Начисление компенсации за использование личного автомобиля проводки

Как отразить в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения возмещение расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях? Какие документы при этом следует оформить для внутреннего учета?

14 марта 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на выплату компенсации (возмещения) за использование личного транспорта для служебных целей отражаются с применением кода видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, осуществляется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам».
Основными документами, регламентирующими порядок, правила и размеры выплат компенсации (возмещения) расходов за использование личного автомобиля в служебных целях, будут являться: самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление, составленное на имя руководителя, и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации (возмещения) расходов работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В свою очередь, компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Обратим внимание, что статьей 188 ТК РФ установлена возможность, а не обязанность работодателя выплаты компенсации за использование личного автомобиля при исполнении трудовых обязанностей.
Отнесение расходов на тот или иной код бюджетной классификации осуществляется в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н). Согласно прямым нормам Указаний N 65н расходы бюджетного учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей осуществляются с применением кода видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, п. 127 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее — Инструкция N 174н). Применение данного счета обусловлено тем, что к прочим выплатам, как правило, относятся различные виды компенсаций и выплат, обозначенные в трудовом договоре (контракте).
Таким образом, в соответствии с положениями Инструкции N 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет 0 401 20 212 (0 109 ХХ 212)*(1) Кредит 0 302 12 730 — отражено начисление задолженности по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях перед работником;
2. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) — выдана работнику сумма компенсации из кассы учреждения;
или
3. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 11 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) — отражено перечисление компенсации на банковскую карту работника.
Относительно документального оформления отметим следующее.
В силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения (компенсации) расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяется дополнительным соглашением сторон к трудовому договору, выраженным в письменной форме.
Отметим, что для некоторых категорий работников (сотрудников) учреждений государственного сектора размер компенсации расходов за использование личного транспорта определен на законодательном уровне. Например, при выплате государственным гражданским служащим компенсации за использование личного транспорта в служебных целях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 (далее — Постановление N 563).
Для работников государственных (муниципальных) бюджетных учреждений порядок (правила) и размеры выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, устанавливаются на уровне самого учреждения и закрепляются в рамках формирования учетной политики или ином локальном акте учреждения. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов важным моментом для рассматриваемой ситуации будет являться обоснование необходимости использования личного транспорта исключительно в интересах работодателя, а не в интересах работника (смотрите, например, постановление АС СЗО от 16.03.2015 N Ф07-1834/2011). При этом установленный размер компенсации (возмещения) расходов работника целесообразно подкрепить предварительным расчетом, где будет прослеживаться, из каких конкретно расходов сложилась сумма компенсации.
В целях обоснования использования автомобиля в интересах работодателя локальным актом может быть предусмотрено, например, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается с учетом:
— необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
— времени использования личного транспорта в служебных целях;
— объема средств, предусмотренных на обеспечение деятельности учреждения.
Подводя итоги, можно сделать вывод, что обязательными документами, оформленными в письменном виде для возмещения (компенсации) расходов работника за использование личного транспорта в служебных целях, будут являться самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление на имя руководителя и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации (возмещения). Кроме этого, возможность выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов работникам, бюджетному учреждению рекомендуется закрепить в рамках формирования учетной политики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

20 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Минтранс предложил в будущем сделать общественный транспорт бесплатным, но платить придется автомобилистам. Идея содержится в новом проекте транспортной стратегии, с которым ознакомился РБК. Министерство хочет компенсировать затраты бюджета за счет автомобилистов. Предполагается, что через пять лет проезд по дорогам регионального значения станет платным. А к 2035 году платить придется и за поездки по городам на личном автомобиле. Насколько реалистичен такой сценарий? И зачем это нужно?

Директор Института экономики транспорта и транспортной политики Высшей школы экономики Михаил Блинкин считает, что такая идея вполне осуществима и справедлива. Но плата должна заменить транспортный налог и акцизы на топливо. А вот смогут ли эти деньги покрыть расходы на общественный транспорт — большой вопрос.

«Сейчас и на дорогах, и у нас в автомобилях такое количество всяческих гаджетов, что померить, сколько я проехал в Москве, а сколько я проехал по проселочным дорогам, сколько проехал в часы пик, сколько ночью по пустой дороге, сейчас технически очень легко. С помощью спутниковой связи, GPS, чего угодно. Замеряют мой пробег, и мне выставляется счет, как за электричество, сколько я наездил за последний месяц. Эта штука гораздо более умная, нежели традиционная система налогообложения, связанная с акцизами, ценами топлива.

Это очень практичная хорошая идея, она 100% приживется, может, даже раньше, чем написано в этом тексте, — отметил Михаил Блинкин. — Если же говорить о бесплатном общественном транспорте, то это гораздо сложнее.

За мой проезд в метро во всех случаях я плачу либо как пассажир, либо как налогоплательщик. Сделать пропорцию 100 к 0, то есть все платит налогоплательщик, ничего не платит пассажир, технически можно. Есть ли в этом смысл? Надо аккуратно считать. В то же время этот взгляд, что автомобилисты заплатят за пассажиров общественного транспорта, рассчитан на то, что автомобилистов очень много, как сегодня. Если автомобилистов будет гораздо меньше через 15 лет, что вполне вероятно, судя по тенденциям, скажем, европейским, где количество автомобилей на тысячу жителей заметно сокращается последние 20 лет, насколько логично это все будет? Очень сомнительно».

Бесплатный проезд в общественном транспорте в этом году ввели в Люксембурге, а два года назад почти на всей территории Эстонии. Но в регионах России инфраструктура развита слабо, отмечает урбанист, автор блога «Город для людей» Аркадий Гершман. И говорить о бесплатном общественном транспорте еще слишком рано.

«Большинство российских городов никак не занимаются своим транспортом. Муниципалитеты подняли ручки и отдали все маршруткам. Город полностью отошел от этой темы, пусть бизнес сам как-то решает. Только развитие муниципалитетов, создание каких-то инструментов, просвещение чиновников и жителей может дать результат. Все стратегии мобильности, которые сейчас принимают города, оценивают, вообще, все передвижения по городу. У нас этих документов, как правило, нет, либо у них очень плохое качество. Это должны решать на уровне муниципалитетов. Федерация может придумать какие-то программы поощрения, но не решать за них», — считает урбанист.

В мире встречаются и примеры платного въезда в города на личном транспорте. Такая практика, в частности, есть в центральной части Лондона.

Председатель Движения автомобилистов России Виктор Похмелкин считает, что Минтранс не пойдет на подобные меры. Как минимум, потому, что это вызовет серьезное возмущение в обществе.

«На мой взгляд, это просто провокация. Проблема одних людей решается за счет других. Это и есть раздувание социальной розни. У нас частных автовладельцев более 30 млн, а с членами семей и того больше. С социальной точки зрения, это, конечно, абсолютно несправедливо и, на мой взгляд, неправомерно. Я не думаю, что Минтранс собирается реализовывать именно эту стратегию, она политически самоубийственна, — сказал Виктор Похмелкин. — Если же говорить о стимулировании проезда на велосипедах, то стоит вспомнить, сколько людей уже покалечили велосипедисты, когда они ездят не там, где им положено. Огульное, тотальное стимулирование велосипедов и уж тем более самокатов, — я бы осторожно и аккуратно к этому относился.

Надо сделать так, чтобы на дороге было всем удобно и комфортно — каждому нужно отвести свое место».

Сам Минтранс тем временем признает, что личный транспорт в России куда популярнее общественного, причем этот разрыв увеличивается. Исключение составляет только Москва. В столице пассажиры постепенно переходят на общественный транспорт, отмечают в ведомстве.

Илья Сизов

Пояснение.

Субъект налогообложения — юридическое или физическое лицо, являющееся плательщиком налога. Существуют определенные механизмы переложения налогового бремени и на других лиц, поэтому специально выделяется такое понятие, как носитель налога. Носитель налога — лицо, которое фактически уплачивает налог. Объекты налогообложения — доход (прибыль), имущество (материальные ресурсы), цена товара или услуги, добавленная стоимость.

В настоящее время общей чертой большинства налоговых систем является материально-денежный, а не личностный характер объектов налогообложения. Использование в качестве объекта налогообложения физического лица (подушный налог) утратило свое значение, практически этот вид налога нигде не используется. Объект налогообложения не всегда совпадает с источником взимания налога. то есть доходом, из которого выплачивается налог.

А) 1 см рабочего объёма двигателя — единица налогообложения.

Б) легковой автомобиль — объект налога.

В) заработная плата — источник уплаты налога.

Г) земельный участок — объект налога.

Д) Борис Михайлович — субъект налога.

Из статьи Вы узнаете:

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компенсация за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов не облагаются страховыми взносами. При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Так что, уважаемые коллеги, наш суд оказался если не самым гуманным, то, по крайней мере, вполне справедливым. Начало судебной практике на высшем уровне положено, и, несмотря на то, что пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)

до 2000 куб. см включительно 1 200,00
свыше 2000 куб. см 1 500,00

! Обратите внимание:

  • Нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты, связанные с его использованием в служебной деятельности (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Таким образом, никакие сверхнормативные суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по «упрощенному» налогу (Письмо Минфина России от 26.02.2013 № 03-11-11/82; Письма УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@, от 20.09.2005 № 20-12/66690).

Работник не является собственником автомобиля

Так же, как и в случае с НДФЛ, Минфин считает, что при управлении автомобилем по доверенности, суммы компенсации не учитываются в налоговых расходах (Письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49). Однако я уже упоминала Решение ВАС, согласно которому к «личному» имуществу сотрудника относится и автомобиль, принадлежащий на праве владения или пользования по доверенности, поэтому есть шанс отстоять в суде право включать в расходы такую компенсацию. Решать, какой вариант выбрать, конечно, только Вам.

! Обратите внимание:

  • В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см. пример расчета в конце статьи).
  • Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.

Начисление компенсации за использование личного автомобиля и отражение в бухгалтерском учете

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат (20, 23, 25, 26, 44). В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, в расходах учитывается вся сумма компенсации и возмещения затрат, согласованная между работником и работодателем и подтвержденная документально.

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля

Возьмем за основу Образец соглашения об использовании личного транспорта из предыдущей статьи.

По соглашению менеджеру по продажам за использование личного автомобиля MITSUBISHI LANCER 1,6 выплачивается:

  • Ежемесячная компенсация 5 000,00 руб. в месяц;
  • Возмещение расходов на бензин по нормам расхода, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (7,7 л / 100 км).

3 сентября работник сдал в бухгалтерию утвержденный руководителем отчет об использовании личного транспорта за август с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в августе составил 1 500 км. Кроме того, сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 14 дней (18.08.14-31.08.14). Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

  • Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
  • Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
  • Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

Дебет

Кредит Сумма, руб.

44 73 6495,69 Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику
73 51 6495,69 Перечислена компенсация на карту сотруднику

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 5 295,69 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Итак, целых две статьи я посвятила вопросу компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях: от документального оформления до начисления и отражения в учете. Выводы можно сделать следующие:

1. Начислять компенсацию за использование личного транспорта сотруднику выгоднее, чем добавлять эту сумму, например, в премию, как часто делают работодатели. Это связано с тем, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ (в общем случае), а вот премии облагаются и взносами и НДФЛ.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля. Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

4. Определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу N А76-24083/2012

С Решениями ВАС РФ можно ознакомиться на информационном портале Электронное правосудие http://kad.arbitr.ru/

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх