Пояснительная записка к отчетности

Л. П. Фомичева, налоговый консультант См. также как получить финансовый анализ для пояснительной записки за 5 минут (знаний финанализа не требуется!)

Близится время сдачи годовой бухгалтерской отчетности. Пояснительная записка — это самостоятельная часть бухгалтерской отчетности (п. 5 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»), но почему-то ей традиционно не уделяется должного внимания, хотя от достоверности информации, содержащейся в ней, напрямую зависит то, какие выводы сделают заинтересованные пользователи бухгалтерской отчетности о вашем предприятии. О том, как составить пояснительную записку по всем правилам, рассказывает Л.П. Фомичева, консультант по налогам и сборам.

Как правило, пояснительная записка составляется к годовому отчету. Но в случае необходимости раскрытия дополнительной информации для внутренних или внешних пользователей можно составлять пояснительную записку и к промежуточной отчетности. Это может быть сделано по требованию учредителей, в силу отдельных законодательных актов либо по инициативе организации (п. 49 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»).

Кто же должен составлять пояснительную записку в обязательном порядке? Об этом сказано в пункте 2 статьи 13 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухгалтерском учете).

Составлять пояснительную записку должны все организации, кроме бюджетных; общественных организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг, п. 2 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете); субъектов малого предпринимательства, не обязанных проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ (п. 3 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н).Имеют право не вести бухгалтерский учет и не представлять пояснительную записку организации, применяющие упрощенную систему налогообложения. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 4 Закона о бухгалтерском учете.

Если у вашей фирмы имеются дочерние и зависимые общества, то вы должны составить сводную отчетность и пояснительную записку к ней (п. 91 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Подписывается пояснительная записка руководителем и главным бухгалтером организации. В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации, руководителем специализированной организации либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет.

Если фирма обязана проходить аудиторскую проверку бухгалтерской отчетности, но не составила пояснительную записку, в аудиторском заключении будет написано, что бухгалтерская отчетность составлена не в полном объеме.Что касается штрафов, то максимум, насколько могут оштрафовать фирму — это 50 рублей по статье 126 НК РФ. А главбуху может грозить штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

В отличие от других форм бухгалтерской отчетности (№№ 1 — 6) шаблоны или какие-либо рекомендуемые формы пояснительной записки в нормативном порядке не утверждались. Она составляется в произвольной форме, но ряд положений по бухгалтерскому учету содержит требования о представлении в ней определенной информации.

Основные требования к содержанию пояснительной записки изложены в пункте 4 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете. В записке указывают существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности.

Минимальный состав сведений, которые должны быть представлены в данной форме отчетности, определен разделами «Раскрытие информации в отчетности» всех ПБУ.

При формировании текста записки за 2004 год следует уделить внимание новым положениям и указаниям, вступившим в силу с отчетности за 2004 год. Это: ПБУ 20/03 «Информация об участии в совместной деятельности» (утв. приказом Минфина России от 24.11.2003 № 105н); Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств (утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н); Методические указания по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций (утв. приказом Минфина России от 20.05.2003 № 44н). Существует объем информации, которую представляет в записке любая организация. Обязательно представляются основные сведения об организации и ее собственниках, информация об основных положениях применяемой учетной политики, даются краткая характеристика деятельности, пояснения к существенным статьям бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, приводятся решения учредителей о распределении прибыли.

Однако существует информация, которая в Пояснительной записке представляется не всеми организациями, а только теми, у которых есть некоторые особенности в деятельности. Например, нигде в других формах отчетности, а только исключительно в составе пояснительной записки представляется информация об аффилированных лицах, информация по сегментам и информация по прекращаемой деятельности. Но она представляется только теми организациями, которые имеют несколько видов деятельности или ведут ее в нескольких регионах, намерены часть деятельности прекратить или имеют аффилированных лиц. Раздел «Информация о событиях после отчетной даты» заполняется только если в следующем наступившем году произошли события, которые существенно отразились на финансовом положении организации. Такой же спецификой обладает и раздел «Информация об условных фактах хозяйственной деятельности».

Некоторые организации в силу своей специфики (например, страховые организации, негосудартсвенные пенсионные фонды, организации, эмитирующие ценные бумаги и т. п.) должны представлять бухгалтерскую отчетность по определенным правилам. Тогда в пояснительную записку включаются разделы, отражающие специфические показатели деятельности организации.

Каждая организация самостоятельно определяет объем информации, а также форму ее подачи: в виде текста, таблиц, схем, диаграмм и т. п. (п. 1 и 3 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н). Можно разделить пояснительную записку на несколько разделов, например, вначале представить сведения об организации, затем дать расшифровку важнейших статей форм отчетности, и далее привести аналитические показатели, характеризующие деятельность организации.

Общие сведения об организации

Пояснительная записка начинается с основных сведений об организации и ее собственниках.

В соответствии с пунктом 31 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» в пояснениях к Бухгалтерскому балансу и Отчету о финансовых результатах следует указывать: юридический адрес организации; основные виды деятельности; среднегодовую численность работающих за отчетный период или на отчетную дату; состав (фамилии и должности) членов исполнительных и контрольных органов организации.

Также указывается наименование организации (полное и сокращенное), ее организационно-правовая форма, сведения об учредителях, размер указанного в учредительных документах уставного (складочного) капитала. Приводятся сведения об аудиторе, оценщике, товарном знаке или знаке обслуживания, телефоны и т. п.

Учетная политика

Бухгалтерская отчетность считается достоверной и полной, если она сформирована исходя из правил, установленных российскими ПБУ. Поэтому в пояснениях к Бухгалтерскому балансу и Отчету о прибылях и убытках должно быть на это указано (п. 25 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»). Если допущены отступления от общих правил, то организация обязана раскрыть в пояснительной записке все случаи таких отступлений с указанием их причин. Кроме того необходимо привести количественную оценку изменений в отчетности, которые произошли по этой причине (п. 4 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете, подп. 25 и 37 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»).

В данном разделе также описываются: допущения, применяемые организацией, основные положения применяемой учетной политики, которые относятся к представленным в отчетности показателям, изменения учетной политики, которые организация допустила в период, за который представляются отчетные данные, планируемые на следующий отчетный период изменения учетной политики. Чтобы понять, какие именно существенные аспекты необходимо отразить в составе информации об учетной политике организации, необходимо обратиться к каждому из 20 ПБУ. В разделе «раскрытие информации в бухгалтерской отчетности» следует вычленить требования, относящиеся к учетной политике.

Информация о курсе ЦБ РФ, который действовал на отчетную дату по тем видам валют, которые использует в учете организация, может быть приведена в одном из разделов записки.

Сравнительные данные

Раздел может называться «Изменение вступительных остатков отчетности».

По общему правилу вступительные остатки по счетам бухгалтерского учета на начало отчетного года должны соответствовать данным, которые были отражены в прошлогоднем балансе в графе «На конец отчетного периода».

Если по каким-то причинам вступительные остатки отчетного периода не соответствуют данным на конец предыдущего, то этому даются объяснения. Приводится не только описательная часть причин, вызвавших такое изменение, но и цифровое значение каждой измененной статьи по следующей схеме: значение на 31.12 предшествующего отчетного периода, значение на 01.01 отчетного периода, отклонение и пояснения. Таково требование пункта 9 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».

Причиной изменения вступительных остатков могут быть изменения содержания отчетности и ее формы, введение новых ПБУ, реорганизация предприятия (присоединение, слияние, выделение и разделение).

Анализ и оценка структуры баланса и динамика прибыли

В пояснительной записке должны найти отражение основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации.

Информация о финансовом положении организации может включать в себя следующие сведения (п. 4 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете; п. 27 и 31 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», п. 19 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н): краткая характеристика деятельности организации (обычных видов деятельности; текущей, инвестиционной и финансовой деятельности); основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации; оценка финансового состояния на краткосрочную и долгосрочную перспективу.

В специальной литературе можно встретить различные способы расчета одних и тех же коэффициентов. Поэтому применяемый порядок расчета должен быть раскрыт в тексте. Можно порекомендовать использовать Правила проведения арбитражным управляющим финансового анализа, утвержденные постановлением Правительства РФ от 25.06.2003 № 367.

Пояснения к существенным статьям бухгалтерского баланса

Иногда этот раздел называют «Расшифровка существенных агрегированных показателей отчетности» или «Пояснения к показателям форм бухгалтерской отчетности». В таком разделе могут быть представлены пояснения и расшифровки не только существенных показателей баланса, но и отчета о прибылях и убытках. Этот раздел должен быть в Пояснительной записке любой организации.

Минимальный состав сведений, которые должны быть представлены в данной форме отчетности, определен разделами «Раскрытие информации в отчетности» всех ПБУ. Организация с учетом характера и конкретных обстоятельств возникновения того или иного показателя определяет необходимость и порядок его отражения в отчетности.

Общий порядок раскрытия информации такой — анализируете раздел 4 каждого ПБУ и при отсутствии требуемой расшифровки в формах выносите информацию в Пояснительную записку. Конечно, если тот или иной показатель отчетности в балансе является существенным. О несущественных статьях отчетности можно умалчивать. Например, с учетом существенности по основным средствам подлежит раскрытию следующая информация (п. 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», подп 15, 32 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»): о наличии на начало и конец отчетного периода и движении в течение отчетного периода отдельных видов основных средств, в том числе арендованных; о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по основным группам основных средств на начало и конец отчетного года; о движении основных средств в течение отчетного года по основным группам (поступление, выбытие и т. п.); об изменениях стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету (достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.); об объектах недвижимости, принятых в эксплуатацию и фактически используемых, находящихся в процессе государственной регистрации; о сумме уценки объектов основных средств, которая в результате переоценки относится на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка); о превышении суммы уценки объектов над суммой дооценки, зачисленной в добавочный капитал организации в результате переоценки, проведенной в предыдущие отчетные периоды, отнесенной на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка); о способах оценки объектов основных средств, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами; о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам); об объектах основных средств, стоимость которых не погашается; о способах начисления амортизационных отчислений по отдельным группам объектов основных средств и др.

При этом расшифровка первых пяти показателей приводится в форме № 5. Более подробную информацию организация может представить в пояснительной записке.

В обязательном порядке указываются в пояснительной записке сведения обо всех фактах обременения основных средств с указанием характера обременения, момента возникновения обременения, срока его действия и иных условий по усмотрению организации.

Необходимо раскрыть полную информацию о том, как условный расход (доход) по налогу на прибыль трансформируется в текущий налог на прибыль (текущий налоговый убыток). То есть подробно описать как, почему и на сколько налогооблагаемая прибыль отличается от бухгалтерской. Таково требование пункта 25 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».

При составлении годовой отчетности данные по статьям «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» показываются с учетом рассмотрения деятельности организации за отчетный год, принятых решений о распределении прибыли, о покрытии убытков, о выплате дивидендов и т. д. (п. 13 Указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н).

Информация о совместной деятельности

Если ваша организация ведет с другими организациями совместную деятельность, то информация о ней также раскрывается в пояснительной записке.

Пункт 24 ПБУ 20/03 предписывает использовать при раскрытии информации правила ее обособления, установленные ПБУ 12/2000 «Информация по сегментам». Это означает, что для определения того, подлежит информация раскрытию или нет, целесообразно придерживаться положений пункта 9 ПБУ 12/2000.

Раскрытие информации в пояснительной записке о совместной деятельности зависит от формы, в которой она осуществляется. В зависимости от той формы, в которой ваша организация ведет совместную деятельность, следует руководствоваться пунктами 8, 11, 16 и 22 ПБУ 20/03.

Информация по сегментам

Бухгалтерская отчетность должна предоставлять пользователям не только обобщенную информацию, но и более детализированную — по видам продукции, географическим регионам и т. п. Перечень сегментов устанавливается организацией самостоятельно, исходя из ее структуры, с учетом требований ПБУ 12/2000 «Информация по сегментам».

Данный раздел должен обеспечивать заинтересованных пользователей информацией, позволяющей лучше оценивать перспективы развития организации, подверженность рискам и получению прибыли, о влиянии отдельных подразделений на общие финансовые результаты деятельности.

В данном разделе необходимо привести: информацию о видах деятельности организации, видах производимых товаров и оказываемых услуг; сведения о рынках сбыта; показатели организации по каждому виду деятельности или рынку сбыта; критерий выбора всей этой информации; методы, которыми пользуется организация, раскрывая эту информацию.

Информация о прекращаемой деятельности

Прекращая какую-либо часть своей деятельности, организация продает некоторые активы, погашает соответствующие обязательства. Все это требует раскрытия в соответствии с ПБУ 16/02 «Информация по прекращаемой деятельности».

В отчетности организации информация по прекращаемой деятельности в случае ее существенности должна быть отделена от информации по продолжающейся деятельности.

В соответствии с пунктом 11 ПБУ 16/02 в годовой бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию следующая информация по прекращаемой деятельности: описание прекращаемой деятельности, что включает указание операционного или географического сегмента (часть сегмента, совокупность сегментов), в рамках которого происходит прекращение деятельности, дату признания деятельности прекращаемой; дату или период, в котором ожидается завершение прекращения деятельности организации, если они известны или определены; стоимость активов и обязательств организации, предполагаемых к выбытию или погашению в рамках прекращения деятельности; суммы доходов, расходов, прибылей или убытков до налогообложения, а также сумма начисленного налога на прибыль, относящегося к прекращаемой деятельности; движение денежных средств, относящееся к прекращаемой деятельности, в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности в течение текущего отчетного периода.

Отражать информацию о прекращаемой деятельности рекомендуется в Отчете о прибылях и убытках и в Отчете о движении денежных средств. Но можно ограничиться и Пояснительной запиской.

События после отчетной даты

Данные о доходах, расходах и обязательствах, выявленных после составления годовой отчетности, но до ее представления и существенно влияющих на оценку имущественного и финансового положения организации (события после отчетной даты), должны найти отражение в этом разделе пояснительной записки.

Информация, раскрываемая в этом разделе, включает краткое описание события и его оценку. Если же оценить событие невозможно, то в пояснительной записке необходимо объяснить, почему нельзя это сделать.

К событиям после отчетной даты относятся (п. 5 ПБУ 7/98 «События после отчетной даты»): события, подтверждающие существующие на отчетную дату хозяйственные условия, в которых организация вела свою деятельность; события, свидетельствующие о возникших после отчетной даты хозяйственных условиях, в которых организация ведет свою деятельность.

События, относящиеся к 1-й группе, фактически произошли в отчетном году, но из-за отсутствия или недостаточности информации либо допущенных ошибок не были оценены правильно либо вообще не были учтены. К ним относятся объявление дебитора банкротом, если по состоянию на отчетную дату в отношении этого дебитора уже осуществлялась процедура банкротства; обнаруженные после отчетной даты существенные ошибки в бухгалтерском учете, которые ведут к искажению бухгалтерской отчетности за отчетный период, и др.

Во 2-ю группу включаются события, которые реально имели место после отчетной даты, но влияют на финансово-экономические показатели столь сильно, что игнорирование денежной оценки последствий этих событий может привести к ложным выводам о финансовом состоянии и потенциале организации.

Это может быть принятие решений о реорганизации, реконструкции, эмиссии акций и иных ценных бумаг; крупные сделки, связанные с приобретением и продажей основных средств и финансовых вложений; чрезвычайные ситуации, в результате которых уничтожена значительная часть имущества, и др.

События после отчетной даты нужно разделять на те, которые влияют на финансовый результат отчетного года, и те, которые на него не влияют.

События после отчетной даты, влияющие на финансовый результат, отражаются в синтетическом и аналитическом учете заключительными оборотами отчетного периода. Сделать это нужно до утверждения годовой бухгалтерской отчетности.

Если событие произошло позднее отчетной даты, то его включение в отчетный период будет противоречить принципу временной определенности, поэтому такое событие учитывается внесистемно, то есть без составления бухгалтерских записей, но путем включения соответствующей информации в пояснительную записку.

Условные факты хозяйственной деятельности

К условным фактам относятся (п. 3 ПБУ 8/01 «Условные факты хозяйственной деятельности»): не завершенные на отчетную дату судебные разбирательства, в которых организация выступает истцом или ответчиком, и решения по которым могут быть приняты лишь в последующие отчетные периоды; не разрешенные на отчетную дату разногласия с налоговыми органами по поводу уплаты платежей в бюджет; выданные до отчетной даты гарантии, поручительства и другие виды обеспечения обязательств в пользу третьих лиц, сроки исполнения по которым не наступили; учтенные (дисконтированные) до отчетной даты векселя, срок платежа по которым не наступил до отчетной даты; другие аналогичные факты.

Информация об условных фактах и образованных резервах может раскрываться по группам однородных условных обязательств или резервов, образованных в связи с однородными условными фактами.

Условные обязательства по способу отражения в бухгалтерской отчетности делятся на две группы:

  1. условные обязательства, существующие на отчетную дату;
  2. возможные обязательства, существование которых на отчетную дату может быть подтверждено лишь в будущем. Возможные обстоятельства, так же как и условные активы, лишь раскрываются в пояснительной записке к годовому отчету и на счетах бухгалтерского учета не отражаются.

Условные обязательства, существующие на отчетную дату, отражаются на счетах бухгалтерского учета путем создания и использования резервов на погашение условных обязательств.

По каждому условному обязательству раскрывается: краткое описание обязательства и ожидаемый срок его исполнения; краткая характеристика неопределенностей, существующих в отношении срока исполнения и величины обязательства.

По каждому резерву, созданному под условные обязательства, дополнительно раскрывается следующая информация: сумма резерва на начало и конец отчетного периода; сумма резерва, списанная в отчетном периоде в связи с признанием обязательства, ранее признанного условным; неиспользованная сумма, излишне начисленная сумма резерва, отнесенная в отчетном периоде на внереализационные доходы организации.

Информация об условных активах раскрывается в пояснительной записке в том случае, если существует высокая или очень высокая вероятность того, что организация их получит. При этом в бухгалтерском учете и балансе за отчетный период условные активы не отражаются.

Аффилированные лица

Пользователям бухгалтерской отчетности важно знать, в какой мере результаты хозяйственной деятельности организации связаны непосредственно с усилиями ее коллектива, а в какой степени они вызваны влиянием внешних факторов.

ПБУ 11/2000 «Информация об аффилированных лицах» ограничивает круг информации, раскрываемой в бухгалтерской отчетности по отношению к аффилированным лицам.

АО самостоятельно устанавливает перечень аффилированных лиц, информация о которых раскрывается в бухгалтерской отчетности. Для сводной отчетности такой перечень определяет головная организация.

Информация об аффилированных лицах — это сведения о том, проводились ли между организацией, составляющей бухгалтерскую отчетность, и ее аффилированным лицом какие-либо операции по передаче активов и обязательств.

К таким операциям относятся (п. 5 ПБУ 11/2000): приобретение и продажа товаров (работ, услуг); приобретение и продажа основных средств и других активов; аренда имущества и предоставление его в аренду; передача результатов НИОКР; финансовые операции, включая предоставление займов и участие в уставных (складочных) капиталах других организаций; предоставление и получение гарантий и залогов; другие операции (например, операции по лицензионным соглашениям, договорам управления, комиссии, поручения, агентским договорам).

Если в отчетном периоде организация проводила операции с аффилированными лицами, то в бухгалтерской отчетности по каждому аффилированному лицу раскрывается следующая информация (п. 12 ПБУ 11/2000):

  • характер отношений с ним (контроль или оказание значительного влияния);
  • виды операций с ним;
  • объем операций каждого вида (в абсолютном или относительном выражении);
  • стоимостные показатели по не завершенным на конец отчетного периода операциям;
  • использованные методы определения цен по каждому виду операций с ним.

Характер отношений с лицами, контролирующими АО либо находящимися под его влиянием, раскрывается в бухгалтерской отчетности этого общества независимо от того, производило оно в отчетном периоде операции с ними или нет.

Государственная помощь и безвозмездное получение

Требования по формированию данного раздела регулируются ПБУ 13/2000 «Учет государственной помощи» и ПБУ 9/99 «Доходы организации».

В соответствии с пунктом 22 ПБУ 13/2000 в данном разделе подлежит раскрытию, как минимум, следующая информация в отношении государственной помощи:

  • характер и величина бюджетных средств, признанных в бухгалтерском учете в отчетном году;
  • назначение и величина бюджетных кредитов;
  • характер прочих форм государственной помощи, от которых организация прямо получает экономические выгоды;
  • не выполненные по состоянию на отчетную дату условия предоставления бюджетных средств и связанные с ними условные обязательства и условные активы.

В этом же разделе организация может раскрывать информацию, связанную с безвозмездным получением активов.

* * *

Кроме обязательных данных, организация может представить в составе Пояснительной записки и любую дополнительную информацию, необходимую для более полного раскрытия информации о ее деятельности, любые существенные пояснения, раскрывающие статьи бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках.

Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк аналитической записки .docСкачать образец заполнения аналитической записки .doc

Для чего нужна аналитическая записка

Обычно цель создания записки –

  • предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
  • грамотное планирование расходов компании в будущем,
  • повышение производительности труда,
  • улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.

Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.

Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.

В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.

Кто составляет аналитическую записку

Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.

Правила составления аналитической записки

Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.

В начале документа указывается

  • его номер по внутреннему документообороту,
  • дата составления,
  • адресат: это обычно руководитель организации,
  • а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.

Затем идет описательная часть, в которую включаются

  • суть проблемы,
  • ее причины и последствия,
  • рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
  • делаются выводы.

Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.

Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.

При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.

Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.

В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.

Правила оформления и регистрации аналитической записки

Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).

Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.

Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.

Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).

Нужно ли заверять аналитическую записку

Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Если в записке найдены ошибки и неточности

Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно

В «Пояснительную записку» проекта включаются:

— исходные данные для проектирования;

— результаты проведенных инженерных изысканий;

— техниче­ские условия;

— исходно-разрешительные документы;

— материалы по охране па­мятников истории и культуры;

— функциональное назначение объекта;

— технико-экономические показатели объекта, численность работников, сведения о потребности в топливе, воде, электроэнер­гии и др.

— коротко излагаются данные остальных разделов проекта.

4.9. Состав раздела «Схема планировочной организации земельного участка» проектной документации

«Схема планировочной организации земельного участка» выполняется в соответствии с градостроительным планом земельного участка. Она может включать:

— ситуационный план размещения объекта;

— генеральный план, на ко­торых наносятся существующие, проектируемые и подлежащие сносу здания и сооружения, объекты благоустройства, озеленения и освещения территории, расположение внутриплощадочных инженерных сетей и транспортных комму­никаций, планировочные отметки территории;

— сводный план аварийных ситуаций сетей инженерно-технического обеспечения;

— схемы движения транспорт­ных средств на строительной площадке;

— план перемещения земляных масс.

4.10. Состав раздела «Архитектурные решения» проектной документации

Раздел «Архитектурные решения» должен содержать:

— краткое описание архитектурных решений зданий в соответствии с архитектурным замыслом и функциональным назначением, включая решения по естественному освеще­нию, защите от шума, декоративной и цветовой отделке интерьеров;

— фасады основных зданий и сооружений;

— поэтажные планы;

— решения по светоограждению на высотных сооружениях.

4.11. Состав раздела «Конструктивные и объемно-планировочные решения» проектной документации

Раздел «Конструктивные и объемно-планировочные решения» содер­жит:

— планы и разрезы основных зданий и сооружений с указанием размеров и назначения помещений, отметок и размеров несущих и ограждающих конст­рукций;

— планы и сечения фундаментов;

— планы перекрытий, по­крытий и кровли;

— схемы расположения стен и перегородок;

— детальные чертежи фрагментов планов и разрезов;

— схемы каркасов и узлов строительных конст­рукций;

— приводятся обоснование и описание строительных решений, включая решения по защите строительных конструкций от коррозии, описание конст­рукций кровель, расчетные схемы и др.

Кроме того в этом разделе должно быть показано соот­ветствие объемно-планировочных и конструктивных решений установленным заказчиком требованиям. Для производственных объектов раздел содержит принципиальные решения по защите от производственных шумов и вибраций, электромагнитного и ионизирующего излучения, бытовому и санитарному об­служиванию работающих.

Статический и динамический расчет конструкций зданий и сооружений, выполняемый при проектировании, формально может не включаться в состав этого раздела, однако, как правило, органы экспертизы требуют представить резуль­таты такого расчета.

В связи с этим расчет (выполненный, как правило, с по­мощью информационных технологий) также входит в состав проектной доку­ментации.

4.12. Состав раздела»Сведения об инженерном оборудовании,о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических меро­приятий, содержание технологических решений

Раздел «Сведения об инженерном оборудовании…» состоит из несколь­ких подразделов, каждый из которых выполняется, как правило, специализиро­ванными отделами проектной организации или специализированной субпод­рядной организацией.

Он включает подразделы:

• «Система электроснабжения»

• «Система водоотведения»

• «Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети»

• «Сети связи»

• «Система газоснабжения»

• «Технологические решения», который составляется только для объектов производственного назначения.

В подразделе «Система электроснабжения» определяются количество и мощность потребителей электроэнергии, разрабатывается схема электроснаб­жения и освещения, указываются мощность источников электроснабжения и тип трансформаторов, дается описание релейной защиты, систем управления, автоматизации и диспетчеризации электроснабжения, систем освещения, опи­сываются мероприятия по заземлению и молниезащите, по резервированию электроснабжения и др.

В подразделе «Система водоснабжения» определяются источники водо­снабжения (централизованные, поверхностные, артезианские и др.), даются расчет и описание системы водоснабжения, требуемый напор в сети, меро­приятия по обеспечению необходимого качества воды, учету водопотребления, автоматизации водоснабжения и др. Для производственных объектов описыва­ется система оборотного водоснабжения, разрабатывается баланс водопотреб­ления и водоотведения. Приводятся план сетей водоснабжения, описание водо­охранных зон.

В подразделе «Система водоотведения» обосновываются системы сбора и очистки производственных, хозяйственных, замасленных и замазученных сточных вод, а также системы нейтрализации химически агрессивных промы­вочных и обмывочных вод. Обосновываются схемы утилизации и захоронения жидких отходов, решения по сбору и отводу дождевых и дренажных вод. Составляется план сетей водоотведения.

Подраздел «Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети» содержит план сетей теплоснабжения (при необходимости — пароснабжения и холодоснабжения) и описание способов прокладки теплотрасс, решения по отоплению, вентиляции и кондиционированию воздуха в помещениях, расчет расхода тепла и пара. Для производственных объектов приводится характеристика выделяемых вредностей, разрабатывается система вентиляции, в том числе с учетом работы в аварийной ситуации.

В подразделе «Сети связи» приводятся характеристика состава и структуры проектируемых сооружений и линий связи, обоснование принятых технических решений по технологическим линиям связи, в том числе радиорелейным и волоконно-оптическим, описание систем радиофикации, сигнализации, телевизнойного мониторинга технологических процессов и охранного наблюдения, характеристика локальной вычислительной сети или решения по структурированным кабельным системам (СКС). Составляются принципиальные схемы и планы сетей связи, планы размещения оборудования.

Раздел «Система газоснабжения» включает расчет потребности в газовом топливе, обоснование топливного режима, описание технических решений по учету расхода газа, по системам автоматического регулирования и контроля процессов и др. Составляются планы размещения газового оборудования, сетей газоснабжения с учетом охранной зоны газопровода.

В целом в подразделах, посвященных инженерному оборудованию, приводятся принципиальные схемы, планы и профили инженерных сетей, чертежи основных инженерных сооружений, перечень мероприятий по антикоррозийной защите и по защите инженерных сетей и оборудования от блуждающих токов. Должно быть показано соответствие принятых решений установленным техническим условиям. Приводятся также решения по диспетчеризации и автоматизации управления инженерными системами.

Подраздел «Технологические решения» составляется только для объектов производственного назначения. Он включает перечень, описание режимов работы и характеристики основного технологического оборудования, описание характеристик топлива и сырья, данные об автоматизации технологического процесса. Даются предложения по организации эксплуатации и ремонта, сведения о расчетной численности и требуемой квалификации работников, приводится перечень мероприятий по охране труда при эксплуатации. Приводятся принципиальные схемы технологических процессов, технологические планировки цехов с указанием размещения оборудования, транспортных средств, мест контроля качества.

В проекте содержатся исходные требования к разработке конструкторской документации на нестандартизированное оборудование и технологические трубопроводы. В остальных случаях приводятся спецификации оборудования, составляемые по стандартам Системы проектной документации для строитель­ства (СПДС).

В этом же разделе разрабатываются предложения по управлению произ­водством и его информационном обеспечении, по организации условий работы и охраны труда рабочих и служащих, включая решения по снижению излуче­ний, производственных шумов и вибрации, загазованности помещений, избыт­ка тепла, повышения комфортности условий труда и т.д.

4.13. Состав раздела»Проект организации строительства» проектной документации

«Проект организации строительства» (ПОС) включает:

— ситуационный план места строительства;

— генеральный план на период строительства (строй-генплан);

— календарный план строительства;

— основные решения по технологии строительства, методы и средства выполнения контроля и испытаний;

— приво­дятся решения по обеспечению в процессе строительства прочности и устойчи­вости возводимых и существующих зданий и сооружений;

— решения по организации транспорта, по временному ограничению движения транспорта и изменению транспортных маршрутов;

— порядок и условия исполь­зования и восстановления территорий, расположенных вне земельного участка, принадлежащего застройщику.

4.14. Состав раздела»Проект организации работ по сносу или демонтажу» проектной документации

«Проект организации работ по сносу или демонтажу» объектов разраба­тывается при необходимости сноса (демонтажа) ранее построенных зданий и сооружений на территории земельного участка.

Он включает:

— чертежи, где указываются рас­положение существующих и подлежащих сносу строений, опасные зоны, про­ходы и проезды;

— технология сноса (демонтажа), места складирования конструкций и строительного мусора, способы утилизации от­ходов;

— мероприятия по обеспечению безопасности производ­ства работ.

4.15. Раздел «Перечень мероприятий по охране окружающей среды» проектной документации

В разделе «Перечень мероприятий по охране окружающей среды» приводятся:

— дан­ные о количестве и составе вредных выбросов в атмосферу и сбросов в водные источники;

— данные о составе и объему отходов производства, подлежащих утилизации и захоронению;

— предложения по применению безотходных технологи­ческих процессов, утилизации тепла;

— технические решения по предотвращению (сокращению) выбросов и сбросов вредных веществ в окружающую среду;

— результаты оценки воздействия на окружающую среду (ОВОС).

4.16. Раздел»Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности» проектной документации

В разделе «Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности» приводятся:

— обоснование противопожарных расстояний между зданиями и соору­жениями;

— описание противопожарных устройств, автоматических установок пожаротушения и противодымной защиты, противопожарной сигнализации и системы оповещения о пожаре;

— оценка возможности возникнове­ния аварийных ситуаций;

— решения по предотвращению аварийных ситуаций

4.17. Раздел»Сметная документация» проектной документации

Раздел «Сметная документация» разрабатывается в обязательном порядке только для объектов капитального строительства, финансируемых за счет средств го­сударственных или муниципальных бюджетов.

Для крупных объектов сметная документация, как правило, разрабатывается в любом случае и включает:

— локальные сметные расчеты;

— объектные сметные расчеты;

— сводный сметный расчет стоимости строительства (или капитального ремонта).

При составлении сметных расчетов часто используются данные проектов-аналогов с учетом пересчета в текущие цены.

4.18. «Декларация промышленной безопасности» в составе проектной документации

В составе проектной документации на строительство (включая реконструкцию, капитальный ремонт, техническое перевооружение, консервацию и ликвидацию) опасных производственных объектов по указанию Ростехнадзора разрабатывается также «Декларация промышленной безопасности».

К опасным объектам в соответствии с законодательством относятся производственные предприятия, на которых:

— установлены стационарные грузоподъемные механизмы (т. е. практически все заводы)4

— используется оборудование с температурой воды более 115 °С, или с давлением более 0,07 МПа;

— применяются опасные вещества в значительных количествах.

В Декларацию промышленной безопасности включаются сведения:

— об опасных веществах;

— о технологии производства;

— о численности работников и населения;

— характеристика места расположения объекта;

— ситуационные планы;

— результаты анализа риска аварии и др.

4.19. «Перечень мероприятий по гражданской обороне» и «Перечень мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» в составе проектной документации

Для опасных и ответственных объектов, технически сложных и уникальных зданий и сооружений, кроме указанных разделов, разрабатывается «Перечень мероприятий по гражданской обороне» и «Перечень мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера».

К особо опасным и технически сложным объектам относятся:

— все АЭС;

— ТЭС мощностью 150 МВт и выше;

— гидротехнические сооружения I и II классов;

— ЛЭП и подстанции напряжением 330 кВ и более;

— морские порты;

— аэропорты;

метрополитены и другие объекты.

К уникальным объектам относятся:

— здания и сооружения высотой более 100 м;

— сооружения, заглубленные ниже планировочной отметки земли более чем на 10 м;

— сооружения с пролетом более 100 м или консолями длиннее 20 м.

В необходимых случаях проект может содержать и другую документацию.

Будни нефтяников. Объяснительная

slobodin — 05.02.2015
Работая в нефтяной сфере, с чем только не сталкиваешься. Порою, читать объяснительные по итогам разбора какого-нибудь инцидента — крайне увлекательное занятие. Если дочитаете до конца — будете сильно смеяться. Особенно логичен вывод в конце — кто же во всем виноват :-))))

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Кому: Руководителю проекта №1
ООО «НПРС-1» А.В.Ефремову
От С.М. Потапова

Тема: Вариация на тему «Где же пневмошланги»

Довожу до вашего сведения, что в буровой бригаде Шуклина А.А. 07.02.2014г. при спуске КНБК на бурение на глубине 1770м, невозможно было вызвать циркуляцию, запуск бурового насоса.
Причина в обрыве шланга пневмолинии (заявка на шланги подается регулярно, но не исполняется), далее из-за резкого выброса сжатого воздуха под большим давлением повредило энергоблок (ПГМ) пропало электричество, далее при аварийном запуске ДЭС-300 взорвался аккумулятор.
Предпринята последняя надежда-запуск ДЭС-100, но и тут произошел казус не нашли ключ от ДЭС-100. Механик Беднов Андрей побежал за ломом, что бы взломать входную дверь ДЭС-100, и когда бежал обратно с ломом запнулся за залемление, упал лицом в ведро с резьбовой многокомпонентной смазкой РУСМА-2, лом выскочив из рук механика, пробил кабель КРБК, питающий ЭЦН, в итоге отключилась КТПН-6/04кВ, скважины заказчика встали и все закричали «ВСЕ ПРОПАЛО».
Приехал электрик ТПП » нефтегаз», механик Беднов Андрей начал объяснять электрику что произошло, но в ходе беседы началась словесная перебранка, электрик обозвал Андрей Беднова «БОРОДАТЫМ УШЛЕПКОМ», завязалась драка, а так как механик Беднов Андрей занимался русским рукопашным боем, то легко сломал нос и пальцы на руках электрику.
Далее приехала полиция начали одевать наручники на Беднова Андрея, но схватить его не удалось, так как сотрудники полиции были жестоко избиты механиком Андреем Бедновым.
Со словами «ЕБАНЫЕ ПНЕВМОШЛАНГИ» Андрей Беднов начал крушить сооружения мобильной буровой установки АЕ-520 RU, остановить его никто не решался.
Считаю, что инцидент произошел по вине отдела снабжения, не закупающего в нужном количестве пневмошланги и базы производственного обслуживания.
С уважением
С.М. Потапов
Русский мат в управлении. Пять простых правил
Нефть. Идеальный Шторм

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх