Приказ о командировках

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение – с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, – цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно – контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении можно применять унифицированные формы № Т-10 и №Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) или формы, самостоятельно разработанные работодателем.

Скачать бланк Т-10 можно в начале начей статьи или в материале «Унифицированная форма №Т-10 — бланк и образец».

Для принятия решения о том, нужно ли вам оформлять служебное задание на командировку, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Путеводителе по кадровым вопросам, получив бесплатный пробный доступ.

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

  • получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
  • заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
  • ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Скачать образец служебного задания на командировку

Считается ли прогулом невыход на работу после возврата из командировки раньше установленного срока, узнайте в консультации эксперта Роструда, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей – поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Практически каждой организации приходится сталкиваться с необходимостью направить своего работника в командировку. Эта статья поможет сориентироваться в самых важных вопросах, возникающих в таких случаях.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки регулируются гл. 24 ТК РФ.

При направлении работника в командировку работодателю необходимо знать следующее.

Отдельные категории работников в командировки направляются только с их согласия:

· женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет1;

· матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет2;

· работники, имеющие детей-инвалидов2;

· работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением2;

· отцы, воспитывающие без матери детей в возрасте до трех лет и детей-инвалидов3;

· опекуны (попечители) несовершеннолетних, названных выше3.

В командировки вообще не могут быть направлены:

· беременные женщины4;

· работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений5;

· работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством6.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим порядок оформления служебных командировок, сегодня является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки7 (далее — Положение о командировках). Данное Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

В командировки направляются работники, то есть граждане, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Следовательно, лица, оказывающие услуги по гражданскоправовому договору, например договорам подряда или возмездного оказания услуг, не могут быть направлены в командировку.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы считается организация (обособленное подразделение организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. При составлении трудового договора в нем обязательно указывается место работы, а если работник принимается на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения8.

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (филиал, представительство), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

ВРЕМЯ НАХОЖДЕНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

На основании решения работодателя, оформленного приказом, работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев направления работника в командировку за пределы территории Российской Федерации.

Согласно п. 4 Положения о командировках7 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транс портного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Например, работник направлен в командировку в г. Краснодар для участия в судебном процессе в Арбитражном суде Краснодарского края. Самолет вылетает в 01:25 23 ноября 2010 г. из аэропорта Домодедово. Регистрация на рейс заканчивается за 40 мин до вылета. Время в пути до аэропорта Домодедово составляет 1 ч 20 мин. Таким образом, работник выедет в командировку 22 ноября 2010 г. Следовательно, 22 ноября 2010 г. будет считаться днем начала командировки.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Командировка включает в себя время нахождения работника в пути, время пребывания работника в месте командирования, время задержки в пути.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда на место командировки и дате выезда из него. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. Отметки в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие, учреждение или организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Согласно п. 8 Положения о командировках7 порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России. Во исполнение этого требования были разработаны9 журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (пример 1) и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (пример 2).

Пример 1. Журнал учета выбывающих в командировки работников

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки

из командирующей организации

(наименование организации)

№ п/п

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

Место командирования

наименование организации

пункт назначения

Пример 2. Журнал учета прибывающих в организацию командированных работников

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывших в организацию,

в которую они командированы

(наименование организации)

№ п/п

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Дата прибытия

Дата выбытия

ПРАВА КОМАНДИРОВАННЫХ

После вступления в силу с 25 октября 2008 г. Положения о командировках7 оно во многом заменило Инструкцию № 62, разработанную в 1988 г.10 (далее — Инструкция № 62). Однако данная Инструкция по-прежнему действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и Положению о командировках7.

Так, согласно п. 8 Инструкции № 6210, в случаях, когда по распоряжению руководителя организации, учреждения, предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ, то есть работа оплачивается не менее чем в двойном размере или, по желанию работника, ему предоставляется другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит11.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой12.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКУ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, учреждения, предприятия. Однако размеры возмещения расходов в бюджетных организациях не могут быть ниже установленных Правительством РФ13.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Проезд Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают:

· расходы по проезду транспортом;

· страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

· оплату услуг по оформлению проездных документов;

· оплату постельных принадлежностей в поездах.

Оплата расходов производится на основании представленных документов.

В настоящее время билеты на проезд в основном оформляются в электронном виде. Например, маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники14.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должны осуществляться на русском языке, а первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык15. Поэтому если электронный билет оформлен на английском языке, построчный перевод обязателен.

По вопросу перевода электронных билетов на русский язык разъяснения даны и ФНС России16. Авиабилеты пассажиров имеют унифицированную международную форму, утвержденную Минтрансом России14. Установленный порядок подразумевает выдачу пассажиру на бумажном носителе только маршрут/квитанции.

В случае утраты электронного билета его можно восстановить путем повторной распечатки, так как электронный билет оформляется не на бланке строгой отчетности.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного билета или копия билета, оставшегося в распоряжении транспортной компании, осуществившей перевозку физических лиц, или же справка из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки17.

Наём жилья Расходы по найму жилого помещения в командировке как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами возмещаются в порядке и в размерах, определенных коллективным договором, локальными актами организации на основании представленных документов, за исключением случаев, когда работнику предоставляется жилое помещение бесплатно. Кроме того, работнику также возмещаются расходы по бронированию жилого помещения.

В соответствии с пп. 13, 25 Положения о командировках7 в случае вынужденной остановки или временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке (кроме случаев, когда командированный работник находился на стационарном лечении), ему также возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, и выплачиваются суточные.

До 1 декабря 2008 г. для расчетов расходов на проживание применялся счет гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г18, однако в настоящее время она использоваться не может19 (аналогичного мнения придерживается Минфин России20). Новый бланк строгой отчетности до настоящего времени не утвержден.

Минфином России разъяснено21, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения о командировках7, об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники20. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

Таким образом, гостиницы вправе самостоятельно разработать бланк строгой отчетности, в котором должны быть следующие реквизиты:

1) наименование документа, шестизначный номер и серия;

2) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;

3) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

4) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

5) вид услуги;

6) стоимость услуги в денежном выражении;

7) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

8) дата осуществления расчета и составления документа;

9) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

10) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем, который должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Суточные Работнику возмещаются расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные).

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения о командировках7 порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Для бюджетных организаций законодательно установлены нормы возмещения командировочных расходов работникам. Данным организациям необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

· постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

· постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 24.12.2008);

· приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 09.12.2008).

Следовательно, для частной организации расходы по найму жилья, проезд, суточные могут составлять любую сумму, определенную непосредственно коллективным договором, приказом, положением, действующими в организации. Минимальный размер командировочных расходов для коммерческой организации не установлен.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Однако организация вправе в своем локальном нормативном акте предусмотреть возможность выплаты суточных и при однодневных командировках.

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

При командировании работников за границу необходимо учитывать особенность выплаты суточных за время нахождения в пути:

· при проезде по территории Российской Федерации суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

· при проездке по территории иностранного государства суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок на территории иностранных государств.

Что касается однодневных командировок за границу, п. 20 Положения о командировках7 установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Согласно п. 18 Положения о командировках7 при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

При переезде внутри стран Шенгенской зоны отметки о пересечении границ в паспорте не ставятся, так как Шенгенская виза действительна по всем странам Шенгенского соглашения. Следовательно, единственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, будет билет. И именно этой отметкой можно воспользоваться для расчета суточных.

Шенгенское соглашение — соглашение об отмене паспортного таможенного контроля между рядом стран Европейского союза. Сегодня в Шенгенскую зону входят 25 стран: Австрия, Бельгия, Венгрия, Германия (без Бюзинген-на-Верхнем-Рейне), Греция (без Афона), Дания (без Гренландии и Фарерских островов), Исландия, Испания, Италия (без анклава Левигно), Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Норвегия (без Шпицбергена и Медвежьих островов), Польша, Португалия, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Чехия, Швейцария, Швеция, Эстония.

В состав Содружества Независимых Государств входят, помимо Российской Федерации, республики Армения, Беларусь, Казахстан, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Азербайджанская, Кыргызская республики, Туркменистан и Украина.

АВАНС И АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Работнику, направляемому в командировку, перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных билетов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, а также отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в письменной форме.

1 Часть 2 ст. 259 ТК РФ.

2 Часть 3 ст. 259 ТК РФ.

3 Статья 264 ТК РФ.

4 Часть 1 ст. 259 ТК РФ.

5 Статья 268 ТК РФ.

6 Статья 203 ТК РФ.

7 Утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

8 Часть 2 ст. 57 ТК РФ.

9 Утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

10 Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

11 Статья 153 ТК РФ.

12 Статья 167 ТК РФ.

13 Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

14 Приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в ред. от 18.05.2010).

15 Пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, в ред. от 25.10.2010).

16 Письмо ФНС России от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@.

17 Письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18.

18 Утверждена приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм строгой отчетности».

19 Постановление Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

20 Письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11.

21 Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008.

Иван Иванов

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Когда она необходима

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

Документы для скачивания (бесплатно)

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Об отмене командировки

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об отмене командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

Для отчета

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

  • расходов на гостиницу – аренда помещения;
  • расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Командировка директора

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

  1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
  2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

Без каких бумаг можно обойтись при наличии записки

Согласно изменениям в нормативных актах, служебная записка выступает заменой для:

  • командировочного удостоверения;
  • служебного задания;
  • отчета о выполнении задач.

За чьей подписью и согласованием формируется документ

Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.

Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.

Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.

Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх