Обязательные реквизиты

Ежедневно организация выпускает сама и принимает десятки, а то и сотни первичных учетных документов. Но далеко не каждый документ может быть принят к учету, а тем более подтвердить расходы для снижения налогооблагаемой базы. В этой статье мы поговорим о том:

  • Какие реквизиты являются необходимыми и достаточными, чтобы документ стал значимым для бухгалтерского и налогового учета?
  • Какие формы являются обязательными к применению, а какие рекомендованными?
  • Чем удобен УПД?
  • Какие подписи в документе делают его законным?
  • Всегда ли печать на первичном документе — лишняя?­

Определение и реквизиты

Первичный учетный документ (ПУД) – документ, который достоверно и полно отражает факт хозяйственной жизни (ФХЖ) организации и придает ему юридическую силу.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Расходы будут признаны в целях налога на прибыль только при условии того, что они документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными будут считаться затраты, по которым документы составлены в соответствии с Законом N 402-ФЗ.

Состав и форма ПУД определяются и утверждаются руководителем в Учетной политике (УП) организации. PDF

Каждая форма ПУД должна содержать 7 обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ): PDF

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта – составителя документа;
  4. содержание факта хозяйственной жизни организации;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения ФХЖ;
  6. наименование должности лица (лиц), ответственных за совершение сделки (операции);
  7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 с указанием фамилии, инициалов, либо реквизитов, необходимых для идентификации ответственного лица.

В форму первичного учетного документа допускается включение дополнительных реквизитов.

Подписи

Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичного учетного документа PDF. На лиц, уполномоченных подписывать ПУД за руководителя или других ответственных лиц, оформляется доверенность от лица организации. PDF

Могут ли первичные документы подписывать лица, не являющиеся сотрудниками организации?

Иногда возникает необходимость в подписании первичных документов лицами «со стороны». Например, если организация находится на бухгалтерском обслуживании у стороннего юридического лица или ИП.

«Первичка» может быть подписана лицами, не являющимися работниками организации. Минфин в рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год отмечал, что в этом случае информация, содержащаяся в ПУД, должна позволять идентифицировать лицо, совершившее сделку, операцию и лицо, ответственное за ее оформление (Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Для того чтобы ПУД, подписанный уполномоченным лицом от имени ИП, мог использоваться в целях налогообложения, доверенность на подпись документов ИП должна быть заверена нотариально (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011).

Документ, подписанный факсимильной подписью, не является основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Печать

Печать на первичном документе не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

С 2015 г. отменено обязательное использование печати, если это прямо не предусмотрено Уставом. Изменения внесены в законы:

Если на бланке первичного документа, утвержденного организацией, предусмотрена печать, то организация обязана ее проставить при заполнении.

Обязательные и рекомендованные формы

Для некоторых видов операций обязательны к применению формы документов, установленные уполномоченными органами на основании нормативных актов. Например:

Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ ФНС РФ предложила форму первичного документа — универсальный передаточный документ (УПД) PDF. Документ соединил в себе два:

  • товарную накладную (акт оказанных услуг);
  • счет-фактуру.

С одной стороны УПД содержит все признаки первичного документа и может быть документальным подтверждением понесенных расходов по приобретению товаров (работ, услуг), с другой стороны он является основанием для предъявления НДС к вычету. Форма носит рекомендательный характер.

УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N ГД-4−3/3987@).

В рамках одного договора можно использовать одновременно товарную накладную (для передачи одной партии товара) и УПД (для передачи другой партии товара) и это не будет являться препятствием для учета затрат в целях налогообложения (Письмо ФНС РФ от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963).

Электронная форма документа

С 2013 года Закон N 402-ФЗ уравнял бумажную и электронную формы документа.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Какой подписью следует подписывать электронные первичные учетные документы?

Виды электронных подписей бухгалтерских документов должны быть установлены федеральными бухгалтерскими стандартами (пп. 4 п. 3 ст. 21 Федерального закона N 402-ФЗ). До принятия соответствующих федеральных стандартов бухгалтерский электронный документ можно подписать любой подписью, предусмотренной Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее- Закон N 63-ФЗ), считают в Минфине России (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, Письмо ФНС РФ от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Федеральным законом N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей (ЭП):

  • простая ЭП;

или

  • усиленная ЭП:
  • усиленная неквалифицированная ЭП;
  • усиленная квалифицированная ЭП.

Подписание усиленной квалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда документ должен составляться исключительно на бумажном носителе.

Подписание простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, если прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками.

Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи будет действителен между контрагентами при наличии юридически действительного соглашения. Соглашение должно содержать раздел о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Для подписи электронных счетов-фактур, а также отчетности в ИФНС необходимо использовать только усиленную квалифицированную подпись (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Необходимо ли распечатывать в конце года электронные документы

Документы, не подписанные ЭЦП

Работа с 1С позволяет не только вести учет, но и формировать бухгалтерские документы в электронном виде. Нужно ли их распечатывать в конце года?

Бухгалтеры часто думают, что если документ или регистр ведется в электронном виде, то его распечатывать не нужно, т. к. это предусмотрено бухгалтерским законодательством.

Документ или регистр принимает статус электронного документа, только если он подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ). К электронным документам нельзя отнести документы, созданные с помощью компьютера,которые ведутся в компьютерных программах, в том числе бухгалтерских, если они не подписываются ЭЦП.

Поэтому все регистры и документы, которые вы ведете в 1С, если они не подписываются ЭЦП, в конце года надо распечатать и подписать собственноручной подписью. Не забудьте распечатать следующие документы и регистры:

Документ Когда распечатать Нормативный акт, обязывающий ведение документа/регистра
Кассовая книга По итогам года пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
Регистры бухгалтерского учета В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008
Регистры налогового учета В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года ст. 313, 314 НК РФ
Книга покупок, книга продаж До 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Журнал учета счетов-фактур До 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Карточки учета по страховым взносам, регистры по НДФЛ В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года п. 1 ст. 230 НК РФ

Документы, подписанные ЭЦП

Окончание отчетного (налогового) периода не считается основанием для обязательной распечатки электронных документов, подписанных ЭЦП. Такие документы разрешается хранить в электронном виде и распечатывать исключительно по требованию или при необходимости (Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@, пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

  • если в силу договора вы обязаны представить контрагенту документы на бумаге;
  • по требованию госорганов и иных лиц, которым закон обязывает представлять бумажную первичку;
  • если применяемые форматы документа не позволяют технически передать документ в электронном виде (например, когда вы используете не унифицированные документы, а разработанные по своим форматам).

Если вы ведете документооборот в электронном виде с использованием ЭЦП, необходимо позаботиться о том, чтобы эта информация не пропала, например, в случае повреждения электронного носителя.

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Казалось бы, всё это есть в литературе. Зачем словами переписывать? В этой статье собрана и структурирована информация из разных источников. Однако не всегда и не у всех есть эта литература под рукой. А тут информация в открытом источнике и достаточно структурированная, изложенная простым языком. Тем самым делаем эти знания более понятными и доступными.

Будем рассматривать запись документа, чтобы не загромождать статью и не описывать все типы объектов (у них всё также, за небольшим исключением).

Итак, для чего нам вообще нужны эти обработчики?

Очень часто программисту требуется переопределить стандартное поведение системы во время записи документа, а именно: отменить запись, в случае каких-то условий; запросить дополнительную информацию у пользователя; дозаполнить реквизиты; что-то ещё записать в базу данных на основании этой записи; что-то изменить на форме после записи и т.д. и т.п. Каждый программист рано или поздно сталкивается с подобными задачами, потому знать назначение и последовательность запуска этих событий необходимо.

Последовательность запуска событий (в том порядке, в каком они перечислены) и небольшие подробности:

Во многих обработчиках есть параметр «Отказ». Там, где этот параметр присутствует означает, что в этом обработчике ещё можно отказаться от записи, присвоив параметру «Отказ» значение Истина, и тогда запись произведена не будет. И ещё, отдельно отмечу, что при программной записи события модуля формы не запускаются!

1) Модуль формы ПередЗаписью(Отказ, ПараметрыЗаписи)

Выполняется на клиенте!

Этот обработчик следует использовать, если необходимо организовать диалог с пользователем перед тем, как записать объект. Запросить дополнительную информацию, предупредить о чём-либо, дать возможность отказаться и т.п.

Второй параметр этого обработчика «ПараметрыЗаписи» имеет тип «Структура». У документов эти параметры заполняются системой предопределенными параметрами РежимЗаписи, РежимПроведения. Можно добавить свои!

Эти параметры передаются между событиями формы ПередЗаписьюНаСервере, ПриЗаписиНаСервере, ПослеЗаписиНаСервере, где их можно благополучно использовать. Например, можно спросить что-то у пользователя и ответ записать в этот параметр. И уже, например, в ПриЗаписиНаСервере использовать этот параметр для анализа и дальнейших действий.

2) Модуль формы ОбработкаПроверкиЗаполненияНаСервере(Отказ, ПроверяемыеРеквизиты)

3) Модуль объекта ОбработкаПроверкиЗаполнения (Отказ, ПроверяемыеРеквизиты)

Сначала вызывается событие формы ОбработкаПроверкиЗаполненияНаСервере На данном этапе есть доступ к данным формы.

После этого в памяти сервера создается прикладной объект, соответствующий типу основного реквизита формы, и его данные заполняются из данных формы.

Затем вызывается событие прикладного объекта ОбработкаПроверкиЗаполнения.

Эти два обработчика проверки заполнения реализуются через параметр «ПроверяемыеРеквизиты» типа Массив, содержащий реквизиты, которые надо проверять (т.е. которым установлено свойство проверки заполнения «Выдавать ошибку»). И если из этого массива убрать реквизит, то проверяться он не будет, если добавить, то будет выполняться проверка заполнения.

Эти два обработчика событий предназначены :

  1. Для включения в проверку заполнения тех реквизитов, у которых в свойствах «ПроверкаЗаполнения» указано «Не проверять». Для этого надо добавить этот реквизит в массив параметр «ПроверяемыеРеквизиты»
  2. Для того, чтобы исключить из автоматической проверки реквизиты, у которых установлено свойство проверки заполнения «Выдавать ошибку» в зависимости от каких-то условий. Для этого надо удалить этот реквизит из массива параметра «ПроверяемыеРеквизиты»

Имеется несколько особенностей, которые необходимо учитывать:

  1. Если у формы из которой записывается объект в свойствах не установлено «ПроверятьЗаполнениеАвтоматически», то тогда эти обработчики проверки заполнения не вызываются и проверки не происходят!
  2. Вызываются только при интерактивной записи! При программной записи не вызываются. Для проверки нужно использовать метод объекта ПроверитьЗаполнение(), который инициирует запуск этих событий.
  3. Для документов, имеющих возможность проведения, эти события проверки заполнения вызываются только при проведении!

Если данные формы не нужны, то используйте обработчик модуля объекта ОбработкаПроверкиЗаполнения

4) Модуль формы ПередЗаписьюНаСервере(Отказ, ТекущийОбъект, ПараметрыЗаписи)

В этом обработчике можно дозаполнять реквизиты объекта (через параметр ТекущийОбъект) или провести дополнительные проверки. Есть доступ к данным формы.

Важно понимать, что в предыдущем обработчике (в процессе проверки заполнения) произошло «разделение» формы на форму и прикладной объект (пока только в памяти сервера), данные которого будут записаны в базу данных.

В обработчике модуля формы ПередЗаписьюНаСервере появляется возможность доступа как к данным основного реквизита формы Объект, а также и к самому объекту, который будет записан через параметр обработчика ТекущийОбъект.

Параметр ТекущийОбъект имеет тип класса «объект» в зависимости от типа записываемого объекта (в случае записи документа ДокументОбъект). Т.е. экземпляр класса объект создан, и можно обратиться к его свойствам и методам, но в базу данных ещё не записан.

И тут внимание!!! ТекущийОбъект — объект, который реально будет записан в информационную базу и дозаполнять реквизиты нужно именно через параметр ТекущийОбъект.

Внесение изменений через реквизит формы объекта Объект не даст никакого результата, его можно только анализировать. В информационную базу эти данные записаны не будут. После завершения транзакции записи, данные из ТекущегоОбъекта запишутся в Объект. Таким образом, все изменения, внесенные в Объект, пропадут.

Также нужно понимать, что при программной записи объекта это событие вызываться не будет.

Поэтому если какие-либо алгоритмы должны выполняться при любом способе записи данных объекта, а не только при записи из формы, их следует размещать в обработчике события объекта (ПередЗаписью), а не в обработчике события формы.

Начало транзакции

5) Модуль объекта ПередЗаписью(Отказ)

В этом обработчике можно провести дополнительные проверки и отказаться от записи.

Для документов в параметры данного обработчика добавляются ещё два параметра: РежимЗаписи, РежимПроведения.

Запись

6) Модуль объекта ПриУстановкеНовогоНомера(СтандартнаяОбработка, Префикс)

Возникает в момент, когда выполняется установка номера нового документа, задачи или бизнес-процесса.

Или ПриУстановкеНовогоКода(СтандартнаяОбработка,Префикс)

Возникает в момент, когда выполняется установка нового кода элемента справочника, узла плана обмена или кода плана видов характеристик.

Эти событии вызываются для объектов у которых указано свойство «Автонумерация» и только для тех объектов, у которых пустой код на момент записи.

Если установить параметру СтандартнаяОбработка значение Ложь, то новый номер генерироваться не будет и можно программно задать код объекта в данном обработчике.

7) Модуль объекта ОбработкаУдаленияПроведения (Отказ)

Этот обработчик запускается только при отмене проведения документов с целью удаления движений из регистров. При этом неважно как отменяется проведение документа — программно или интерактивно.

8) Модуль объекта ПриЗаписи(Отказ)

Вызывается после записи объекта в базу данных, но до окончания транзакции записи.

Назначение этого обработчика — записать в базу данных дополнительную информацию, связанную с данными записываемого объекта.

Ссылка уже есть и можно записать в базу данных дополнительные данные на основании текущего объекта, используя эту ссылку.

Например, при записи создавать другой документ, содержащий реквизит ссылку на записываемый.

Поскольку это событие обрабатывается в транзакции записи основных данных, гарантируется синхронность изменения основных и дополнительных данных. Либо и те и другие будут записаны, либо и те и другие изменения будут отменены при отмене транзакции.

Можно ещё отказаться от записи.

9) Модуль объекта ОбработкаПроведения (Отказ, РежимПроведения)

Этот обработчик запускается только при проведении документов. При этом неважно как проводится документ — программно или интерактивно.

Основное назначение процедуры-обработчика данного события — генерация движений по документу. Именно в данном обработчике прописываются алгоритмы записей в регистры, т.е. программно формируются движения документа.

Параметр РежимПроведения определяет как будет проводиться документ: оперативно или неоперативно.

Если для данного вида документа в конфигурации установлено автоматическое удаление движений, то перед возникновением события все движения по документу будут удалены.

10) Модуль формы ПриЗаписиНаСервере(Отказ, ТекущийОбъект, ПараметрыЗаписи)

Вызывается после записи объекта в базу данных, но до окончания транзакции записи.. Есть последний шанс отказаться от записи.

Назначение этого обработчика – записать в базу данных дополнительную информацию, связанную с данными записываемого объекта.

Если данные для записи дополнительной информации находятся в самом объекте, то мы использовали обработчик модуля объекта ПриЗаписи(). А вот если данные находятся в форме, то как раз для таких случаев и предназначено это событие, потому как есть доступ к данным формы.

Этот обработчик ещё используется, если нужны данные параметра обработчика ПараметрыЗаписи, которые «приехали» в этом параметре из других обработчиков.

Через параметр ТекущийОбъект доступны данные, которые уже были записаны в информационную базу и имеет тип класса Объект (ДокументОбъект). Можно обратиться к его свойствам и методам, а также использовать для вызова экспортных методов объекта.

Работать следует именно через этот параметр, то есть не путать с основным реквизитом формы Объект, так как там данные, которые были до записи и его изменения бесполезны потому, что после этого обработчика данные из ТекущегоОбъекта запишутся в Объект.

Если это запись нового объекта, то ТекущийОбъект.Ссылка будет содержать уже конкретное значение ссылки на этот элемент в информационной базе. А вот Объект.Ссылка имеет пустое значение на этом этапе.

Итак, по поводу этого обработчика можно сделать следующие выводы:

  • Если нужно выполнять какие-то действия, связанные с записанным объектом, и при этом, например, нужна ссылка на этот объект, необходимо использовать ТекущийОбъект.Ссылка.
  • Основной реквизит формы Объект можно использовать только для сравнения того, что «было», с тем, что «записалось». Изменять его бессмысленно, т. к. он будет замещен данными из ТекущийОбъект.
  • Если нужно изменить записанные данные перед отправкой их на клиент, необходимо использовать ТекущийОбъект

Завершение транзакции

11) Модуль формы ПослеЗаписиНаСервере(ТекущийОбъект, ПараметрыЗаписи)

После завершения транзакции записи выполняется преобразование данных записанного объекта в данные формы. После этого вызывается данный обработчик. Это последний обработчик, в котором по отдельности доступны данные формы и объект, который был записан.

Этот обработчик используют, когда предполагаются действия над формой. Это те действия, которые должны быть выполнены только в том случае, когда объект 100 % записан (т.е. после транзакции). Например, вывод в форме некоторой дополнительной информации, связанной с данными объекта. Или выполнение каких-либо действий, которые должны быть выполнены только в том случае, когда объект гарантированно записан.

Однако здесь назначение ТекущийОбъект – прямо противоположное тому, что было до этого. В этом обработчике данные записанного объекта уже помещены в форму, т.е. уже загружены в основной реквизит формы Объект и потому ТекущийОбъект изменять бессмысленно: он будет уничтожен при выходе из обработчика.

Но ТекущийОбъект можно использовать, чтобы выполнить какие-то вспомогательные действия, обратившись к его свойствам и методам, а также через вызов экспортных методов объекта. Например, если на данном этапе нужны какие-то данные или методы объекта, нужно использовать ТекущийОбъект, а не пытаться получать их через основной реквизит формы Объект.

Доступны ПараметрыЗаписи, данные которых «приехали» в этом параметре из других обработчиков.

12) Модуль формы ПослеЗаписи(ПараметрыЗаписи)

Выполняется на клиенте!

Можно использовать для того, чтобы визуально что-то отобразить на форме или организовать диалог с пользователем, например выдать предупреждение.

Доступны ПараметрыЗаписи, данные которых «приехали» в этом параметре из других обработчиков.

_____________________________________________________________________________________________________________________________

Дополнение о подписках на события и их месте в этой последовательности вызова обработчиков.

Часто бывает так, что использовать подписку на событие эффективнее, потому что не затрагивает модули, находящиеся на поддержке и очередное обновление конфигурации проходит с куда меньшими затратами труда и времени.

Дополнение 1: подписка на события отрабатывает сразу же после того, как отработало само событие. При этом, перехватывать возможно только обработчики событий модуля объекта (не формы) и выполняются они тоже на сервере.

Обработчики событий объекта на которые можно сделать подписку на события:
— ПриУстановкеНовогоНомера / ПриУстановкеНовогоКода
— ПриКопировании
— ОбработкаЗаполнения
— ПередЗаписью
— ПриЗаписи
— ПередУдалением
— ОбработкаПроведения
— ОбработкаУдаленияПроведения
— ОбработкаПроверкиЗаполнения

Дополнение 2: подписки на события для одинаковых источников и действий выполняются в порядке размещения подписок в конфигураторе сверху вниз (т.е. в таком же порядке, как и в дереве метаданных).

Т.е., если для какого-то документа в конфигурации есть две подписки на событие ПриЗаписи, то в начале выполнится та, которая расположена выше.

Помнится, где-то в обсуждениях на ИС на эту тему предупреждали, что если в типовой конфигурации есть добавленные подписки на события, то после обновления обязательно нужно проверять порядок следования подписок и возвращать добавленные подписки на своё место. Так как, если в конфигурации есть типовая подписка на это же событие с этим же источником добавленные подписки могут встать выше типовых при обновлении и нарушится логика работы.

Дополнение 3: подписки с источником общего типа (ДокументОбъект, СправочникОбъект) выполняются позже, чем с источником конкретного типа, даже если он составной.

А что делать, если в типовой конфигурации есть подписка на Источник ДокументОбъект и нужно сделать подписку для документа определенного типа позже типовой подписки?

Как вариант указывать в своей подписке источник ДокументОбъект и ставить ее ниже по списку, а в самом обработчике проверять тип документа:
Если ТипЗнч(Источник) <> Тип(«ДокументОбъект.МойДокумент») Тогда
Возврат;
КонецЕсли;

Налоговые органы при проверке особое внимание уделяют оценке реальности осуществления хозяйственных операций. В случае не подтверждения реальности осуществления хозяйственных операций расходы по таким операциям исключаются из расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, а НДС по таким расходам не принимается к вычету.

Нами рассмотрено только три ситуации, на которые обращают внимание налоговые органы.

Оформление отношений с подрядчиками

При оформлении отношений с субподрядчиками следует обращать внимание на подготовку сметной документации, актов выполненных работ. При передаче части работ по договору субподряда такие работы следует исключать из собственного объема работ. Выявление дублирования работ будет свидетельствовать о нереальности осуществления затрат.

Например, в ходе выездной проверки налоговая инспекция установила, что документы, представленные в подтверждение совершения хозяйственных операций с некоторыми подрядчиками, содержат недостоверные сведения о лицах, их подписавших. Общество действовало недобросовестно, заключив сделки с юридическими лицами, не имеющими физических и материальных ресурсов для выполнения строительных работ.

В материалы дела представлены доказательства выполнения этих работ силами и средствами самого общества. Суд в совокупности оценил представленные в материалы дела доказательства, исследовал реальность сделок и сделал вывод о том, что налоговая инспекция доказала отсутствие у общества затрат по выполненным работам, установив, что документы, представленные обществом в подтверждение уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль и вычетов по НДС, составлены с нарушением установленных требований, реальность хозяйственных операций с подрядными организациями обществом не подтверждена, и, таким образом, не доказана обоснованность уменьшения налоговых обязанностей в соответствии с нормами глав 21 и 25 НК РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.07.2008г. № Ф08-3517/2008).

Очень часто в актах выполненных работ, справках о стоимости выполненных работ и затрат не заполняются обязательные реквизиты, не указывается, какие услуги и в каком объеме, какая именно работа выполнена субподрядчиком, что может привести к встречным проверкам. Чаще всего суды не признают такие расходы документально подтвержденными (ФАС Поволжского округа от 19.07.2007г. № А55-1914/2006, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2007 по делу N А21-7433/2005).

Встречаются различные документарно — хронологические несоответствия: акты выполненных работ, которые с учетом технологии строительства должны выполняться позже, подписаны с субподрядчиком ранее актов по работам, которые должны выполняться в первую очередь, или подписание договоров на субподрядные работы датой ранее подписания основного договора с заказчиком строительства. Несоблюдение хронологии при оформлении документов

может привести к доначислению налогов. Например, если договор субподряда заключен обществом с подрядчиком еще до заключения договора строительного подряда с заказчиком, в соответствии с которым общество обрело статус подрядчика (Постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 7 июня 2007 г. N Ф03-А73/07-2/1988). В этом случае суд признал недоказанность фактических взаимоотношений между обществом и подрядчиком и несоответствие спорных счетов-фактур требованиям п.5 ст.169 НК РФ.

Акты выполненных строительно-монтажных работ и товарные накладные, составленные не по унифицированным формам или с нарушениями в порядке заполнения, не могут быть приняты в качестве доказательств, подтверждающих принятие товаров (работ, услуг) на учет

См.
Извлечение из постановления
Федерального арбитражного суда
Восточно-Сибирского округа
от 14 июля 2008 г. N А19-15148/07-51-Ф02-3071/08

Документальное оформление покупки МПЗ

Приводим еще один пример из судебной практики, когда налоговая инспекция отказала в вычете НДС по приобретенным ценностям, сославшись на неподтверждение реального совершения операций по приобретению товара (Постановление ФАС Московского округа от 22.07.2008 № КА-А40/6596-08 по делу № А40-48758/07-140-317): из представленных обществом первичных бухгалтерских и иных документов не представлялось возможным достоверно установить факт наличия и движения товара, а также кто фактически осуществлял его разгрузку и погрузку, при этом товар отгружался сотнями тонн, а у общества в этот период отсутствовали соответствующие оборудование, механизмы и персонал, а также достаточное число иных работников, способных осуществить работы по разгрузке, погрузке, складированию такого объема продукции.

В связи с этим суды обеих инстанций пришли к выводу о том, что представленные документы не подтверждают реального совершения спорных хозяйственных операций и поэтому не могут являться документальным обоснованием правомерности расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, и применения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Для того чтобы избежать налоговых споров, в договоре на приобретение материальных ценностей рекомендуем определять следующее:

1)Конкретный товар, который является предметом договора поставки или конкретный способ согласования и утверждения спецификации товара.

2)Порядок приемки товара по количеству и качеству: кто, когда, в каком конкретном месте и по какой процедуре осуществляет приемку.

3)Условия доставки: кто, каким образом, за чей счет и в какие сроки осуществляет доставку товара со склада поставщика на склад покупателя, какие документы и кому предъявляются перевозчиком для подтверждения своих полномочий.

Обращаем внимание, что если доставка осуществляется самовывозом, то обязательно должны быть документы, подтверждающие это (командировочное удостоверения, путевые листы и т.п.).

4)Порядок и способ определения цены товара, скидок и т.д.

5)Условия и сроки платежа за поставленные товары.

6)Состав и конкретный порядок передачи технической документации на товар, инструкций, гарантийных талонов и т.д.

7)Порядок подписания договора. Если местом подписания договора указано место нахождения поставщика (например, покупатель — в Сибири, поставщик — в Москве), то должны быть первичные документы, подтверждающие факт присутствия уполномоченного представителя покупателя в месте подписания договора. Если договор в соответствии с ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ) заключается сторонами путем обмена документами, осуществляемого с использованием почтовой, телеграфной, телефонной, электронной и иной связи, это должно быть предусмотрено в самом договоре. При этом необходимо, чтобы избранный сторонами способ позволял бы установить, что документ исходит именно от лица, которое является стороной в договоре.

Из судебной практики следует, что признаками, позволяющими установить источник такого документа, признается, в частности, наличие строки в верхней части принятого документа, позволяющей идентифицировать наименование передающей стороны, дату и время передачи, номер телефона (факса) и номера страниц (см. Постановления ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. N КГ-А40/6516-02, от 11 января 2001 г. N КГ-А40/6268-00). При этом нужно иметь в виду, что риск, связанный с возможным отказом стороны от направленных от ее имени оферты или акцепта, несет тот, кто их принял и признал принадлежность подписи отправителю.

Вместе с тем, имеется и арбитражная практика в пользу налогоплательщиков, когда суды признавали право организаций на налоговый вычет при наличии первичных документов, составленных с нарушением, если эти нарушения не позволяли признать хозяйственную операцию нереальной.

О возможности налогового вычета НДС на основании первичных документов, имеющих погрешности в оформлении, при наличии иных первичных документов, подтверждающих реальность хозяйственной операции

См.
Высший арбитражный суд Российской Федерации
Определение
От 30 июня 2008 г. № 8289/08
Об отказе в передаче дела в президиум
Высшего арбитражного суда российской федерации

Консультационные услуги

Самыми спорными с точки зрения налогового учета являются расходы на консультационные услуги. При проверке юридических, консультационных и иных аналогичных услуг контролирующие органы обращают внимание:

— на реальность оказания данных услуг;

— на оформление подтверждающих оказание услуг документов;

— на экономическую обоснованность расходов.

Причем суды не всегда поддерживают налогоплательщика в таких спорах. Так, например, ФАС Восточно-Сибирского округа посчитал расходы организации на консультационные услуги документально не подтвержденными, поскольку акты сдачи-приемки услуг не содержали конкретной информации о проведенных консультациях, предоставленных рекомендациях и выполненных работах, носили обезличенный характер, отсутствовал расчет стоимости оказанных услуг (Постановление от 31.05.2006 N А19-39593/05-51-Ф02-2541/06-С1). Такую же позицию заняли ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 23.07.2008 N Ф08-4201/2008, ФАС Московского округа в Постановлении от 18.04.2008 N КА-А40/2976-08, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 15.05.2007 N А65-24256/06, ФАС Северо-Западного округа в Постановлениях от 14.09.2007 N А05-1642/2007, от 10.05.2007 N А56-12743/2006, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 03.05.2007 N А82-8885/2004-15. В данном споре налогоплательщик, кроме того, не обосновал необходимость и факт использования консультационных услуг в своей производственной деятельности.

В то же время в отдельных решениях суды указывают, что действующее законодательство не содержит требований о необходимости детальной расшифровки в актах приемки оказанных услуг конкретного их перечня и объема трудозатрат работников исполнителя (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2007 N А56-51990/2006, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.04.2006 N Ф04-2117/2006(21664-А27-3)).

Рекомендуем в договорах на консультационные услуги указывать:

1)Максимально подробно объем, предмет консультаций, желательно исключать дублирование функций (объемов работы) со штатными работниками.

2)В актах на оказанные услуги — в каком месте, кто, когда, в течение какого времени и по каким вопросам оказывал консультационные услуги. Если услуги оказывались в письменном виде, эти документы можно приложить к акту, если информация не является коммерческой тайной.

3)Данные конкретных исполнителей: со стороны консультанта и со стороны клиента.

4)Иногда в целях подтверждения факта оказания консультации оформляются протоколы встречи с консультантом. В протоколе указывается: повестка, круг обсуждаемых вопросов, по возможности — краткие тезисы его ответов.

Для того чтобы информация по консультациям правового, финансового характера была недоступна налоговым и иным контролирующим органам до наступления особых обстоятельств , организации рекомендуется разработать положение о коммерческой тайне в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Документы, носящие обезличенный характер и не содержащие конкретной информации о проведенных консультациях, данных рекомендациях и их объемно-количественном выражении могут свидетельствовать о недоказанности фактов совершения соответствующих хозяйственных операций

См.
Извлечение из постановления
Федерального арбитражного суда
Северо-Кавказского округа
от 23 июля 2008 г. N Ф08-4201/2008
Дело № А53-21193/2007-С6-46

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

  1. Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
  2. Название организации.
  3. Единицы измерения.
  4. Измерители — стоимостные, вещественные.
  5. Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
  6. Календарная дата его составления.
  7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
  8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

  • наименование регистра;
  • название организации;
  • период, за который вносятся данные, или время ведения;
  • вид группировки (систематическая, хронологическая);
  • стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
  • должности ответственных за ведение регистра;
  • подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

  1. Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.
  2. Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

  3. Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
  4. Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

  1. Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
  2. Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
  3. Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
  4. Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх