Первичные документы должны быть составлены

Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет хозяйственные операции. Это могут быть расчеты с кредиторами, приемка ценностей, продажа продукции. Все эти действия должны документироваться.

Задачи документирования

Каждая операция сопровождается документами, что позволяет решить эти задачи:

  • Создание полной базы с достоверной информацией о процессах и итогах деятельности компании. Сведения эти нужны для руководства фирмы, инвесторов, налоговых органов, банков.
  • Контроль над перемещением ценностей и ресурсов.
  • Предупреждение нарушений закона.

Правильное документирование крайне важно. Если информация об операциях будет недостоверной, на основании ее могут быть приняты неверные решения. Кроме того, подлог документов – дело подсудное. За правильность документирования отвечают не только представители бухгалтерского отдела, но и другие сотрудники, работающие с бумагами. Эффективность системы ключевых сведений напрямую влияет на эффективность управленческих решений.

Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.

Требования к первичке

Первичка – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования:

  • Бумаги должны оформляться по форме, приведенной в специальном альбоме. Последние утверждаются Госкомитетом страны. Если формы нужного документа нет, фирма может разработать ее самостоятельно.
  • Каждый документ содержит реквизиты. Это название бумаги, дата ее оформления, название компании, содержание произведенной операции, перечень ответственных лиц.
  • Первичка оформляется в дату исполнения операции. Крайне редко документы заполняются после того, как операция произведена.
  • В бумаге должны содержаться сведения, на основании которых можно определить содержание действия.
  • В первичку могут вноситься исправления, однако корректировка производится в соответствии с законным порядком. В частности, исправления подтверждаются подписью ответственного лица. Проставляется дата внесения корректировки.
  • Компания ответственна за сохранение документов на протяжении установленного срока.

Если правила по заполнению первички не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.

Классификация документов

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:

  • Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
  • Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
  • Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
  • Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий:

  • Материальные. Это первичка, подтверждающая передвижение ценностей. К примеру, это приходный ордер.
  • Финансовые. Это бумаги, нужные для подтверждения действий с наличными или безналичными средствами. К примеру, это поручение по платежам.
  • Расчетные. Нужны для оформления расчетов. К таким бумагам относится счет-фактура.

Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий:

  • Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
  • Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.

Бумаги объединяются в группу на основании метода использования:

  • Разовые. Нужны для подтверждения однократной операции. К примеру, это накладная на предоставление ценностей.
  • Накопительные. Нужны для неоднократных операций. К примеру, это лимитно-заборная карта.

Бумаги классифицируются по объему позиций:

  • Однострочные. Есть только одна учетная позиция.
  • Многострочные. В бумагах содержится несколько позиций.

Еще один признак – место составления:

  • Внутренние. Это документы, составленные в компании, необходимые для внутренних нужд. К примеру, это может быть доверенность на получение ценностей.
  • Внешние. Это бумаги, составленные в сторонней фирме. Как правило, в компаниях-контрагентах.

Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:

  • Документы, заполняемые вручную.
  • Бумаги, которые заполняются посредством ПК.

Также существует следующая классификация:

  • Распорядительные. Это бумаги, в которых содержатся сведения об управлении компанией, о производственно-эксплуатационной деятельности. Оформляются они органами управления.
  • Финансово-расчетные. Бумаги, которые нужны для рационального использования финансов. За их заполнение отвечают представители бухгалтерского отдела.
  • По снабжению. Это документы о ценностях. К примеру, это может быть оборудование, материалы.

В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.

Классификация первичной документации

Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:

  • Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
  • Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.

Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.

Способы проверки документации

Документация обязательно должна проверяться. В ходе контрольных мероприятий выявляются недочеты. Рассмотрим основные способы проверок:

  • По форме. Устанавливается правильность использования бланка. Также проверяется наличие реквизитов, которые должны быть в первичке.
  • Арифметическая проверка. В ходе ее определяются недочеты, которые могли быть допущены при заполнении документов. Если в банковской документации или в бумагах, нужных для оформления кассовых операций, выявлены ошибки, эти документы заполняются заново.
  • Проверка содержания. В ходе мероприятия определяется законность выполняемой операции, а также ее целесообразность. Если действие компании не является легальным, сопровождающая документация также не будет законной. Она не может приниматься к учету.

К СВЕДЕНИЮ! Первичка может изыматься из мест ее хранения только на основании обоснованного постановления руководителя или другого ответственного лица. Изъятие осуществляется в присутствии понятых. Нужно заполнить протокол выемки, в котором перечисляются те документы, которые были изъяты. Перечень бумаг также содержится в специальных описях.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Качественное руководство возможно только в том случае, если в компании налажен учет.

Фонд «Национальный негосударственный регулятор бухгалтерского учета «Бухгалтерский методологический центр»

Рекомендация Р-115/2020-КпР «Своевременность документального оформления фактов хозяйственной жизни»

В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции широко применяемой мерой по борьбе с распространением инфекции является перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы. Такой режим предполагает изменение подходов к работе с документами, в том числе изменение порядка оформления в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Рекомендация Р‑113/2020‑КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» содержит положения, применение которых позволяет эффективно организовать документальное оформления фактов хозяйственной жизни в условиях удаленного режима работы персонала организации.

Вместе с тем перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы в 2020 году осуществлялся в экстренном порядке. В связи с этим большинство организаций не имели возможности осуществить необходимые мероприятия по изменению принятого в организации документооборота и надлежащим образом наладить другой порядок.

В результате организации столкнулись с ситуацией невозможности или затруднительности выполнения требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Между тем организации готовы выполнить эти требования позднее, когда карантинные условия будут сняты или смягчены, либо организация внедрит другой порядок документооборота, адаптированный к удаленному режиму работы сотрудников.

В этой связи возникает вопрос о своевременности документального оформления фактов хозяйственной жизни для их регистрации в бухгалтерском учете.

Решение

1. Регистрация факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете считается своевременной, если она обеспечила включение всех количественных показателей, неколичественных данных и другой информации, на которую повлиял данный факт, в бухгалтерскую отчетность организации.

2. Для целей бухгалтерского учета составление первичного учетного документа непосредственно после окончания факта хозяйственной жизни означает составление документа до момента использования содержащейся в нем информации при составлении бухгалтерской отчетности за период, в котором оформляемый факт имел место.

3. Под бухгалтерской отчетностью, указанной в пунктах 1 и 2 настоящей Рекомендации, понимается годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность в случаях, если организация такую отчетность составляет.

4. Несмотря на то, что принятие настоящей Рекомендации обусловлено переводом сотрудников организаций на удаленный режим работы в условиях пандемии новой коронавирусной инфекции, положения настоящей Рекомендации по существу не являются чрезвычайными. Оформление первичными учетными документами фактов хозяйственной жизни и их регистрация в бухгалтерском учете в соответствии с настоящей Рекомендацией соответствует требованиям законодательства о бухгалтерском учете и может осуществляться как в текущих чрезвычайных условиях, так и в будущем после прекращения действия этих условий.

Основа для выводов

В соответствии с частью 2 статьи 1 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон) бухгалтерский учет – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. Федеральный закон не устанавливает для бухгалтерского учета каких-либо иных целей и задач, помимо составления бухгалтерской отчетности. В свою очередь, в соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами. Соответственно, требования Федерального закона к ведению бухгалтерского учета, в том числе к регистрации фактов хозяйственной жизни, оформлению их первичными учетными документами, должны рассматриваться в контексте составления бухгалтерской отчетности. При этом законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете не регулирует вопросы документального подтверждения каких-либо фактов для целей налогообложения, для целей решения имущественных вопросов между сторонами гражданско-правовых и трудовых договоров, а также для иных целей, не являющихся предметом регулирования Федерального закона.

В соответствии с частью 1 статьи 10 Федерального закона данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В соответствии с частью 2 той же статьи не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. При этом в соответствии с пунктом 4 части 4 статьи 10 Федерального закона обязательным реквизитом регистра бухгалтерского учета является помимо прочего хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета. Федеральный закон не содержит каких-либо положений, уточняющих значение слова «своевременной», помимо отмеченных выше положений статей 1 и 13. Исходя из этого под своевременной регистрацией факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете следует понимать его регистрацию настолько скоро, чтобы это обеспечило включение всех количественных показателей, неколичественных данных и другой информации, на которую повлиял регистрируемый факт, в бухгалтерскую (финансовую) отчетность организации, как годовую, так и промежуточную.

В соответствии с частью 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В соответствии с частью 3 той же статьи Федерального закона первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Федеральный закон не содержит каких-либо положений, уточняющих значение словосочетания «непосредственно после». Исходя из изложенного выше под составлением первичного учетного документа непосредственно после окончания факта хозяйственной жизни следует понимать составление документа настолько скоро, чтобы это обеспечило своевременную регистрацию факта в регистрах бухгалтерского учета. С учетом приведенных выше пояснений о своевременности регистрации это означает, что первичный учетный документ должен быть составлен до того момента, когда содержащаяся в нем информация используется при составлении бухгалтерской отчетности за период, в котором оформляемый факт имел место. Это касается как годовой, так и промежуточной отчетности (если организация составляет промежуточную отчетность).

Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

1. Понятие документа

2. Виды первичных бухгалтерских документов

3. Формы первичных учетных документов

4. Утверждение первичных учетных документов

5. Обязательные реквизиты учетных документов

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

7. Доверенность на подпись первичных документов

8. График документооборота бухгалтерских документов

9. Журнал учета первичных документов

10. Исправление бухгалтерских документов

11. Хранение бухгалтерских документов

12. Ответственность за хранение первичных документов

Итак, идем по порядку.

Понятие документа

Понятие «документ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету не раскрывается. Воспользуемся определением, установленным ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007:

Документ: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).

Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.

Первичные учетные документы — это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

Основное требование при их составлении — первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).

Примеры первичных документов:

  • приходные и расходные кассовые ордера,
  • товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
  • авансовый отчет,
  • бухгалтерская справка.

Виды первичных бухгалтерских документов

Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.

Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:

  1. места составления:
  • внутренние,
  • внешние,
  1. используемых форм документов:
  • унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
  • неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),
  1. вида носителя информации:
  • бумажные,
  • электронные,
  1. объема сведений:
  • первичные,
  • сводные,
  1. вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:
  • по учету основных средств,
  • по учету МПЗ,
  • по учету начислений и выплате заработной платы,
  • по учету кассовых операций,
  • другие аналогичные.

3. Формы первичных учетных документов

Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.

Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм:

  1. по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
  2. по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
  3. по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).

Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы .

При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.

Пример 1.

Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.

Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.

Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.

Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».

Утверждение первичных учетных документов

Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.

В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье «Создание учетной политики в организации: бухгалтерский аспект». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.

Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.

Обязательные реквизиты учетных документов

Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:

  1. наименование документа,
  2. дата составления документа,
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ,
  4. содержание факта хозяйственной жизни,
  5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
  6. наименование должностей ответственных за сделку лиц,
  7. подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.

Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.

При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.

Пример 4.

Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.

В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.

Оформление документов в бухгалтерском учете

Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.

Отказ от печатей

Назначение печати — удостоверение подписи ответственного лица.

С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.

Ее должны содержать, например, следующие документы:

  • Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
  • документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
  • акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
  • двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).

Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Документы на иностранных языках

К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).

Должен быть перевод на русский язык, причем перевод построчный. Заверять перевод не требуется (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Случаи, когда требуется нотариальный перевод, оговорены Гаагской конвенцией 1961 года.

Нерублевые измерители в первичных документах

Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.

Для сравнения — в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).

Электронные первичные документы

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.

Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).

Электронная подпись бывает трех видов — простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Минфин РФ считает возможным использование любой электронной подписи (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

Доверенность на подпись первичных документов

Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:

  • приказ о праве подписи,
  • доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).

В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

График документооборота бухгалтерских документов

График документооборота — это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.

В графике документооборота обязательно должны быть указаны:

  • сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
  • должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).

(Пример оформления графика документооборота также можно посмотреть в нашей статье про учетную политику.

Журнал учета первичных документов

Ведение журнала учета первичных документов — это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.

Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.

При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».

В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов, при условии, что они поступят позже.

В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении. При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.

Такой подход подтвержден в следующих документах:

  1. ПБУ 21/2008
  2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
  3. Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

Исключение из такого порядка — документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

Исправление бухгалтерских документов

Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.

Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

  1. зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
  2. рядом указывается верное значение,
  3. проставляется запись «Исправлено»,
  4. ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.

Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Печать ставить не нужно. Исключение — исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.

Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.

Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы

Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» — 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.

Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:

№ п/п Документы Срок хранения
1 По приобретению движимого имущества В течение не менее 10 лет после выбытия имущества
2 По сделкам с недвижимостью Бессрочно
3 Командировочные удостоверения при командировках на Крайний Север, ведомости выплаты дивидендов 75 лет

Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 ). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Акт должен быть утвержден руководителем.

Уничтожить документы можно:

  1. самостоятельно. При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
  2. путем передачи на уничтожение в специализированную организацию. При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.

Ответственность за хранение первичных документов

Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.

Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:

«отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».

Суммы штрафов:

  1. на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
  2. за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):

  1. В течение одного отчетного периода — до 10 тыс.руб.,
  2. В течение более одного налогового периода — до 30 тыс.руб.,
  3. При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх