Не указанно или не указано?

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Взлет и падение массовой переписки

В XX веке эпистолярный жанр перестал быть элитарным. Развитие системы начального образования и внедрение обязательного образования сделало возможной массовую переписку, качественно изменялась почтовая инфраструктура — услуги почты и необходимые для переписки конверты, марки, бумага, а во второй половине века и почтовые открытки стали общедоступны.

И вот к началу XXI века массовый эпистолярный жанр на наших глазах исчез как культурное явление. Информационные технологии создали принципиально иной мир коммуникаций. Вместе с жанром уходят в прошлое и традиции переписки. Пока еще в семьях, в шкатулках и коробках лежат старые письма, которые служат опорой семейной памяти…

Исследователям хорошо понятен светский этикет переписки. Сохранились и опубликованы письмовники и пособия по правильному написанию писем конца XVIII и XIX вв.1, но в них основное внимание уделено деловым ситуациям. По поводу особенностей родственных писем в этих изданиях встречаются только общие рекомендации типа: «Пространные письма пишутся только родным, друзьям и хорошим знакомым»2, «Дети, в каком бы возрасте они ни были, находясь в разлуке с родными, должны писать родителям и дедам в Новый год, в именины и в дни рождения их»3 и т.п.

Мы хотим обратить внимание на родственную переписку людей, имевших хорошее для начала XX в. образование и скромные доходы. У них с детства были сформированы четкие представления о правилах написания писем и обращения с полученной корреспонденцией.

Тайны бабушкиной шкатулки

В нашем распоряжении есть многочисленные почтовые открытки и отдельные письма из архива родственных семей Орловых, Быковых и Маянских, живших в Тамбове с начала XX века. Их ныне здравствующие внуки, в том числе один из авторов этой статьи, с детства были в курсе оживленной переписки бабушек, дедушек, родителей, дядей, тетей, родных, двоюродных и троюродных братьев и сестер. Всего в круг взятой нами для исследования переписки за сто лет входили 24 активно переписывавшихся родственника трех поколений по всему Советскому Союзу. Каждый из них имел еще и дружескую переписку. Женская часть семьи переписывалась регулярнее мужской. В поколении внуков сегодня хорошо помнят бабушкины поучения о правилах переписки.

Письма в семье хранили только если они были особенно дороги. Но оказались целы отдельные письма с Первой мировой, письма 1920х годов, фронтовой треугольник 1942 года, трофейные открытки, посланные в конце Второй мировой, довольно большие массивы писем 1950-1970-х гг. А вот открытки за весь век сохранились в изобилии, так как были предметом коллекционирования.

Этой статьи не было бы, если бы бабушки не внушили внучатам с первых лет жизни трепетного отношения к тексту, написанному родной рукой. Письма или приписки, адресованные малышам, читали им вслух. Для них некоторые слова иногда писали печатными буквами. При изобилии советских открыток 1950-1980-х гг. в семью с маленькими детьми часто выбирали картинку во вкусе малыша. Иногда надписанный на лицевой стороне повод для поздравления не совсем совпадал с характером рисунка, зато рисунок радовал ребенка. Слон и лягушонок куда веселее и понятнее, чем дежурные «Мир. Труд. Май» на стандартных первомайских открытках.

До школы дети получали свой первый альбом для коллекционирования открыток и, едва освоив азбуку, начинали учиться читать рукописный текст, различая родные почерки — явление, которое совершенно невозможно представить в век электронной почты. О возрасте получения в подарок первой собственной открытки воспоминания разных поколений колеблются в пределах трех-шести лет. Тогда же закладывалось отношение к ней как к предмету духовному, а не просто вещественному. Так как в 1920-е бабушки «из бывших» бедствовали, им пришлось продать почти все свои детские коллекции. Но внуки многократно слышали рассказы об утраченных таким образом открытках. И слезы в голосе бабушки по поводу проданной на барахолке картиночки с крейсером «Варяг», которую ей ныне покойный папа подарил в пять лет, звучали чаще и горше, чем в воспоминаниях о проданных серебряных ложках из приданого. О ложках говорила коротко: «Съели». А о продаже открыток повествовала покаянно, будто о предательстве частицы своего милого детства.

«Колины и Мишины буквы»

Старые письма в семье хранили и перечитывали. Мотивы сохранения письма были различны. Иногда там была дорогая сердцу информация. Иногда это последнее письмо от умершего или убитого дорогого человека. Иногда письмо сохранялось случайно. Но были и другие эмоциональные причины. Хранили вопреки страху. Одно из писем с Первой мировой войны от любимого брата, расстрелянного в 1937 г., средняя сестра хранила, вырезав ножницами все «опасные» слова. Письмо от младшего брата, сгинувшего в Тамбовской губернии в годы Антоновщины (1920 — 1921 гг.), она берегла в виде совершенно искромсанного листочка. На вопрос внучки, а что дает сохранение этих двух писем в таком виде, бабушка со слезами ответила: «Но это же Колины и Мишины буквы!» На записочке от одноклассницы по епархиальному училищу бабушка аккуратно отрезала кусочек со своей девичьей фамилией. Ведь под ней в репрессии пострадали пятеро родных мужчин. Таким образом, происходила мемориализация письма не как источника информации, а как предмета, помогающего хранить память о корреспонденте.

Письма посылали и проживая в одном городе. По современным представлениям сестры жили близко — на расстоянии четырех остановок троллейбуса. Но писали они друг другу нередко, а открытки ко всем праздникам посылали непременно. Также сохранились открытки, отправленные почтой от дедушки внучке, жившей с ним в соседних домах одного коммунального двора. Первая была адресована двухлетней девочке, много раз в день прибегавшей к дедушке с бабушкой. Это было своего рода актом признания любви к уже разумной малышке. Сохранились и поздравительные открытки, записки от отца к дочери, от мужа к жене, которые жили вместе и на момент написания открыток не были в разлуке. Это своего рода овеществленная любовь. Ее апофеозом стало шутливое письмо мужа к больной раком жене в онкологический диспансер, которым он старался морально поддержать любимую, с которой прожил 43 года. Он навещал ее ежедневно, но письмо передал с дочкой, так как произносить шутливые слова при встрече было тяжелее, чем написать.

Во второй половине века старшее поколение отделяло себя от молодых при поздравлении с церковными праздниками. Так, на одной из первомайских открыток 1970х гг. совмещено поздравление семье старшей сестры от младшей, но особо написано, что лично сестру она поздравляет еще и с Пасхой. При этом их дети не были активными атеистами. Сохранилась самодельная пасхальная фотооткрытка, сделанная зятем старшей сестры в 1934 г. Религиозные традиции были не чужды и второму поколению родни. Но сильнейшая политическая осторожность была образом жизни женщин, потерявших в репрессиях семерых близких людей.

Забытые правила переписки

Анализ писем, воспоминания внуков позволяют говорить об этикетных требованиях к родственной переписке, которым бабушки обучали детей и внуков. Они усвоили эти азы не только в семье родителей, но и в епархиальном училище. За перепиской внуков лет до 12 тщательно следили, делая замечания за несоблюдение правил. Грамматические ошибки заставляли исправлять. Если их было много, то письмо приходилось переписать. За этикетные ошибки переписывать не требовали, но очень порицали. Первые самостоятельные приписки к взрослым письмам ребенок учился делать до школы, печатными буквами. Во втором-третьем классе он писал открытки бабушкам и тетям, друзьям. В четвертом-пятом классе приходило время детских писем. С детских лет приучали к регулярности в переписке. На письма необходимо было отвечать без излишней задержки. Ответа ждали, а пересылка по почте занимала время, что сейчас при электронной почте уже трудно представить. Если написанное письмо по тем или иным причинам не было отправлено сразу, то делалась приписка, объясняющая причину задержки. Представление о регулярности переписки поддерживалось фразами в письмах, указывающими на день отправки и получения письма.

В переписке не было мелочей, начиная с выбора бумаги. Это должен был быть аккуратно обрезанный не мятый листок. В идеале для женской переписки требовалась «дамская бумага». Одно письмо от подруги на таком листочке показывали внучкам в качестве образца. За отсутствием «дамской бумаги» искали советскую бумагу для писем с напечатанным вверху рисунком. Иногда детям советовали приклеивать к тетрадному листочку вырезанные из старых открыток картинки или что-то рисовать самим. Дети писали на линованной бумаге. Для них линовали и открытки. Взрослые писали по возможности на нелинованной бумаге. Для конверта листок должен был складываться идеально ровно.

Далее — выбор ручки и чернил. Для праздничных поздравлений считалось уместным сочетать красные и черные (или синие, или фиолетовые) чернила. Перо не должно было царапать, а кляксы не допускались.

Как правильно написать письмо?

Потом происходило «форматирование» текста. Обращение писали посередине листа. Текст непременно делился на абзацы с обязательными полями. Подпись в конце листа делалась смещенной вправо. Забытую информацию в одно-два предложения можно было добавить после подписи, написав знак P.S. После добавочной информации оставлялась короткая подпись, например, только имя или роспись. В крайнем случае, еще одно добавление в одну строчку можно было сделать, приписав знак P.P.S. и поставив в качестве подписи монограмму. Третьего добавления не допускалось. Надо было или полностью переписывать это письмо, или писать второе.

Обращение в письме к родственникам должно было начинаться словом «дорогой» и включать перечисление всех живущих вместе родственников, даже если текст относился к одному из них. Имена родни перечислялись в определенном порядке. Сначала старшее поколение. Первым писалось имя жены, вторым — мужа. Потом второе поколение в такой же иерархии. Имена не состоявших в браке взрослых детей писались в привычной для родни форме (Ниночке могло быть и 40 лет). Сначала после имен родителей по старшинству перечислялись сестры, а потом по старшинству — братья. В конце писали имена всех малышей в уменьшительно-ласкательных формах или их домашние общеизвестные прозвища. Если речь шла о крохах, то допустимым считалось перечислить всех по порядку их рождений. Но в отношении школьников правильнее все же сначала назвать сестер. Обобщающие обращения типа: «Дорогие родные», «Лиза и вся твоя семья», — были уместнее в открытках с ограниченным местом.

Начиналось письмо информацией о полученном от адресата послании и ответами на заданные вопросы. Затем включались в обсуждение поднятых в том письме проблем. Только после этого можно было переходить к информации о себе и своих близких. Потом могли писать об общих приятелях, затем — о своих друзьях. Далее следовала любая интересующая обе стороны информация. Вопросы адресату задавались по ходу письма. Эмоциональность письма не должна была выходить за рамки приличий. В конце высказывались добрые пожелания, корректно писали об ожидании скорого ответа или сетовали на нерегулярность переписки.

Перед подписью автора передавали приветы родным и знакомым от своего круга общения. Но при этом в «культурном» письме нельзя было уподобляться «деревенщине», перечислявшей половину села.

Подпись могла начинаться словами «целую», «твоя», «любящая». Возможным было завершение письма с перечислением всех членов своей семьи по тем же правилам, что и обращение к адресату. Практиковались и шутливые приписки от имени малыша (например, обведенная чернилами его ручонка). Окончание родственного письма росписью считается неучтивым. Требовалось указывать имя.

Объем письма не должен был быть меньше листа школьной тетради. Исключением были коротенькие письма фронтовых треугольников. Большинство родственных писем были в 2 — 4 тетрадных листа, но писали и на 8 листах.

«Красивые письма»

Существовало понятие «красивое письмо». Это значило не только соблюдение вышеперечисленных правил, но и хороший литературный слог, добрый тонкий юмор, самоиронию. Информация могла выходить за будничный круг. Если кто-то из родственников писал письма красиво, то их часто зачитывали детям в качестве примера для подражания. Такому корреспонденту прощали даже очень редкие весточки.

Особо ценилось умение мужчин писать «красивые письма». Такой навык служил своего рода интеллектуальным тестом при знакомстве. По семейному преданию, родная бабушка одного из авторов статьи была выдана замуж в 16 лет за вдовца с пятилетней дочкой потому, что он присылал ее отцу — деловому партнеру — «красивые» письма. Этим он и покорил свою будущую тещу, которой муж читал эти письма вслух.

Конверты

Так как письма отправляли в конвертах, то надо сказать и об этом. В качестве адресата на конвертах писали или фамилию семьи: «Быковым», или фамилию, имя и отчество того, к кому в первую очередь обращено письмо. Это не обязательно самый активный корреспондент. Можно адресовать письмо старшему в доме мужчине. Это означало, что он вправе не давать письмо женщинам, а только проинформировать о его содержании. Письма, адресованные женщинам, обычно рассчитаны на семейное чтение вслух. Если корреспондент не хотел такой публичности, то надо было приписать на конверте после имени: «В собственные руки».

Адресат мог считать письмо своим, хранить или уничтожить его. Понятие «нельзя читать чужое письмо» в семье означало, что адресат мог читать его вслух выборочно, а в руки другим членам семьи не давать. Читать без разрешения адресата полученное им письмо было абсолютно недопустимым, даже если адресат — дошкольник. Малышу объясняли, что письмо или открытка присланы именно ему, и интересовались, хочет ли он, чтобы сначала прочитали ему наедине или сразу — перед всеми. После чтения такое письмо обязательно отдавалось на хранение ребенку. Сегодняшняя сохранность такой корреспонденции до пенсионного возраста когда-то юных адресатов — наглядное подтверждение прочности духовных семейных традиций.

Соглашение о зачете денежных средств

  • У сторон имеется встречная задолженность, как минимум, по двум договорным обязательствам.
  • Обязательства имеют однородный характер.
  • Срок исполнения предъявленных требований уже наступил.

При проведении взаимозачета сумма задолженности каждой из сторон не имеет значения. Организации имеют право использовать взаимозачет не на весь размер обязательств, а только на часть долга.

Организации, имеющие встречные однородные требования друг перед другом, имеют право составить соглашение о зачете денежных средств, образец которого представлен в ознакомительных целях далее.

Официально утвержденного бланка соглашения не существует, поэтому его составляют в произвольной форме. В документе следует указать все существенные условия, касающиеся взаимозачета:

  • факт достигнутого соглашения;
  • перечень договоров, по которым он был проведен.

Соглашение составляется в двух идентичных экземплярах.

Руководитель организации может самостоятельно составить письмо о зачете денежных средств и соглашение, или доверить это штатному юристу или специалисту структурного подразделения, в ведении которого находятся договоры, по которым был проведен взаимозачет. Лицо, ответственное за составление документов, должно иметь представление обо всех деталях договорных обязательств и правилах составления подобного рода документов.

Письмо о зачете переплаты поставщику очень пригодится, если по какому-либо договору с контрагентом существует разница в оплате услуг или товара в большую сторону.

Переплата между контрагентами может произойти по ряду причин:

  • Самая простая из ситуаций. По ошибке бухгалтера либо другого ответственного за перечисление денежных средств лица на счет поставщика поступило больше, чем следовало.
  • Если поставщик задержал поставку, за которую уже были перечислены средства. Если договор между организациями не предполагает иного, то получатель в этом случае может отказаться вообще от принятия товара. Об этом четко прописано в 511 статье ГК РФ, пункт 3.
  • Отказ покупателя от товара по причине его низкого качества (брак и т.д.). Если поставщику в этом случае уже был уплачен аванс, то возникает переплата (статья 523 ГК РФ).
  • Договор, по которому были перечислены средства, был расторгнут одной из сторон. В этом случае речи о зачете будущими поставками или услугами, конечно, не идет.

Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.

Согласно Гражданскому кодексу, между компаниями возможно прекращение обязательств сторон. Одним из самых распространенных способов является зачет сумм задолженности. При каких условиях возможно осуществить взаимозачет, по какой форме составить письмо на взаимозачет между организациями, в каком случае провести процедуру невозможно – давайте разберемся подробнее.

Чтобы долговые обязательства были погашены зачетом взаимных требований, должны соблюдаться определенные условия:

  • Требования должны быть встречными, то есть участники зачета должны одновременно иметь долги друг перед другом;
  • По общему правилу требования должны быть действительными (в зависимости от сроков их погашения) и бесспорными;
  • Требования должны быть однородными. Под однородностью в данном случае подразумевается одинаковый способ погашения обязательств. Однако стоит иметь ввиду, что по соглашению сторон в договоре может быть оговорено прекращение обязательств и с неоднородными требованиями (например, обязательства могут быть выражены в разной валюте);
  • Требования, которые планируется зачесть, не должны относиться к тем требованиям, зачесть которые невозможно. Требования, которые не могут быть зачтены: о возмещении вреда, который был причинен жизни или здоровью, о взыскании алиментов, о содержании пожизненно, и в иных случаях, предусмотренных законом или договором.

Зачет долговых требований признается действительным в зависимости от сроков их погашения, которые:

  • либо уже наступили согласно условиям договора;
  • либо никак не указаны в условиях договора;
  • либо определены моментом востребования.

Согласно гражданскому законодательству, возможность прекращения обязательства зачетом встречного однородного требования возникает при направлении соответствующего документа одной из сторон. Данный документ может быть оформлен в виде письма контрагенту, соглашения о проведении взаимозачета, заявления о проведении взаимозачета или в иной форме.

Форма данного документа не имеет утвержденной унифицированной формы, не определена Гражданским кодексом РФ. Письмо на взаимозачет (образец мы приведем ниже, вы можете использовать его при составлении письма самостоятельно) разрабатывается в компании собственными силами.

Обычно письмо имеет следующую форму. В правом верхнем углу необходимо указать реквизиты организации, в которую направляется письмо о взаимозачете. Письмо отправляется на имя генерального директора, поэтому целесообразно указать реквизиты следующим образом: «Генеральному директору ООО «Название организации» (ФИО директора) от…». Можно указывать название организации, место нахождения и иные реквизиты полностью или указать реквизиты в сокращенном виде.

Затем необходимо указать название документа и переходить к основной части письма. В теле письма необходимо указать, что на основании статьи 410 Гражданского Кодекса РФ компания просит о проведении зачета взаимных требований и перечислить подробно, о каких долгах друг перед другом идет речь. При перечислении необходимо указать подробно номера договоров, даты их заключения, стороны, сумму сделки, срок исполнения обязательств, какая сумма подлежит зачету.

Целесообразно сделать это следующим образом: сначала указать долг одной компании перед другой в следующем формате: «По договору поставки №3 от 10.08.2017 на сумму 20 000 рублей, по которому поставщиком является ООО «Дельта», а покупателем ООО «Людмила». Поставка состоялась 12.08.2017 (указание подтверждающих документов). Срок исполнения обязательств – 30.08.2017″.

Далее в таком же формате указать долговые обязательства другой компании. Письмо подписывает директор компании, заверяется письмо печатью организации.

Стоит отметить, что несмотря на то, что письмо составляется в свободной форме и на первый взгляд не имеет сложностей в заполнении, необходимо быть предельно внимательным при его составлении, указании реквизитов договоров, сроков и т.д. Допущение ошибок, неточностей, пропуск реквизитов может привести к недействительности взаимозачета.

Исх. __________ Генеральному директору

Дата _________ ООО «Ромашка 2017»

Иванову И.И.

ПИСЬМО О ПЕРЕЗАЧЕТЕ ОПЛАТЫ

Директор

Наименование компании

______________ (__________ )

Печать дата

Правовая основа

Право должника передать обязанности по уплате за него третьему лицу предусмотрено Гражданским кодексом. Об этом сказано в статье 313. Тут же сделана оговорка, что это правомерно в том случае, если какие-либо иные законы или же условия оплачиваемого обязательства не требуют, чтобы должник исполнил их строго самостоятельно. Такие условия, например, могут быть включены в договор. Но чаще всего никаких препятствий для привлечения к оплате стороннего лица нет.

Насколько это безопасно в плане проверок организации-плательщика? Не будет ли у инспекторов ИФНС претензий к тому, что компания произвела оплату за другое юридическое лицо? Практика показывает, что при грамотном оформлении операции вопросов у проверяющих обычно не бывает. А если они и возникают, что очень быстро «закрываются» подтверждающими документами.

Письмо о переносе оплаты на другой договор

Погашение задолженности другой организацией (третьим лицом) возможно по просьбе руководства организации-должника, при наличии следующих обстоятельств:

  • возникновение трудностей с пополнением банковского счета или отсутствие денежных средств у фирмы-должника;

  • наличие задолженности у третьего лица перед фирмой-должником.

Таким образом, любой хозяйствующий субъект вправе попросить своего должника исполнить в счет своего долга денежное обязательство перед другой компанией вместо себя (при условии, что срок для уплаты этим должником наступил). Поступление денег на расчетный счет кредитора будет считаться надлежащим исполнением обязательств по оплате, при этом получения от него согласия на оплату другой компанией не требуется.

Процедуре погашения задолженности другой организации посвящена ст. 313 ГК РФ. Данная статья регламентирует следующее:

  • Организация-кредитор обязана принять перечисление денежных средств сторонней фирмой как исполнение имеющихся обязательств должником. Исключением является ситуация, когда в договоре указано условие о личном исполнении обязательств организацией-должником.

  • Привлечение третьей организации к покрытию задолженности осуществляется должником. Правовым основанием является договор должника с третьим лицом.

  • Права кредитора по обязательству переходят к сторонней организации, погасившей задолженность дебитора. Такие права не могут быть использованы в ущерб кредитору.

  • Если исполненная обязанность не носила денежный характер – третье лицо будет нести перед кредитором ответственность за недостатки исполнения.

В ГК РФ ничего не сказано о том, каким должен быть порядок погашения обязательств третьим лицом. Также законодательством не предусмотрен перечень необходимых документов. На практике компаниями используется письмо об оплате за другую организацию, образец которого представлен далее.

  • Компания А направляет своему должнику (компании Б) письмо с просьбой покрыть его задолженность перед другой фирмой (компанией В) в счет погашения своего долга.

  • Компания Б на основании письма перечисляет денежные средства основному кредитору – компании В.

  • Компания Б отправляет копию исполненного платежного поручения компании А, перед которой у него имелась задолженность.

Гарантийное письмо об оплате за другую организацию и платежное поручение с соответствующей отметкой должны храниться в компании, погасившей чужой долг. Основной должник также должен иметь на руках подтверждающие документы (копия письма и копия платежки), так как без них он несет определенные риски. Недобросовестные предприниматели могут начать взыскание уплаченных средств с основного должника, мотивировав это проведением ошибочного платежа. И тогда ему придется самому погашать имеющуюся у него задолженность перед кредитором.

Письмо составляется в свободной форме. Но для того, чтобы документ имел юридическую силу, в нем должны быть указаны все существенные условия.

В письме следует указать следующие сведения:

  • Наименование трех юридических лиц (лицо, за которое будет произведена оплата, лицо, которое погасит обязательства и получатель денежных средств).

  • Наименование обязательства, которое будет погашено.

  • Реквизиты оплачиваемого счета и договора.

  • Параметры платежа (сумма, назначение, реквизиты для перевода денежных средств).

Письмо составляют на фирменном бланке компании по следующей схеме:

  • В верхней части указывают название организации-получателя и организации-отправителя, а также Ф.И.О. руководителей.

  • Далее идет вежливое обращение к руководителю фирмы, у которой есть непогашенные обязательства перед фирмой-должником.

  • После этого надо подробно описать суть просьбы. Здесь указывают реквизиты договора, ставшего основанием для возникновения задолженности, сумму, которую необходимо перечислить на счет сторонней организации, и наименование этой организации.

  • Затем прописывают точные реквизиты организации-кредитора: адрес, ИНН, КПП, номер расчетного счета, БИК, корсчет.

  • Далее можно указать просьбу предоставить копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении.

  • Письмо заверяют печатью и подписью руководителя организации-должника.

ИЛИ «Возврат денежных средств гарантируем» и т.д.) Главный бухгалтер ООО «Должник» /ФИО/ Генеральный директор ООО «Должник» / ФИО/

1. В платежном поручении в назначении платежа нужно указать: «Оплата за ООО «Должник» по письму №. от. за нефтепродукты по дог. № ТК- »

2. Если из платежного поручения однозначно не следует, что платеж был произведен за другое лицо, от Плательщика требуется письмо (также в оригинале с «живыми» подписями): ИНН 6600000000 КПП 660000000 ОГРН 1030000000000 620000, г.Екатеринбург, ул.Ленина, д 1, р/сч. 00000000000000000000 в банке » » БИК 044000000 кор/сч.

Если из платежного поручения однозначно не следует, что платеж был произведен за другое лицо, стоит получить от Плательщика письмо (также в оригинале с «живыми» подписями): ООО «ПЛАТЕЛЬЩИК»ИНН 7800000000 КПП 780000000ОГРН 1080000000000190000,Санкт-Петербург г, ул. Почтамптская, д 1БИК 044000000 кор. сч. 30101800000000000000 кому: ООО «Получатель»192000, г. Санкт-Петербург, ул. Якубовича, 23. г. Санкт-Петербург исх № от «дата» месяц 2011 г.

Настоящим сообщаем, что произведенная нами платежным поручением № 000 от «дата» месяц год на сумму столько-то рублей является оплатой за ООО «Должник», произведенной на основании письма ООО «Должник» № … от «дата» месяц год. Главный бухгалтер ООО «Плательщик» /Иванова О.С. Генеральный директор ООО «Плательщик» / Сидоров П.П.

Тут же сделана оговорка, что это правомерно в том случае, если какие-либо иные законы или же условия оплачиваемого обязательства не требуют, чтобы должник исполнил их строго самостоятельно. Такие условия, например, могут быть включены в договор. Но чаще всего никаких препятствий для привлечения к оплате стороннего лица нет.

Насколько это безопасно в плане проверок организации-плательщика? Не будет ли у инспекторов ИФНС претензий к тому, что компания произвела оплату за другое юридическое лицо? Практика показывает, что при грамотном оформлении операции вопросов у проверяющих обычно не бывает. А если они и возникают, что очень быстро «закрываются» подтверждающими документами.

Действующим законодательством (ст. 313 ГК РФ) предусмотрена возможность исполнения обязательства третьим лицом. Так, например, в случае отсутствия денег у организации — должника должник может попросить другую организацию рассчитаться за него с кредитором. Получение платежа выгодно кредитору, однако зачастую возникают сложности с оформлением такой оплаты.Исполнение обязательства по оплате за другое лицо возможно в двух случаях:

  • По просьбе должника, если из существа обязательства не следует обязанность должника исполнить обязательство лично.
  • В том случае, если третье лицо подвергается опасности утратить свое имущество.

Таким образом, любая организация может попросить другую организацию произвести за нее платеж (исполнить денежное обязательство), при этом поступление таких денег на наш расчетный счет будет надлежащим исполнением обязательства по оплате.Операция в бухучете плательщика Как правильно отразить в бухгалтерском учете оплату за другое юридическое лицо? Проводки будут зависеть от того, как именно засчитывается произведенный платеж. Чаще всего встречаются такие ситуации:

  • оплата за своего поставщика: Дт 60 — Кт 51;
  • оплата за лицо, у которого брался займ: Дт 66 (67) — Кт 51;
  • оплата за «дружественную» компанию, которая не является контрагентом (например, обе организации принадлежат одному лицу): Дт 76 — Кт 51.

Налоговые платежи Заплатить за другое лицо можно не только по обязательствам, которые возникли у него по договору с контрагентами. С недавних пор таким же образом можно перечислять налоговые и иные обязательные платежи. Раньше налоговая служба считала такой вариант неприемлемым — налогоплательщик был обязан уплачивать свои налоги самостоятельно.

В ФНС России предложили оформлять договор физлицам и организациям, уплачивающим налог за третьих лиц, по которому одна компания будет платить налоги или взносы за другую (письмо от 15 сентября 2017 г. БС-4-21/18529).В 2017 году налогоплательщик обязан заплатить налоги самостоятельно со своего расчетного счета или с помощью иного, стороннего физического лица (п. 1 ст. 45 НК РФ).

В соответствии с данной нормой, лицом в рамках НК РФ может быть физлицо или организация. Правил, по которым организации должны документально оформить уплату налогов, в Налоговом кодексе нет. Договорные отношения с налогоплательщиками могут регулироваться исходя из гражданского законодательства с учетом принципа свободы в установлении участниками соответствующих отношений своих прав и обязанностей на основе договора (например, договора поручения и т.д)

Форму этого документа организации выбирают самостоятельно, утвержденного бланка нет. Как вариант, можно заключить договор поручения. Главное условие – положения заключенного договора не противоречат статьям 1 и 421 Гражданского кодекса.

А адресату письма, то есть организации-плательщику, стоит получить его оригинал. Итак, основной документ для осуществления оплаты за другое юридическое лицо — письмо, образец которого представлен на следующем изображении. Отражение в налоговом учете у плательщика Компания оплатила обязательства своего контрагента, и теперь эту операцию необходимо отразить в учете.

Состав бланка письма

Гарантийное письмо об оплате может содержать просьбу о поставке или выполнении услуг и гарантировать их своевременную оплату. В таком случае оно будет начинаться словами «Просим выполнить» и последним пунктом сообщать «Оплату гарантируем».

Для письма, содержащего только гарантию оплаты, начало будет «Гарантируем оплату».

Далее перечислите товары или услуги, которые и стали предметом для заключения двухстороннего договора. Укажите сумму сделки цифрами и прописью, а также сроки уплаты указанных сумм.

Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.

Письмо должно содержать:

  • Сведения об адресате. ФИО руководителя организации поставщика, его должность, само название компании.
  • Номер документа. Он нужен для последующего учета, занесения в журнал исходящей документации.
  • Дату подписания.
  • Название бумаги.
  • Сумму переплаты. Она должна быть точно известна обеим сторонам.
  • По какому счету был осуществлен платеж (ссылка с номером документа и его датой).
  • Что сделать с переплатой: вернуть либо зачесть в счет оплаты последующих поставок (либо предоставления услуг). Если имеются данные о номере и дате счета, на который следует зачесть переплату, то указывается он.
  • Просьбу зачесть переплату в счет следующих платежей, если конкретного номера счета нет в наличии.
  • При необходимости – сумму НДС.
  • Подпись, должность руководителя, печать организации.

Составляется письмо о переносе оплаты в произвольной форме с указанием суммы оплаты по договору, которую плательщик просит перенести с одного договора на другой (с указанием реквизитов платежного поручения, по которому была перечислена), а также реквизиты таких договоров.

Возврат долга по векселю

Как отразить операции по погашению долга третьим лицом покажет пример.

Пример ООО «Альфа» арендует офис у ООО «Компания». Ежемесячная плата по договору составляет 100 000 руб. (без НДС). ООО «Альфа» отгрузило товары в адрес ООО «Гамма». Продажная стоимость товаров составила 100 000 руб. (без НДС). Себестоимость товаров – 70 000 руб. «Альфа» направила письмо «Гамме» с просьбой перечислить задолженность по оплате товаров в адрес ООО «Компания» в счет погашения арендной платы. Денежные средства были перечислены.

Все организации не являются плательщиками НДС в связи с применением упрощенной системы налогообложения

Дебет 62 Кредит 90-1

— 100 000 руб. – отражена задолженность «Гамма» за поставленные товары;

Дебет 90-2 Кредит 41

— 70 000 руб. – списана себестоимость отгруженных товаров;

Дебет 44 Кредит 60

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

— 100 000 руб. – отражена арендная плата и задолженность перед арендодателем – «Компания»;

Дебет 60 Кредит 62

— 100 000 руб. – погашены задолженности после получения от «Гаммы» копии платежного поручения о перечислении средств.

Вексель – документ, подтверждающий долговое обязательство. Его рассматривают не только как подтверждение долга, но и как ценную бумагу, что позволяет платить векселем по долгам, передавать его без договора цессии.

Кроме того, оборот векселей по большому счету одинаков во многих государствах, т.к. регулируется преимущественно Женевской конвенцией 7 июня 1930 г. «О Единообразном Законе о переводном и простом векселе».

Доброго времени суток. Дело вот в чем. в феврале 12 года дал знакомому под расписку сумму в размере 500 т. р. Оформил, как мне кажется, правильно. ФИО мое, ФИО его, ФИО третьего лица, сроки возврата и т.д. Условия были следующие, что он будет возвращать долг равными долями шестого числа каждого месяца, и вернет полностью в мае 12 г. не было ни одной выплаты по долгу в течении этого времени.

Обращайтесь в суд с иском о взыскании средств, процентов по договору займа и процентов за использование чужими валютными средствами.

Произведенная оплата засчитывается получателем на тот договор, который прописан в назначении платежа в платежном поручении или же оплата осуществляется на основании счета, который предъявлен в рамках того или иного договора (поле под номером 24). Возможна ситуация, когда контрагент сразу отправляет уведомление после оплаты (если в назначении платежа не указан счет или номер договора, а написано, например, «за товары», «услуги по…») (п. 1 ст. 319,1 ГК РФ).

Всегда возникают различные обстоятельства, когда контрагенту необходимо произведенную оплату перенести на другой договор либо всю сумму или же частично.

Варианты ответа на письмо

При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.

Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации. Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.

Основные особенности операции

В ГК РФ ничего не сказано о порядке оформления выплаты задолженности третьим лицом. Применяемый алгоритм был сформирован практикой. Заключается он в следующих этапах:

  1. Предприятие направляет своему дебитору письмо с просьбой выплатить его задолженность.
  2. Дебитор перечисляет свои средства основному кредитору. В поручении прописывается соответствующее назначение выплат – плата за должника.

Письмо-просьба и поручение с соответствующей пометкой – все это подтверждение того, что компания оплатила долг за другую организацию. Наличие этих документов важно, так как без них компания, погасившая задолженность, может начать взыскание уплаченных средств с получателя. Основание – обогащение кредитора, возникшее вследствие ошибочного платежа.

ВАЖНО! Предприниматель не может проконтролировать, что указывает в своем платежном поручении третье лицо. Поэтому вдвойне важно составить письмо-просьбу и взять подтверждение его получения. Бумага будет являться доказательством проводимой операции. Правильное документальное оформление – это способ снижения всех возможных рисков.

Что делать с НДС

Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:

  1. Если авансовый счет-фактура был поставщиком выписан на неверную сумму (ту, которая поступила по ошибке или превышена), то он должен быть исправлен. Для этого необходимо направить поставщику письмо о том, чтобы он выписал другой авансовый счет-фактуру, с верными цифрами.
  2. Поставщик пересылает копию верного счета-фактуры.
  3. Потом аннулируется запись в книге покупок организации. Но это исправление должно быть именно тем числом, на которое выписан верный счет-фактура.
  4. Если отчетный квартал истек, то придется оформлять дополнительный лист к книге покупок, посредством которого все равно производится исправление отметок о зарегистрированных счетах-фактурах.
  5. По новому счету-фактуре начисляется верный НДС.

Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.

В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.

При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.

Сколько хранится письмо и где регистрируется

Вся деловая переписка должна проходить через журнал исходящей документации. В нем отмечаются основное содержание письма, его номер и дата. Так можно подтвердить факт существования бумаги, если впоследствии по этому вопросу будут проводиться судебные разбирательства.

Что касается срока хранения, то для писем такого рода он составляет 5 лет.

Это связано с тем, что он имеет непосредственное отношение к деловым связям с поставщиком товаров или услуг. Когда систематизируют эти документы, письмо-просьбу и письмо, то ответ на него относят к единому делу. Только так можно восстановить весь ход переписки, изучить аргументы и требования обеих сторон впоследствии.

Письмо о взаимозачете

  • компания перечислила денежные средства за своего поставщика в счет аванса;
  • договор, на основании которого компания и поставщик ведут деятельность, содержит условие об авансе;
  • поставщик дал поручение на оплату своих обязательств (упомянутое выше письмо) и выставил счет-фактуру;
  • имеется платежный документ о переводе денежных средств кредитору контрагента.

Для плательщика, который применяет УСН, учет операции будут зависеть от характера платежа. Если он имел перед лицом, за которое заплатил, долг за поставленные товары или услуги, то он будет считаться погашенным (полностью или частично). В том случае, если плательщик брал у своего контрагента заем под проценты, их можно будет списать в расходы в пределах перечисленной суммы.

Из этого следует, что инициатива об оплате в пользу третьего лица будет, скорее всего, исходить от какого-нибудь контрагента фирмы. Например, поставщик может попросить партнера погасить за него задолженность по своему договору с теплоснабжающей организацией. Последняя в этом случае для организации, которая производит оплату, является третьим лицом. В этой статье мы рассмотрим такие платежи, по которым плательщик не является должником.

Хочешь – не хочешь «Законно ли это? А если компания не хочет так платить?» – такие вопросы возникают у бухгалтера компании в первую очередь. Для ответа на них нужно обратить внимание на Гражданский Кодекс.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

  • Основной дебитор, направляющий письмо, откажется признавать свою просьбу и то, что дебитор совершал платеж в счет своего долга. Контрагенту придется еще раз покрывать задолженность.
  • Контрагент сделает платеж, однако, после того как кредитор спишет его долг, вернет средства на основании ошибочно совершенной выплаты.

Иванову И.И.

Директор

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх