Перевод в электронный вид

Марина Авдеева, Анатолий Чиркин

Опыт работы

Технические средства

Наш опыт

Опыт работы

Перевод бумажных архивов в электронную форму интенсивно осуществляется на предприятиях во всем мире. Не осталось в стороне и Комсомольское-на-Амуре авиационное производственное объединение (КнААПО). Четыре года назад для централизованной обработки документов был создан участок перевода информации в электронную форму (участок сканирования). Работая в тесной связи с подразделениями объединения (отделы главного конструктора, главного технолога, главного метролога, планово-экономический отдел, сектор стандартизации, цеха основного и вспомогательного производства, бухгалтерия, отдел кадров и многие другие), он перевел в электронный вид более 200 тыс. листов бумажных документов формата А4.

ЛВС — локальные вычислительные сети, КВС — корпоративные вычислительные сети. Технология перевода документов в электронную форму

Подразделения, воспользовавшиеся нашими услугами, освобождаются от рутинного труда, связанного с большими затратами времени и требующего освоения программных продуктов, которые могут им в дальнейшем и не понадобиться. Процесс перевода документации в электронный вид регламентируется временным положением, действующим на предприятии.

Все необходимые сведения заносятся в карту заказа, которую с помощью инженера по АСУП участка сканирования заказчик заполняет при сдаче документов на обработку. В карте заказа указываются параметры форматирования, имена файлов и каталогов, особенности обработки и адреса хранения готовой электронной формы.

Сегодня мы предлагаем заказчикам следующие виды электронных документов:

• качественные копии бумажной технической документации, доступные для редактирования в графических редакторах (*.tif, *.jpg и др.);

• чертежи в формате AutoCAD (*.dwg);

• эскизы векторного качества для приложений Windows и баз данных в виде метафайлов Windows (*.wmf);

• книги Microsoft Excel (*.xls);

• Web-страницы (*html);

• документы, подготовленные для печати на типографском оборудовании в формате Adobe Acrobat (*.pdf) и т.д.

Кроме того, мы размещаем информацию в базах данных корпоративной сети предприятия. Таким образом, заказчики, сдав в обработку бумажные документы (зачастую ветхие и плохого качества), получают их электронные аналоги, доступные целой группе пользователей.

Стимулом к созданию участка стала потребность сопровождать изделия на экспорт документами в электронном виде. Первыми заказами, выполненными участком сканирования, были технологические карты и руководства по эксплуатации изделий, послужившие основой для создания интерактивных электронных технических руководств.

На создание первых книг общим объемом 10 тыс. листов формата А4 конструкторам и технологам понадобилось бы (по их собственным подсчетам) около полутора лет, но благодаря новой технологии эта работа была выполнена за три месяца.

Окно базы данных Scandoc, форма Книги, вкладка Регистрация

Сегодня производительность участка составляет около 6 тыс. листов формата А4 в месяц. Количество обработанной документации зависит от качества оригинала и выбранной технологии. Разработаны технологические процессы разной сложности: например, перевод в электронный вид Документ Microsoft Word простых текстов без рамок форм имеет сложность 1, а перевод чертежей в электронный вид Рисунок AutoCAD — сложность 4. Благодаря систематическому обучению персонала поддерживается высокая квалификация специалистов, что позволяет создавать качественные электронные версии различных документов.

Поступающие на обработку документы регистрируются в специальной базе данных Scandoc. В ней содержатся сведения о заказчиках и исполнителях работы, технологическом задании, сроках выполнения, адресах размещения электронных версий документов в корпоративной сети и т.д.

Технические средства

Первые работы по переводу в электронный вид были выполнены нами на сканерах Vidar TruScan Select с помощью программы TruInfo. Эти сканеры и сегодня продолжают исправно работать, позволяя выполнять сканирование на отдельных листах в черно-белом изображении шириной от 150 до 965 мм и длиной до 10 м. Возможность подбора различных настроек монохромного сканирования в программе TruInfo, удобный интерфейс с укрупненным просмотром сканируемого изображения, небольшой размер конечного файла в формате tif CCIT Group4 — основные преимущества программы TruInfo. В то же время были и определенные трудности. Например, нарушение выравнивания камер сканирования требовало полной переустановки программы TruInfo с получением от фирмы-поставщика нового кода авторизации. Неудовлетворительный результат на этих сканерах дает и сканирование в режиме Grayscale.

Для сканирования книг, технических журналов и сшитых документов, формат которых не превышает А3, мы с успехом используем цветные планшетные сканеры Paragon 1200 A3 SP PRO.

Чтобы сканировать цветные документы большого формата, иногда очень плохого качества, мы приобрели широкоформатный цветной сканер Contex с программным обеспечением RasterID, которое предлагает различные варианты настроек, благодаря чему можно повысить качество сканирования. Положительные отзывы получила автоматизация процессов обработки. Кроме того, программа поддерживает технологию ActiveX, что еще больше расширяет наши возможности.

Наш опыт

Для большинства документов хорошее качество изображений при небольших размерах файлов обеспечивает сканирование с разрешением 300 dpi. Сканирование калек, мятых и разорванных чертежей удобно проводить при помощи специальных прозрачных пакетов, приобретенных нами у компании Consistent Software.

Быстро и качественно сканируются документы, обладающие высоким контрастом, сочностью цвета, однородностью и постоянной плотностью. В этом случае оцифрованное изображение занимает незначительный объем дисковой памяти и практически не требует дальнейшей обработки. К сожалению, процент таких документов невысок (около 30%).

Участок сканирования КнААПО

Для других документов получение качественного растра требует времени. При обработке такого документа используются разработанные компанией Consistent Software программные продукты серии Raster Arts. С программами RasterDesk Pro и Spotlight Pro мы работаем начиная с третьей версии и считаем их наиболее эффективными для улучшения качества монохромных растровых изображений. В четвертой версии появилась возможность выбора растровых объектов, что позволяет редактировать растр, применяя привычные методы работы с вектором. Длительное время мы, руководствуясь пожеланиями заказчиков, обрабатывали чертежи, сохраняя их либо в растровом, либо в векторном виде, однако сегодня считаем, что пора переходить к гибридным чертежам, так как работа с ними наиболее целесообразна для быстрого создания электронных архивов. Действительно, вряд ли имеет смысл перерисовывать в AutoCAD качественные растровые фрагменты!

В программе Spotlight есть и весьма полезный режим пакетной обработки, позволяющий обрабатывать пакет растровых файлов без участия оператора. Правда, этот прием можно применять только для изображений одинакового качества.

Для чертежей плохого качества быстрее получить векторную копию растрового оригинала средствами CAD-программ, чем проводить очистку сильно загрязненного растра. Программы Raster Arts позволяют автоматически векторизовать растровые объекты, однако мы эту возможность используем редко, так как выполняем работу для разных подразделений предприятия. Настройка параметров векторизации на разные виды часто меняющихся чертежей требует существенных временных затрат. Конечно, при больших объемах однотипных чертежей более целесообразно подобрать параметры векторизации, сохранить их в виде шаблонов и автоматизировать процесс перевода документации в электронный вид, но это требует участия специалистов подразделений, которые пока делают лишь первые шаги в освоении программ серии Raster Arts.

Обычно мы используем метод сколки: вставляем растр в рисунок AutoCAD в виде ссылки в масштабе 1:1, а затем средствами инструментов панели рисования получаем векторную копию растрового оригинала. Для работы с цветными документами (мы сканируем в цвете документы очень плохого качества) RasterDesk 5 и Spotlight 5 также предлагают набор инструментов, но их применение требует больших ресурсов памяти, которые есть не на всех рабочих местах, поэтому обработка таких документов замедляется. Цветные документы в Spotlight можно преобразовать в монохромные при помощи программы Color Image Processor и далее воспользоваться инструментами, улучшающими битональные изображения.

Качественные тексты хорошо распознаются большинством OCR-программ и требуют минимальной обработки.

Для текстовой документации плохого качества, которую и прочитать-то трудно, сканирование и распознавание применять нецелесообразно. Предпочтительнее ручной набор информации (время на сканирование, распознавание и редактирование может оказаться больше, чем на ручной набор).

Информацию в электронном виде мы формируем так, чтобы при просмотре на экране компьютера ее расположение было удобным для пользователя. Листы с книжным расположением информации должны иметь книжную ориентацию, а с альбомным расположением — альбомную. При выводе на печать соответствие бумажному оригиналу сохраняется путем настройки параметров принтера.

Слои рисунка AutoCAD

При наличии в бумажном оригинале технической документации символов, написанных или нарисованных от руки, мы определяем для них вариант замены из таблицы символов или используем качественно нарисованное электронное изображение данного символа. Для рисования желательно выбирать векторный редактор и отслеживать, чтобы в электронной версии один и тот же символ не обозначался разными знаками. Для этого необходимо создать единую библиотеку символов предприятия. В бумажной документации 70-80-х годов символы чаще всего вписывались от руки, в результате чего один и тот же символ мог иметь разное написание. В Windows одни и те же символы в разных шрифтах также различаются. При выборе того или иного варианта, наряду с внешним видом, нужно учитывать наличие соответствующего шрифта на компьютерах предприятия и в выбранной программе. Например, не все знаки, написанные в Microsoft Word (*.doc), будут отображаться в рисунке AutoCAD (*.dwg) или в таблицах баз данных. Отсюда возникает проблема: установку программного обеспечения и настройку компьютеров предприятия необходимо проводить так, чтобы одни и те же документы смотрелись на всех машинах одинаково и желательно в соответствии со стандартами на электронные документы.

Инженеры Марина Авдеева и Анатолий Чиркин

Для CAD-программ необходимо использование (создание) типов линий по ГОСТ, единство текстовых и размерных стилей, систем слоев, выработка единых принципов формирования и сохранения чертежей (особенно при применении гибридных технологий). Мы, например, для удобства работы в AutoCAD выбрали светло-серый цвет экрана.

Основной шрифт, принятый для использования на предприятии, — GOSTW. Но многие подразделения начали использовать AutoCAD раньше, чем были предприняты попытки стандартизации данного процесса. Как следствие, появился большой объем электронных чертежей с разнообразными настройками, удобными для конкретных пользователей. В результате сегодня существует большое количество текстовых и размерных стилей, типов линий и т.д.

Ряд проблем возникает при переводе в электронный вид текстовых документов, оформленных по ГОСТ. Текстовую часть документа нередко требуется поместить в рамки форм. Однако создать универсальные рамки, которые полностью печатаются на любом принтере и при этом удовлетворяют требованиям стандартов, — трудная задача.

Эту проблему можно решать по-разному. Создано много вариантов рамок в Word, Excel, в растровых и векторных редакторах. Но обидно тратить на это время, да еще и подгонять результат под параметры принтера. Кроме того, нужно ли сохранять рамки для электронного вида? Можно, конечно, установить на все компьютеры специализированное программное обеспечение для работы с отсканированными формами, но насколько это целесообразно?

Благодаря тесному сотрудничеству с компанией Consistent Software мы всегда в курсе ее новых разработок. (К сожалению, не со всеми интересующими нас фирмами удалось достичь столь тесного контакта.) Из перспективных разработок Consistent Software нас заинтересовала программа PlanTracer. Она предоставляет просто фантастические возможности для создания трехмерных чертежей из растровых рисунков. Хотелось бы попробовать ее на планировках наших зданий. Быть может, недалек и переход к моделям?

Надеемся, что с помощью таких партнеров, как Consistent Software, мы сможем более профессионально решать проблемы, возникающие в процессе работы.

«САПР и графика» 1’2004

Казалось бы, чего проще, взять скопировать текст и перенести его в другой документ? Но, как показала практика для многих это не простая задача. Некоторые так умудряются скопировать отрывок из текста, что потом его еще и не на каждом компьютере откроешь. Как же правильно осуществлять перемещение и копирование текста из документа в документ?

И если вам приходится отправлять по электронной почте отчеты или другие документы, выполненные в Ворде, то такие файлы-фрагменты получатели чаще всего не могут прочитать. Обычно эти файлы выглядят таким образом. В виде рваной странички.

Копирование текста из документа в документ

Я долго не могла понять, каким образом у наших сотрудников получается такие файлы, но потом попросила показать мне, как они копируют информацию и куда вставляют. То, что они мне показали, меня поразило своей простотой и догадливостью.

Оказывается, они долго не думают, а просто берут, копируют необходимую часть текста, и просто напросто вставляют её не в документ, а прямо на Рабочий стол.

Т.е. щелкают правой кнопкой мыши по Рабочему столу, и в выпадающем списке выбирают пункт Вставить.

Так как я изначально училась делать все правильно, то никогда не догадалась бы сделать именно так. Поэтому такой маневр меня так удивил. Долго мне пришлось всех переучивать. Ведь их метод был намного проще, и они не хотели усложнять себе жизнь.

Как скопировать текст и переместить его в другой документ

Если необходимо перенести весь текст, то выделяете его

  • Войдите в меню Правка и выберите пункт Выделить все.

У вас выделиться весь текст в документе. Этот способ особенно хорош, когда у вас очень большой документ.

Если вы работаете с разными версиями ворда, то потом вам можно просто выровнять текст или изменить межстрочный интервал.

Если вам надо скопировать или вырезать только часть текста, то выделите его мышкой. Установите курсор в начало текста, который собираетесь копировать или вырезать, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская её, перемещайте курсор до конца фрагмента, который собираетесь копировать или вырезать.

  • Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и в выпадающем меню выберите пункт Копировать.
  • Если вам необходимо переместить текст в другое место этого же документа или вообще убрать его, то выбирайте пункт Вырезать.

Далее откройте новый документ или переместитесь в этом же документе в то место куда хотите вставить вырезанный фрагмент текста, установите курсор, щелкните правой кнопкой мыши и теперь в выпадающем меню выберите пункт Вставить.

То же самое можно проделать и по-другому.

  • Выделите необходимый текст;
  • Для перемещения текста, нажмите на клавиатуре одновременно клавиши Ctrl + X , или Shift + Del, или выберите команду Правка – Вырезать,

или на панели инструментов нажмите икону Вырезать (ножницы);

  • Для копирования текста нажмите на клавиатуре одновременно клавиши Ctrl + C, или Ctrl + Ins (Insert), или выберите команду Правка – Копировать,

или нажмите иконку Копировать.

  • Для вставки текста используйте кнопки клавиатуры Ctrl + V, или команду Правка – Вставить, или клавиши Shift + Ins,

или иконку Вставить.

  • Если у вас открыты сразу два документа, то можно выделить необходимый текст, установить курсор мыши на выделенный текст, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская её перетащить текст (для переноса текста), или удерживать одновременно клавишу Ctrl (для копирования).

Вот таким образом можно копировать или перетаскивать текст в другое место или другой документ.

Я описывала эти приемы для текстового редактора Word 2003, но это можно проделать и в более поздних версиях. Разница только в расположении инструментов. А если вы работаете клавишами, то вообще проблем быть не должно.

Удачи Вам!

Как показало недавнее исследование, половина офисных сотрудников тратят 50% времени на работу с документами. Каждому бухгалтеру, финансисту, юристу, менеджеру и другим специалистам регулярно приходится создавать электронные копии документов, причем, в среднем, на перепечатывание одной страницы вручную они тратят около 10-15 минут. Половина сотрудников утверждают, что раз в неделю и чаще сравнивают документы, чтобы найти в них возможные несоответствия и предотвратить подписание или публикацию некорректной версии. В 90% случаев они параллельно вычитывают оба варианта текста и тратят на это более 4 часов в неделю. Как справляться с этими задачами быстрее, перестать задерживаться на работе и уделять больше времени другим, более важным делам?

Вам нужно перевести бумажные документы в электронных формат

Вопреки разговорам, число бумажных документов в офисах не сокращается. Ежедневно с ними работают 76% офисных сотрудников. Если вы тоже регулярно сталкиваетесь с «бумагами» и создаете их электронные копии, чтобы внести правки или найти в них информацию, подумайте об использовании специализированных программ.

Например, ABBYY FineReader 12 быстро распознает отсканированные или сфотографированные документы на 190 мировых языках и преобразует их в электронные редактируемые файлы или PDF. Кроме того, программа умеет работать даже со сложными документами, в которых есть таблицы, примечания и другие сложные элементы.

Работать с FineReader очень просто. Всего пара кликов – и ваш документ преобразован в нужный формат. В программе можно параллельно сравнить полученный текст с исходным изображением, а также, если нужно, внести в него правки.

Чтобы распознать документ в ABBYY FineReader 12, вы можете просто сфотографировать его на камеру мобильного телефона или планшета. Программа автоматически улучшит качество изображения, а значит, и результат распознавания. Также вы можете, если нужно, вручную обработать снимки документов в «Редакторе изображений»: осветлить его, сделать более контрастным, обрезать лишние границы и многое другое.

Вам необходимо скопировать небольшую часть многостраничного документа, и вы не хотите ждать, пока программа распознает его целиком? ABBYY FineReader 12 мгновенно открывает все страницы документа. Можно просто перейти к нужной, выделить требуемую область и нажать «Копировать», а программа распознает ее содержимое автоматически.

Результаты распознавания вы сможете скопировать в файл или отправить сразу в Word, Excel, PowerPoint и другие программы.

Вы регулярно работаете с PDF-документами

Половина сотрудников постоянно вносят правки в текст бумажных документов и PDF-файлов. В PDF-документах сотрудники ищут информацию, копируют текст, вносят правки, меняют порядок страниц, а также объединяют файлы различных форматов в один PDF. Многие работники отмечают, что выполнить все эти задачи сложно без помощи специальных программ. Наиболее частая проблема – работа с PDF-документами, полученными при сканировании. Они состоят только из изображения страницы и не содержат текстового слоя, поэтому даже для копирования и поиска информации в них необходимо распознать текст. C невозможностью скопировать текст из PDF минимум раз в месяц сталкивается 81% офисных сотрудников.

Эту проблему, как и другие задачи можно решить только специализированными программами. Одна из таких программ – ABBYY PDF Transformer+.

Так, при открытии PDF-файла, содержащего только изображение страницы, ABBYY PDF Transformer+ автоматически добавит к нему текстовый слой. Программа позволяет искать и копировать информацию из PDF-документов на 189 языках. Можно скопировать из любого PDF-файла даже часть информации – текст, таблицы и изображения – и вставить ее в другую программу: Word, Excel, PowerPoint и т.д. ABBYY PDF Transformer+ позволяет быстро поправить опечатку или заменить цифру в PDF-документах, удалить ненужный элемент или добавить текстовый блок даже в отсканированный документ.

В ABBYY PDF Transformer+ можно создавать PDF-документы из нескольких файлов различных форматов. Кроме того, программа позволяет быстро создать новый PDF-файл из одной или нескольких страниц открытого документа.

Если вы занимаетесь согласованием PDF-документов, ABBYY PDF Transformer+ значительно упростит вам работу. В программе можно добавлять именные комментарии и статусы к обсуждениям («Принято», «Отклонено», «Отменено» или «Завершено»), просматривать все комментарии к странице или всему документу. ABBYY PDF Transformer+ позволяет отсортировать комментарии по автору, дате или статусу обсуждения.

Также вы можете отметить статус документа или подчеркнуть его конфиденциальность, добавив на него уникальный штамп. Чтобы посторонние люди не смогли открыть, отредактировать или напечатать ваш документ, ABBYY PDF Transformer+ позволяет дополнительно установить защиту паролем. С программой вы можете не только подписать документ цифровой подписью, но и обнаружить, что в документе после подписания произошли изменения. К цифровой подписи можно добавить изображение, например, вашей подписи от руки.

Вам нужно сравнить версии документов

Половина офисных сотрудников раз в неделю и чаще сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% из них – тратят более 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудникам приходится параллельно вычитывать обе версии текстов. Решить эту задачу быстрее можно с помощью специализированного ПО, в частности, ABBYY Comparator.

Программа быстро выявляет значимые несоответствия в тексте и помогает предотвратить подписание или публикацию некорректной версии документа. У ABBYY Comparator простой и понятный интерфейс. Все, что вам нужно– загрузить отсканированное изображение документа. Программа автоматически распознает текст перед поиском различий с эталонным документом.

ABBYY Comparator находит существенные различия в документах, такие как удаление, добавление и исправление. Все несоответствия можно увидеть на отдельной панели справа, а также они подсвечиваются по тексту в обоих документах.

Кроме того, программа позволяет создать подробный отчет-таблицу о различиях и сохранить в формате Word или PDF-документа. Такой отчет можно, например, приложить к письму о согласовании документов.

ABBYY Comparator позволяет сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие.

Программа поможет существенно сэкономить время юристам, менеджерам по продажам, финансистам, логистам, а также всем офисным сотрудникам, которые сталкиваются со сравнением документов – договоров, актов, технической документации или других документов.

Таким образом, сегодня можно упростить работу с документами, используя специализированные программы, которые значительно сэкономят ваше время и позволят сосредоточиться на более важных делах. Кстати, до 30 ноября пакеты программ ABBYY для работы с бумажными и PDF-документами доступны со скидкой до 25%.

Почему бумажные архивы нужно переводить в электронный вид

Федеральное архивное агентство – главный орган по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства – еще в 2012 году выпустило «». Тем самым подчеркивая, что перевод документов в электронные архивы актуален на государственном уровне, хотя подлинниками до сих пор считаются бумажные версии.

Из гор бумаги – в удобный и компактный вид

Бумажные архивы требуют для себя много места, специальных условий хранения; кроме того, документы могут быть повреждены, украдены или вовсе уничтожены вследствие стихийных бедствий или техногенных катастроф (например, летом 2019 года в Росархиве произошел пожар, в результате чего были уничтожены редкие документы, относящиеся к литературе и искусству).

Оцифровка архивов имеет ряд преимуществ:

  • организация доступа к нужным документам нескольким сотрудникам одновременно;

  • доступ к архиву из любой точки, где есть возможность выхода в интернет;

  • наличие резервных копий документов снижает вероятность их уничтожения или утери;

  • перевод документов в электронный вид делается с их одновременной систематизацией и структурированием;

  • документы с ограниченным доступом смогут просматривать только люди с соответствующими полномочиями;

  • возможное освобождение площадей, занятых под бумажные архивы;

  • оптимизация рабочих мест в архиве.

После перевода бумажных документов в цифровую форму и атрибутирования (создания поисковых полей) их можно загружать в специальные системы – электронные архивы на хранение, где есть:

  • Поиск документов. Бумажные хранилища с каждым годом становятся все более дорогостоящими и менее эффективными. На поиск документов уходит неоправданно много времени. Иногда их невозможно найти из-за отсутствия или расположения не на своем месте. В противовес этому поиск по электронным архивам занимает считаные секунды.

  • Перемещение документов. Если организация большая, а тем более когда ее структурные подразделения физически удалены друг от друга, это порождает длительное ожидание в очереди на просмотр необходимой документации: сначала ее нужно найти в архиве, оформить бумаги на переезд оригиналов, а потом ждать завершения логистического процесса. За цифровыми копиями не нужно никуда ходить, и доступ к ним одновременно получают все заинтересованные лица. А в случае, если требуются бумажные оригиналы, найти их в хранилище и оформить переезд проще простого.

  • Защита от потери или порчи документов. Многолетняя практика показывает, что ни один бумажный архив не может считаться на 100 % надежным местом хранения. Не принципиально, был ли документ случайно выброшен, потерялся в стопках бумаг или уничтожен – это все равно означает, что его нужно восстанавливать, тратя время и деньги. Электронные архивы построены на том, что у документов всегда есть резервные копии, их восстановление избавляет от бумажной волокиты и быстро выполняется.

Впереди – серьезная работа…

Есть два подхода к оцифровке архивных документов.

Оцифровка для решения «узких» задач

Часть организаций в силу различных причин предпочитает делать частичную оцифровку для решения разовой задачи. Например, получило огласку громкое историческое событие (документы были засекречены) и теперь его нужно продемонстрировать широкой общественности. В результате сканируются соответствующие фонды, и в базу данных заносятся искомые документы.

Подобную работу едва ли можно назвать комплексным подходом, потому что в данном случае за короткое время выполняются лишь несколько задач, и это не повышает эффективность работы архива: совокупный объем оцифрованной документации является ничтожно малым от общего количества бумаг, нуждающихся в переводе. Порой компании делают частичную оцифровку по причине недостатка денег и незнания процедуры перехода в «цифру». Однако сегодня все больше людей понимает, что в перспективе не обойтись без длительных работ по переходу от бумажных документов к электронным.

Именно поэтому надо использовать системный подход, который одобряет и Росархив.

Полноценный перевод информации в цифровой вид

  1. Подсчет количества и учет качества документов, которые требуется отсканировать.

  2. Классификация документации по типу обработки:

    • постраничная обработка;
    • обработка разворотами;
    • широкоформатное сканирование;
    • сканирование специализированных форматов.
  • Согласование атрибутируемых реквизитов: основные атрибуты, количество, средняя длина, расположение на документе.

  • Согласование специфики работы и выходного электронного формата файлов, а также их загрузки в базу данных или систему.

  • Составление технического задания по результатам экспертизы и соглашения об уровне качества и конфиденциальности.

  • Расшивка документов (если требуется). Сортировка и реставрация испорченных экземпляров. Вкладка технологических разделителей.

  • Сканирование и очистка документов, перевод в нужный формат (TIFF, JPEG, PDF, DWG и т. д.). Затем – сшивка, комплектация и проверка бумажных версий.

  • Подготовка полученного массива электронных документов к индексированию. Создание реквизитов для поиска по базе данных ручным или автоматизированным способом.

  • Формирование базы данных с электронными образами и поисковыми атрибутами документов.

  • Загрузка информации в систему заказчика.

  • Сортировка оригиналов по первоначальной структуре архива.

  • Сборка архивных дел, их брошюровка и реставрация.

  • Что учитывать перед оцифровкой архивов

    Перевод в электронный вид отдельных документов, в отличие от книг, имеет свою специфику: почти каждый из них существует в единственном экземпляре. Это влечет колоссальную ответственность со стороны тех, кто проводит сканирование (общее состояние, наличие дефектов, нетипичная сшивка, уход текста под корешок и т. п.), настраивает оборудование или организует передачу части документов для реставрационных работ.

    Высокое качество оцифровки бумажных хранилищ имеет критическое значение для сохранения особо ценных исторических Архивных фондов, которые требуют использования большого разрешения сканирования.

    Исполнители

    Компетенция исполнителя, который приходит на предприятие для оцифровки архивов, крайне важна. Этому специалисту нужно постоянно перенастраивать оборудование под разные типы документов и в режиме реального времени поддерживать приемлемое качество как оригиналов, так и создаваемых электронных копий.

    Предельно бережное отношение к исходному документу и ожидаемому результату – залог успеха

    Только профессионал с многолетним опытом сможет в итоге показать клиенту грамотно сделанные электронные образы.

    Оборудование

    Соответствующие требования при оцифровке документов предъявляются не только к людям, но и к оборудованию. Профессионально оказываемая услуга допускает использование исключительно бесконтактного метода сканирования (одно неосторожное касание – и документа больше не существует), который обеспечивают планетарные сканеры.

    Так выглядит планетарный сканер SyntarexMaster A3 Pro

    К сканерам предъявляются требования по наличию максимального разрешения, контрастности и цветопередачи. Все это связано с тем, что многие документы содержат слабоконтрастные, выцветшие тексты и изображения.

    Подчас требуется разработка специальной техники, потому что ряд документов имеет нестандартную структуру, толщину и, конечно, вес (например, церковные и переписные книги). Сегодня на рынке есть оборудование, которое позволяет успешно сканировать подобные документы.

    Индексирование

    Процедура выполняется для структурирования имеющихся данных и организации поиска документов по нужным параметрам.
    Недопустимы ошибки в таких данных, как Ф. И. О., даты и номера. Чтобы обеспечить максимальное качество индексирования, необходимы две составляющих – современные технологии и жесткая система контроля.

    Выписка из метрической книги с большим количеством текстовых и цифровых данных

    Снизить вероятность ошибок может, например, метод двойного ввода, когда информация попадет в систему управления базами данных только после идентичного ввода от двух операторов.

    Описи

    Полная оцифровка архивов вряд ли возможна без перевода в электронную форму научно-справочного аппарата. Эта часть работы представляет наибольшую сложность. Не зря эти работы регламентированы Росархивом.

    Особенность индексирования описей состоит в том, что здесь приходится учитывать большое число полей. Дело осложняется тем, что описи, как и документы, также могут находиться в неудовлетворительном состоянии или быть написанными на одном или нескольких мертвых языках, а также иметь запутанную структуру и большое количество персональных данных.

    Перевод описей в электронный вид – трудоемкая работа, которая под силу только профессионалам

    Существует три вида описей:

    • для обычной документации;

    • для научно-технической документации;

    • для объектов нефондового учета.

    Сделать опись хорошего качества без знания архивного дела и актуальной нормативно-правовой базы практически невозможно. Процедуру в состоянии проводить только те компании, которые могут документально подтвердить свою компетентность по оцифровке архивных фондов и имеют успешные кейсы в портфолио.

    Итак, мы выяснили, для чего нужна оцифровка архивов:

    • уменьшение финансовых затрат по хранению электронных копий документов;

    • рост общего уровня информационной безопасности при работе с документацией (появляются права доступа при изучении конкретных данных);

    • нивелирование вероятности потери оригиналов;

    • унификация и оптимизация процедур по обработке и использованию документов;

    • оптимизация поиска и подбора искомых документов;

    • ускорение работы сотрудников с документами.

    Самостоятельная оцифровка с помощью офисных сканеров и отправка документов на хранение по локальной сети – не более чем способ продлить их существование, пользоваться таких архивом по-прежнему неудобно: невозможно найти нужный файл. Адекватная работа с информацией всегда предполагает ее упорядочивание и связывание документов по определенному принципу. Эти задачи уже выполняют системы электронных архивов.

    Записи созданы 8837

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Похожие записи

    Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

    Вернуться наверх