Оптимизация расходов

Александр Нинбург

Сооснователь «АТОЛ SIGMA» — производителя смарт-терминалов для малого бизнеса с аналитикой в облаке.

За последний год закрылось Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства 16 тысяч предприятий малого бизнеса. Предприниматели настроены пессимистично: покупательная способность россиян падает. Как показал опрос Четверть россиян сэкономили за счёт отказа от путешествий Ipsos Comcon, в конце прошлого года каждый пятый житель нашей страны стал экономить на походах в кафе и рестораны.

Что делать в этой ситуации владельцам магазинов, кофеен и салонов красоты? Оптимизировать затраты.

По результатам опроса «Опоры России», в 2019 году оптимизировать затраты планируют 7 из 10 владельцев малого бизнеса

Что значит сократить расходы

Прежде чем начать сокращать расходы, нужно чётко понять, что мы имеем под этим в виду.

Расходы — это не только денежные затраты. Это любые ресурсы, которые тратите вы и ваши сотрудники на решение рабочих задач (в первую очередь — время).

Сокращать в нашем случае значит не только уменьшать расходы. Ресурсы можно перенаправить — это тоже может помочь зарабатывать больше.

Прежде чем броситься в бой, составьте список ежемесячных расходов. Важно действовать именно в этом порядке:

  1. Составить список затрат.
  2. Внести данные по расходам за один месяц.
  3. Затем внести данные за как можно больший период, чтобы увидеть расходы в динамике.

Если проигнорировать этот порядок и начать вписывать все цифры сразу, можно попасть в когнитивную ловушку. Видя растущую сумму расходов, вы будете подсознательно стремиться уменьшить её и можете опустить какие-то статьи расходов. Главная же цель таблицы — увидеть всю картину целиком.

Первый этап — составляем список расходов в Excel Недостаточно знать показатели за один месяц. Часто расходы меняются в зависимости от сезона. Например, для ресторана закупка овощей зимой будет стоить на порядок дороже, чем летом. Если не учесть эту разницу и не поднять цены, вы рискуете понести убытки.

Когда таблица заполнена, сравните показатели между собой. Если они сильно отличаются друг от друга от месяца к месяцу или какие-то на несколько порядков больше других — это повод обратить на них внимание. Вероятно, именно по этим статьям сокращение расходов пойдёт вам на пользу.

Следующий шаг — сокращаем расходы. Есть четыре основные группы затрат: аренда, закупки, зарплаты и маркетинг. Как оптимизировать каждую из них?

Как сэкономить ресурсы

Аренда: поторговаться или переехать

В большинстве случаев расходы на площадку — самые значительные, особенно если вы платите за аренду. Тогда сократить расходы можно тремя способами:

  • попробовать договориться о снижении стоимости аренды с арендодателем;
  • сдать часть площади в субаренду — но нужно учитывать сложности, связанные с юридическим и бухгалтерским сопровождением процесса, и появление новых рисков (вы фактически сдаёте в аренду свой юридический адрес);
  • переехать в менее дорогое помещение.

Однако важно помнить, что именно расположение точки может являться вашим конкурентным преимуществом. Тогда переезд в менее дорогое помещение может выйти боком. Подумайте дважды, стоит ли экономить на аренде, если:

  • ваша торговая точка расположена рядом с метро;
  • кафе — рядом с бизнес-центром;
  • салон красоты — в новом жилом комплексе, где нет конкурентов;
  • точка мелкого бытового ремонта — в торговом комплексе на проходном месте.

Закупки: брать то, что пользуется спросом

Не ведите товароучёт «на коленке». Как показывает практика, память иногда подводит, а тетради с прошлогодними записями теряются. Сократить расходы на закупки можно несколькими способами:

  • Отказаться от закупки низкомаржинальных товаров, то есть тех, на которых вы зарабатываете мало.
  • Сократить ассортимент и сфокусироваться только на том, что продаётся лучше всего.
  • Прописать в договоре с поставщиком возможность возврата нереализованного товара. Нужно учитывать, что в таких случаях поставщики предъявляют требования к срокам годности. Например, нераспроданную в салонах красоты косметику можно вернуть не позднее чем за полгода до конца срока годности товара.
  • Распродать неликвидный товар, то есть тот, который не удалось продать быстро по рыночной цене, по акции. Заработать на этой распродаже не получится, но вы высвободите деньги и сможете использовать их для развития бизнеса.

Главное — знать, сколько денег заморожено в складе, и отслеживать неликвидный товар. Ваша задача сделать так, чтобы склад оборачивался как можно скорее, тогда у вас всегда будут деньги на закупки и операционные расходы.

Зарплаты: платить за результат

Не стесняйтесь платить хорошие зарплаты за достижение целей. Не всегда нужно сокращать или увольнять работников, чтобы снизить расходы.

Выясните, какие из сотрудников самые эффективные. Сравнивайте их успехи по трём параметрам: количество продаж, выручка, маржинальность товаров или услуг, которые они продают.

Понаблюдайте за лучшими или просто спросите, что их мотивирует и помогает добиваться таких результатов. Перенесите их пример на остальных сотрудников. Дополните систему мотивации новой схемой оплаты: например, пусть сотрудники получают процент от выручки или бонусы за продажу высокомаржинальных товаров.

Маркетинг: удерживать старых клиентов

Чтобы правильно распределить расходы на маркетинг, в идеале вы должны понимать:

  • сколько стоит привлечь нового клиента;
  • сколько новых клиентов пришло к вам за определённый период;
  • сколько клиентов возвращаются к вам снова;
  • средний чек в вашем кафе, салоне красоты или магазине;
  • сколько всего денег потратил клиент.

Можно и навскидку сказать, возвращаются ли к вам клиенты. Но если вы не знаете ответы на вопросы выше, то не сможете посчитать прибыль с клиента в деньгах.

Оцените стоимость новых и старых клиентов. Если на привлечение новых покупателей вы тратите больше, чем на них зарабатываете, вам нужно перераспределить расходы на маркетинг и сосредоточиться на сохранении старых клиентов.

Новый клиент стоит для вас в пять раз дороже, чем старый, утверждает издание National Law Review

Например, сарафанное радио — мощный маркетинговый инструмент. Чтобы клиенты сами рекомендовали вас семье и друзьям, в первую очередь нужно наладить сервис, иначе вы будете лить воду в дырявое ведро.

Собирайте обратную связь: клиенты сами подскажут, что нужно исправить, чтобы заслужить их лояльность.

Некоторые предприниматели считают, что привлекать как можно больше новых клиентов — выигрышная стратегия. Но она становится убыточной, если вы не умеете удерживать клиента и зарабатывать на нём долго.

Как понять, что теперь всё хорошо

Допустим, вы свернули рекламную кампанию в местных СМИ, заменили часть фиксированного оклада официантов на процент от продаж и сократили ассортимент. Как понять, что вы сделали всё правильно, а не совершили бизнес-харакири?

Составьте таблицу расходов и доходов на одной странице. Всё просто: выручка должна расти, а расходы — сокращаться или как минимум оставаться на том же уровне.

Основные показатели, за которыми вы должны следить, чтобы держать руку на пульсе, — это выручка, средний чек, количество покупок и возвращаемость клиентов.

Особенности планирования денежных потоков и осуществления контроля за исполнением бюджетов

Практические методы минимизации расходов денежных средств предприятия

Сокращение расходов не только положительно сказывается на финансовом результате предприятия, но и позволяет высвободить денежные средства, которые можно инвестировать в развитие производства.

Дополнительно сокращение расходов денежных средств улучшает конкурентоспособность предприятия: за счет сокращения себестоимости производства продукции появляется «задел прибыльности», который может позволить в случае конкурентной борьбы по цене оперативно среагировать и снизить стоимость реализации производимой продукции.

В целом процесс минимизации расходов процесс постоянный, что предполагает непрерывную работу предприятия по оптимизации расходной части. Не стоит рассчитывать на то, что единожды разработанная и даже реализованная политика оптимизации расходов станет спасением для предприятия на долгие годы. К сожалению, реалии современного бизнеса свидетельствуют об обратном, в том числе по причине ежегодного роста потребительских цен и, как следствие, постоянного увеличения издержек предприятия на производство и реализацию продукции, а также разнообразные расходы общехозяйственного характера.

Залогом успешного функционирования предприятия является постоянная работа по оптимизации расходной части, которая должна проходить параллельно по нескольким направлением:

  • четкое планирование и нормирование расходов денежных средств предприятия, предполагающее постоянные корректировки и установление периодичности составления планов или бюджетов (ежедневно; еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. д.);
  • мониторинг исполнения планов, выявление отклонений и причин их возникновения;
  • разработка политики оптимизации расходов с учетом результатов план-фактного анализа исполнения бюджетов (планов) по статьям затрат.

Планируем расходы

Одна из целей планирования расходов — минимизировать их в будущем, выявить завышения по определенным статьям затрат.

Расходы на предприятиях планируются в первую очередь на год. Учитываются данные не только о расходах, но и о поступлениях, определяется разница между этими двумя показателями.

Информация о денежных потоках позволяет оценить способность предприятия генерировать денежные средства, потребности в деньгах. Она консолидируется в бюджете движения денежных средств (БДДС).

В БДДС отражаются планируемые поступления и расходования денежных средств в процессе предпринимательской деятельности.

Результаты эффективного управления денежными потоками:

  • повышается финансовая адаптивность предприятия;
  • в балансе поступления и расходы на расчетном счету и/или в кассе предприятия;
  • обеспечивается маневренность денежных средств (например, если есть «лишние» деньги, их можно разместить в банке или вложить в инвестиционный проект);
  • повышается ликвидность и платежеспособность предприятия.

В табл. 1 представлен БДДС на полугодие с разбивкой по месяцам (табл. 1).

Этот бюджет сформирован прямым методом, т. е. путем прогнозирования ожидаемых поступлений и расходов. Как видим, на начало анализируемого периода у предприятия был остаток денежных средств в размере 9831,00 тыс. руб. Это «подушка безопасности». Однако ее размер позволяет вложить деньги в инвестиционный проект и нарастить доходность предприятия.

Cash flow необходимо рассчитывать по каждому типу денежного потока. Для этого из суммы поступлений вычитается сумма расхода, затем определяется размер денежных средств на конец анализируемого периода на расчетных счетах и/или кассе предприятия — к остаткам денег на начало периода прибавляется cash flow по каждому типу денежного потока.

В нашем примере стоит обратить внимание на значения cash flow, выделенные цветом — в этих месяцах расходы превысили поступления, и текущая деятельность возможна исключительно благодаря остатку денежных средств на начало месяца.

Но помесячного планирования недостаточно для эффективного бюджетного управления, поэтому помимо БДДС с разбивкой по месяцам рекомендуется составлять планы платежей, платежные календари, реестры платежей и пр. (ежедневные, еженедельные и ежемесячные, возможно, с разбивкой по декадам месяца). Это позволит корректно управлять денежными потоками.

Отметим, что планирования на данном этапе оптимизации расходов недостаточно — предприятию нужна и «подушка безопасности», т. е. страховой запас денежных средств на счетах или в кассе предприятия.

Поэтому каждое предприятие старается нормировать расходы и формировать страховой запас. Например, на конец анализируемого периода (как правило, это один рабочий день) на счете должен быть остаток не менее 100 тыс. руб.

Страховой запас должен обеспечивать платежеспособность предприятия на короткий срок до поступлений денег.

Анализируем исполнение планов движения денежных средств предприятия

Анализ исполнения планов является обязательным (особенно в кризисной ситуации), ведь только данный тип анализа может показать степень исполнения бюджетов и причины выявленных отклонений, что, в свою очередь, впоследствии способствует рациональной разработке мероприятий по оптимизации баланса расходов и доходов предприятия.

Особенно важно контролировать платежную дисциплину и вероятность наступления кассовых разрывов, т. е. таких ситуаций, при которых у предприятия нет достаточного количества свободных денежных средств, чтобы осуществить обязательный платеж (возможными решениями проблемы кассовых разрывов являются банковские кредиты, займы, выпуск акций и прочие методы привлечения денежных средств).

В таких случаях обязательно должен проводиться план-фактный анализ исполнения бюджета по месяцам, дням, неделям или иному отчетному периоду. Чем чаще будет проводиться данный анализ, тем эффективнее результат планирования и бюджетирования в целом.

Вид отчета о исполнения БДДС аналогичен собственно самому бюджету, но дополнительно добавляется графа фактических показателей, которая как раз и отражает степень отклонения показателей.

На основании БДДС и отчета о его исполнении рекомендуется пересматривать бюджет и вносить корректировки на остаток года в соответствии с полученными фактическими показателями движения денежных средств.

При планировании денежных потоков особое внимание уделяйте заказчикам (клиентам, покупателям), которые имеют наибольший удельный вес от всего объема поступающих денежных средств, или товару, имеющему наибольший спрос.

При этом стоит помнить, что предпочтения потребителей могут поменяться. В таком случае необходимо выделить новые категории продукции, вызывающие наибольший интерес у покупателей и сконцентрировать внимание именно на них.

Уменьшаем расходы предприятия

Планировать сокращение расходов предприятия можно только после того, как проанализированы все расходы, выделены категории затрат, имеющие значительный удельный вес, и определена степень их значимости.

По принципу значимости затраты делят на:

  • наиболее приоритетные расходы, без которых невозможна производственная деятельность (как правило, это прямые расходы);
  • расходы с высоким приоритетом — без них производственная деятельность возможна, но с существенными сбоями;
  • допустимые расходы — их отсутствие существенно не повлияет на деятельность предприятия;
  • ненужные расходы — их отсутствие никак не скажется на деятельности предприятия.

В первую очередь необходимо снижать последние две категории затрат. Но этого бывает недостаточно для достижения желаемых результатов.

Важно!

Многие мероприятия по снижению расходов влекут за собой появление новых. Поэтому прежде чем применять те или иные меры, стоит основательно взвесить все «за» и «против». Дополнительно необходимо оценить, как снижение той или иной категории затрат отразится на деятельности предприятия не сегодня-завтра, а через год-два и более.

Материальные расходы

От своевременного поступления, качества и стоимости материалов зависит выпуск продукции, ее качество и себестоимость. Как правило, материальные расходы имеют значительный удельный вес в составе себестоимости.

Способы снизить эту статью затрат:

  • пересмотреть контракты с поставщиками и контрагентами или найти новых поставщиков с более приемлемыми для предприятия условиями доставки, оплаты и, конечно же, ценами;
  • заключать контракты с заводами-изготовителями напрямую, минуя посредников или сокращая их количество до минимума — закупочная стоимость сырья станет меньше;
  • заключать контракты с поставщиками на закупку большой партии материалов. Обычно в таких случаях предоставляются скидки;

Обратите внимание!

Вариант реализуем в двух самых распространенных случаях. Первый – если ваше предприятие имеет достаточные финансовые возможности для закупки большой партии и, естественно, при наличии соответствующих помещений для хранения материалов. Второй вариант чаще всего используется некрупными предприятиями и предполагает интеграцию с другими предприятиями-покупателями одного поставщика, т.е. Ваше предприятие может объединиться с другим для совместной закупки материалов и таким образом, при договоренности с поставщиком, добиться скидки за большой объем закупок.

  • самостоятельно изготавливать некоторые комплектующие, детали и т. п.;

К сведению

Прежде чем принимать решение самостоятельно производить некоторые детали и др., необходимо выяснить, будет ли это рентабельным. Порой самостоятельное производство более дорогое, чем закупка у поставщика.

  • закупать более дешевое сырье — один из самых распространенных способов сократить материальные расходы в составе себестоимости. Вариант этого способа решения проблемы — заменить импортные материалы на аналогичные отечественного производства. В любом случае не стоит забывать об одном «но»: дешевое не всегда значит качественное.

Пример 1

На предприятии минимизируют материальные расходы. Для этого:

Проанализировали фактические материальные расходы на единицу продукции (табл. 2).

Таблица 2

Фактические расходы на материалы в расчете на единицу продукции

Суммарные материальные расходы на единицу продукции — 4392,60 руб.

Наибольший удельный вес в структуре расходов приходится на материал № 2 — 85,54 %.

Как правило, сокращение начинают именно с наибольших затрат в процентном отношении к общей сумме расходов.

Оценили потребность в материалах на годовой объем производства.

Планируемый объем производства на год — 1000 ед. продукции (равными долями ежеквартально по 250 ед.).

Годовая потребность в материале № 1:

1000 ед. × 5 шт. = 5000 шт.;

в материале № 2:

1000 ед. × 12,20 л = 12 200 л.

Закупили большую партию товаров.

Ранее предприятие делало закупку ежеквартально, теперь будет закупать в больших объемах, на полгода. Аванс — 40 % от партии. Поставщик согласился на новые условия поставки и готов предоставить скидку 15 % к предложенным ценам. Рассчитаем экономический эффект:

на единицу продукции:

материал № 1: 5 шт. × (127 руб. – 15 %) = 539,75 руб.;

материал № 2: 12,20 л × (308 руб. – 15 %) = 3193,96 руб.;

итого материальные расходы = 539,75 + 3193,96 = 3733,71 руб.;

экономия на единицу = 4392,60 – 3733,71 = 658,89 руб.;

на планируемый объем производства (за год):

658,89 × 1000 = 658 890,00 руб.

Расходы на оплату труда и страховые взносы

Отдельно сократить статью затрат «Страховые взносы» невозможно, так как размер страховых отчислений утвержден на законодательном уровне. Сократить страховые взносы можно только сократив расходы на оплату труда.

Прежде чем сокращать эту статью затрат, надо изучить структуру персонала. Способы уменьшить расходы по оплате труда:

  • сокращения и увольнения. Не самый лучший метод — может привести к негативным реакциям работников. Поэтому необходимо избегать увольнений. Но когда штат предприятия необоснованно раздут, иного выхода просто нет;
  • сокращение уровня заработной платы. В то же время можно дать работникам возможность дополнительно заработать, например, выполняя обязанности временно отсутствующих работников;
  • сокращение трудоемкости изготовления единицы продукции. Но и тут необходимо помнить о том, что автоматизация. Например, автоматизация в то же время часто сопровождается увеличением расходов — на приобретение, обслуживание и ремонт основных средств.

Основная проблема при сокращении фонда оплаты труда — классификация работников. Нередко высококвалифицированные работники «содержат» менее квалифицированных работников или работников, некачественно или в меньшей степени выполняющих свои должностные обязанности. Чтобы решить эту проблему, необходима качественная система мотивации и премирования, которая учитывала бы индивидуальную работу каждого сотрудника.

Сокращение уровня заработной платы — рискованный шаг, законодательством не предусмотрены такие ситуации. Чтобы не увеличивать вероятность судебных разбирательств с работниками, не рекомендуем прибегать к данному методу.

Что касается сокращений работников, то такой вариант возможен и позволит предприятию значительно сэкономить в будущем. Однако полагающиеся работнику компенсационные выплаты обязательно надо будет осуществить.

Рассмотрим на примере, как минимизировать расходы предприятия за счет сокращения численности основных производственных работников.

Пример 2

На предприятии сокращают должность «слесарь-механик второго разряда».

Для расчета нам понадобятся сведения о должностном окладе слесаря-механика (40 000,00 руб.), о фактически отработанном времени, отпусках, больничных конкретного сотрудника, попавшего под сокращение, для расчета среднемесячного заработка.

Необходимо установить период (год), предшествующий дате увольнения (например, дата увольнения — 03.05.2018, тогда расчетный период — с 01.05.2017 по 30.04.2018) и число фактически отработанных дней (например, 247 рабочих дней по производственному календарю за вычетом дней отпуска и больничных).

На основании данных о полученной заработной плате формируется суммарная годовая заработная плата, исходя из чего рассчитывается среднедневной заработок.

Рассчитаем экономию от предложенных мероприятий (для упрощения расчетов возьмем данные о полном отработанном месяце без отпусков и больничных):

Согласно ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с увольнением, суммы выплат в виде выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Значит, дополнительные расходы на страховые взносы предприятие не понесет.

Годовая экономия за счет сокращения:

  • на оплате труда: 40 000,00 × 12 мес. = 480 000,00 руб.;
  • на страховых взносах: 480 000,00 × 30 % = 144 000,00 руб.

Итого = 480 000,00 + 144 000,00 = 624 000,00 руб.

Рассчитаем разницу между экономией и компенсационными выплатами:

624 000,00 – 81 619,44 = 542 380,56 руб.

Таким образом, при сокращении только одного сотрудника с окладом 40 000 руб. предприятие сэкономит 542 380,56 руб. при условии соблюдения норм законодательства, касающихся обязательных компенсационных выплат при сокращении численности предприятия.

Дополнительно предприятие сэкономит на мотивационных выплатах, если локальным нормативным актом (коллективным договором или соответствующим положением) работникам полагаются премии.

Не менее эффективны и следующие методы минимизации расходов по оплате труда:

  • привлечение рабочей силы по фрилансу, т. е. сотрудник (не в штате) будет выполнять поставленные задачи удаленно, получая за объем выполненных работ заработную плату, что значительно меньше, чем полный должностной оклад;
  • привлечение аутсорсинговых компаний для выполнения определенных функций;
  • пересмотр условий коллективного договора, положения об оплате труда и премирования или иного локального нормативного акта. Например, можно пересмотреть условия получения материальной помощи, премий, надбавок за выслугу лет на предприятии;
  • внедрение системы совмещения должностей (например, с доплатой 25 % от должностного оклада по совмещаемой должности). Предприятие не пострадает от невыполнения задач в связи с сокращением численности, зато сможет сэкономить 75 % должностного оклада за счет внутреннего совмещения.

В кризисных ситуациях можно вовсе отказаться от премирования (например, по итогам работы за год). При этом стоит в локальном нормативном акте сделать уточнение, что годовая премия выплачивается, например, в зависимости от финансовых возможностей предприятия, в случае определенного положительного финансового результата или при отсутствии у работника дисциплинарных взысканий, опозданий, брака, при определенном количестве отработанных дней в году.

Общепроизводственные, общехозяйственные, коммерческие и прочие расходы

В первую очередь необходимо проанализировать структуру всех расходов, выявить те категории, которые имеют наибольший удельный вес, а затем классифицировать их по принципу значимости и степени влияния на производственный процесс и деятельность предприятия в целом.

Аренда (не только помещений, но и имущества). Как правило, компании гонятся за имиджем и стараются арендовать офисные помещения в центре города, в бизнес-центрах, значительно переплачивая. Поэтому в первую очередь стоит рассмотреть вариант со сменой арендуемых помещений.

Однако переезд требует дополнительных расходов на внесение изменений в документы, ремонт, перепланировку и собственно услуги сторонних организаций по переезду. Поэтому принимать решение о переезде нужно только после тщательных расчетов.

Минимизировать расходы на аренду помогают также:

  • отказ от аренды в пользу приобретения арендуемого имущества. Этот метод не всегда выгоден, нужно рассчитать, что с экономической точки зрения рентабельнее;
  • переговоры с действующими контрагентами, предоставляющими услуги аренды, о снижении стоимости или изменении условий договоров;
  • отказ от аренды имущества у имеющегося контрагента, поиск новых поставщиков услуг;
  • передача части арендуемой площади (объектов аренды) в субаренду третьим лицам.

Амортизация. Амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования.

К сведению

Срок полезного использования — период, в течение которого объект основных средств или объект нематериальных активов служит для выполнения целей деятельности налогоплательщика. Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию объекта амортизируемого имущества в соответствии с положениями Налогового кодекса РФ и с учетом классификации основных средств, утверждаемой Правительством РФ.

Способы сократить расходы по статье «Амортизация»:

  • рациональное использование основных средств (например, за счет их максимальной загрузки);
  • отказ от приобретения основных средств в пользу длительной аренды. Если основные средства не являются залогом под взятый предприятием кредит, допускается продажа основного средства с дальнейшей арендой у покупателя;
  • приобретение более дешевых основных средств;
  • приобретение ненового имущества (бывшего в употреблении). В этом случае согласно ст. 258 НК РФ налогоплательщик вправе определять норму амортизации с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками;
  • отказ от модернизации и реконструкции (что увеличивает амортизируемую стоимость основного средства) в пользу ремонтных работ;
  • применение амортизационной премии с целью сокращения налога на прибыль.

В соответствии со ст. 258 НК РФ налогоплательщик имеет право включать в состав расходов отчетного (налогового) периода расходы на капитальные вложения в размере не более 10 % (не более 30 % — в отношении основных средств, относящихся к 3–7 амортизационным группам) первоначальной стоимости основных средств (за исключением основных средств, полученных безвозмездно).

Если налогоплательщик использует указанное право, соответствующие объекты основных средств после их ввода в эксплуатацию включаются в амортизационные группы (подгруппы) по своей первоначальной стоимости за вычетом не более 10 % (30 %) первоначальной стоимости, отнесенных в состав расходов отчетного (налогового) периода.

Расходы на обучение и повышение квалификации. Как правило, многие компании отказываются от данной категории затрат, особенно в кризис. Такое решение нельзя назвать рациональным: обучение влияет на квалификацию работников предприятия, от которой зависит их производительность труда и результат работы.

Залог эффективности оптимизации расходов по данной категории затрат — четкое планирование. Многие предприятия утверждают планы обучения по отделам (структурным подразделениям) и в соответствии с данными планами включают расходы на обучение в бюджеты предприятия.

Один из эффективных способом — отправить нескольких работников на семинар и обязать их по возвращению предоставить все полученные на семинаре материалы для изучения другим сотрудникам с объяснениями, а также изложить собственные идеи по совершенствованию деятельности в соответствии с полученными знаниями.

Расходы на командировки. В состав командировочных расходов включаются расходы по проезду до места командирования, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Чтобы сократить расходы на служебные командировки, можно в локальных нормативных актах (например, коллективном договоре или положении о служебных командировках) установить лимиты на расходы по найму жилого помещения (аренда исключительно одиночных номеров, не люксовых, не премиальных и т. д.), исключить любые дополнительные расходы (за исключением форс-мажорных обстоятельств), заказывать билеты через специализированные сайты с оплатой по безналу без дополнительных пошлин за оформление, а также установить суточные в размере 700 руб.

Обратите внимание!

При установлении суточных расходов более 700 руб. сумма сверх установленной Налоговым кодексом РФ облагается НДФЛ и страховыми взносами. А в состав себестоимости продукции включаться будет все равно сумма, не превышающая размер суточных расходов в 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Дополнительно можно исключить оплату суточных при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, установить лимиты на оплату телефонной связи и интернета во время нахождения в служебной командировке.

Важно сформировать график командировок — это позволит корректно планировать расходы на служебные поездки. Стоит также формировать планы посещений в рамках служебной поездки, т. е. планировать посещение максимального количества компаний в сутки, и требовать отчет о проделанной работе (результатах переговоров).

Содержание и эксплуатация зданий, помещений, территории, в том числе коммунальные услуги. В данную статью расходов включаются, как правило, издержки на все виды коммунальных платежей (электр- и теплоэнергия, вода и пр.), а также на ремонт и обслуживание зданий, помещений, территории (в том числе уборка, восстановительные работа, капитальный ремонт и др.).

Значительный удельный вес у расходов на коммунальные платежи. Чтобы уменьшить их:

  • отслеживайте потребление всех видов энергии, ограничивайте освещение в пределах нормы, применяйте энергосберегающее освещение (используйте энергосберегающие или диодные лампы) и срабатывающее на датчики движения освещение;
  • установите тепловые счетчики, оплачивайте не по нормативам управляющей компании, а по фактическим расходам; установите сенсорные смесители на воду, чтобы сократить ее потребление;
  • создайте систему дистанционного опроса электросчетчиков автоматизации для сбора данных с точек учета. Так вы сможете автоматизировать почасовой сбор данных с приборов учета энергии (и/или воды) и формировать «Акты учета электроэнергии» для перехода предприятия из одной тарифной группы в другую. Это позволит снизить платежи за коммунальные услуги на 5–10 %;
  • постарайтесь снизить пиковые нагрузки, обеспечить стабильную работу при скачках напряжении.

Снизить расходы на ремонт, содержание и эксплуатацию оборудования (зданий, помещений, территории) помогают следующие мероприятия:

  • обслуживание и ремонт собственными силами или наоборот, использование услуг сторонних организаций — необходимо рассчитать, что выгоднее;
  • переговоры с действующими подрядчиками об изменении (улучшении) условий предоставления услуг;
  • поиск новых подрядчиков с более выгодными условиями;
  • увеличение срока полезного использования основных средств;
  • своевременное техническое обслуживание и ремонт основных средств, что позволит обеспечить высокую работоспособность основных средств;
  • применение лизинга;
  • перепродажа неиспользуемых основных средств или сдача их в аренду.

Расходы на телефонию, интернет и канцелярию. Несмотря на то что эта категория затрат, как правило, не имеет значительного удельного веса в общей сумме расходов, ее оптимизация может повлиять на общую рентабельность. Рассмотрим основные методы оптимизации:

  • оплачивайте корпоративную мобильную связь узкому кругу работников, чья работа невозможна без мобильных телефонных переговоров, установите ежемесячные лимиты по сумме денежных средств, возможно, ограничения по времени ведения переговоров (например, только в рабочее время по будням);
  • ограничивайте выход в интернет, блокируйте социальные сети и развлекательные сайты, ограничьте ежемесячный трафик;
  • ограничивайте количество стационарных телефонов для звонков за границу или межгород;
  • заключите договор с одним контрагентом, который предоставляет услуги по телефонии и интернету, а не с несколькими;
  • контролируйте расход канцелярских товаров, установите лимит для каждого подразделения, закупайте канцтовары большими партиями, например, ежеквартально.

Оптимизация затрат и издержек компании – это поиск и внедрение более эффективного способа управления финансами. Без затрат не может существовать ни один бизнес. Однако расходы должны быть полезными: предприятие рентабельно, когда каждый потраченный рубль ведет к получению прибыли. Оптимизация издержек компании поможет повысить доходность, избежать экономических проблем и сохранить предприятие даже в кризисные времена

Оптимизация затрат компании

Оптимизация затрат компании: основные принципы

Существует три принципа, которых следует придерживаться во избежание лишних трат:

  • планирование;
  • контроль;
  • дисциплина.

Планирование

Частая ошибка – контроль только затрат, без учета дохода. Нужно контролировать не только траты имеющихся денег, но и уделять внимание источникам дохода. В противном случае компании грозит дефицит средств и необходимость привлечения кредитов, что может в конечном итоге привести к банкротству.

Входящие и исходящие денежные потоки следует планировать заранее. Оптимизация издержек будет происходить более успешно, если у руководителя перед глазами всегда есть запланированные объемы доходов и расходов на ближайший месяц, квартал, год. В краткосрочной перспективе некоторые инвестиции могут казаться затратными, однако принесут большую выгоду в дальнейшем.

Пример подсчета затрат

Контроль

Руководитель предприятия всегда должен получать объективную информацию о состоянии бизнеса. Контроль расходов невозможен без учета последних.

На крупных предприятиях целесообразно создать отдел для работы над сокращением и оптимизацией издержек. Сотрудники такого отдела компании выполняют следующие виды работ:

  • изучение факторов, которые влияют на затраты;
  • проверка соответствия технических процессов на предприятии установленным нормам;
  • выяснение причин сбоев в работе;
  • контроль наличия сбоев во время отгрузки или приема товаров;
  • выявление затаривания склада.

После сбора информации об издержках выполняется ее анализ, затем – сокращение и оптимизация выявленных расходов. Намечается и утверждается руководителем компании программа по уменьшению затрат. В нее могут входить мероприятия разного масштаба: от смены поставщиков до повышения эффективности работы с клиентами.

Дисциплина

Выбранная и утвержденная руководителем стратегия находит отражение в бюджете компании, и отступать от нее можно только в исключительных случаях. Соблюдение правил оценивается финансовыми службами, которые следят за обоснованностью расходов и пресекают ненужные траты. Решения о затратах денежных средств должны приниматься только несколькими ответственными лицами, которых назначает директор.

Экспресс-пути оптимизации расходов и издержек

Что представляет собой быстрая оптимизация затрат? Определение гласит, что это мероприятия по уменьшению издержек, эффект от проведения которых заметен в краткосрочной перспективе. Данный способ борьбы с издержками требует прекращения некоторых трат.

Для выделения лишних статей затрат нужно разделить все затраты компании на несколько групп по приоритету.

Приоритет Затраты
Очень высокий Приобретение сырья, выплата заработной платы и остальные расходы, без которых деятельность предприятия невозможна.
Высокий Реклама и маркетинг, оплата мобильной связи и другие траты, приостановка которых приведет к сбоям работы организации.
Средний Льготы и бонусы для сотрудников: оплата санаторного лечения, корпоративных праздников. Финансирование таких мероприятий желательно, однако не обязательно.
Низкий Оплата отдыха руководителя, покупка нового дорогого компьютера начальству и другие необоснованные траты.

При выборе экспресс-стратегии снижения расходов нужно сразу прекратить финансирование последней категории и ограничить траты на затраты среднего приоритета. Уменьшать расходы на первые две категории не рекомендуется: такая оптимизация негативно скажется на работе компании.

Мероприятия по оптимизации и снижению расходов предприятия

Оптимизация затрат компании может быть выполнена следующими способами:

  • Экономия на сырье. Разумеется, снижать издержки нужно не в ущерб качеству. Идеальное решение – не снижение качества материалов, а пересмотр договоров с поставщиками, поиск более выгодных предложений.
  • Анализ и снижение затрат на электроэнергию, транспорт, телекоммуникации. Транспортный цех можно отдать на аутсорсинг, если основное направление деятельности компании не связано с оказанием транспортных услуг. Сократить затраты на электроэнергию можно традиционными способами: переход на энергосберегающее оборудование, контроль расхода.
  • Оптимизация фонда оплаты труда, сокращение персонала. Часть функций компании иногда бывает выгоднее отдать на аутсорсинг. Не весь персонал выгодно оставлять в штате: например, человек для уборки помещений требуется только 1-2 раза в неделю.

Анализ доходов и расходов компании

Сокращение затрат и издержек на предприятии универсальными методами

Существуют универсальные способы оптимизации затрат компании. На любом предприятии можно оптимизировать или сократить следующие издержки:

  • расходы на поддержание видимости высокого статуса: неоправданно дорогой офис, шикарная машина для руководителя компании, дорогие служебные телефоны;
  • производственные потери: уменьшение расходов топлива, сырья, электроэнергии;
  • скрытые, неявные затраты, устранение издержек от упущенных выгод: более рациональное размещение техники на производстве, использование человеческих ресурсов.

Результатом оптимизации лишних затрат станет выход эффективности работы компании на новый уровень.

Основными мерами по снижению себестоимости (затраты, свя­занные с производством продукции) являются:

1. Остановка нерентабельных производств;

2. Внедрение инновационных, ресурсосберегающих, малоотходных (или безотходных) технологий. Например, переход с отопления за счет электроэнергии на отопление газом; замена в автомобилях бензиновых двигателей на газовое оборудование; увольнение офисных работников и наем фрилансеров; установка IP-телефонии; перевод сотрудников с обычных компьютеров на ноутбуки (или нетбуки); использование энергосберегающих ламп и т.п.

3. Приобретение сырья и материалов по более низким ценам и на более выгодных условиях, а также оптимизация схемы их закупки и транспортировки;

4. Сокращение расходов, связанных с хранением и владением запасами (аренда складских помещений и их содержание, расходы логистику, страхование и т.п.) и оборудованием. Например, выбор помещения с оптимальными характеристиками (высотой потолков, ровным полом, удобным местоположением) по наименьшей цене; правильное размещение оборудования и запасов; более полное использование производственных мощностей (в том числе переход на трехсменную работу); оптимизация расходов на обслуживание и ремонт оборудования. При возможности предлагается экономить на готовой продукции, если можно работать под заказ; на незавершенном производстве, если процесс производства не слишком длителен; на сырье и материалах, если скорость их приобретения не вызовет простоев.

5. Автоматизация планирования деятельности предприятия путем приобретения или создания соответствующих компьютерных программ. В результате процесс планирования будет дешевле, внедрена система нормирования всех операций в производственной деятельности, автоматизирована регистрация и инвентаризация запасов, предприятие избавится от излишнего числа запасов и не допустит простоев в производстве.

6. Сокращение потерь запасов из-за их устаревания, порчи (сгнили, сгорели, физически повреждены), хищения и бесконтрольного использования. При наличии запаса, который скоро испортится, предлагается вернуть его поставщику, снизить на него цену, установить премию за его продажу, продать конкуренту, активизировать рекламную компанию по его продаже, выбросить для освобождения места на складе.

7. Сокращение количества бракованной продукции. Например, введение контроля качества для сырья и материалов, повышение уровня ответственности персонала организации, соблюдение технологии и регламента производства, своевременная и качественная отладка, и очистка оборудования и т.п.

8. Ужесточение контроля. Например, установка счетчиков электроэнергии, водных и газовых для всех основных направлений деятельности; составление карт затрат электроэнергии в смену и сравнение с другими сменами и прошлыми отчетными периодами; обоснование необходимости каждого вида расходов, внедрение контроля за физическим и моральным состоянием запасов; повышение контроля за своевременным исполнением запланированных расходов.

Основными мерами по управлению коммерческими расходами (затраты, свя­занные с реализацией продукции (обычно при их снижении уменьшается и объем продаж, поэтому все меры по управлению ими должны быть всесторонне обоснованы)) являются:

1. Оптимизация системы мотивации персонала предприятия. А именно разделение зарплаты на постоянную и премиальную части. При этом доля премиальной части должна составлять от 30% до 80% от общей суммы зарплаты (в зависимости от должности). Введение балльно-рейтинговой системы предусматривающей начисление баллов за выполнение должностных обязанностей (в зависимости от качества и количества выполненной работы). В результате при наборе недостаточного числа баллов должны следовать штрафы, выговоры и увольнения сотрудников, при нахождении их числа в приемлемом диапазоне выплачиваться только основная часть зарплаты, а при его превышении – премиальная часть.

2. Использование только тех рекламных мер, которые приносят прибыль компании.

3. Применение наиболее выгодных схем распространения товара. Например, закрытие торговых площадей и продажа товара со склада или его доставка под заказ; покупка торговых площадей вместо их аренды; сдача в аренду или субаренду не используемых торговых площадей; повышение качества обслуживания клиента; расположение торговых площадей в наиболее выгодных для этого местах; правильное расположение товара на витринах; создание соответствующего звукового фона; и т.п.

Основными мерами по снижению управленческих расходов (затраты, непосредственно не связанные с производством и сбытом продукции) являются:

1. Сокращение затрат на непроизводственные здания и сооружения;

2. Исключение не обоснованных затрат на аппарат управления;

3. Уменьшение бюрократических барьеров;

4. Повышение скорости прохождения информации;

5. Отказ от социального пакета и внешних социальных программ. В соцпакет входит: гибкое рабочее время; обучение сотрудников за счет предприятия и приобретение учебной литературы; предоставление служебного автомобиля, сотового телефона, оплата бензина, связи, свободный доступ в Интернет и возможность распечатывать не ограниченное число документов; «абонементное» техобслуживание личного транспорта сотрудников в сервисном центре; предоставление им целевых беспроцентных ссуд (автомобиль, квартира); поздравления их с личными праздниками и подарки от компании; организация корпоративов и спортивных занятий (оплата спортзала) и т.п.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх