Обработка документов

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов .

Архивы организаций подразделяются на:

 передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

 не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела .

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения .

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности .

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации .

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов .

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

 стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

 обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела .

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

Литература:

В процессе ведения деятельности в каждой организации скапливаются документы, которые, впоследствии, требуют обработки для их систематизации и группировки в отдельные дела. Упорядочение дел постоянного хранения представляет собой процедуру, которая включает в себя комплекс работ по включению архивной документации в отдельные дела (единицы хранения), описанию дел и их последующему оформлению, согласно действующим на государственном уровне правилам и требованиям.

Требования к формированию дел:

  • документацию временного и постоянного хранения следует оформлять в отдельные дела;
  • каждое дело должно быть укомплектовано одним экземпляром документа-оригинала;
  • как правило, в каждое дело нужно включать документацию за один календарный (отчетный) год.

Для чего составляется опись

На все дела постоянного хранения, завершенные в делопроизводстве компании и прошедшие экспертизу ценности, в обязательном порядке составляются архивные описи. Данная процедура позволяет обеспечить грамотное и удобное комплектование архива компании. Архивная опись представляет собой отдельный архивный справочник, в котором содержатся систематизированные перечни дел архивного фонда компании. Благодаря составлению описей организация с легкостью может вести учет дел постоянного хранения и, при необходимости, оперативно раскрыть их содержание. Если компания имеет филиалы или структурные подразделения, то описи составляются каждой структурной единицей. Эти документы выступают базой для оформления сводной описи дел компании, по которой, впоследствии, компания сдает дела в архив на постоянное хранение.

Этапы формирования:

  • группировка документации по номенклатуре дел;
  • проведение экспертизы ценности отобранной документации;
  • проведение технических работ (систематизация документов с нумерацией каждого листа, подшивка и составление листа-заверителя);
  • составление и оформление описей дел;
  • оформление обложек дел.

Если один из этапов выполнен некачественно или вовсе не выполнен — компания может быть оштрафована. Во избежание неприятностей упорядочиванием дел постоянного хранения должны заниматься специалисты!

Обращайтесь к профессионалам

Компания «Архив Гарант» предлагает Вам качественное и оперативное проведение переплетных и архивных работ, что позволит упорядочить дела и обеспечить сохранность каждого документа Вашей компании. Безусловно, Вы можете самостоятельно выполнить данную работу. Только в данном случае нет никаких гарантий, что упорядочивание дел постоянного хранения было проведено должным образом. Составление архива документов компании целесообразнее поручить опытным специалистам, которые выполнят весь объем работ оперативно, качественно и конфиденциально.

Посмотреть все статьи

Документопотоки

Все документы организации делятся на три документопотока:

  • входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
  • исходящие (отправляемые) документы;
  • внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

  • прием и первичную обработку документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством;
  • передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

  • проверка правильности доставки документов;
  • проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
  • фиксация факта получения документов;
  • подготовка их к исполнению;
  • передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

  • составление чернового документа;
  • подготовку проекта документа;
  • его согласование (визирование);
  • удостоверение документа;
  • отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

  • проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
  • проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
  • проставление исходящего регистрационного индекса;
  • обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

  • сортировку;
  • вложение в конверты;
  • адресование;
  • сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

  • правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
  • наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
  • правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

  • проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
  • протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

  • фельдъегерской или курьерской связью;
  • секретарями;
  • с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов (архивирование, архивация) – мероприятия направленные на упорядочение, систематизацию документов организации.
Архивная обработка документов (обработка архива), выполняемая нашей компанией, включает в себя:

  • осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объёма работ;
  • экспертиза ценности документов (отбор дел по статьям и срокам хранения в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», оценка научно-практической, экономической целесообразности хранения документов);
  • архивные работы по обработке дел постоянного срока хранения (полистный просмотр документов, упорядочение документов, составление внутренней описи дела, составление описи дел постоянного срока хранения);
  • обработка дел по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки, составление описи дел по личному составу);
  • обработка дел временного срока хранения (составление описи дел временного срока хранения);
  • отбор дел с истёкшим сроком хранения (составление и оформление акта о выделение дел к уничтожению, вывоз и уничтожение документов, составление акта об уничтожении);
  • переплёт и оформление дел (по личному составу, бухгалтерских документов, дел постоянного срока хранения).

Все дела и документы должны храниться в архиве компании в течение определённого срока, который предусмотрен законодательством Российской Федерации. Например, для бухгалтерских документов он составляет пять и более лет. А документы отдела кадров должны храниться до прекращения деятельности предприятия.

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в такой области как архивное дело, использование современной материально-технической базы является гарантией того, что все работы будут произведены качественно и в срок. Архивная обработка документов, выполняется командой профессиональных архивистов.

Наименование видов работ и услуг

Единица измерения

Стоимость за ед. в руб.
с учетом НДС 20%

Научно-техническая обработка документации по личному составу и основной деятельности с длительными и постоянными сроками хранения в соответствии с федеральным архивным законодательством, с составлением архивной описи (с предварительной систематизацией по фондам или внутри фондов по годам, по датам и фамилии и структурным частям, с разброшюровкой дел и удалением скрепок, с полистным просмотром документов, с формированием дела из россыпи документов и переформированием дела, с выявлением крайних дат документов, с составлением и редактированием заголовка дела, с формированием титульных листов и обложки дела, с нумерацией листов, с составлением описи дел, печать описи дел, оформление обложки дел, с простановкой архивных шифров и штампов на обложке).

1 дело 250л включает весь комплекс архивных работ

450,00

Стоимость отдельных видов архивных работ по запросу

Оформление дел после научно-технической обработки (постановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя)

1
дело

30,00

Нумерация листов в деле

1
лист

0,50

Составление описи дел в соответствии с требованиями федерального архивного законодательства.

1
ед. учета

10,00
Составление упрощенной описи

1
ед. учета

10,00

Составление внутренней описи на документы

1
позиция

10,00
Оформление описи дел, актов, иных документов машинописным способом

1
лист А4

100,00

Упаковка/переупаковка единиц учета в короба

за короб

15,00

Сверка наличия содержимого короба по описи

1
ед. учета

10,00

Оформление корешка и лицевой обложки дела в соответствии с требованиями Заказчика

1
дело

20,00

Отбор и выделение документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

1
дело

30,00

Составление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными федеральными архивными требованиями.

1
позиция

10,00

Перемещение дел, архивных коробов, связок в процессе архивно-технических работ из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище

1 пачка
(10 дел)

10,00

Изъятие скрепок, степлерных скоб, файлов

1 блок
(до 4 см)

20,00

Набор архивных услуг

Согласно законодательству Российской Федерации, архивная работа должна производиться в строго установленном порядке. Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний. На деле ответственность за нее несут рядовые сотрудники архива. Для того чтобы государственная проверка не застала вас врасплох и не привела к жестким санкциям, советуем время от времени осуществлять профилактическую ревизию при помощи архивной фирмы.

  • Первый этап – проведение экспертизы ценности документов, в ходе которой производится оценка ценности и актуальности тех или иных документов. При этом необходимо присутствие сотрудника организации-заказчика.
  • Затем производят систематизацию и оформление дел. По каждому вопросу ведется формирование так называемых дел. К «делу» прикрепляется вся документация, имеющая отношение к данному вопросу.
  • После этого занимаются оформлением описей. Создаются специальные перечни всех дел, сопровождаемые необходимыми пометками, рассчитанными на быстрое нахождение и отбор в случае необходимости. Упрощение процедуры выдачи справок.
  • После проведения описей часть документации подготавливается к уничтожению либо передаче в государственные архивы.
  • Оставшуюся в архиве документацию сортируют по срокам хранения. Для этого анализируются все возможные ситуации, требующие обращения к данной документации. К примеру, если речь идет о спортивной школе, необходимо обеспечить доступ к информации о достижениях ее учеников на протяжение хотя бы 20 лет (время спортивной карьеры).

Руководитель компании несёт полную ответственность (в том числе и уголовную) за то, в каком состоянии находятся архивы и как проводятся архивные работы. Но стоит ли доверять эту работу своим сотрудникам, не имеющим опыта профессиональной архивной деятельности? Тем более что всегда можно воспользоваться услугами профессиональной компании, одним из основных родов деятельности которой является архивная обработка документов.

Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.

В первую очередь, архивные работы представляют собой упорядочение документов и подготовку их передачи во внеофисное хранилище.

Архивация документов представляет собой довольно сложный процесс, требует пристального внимания и наличия специальных знаний. Архивные работы должны выполняться сотрудниками, которые прошли специальное обучение в этой области.

Архивная обработка документов является основным предшествующим этапом перед сканированием и вводом документов. Профессиональные работники в кратчайшие сроки наведут порядок среди документов и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе и к внеофисному хранению.

Какие же преимущества получит компания, которая воспользуется услугами профессиональной организации?

В первую очередь, они гарантированно получат архив, в котором будет наведён идеальный порядок в делопроизводстве. Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации. Помимо этого, освободится свободное место в офисе, и будут надёжно сохранены важные документы.

Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации. Будут составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный поиск и упростить документооборот.

Архивная обработка документов позволяет обнаружить и избавиться от документов, чей срок хранения истёк, что значительно упрощает работу с оставшимися документами.

Архивация документов позволяет эффективно подготовиться к разного рода проверкам (аудиторским, налоговым и т. д.), а при утере данных своевременно принять меры к их восстановлению, что даст возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов.

И, наконец, обеспечивается особо пристальный учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава организации, что исключит возможность их потери в результате смены кадров, в том числе и среди руководящего персонала.

.. 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ..

ГЛАВА 8. ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизвод­стве — обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами за­вершается в начале нового календарного года. По истечении этого сро­ка дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требования­ми, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Ос­новных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы на­учной и практической ценности документов, оформление дел; составле­ние описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга­низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И наконец, определенная группа доку­ментов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребу­ются большие помещения, оборудование, штаты специальных работни­ков. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев».*

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 7.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, на­чинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государствен­ном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив уч­реждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под ру­ководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В круп­ных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экс­пертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или под­ведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в «Основных правилах работы ведом­ственных архивов». 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено «Примерное положение о центральной экс­пертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федера­ции».* На основе этого Примерного положения должно быть разработа­но положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцеля­рией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В неболь­ших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секре­тарь и бухгалтер.

* Примерное положение…» даётся в приложении к книге.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государствен­ной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обыч­но комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

— рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его струк­турных подразделений;

— организация ежегодного отбора документов на хранение и уничто­жение;

— рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, с. 25-26.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их ре­шения принимаются большинством голосов, заседания протоколируют­ся. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и ут­верждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

— основная документация, наиболее полно отражающая деятель­ность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основ­ных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, докла­ды, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

— оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерско­му учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хо­зяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов ус­танавливаются временные сроки хранения.

— документация по личному составу (приказы, личные карточки ра­бочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обра­щаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудо­вом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в уч­реждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональ­ных структурных подразделений, как производственные отделы и бух­галтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспектив­ные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:

— сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

— годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их исполь­зованию;

— сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

— протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

— аудиторские заключения;

— аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

— налоговые декларации;

— передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с при­ложениями и объяснительными записками к ним;

— документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости иму­щества и др.;

— паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры, нахо­дящихся под охраной государства;

— акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

— штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

— лицевые счета по учету основного фонда.*

* Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы (1995 г.), ст. 304.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделе­ния) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется толь­ко подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные по­метки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в пло­хом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они уста­навливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт про­дукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколь­ко видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос­комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи­заций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные ар­хивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того коммерческие организации могут воспользоваться вышед­шим в 1996 г. справочным пособием «Управленческие документы посто­янного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».*

* Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных това­риществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 1996.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документа­цию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабаты­ваются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие доку­ментацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, обра­зующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ве­домственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведе­нии экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В последние годы вышло два новых перечня: «Перечень докумен­тов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения» (1994 г.) и «Перечень докумен­тов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегатель­ного банка Российской Федерации и учреждений его системы» (1995 г.).

Кроме того, надо знать, что по инициативе Государственной налого­вой службы Российской Федерации Росархив в 1996 г. увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бух­галтерских документов, указанные в Перечне типовых документов…, по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение экономичес­ких санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и пере­числением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском учёте в ст. 17. В ней сказано: «Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соот­ветствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с ус­ловием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанав­ливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, де­сять лет, пятнадцать лет и т.д.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопро­изводством в 1993 г. исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использо­вать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заго­ловкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при форми­ровании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов вре­менного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но раз­личной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документа­ции, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодично­го и пятилетнего хранения — все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре груп­пы дел:

— постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

— длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

— временного хранения (до 10 лет);

— подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хране­ния.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организа­ции, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной служ­бы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении докумен­тов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдают­ся в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государ­ственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделе­нию к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляет­ся и их уничтожение проводится только после составления годовых раз­делов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. «Органи­зация обязана систематически описывать документы по личному соста­ву и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет…»*

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх