Не в кассу

Вступили в силу поправки в закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»: с 2018 года введение кассовых аппаратов затронуло даже предпринимателей на спецрежимах. В 2019 ККТ установили почти уже все.

Переход на новую кассу — процесс поэтапный. Купить новую технику недостаточно. Для печати в чеках наименований товаров нужна кассовая программа. Попробуйте бесплатное приложение Касса МойСклад — оно поддерживает это и все остальные требования 54-ФЗ.

Содержание

Кто должен применять кассовые аппараты в 2020 году?

Кассы уже установили почти все, кто платит налог по спецрежимам — УСН, патент и ЕНВД, а также те, кто работает в рознице или общепите и не имеет наемных сотрудников. Узнайте из нашего подробного обзора, когда нужно ставить кассу именно вам >>

Что делать ИП в 2020 году?

Большинство поставили кассы уже в 2019 году, речь идет о тех, кто:

  • оказывает услуги населению, оформляя их бланками строгой отчетности. Подробнее о
  • применяет ЕНВД и ПСН, работает в рознице или общепите и не имеет наемных сотрудников.

Исключение только одно: ИП без наемных работников, которые оказывают услуги, выполняют работы или продают товары собственного производства. У них есть время до 1 июля 2021.

С 2019 года подавляющее большинство предпринимателей уже не вправе совершать расчеты без использования новых кассовых аппаратов.

Кассовый аппарат для ИП в 2020 году: последние новости

  • С 2019 года онлайн-касса должна поддерживать формат фискальных данных 1.05 и ставку НДС 20%.
  • Изменено понятие расчетов. Теперь к ним относится не только движение денежных средств, но и зачет предоплаты и получение за товар других вещей.
  • После получения онлайн-платежа чек нужно сформировать не позднее следующего рабочего дня.
  • С 2019 года при зачете предоплаты нужно будет пробивать два чека: при получении денег и при передаче товара.
  • Предпринимателей и компании на спецрежимах (УСН, ЕНВД и патент) могут штрафовать до 10 000 рублей за использование фискальных накопителей на 13 месяцев. Налоговая разъяснила — малый бизнес может применять только ФН на 36 месяцев.
  • Зарегистрировать онлайн-кассу можно через интернет — это удобно и быстро. Подробнее о регистрации кассы >>
  • Если предприниматель не будет соблюдать требования 54-ФЗ, ему грозит штраф до 50% от суммы, полученной за время работы без кассы (но не меньше 10 000 рублей). С 2018 года ИП могут оштрафовать на 10 000 рублей за проведение через ККТ расчетов, которых на самом деле не было, а также за неправильно указанный в чеке маркируемый товар — на 50 000 рублей. Такой же штраф грозит и за несвоевременную передачу фискальных данных.

Коснулись ли новые правила интернет-магазинов и вендинговых фирм?

Да, интернет-магазины тоже должны использовать ККТ. Чек нужен всегда — даже когда клиент дистанционно оплачивает покупку картой. В такой ситуации надо отправить документ на email покупателя. Если происходит доставка за наличные — чек выдает курьер.

Покупателю теперь можно выдавать только электронный чек. Это значит, что вам достаточно всего одной онлайн-кассы, которая может стоять, например, в вашем офисе. На смартфоны курьеров установите приложение Касса МойСклад, которое передаст данные о продаже на реальную ККТ, которая сформирует чек и отправит его покупателю на почту.

Владельцы вендинговых автоматов поставили кассы в 2019 году.

Какие кассы можно использовать в 2020 году?

Все разрешенные к использованию модели ККТ есть в реестре на сайте ФНС.

Сколько стоят новые кассовые аппараты в 2020 году?

Устанавливать ККТ предпринимателям приходится за свой счет. Стоимость модернизации зависит от количества техники и ее моделей.

Еще одна статья расходов — услуги ОФД. Они обходятся около 3 000 рублей в год за одну кассу. Стоит учесть и затраты на подключение к интернету — закон предполагает, что каждая торговая точка должна быть подключена к сети. Кроме того, раз в 13 месяцев надо менять фискальный накопитель. Юрлицам на ЕНВД, УСН или патенте — раз в три года.

Как происходит замена кассовых аппаратов в 2020 году?

Узнайте подробнее в своем сервисном центре. Если вашу кассу доработать нельзя, придется покупать новую. Затем нужно заключить договор с ОФД и поставить ККТ на учет, это можно сделать через интернет.

Как теперь проходит фискализация?

Фискализацию можно пройти в интернете — предпринимателю не нужно идти в налоговую или обращаться в центр технического обслуживания. Для этого потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) — аналог личной подписи.

Получить КЭП можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи. Адреса опубликованы на сайте ведомства — забирать электронную подпись надо лично.

Кому можно вообще не ставить новые кассовые аппараты?

Есть виды деятельности, которых 54-ФЗ не коснулся. И не важно, ведет такой бизнес ИП или ООО, — кассовый аппарат в 2020 году ему не нужен.

Список тех, кому не надо ставить онлайн-кассу в 2020 году, можно посмотреть .

Как новые правила работают в труднодоступных местностях, где нет интернета?

В отдаленных деревнях и поселках можно работать без передачи данных в налоговую через интернет. В этом случае онлайн-касса переводится в автономный режим. Но вся информация о продажах все равно сохраняется на фискальный накопитель и может быть передана в налоговую при сдаче отчетности или при проверке. Список населенных пунктов, в которых можно работать без подключения к интернету, определяют местные власти.

Смотрите по теме:

  • Наш вебинар: эксперты рассказывают об изменениях в правилах применения кассовой техники,
  • Статья про онлайн-кассы в 2020 году: 54-ФЗ в вопросах и ответах.

Кассовая дисциплина на территории России должна соблюдаться в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 г. №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Применение контрольно-кассовой техники регулирует Федеральный закон от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Как правильно установить лимит остатка денег в кассе

Руководствуясь действующим законодательством, можно хранить наличные деньги в кассе только в пределах установленного лимита. Лимит кассы — это максимально допустимая сумма наличных средств, которая остается в кассе на конец рабочего дня. Деньги сверх лимита сдаются в обслуживающее учреждение банка. Исключения составляют дни выплат заработной платы, стипендий и выплат социального характера, а также выходные, нерабочие праздничные дни, при осуществлении в эти дни кассовых операций.

Лимит кассы устанавливается приказом руководителя. Если в организации отсутствует такой приказ, то лимит остатка наличных денег в кассе будет считаться равным «0», это означает, что всю сумму наличных, оставшихся в кассе на конец дня, следует отправлять на счет в банке.

Приказ на утверждение лимита остатка наличных денежных средств в кассе составляется в произвольной форме.

Пример:

«г. _______________ «___» ___________2015г.

Приказ №___

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», на основании расчета лимита остатка наличных денег

ПРИКАЗЫВАЮ:

Установить лимит остатка наличных денег, которые могут храниться в кассе на конец рабочего дня, равным _____________________________________ (__________) руб.

Приложение: Расчет лимита остатка наличных денег в кассе.

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Директор _________________ Ф.И.О.»

В настоящее время применяются на выбор два способа расчета лимита кассы.

Первый способ — определение лимита, исходя из объема наличных поступивших в кассу. Он используется, если в кассу поступает наличная выручка, рассчитывается по формуле:

Лимит кассы, исходя из объема поступлений наличных (=) выручке поступившей в кассу за расчетный период (/) на количество рабочих дней расчетного периода на выбор от 1 до 92 дней (*) на количество рабочих дней между днями сдачи денег в банк, но не более 7 дней, если в населенном пункте отсутствует банк, то не более 14 дней.

Второй способ — расчет лимита кассы используется, если наличная выручка в кассу не поступает, он определяется по формуле:

Лимит кассы, при отсутствии поступления наличных (=) сумме выданных за расчетный период из кассы наличных, за исключением зарплаты и социальных выплат (/) на количество рабочих дней расчетного периода на выбор от 1 до 92 дней (*) на количество рабочих дней между днями получения денег в банке, не более 7 дней, если в населенном пункте отсутствует банк, то в не более 14 дней.

Обратите внимание: лимит остатка наличных денег в кассе определяется в целых рублях без копеек, поэтому число, полученное в результате расчета по формуле, следует округлить по правилам округления.

Приказ об утверждении лимита кассы является внутренним распорядительным документом, сообщать о нем в обслуживающее учреждение банка или в налоговую инспекцию нет необходимости.

Упразднение лимита кассы для малого бизнеса и ИП

Приятной новостью для многих оказалась возможность не устанавливать лимит остатка кассы ИП, малым и микропредприятиям. Это означает, что они вправе не сдавать в банк, а хранить любую сумму денег, оставшуюся на конец дня в кассе.

Напомню, к микропредприятиям относятся организации штатом не более 14 человек и годовой выручкой (без НДС) не более 60 млн руб. Малыми предприятиями считаются компании, у которых за год численность сотрудников не превысила 100 человек, а выручка (без НДС) 400 млн руб. При этом не должна быть более 25% суммарная доля участия в уставном капитале организации РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных, общественных, религиозных организаций и др. (основание — п.1, пп.»б» п.2, п.3 ч.1, ч.2, 3 ст.4 Федерального закона от 27.07.2007 г. №209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации», п.1 Постановления Правительства РФ от 09.02.2013 г. №101 «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства»).

Обратите внимание на то, что отказ от установления лимита кассы не происходит автоматически. Для того чтобы не применять лимит остатка наличных денег в кассе, необходимо составить приказ, примерная его формулировка может выглядеть так:

Приказ №___

В соответствии с Указанием ЦБ России от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка.

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Директор _________________ Ф.И.О.»

ИП разрешили вообще не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу, но при условии, что они ведут в соответствии с НК РФ учет доходов или доходов и расходов, иных объектов налогообложения или физических показателей.

Следует отметить, что указанные нововведения, с одной стороны, облегчают работу учетной службы, но если принято решение лимит кассы не устанавливать, в целях обеспечения сохранности наличных средств рекомендую разработать дополнительный внутренний алгоритм контроля движения денег и критерии необходимости их сдачи в банк.

Лимит расчетов наличными остался без изменений

Предельный лимит расчетов наличными деньгами в рамках одного договора с другой организацией или предпринимателем в 2015 году не изменился и составляет 100 000 руб. (основание — Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»).

Внесение изменений в кассовую книгу и кассовые документы

Допустимо вносить исправления в кассовую книгу на бумажном носителе, оформив их надлежащим образом. Так, обязательно должна быть дата, которой вносятся корректировки, подписи должностных лиц, внесших изменения, с их расшифровкой. Форма кассовых документов — приходных (ПКО) и расходных (РКО) ордеров — не изменилась в 2015 году.

Исправлять кассовые документы по-прежнему запрещено, как и править электронные документы после их подписания электронной подписью, это касается и кассовой книги в электронном виде (основание — абз.2 п.4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Кассовая книга обособленного подразделения

Каждое обособленное подразделение, сдающее выручку в банк, должно иметь свой кассовый лимит (основание — абз.4 п.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Если обособленные подразделения сдают деньги в кассу головной организации, лимит в целом по организации определяется с учетом лимитов остатка наличных денег по этим обособленным подразделениям (основание — п.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Можно сдавать деньги из кассы обособленного подразделения в головную организацию или в учреждение банка напрямую, это не запрещено (основание — абз.2 п.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Применение ККМ

Нормы законодательства в части применения контрольно-кассовой техники существенно не изменились в 2015 году. Так, если за товары (работы, услуги) не производилась оплата наличными деньгами или пластиковыми картами, ККМ не нужна при применении любого режима налогообложения организацией или ИП.

Организации и ИП на ЕНВД, а также предприниматели на ПСН могут ККМ при наличным расчетах не использовать. Также применение ККМ не обязательно в сфере отдельных услуг при условии выдачи БСО (основание — ст.2 п.2.1. Федерального закона от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

В обязательном порядке ККМ, применяемая организациями или предпринимателями, должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика (основание — п.1 ст.4 Федерального закона от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

Сколько должны храниться в архиве кассовые документы

Срок хранения кассовых документов составляет минимум 5 лет с начала года, следующего за годом их составления (основание — Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

В случае нарушения лимита кассы, выявленного налоговиками, возможны сразу два штрафа: на юридическое лицо — от 40 000 руб. до 50 000 руб., на должностных лиц — от 4 000 руб. до 5 000 руб. (основание — ч.1 ст.15.1 КоАП РФ, п.4 Письмо ФНС РФ от 09.07.2014 г. №ЕД-4-2/13338 «О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов»).

Если при осуществлении наличных расчетов в момент оплаты не соблюдается обязанность по выдаче покупателям кассовых чеков, распечатанных на ККТ, организацию или ИП оштрафуют. Еще законодательством предусмотрена административная ответственность за применение ККТ, не соответствующей установленным требованиям либо используемой с нарушением установленного порядка условий ее регистрации и применения. Перечисленные нарушения влекут наложение штрафа: на юридических лиц — от 30 000 руб. до 40 000 руб.; на граждан в размере от 1 500 руб. до 2 000 руб.; на должностных лиц — от 3 000 руб. до 4 000 руб. (основание — ч.2 ст.14.5 КоАП РФ, ст.5 Федеральный закон от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

Учет доходов и расходов по кассе — это просто!

Узнать больше

Ольга Ульянова, эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учетов, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

  • 31 Августа, 2019
  • Бухгалтерия
  • Марина Лобачева

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями. С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы. Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс.

Понятие документа

Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП. В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.

Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций.

Для чего нужна кассовая книга?

На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании. Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.

Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

Кто занимается ведением?

Заполнение кассовой книги может осуществляться от руки или с помощью компьютера. Занимается данным процессом кассир или бухгалтер, назначаемый ответственным за ведение книги с помощью специального приказа. Он представлен материально ответственным лицом. В его обязанности входят следующие действия:

  • грамотное заполнение кассовой книги;
  • выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
  • принятие и выдача разной подотчетной документации;
  • заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
  • контроль над разными кассовыми операциями.

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия. Если бизнесмен является индивидуальным предпринимателем, то он самостоятельно занимается заполнением этого документа.

Правила заполнения

Каждый человек, назначенный ответственным лицом за заполнение данной документации, должен разбираться в том, как вести правильно кассовую книгу. Для этого учитываются следующие правила и требования:

  • вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
  • допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
  • используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
  • не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
  • начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
  • важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;
  • все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
  • на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
  • если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

  • как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
  • распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
  • если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
  • записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
  • обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
  • любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Инструкция по заполнению

Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги. На самом деле процедура считается оперативной и простой. Для этого нужно только следовать правильной инструкции:

  • начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
  • указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
  • если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
  • на титульном листе указывается период, за который ведется документация;
  • далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
  • каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
  • сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
  • дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
  • в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
  • в конце приводится остаток на начало и конец дня;
  • если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
  • в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

  • неверные данные просто зачеркиваются;
  • сверху пишутся верные сведения;
  • правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
  • если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
  • после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании. Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

Правила сшивания

Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются. Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.

К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Особенности ведения

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов. Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом. Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления. Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.

Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.

Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

Можно ли не распечатывать электронный документ?

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.

Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств. Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.

Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63. Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.

Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования. Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой.

Кассовая книга ведется любой организацией, но ИП могут не заполнять эту документацию, хотя она обеспечивает легкость и оперативность учета. Документация может вестись в электронном или бумажном виде. Она содержит данные обо всех финансовых операциях, совершаемых в течение каждого рабочего дня.

При наличии ЭЦП и специальной техники можно вести документ исключительно в электронном виде, поэтому не возникает необходимости распечатывать его на принтере.

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Предыдущая статья: Документальное оформление кассовых операций ИП Следующая статья: Кто может работать без кассы, а кто обязан ее иметь?

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх