Номенклатура дел

Что такое «специальное номенклатурное дело» на ребёнка?

Уже не одна тысяча родителей схватилась за сердце, получив вот такую бумагу из полиции:


решение о специальном номенклатурном деле на ребёнка

На самом деле, ничего страшного здесь нет и имеем мы типичный бюрократический маразм:

О приобщении к материалам специального номенклатурного дела. Решение о приобщении материала проверки в специальное номенклатурное дело принимается в случае отсутствия в сообщении признаков уголовного или административного правонарушения.

О принятом решении по зарегистрированному сообщению о происшествии в обязательном порядке информируется заявитель. Заявителю разъясняется его право обжаловать принятое решение и порядок обжалования в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Предыстория может быть, например, такой:

Ребёнок, катаясь на роликах, упал, с перепугу на секунду перехватило дыхание. На всякий случай вызвали «Скорую», чтоб рёбра проверили и т.п. Оказалось, последствий никаких. Но любой звонок в «скорую» по травме или подозрению на травму у ребёнка теперь означает последующий визит полиции домой, так как экстренные службы обязаны сообщать обо всех вызовах «куда надо».

Инспектор по делам несовершеннолетних после визита написала заключение с выводом о том, что «ребёнок не нуждается в наблюдении,.. условия соответствуют» и т.п., точных формулировок люди, как правило, не помнят. Но позаботьтесь о том, чтобы такой вывод был чётко сформулирован, если придут к вам.

После этого и получите подобный шыдевр российского законотворчества. Как видно из текста, вас заботливо и в соответствии с законом проинформировали о том, что вы можете опротестовать не-заведение на вас уголовного или административного дела 🙂

На каждого ли ребёнка в стране есть такое дело? Вообще говоря, да.

Номенклатура дел

Школы ведут на детей «досье», в которых написано, в какой семье растет ребёнок, его интересы, кто родители, какова жилплощадь и т.д.

«Специальное номенклатурное дело» — подобие архива, где хранятся материалы проверок, по которым вынесены отказные поставления. Впрочем, материалы эти могут в любой момент «рассмотреть повторно».

Читайте «Замок» Кафки, только внимательно, там всё написано про жизнь в РФ 🙂

теги: россиямаразмзаконбытбюрократизм

06.04.2018, 22:36; рейтинг: 703

Существуют три вида номенклатур дел:

· типовая номенклатура дел;

· примерная номенклатура дел;

· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура делустанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е.

Материал проверки приобщен к номенклатурному делу

своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

25. Понятие «формирование дел». Правила формирования в дела документов отдельных категорий.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизвод­ство. В крупных учреждениях и орга­низациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядитель­ные документы, переписка руководителей и важнейшие внут­ренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих пред­ставление о принадлежности документов к организации, их со­ставе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заво­димого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Рос­сийский государственный гуманитарный университет — РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Фи­нансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается ин­декс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 — это индекс структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела в номенклатуре.

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки ука­зывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под ре­зервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение доку­ментов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный.

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам доку­ментов и по хронологии (вместе с приложениями). Прика­зы по основной деятельности и по личному составу груп­пируют отдельно;

• протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

• переписку группируют за период календарного года и сис­тематизируют в хронологической последовательности: до­кумент-ответ помещают за документом-запросом;

• плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты по­ступления;

• документы в отчетах следует располагать в такой последо­вательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

• годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и ме­сячных;

• финансовые денежные документы (кассовые ордера, аван­совые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, наклад­ные и т.п.;

• документы в личных делах размещают в такой последова­тельности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, лис­ток по учету кадров; автобиография; документы об образо­вании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кад­ров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоя­тельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Чер­новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер­вых экземпляров;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян­ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 1157 | Нарушение авторского права страницы

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГОУ СПО «Саратовский финансово-технологический колледж»

ЗАОЧНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

Ф.И.О. Кутепов Сергей Петрович

Домашний адрес____________________________________________________

__________________________________________________________________

Курс____________ группа_________ шифр_______________ вариант_______

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету_______________________________________________________

__________________________________________________________________

Дата отправки работы в колледж _____________________________________

Результат рецензирования ___________________________________________

  1. Номенклатура дел организации

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

—               распределения исполненных документов в дела;

—               систематизации дел;

—               закрепления индексов дел;

—               установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

—               служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

—               используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

—               является основой для составления актов на уничтожение дел;

—              может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

Что такое «специальное номенклатурное дело» на ребёнка?

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

 При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

·              условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

·              порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.

По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания»  нужно указать их названия.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

·              о заведении дел;

·              о переходящих делах;

·              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

·              о выделении дел к уничтожению;

·              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

  1. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

При обращении с СД (секретными документами) следует соблюдать следующие правила:

  1. СД выдаются только под личную роспись;

  2. Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

  3. При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

  4. Запрещается держать СД вместе с несекретными;

  5. Запрещается хранить СД в рабочих столах;

  6. При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

  7. Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

  8. Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;

  9. При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

  1. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

  1. СД разрабатываются только в специальных блокнотах, рабочих тетрадях;

  2. СС документа определяется в соответствии с перечнями;

  3. Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

  4. В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

  5. В документах для машинописи нельзя указывать тактико-технические характеристики;

  6. Запрещается снимать копии с СД без разрешения;

  7. Запрещается самостоятельно уничтожать СД.

Похожие страницы:

  1. Номенклатураделорганизации (2)

    Реферат >> Промышленность, производство

    … конкретной номенклатурыделорганизации или ее подразделения. Оформление и ведение номенклатурыдел Единая форма бланка для номенклатурыдел

  2. Номенклатураделорганизаций

    Реферат >> Промышленность, производство

    … . Ответственность за формирование (корректировку) номенклатурыделорганизации лежит на службе документационного обеспечения … Номенклатураделорганизации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуредел

  3. Организация текущего хранения. Номенклатурадел

    Реферат >> Делопроизводство

    Номенклатураделорганизации составляется на основе но­менклатурдел структурных подразделений. В этом случае разде­лами сводной номенклатурыдел … качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатураделорганизации (сводная) должна составлять­ся в …

  4. Номенклатурадел понятие, реквизиты, содержательная часть

    Доклад >> Промышленность, производство

    … в итоговой записи номенклатурыделорганизации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуредел проставляется отметка …

  5. Виды номенклатурыдел и их составление

    Реферат >> Государство и право

    Номенклатураделорганизации составляется на основе номенклатурыдел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатурыдел … качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатураделорганизации (сводная) должна составляться в …

Хочу больше похожих работ…

Существуют три вида номенклатур дел:

· типовая номенклатура дел;

· примерная номенклатура дел;

· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура делустанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

25. Понятие «формирование дел». Правила формирования в дела документов отдельных категорий.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизвод­ство. В крупных учреждениях и орга­низациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядитель­ные документы, переписка руководителей и важнейшие внут­ренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих пред­ставление о принадлежности документов к организации, их со­ставе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заво­димого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Рос­сийский государственный гуманитарный университет — РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Фи­нансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается ин­декс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 — это индекс структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела в номенклатуре.

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки ука­зывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под ре­зервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение доку­ментов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами.

Что значит списано в номенклатурное дело ?

Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный.

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам доку­ментов и по хронологии (вместе с приложениями). Прика­зы по основной деятельности и по личному составу груп­пируют отдельно;

• протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

• переписку группируют за период календарного года и сис­тематизируют в хронологической последовательности: до­кумент-ответ помещают за документом-запросом;

• плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты по­ступления;

• документы в отчетах следует располагать в такой последо­вательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

• годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и ме­сячных;

• финансовые денежные документы (кассовые ордера, аван­совые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, наклад­ные и т.п.;

• документы в личных делах размещают в такой последова­тельности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, лис­ток по учету кадров; автобиография; документы об образо­вании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кад­ров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоя­тельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Чер­новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер­вых экземпляров;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян­ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 1156 | Нарушение авторского права страницы

Номенклатурное дело в полиции

Общие положения. Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке.

Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов.

Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации.

Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации.

Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

Дата публикования: 2014-11-03; Прочитано: 178 | Нарушение авторского права страницы

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх