Нормы расхода канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Вопросы:

1. Существуют ли какие-нибудь нормы расхода канцтоваров и бумаги в организациях? Чем руководствоваться при разработке регламентирующих документов, в которых устанавливается лимит по расходу для подразделений?

2. Наша компания не очень крупная и закупку канцтоваров руководство решило возложить на секретаря. В связи с этим у меня возникли следующие вопросы:

  • как правильно организовать учет выданных канцтоваров;
  • как правильно организовать заявки на покупку канцтоваров;
  • есть ли какие-то нормы, по которым необходимо выдавать канцелярские принадлежности?

Содержание

Ответ:

Расходование канцтоваров зависит от специфики деятельности как компании, так и отдела. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем IT-отделу и службе безопасности. Хотя многое зависит от вида деятельности компании.

Существуют также и отличия в потребности в канцтоварах у разных должностей, однако целесообразнее планирование и учет расходования канцтоваров вести по отделам, а не по должностям (за исключением небольших компаний, в которых либо вообще нет отделов, либо в них по 1-2 человека). Это не только упрощает весь процесс, но и обеспечивает руководителей отделов дополнительными рычагами управления, позволяет лучше разбираться в деятельности подчиненных и упрощает процесс контроля. Ведь обосновывая потребность в канцтоварах перед своим руководителем, сотрудник не имеет возможности «придумать» задачи, для которых ему что-то понадобилось.

Например, нам известен случай, когда один из сотрудников заказал у офис-менеджера бумагу формата А3, объяснив это тем, что ему нужно делать презентации для клиентов. Лишь случайно выяснилось, что никаких презентаций, для которых нужна такая бумага, отдел не проводит и проводить не собирается. Руководитель отдела был крайне недоволен, что его подчиненный, в рабочее время занимается посторонними делами, да еще используя ресурсы компании. После этого в компании было введено правило: все заявки утверждаются руководителем отдела.

Это не значит, что руководитель сам должен заниматься сбором и обобщением заявок от сотрудников, для этого он может назначить ответственного исполнителя. Однако подчиненные должны знать, что все их запросы будут проверены руководителем, который либо согласится с ними, ибо отклонит.

Нормы расходования канцтоваров целесообразно устанавливать каждой компании индивидуально в зависимости от своих потребностей и специфики деятельности.
Для этого используется два метода:

  1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
  2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров — обоснование каждым отделом своей потребности в них.

Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета. Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок. В таком случае обоснованием может быть план работ отдела на год или квартал.

Для типовых канцтоваров (таких как бумага, ручки, папки, листки для записей и т.д.) нормы расходования обычно получают эмпирическим путем, анализируя расход канцтоваров за достаточно длительный период времени, оптимально не менее года.
Очевидно, что для того, чтобы проанализировать статистику расходования канцтоваров необходимо вести учет. Проще всего завести форму в Excel. Например, можно заполнять две связанных таблицы.

Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Единицы измерения Объем закупки, единиц Дата закупки Остаток, единиц Текущая дата
Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Выдано отделу 1 Выдано отделу 2 Выдано отделу 3
Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц

Из первой таблицы наглядно видно, какой остаток по каждому наименованию канцтоваров мы имеем на текущую дату, а на основе второй таблицы можно анализировать расходование канцтоваров по отделам. Можно составить и другие таблицы, которые облегчат учет и позволят проводить регулярный анализ.

При анализе стоит обращать внимание на следующее:

  • какова динамика расходования канцтоваров каждого наименования и/или группы и с чем это связано
  • насколько существенна разница в расходовании канцтоваров по разным отделам и чем это вызвано

Если статистики нет совсем, то необходимо срочно начинать вести учет. А пока статистика накапливается, можно пользоваться вторым методом. Т.е. собирать заявки с отделов и анализировать их. Необходимо сравнивать текущие заявки с заявками этого же отдела за прошлые периоды. Если в них наблюдаются существенные различия – они должны быть обоснованы. Также анализ должен состоять в сравнении между собой заявок от разных отделов. Если два отдела имеют примерно одинаковую штатную численность и выполняют близкие функции (например, отдел труда и заработной платы и планово-экономический отдел), то их потребность в канцтоварах не должна существенно различаться. Любые различия, как в составе, так и в объеме канцтоваров, должны быть чем-то обоснованы. После такого сравнительного анализа, как правило, приходится корректировать некоторые заявки в меньшую сторону.

При организации процесса заявок стоит учитывать:

  1. Периодичность заявок
  2. Сроки предоставления заявок
  3. Форма предоставления заявок

Все эти пункты можно закрепить в кратком регламенте.

Заявки на канцтовары лучше принимать с определенной периодичностью. Периодичность заявок зависит от размера и профиля компании, а также от способа организации обеспечения канцтоварами. Для крупной компании период обычно меньше, но в среднем имеет смысл собирать заявки ежеквартально или ежемесячно. На канцтовары длительного пользования заявки собирают раз в год.

Например, ежеквартальная заявка на канцтовары может иметь следующую форму (курсивом выделено то, что заполняется ответственным сотрудников от отдела, который подает заявку)

Заявка на канцтовары на: 2 квартал 2008 года
Отдел: отдел снабжения
Штатная численность отдела: 7 Фактическая численность отдела: 6
Ответственный за заказ канцтоваров: Гальченко Вероника, ассистент менеджера
Координаты ответственного: 123-23-20, gv@snab.ru
Дата предоставления заявки: 10.03.08
Типовые канцтовары Единицы измерения Количество Примечание
1 Бумага пачка 18
2 Ручки штук 12
3 Карандаши штук 12
4 Ластик штук 6
5 Блокноты штук 12 Спираль слева
6 Скрепки для степлера коробка 6
7 Скрепки обыкновенные коробка 6
8 Кнопки коробка 6
9 Салфетки для техники упаковка 50 штук 12
10 Папки большие на кольцевом механизме штук 24
11 Файловые папки пачка (100 шт.) 7
12 Папки-уголки штук 100
13 Архивные папки штук 60
14 Папки для презентационных материалов с файлами штук 8
15 Папки-скоросшиватели штук 50 пластиковые
16 Маркеры Пачка (4 цвета) 6
17 Разделители Набор (10 цветов) 24
18 Картридж к принтеру штук 4 HP 1018 – 3 шт.

HP 3050 – 1 шт.

Прочие канцтовары Обоснование необходимости
1 Скотч штук 10 Для упаковки мелких партий
2 Ролики для факса штук 2 Для факса отдела
3 Батарей в час АА штук 4
СОГЛАСОВАНО Волков А.П. руководитель отдела снабжения

Можно принимать заявки как в бумажном, так и в электронном виде. Для крупных компаний можно даже разработать специальную программу подачи заявок, в которой будет систематизироваться вся информация, как о заявках, так и о реальном расходовании. В ней можно также установить ограничения по нормам. Также можно завести журнал заявок, куда сотрудники будут записывать наименование и количество канцтоваров. Но такой способ подходит лишь для небольших (до 30 человек) организаций. Для более крупных компаний лучше разработать специальную форму заявки, аналогичную приведенной выше. После сбора заявок с отделов их необходимо обобщить, проще и удобнее вести таблицу Excel, например, следующего вида:

Канцтовары Единицы измерения Количество от отделов (на 2 квартал) Общее количество
Отдел продаж Отдел рекламы Отдел закупок АХО IT-отдел Отдел кадров Бухгалтерия Юридический отдел Прочие сотрудники
1 Бумага пачка 15 10 15 10 5 5 15 15 20 110
2

Важно установить четкие сроки сдачи заявок, с учетом того, что необходимо определенное время на их обобщение, согласование общего количества и суммы закупок, заказ, оплату, доставку и выдачу. На практике весь цикл может занимать до 3 недель. Поэтому, сроки сдачи заявок обычно устанавливают до 10 – 15 числа месяца, предшествующего периоду планирования. Можно также установить, что отдел не сдавший заявку вовремя, не включается в общий список и соответственно лишается канцтоваров на следующий период. Это жесткая мера, но в случае хронических нарушений сроков действует безотказно. Достаточно один раз лишиться канцтоваров и желание «забыть» о заявке больше не возникает. Процесс выдачи канцтоваров должен также строго контролироваться. Нельзя ничего не выдавать просто так. Ответственный от каждого отдела должен проверить все канцтовары по списку и подтвердить получение канцтоваров под роспись.

Елена Скриптунова
Опубликовано в журнале «Секретарь референт» №4 (64), апрель 2008

Недавно мы рассматривали критерии определения конкретной подстатьи КОСГУ для отражения поступления матзапасов. И если в отношении нюансов выбора нужного кода КОСГУ разъяснения Минфина России сняли большую часть вопросов, то в части бухгалтерского учета матзапасов на счетах аналитического учета счета 0 105 00 000 и порядка их списания в некоторых случаях вопросы у бухгалтеров еще остаются.

Разберемся, как организовать аналитический учет матзапасов и их последующее списание без ошибок.

1. Увязка аналитики счета 0 105 00 000 и КОСГУ

Нормативные акты не требуют соблюдения обязательной «цифровой аналогии» в подборе аналитического счета учета материальных запасов и подстатьи КОСГУ. Безусловно, в ряде случаев прямое соответствие КОСГУ и аналитики счета 0 105 00 000будет выдерживаться. Прямая увязка с аналитическими счетами по учету матзапасов для кодов КОСГУ 341-346 применяется при условии отнесения на них материалов, целевое назначение которых соответствует этим подстатьям. Не забывайте также, что в качестве дополнительного инструмента для правильного определения нужной подстатьи для учета матзапасов является использование Классификатора ОК 034-2014 (КПЕС 2008).

В остальных случаях подбирать счета аналитического учета нужно в соответствии с их назначением согласно Инструкции (утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). Аналогичный подход следует применять и в отношении матзапасов, приобретенных по подстатьям 347 и 349, для которых «цифровой аналогии» с аналитикой счета 0 105 00 000 вообще нет.

Руководствуясь указанным принципом, мы составили специальную таблицу, наглядно демонстрирующую выбор аналитического счета для учета материалов в различных ситуациях:

Аналитический счет для бухучета

КОСГУ

Комментарии, советы, примеры

0 105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства»

На этом счете учитываем лекарственные препараты и материалы, применяемые исключительно в медицинских целях.

Минфин России подготовил изменения в Инструкцию № 157н, предусматривающие в том числе изменение наименования счета 0 105 01 000 и его содержания, приблизив их к описанию подстатьи 341 КОСГУ

0 105 02 000″Продукты питания»

Продукты, бутилированная вода для питания контингента, когда учреждение наделено соответствующей функцией

0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы»

ГСМ в целях обеспечения текущей деятельностиучреждения:

  • для заправки автомобилей, техники и механизмов;
  • дрова, уголь, торф при наличии печного отопления, приобретаемое по отдельному договору на поставкутвердого топлива. В случае, когда твердое топливо предоставлено учреждению в рамках договоров на оказание коммунальных услуг, расходы по оплате такого договора относятся на подстатью 223 КОСГУ, но принимать к учету в состав матзапасов твердое топливо все равно нужно на 0 105 33 343 (письмо Минфина России от 26 апреля 2019 г. № 02-06-10/30973)

ГСМ, приобретаемые для работы техники и механизмов, используемых при строительстве / создании объекта основных средств

0 105 04 000″Строительные материалы»

Стройматериалы, приобретенные для использования при проведении ремонтных работ своими силами или для передачи подрядчику, если условиями договора предусмотрено проведение ремонта силами подрядчика с использованием стройматериалов заказчика-учреждения

Если материалы будут использоваться в целях строительно-монтажных работ, связанных с капитальными вложениями

0 105 05 000 «Мягкий инвентарь»

Здесь учитываем приобретенные для обеспечения текущей деятельности объекты, поименованные в п. 118 Инструкции № 157н и в описании к подстатье 345 КОСГУ как мягкий инвентарь

0 105 06 000 «Прочие материальные запасы»

  1. Материальные запасы, прямо поименованные в описании к подстатье 346;
  2. строительные материалы, продукты питания, ткани и швейная фурнитура для использования обучающимися на практических занятиях. На такой порядок их учета указывал Минфин России в письме от 26 апреля 2019 г. № 02-08-10/31391;
  3. продукты питания, используемые в качестве реквизита, например, в театральных постановках, музейных экспозициях и т. п.;
  4. лекарственные препараты и материалы, НЕ предназначенные для использования в медицинских целях (например, для научных опытов или исследований). Смотрите также письмо Минфина России от 28 июня 2019 г. № 02-08-10/47979;
  5. стройматериалы, приобретенные для замены перегоревших / вышедших из строя элементов (лампочки, дверные ручки и т. п.).
  1. Электрические лампочки для использования при строительстве/ создании объекта ОС(предусмотрены сметным расчетом);
  2. узловые детали, запчасти, провода, и т. п. для сборки / создания, например, компьютерного или серверного оборудования.

Напомним, что перечень матзапасов, относимых на подстатью 349, является закрытым, поэтому данный код КОСГУ может применяться только для материальных запасов, прямо поименованных в описании к нему.

В частности, сюда относятся:

  1. Сувенирная продукция и материалы, предназначенные для раздачи / вручения, в том числе продукты питания;
  2. бланки строгой отчетности.

Приобретенные по 349 подстатье матзапасы учитываем на счете 0 105 36 000. Именно на такой порядок учета сувениров и БСО специалисты Минфина России неоднократно указывали – на недавнем семинаре и в письмах.

В п. 118 Инструкции № 157н пока еще сохраняется оговорка, согласно которой БСО нельзя учитывать в составе прочих матзапасов. Однако в настоящее время подготовлен проект изменений в данную норму, исключающий этот запрет.

Подробнее об учете сувенирной продукции и БСО читайте

0 105 07 000 «Готовая продукция»

Пока Минфин России не установил иной порядок, по согласованию с органом-учредителем в учетной политике можно закрепить порядок учета готовой продукции по коду 346

0 105 08 000 «Товары»

«Цифровая аналогия» для учета товаров, предназначенных для продажи, отсутствует. Но Минфин России неоднократно указывал, что учет таких запасов следует вести с применением КОСГУ 346 и учитывать на счете 0 105 00 000, содержащем аналитический код 8 «Товары»

0 105 09 000 «Наценка на товары»

Поскольку соответствующих разъяснений Минфин России пока не давал, учетной политикой может быть предусмотрен учет наценки по КОСГУ 346 по аналогии с товарами

Отдельно отметим, что открытым остается вопрос о выборе аналитического счета для учета учета матзапасов, приобретаемых учреждением для осуществления выплат в натуральной форме. В частности, речь идет о молоке или других равноценных продуктах питания, выдаваемых работникам, занятым на работах с вредными условиями труда. Разъяснений по этому поводу Минфин России пока не давал. Покупка таких матзапасов не отражается по подстатьям кода 340 КОСГУ – для этого применяется подстатья 214. Приобретенное молоко до выдачи непосредственным получателям необходимо оприходовать в состав материальных запасов. Но, исходя из функционального назначения молока / иных равноценных продуктов, они не могут быть учтены в составе продуктов питания на счете 0 105 02 000, поскольку списание продуктов питания предусматривает оформление специальных первичных учетных документов, в частности Меню-требования на выдачу продуктов питания (форма 0504202). А в случае с молоком для сотрудников на «вредных» работах обязанности по оформлению меню-требования не возникает. Полагаем, в таком случае учетной политикой может быть предусмотрен учет молока / иных равноценных продуктов на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». В таком случае учет молока для бесплатной выдачи работникам может быть организован с использованием следующих счетов бухгалтерского учета:

  • на счете 0 302 14 000 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме» отражаются обязательства перед поставщиком молока;
  • на счете 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения» учитывается молоко по фактической стоимости.

2. Списание матзапасов, в том числе при осуществлении натуральных выплат

Для списания материальных запасов Инструкциями по применению Планов счетов предусмотрены корреспонденции со счетом 0 401 20 272 или 0 109 ХХ 272. Но особый порядок учета некоторых видов материальных запасов, например, молока для бесплатной выдачи работникам, не позволяет применять привычную схему корреспонденций для отражения выбытия указанных матзапасов. В ситуации, когда выдача материальных запасов связана не с нуждами учреждения, а с исполнением обязательств по охране труда, предусмотренных Трудовым кодексом, применение подстатьи КОСГУ 272 будет не в полной мере соответствовать методологии бухгалтерского учета. Порядок отражения выбытия молока в подобных ситуациях пока не определен, не исключено, что в ближайшее время будут внесены соответствующие поправки в Инструкции. По нашему мнению, наиболее корректным в сложившейся ситуации будет списание стоимости молока, выданного работникам, в дебет счета 0 401 20214 (0 109 ХХ 214), поскольку обязательства учреждением принимаются по счету 0 302 14 000 и санкционирование этих расходов осуществляется по подстатье 214 КОСГУ. По согласованию с органом-учредителем или финорганом может применяться следующая схема проводок при приобретении, выдаче и списании молока в качестве натуральной выплаты:

Дебет

Кредит

Хозяйственная операция

0 105 36 346

0 302 14 73Х

Отражена задолженность перед поставщиком за поставленное молоко

0 302 14 83Х

0 201 11 610 увеличение 18

(КВР 244, КОСГУ 214)

С лицевого счета учреждения погашена задолженность перед поставщиком за поставленное молоко

0 401 20 214

(0 109 ХХ 214)

0 105 36 446

фактическая стоимость молока, выданного работникам, отнесена на расходы учреждения

Очевидно, что аналогичный подход следует применять и в отношении натуральных выплат, отражаемых по коду 263 КОСГУ. Речь идет о матзапасах, приобретаемых учреждением в целях социальной помощи, например, населению районов, пострадавших от стихийных бедствий, – дрова для отопления жилья и приготовления пищи и сено /солома – на корм домашним животным. Пока Минфин России не дал официальных разъяснений, списание матзапасов в подобных ситуациях может быть отражено в корреспонденции с дебетом счета 0 401 20 263 или 0 109 ХХ 263. Не забудьте согласовать применяемые корреспонденции с учредителем или финорганом!

Порядок списания угля и дров для печного отопления зависит от условий их приобретения. В случае, когда твердое топливо было закуплено по самостоятельному договору поставки и учтено на счете 0 105 33 343, то списание матзапасов происходит в общем порядке – в дебет счета 0 401 20 272.

А вот если уголь или дрова поступили в учреждение в рамках договора на оказание коммунальных услуг, включающего в себя услуги предоставления твердого топлива, оплаченного по КОСГУ 223, то согласно разъяснениям Минфина России списывать такое топливо следует как коммунальные расходы – на счет 0 401 20 223. Подробнее о порядке учета угля и дров читайте здесь.

Приложение 17. Нормы обеспечения канцелярскими товарами и канцелярскими принадлежностями | ГАРАНТ

Приложение 17
к Нормативу расходов…

Нормы
обеспечения канцелярскими товарами и канцелярскими принадлежностями

Nп/п Наименование Единица измерения Норматив количества на одного человека Норматив цены (не более), руб. Периодичность получения
1 2 3 4 5 6
1 Блокнот на спирали А5 (80 листов) шт. 2 80,0 Один раз в год
2 Блок для записей не проклеенный куб 9*9*9 шт. 1 110,0 Один раз в год
3 Зажимы канцелярские 15 мм упаковка 1 35,0 Один раз в год
4 Зажимы канцелярские 19 мм упаковка 1 45,0 Один раз в год
5 Зажимы канцелярские 25 мм упаковка 1 65,0 Один раз в год
6 Зажимы канцелярские 32 мм упаковка 1 70,0 Один раз в год
7 Зажимы канцелярские 41 мм упаковка 1 110,0 Один раз в год
8 Зажимы канцелярские 51 мм упаковка 1 160,0 Один раз в год
9 Закладки с клеевым краем (пластик, 5 цветов) упаковка 10 60,0 Один раз в год
10 Карандаш чернографитный с ластиком шт. 5 15,0 Один раз в год
11 Клей карандаш шт. 4 45,0 Один раз в год
12 Клей ПВА шт. 3 25,0 Один раз в год
13 Клей силикатный шт. по потребности 15,0 Один раз в год
14 Клейкая лента скотч (19 мм) шт. 1 30,0 Один раз в год
15 Клейкая лента скотч (50 мм) шт. 1 80,0 Один раз в год
16 Скотч двусторонний узкий 19 мм шт. 1 100,0 Один раз в год
17 Кнопки гвоздики цветные (50 штук) упаковка по потребности 55,0 Один раз в год
19 Корректирующая жидкость шт. 1 40,0 Один раз в год
20 Ластик шт. 1 20,0 Один раз в год
21 Бумага с клейкой полосой 76 мм х 76 мм (100 листов) упаковка 6 65,0 Один раз в год
22 Бумага с клейкой полосой 38 мм х 51 мм (100 листов) упаковка 4 150,0 Один раз в год
23 Маркеры текстовыделители 4 цвета (4 штуки) упаковка 1 250,0 Один раз в год
24 Папка конверт на молнии (245 -335 мм) шт. 1 40,0 Один раз в год
25 Папка с арочным механизмом, 50 мм шт. 5 150,0 Один раз в год
26 Папка с арочным механизмом, 80 мм шт. 5 180,0 Один раз в год
27 Файл-вкладыш А4 (100 штук) упаковка 1 140,0 Один раз в год
28 Папка с кнопкой, А4 шт. 10 25,0 Один раз в год
29 Скоросшиватель картонный шт. по потребности 10,0 Один раз в год
30 Папка А4 на 20 прозрачных страниц шт. 1 60,0 Один раз в год
31 Папка А4 на 40 прозрачных страниц шт. 1 90,0 Один раз в год
32 Папка А4 на 60 прозрачных страниц шт. 1 160,0 Один раз в год
33 Папка А4 на 80 прозрачных страниц шт. 1 200,0 Один раз в год
34 Папка А4 на 100 прозрачных страниц шт. 1 250,0 Один раз в год
35 Папка А4 с зажимом шт. 1 50,0 Один раз в год
36 Папка А4 с резинками шт. 1 50,0 Один раз в год
37 Папка А4 с кольцами шт. 1 80,0 Один раз в год
38 Папка с завязками шт. по потребности 15,0 Один раз в год
39 Папка уголок шт. 25 9,0 Один раз в год
40 Разделитель листов упаковка 1 105,0 Один раз в год
41 Скобы для степлера N 10 (1000 штук) упаковка 10 20,0 Один раз в год
42 Скобы для степлера N 23/13 (1000 штук) упаковка 1 250,0 Один раз в год
43 Скобы для степлера N 24/6 (1000 штук) упаковка 6 40,0 Один раз в год
44 Ручка шариковая шт. 10 15,0 Один раз в год
45 Ручка гелевая шт. 10 25,0 Один раз в год
46 Календарь настенный шт. Один кабинет 250,0 Один раз в год
47 Календарь перекидной шт. 1 150,00 Один раз в год
48 Подставка под календарь перекидной шт. 1 50,00 Один раз в три года
49 Календарь перекидной шт. 1 150,00 Один раз в год
50 Подставка под календарь перекидной шт. 1 50,00 Один раз в три года
51 Скоросшиватель пластиковый шт. 10 15,0 Один раз в год
52 Скрепки 25 мм (100 штук) упаковка 4 45,0 Один раз в год
53 Скрепки 50 мм (100 штук) упаковка 2 80,0 Один раз в год
54 Точилка для карандашей шт. 1 25,0 Один раз в год
55 Бумага А4 пачка 35 250,0 Один раз в год
56 Бумага A3 пачка 1 700,0 Один раз в год
57 Бумага для факса рулон 2 150,0 1 раз в год при наличии факса
58 Гелевая подушка шт. по потребности 80,0 Один раз в год
59 Антистеплер шт. 1 50,0 Один раз в год
60 Дырокол шт. 1 700,0 Один раз в три года
61 Книга учета А4 шт. 1 100,0 Один раз в год
62 Ежедневник шт. 1 200,0 Один раз в год
63 Стержень гелевый (синий,цветной) шт. 5 30,0 Один раз в год
64 Иглы и нить прошивная шт. по потребности 200,0 Один раз в год
65 Flash card 16Gb шт. 1 1200,0 Один раз в три года по потребности
66 Линейка шт. 1 30,0 Один раз в год
67 Лоток горизонтальный/ вертикальный шт. 10 150,0 Один раз в три года
68 Нож канцелярский (18/19 мм) шт. 1 35,0 Один раз в три года
69 Ножницы канцелярские шт. 1 130,0 Один раз в три года
70 Набор для канцелярских принадлежностей (органайзер) шт. 1 500,0 Один раз в три года
71 Подставка для блока (90 мм * 90 мм * 90 мм) шт. 1 50,0 Один раз в три года
72 Степлер на 20 листов шт. 1 150,0 Один раз в год
73 Степлер на 40 листов шт. 1 1 300,0 Один раз в три года
74 Степлер мощный до 200 листов шт. по потребности 1 700,0 Один раз в три года
75 Скрепочница шт. 1 60,0 Один раз в три года
76 Штемпельная подушка шт. по потребности 150,0 Один раз в год
77 Краска штемпельная шт. по потребности 50,0 Один раз в год
78 Скрепочница шт. 1 60,0 Один раз в три года
79 Штемпельная подушка шт. по потребности 150,0 Один раз в год
80 Краска штемпельная шт. по потребности 50,0 Один раз в год
81 Конверт почтовый не маркированный упаковка 80 300,0 На судебный участок

Примечание. Приобретение иных канцелярских товаров и канцелярских принадлежностей, а также увеличение количества приобретаемых товаров допускается в пределах лимитов бюджетных обязательств, выделенных на соответствующий год за счет сокращения приобретения аналогичных товаров.

4 июня 2020 Регистрация Войти

Нормы канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Очевидно, что для того, чтобы проанализировать статистику расходования канцтоваров необходимо вести учет. Проще всего завести форму в Excel. Например, можно заполнять две связанных таблицы.

Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Единицы измерения Объем закупки, единиц Дата закупки Остаток, единиц Текущая дата Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Выдано отделу 1 Выдано отделу 2 Выдано отделу 3 Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц Из первой таблицы наглядно видно, какой остаток по каждому наименованию канцтоваров мы имеем на текущую дату, а на основе второй таблицы можно анализировать расходование канцтоваров по отделам. Можно составить и другие таблицы, которые облегчат учет и позволят проводить регулярный анализ.

Нормы потребления офисных и канцелярских принадлежностей

  1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
  2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров — обоснование каждым отделом своей потребности в них.

Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета.

Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок.

Нормы расходования канцтоваров

Приказ Росфинмониторинга от 18.05.

2015 № 146 «Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций межрегиональных управлений Федеральной службы по финансовому мониторингу» Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций межрегиональных управлений Федеральной службы по финансовому мониторингу В целях реализации пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 20 октября 2014 г. № 1084 «О порядке определения нормативных затрат на обеспечение функций федеральных государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, в том числе подведомственных им казенных учреждений» (далее — постановление), а также в целях повышения эффективности бюджетных расходов и организации процесса бюджетного планирования п р и к а з ы в а ю: 1.

Как обеспечить офис канцтоварами?

Способ печати Ресурс картриджа, листов Тип расходного материала Расчетная потребность (шт) в год на устройство Тип 1 (до 80 стр./мин) ч/б или цветной лазерный от 6 000 комплект тонер-картриджей 1 (3 при отсутствии комплекта восстановления) комплект восстановления (тонер) 4 Тип 2 (до 45 стр.

/мин) ч/б или цветной лазерный до 25 000 тонер-картридж 2 (4 при отсутствии комплекта восстановления) комплект восстановления (тонер) 4 фотобарабан 4 Тип 3 (до 25 стр.

/мин) цветной струйный до 2 000 тонер-картридж 1 до 15 000 комплект печатающих головок 1 (1 раз в 3 года) Приложение № 7 к приказу Росфинмониторинга от «18» мая 2015 г.

Нормы расходования бумаги и других канцелярских товаров в бюджетном учреждении

ИнфоПримерные нормы расходования канцелярских товаров С чего начать? Прежде всего, стоит составить перечень канцтоваров и принадлежностей, которые можно закупить один раз и пользоваться ими длительное время, и еще один – на расходные материалы, запасы которых придется пополнять минимум раз в месяц. Разумеется, у каждой конторы своя специфика работы, поэтому лучше вас никто не разберется в том, что вам действительно необходимо для полноценной деятельности, но базовые требования всех офисов схожи. Вот пример одного из стандартных наборов и условные нормы его расходования:

  • Бумага для копира и принтера – 1-2 пачки в месяц
  • Ручки, карандаши, стержни, линейки, маркеры, ластики – 1 шт.

в квартал

  • Ножницы, дырокол, степлер, антистеплер – 1 шт. в 2-3 года
  • Скобы для степлера, скрепки – 1 упаковка в квартал
  • Скотч – 1 шт.
  • Если два отдела имеют примерно одинаковую штатную численность и выполняют близкие функции (например, отдел труда и заработной платы и планово-экономический отдел), то их потребность в канцтоварах не должна существенно различаться. Любые различия, как в составе, так и в объеме канцтоваров, должны быть чем-то обоснованы. После такого сравнительного анализа, как правило, приходится корректировать некоторые заявки в меньшую сторону.

    ВниманиеПри организации процесса заявок стоит учитывать:

    1. Периодичность заявок
    2. Сроки предоставления заявок
    3. Форма предоставления заявок

    Все эти пункты можно закрепить в кратком регламенте. Заявки на канцтовары лучше принимать с определенной периодичностью. Периодичность заявок зависит от размера и профиля компании, а также от способа организации обеспечения канцтоварами.

    Нормативы обеспечения канцелярскими товарами

    В то же время бюджетное учреждение вправе рассчитать свой норматив исходя из суточной потребности в материальных запасах.

    Для расчета нормы обеспеченности основными средствами работников бюджетной сферы, как указывалось выше, учитываются особенности бюджетной отрасли (экономическая обоснованность и направленность). А.

    Беляев, редактор журнала «Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера» 1 ноября 2008 г.

    «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», N 11, ноябрь 2008 г. *(1) Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 03.07.

    2008 N 107 «О введении в действие Временных норм обеспечения материально-техническими средствами Совета судей Российской Федерации, Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, советов судей и квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации».

    Средство для мытья посуды л 0,5 Хозтовары на 1 кв.м в год № п/п Наименование Ед. изм. На 1 кв.м в год 1. Средство для мытья пола универсальное л 0,3 2. Полироль для мебели л 0,12 3. Средство для стекол л 0,06 4.

    Средство для удаления ржавчины л 1,8 на 1 прибор 4. Корзина для мусора или педальное ведро шт. 1 на 1 унитаз 5. Ерш для промывки унитаза шт. 4 на 1 унитаз 6. Ведро металлическое для мытья стен шт. 1 на 1 санузел 7. Ведро металлическое для мытья полов шт. 1 на 1 санузел 8. Швабра для мытья пола санузла шт.

    1 на 1 санузел 9. Щетка для мытья стен санузла шт. 1 на 1 санузел 10.
    Нормы положенности по количеству и цене планшетных компьютеров № п/п Наименование должности Количество планшетных компьютеров Срок эксплуатации в годах Стоимость планшетного компьютера Ежемесячные расходы на 1 sim-карту 1.

    Руководитель 1 3 не более 25 000 рублей включительно не более 2500 рублей включительно 2. Заместители руководителя 1 3 не более 25 000 рублей включительно не более 2000 рублей включительно 3.

    Помощник руководителя 1 3 не более 25 000 рублей включительно не более 1000 рублей включительно Приложение № 4 к приказу Росфинмониторинга от «18» мая 2015 г.

    Как рассчитать нормы расходов канцтоваров на одного сотрудника

    № 146 Нормы положенности по количеству копировальных и печатающих устройств № п/п Наименование устройства Ед. изм. Норма Срок эксплуа-тации в годах Примечание 1. Принтер или многофункциональное устройство Тип 1 шт. 1 5 1 на 50 работников расчетной численности МРУ Росфинмониторинга 2.

    О расчетах расхода моющих средств для мытья посуды, дезинфицирующих средств, мыла, стирального порошка

    Расход канцтоваров в офис — нормы и как посчитать

    Ни один офис не обходится без канцелярских принадлежностей. Ручки, карандаши, бумага для принтера, степлеры, файлы, папки — все это разлетается по отделам за секунды. Чтобы никто из сотрудников не остался без нужных принадлежностей, необходимо знать, как избежать «канцтоварной нужды».

    Давайте посмотрим, как можно рассчитать расход канцтоваров и оптимизировать закупку, чтоб все сотрудники остались довольны.

    Норма расхода канцтоваров

    Норма потребления канцтоваров зависит в первую очередь от специфики деятельности компании. Некоторые организации практически не нуждаются в канцелярии, другие — тратят значительные суммы на канцелярские принадлежности.

    Обычно ответственным за наличие нужных канцтоваров в офисе назначается секретарь или офис-менеджер. Если компания небольшая, человек 20, то заказ канцтоваров не такое уж и хлопотное дело. Но вот если у вас несколько десятков человек, много отделов и всем требуется разное, тогда заказ канцтоваров и контроль за их наличием может превратиться в головную боль.

    На законодательном уровне нормы расхода канцелярских принадлежностей не установлены. Как правило, каждая компания регламентирует расход канцелярии по своему усмотрению.

    При этом многие руководители фирм упускают из виду контроль контроля за расходом канцелярских принадлежностей. А зря.

    Установленные нормы расхода канцтоваров помогут не только избежать нехватки принадлежностей сотрудникам, но и существенно сэкономить бюджет компании. На первый взгляд, расходы на канцтовары небольшие.

    по сравнению с другими статьями расхода компании. Но если посчитать траты на канцелярию за квартал или год, вы удивитесь, насколько эта сумма превышает ваши ожидания.

    Если у вас постоянная нехватка ручек, карандашей, степлеры каждый раз куда пропадают, а бумага для принтера исчезает тоннами, стоит подумать, чтобы внести некоторые изменения в привычный распорядок заказа канцелярских принадлежностей.

    Регламентирование канцелярских принадлежностей помогает структурировать и оптимизировать закупки канцтоваров, сократить бюджет и дисциплинировать сотрудников.

    Прежде чем считать нормы расхода канцтоваров, нужно определиться с типами принадлежностей. Канцелярские принадлежности для офиса можно разделить на две группы по сроку использования:

    • Канцтовары долговременного использования (степлеры, дыроколы, штемпельная продукция, ножницы и пр).
    • Кратковременного (ручки, бумага для принтера, маркеры и пр). Именно канцелярия кратковременного использования чаще всего теряется в офисах, быстрее заканчивается и сотрудники испытывают постоянную нехватку.

    Как определить норму

    Определить нормы расхода канцтоваров не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Обычно при расчете норм пугает, что невозможно подсчитать и определить норму для канцелярских товаров кратковременного использования. Подсчитать можно все. Главное, подойти с умом к этому.

    Есть два способа определения нормы:

    • Бенчмаркинг — отличный способ усовершенствовать бизнес-процессы. Суть в том, что вы берете как пример компанию, максимальную близкую к вам по условия. Вы смотрите на количество сотрудников, отделов, выбираете схожую отрасль деятельности и прочее, и принимаете их нормы на канцтовары. Например, вы общаетесь с девушкой секретарем из другой фирмы. Расспросите ее, как она справляется с закупкой канцтоваров, есть ли у них нормы. Что-то вы можете перенять для своей компании, что-то изменить.Тестируйте заимствованные нормы и доводите до совершенства уже в своей компании.
    • Собственные расчеты — разумнее всего использовать этот метод. Вы формируете нормы, используя собственные силы, измеряя и рассчитывая количество канцтоваров необходимых вашему офису. Потребуется время, чтобы определить опытным путем норму. Один-два месяца вы наблюдаете и анализируете сколько канцтоваров заказали, сколько потратили, чего не хватило и т.д. После вы поймете, какие нормы расходы канцтоваров можно установить для вашего офиса, чтобы сотрудники не нуждались ни в каких вещах.

    На наш взгляд, лучше использовать собственные расчеты для установления норм расхода канцтоваров.

    Во-первых, так вы увидите на что и куда тратят сотрудники канцтовары. Например, если у вас в компании 50 человек, а ручек вы заказываете по 20 упаковок в месяц, стоит подумать, рационально ли используются ручки?

    Во-вторых, вы сможете сделать запас самых востребованных канцтоваров. Например, специфика деятельности компании может предполагать повышенный спрос на какие-либо канцелярские принадлежности в зависимости от сезона. Вы сможете заранее подготовиться и заказать заранее канцелярию. Тогда в «горячий сезон» никто из сотрудников не останется без принадлежностей.

    Как рассчитать расход канцтоваров в офис

    Учет канцтоваров можно вести по отделам или по сотрудникам. Если компания небольшая, то можно уточнять у каждого сотрудника, какие канцелярские принадлежности ему необходимы. В средних и крупных компаниях лучше собирать заявки на канцелярию по отделам. Это поможет упростить процесс закупки канцтоваров и даст возможность контролировать работу сотрудников.

    Для начала вы можете составить перечень канцтоваров длительного использования и расходных материалов (картриджей для принтера и пр.). Их запасы нужно пополнять раз в месяц или реже. Затем можно составить список канцелярских принадлежностей кратковременного использования.

    В среднем одному сотруднику необходимы такие вещи:

    • Ручка, карандаш, линейка, ножницы — 1 шт
    • Степлер, скобы к нему, антистеплер — 1 шт
    • Лотки для бумаг — 1-3 шт
    • Папки, файлы, архивные папки — в зависимости от объема документов
    • Блокнот или ежедневник — 1 шт
    • Блок для записей — 1-2 шт
    • Маркеры и текстовыделители — 1 уп.

    Это минимум канцтоваров, необходимых каждому сотруднику в офисе.

    Когда вы составили список канцелярских принадлежностей, можно приступать к анализу.

    • Следите за расходом канцтоваров. Через два-три месяца у вас уже будут достаточно верные данные, чтобы понять какое количество канцтоваров вам необходимо закупать.
    • Заведите табличку в excel, чтобы проще было вести учет канцтоваров.

    Вот например, можно сделать две связанные таблицы:

    Первая таблица дает нам общие сведения, сколько и каких канцтоваров было заказано и какое количество осталось на текущую дату. По второй таблице можно проанализировать расход канцтоваров по отделам. В будущем, на основе этих данных вы сможете сформировать нормы расходы канцтоваров для всего офиса.

    Пока статистики нет, можно собирать заявки по отделам, самостоятельно проверять целесообразность заказов и корректировать их в случае избытка.

    Например, сотрудник указывает в заявке несколько штук дорогих ручек. Обоснование такой покупки может быть деловая встреча с партнерами или выставка.

    Если никакого мероприятия в ближайшее время нет, а дорогие ручки личная прихоть сотрудника, то такая заявка отклоняется.

    Чтобы проверить обоснованность покупки какой-либо нестандартной вещи, которая выбивается из привычного списка канцелярии, обращайтесь к руководителю отдела. Можно попросить, чтобы руководство каждого отдела собирали заявки со своих сотрудников и отправляли вам.

    Здесь главное установить правила сбора заявок. Что стоит учитывать:

    • Периодичность. Обычно канцелярию заказывают раз в месяц или квартал. Но может быть и чаще. Все зависит от потребностей конкретной компании.
    • Сроки предоставления. Важно соблюдать дисциплину и проинформировать всех сотрудников, когда вы заказываете канцелярию и до какого принимаете заявки. При установке сроков учитывайте, что многие будут задерживать заявки. Так что берите два-три дня с запасом.
    • Форма подачи заявки. Сделайте единый шаблон подачи заявки на канцелярию. Вам будет проще все заявки воедино и риск что-то пропустить будет минимален.

    Важно донести до сотрудников информацию, что если вы в оговоренные сроки не получите заявку, они лишатся канцелярии.

    Вместо заключения

    Первое время, когда вы только начнете учет и формирование норм расхода канцелярских принадлежностей, могут возникать сбои. Это нормально. Внимательно следите, анализируйте и корректируйте заказы.

    Не забывайте всегда создавать «неприкосновенный запас» на случай авралов и экстренных ситуаций в рабочем процессе.

    Когда вы оптимизируете расходы на канцтовары, систематизируете закупку, не переставайте раз в квартал анализировать расходы и корректировать их.

    В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года N 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст.4109; 2005, N 29, ст.3037, N 49, ст.5204; 2007, N 11, ст.1283; 2008, N 18, ст.

    2009, N 43, ст.4921, N 47, ст.5431; 2010, N 4, ст.368, N 19, ст.2300, N 20, ст.

    2435), в целях совершенствования системы снабжения канцелярскими принадлежностями, бумагой, расходными материалами структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России,
    приказываю:

    Утвердить:

    нормы снабжения канцелярскими принадлежностями структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (приложение N 1);

    нормы снабжения бумагой структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (приложение N 2);

    нормы снабжения расходными материалами структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (приложение N 3).

    2. Федеральному бюджетному учреждению «Центр государственного имущества и жилищно-бытового обеспечения Федеральной службы исполнения наказаний” (Банников В.П.

    ):

    обеспечение канцелярскими принадлежностями, бумагой и расходными материалами по утвержденным нормам снабжения производить в пределах выделяемых лимитов бюджетных обязательств;

    создать переходящий запас канцелярских принадлежностей, бумаги, расходных материалов по утвержденным настоящим приказом нормам снабжения в пределах 10% от их годовой потребности. Хранение организовать на складах ФБУ ЦГИЖБО ФСИН России.

    3. Начальникам структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, обеспечить рациональное использование канцелярских принадлежностей, бумаги, расходных материалов, принтерной, копировально-множительной техники.

    4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора ФСИН России полковника внутренней службы Криволапова Н.П.

    Директоргенерал-полковниквнутренней службы

    А.А.Реймер

    Приложение N 1. Нормы снабжения канцелярскими принадлежностями структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Приложение N 1к приказу ФСИН Россииот 15 октября 2010 года N 438

    N п/п

    Наименование

    Ед. измерения

    Потребность на 1 чел. в год

    Примечание

    Блок-кубик в стакане 9x9x9 см белый блок

    шт.

    Выделитель текста (маркеры)

    4 шт./уп.

    Дырокол на 4 отверстия

    шт.

    На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России

    Еженедельник датированный А5

    шт.

    Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Закладки

    наб.

    Календарь перекидной

    шт.

    Начальникам структурных подразделений ФСИН России, начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Календарь перекидной

    шт.

    Клей-карандаш

    шт.

    Ластик

    шт.

    Карандаш простой с ластиком

    шт.

    Нить прошивная

    бобина

    На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России

    Папка-регистратор

    шт.

    На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России

    Папка «Дело” с завязками

    шт.

    На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России

    Ручка гелевая

    шт.

    Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Ручка шариковая

    шт.

    Скотч канцелярский 12×33 мм

    шт.

    Скотч упаковочный 50×60 мм

    шт.

    Скрепки 50 мм металлические 100 шт./уп.

    шт.

    Скрепки 28 мм 100 шт./уп.

    шт.

    Тетрадь А5 96 л. клетка

    шт.

    Чистящие салфетки для мониторов 100 шт./уп.

    уп.

    Штрих с разбавителем

    шт.

    На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России

    Файл-вкладыш с перфорацией А4 прозрачный

    шт.

    Скобы для степлера N 24

    уп.

    Скобы для степлера N10

    уп.

    Скоросшиватель картонный

    шт.

    Самоклеющийся куб

    шт.

    Флэш-память

    шт.

    *

    Лотки горизонтальные, вертикальные, универсальные

    шт.

    *

    Набор настольный до 7 предметов

    шт.

    Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Папка «На подпись”

    шт.

    Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Подкладка на стол

    шт.

    Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам и заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Степлер большой

    шт.

    *

    Степлер N 24

    шт.

    *

    Мини-степлер N 10

    шт.

    *

    Антистеплер

    шт.

    *

    Линейка

    шт.

    *

    Ножницы

    шт.

    *

    Нож

    шт.

    *

    Точилка

    шт.

    *

    Калькулятор

    шт.

    *

    Стакан для ручек

    шт.

    *

    Примечания:

    Канцелярские принадлежности, указанные в примечании со знаком «*” выдаются по индивидуальной заявке, подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

    2. Канцелярские принадлежности, не предусмотренные нормой снабжения, но необходимые для служебной деятельности, приобретаются дополнительно на основании обоснованной заявки (докладной записки), подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

    3. Канцелярские принадлежности выдаются раз в квартал.

    4. Заявка, поступившая после общей выдачи, обрабатывается и исполняется к следующей выдаче канцелярских принадлежностей.

    Приложение N 2. Нормы снабжения бумагой структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Приложение N 2к приказу ФСИН Россииот 15 октября 2010 года N 438

    N п/п

    Наименование

    Ед. измерения

    Потребность на 1 чел. в год

    Примечание

    Бумага А4 (80 г/м)

    пач.

    Бумага A3 (80 г/м)

    пач.

    По заявкам

    Примечания:

    При дополнительной потребности сверх установленной нормы бумага приобретается и отпускается по обоснованной заявке (докладной записке), подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

    2. Бумажная продукция выдается раз в квартал.

    3. Заявка, поступившая после общей выдачи, обрабатывается и исполняется к следующей выдаче бумажной продукции.

    Приложение N 3. Нормы снабжения расходными материалами структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

    Приложение N 3к приказу ФСИН Россииот 15 октября 2010 года N 438

    N п/п

    Наименование товара

    Ед. измерения

    Потребность на 1 ед. техники в год

    Примечание

    Картриджи для лазерных принтеров

    шт.

    Картриджи для цветных (струйных) принтеров

    компл.

    Картриджи для копировальных аппаратов

    шт.

    Термобумага для факсимильных аппаратов

    рулон

    Примечания:

    При дополнительной сверх установленной нормы картриджи приобретаются и отпускаются по обоснованной заявке (докладной записке), подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

    2. Картриджи выдаются раз в квартал.

    3. Заявка, поступившая после общей выдачи, обрабатывается и исполняется к следующей выдаче картриджей.

    Электронный текст документаподготовлен ЗАО «Кодекс” и сверен по:

    рассылка

    Вопрос аудитору

    ТМЦ (канцтовары) числятся за главным специалистом отдела хозяйственного обеспечения. При выдаче канцтоваров ответственное лицо (ОЛ) оформляет ведомость выдачи. Является ли эта ведомость первичным документом для списания либо ОЛ должно вместе с ведомостью оформить акт выдачи?

    В каком порядке списывать канцтовары после вступления в силу «СГС Запасы»? При выдаче ТМЦ начальнику какого-либо отдела вначале оформить внутреннее перемещение с ОЛ на начальника отдела и уже с него списать канцтовары? Либо можно списать канцтовары сразу с ОЛ без внутреннего перемещения?

    Следует ли в первый рабочий день года проводить инвентаризацию ТМЦ для выявления канцтоваров, выданных в прошлом году и не использованных на начало текущего года?

    С 01.01.2020 учреждения бюджетной сферы при списании материальных запасов руководствуются федеральным стандартом, утв. приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н (далее — СГС «Запасы»).

    Одним из случаев выбытия запасов в п. 34 СГС «Запасы» названо их потребление (использование) в деятельности учреждения (в т.ч. при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции). Это положение стандарта не означает, что канцелярские принадлежности (бумагу, ручки, карандаши и др.) можно списать со счета 105 00, только когда они выйдут из строя или будут фактически использованы, а до этого момента нужно оформлять операцию как внутреннее перемещение между ОЛ и сотрудником.

    Учреждение вправе выбрать, когда оно будет списывать материалы — сразу при выдаче в подразделение или по факту их действительного расхода, иными словами, в какой момент оно передает все существенные операционные риски и выгоды, связанные с распоряжением объектом (подп. «а», «б» п. 35 СГС «Запасы»). Поскольку потребление каждого предмета канцелярских принадлежностей отслеживать трудоемко, моментом их использования, как правило, считается выдача сотруднику или в подразделение.

    Учреждения формируют первичные документы в соответствии с методическими указаниями, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Методические указания).

    Основанием для выбытия материальных запасов со счетов бухгалтерского учета является акт (ф. 0504230), оформленный комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденный руководителем учреждения. В качестве основания для отражения в учете выбытия материальных запасов также может быть использована ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

    Действующие нормативные правовые акты не содержат обязанности при списании материальных запасов оформлять обе формы документов одновременно. Соответственно, учреждение может оформить одну из указанных форм первичных документов. Целесообразно разграничить сферу применения акта (ф. 0504230) и ведомости (ф. 0504210) и закрепить это в рамках учетной политики.

    Если материальные ценности списываются в момент использования, может применяться ведомость (ф. 0504210). Если после выдачи в использование материальные ценности продолжают числиться на балансе, их выбытие впоследствии может оформляться актом (ф. 0504230).

    Поскольку акт (ф. 0504230) оформляется комиссией учреждения, полагаем, для списания канцтоваров целесообразно использовать ведомость (ф. 0504210). Сбор комиссии в данном случае, на наш взгляд, является трудозатратным и неэффективным. Выдача канцтоваров начальнику какого-либо структурного подразделения может быть оформлена ведомостью (ф. 0504210). На основании этого документа канцтовары списываются с балансового учета. Детальный порядок следует определить самостоятельно и закрепить в учетной политике.

    Таким образом, на основании ведомости (ф. 0504210) подтверждается факт перемещения канцтоваров внутри учреждения и списывается их стоимость.

    Случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены в п. 81 СГС «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н. Проведение инвентаризации в целях выявления запасов, выданных в прошлом году и не использованных на начало текущего года, в этом перечне не поименовано. Указание на необходимость проведения такой инвентаризации не содержится и в иных законодательных актах в области бухгалтерского (бюджетного) учета. Следовательно, необходимость проведения инвентаризации материальных запасов в первый рабочий день года устанавливается учреждением самостоятельно.

    Записи созданы 8837

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Похожие записи

    Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

    Вернуться наверх