Обмен документацией

СТРУКТУРА ТЕСТА

(проведение аттестации педагогических работников, с целью определения соответствия занимаемой должности)

Тест состоит из четырех блоков вопросов, позволяющих выявить уровень компетентности педагога по четырем ее составляющим:

1. профессиональная компетентность (качество действий работника, обеспечивающих эффективное решение профессионально-педагогических проблем и типичных профессиональных задач, возникающих в реальных ситуациях педагогической деятельности, с использованием жизненного опыта, имеющейся квалификации, общепризнанных ценностей; владение современными образовательными технологиями, технологиями педагогической диагностики (опросов, индивидуальных и групповых интервью), психолого-педагогической коррекции, снятия стрессов и т.п., методическими приемами, педагогическими средствами и их постоянное совершенствование; использование методических идей, новой литературы и иных источников информации в области компетенции и методик преподавания для построения современных занятий с обучающимися (воспитанниками, детьми), осуществление оценочно-ценностной рефлексии)

2. коммуникативная компетентность (качество действий работника, обеспечивающих эффективное конструирование прямой и обратной связи с другим человеком; установление контакта с обучающимися (воспитанниками, детьми) разного возраста, родителями (лицами их замещающими), коллегами по работе; умение вырабатывать стратегию, тактику и технику взаимодействий с людьми, организовывать их совместную деятельность для достижения определенных социально значимых целей; умение убеждать, аргументировать свою позицию; владение ораторским искусством, грамотностью устной и письменной речи, публичным представлением результатов своей работы, отбором адекватных форм и методов презентации)

3. информационная компетентность (качество действий работника, обеспечивающих эффективный поиск, структурирование информации, её адаптацию к особенностям педагогического процесса и дидактическим требованиям, формулировку учебной проблемы различными информационно-коммуникативными способами, квалифицированную работу с различными информационными ресурсами, профессиональными инструментами, готовыми программно-методическими комплексами, позволяющими проектировать решение педагогических проблем и практических задач, использование автоматизированных рабочих мест учителя в образовательном процессе; регулярная самостоятельная познавательная деятельность, готовность к ведению дистанционной образовательной деятельности, использование компьютерных и мультимедийных технологий, цифровых образовательных ресурсов в образовательном процессе, ведение школьной документации на электронных носителях)

4. правовая компетентность (качество действий работника, обеспечивающих эффективное использование в профессиональной деятельности законодательных и иных нормативных правовых документов органов власти для решения соответствующих профессиональных задач).

Общее количество вопросов в тесте — 60. Количество вопросов в различных блоках теста:

«Профессиональная компетентность» — 30 вопросов

«Коммуникативная компетентность» – 10 вопросов

«Информационная компетентность» — 10 вопросов

«Правовая компетентность» — 10 вопросов

Блок теста «Профессиональная компетентность» включает инвариантную часть для всех категорий педагогических работников – общие вопросы педагогики и психологии (5 вопросов); вопросы методики преподавания предмета, либо специальные методики (5 вопросов).

Тест выполнен успешно, если даны правильные ответы не менее, чем на 45 вопросов (75%).

Проект теста для аттестации педагогов на соответствие занимаемой должности «учитель русского языка и литературы»

Перечень вопросов в блок

«Профессиональная компетентность»

Педагогика и психология

1. Что включают в себя требования к результатам общего образования, структурированные по его ключевым задачам, согласно концепции федеральных государственных образовательных стандартов общего образования?

1) предметные, метапредметные и личностные результаты

2) личностные, регулятивные, познавательные и коммуникативные результаты

3) знания, умения, навыки, опыт решения проблем, опыт творческой деятельности

2. Что означает понятие «универсальные учебные действия»?

1) обобщенные способы действий, открывающие широкую ориентацию учащихся в различных предметных областях

2) индивидуальные особенности личности, являющиеся субъективными условиями успешного осуществления определенного рода деятельности

3) система устойчиво характеризующих человека побуждений

3. В каком возрасте согласно возрастной периодизации психического развития Д. Б. Эльконина познание системы отношений в разных ситуациях является ведущей деятельностью?

1) в среднем школьном возрасте (11-15 лет)

2) в младшем школьном возрасте (7-11 лет)

3) в старшем школьном возрасте (15-17 лет)

4. Какие условия являются необходимыми для успешной учебной деятельности правополушарных учащихся?

1) связь информации с реальностью, практикой, преимущественно творческие задания, использование контекста

2) неоднократное повторение учебного материала, тишина на уроке, абстрактный линейный стиль изложения информации

3) детальное изложение материала, преобладание гештальта (образов), технологизация процесса обучения

5. Что подразумевает гендерный подход в обучении?

1) учёт физиологических, интеллектуальных, нравственных, эмоциональных, поведенческих различий между мальчиками и девочками

2) реализацию обучения, направленного на раскрытие специфических закономерностей освоения знаний и умений взрослым субъектом учебной деятельности, а также особенности руководства этой деятельностью со стороны профессионального педагога

3) ориентацию на жизненный успех, достижения в развитии каждого ученика и учителя, на развитие творческого потенциала и продление периода творческой деятельности человека, его социальную адаптацию в сложных условиях бытия

Русский язык

Дидактические основы и методика преподавания предмета

Среди предложенных ответов укажите верный.

6. Уровни владения содержанием предмета:

1) дополнительный 2) базовый 3) повышенный

7. К дидактическим принципам обучения не относится:

1) эмоциональность

2)доступность

3) научность

8. К видам речевой деятельности не относится:

1) списывание 2) слушание 3) письмо

9. Какой способ не является средством создания проблемной ситуации на уроке?

1) диктант

2)эвристическая беседа

3)лабораторная работа

10. Какой прием обучения не соотносится с исследовательским методом?

1) воспроизведение двух подобных правил

2)сравнение подобных явлений

3)выявление противоречий на основе сравнения подобных явлений

Государственная итоговая аттестация

  1. Какой элемент не входит в структуру контрольно-измерительных материалов ЕГЭ по русскому языку?

  1. цели изучения русского языка

  2. кодификатор элементов содержания по предмету для составления контрольных измерительных материалов единого государственного экзамена;

  3. спецификация экзаменационной работы для выпускников 11 класса средней (полной) общеобразовательной школы;

  1. Выберите признак, не учитываемый при отборе содержания контрольно-измерительных материалов (КИМ) по русскому языку. Укажите его номер.

1) доступность выполнения для всех учащихся

2) объективность проверки

3) пропорциональная представленность в работе всех разделов школьного курса

  1. Что проверяет задание открытого типа в ГИА по русскому языку (9 класс)?

1) умение создавать собственное высказывание на основе прочитанного текста

2) умение анализировать текст

3) умение использовать внеязыковые средства общения

  1. Целью проведения ГИА по русскому языку не является

  1. оценка сформированности общих учебных умений и навыков

  2. отбор учащихся для обучения в профильных классах

  3. осуществление преемственности с ЕГЭ

Знание основ преподаваемого предмета

15. В каких вариантах представлен предмет «русский язык» в федеральном компоненте государственного образовательного стандарта основного общего образования? Укажите правильный ответ.

1) для ОУ с обучением на русском языке и для ОУ с обучением на родном (нерусском) языке

2) для базового и профильного уровней

3) для базового и углубленного уровней

16. Какой элемент содержания языкового образования обеспечивает формирование культуроведческой компетенции?

1) русский речевой этикет

2) русский язык как средство межнационального общения

3) основные выразительные средства языка

17. Какой элемент содержания языкового образования не входит в лингвистическую компетенцию?

1) основные нормы русского литературного языка

2) формирование способности к анализу языковых явлений и фактов

3) общие сведения об ученых-русистах

18. В процессе формирования какой компетенции школьники овладевают понятиями «основные единицы и уровни языка»?

1) языковой 2) лингвистической 3) культуроведческой

19. Установите соответствия. Укажите правильный вариант.

Уровень языка

Единица языка

Фонетический

Текст

Морфологический

Слово

Лексический

Морфема

Синтаксический

Фонема

1) 1 – 4, 2 – 3, 3 – 2, 4 – 1

2)1- 4, 2- 2, 3 – 2, 4 – 1

3) 2 -2, 1 – 4, 3 – 2, 4 – 1

  1. Укажите термин, обозначающий вид орфографических упражнений, целью которых является формирование орфографической зоркости, памяти и внимания

1) зрительный диктант

2) заучивание наизусть

3) списывание

  1. Укажите термин, обозначающий часть большой темы, деталь общей картины, компонент текста.

1) микротема

2) заголовок

3) ключевые слова

  1. Какой материал не может использоваться для аргументации собственного мнения в сочинении учащегося?

  1. изложение личностной позиции

  2. аналогия

  3. цитата

  1. Укажите термин, обозначающий выражение, содержащее однозначные и тем самым излишние слова

1) плеоназм 2) тавтология 3) слова-паразиты

24. Укажите предложение, в котором слово «где» является частицей.

  1. Где ему в таких вещах разбираться!

  2. Где вы работаете?

  3. Вот где я был.

25. В какой строке все существительные относятся к мужскому роду?

  1. маэстро, домище, шампунь, тюль

  2. торнадо, мозоль, пенальти, сулугуни

  3. Тбилиси, Дели, Марокко, Гоа

  4. буржуа, авеню, колибри, салями

    1. Укажите слово, которое не относится к вводным.

1) между тем 2) тем не менее 3) впрочем 4) на мой взгляд

27. В каком варианте содержатся выражения, которые нельзя считать грамматическими синонимами?

  1. совет друга – дружеский совет

  2. народные пословицы – пословицы народа

  3. идти неохотно – идти с неохотой

    1. Укажите правильное определение понятия «оксюморон».

  1. стилистическая фигура – соединение двух противоречащих друг другу понятий

  2. описательный оборот

  3. пропуск элемента высказывания, который легко восстановить по контексту

    1. Укажите термин, которым называют специальную фигуру речи, при которой элементы речи в смежных частях текста расположены тождественно.

  1. синтаксический параллелизм

  2. антитеза

  3. повтор

    1. Какое изобразительно-выразительное средство языка использовано в данном предложении?

«В них гляделись святые дерев освящённые лики, а теперь только пни да ольхи развороченной пики»

1) инверсия

2) гипербола

3) перифраз

Перечень вопросов в блок

«Коммуникативная компетентность»

31. Целенаправленный процесс передачи информации, специфическая форма взаимодействия людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности называется

1) коммуникацией

б) коммуникативной компетентностью

в) неформальным общением

32. Коммуникационное взаимодействие между индивидами без использования слов (передача информации или влияние друг на друга через интонации, жесты, мимику, пантомимику), представленных в прямой или какой-либо знаковой форме, называется:

а) невербальным общением

б) интерактивным общением

в) вербальным общением

33. Определите по описанию стиль педагогической деятельности: «Стремление педагога минимально включаться в деятельность, использование практики невмешательства, снятие с себя ответственности за результаты обучения, незаинтересованность проблемами как школы, так и учащихся»

а) попустительский

б) демократический

в) авторитарный

34. Определите механизм межличностного взаимодействия по признаку «восприятие и оценка другого путем распространения на него характеристик какой-либо социальной группы»

а) стереотипизация

б) эмпатия

в) идентификация

35. В чем заключается регулятивная функция педагогического общения?

а) в выборе и применении форм, средств, методов, приемов контроля достижений и недоработок учащихся с целью корректировки их обучения и воспитания

б) в обеспечении реального психологического контакта с учащимися, процесса познания, взаимопонимания, обмена материальными и духовными ценностями, развития познавательной направленности личности;

в) в развитии организационных и организаторских качеств личности, коммуникативных, гностических, функциональных и других способностей и умений детей через активное участие в роли исполнителя или организатора различных видов деятельности.

36. Сопереживание, постижение эмоционального состояния, проникновение в переживания другого человека называется

а) эмпатией

б) рефлексией

в) проекцией

37. Обмен документацией, обмен электронными сообщениями, межличностное и межгрупповое общение представляют собой

а) формы коммуникации

б) средства коммуникации

в) свойства коммуникации

38. В каком возрасте интимно-личностное общение является ведущим?

а) в подростковом возрасте

б) в младшем школьном возрасте

в) в старшем школьном возрасте

39. Выберите строку, в которой ударение во всех словах падает на второй слог.

1) квартал, эксперт, корысть, намерение

2) банты, иксы, краны, торты

3) еретик, недуг, некролог, приданое

    1. В каком предложении отсутствуют речевые или грамматические ошибки?

  1. Те, кто опоздал, были вынуждены писать объяснительную записку.

  2. Мальчик быстро одел спортивную форму.

  3. Двое учительниц получили возможность пройти курсы повышения квалификации

Перечень вопросов в блок

«Информационная компетентность»

  1. Информационная технология – это

    1. процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, накопления, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления

    2. набор методов и средств, поддерживающих этапы реализации нововведения

    3. разработка процессов конструирования и производства различных машин и приборов

  1. Санитарно-гигиенические требования при работе с компьютером включают требования к

    1. установке компьютеров; учебному помещению; рабочему месту; режиму работы и образовательным программам

    2. качеству управления программой; доступности программы; удобству управления; соответствию программы возрастным особенностям детей

    3. развитию психических процессов (памяти, внимания, мышления, речи, воображения); развитию зрительно-моторной координации

  1. Особенностью электронной таблицы EXCEL является

    1. возможность автоматического перерасчета задаваемых по формулам данных при изменении исходных данных

    2. возможность обработки данных, структурированных в виде таблицы

    3. возможность обработки данных, представленных в строках

  1. Сколько слов будет найдено (выделено, указано) в процессе автоматического поиска в тексте: «Далеко за отмелью, в ельнике, раздалась птичья трель», если в качестве образца дать слово «ель»?

    1. три

    2. одно

    3. два

  1. Отличительной чертой Web-документа является

    1. наличие строго определенного формата представления документа

    2. наличие в нем гипертекстовых ссылок

    3. наличие в нем иллюстраций

  1. Задан адрес электронной почты в сети Internet: user_name@. Каково имя владельца электронного адреса?

  1. Выберите из нижеперечисленных оптимальный способ быстрого перехода к ранее посещенным Web-страницам со своего компьютера?

  1. создание закладки/сохранение адреса в папке «Избранное» во время просмотра страницы

  2. копирование адреса страницы в текстовый файл

  3. сохранение страницы на своем компьютере

  1. Электронный учебник — это

  1. учебник, в котором информация представлена в различной форме в виде анимации и содержание структурировано в соотвестви с модульным принципом

  2. компьютерный вариант традиционного учебника

  3. компьютерная презентация традиционного учебника в виде мультимедиа

  1. Что понимается под медиатекой?

    1. кабинет, который оборудован: мультимедийным проектором, экраном, компьютером, автоматизированным рабочим местом (АРМ) библиотекаря, электронными учебно-методическими комплексами

    2. библиотека, оборудованная мультимедийным оборудованием

    3. кабинет, в котором размещены электронные образовательные ресурсы по всем предметам школьной программы

  1. Профессиональные педагогические сообщества, реализованные на платформе «Сеть творческих учителей», «Открытый класс» и др., позволяют:

    1. организовать обмен педагогическим опытом, поставить педагога в позицию рецензента, обеспечить возможность консультирования

    2. публиковать свои методические разработки

    3. только использовать чужой профессиональный опыт

Перечень вопросов в блок

«Правовая компетентность»

Тесты для педагогических работников (правовая компетентность)

51. В соответствии с Законом «Об образовании» под образованием понимается

  1. целенаправленный процесс воспитания и обучения в интересах человека, общества, государства, сопровождающийся констатацией достижения гражданином (обучающимся) установленных государством образовательных уровней (образовательных цензов) (Преамбула закона «Об образовании»)

  2. совокупность преемственных общеобразовательных и профессиональных образовательных программ

  3. формирование общей культуры личности, адаптация личности к жизни в обществе, создание основы для осознанного выбора и освоения профессиональных образовательных программ

52. К педагогической деятельности не допускаются лица

  1. имеющие или имевшие судимость за преступления против жизни и здоровья, свободы (абз. 4. ст. 331 Трудовой кодекс)

  2. применившие ранее методы воспитания, связанные с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, воспитанника

  3. без профессионального педагогического образования

53. Рабочее время это –

  1. время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности (ст. 91 Трудового кодекса)

  2. время, в течение которого работник в соответствии с локальными актами образовательного учреждения должен находиться на рабочем месте

  3. время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка обязуется выполнить поставленную перед ним трудовую задачу, а также отчитаться по её выполнению

54. Основными составляющими федерального государственного образовательного стандарта является

  1. совокупность требований, обязательных при реализации основных образовательных программ начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования образовательными учреждениями, имеющими государственную аккредитацию

  2. федеральный компонент, региональный компонент, компонент образовательного учреждения

  3. требования к минимуму содержания образования, к максимальной учебной нагрузке обучающихся, к уровню подготовки выпускников

55. Право образовательного учреждения на выдачу своим выпускникам документа государственного образца о соответствующем уровне образования возникает с момента

  1. государственной аккредитации

  2. лицензирования

  3. регистрации

56. Какое образование граждане Российской Федерации имеют право получать на родном языке?

  1. основное общее

  2. среднее (полное) общее

  3. высшее профессиональное

57. В соответствии с Законом «Об образовании» Российской Федерации формой получения образования не является

  1. непрерывное образование

  2. семейное образование

  3. самообразование

58. Кто несёт ответственность за жизнь и здоровье обучающихся (воспитанников) во время образовательного процесса?

  1. образовательное учреждение

  2. родители (законные представители) обучающихся (воспитанников)

  3. образовательное учреждение и родители (законные представители) обучающихся (воспитанников)

59. Кто принимает решение о приеме в первый класс ребенка, не достигшего возраста 6,5 лет?

  1. учредитель образовательного учреждения

  2. директор образовательного учреждения

  3. родители (законные представители) ребенка

60. Имеют ли право родители (законные представители) обучающихся (воспитанников) принимать участие в управлении образовательным учреждением?

  1. да, имеют

  2. нет, не имеют, так как это исключительная компетенция образовательного учреждения

  3. имеют только в случае, если это предусмотрено локальными актами образовательного учреждения

Добрый день дорогие друзья! Информатизация не стоит на месте и вот в нашу жизнь плавно входит ЭДО. ЭДО — электронный документооборот. Сегодня я хочу Вам рассказать, как я подключился к системе ЭДО. Поделюсь своим опытом, может и Вам поможет.

Как я подключился к системе ЭДО

Начну по порядку. Мне нужно было получать документы одного из наших партнеров. Партнёром выступал один известный банк. Я запросил у него документы, он выслал мне их почтой России. И так продолжали мы слать друг другу письма в течение года. И вот в один прекрасный день, мой персональный менеджер сообщает мне, что писем на бумаге больше не будет! На вопрос: а что мне теперь делать? Как получать документы? Мне ответили: Теперь документы будут только через систему ЭДО!

На тот момент я и не знал что это и как. Пришлось разбираться. В итоге оказалось, что это просто нереально удобная и полезная штука, особенно для бухгалтера, у которого не один десяток коробов с бумажными архивами.

Что такое ЭДО и как им пользоваться

Теперь об ЭДО в трёх словах. Если сказать просто, то это обычная электронная почта, только все присланные и отправленные документы подписываются электронной подписью. Это удобно тем, что Вам больше не нужно бегать к директору за каждой его подписью, ставить везде печати, покупать конверты, бегать на почту и прочее. Тут всё просто, получили документ, подписали подписью за 2 секунды и отправили обратно. Мои знакомые бухгалтера, получают так счета на юр. лиц от провайдеров связи за интернет. А я, как дурак, бегал за бумажными счетами, чтобы оплатить интернет в конторе. В общем стоит только попробовать, потом уже не слезть, на столько все просто и удобно.

Как я выбрал оператора ЭДО

Теперь встал выбор, кто мне подключит эту систему ЭДО. Мой банк работал только с двумя операторами. Оба оператора очень известные. Звоню первому, объясняю ситуацию, что менеджер сказал, банк, документы и так далее. И тут началось! Подключение 10 000р, плюс выезд специалиста, плюс сложная интеграция с 1С и тоже за большие деньги, куча условий, документов и прочее. В общем я был в замешательстве, как все сложно!

Решил позвонить второму оператору. Позвонил и мне говорят, вот заходите на сайт, заходите по электронной подписи и готово. СТОП! А как же выезды специалистов, бешеные счета, работа программистов? Оказалось у данного оператора это все не нужно. Я подумал, что это какой-то обман и что настолько просто не бывает! Но решил проверить.

Как я подключился к системе ЭДО. Процесс подключения

Для подключения нужно было иметь электронную подпись. Сейчас она есть у любого бухгалтера, потому что иначе отчет в ФНС, ФСС и прочие наши любимые организации, просто так на бумаге не сдашь. Кстати данный оператор мне и подпись предложил выпустить, у них есть такая услуга, но подпись у меня была. Поэтому идем дальше.

Мальчик по телефону мило объяснил элементарную настройку браузера, которая заняла у меня 5 минут максимум. И вот я нажал на заветную кнопку «Зарегистрироваться в системе ЭДО». И начал ждать, что сейчас начнутся какие-нибудь скрытые условия, что сейчас я не смогу ни чего отправить и получить, что нужно будет установить какую-нибудь платную программу и так далее. Но дорогие друзья, ни чего такого не произошло! Как так? Неужели все честно? Оказалось, что да, все было так, как пообещали.

Условия пользования системой ЭДО

Теперь раскрою все карты. Подключился я к очень известной фирме СКБ Контур. Система ЭДО называется у них «Диадок». Регистрация в системе бесплатная, заполнять форм почти ни каких не нужно. Я полностью зарегистрировался минуты за три. Плюс, что очень меня порадовало, это то, что техподдержка реально помогает отвечать на любые мои глупые вопросы, без психов и ругательств, как это делают те же интернет провайдеры (наверное многим знакомо).

Цены на отправку по системе ЭДО

Теперь по ценам. Это вообще меня порадовало. Прием всех документов, то есть все входящие письма полностью бесплатные (сам в шоке, что такое бывает). Даже если Вам прислали документ на подпись, например какой-то договор или счёт, Вы его подписали и отправили, то это не считается за отправку документа! То есть, платить за подписанный документ Вы ни чего не будете!

За отправку документов Вами, платить нужно по 9 рублей за документ. Это даже дешевле, чем купить конверт на почте. А если Вы будете отправлять очень много документов, то цена за каждый документ будет становиться все меньше и меньше. Похоже, что они реально делают все для клиента.

Как оплачивать ЭДО

Я думал, что самой главной проблемой, станет оплата за использование системы ЭДО. Но и тут все для людей. Выставляются счета прямо в личном кабинете, ни каких проблем. Причем первые отправки бесплатные, типа пробник. Если за месяц, Вы отправили документов на сумму меньше 100р, то счет вообще Вам не будут выставлять. Выставят счет в следующем или через пол года, пока минимальная сумма за оправки не превысит 100р. А если Вы документы просто принимаете, то получается система вообще бесплатная.

Сейчас на сайте проходит акция, после того, как Вы подключитесь к системе «Диадок», Вы сможете отправлять любое количество документов в течение 2х месяцев бесплатно.

Более подробно прочитать о системе «Диадок», получить консультацию или тех. поддержку, Вы можете вот .

На этом всё! Теперь Вы знаете, как я подключился к системе ЭДО, надеюсь, Вам была полезна моя статья.

Первичная обработка документации и ее дальнейшее движение в организации зависят от нескольких факторов:

  • Кто автор документа;
  • Какова значимость вопроса, обозначенного в письме;
  • Какова система делопроизводства в учреждении.

Способы передачи документов

Документация может быть доставлена в организацию несколькими способами:

  • Обыкновенной почтой;
  • Курьерской службой;
  • Телеграфом;
  • Посредством факсимильной связи;
  • Электронной почтой и иными способами через компьютерную технику.

Вне зависимости от способа передачи, все документы должны быть учтены.

Порядок поступления документов и их первичная обработка

Все письма, поступившие в организацию, попадают к секретарю или в канцелярию, где они проходят экспедиционную обработку. Она включает в себя следующие действия:

  1. Проверку целостности упаковки, наличия заявленных вложений и непосредственно правильности доставки документации.
  2. Сортировку документов на те, которые должны регистрироваться и не должны, а также деление писем по подразделениям, куда они должны быть переданы.
  3. Внесение соответствующей отметки о поступлении документации.

Регистрацией документов называют фиксацию факта получения того или иного письма. При регистрации документу дается номер. Регистрация входящей документации может выполняться в электронном или обычном журнале. Регистрации не подлежат только информационные материалы, которые были присланы в организацию в целях ознакомления. К таковым относят каталоги продукции и прейскуранты, поздравительные открытки, газеты, журналы и иные периодические издания.

Исполнение документов

После первичной обработки документы необходимо отправить на исполнение. Здесь возможно 2 варианта:

  • Направление документа сразу его исполнителю.
  • Направление документа руководителю, который должен ознакомиться с ним и выдать свою резолюцию.

Резолюция обычно включает следующие данные:

  • Характер/порядок исполнения документа;
  • Лицо, назначенное исполнителем;
  • Конкретные сроки исполнения. Они бывают типовыми, то есть регламентируются нормативными актами. Или же руководитель может сам назначить срок исполнения документа. Тогда это будут индивидуальные сроки.

Резолюция руководителя может быть оформлена в качестве самостоятельного документа, то есть в виде поручения.

Документы с резолюцией через секретариат или канцелярию передаются ответственному за исполнение. Если это начальник одного из департаментов или отделов предприятия, он имеет право наложить уточняющую резолюцию, передав функцию исполнения данного документа сотруднику рангом ниже.

Во избежание утери документации, письма лучше передавать из отдела в отдел под роспись. Главным образом, это касается больших организаций со значительным документооборотом. Любые перемещения писем необходимо отражать в регистрационной форме. В случае необходимости срочного исполнения документа одновременно несколькими сотрудниками или подразделениями организации, его можно размножить в требуемом количестве и направлять исполнителям ксерокопии или же электронные/сканированные варианты.

Важен контроль исполнения. Это задача секретаря либо сотрудника канцелярии, которые должны:

  • Поставить на контроль документ, если ход его исполнения нужно отслеживать;
  • Непосредственно отслеживать ход исполнения документа;
  • Сформировать отчет об исполнении документации для руководства организации;
  • Снять с контроля исполненный документ.

Таким образом, обработка входящей документации должна проходить поэтапно:

  • Получение писем и иных документов, их распределение на мелкие документопотоки с различными стадиями рассмотрения, разной направленностью и пр.;
  • Регистрация;
  • Рассмотрение писем руководством компании или иными уполномоченными лицами;
  • Отправка на исполнение;
  • Контроль за исполнением;
  • Снятие с контроля и подшивка документов в архив/дело.

Какие документы не вскрываются

Вскрытию не подлежат следующие группы документов:

  1. Письма, адресованные общественным организациям.
  2. Письма и иные документы, имеющие подпись «Лично в руки …».
  • Упаковки, в которых содержится информация на машинных носителях.

Подобные документы сразу передаются по назначению.

В определенных случаях необходимо сохранять конверты от писем. К таким случаям относятся ситуации, когда:

  1. Дату отправления/получения письма можно узнать только по почтовым отметкам, имеющимся на конверте.
  2. Адрес отправителя указан только на конверте.

Если документы нельзя вскрывать, отметка об их поступлении в учреждение ставится непосредственно на упаковке. После этого они в обычном порядке поступают на сортировку.

Система документооборота и, в частности, технология обращения с входящей документацией имеет большое значение для эффективной работы предприятия в целом, поэтому должна быть четко проработана в любом учреждении, независимо от его сферы деятельности.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх