Приказ о предоставлении информации

Наименование организации

ПРИКАЗ

________________ N _______________

Место издания

Об установлении сроков предоставления

в бухгалтерию первичных документов

и отчетности ответственными работниками

структурных подразделений организации

В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

2. Ответственность за своевременность и правильность оформления первичных документов и отчетности возлагается на ответственных работников подразделений. Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение приказа ответственными лицами своих подразделений, своевременное назначение новых ответственных лиц в случае временного отсутствия, увольнений или смены ранне назначенных ответственных лиц.

Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Главный бухгалтер (работник бухгалтерии) Подпись Расшифровка подписи Визы С приказом ознакомлен: Подпись Расшифровка подписи Дата Подпись Расшифровка подписи Дата Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение
к приказу
от ______ N _____

————————————————————————— ¦ Наименование¦Ответственное¦Вид пред-¦Кому пред-¦ Срок ¦ Подпись ¦ ¦ структурного¦лицо за сдачу¦ставления¦ставляется¦ пред- ¦ответственного¦ ¦подразделения¦ документов и¦ ¦ ¦ставления¦ лица ¦ ¦ ¦ отчетности ¦ ¦ ¦ ¦ структурного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения ¦ +————-+————-+———+———-+———+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————-+———+———-+———+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————-+———+———-+———+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+————-+———+———-+———+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —————+————-+———+———-+———+—————

Документооборот кадровой документации отличается от документооборота других управленческих документов. Он включает меньше этапов, количество входящих и исходящих документов минимально.

Большинство кадровых документов создаются в службе кадров, визируются специалистами организации, подписываются руководителем и хранятся в службе кадров до передачи в архив организации.

Работа с этой категорией документов в основном заключается в регистрации документов по личному составу, ведение справочного аппарата, формировании, ведении и хранении личных дел.

Регистрация кадровой документации. Существует три способа регистрации документов: это журнальная, карточная и автоматизированная система регистрации. Автоматизированная система регистрации на сегодняшний день является наиболее удобной. Она позволяет более эффективно вести справочную работу по кадровой документации.

Однако нельзя забывать, что законодательство требует от работодателя наличия определенных журналов или книг, в которых предполагается личная подпись работника. В этом случае обязательно должна вестись бумажная регистрационная форма.

К основным регистрационным формам в деятельности кадровых служб относятся следующие.

? Приходно-расходная книга бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

В этой книге регистрируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Форма этой книги приведена в приложении к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Эта книга также может вестись бухгалтерией.

? Книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в них.

В данной книге регистрируются трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации; вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации.

Форма данной книги утверждена тем же постановлением Минтруда России. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя организации, запечатана сургучной печатью или пломбой.

Обе книги заполняются до полного использования всех страниц.

? Журналы регистрации кадровых приказов.

Строго определенной формы данного журнала не установлено. Организация вправе сама эту форму разработать. Например, журнал учета приказов по личному составу может включать следующие разделы: номер по порядку, индекс приказа, дата приказа, заголовок к тексту или краткое содержание приказа, ФИО работника, о котором идет речь в приказе, должность, структурное подразделение, табельный номер, основание, примечания.

Как правило, ведутся несколько журналов регистрации кадровых приказов в зависимости от сроков их хранения. Например, приказы с длительными сроками хранения (о приеме, переводе, увольнении) и приказы с кратковременными сроками хранения (о командировках, отпусках, дисциплинарных взысканиях). При индексации этих приказов к порядковому номеру могут добавляться буквы «ЛС» — в первом случае, или буква «К» — во втором.

Таким образом, в организации будут вестись два журнала регистрации кадровых приказов и два дела, в которые эти приказы подшивают.

? Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.

Может включать в себя следующие разделы: номер по порядку, дата заключения трудового договора (или дополнительного соглашения), номер трудового договора или дополнительного соглашения, ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение, срок на который заключен трудовой договор (для срочных трудовых договоров), примечания.

Также в форме можно отразить, является ли работа основной или по совместительству, включить раздел о дополнительных соглашениях к трудовым договорам.

Ведение информационно-справочной работы осуществляется с помощью личных карточек работников, личных дел работников, регистрационных форм кадровых документов, и номенклатуры дел кадровой службы.

Личные карточки — это учетные документы, которые содержат наиболее полные, регулярно обновляемые сведения о работниках. Для быстрого поиска информации личные карточки должны быть систематизированы.

В крупных организациях они могут быть первоначально систематизированы по структурным подразделения, а внутри структурных подразделений — по фамилиям работников. В небольших организациях они систематизируются по алфавиту фамилий работников.

После увольнения работника, его карточка помещается в отдельную картотеку.

Номенклатура дел кадровой службы — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в кадровой службе, с указанием сроков их хранения.

Форма номенклатуры дел структурных подразделений закреплена в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»1.

Для номенклатуры дел кадровой службы характерно большое количество организационных документов, идущих в перечне сразу за распорядительными и инструктивными документами вышестоящих органов и перед распорядительными документами самой кадровой службы.

Приказы со сроком хранения 75 лет (о приеме, переводе, увольнении) формируются в дело отдельно от приказов со сроками хранения пять лет (о краткосрочных российских командировках, отпусках). Внутри этих дел приказы размещаются по хронологии.

Личные дела работников, личные карточки работников, трудовые договоры работников и трудовые книжки формируются в отдельные дела.

Сроки хранения дел проставляются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения .

Номенклатура дел кадровой службы разрабатывается в последнем квартале года текущего года и вводится в действие с января следующего года. В нее включаются все дела, которые будут заведены в следующем году в службе кадров, а также переходящие личные дела работников.

Номенклатура дел отдела кадров визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником кадровой службы.

Особая категория дел — это личные дела работников.

Формирование, ведение и хранение личных дел. Личное дело работника — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.

В коммерческих организациях ведение личного дела не является обязательным, поэтому организации сами вправе решать, вести им личные дела или нет. Состав документов личного дела также для них не определен.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • ? письменное заявление работника с просьбой о поступлении на работу;
  • ? собственноручно заполненная и подписанная анкетная форма;
  • ? копии личных документов (паспорта, документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, трудовой книжки, документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы);
  • ? копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении и документы-основания к ним;
  • ? экземпляр трудового договора.

Документы размещаются в личных делах в хронологической последовательности. Срок хранения личных дел — 75 лет, поэтому в них следует подшивать только документы с таким сроком хранения.

Обложка личного дела имеет следующие элементы: наименование организации, номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу, дату окончания личного дела, количество листов (проставляется при сдаче в архив), срок хранения.

На документы дела составляется внутренняя опись. Каждый документ вносится в опись отдельно. Опись подписывает работник кадровой службы, отвечающий за ведение личных дел.

Для хранения личных дел отводится специальный шкаф, в котором дела располагаются либо по порядку номеров, либо по алфавиту. С увольнением работника его личное дело закрывается и передается в архив организации.

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв.приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правилорганизации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводствув федеральных органах исполнительной власти. М., 2010.
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечнятиповых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380).

Приказ о приеме на работу – это документ, который оформляет трудовые отношения между работником и работодателем после подписания трудового договора.

Как правило, для составления приказа используются унифицированные формы:

  • Т1 – для оформления одного сотрудника.
  • Т1а – для оформления нескольких сотрудников.

Примечание: составление приказа по форме Т-1а предусматривает включение в указанный документ персональных данных сразу нескольких сотрудников (данные о з/п) в связи с чем использование ее в работе не рекомендуется во избежание конфликтов по факту разглашения персональных данных.

Обратите внимание, работодатель вправе разработать собственную форму приказа, при этом в указанном документе должны содержаться следующие основные сведения: ФИО сотрудника, должность на которую он принимается, название отдела или подразделения, данные о з/п, испытательном сроке, трудовом договоре на основании которого составляется приказ.

Приказ подписывается руководителем или иным уполномоченным должностным лицом и доводится до сведения работника в срок не позднее 3-х дней с даты начала работы.

Как заполнять приказ о приеме на работу

Особенности заполнения формы Т-1

  • Наименование работодателя заполняется согласно учредительным документам с отражением кодов.
  • В ряде случаев дата заключения приказа может быть более ранней (например, при допуске к работе до заключения трудового договора).
  • В случае заключения бессрочного трудового договора в приказе дата окончания действия договора не указывается (соответствующая графа не заполняется).
  • Данные о должности и подразделении вносятся в соответствии со штатным расписанием.
  • Условия приема на работу, ее характер, сведения о размере оклада указываются согласно трудовому договору.
  • Данные об испытательном сроке и его длительности указываются только в том случае если это предусмотрено трудовым договором.
  • В случае если приказ подписывается не лично руководителем, должностное лицо его подписавшее обязано в нем дать ссылку на документ, подтверждающий полномочия на подписание приказа.

Примечание: приказ о приеме на работу руководителя организации не может быть подписан заместителем руководителя если это не отражено в уставных документах.

Бланки приказов о приеме на работу (форма Т-1 и Т-1а)

Унифицированная форма Т-1 (скачать бланк).

Унифицированная форма Т-1а (скачать бланк).

Приказ о приеме на работу в свободной форме (скачать бланк).

Заполненные образцы приказов о приеме на работу

Образец заполнения формы Т-1 на основного работника (скачать образец).

Образец заполнения формы Т-1 на внешнего совместителя (скачать образец).

Образец заполнения формы Т-1 на внутреннего совместителя (скачать образец).

Образец заполнения формы Т-1а на нескольких сотрудников (скачать образец).

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх