Передача дел

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ПЕРЕВОДЕ, ПЕРЕМЕЩЕНИИ ИЛИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА

Действующим законодательством предусмотрена обязательная передача документов и дел при смене руководителя организации, а также при переводе, перемещении или увольнении работника.

Так, при смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 22 марта 2019 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 часть первая п.7 Инструкции по делопроизводству изложена в новой редакции: «Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел».

При смене руководителя организации также передаются документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним. В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации (п.18 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Дела и документы целесообразно передавать в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник исполняет свои должностные обязанности. Если документы и дела переданы до увольнения работника, целесообразно передать дела не непосредственно новому работнику, а, например, лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник.

Прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений, следовательно, данная процедура должна проводиться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Порядок приема-передачи дел (при увольнении работника, его перемещении и т.д.) может быть закреплен в локальных нормативных правовых актах организации, например в инструкции по делопроизводству. Обязанность по передаче и приему документов может быть закреплена в должностной инструкции работнику и (или) трудовом договоре.

Оформление приказа о приеме-передаче дел

Приказ (распоряжение) о приеме-передаче дел является основанием для составления акта приема-передачи дел. При оформлении приказа должны соблюдаться требования пп.99-101 Инструкции по делопроизводству.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Пример

«О приеме-передаче дел», «Об организации приема-передачи документов и дел», «О передаче документов и дел в связи с увольнением Ивановой Г.В.».

В приказе должна быть отражена следующая информация:

• причина передачи дел (например, увольнение работника или смена руководителя организации и т.д.);

• данные о лице, передающем дела, и данные о принимающем дела (фамилия, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения);

• сроки проведения приема-передачи дел (в случае увольнения работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения);

• сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче дел (в состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов).

Если приказ издается на основании или во исполнение другого распорядительного документа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

Пример

«На основании приказа директора ООО «Вихрь» от 27.01.2015 № 3-к «О переводе на другую работу Ивановой Г.В.»

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

• исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже);

• предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

• срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Пример

«Осуществить передачу документов и дел от специалиста отдела кадров Петровой М.В. ведущему специалисту отдела кадров Иванову С.И.»

«Для проведения приема-передачи документов и дел создать комиссию в составе:

— начальник отдела кадров Ковалев М.Ю.;

— начальник юридического отдела Каташевич В.В.;

— юрисконсульт Мигалевич Е.Ю.»

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, т.е. представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказы о приеме-передаче дел относятся к категории приказов по основной деятельности и подлежат хранению:

• в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно;

• в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, — 10 лет (п.21.1 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее — Перечень типовых документов).

В отдельных случаях в одном приказе может фиксироваться действие по освобождению от исполнения определенных обязанностей одного работника организации и их возложению на другого, а также необходимость проведения приема-передачи дел по данным обязанностям от одного работника к другому, в этом случае распорядительная часть приказа будет дополнена пунктом о возложении исполнения определенных обязанностей на соответствующего работника организации.

Пример

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить исполнение обязанностей по ведению кадрового делопроизводства на ведущего специалиста отдела кадров О.Е.Гагарину, освободив от исполнения этих обязанностей специалиста по кадрам Г.В.Иванову, с 02.02.2015.

Пример оформления приказа о приеме-передаче дел

Общество с ограниченной ответственностью «Вихрь»

(ООО «Вихрь»)

ПРИКАЗ

27.01.2015 № 7

г.Минск

О проведении приема-передачи дел

На основании приказа директора ООО «Вихрь» от 27.01.2015 № 3-к «О переводе на другую работу Ивановой Г.В.»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ивановой Галине Васильевне сдать, а Гагариной Ольге Гавриловне принять документы и дела, образованные в процессе ведения кадрового делопроизводства, и информационную базу по этим документам.

2. Создать комиссию для приема-передачи документов и дел в составе:

Председатель

— заместитель директора Каташевич В.В.

Члены комиссии:

1. Секретарь-референт Ковалева Е.П.

2. Юрисконсульт Ладыгин И.И.

3. Начальник отдела кадров Петров А.О.

3. Председателю комиссии В.В.Каташевичу представить на утверждение директору акт приема-передачи дел до 02.02.2015.

Директор общества Подпись А.А.Гаврилов
С приказом ознакомлены:
Заместитель директора Подпись В.В.Каташевич
27.01.2015
Секретарь-референт Подпись Е.П.Ковалева
27.01.2015
Юрисконсульт Подпись И.И.Ладыгин
27.01.2015
Начальник отдела кадров Подпись А.О.Петров
27.01.2015
Специалист отдела кадров Подпись Г.В.Иванова
27.01.2015
Ведущий специалист отдела кадров Подпись О.Е.Гагарина
27.01.2015

Оформление акта приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел составляется комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).

При оформлении акта должны соблюдаться требования пп.111-116 Инструкции по делопроизводству.

Справочно

Подробно см. материал «Акты: состав реквизитов и порядок оформления».

Акт может составляться на чистом листе бумаги формата А4 или общем бланке (как угловым, так и продольным способом).

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «Подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

В акте обязательно указывают фамилии работников, присутствующих при приеме-передаче.

Акт подписывает сдающий и принимающий документы и дела, затем — члены комиссии. Первой указывается подпись председателя комиссии, а ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания наименований должностей, при этом указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются».

Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с ним оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Обратите внимание!

В случае обнаружения в ходе актирования фактов утраты документов и дел с ним необходимо ознакомить руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и заведующего архивом (лицо, ответственное за архив). В визе ознакомления проставляются подписи соответствующих заинтересованных лиц, расшифровка подписей и дата ознакомления.

Акт приема-передачи дел подлежит утверждению руководителем организации.

Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций подлежат хранению:

• в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно;

• в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, — 75 лет (п.37 Перечня типовых документов).

Акты приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении, увольнении работников подлежат хранению в течение 3 лет во всех организациях независимо от формы собственности (п.38 Перечня типовых документов).

Пример оформления акта приема-передачи документов и дел

Общество с ограниченной ответственностью «Вихрь»
(ООО «Вихрь»)

АКТ

27.01.2015 № 1

г.Минск

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Вихрь»
Подпись А.А.Гаврилов
29.01.2015

приема-передачи документов и дел

Основание:

приказ директора ООО «Вихрь» от 27.01.2015 № 7 «О проведении приема-передачи дел».

Составлен комиссией: председатель — заместитель директора Каташевич В.В.

Члены комиссии:

1. Секретарь-референт Ковалева Е.П.

2. Юрисконсульт Ладыгин И.И.

3. Начальник отдела кадров Петров А.О.

Присутствовали:

1. Специалист отдела кадров Иванова Г.В.

2. Ведущий специалист отдела кадров Гагарина О.Е.

Иванова Г.В. сдала, а Гагарина О.Е. приняла документы и дела по должности специалиста отдела кадров.

При сдаче-приеме дел установлено:

1. В личном деле начальника отдела маркетинга А.В.Терпиловского отсутствует копия приказа о приеме на работу.

2. Утеряно дело «Приказы директора ООО «Вихрь». Копии» за 2014 г.

Приняты:

1. Десять (10) дел постоянного хранения за 2012-2014 гг. по номенклатурам дел ООО «Вихрь».

2. Пятнадцать (15) дел временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, за 2012-2014 гг. по номенклатурам дел ООО «Вихрь».

3. Двадцать пять (25) дел временного (до 10 лет включительно) хранения за 2012-2014 гг. по номенклатурам дел ООО «Вихрь».

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр — в дело № 1-15;

2-й экземпляр — Г.В.Ивановой;

3-й экземпляр — О.Е.Гагариной.

Дела сдал Подпись В.В.Каташевич
Дела принял Подпись Е.П.Ковалева
Председатель комиссии Подпись В.В.Каташевич
Члены комиссии: Подпись Е.П.Ковалева
Подпись И.И.Ладыгин
Подпись А.О.Петров

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Главный бухгалтер в организации

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1. Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

Нарушение

Штраф

Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой

4000-5000 руб.

Нарушение отчетности по валютным операциям

4000-5000 руб.

Нарушение норм предоставления статистических данных

3000-5000 руб.

Ведение деятельности без регистрации в налоговой

2000-3000 руб.

Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации

300-500 руб.

Искажение в отчетности сумм более чем на 10%

2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

  • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
  • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Правила работы архивов организаций

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Читать продолжение в КонсультантПлюс

12

Передача дел при смене главного бухгалтера

Ни один нормативный документ не регламентирует процедуру приемки-передачи дел от одного главного бухгалтера другому, поэтому каждая организация вправе разработать свой вариант ее осуществления, руководствуясь общими требованиями федерального закона о бухгалтерском учете и прочими документами, относящимися к законодательству о бухгалтерском учете.

При этом нужно учитывать, что процедура передачи дел увольняющимся главным бухгалтером и приемку дел новым зависит от многих факторов.

1. Количество передаваемых документов

2. Наличие других сотрудников бухгалтерии организации

3. Совпадение передачи и приемки дел во времени

Передача дел при смене главного бухгалтера провидится на основании документа руководителя организации. При этом руководство организации имеет право привлечь к процессу приема-передачи дел не только других сотрудников фирмы путем создания специальной комиссии, но и сторонних специалистов, например аудиторов.

Кроме того в определенных случаях процесс приемки-передачи дел должен сопровождаться процедурой инвентаризации имущества и обязательств. При этом сроки проведения инвентаризации будут зависеть от сроков оставшегося до увольнения главного бухгалтера.

Инвентаризация должна проводиться до начала приемки-передачи дел. Если увольнение проводится в срочном порядке, проведение инвентаризации возможно одновременно с приемкой-передачей дел.

Распорядительные документы при смене главного бухгалтера

Прежде чем начать процесс приемки-передачи дел от одного главного бухгалтера другому руководителю организации следует издать соответствующий приказ о передаче дел, в котором указывается следующие данные:

— причина проведения приемки-передачи дел

— сроки проведения приемки-передачи дел, конкретные сроки будут зависеть от основания прекращения трудового договора с главным бухгалтером. При увольнении по собственному желанию передача дел должна быть осуществлена до даты увольнения определенной приказом руководителя (в пределах 2 недель). Если главный бухгалтер увольняется по инициативе собственника администрации при смене собственника имущества организации предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел составляет 3 месяца со дня возникновения права собственности у нового лица.

— лицо ответственное за сдачу документов

— лицо ответственное за прием документов

— иные лица участвующие в приемке-передаче дел, члены специальной комиссии с указанием должностей или аудиторы, на усмотрение руководителя организации, а также обязанности указанных лиц

— порядок документального оформления приемки-передачи дел, но даже если нет приказа руководителя, главному бухгалтеру целесообразно в одностороннем порядке документально зафиксировать факт передачи дел, ответственным лицам организации, составив опись передаваемых документов чтобы избежать возможных претензий в будущем

Инвентаризация при смене главного бухгалтера

Инвентаризация имущества и обязательств, включая наличные деньги в кассе, будет обязательной, если увольнение совпало с установленным учетной политикой организации сроком проведения обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и при смене материально-ответственных лиц.

Следует отметить, что закон о бухгалтерском учете предоставляет право руководителю организации самостоятельно определять порядок и сроки инвентаризации за исключением обязательной, поэтому при наличии соответствующего приказа руководителя главный бухгалтер не имеет права отказаться от нее.

При смене материально-ответственного лица, в том числе и главного бухгалтера, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Завершить инвентаризацию и оформить ее первичными учетными документами подписанными членами инвентаризационной комиссии нужно дооформление акта приемки-передачи дел оформленный по результатам инвентаризации имущества и обязательств документы прикладываются к акту приемки-передаче дел.

Акт приемки-передачи дел.

Акт приемки-передачи дел оформляется в 2 экземплярах и утверждается руководителем организации. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй остается в организации.

Приемосдаточный акт составляется для разграничения ответственности принимающего и передающего дела.

Вместе с тем он показывает на момент приема-сдачи дел:

1. Основные финансовые показатели работы организации

2. Состояние первичной документации материального и денежного учета отчетности

3. Мероприятия необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля

В акте према-сдачи дел обязательно указываются:

— дата окончательной передачи дел

— нарушения и неточности в оформлении бухгалтерской и налоговой документации, выявленные в ходе передачи дел

— список отсутствующих документов и соответствующие оговорки и замечания к содержанию акта увольняющегося и вступающего в должность главных бухгалтеров.

Акт приема-сдачи дел бухгалтерии составляется по следующей схеме:

— аппарат и организация работы бухгалтерии (штат бухгалтерии, его укомплектованность, распределение обязанностей между сотрудниками, должностные инструкции, наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности)

— общая характеристика бухгалтерского учета (по какой системе и форме ведется бухгалтерский учет, состояние всех регистров синтетического и аналитического учета, состояние первичной документации, применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков)

— состояние кассы и учета денежных средств (имеются ли в учреждении должность кассира и помещения для него, обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, состояние записей в кассовой книге и остаток наличных денег в кассе, какие еще ценности хранятся в кассе учреждения и соответствие их бухгалтерским записям, перечень всех счетов денежных средств с указанием их номеров и отделений банка, остатки средств по каждому счету согласно выписок банка сверенных с данными учета, наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков)

— состояние учета расчетных операций (реальность дебиторской и кредиторской задолженности, наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных в этом лиц, наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм налогов, наличие актов сверки взаимных расчетов и даты урегулирования расхождений.

— состояние учета имущества организации (когда в последний раз была проведена инвентаризация имущества, ее полнота и качество, инвентарные описи, в каком виде и у кого они хранятся, имеются ли приказы о назначении материально ответственных лиц и договора материальной ответственности с ними

— отчетность (установленные и фактические сроки представления в текущем году качество представляемой отчетности)

— финансовое состояние организации, штат сотрудников и ФОТ (наличие собственных оборотных средств по последнему балансу, кредиты банка, состояние задолженности по срокам их погашения, наличие штатных расписаний, фонд оплаты труда штатного и внештатного персонала, его использование)

— налоговый контроль (когда последний раз проводились камеральные и врезные налоговые проверки и за какой период, как выполнены указания по их результатам, наличие случаев недостач и хищений, меры по их взысканию и привлечению виновных лиц к ответственности

— хранение документов (обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности архива бухгалтерских документов, имеются ли описи дел, прошиты и пронумерованы ли документы, правильно ли произведено изъятие документов по причине истечения предельного срока хранения.

Также к акту желательно приложить объяснительную записку увольняющегося главного бухгалтера о причинах отсутствия документов. Если в ходе приемки-передачи дел в бухгалтерские регистры вносились изменения то соответствующие бухгалтерские справки за подписью увольняющегося бухгалтера а также опись передаваемых документов.

В ходе своей деятельности многим компаниям приходится обмениваться деловой документацией. Далеко не все готовы просто передать документы. Чтобы стороны могли обезопасить себя от неприятностей в будущем, составляется акт, свидетельствующий о передаче документов. Когда стороны об этом договариваются, оформление данного бланка является одним из этапов договора.

Нельзя сказать, что составление бланка является обязательной процедурой, однако его оформление позволяет сторонам иметь официальное доказательство своих действий. Если документ составлен правильно, он наделяется юридической силой. Это означает, его можно использовать при судебных разбирательствах, если между сторонами появятся разногласия.

Форма

Закон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта. Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.

Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4. Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов. Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний. Без таких подписей не обойтись и в тех ситуациях, когда заполнение документа осуществлялось при помощи компьютера.

(Видео: «Юридические документы Акт приема передачи”)

В каких случаях требуется оформление акта

Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа. Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами. Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки. Одна сторона имеет доказательство того, что действительно передала все указанные документы, а вторая имеет полный перечень полученной документации.

Акт может оформляться не только при сделке между организациями. Он создается и при передаче документации внутри компании.

Акт оформляется в таких ситуациях:

  • Один работник передает документы другому;
  • Если в компании меняются должностные лица;
  • Вносятся изменения во внутреннюю документацию компании;
  • Документы сдаются в архив.

Особого внимания заслуживает ситуация, когда на предприятии меняется директор или главбух. Человек, заступающий на эти должности, должен принять дела своего предшественника. При этом нужно помнить, даже незначительные мелочи могут оказаться достаточно важными. Именно поэтому, принимая дела, рекомендуется тщательно ознакомиться с принимаемыми документами. Должностное лицо, которое только начинает работать в новой компании, должно постараться избежать серьезных неприятностей в будущем. И в этом поможет пакет документов, который был передан предшественником.

Особенности составления документа

Возможность использовать свободную форму оформления акта вовсе не отменяет необходимость придерживаться делового стиля составления подобных документов. Необходимо, чтобы здесь были указаны следующие данные:

  • Название документа;
  • Место и дата составления;
  • Название организации;
  • Подробное описание передаваемой документации;
  • ФИО лиц, которые подписывают акт.

В некоторых ситуациях, когда передаются особо важные документы, назначается соответствующая комиссия, которая подтверждает факт передачи и получения. Если такая комиссия имеется, в документ вносится ее состав. Каждый из членов комиссии должен поставить здесь свою подпись. При этом именно в присутствии комиссии непосредственно передаются документы.

Получателю рекомендуется проверять, какие именно оригиналы предоставлены. В акте об это также должна присутствовать исчерпывающая информации. Можно сказать, это и в интересах отправителя. Например, если получателем будет утрачен какой-то важный финансовый документ, он может сказать, что просто его не получал. При помощи акта лицо, передающее документацию, сможет доказать свою правоту.

Как правило, проверкой документов занимается принимающая сторона. Если в сделке принимает участие комиссия, данная обязанность обычно возлагается на ее членов. Если передача происходит в пределах одной компании, акт подписывается ее директором.

Акт можно заполнять вручную или при помощи компьютерного набора. Распечатав заполненный документ, на нем необходимо поставить «живую» подпись. Острой необходимости в проставлении печатей нет. Однако если у сторон появится такое желание, делать это никто не запрещает. В некоторых ситуациях, когда передаются документы, обладающие высокой ценностью, составляется приложение к акту. Обычно это делается по согласию сторон. Данное приложение является отдельным документов, где в подробностях описываются все передаваемые документы.

Составление данного акта не вызывает особых сложностей. Стандартная для аналогичных документов форма имеет следующую структуру:

  • Название и суть пишутся в верхней части;
  • Ниже следует прописать город регистрации фирмы;
  • Дата подписания и составления;
  • Указываются данные о передающей фирме. Отмечается, что это ООО, ИП или другая правовая форма;
  • Прописывается должность и данные паспорта ответственного сотрудника, наделенного данными полномочиями.
  • Далее указывается та же информация о стороне, принимающей документы, и ее ответственных лицах;
  • Ниже указывается список передаваемой документации.

Когда передаются документы, связанные с финансами, или документация, имеющая особую ценность, о ней нужно указать подробную информацию.

В акте можно сделать таблицу с шестью столбцами:

  1. Порядковый номер.
  2. Название.
  3. Дата составления.
  4. Номер, присвоенный внутренним документооборотом компании.
  5. Наличие оригиналов или заверенных копий.
  6. На скольких листах составлен акт.

Это лишь рекомендованные столбцы. Таблицу можно увеличить, внося дополнительные данные. Составлять ее необязательно, но при множестве разных документов, использовать таблицу достаточно удобно. В нижней части акта необходимы подписи и точное указание количества копий, в которых составлен этот акт.

Составление акта при смене генерального директора

Директор, который покидает свой пост, должен сдать дела и соответствующую документацию новому управленцу. Стоит отметить, именно законодательство возлагает на него такие обязанности. Поэтому вопрос, обязан ли гендиректор передавать документацию, не возникает ни при каких обстоятельствах. Но оформлять при этом соответствующий документ нет острой необходимости. Хотя нужно понимать, именно этим актом от серьезных проблем смогут защитить себя, как бывший управленец, так и новый руководитель.

Как составить акт

Как правило, необходимость составления акта прописывается не законодательством, а внутренними правилами компании. Бывает документация, восстановить которую нет возможности. Многие стараются документально фиксировать факт передачи, чтобы в будущем не возникло никаких проблем. С оформлением акта не должно возникнуть никаких сложностей. Стоит лишь правильно указать данные паспорта бывшего директора. Также вносятся соответствующие данные о получателе, т.е., об управленце, который заступает на данный пост.

Образец

Составление акта при смене бухгалтера

Кроме управляющего, главбух также считается ответственным в любой компании. Если он рассчитывается, необходимо позаботиться о том, чтобы все бухгалтерские и финансовые документы были переданы новому сотруднику. Этот акт позволит новому главбуху понимать, с какой документацией ему придется иметь дело в будущем.

Как составить акт при смене бухгалтера

Нередко передаются дела и документы, относящиеся к документам строгой отчетности. Многие в таких ситуациях занимаются оформлением отдельного акта. Здесь фиксируются такие важные документы. Это же касается и тех ситуаций, когда осуществляется передача печати. Ее также рекомендуется оформлять новым актом. Достаточно часто бухгалтерские документы обладают высокой ценностью. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании. Ее члены проверяют наличие документов и правильность составления акта.

Образец

Скачать бланк акта при смене бухгалтера

Сроки хранения

Некоторые могут посчитать, если можно обойтись без оформления акта, нет никаких правил, касательно сроков его хранения. Однако это ошибочное мнение. Законодательством срок не определен. Как правило, документы такого рода нужно хранить в соответствии с внутренними правилами предприятия. Но при этом срок их хранения должен быть более пяти лет.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх