих служащих. Данная служба подчиняется одному из заместителей руково-

дителя офиса (офис-менеджера) и взаимодействует со службой охраны труда.

Может включать:

. АХЧ (административно-хозяйственную часть);

. медицинскую часть;

. группу питания персонала;

. группу организации досуга и отдыха.

Служба безопасности

Служба безопасности призвана обеспечить стабильные условия труда и

защиту деятельности офиса и его персонала от неправомерных посягательств.

Объекты защиты:

все категории персонала;

финансовые и материальные средства;

информационные (прежде всего, секретные и конфиденциальные) ре-

сурсы;

средства и системы информатизации; технические средства и системы

охраны.

Функции службы безопасности:

. защита прав предприятия, его структурных подразделений и сотрудников;

. сохранение финансовых, материальных и информационных ресурсов

предприятия;

. повышение имиджа и роста прибыли за счет обеспечения качества услуг и безопасности клиентов;

. обеспечение безопасности проведения конфиденциальных переговоров и совещаний.

Может включать:

. отдел охраны (контрольно-пропускная служба);

. оперативный отдел (информационно-аналитический, оперативно-

технический сектора и сектор оперативной работы и др.);

. отдел режима (сектор контроля документооборота, контроля использования технических средств);

. отдел инкассации.

Служба связей с общественностью

Служба, обеспечивающая связи с общественностью (public relations – PR),

имеет своей основной задачей создание для предприятия благоприятного кли-

мата со стороны собственных сотрудников, клиентов, партнеров по бизнесу и

общественности.

Задачи PR-службы:

. заказ маркетинговых, социологических, политических и прочих исследований; разработка программ по формированию общественного мнения; организация тендеров;

. налаживание корпоративных связей с лидерами, создающими общественное мнение, формирование имиджа фирмы среди населения;

. взаимодействие со СМИ: организация пресс-конференций, радио- и

телепередач, подготовка пресс-релизов, статей, биографий и интервью

руководителей для СМИ;

. организация приемов и презентаций фирмы;

. организация внутреннего PR, направленного на создание благоприятного впечатления о своей фирме и ее руководстве у сотрудников.

В PR-службу могут включаться:

. пресс-служба,

. протокольная служба,

. группа по связям с государственными и общественными организациями.

Служба Reception

Reception – это служба, которая обеспечивает первый контакт офиса с

внешним деловым миром и представляет собой связующее коммуникационное звено между клиентами и сотрудниками организации.

Функции службы Reception:

. прием телефонных звонков;

. встреча посетителей;

. первый контакт с клиентом;

. представление «визитной карточки» (Reception – «лицо» компании);

. прием и передача информации;

. административная помощь сотрудникам.

Задачи службы Reception

В самом определении Reception содержатся три главные задачи службы:

1) создание корпоративного имиджа;

2) выполнение первого этапа работы с клиентами;

3) обеспечение эффективного взаимодействия «клиент – Reception –

сотрудник».

Администратор Reception – первый сотрудник, с которым встречается по-

сетитель или клиент. Администратор обеспечивает первичное обслуживание клиентов по телефону либо «лицом к лицу».

Секретарская служба

Термин «секретарь» происходит от лат. secretaries и первоначально озна-

чало «доверенное лицо».

В современную эпоху понятие «секретарь» стало довольно широким, обозначающим специалистов различной квалификации.

Секретарь на телефоне, как правило, отвечает на телефонные звонки,

принимает и передает телефонограммы и факсимильные сообщения, организу-

ет селекторные совещания.

В наше время из этой традиционной должности выделилась новая должность – секретарь вечерней или ночной смены, который отвечает на поступающие после официального окончания рабочего дня звонки, принимает и обрабатывает корреспонденцию.

Такие сотрудники требуются в основном только тем компаниям, которые либо работают круглосуточно, либо имеют партнеров в другом часовом поясе.

Технический секретарь (секретарь-машинист) выполняет в основном печатные работы.

Секретарь-референт – это секретарь, в обязанности которого входит не

только выполнение технических работ, но и выполнение более ответственных

поручений и принятие решений.

Референт-помощник руководителя фирмы – это должностное лицо, которое является и докладчиком, и консультантом по определенным вопросам.

Он составляет проекты документов, устраивает переговоры, готовит программы пребывания иностранной делегации и др.

Персональный ассистент – элита административного персонала. Поэтому для претендентов на эту должность необходимы опыт работы от трех лет у первых лиц, высшее образование, свободное владение английским языком и,как правило, знание второго иностранного языка хотя бы на среднем уровне.

Корпоративный секретарь – это сотрудник, поддерживающий общение

между собственниками акционерного общества, его топ-менеджерами и сове-

том директоров.

Он должен обладать опытом работы, иметь высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование, обязан знать обо всех

внутрикорпоративных событиях, изменениях в законодательстве, которые спо-

собны повлиять на деятельность компании, о состоянии того сектора рынка, в

котором работает компания, а также обладать организационными навыками и

иметь опыт решения управленческих задач.

К общим и основным функциям секретарской службы относятся:

. документационное обеспечение управления: составление и изготовление документов, их регистрация, систематизация, контроль исполнения, организация хранения, рационализация и оптимизация документопотоков;

. информационное обеспечение управления: сбор, обработка, анализ и

предоставление информации по тематическому запросу руководителя

и сотрудников;

. организационное обеспечение управления: организация командировок

и конферентных мероприятий (собраний, совещаний, заседаний и т. п., включая пресс-конференции и презентации), прием посетителей (сотрудников, представителей фирм-партнеров, граждан), обеспечение фильтрации и селекции телефонных контактов, а также организация рабочего времени руководителя.

Формально секретарь выполняет только вышеперечисленные функции.

Неформально же его обязанности могут быть как расширены (до превращения

в обслуживающий персонал), так и сужены.

Тем не менее любому секретарю приходится осваивать несколько профессиональных ролей, чтобы применять их в зависимости от ситуации.

Умение расширять свой ролевой репертуар, компетентность и многозадачность – качества, наиболее ценимые руководителями в секретаре.

Подробнее о секретарских должностях в офисе, их основных функциях,

требованиях к уровню образования и квалификации см. в прил. 1 (табл. П.1.1.).

  1. Офис-менеджмент в системе офисной деятельности

Офис-менеджмент – это комплекс организационных, информационных и

иных мероприятий, согласованных между собой по срокам и способам осу-

ществления и направленных на обеспечение эффективного функционирования

офиса предприятия.

Целью офис-менеджмента как особой составляющей управленческой деятельности является обеспечение эффективного повседневного функционирования офиса как органа управления предприятия.

Достижение обозначенной цели становится возможным через реализацию офис-менеджером и его подчиненными ряда задач в рамках соответствующих функций (табл. 2).

Офис-менеджер (руководитель офиса) – это специально уполномоченное

должностное лицо, которое организует и направляет деятельность управленче-

ского коллектива по реализации задач, возложенных на него собственником, а

также несет персональную ответственность за своевременное решение основ-

ных проблем управляемой системы в целом, за организацию работы и контроль

исполнения.

Таким образом, офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.

Отечественное трудовое законодательство официально еще не признало

и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной

должностной категории «офис-менеджер».

Должность офис-менеджера отсутствует как в «Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР), так и в «Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (ЕКС).

Неудивительно, что в российских реалиях нет четкого понимания полномочий и обязанностей офис-менеджера.

Нередко в современной практике понятия «секретарь» и «офис-менеджер» воспринимаются как слова-синонимы.

Но данные понятия не стоит путать, т. к. офис-менеджер относится к категории основного состава руководителей и подчиняется непосредственно главе фирмы, его статус – первый заместитель.

Оборудование и жизнеобеспечение деятельности офиса

Эффективная деятельность офиса невозможна без его оборудования ма-

териалами как повседневного назначения, так и длительного пользования

(табл. 3).

Запасы материалов

Основой бесперебойного снабжения офиса являются эффективное планиро-

вание запаса и постоянный контроль соотношения между текущими запасами и их расходом (особенно это относится к материалам повседневного назначения).

В данном случае материалы классифицируют по уровню спроса в офисе:

. материалы высокого спроса – необходим максимальный страховой

запас для покрытия любых скачков спроса со стороны сотрудников.

При этом следует проводить частый контроль остатка;

. материалы постоянного спроса – необходимы умеренный страховой

запас и периодический контроль запасов;

. материалы нерегулярного спроса – характеризуются низким или ну-

левым уровнем страховых запасов. Контроль запасов данной группы

достаточно проводить выборочно.

Пополнение запаса и страховые запасы можно рассчитать для каждого

наименования канцтоваров, расходных материалов, хозяйственных товаров,

используя данную формулу:

ЗС > ЗТ – О + ОП – СС,

где ЗС – запас страховой;

ЗТ – запас текущий;

О – отложенные, не исполненные заявки от сотрудников (если применимо);

ОП – ожидаемые поставки;

СС – спрогнозированный спрос (потребность).

При этом ЗТ = СП.ВИ,

где СП – спрос прогнозируемый;

ВИ – временной интервал.

Пополнение запасов производится на основе одной из следующих систем:

. система с фиксированным размером заказа – запас пополняется на одну и ту же величину, решение принимается только о моменте размещения заказа;

. система с фиксированным интервалом между заказами – фиксируется период между заказами, а решение принимается о количестве заказываемых материалов.

Аутсорсинг

Аутсорсинг – вспомогательное средство для организации работы офиса

через привлечение сторонних фирм-подрядчиков для выполнения комплекса

работ на постоянной основе.

Аутсорсинг в России становится все более популярным, т. к. позволяет компаниям уделять больше внимания основным бизнес-процессам, которые приносят наибольшую отдачу и прибыль, а вспомогательные процессы передаются на аутсорсинг.

Прежде всего, на аутсорсинг передаются:

. клининговые услуги;

. кэтеринг (от англ. catering) – организация питания сотрудников, организация фуршетов, сопровождение длительных деловых встреч и совещаний;

. работа флористов;

. транспортные вопросы: нередко удобнее иметь договор с транспортной компанией с определенным парком машин, чем самостоятельно заниматься вопросами содержания транспортного парка;

. организация поездок: билеты (выписка и доставка), бронирование гостиниц;

. расчет заработной платы;

. службы IT (частично);

. вопросы логистики;

. юридические услуги;

. курьерские услуги;

. вопросы охраны и организации пропускного режима;

. уничтожение конфиденциальных документов.

Вопросы и задания для практического занятия

1. Охарактеризуйте понятие «офис».

2. Подумайте, каким образом изменились задачи и назначение офисной

деятельности по сравнению с конторской деятельностью советского времени.

3. Как различаются по назначениям структурные подразделения офиса?

4. Перечислите основные структурные подразделения офиса и укажите,

какие из них есть в вашем офисе, а какие отсутствуют.

5. Какие из структурных подразделений вашего (или какого-либо знако-

мого) офиса являются ведущими, а какие – второстепенными? Как это связано с

масштабом и спецификой деятельности организации? Поясните свой ответ.

6. Укажите, в чем состоит различие между секретарем и офис-

менеджером. В чем причины смешения данных понятий?

7. Какие работы в вашем офисе вы бы отнесли на аутсорсинг?

8. Задание 1.

Ролевая игра: по жребию выберете «администратора Recep-

tion». Остальные должны разыграть разного рода посетителей и клиентов. По-

сле игры необходимо обсудить, какие качества и навыки были продемонстри-

рованы этим «администратором» и какие из них стоит улучшить.

Задание 2. Определите организационную структуру офиса организации, в

которой вы работаете, по плану:

. организационно-правовая форма организации;

. название, цели и направления ее деятельности;

. структура организации;

. организационная структура офиса;

. основные задачи, решаемые каждым подразделением офиса.

Дата в 2020 году 1 ноября 2020 года, Воскресенье
Празднуется: В России и странах бывшего советского союза
Значение: Профессиональный праздник офисных служащих
Учрежден: 1 ноября 2007 года, образован спонтанно более 20 лет назад, когда зародилась эта должность
Традиции: В этот день проводятся разнообразные тимбилдинги, корпоративы, вручаются заслуженные награды, присуждаются звания лучшего менеджера года, вручаются всяческие поощрения


День менеджера – событие которое празднуется каждый год. Эта профессия, как самостоятельная единица, появилась сравнительно недавно. Если в недалеком прошлом структуры, работающие с общественностью, назывались управленцами или управляющими, то сейчас менеджеры всех звеньев гордо несут свое звание среди сотни иных профессий. Благодаря популяризации и огромному числу рабочих мест, они заслужили право на свою знаменательную дату, День менеджера, которая отмечается 1 ноября каждого года.

Когда проходит?

Работники офиса или, как привыкли их называть в обществе, «офисный планктон» празднуют свой день ежегодно первого числа последнего осеннего месяца. Эта дата не признана официальным государственным праздником, но носит характер профессионального.

Кто отмечает?

Понятие профессии менеджера на сегодняшний день слегка растяжимо. Простыми словами, каждый из оказывающих те или иные услуги, кадровики могут в трудовой книжке иметь отметку «менеджер» в графе «по специальности». Практически все представители того или иного сервиса, туризма, торговли отмечают свой праздник. Начиная от обычного офис-менеджера и заканчивая топовыми акулами бизнеса, принимают поздравления. Не стоит забывать и о людях, занимающихся подбором персонала, коим присвоено более звонкое амплуа HR-менеджера. Эти ребята, наравне с остальными празднуют ежегодную дату, хотя не так давно заимели собственную.

История

Этот праздник не был образован по указу президента, скорее он был организован первыми представителями данной профессии. Около 15-20 лет назад, как только начали зарождаться первые предпосылки для появления лиц данной специальности, первопроходцы заложили добрую традицию празднования. Но «фундамент» для появления этого события заложен далеко в 19 веке. Именно в этот период возникают отметки в кадровых документах о наемных рабочих, занимающихся контролем производственного процесса и анализом поставленных задач.

Традиции

В этот день практически все компании устраивают корпоративные посиделки, собирая по традиции за общим столом сотрудников данной ветви, выездные мероприятия за город на тимбилдинг. Коллеги обсуждают насущные новости, делятся дальнейшими планами, передают опыт «зеленым» сотрудникам, участвуют в совместных состязаниях. Руководители благодарят подчиненных за успешные итоги работы, произносят слова поздравлений и напутствий, завершая звоном бокалов. Лучшие сотрудники награждаются премиями, дипломами, почетными грамотами, тут же назначаются повышения. После официальной части и награждения работников сувенирной продукцией мероприятие может перейти в формат «Фри Пати», где люди могут расслабиться уже в кругу не только коллег, но и друзей. Обычно такая программа заручается поддержкой только тех фирм, где поддерживается мотивационная программа персонала.

О профессии

Если следовать типичному мнению, то менеджер – это своего рода специалист-управленец тем или иным процессом, участвующий непосредственно в общей стратегии развития компании. Человек, занимаемый подобную должность, может управлять как одним сотрудником, так и целой корпорацией, состоя в списке «Forbes». Потолка у этой профессии попросту нет. В некоторых случаях менеджер может работать удаленно от офиса. Но в обязанность сотрудника любого из звеньев входит четкая постановка задач, их грамотное распределение, контроль и оценка своей деятельности и работы подопечных. Немаловажно умение правильно общаться с людьми, находя индивидуальный подход, заряжать, мотивировать, убеждать, быть устойчивым к стрессам и иметь самообладание.

Интересные факты

Существуют 4 мифа о менеджменте, как профессии:

  • Менеджеры работают по четкому графику и сознательному плану. На самом деле им приходится трудиться в условиях повышенного ритма, лавировать, импровизировать и добиваться поставленной задачи любыми способами.
  • У менеджера, занимающего хорошую должность, нет обязанностей. В действительности на него ложиться еще больше ответственности, как за свою работу, так и за сотрудников в целом. Любое принятое им решение не потерпит ошибки.
  • Для менеджеров старшего звена нужны готовые обработанные данные. Конечно, четкая информация необходима всем, но не стоит забывать, что у любого руководителя есть собственная база и выработанные стратегии общения.
  • Менеджмент – это целая наука. Реальная же работа менеджера очень далека от научных открытий и исследований, здесь, скорее срабатывает экспромт и логическое мышление, любые проявления творчества.

До праздника «‎День менеджера» осталось:

На данном счетчике вы можете следить сколько осталось дней до праздника «‎День менеджера»

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх