Приказ о трудовых книжках

Всегда ли нужно издавать

Распоряжение издают только в том случае, если ведение учетных журналов не входит в обязанности сотрудника. Если в раздел «Обязанности работника» трудового договора включен пункт о ведении журналов учета, то оформлять отдельное распоряжение нет необходимости. Если же такого условия нет, то составляйте указ и назначайте доплату за ведение учетных регистров.

Кто его готовит

Любое распоряжение в учреждении готовит ответственный сотрудник (секретарь, делопроизводитель) от имени руководства организации. После составления документ передают на подпись руководителю.

Унифицированной формы не существует, составляйте документ исходя из локальных потребностей. Но есть общие правила:

  1. Оформляйте на фирменном бланке организации.
  2. В шапке укажите название документа и его реквизиты (место составления, номер, дату).
  3. Опишите основание — в связи с чем руководитель распорядился об изменениях в работе учреждения. Сошлитесь на действующие нормативно-правовые акты.
  4. Изложите суть указа. Назначьте сотрудника, которые отвечает за заполнение.
  5. Подпишите документ. Распоряжение заверяет руководитель, а подпись, подтверждающую ознакомление, ставят все сотрудники, назначенные ответственными лицами.

Приказ составляется в единственном экземпляре. Печать ставится, только если в учреждении пользуются официальным штампом.

При составлении ориентируйтесь на такой образец:

Где и сколько хранят

Распоряжение хранится вместе с остальными указами по основной деятельности, его подшивают и регистрируют в книге приказов текущего периода. Затем все указы по основной деятельности передают в архив. Такая документация хранится в организации постоянно (п. 19 приказа Росархива №236 от 20.12.2019).

Как вносят изменения

Все изменения в действующие распоряжения вносятся новым приказом. Правила внесения изменений аналогичны: управленцы принимают решение о корректировке, ответственный сотрудник готовит, а руководитель подписывает распорядительный документ.

В процессе хозяйственной, трудовой и иной деятельности используются такие документы, как уведомления. Их юридическое значение – довести до сведения другого лица определенную информацию. В отличие от претензий, уведомление не содержит требований (как правило, исключения могут быть). От актов такие документы отличаются способом составления.

На сайте мы разместили примеры и образцы уведомлений, которые наиболее часто используются в повседневной деятельности: о расторжении договора, поставщику, в трудовой деятельности и др. Кроме того, можно задать вопрос дежурному юристу для получения индивидуальной консультации.

Обязательность уведомлений

Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.

В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи.

Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам. Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав. Ведь нарушение порядка заполнения и вручения уведомлений может оказать решающее значение при вынесении судом решения. Например, по трудовым искам.

Юридическая сила уведомлений

Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств. Тогда подготовка документа осуществляется самостоятельно в свободной форме. Но юридическое значение, т.е. роль письменного доказательства, ему придадут наличие:

  • адресата уведомления (кого Вы ставите в известность)
  • от кого направляется уведомление
  • причина составления, т.е. основная информация со ссылками на нормативные правовые документы или на пункты договора, соглашения
  • дата и подпись, приложение.

Уведомления могут вручаться лично с проставлением соответствующей отметки на аналогичном экземпляре документа, либо направляться по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

В соответствии с пунктом 2 постановления Правительства Российской Федерации от 18.04.2012 № 344 «О ведении государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 17, ст. 2013) приказываю:

1. Утвердить форму журнала для ведения государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации согласно приложению.

2. Территориальным органам Минюста России:

организовать изготовление журналов для ведения государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации;

использовать имеющиеся журналы для ведения государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации до их завершения.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря заместителя Министра Ю.С. Любимова.

Министр А.В. Коновалов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 апреля 2014 г.
Регистрационный № 31896

Утвержден
приказом Министерства юстиции РФ
от 1 апреля 2014 г. № 57

Форма

Журналдля ведения государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации

РАЗДЕЛ I. Запись о включении муниципального образования в государственный

реестр муниципальных образований Российской Федерации

Наименование муниципального

образования _____________________________________________________________

Наименование административного центра

муниципального образования ______________________________________________

Сведения о документах, на основании которых муниципальное образование

включается в государственный реестр муниципальных образований

Российской Федерации ____________________________________________________

Запись о включении муниципального образования

в государственный реестр муниципальных образований

Российской Федерации ____________________________________________________

Государственный регистрационный номер ___________________________________

Дата включения муниципального образования

в государственный реестр муниципальных образований

Российской Федерации ____________________________________________________

Федеральный государственный

гражданский служащий территориального

органа Минюста России ___________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Дата __________________ М.П.

РАЗДЕЛ II. Запись об изменениях в государственном реестре муниципальных

образований Российской Федерации

Сведения о документах, на основании которых вносятся изменения

в государственный реестр муниципальных

образований Российской Федерации ________________________________________

Запись о внесении изменений в государственный

реестр муниципальных образований

Российской Федерации ____________________________________________________

Дата внесения изменений в государственный

реестр муниципальных образований

Российской Федерации ____________________________________________________

Приложение М
(рекомендуемое)

Дополнительные пояснения по заполнению граф извещения об изменении

Графа 5.

Данную дату определяют требуемыми сроками внесения изменений в обращающиеся в организации документы и отсылки ИИ другим организациям, при этом учитывают сроки внесения изменений в производство и сроки прохождения извещений.

Графа 12.

Под заделом изменяемых изделий, указываемых в данной графе, понимают все полностью или частично изготовленные, но не реализованные изделия, выполненные по документам до внесения в них изменений по данному ИИ.

В графе дают указания, например:

— «Не отражается» — если изменения не отражаются на конструкции изделия и не влияют на использование задела;

— «Не использовать» — при недопустимости использования или невозможности доработки задела;

— «Использовать» или «Использовать на пять комплектов» — при использовании задела без учета вносимых изменений;

— «Доработать» или «Использовать с дополнительным сверлением 2 отв. 3,5 Н12» — если задел может быть использован с дополнительной доработкой;

— «Изменение в заделе учтено» или «Задела нет» — если известно, что задел изделий изготовлен с учетом проводимого изменения или задел отсутствует;

— «Доработать:

в АБВГ — с третьего комплекта;

в ЕЖЗК — с первого комплекта;

в АКЛМ — задел использовать» — если указания о заделе не однозначны для всех.

Графа 13.

В графе дают указания, например:

— «Организации АБВГ внедрить в производство с изделия 007» — если изделие изготавливают одновременно в нескольких организациях;

— «Срок внедрения изменений в производство устанавливает организация» — если организация, выпускающее ИИ, не может установить наличия и состояния задела изделий, технологической оснастки и другие производственные условия в других организациях, изготавливающих данное изделие.

При наличии в организации графика технологической подготовки производства (ТПП) в графе дают ссылку на этот график, например «По графику ТПП».

Графа 14.

Если изменения не относятся к документам, в которых применяется изменяемый документ, например в случае изменения литеры документов, то в графе делают запись «На применяемости не отражается».

Графа 16

При наличии приложений они могут содержать, например, копии изменяемых документов с внесенными в них изменениями, необходимые расчеты и пояснения, подтверждающие целесообразность вносимых изменений и т.п.

Графа 17.

При составлении ИИ на несколько документов в случае несовпадения порядковых номеров изменений общие заголовки с обозначениями документов группируют по совпадающим порядковым номерам изменения, при этом порядковые номера проставляют раздельно по каждой группе, например:

При составлении ИИ на несколько документов, имеющих одинаковые изменения, при несовпадении порядковых номеров изменений документов в графе 18 составляют таблицу, а графу 17 прочеркивают, например:

или

Графы 17 и 18.

При внесении изменений в документы, содержащие текст, разбитый на графы, в целях оптимизации записи содержания текста изменения допускается взамен этих граф применять таблицы или блоки информации с соответствующей логически расположенной указательной информацией, например:

— «Изм.»;

— «Обозначение»;

— «Лист»;

— «Строка»;

— «Графа».

При применении блоков информации по аналогии с принципом построения, принятым в формах документов Единой системы технологической документации, в целях оперативного вызова информации с электронного носителя допускается применять служебные символы, принятые в организации.

Графа 18.

а) В графе указывают содержание изменяемого участка (графического, текстового и т.д.) в том виде, в котором он должен быть после внесения изменений в подлинник документа.

б) При выпуске ИИ на несколько документов содержание изменения по каждому документу отделяют горизонтальной линией.

в) При возможности неоднозначного понимания изменения, внесении изменений в подлинники подчисткой (смывкой), необходимости выпуска бюллетеня по ГОСТ 2.603 приводят содержание изменяемого участка документа до и после внесения изменений с указаниями над ними «Имеется» и «Должно быть».

г) Если изменение необходимо осуществить в подлиннике подчисткой (смывкой), над изменяемыми участками помещают надпись: «Изменение осуществить подчисткой» или «Изменение осуществить смывкой», при этом допускается при изменении буквенных и цифровых данных (маркировки проводов, буквенных и позиционных обозначений элементов на схемах, изменениях в табличных документах и т.д.) приводить изменяемые данные и новые данные, например:

д) При аннулировании документа в графе делают надпись, например, «АБВГ.ХХХХХХ.018 аннулировать». Графу 17 при этом прочеркивают.

е) Допускается для изделий народно-хозяйственного назначения при присвоении комплекту документов очередной литеры указывать обозначение, например, спецификации изделия без перечисления обозначения всех спецификаций составных частей данного изделия и входящих в них документов по примеру: «В АБВГ.ХХХХХХ.375 и во всех спецификациях составных частей изделия, и входящих в них документов в графе «Лит.» основной надписи проставить литеру «». В этом случае во всех изменяемых документах в таблице изменений указывают очередной порядковый номер изменения документа.

ж) Если взамен аннулированного документа следует пользоваться документом с другим обозначением, то в графе делают надпись, например, «АБВГ.ХХХХХХ.380 аннулировать».

Примечание — Заменен документом «АБВГ.ХХХХХХ.936».

и) При замене подлинника новым с тем же обозначением в графе, кроме записи о замене, рекомендуется давать краткий перечень внесенных изменений, например:

к) При большом количестве заменяемых документов с тем же обозначением рекомендуется давать таблицу, например:

л) Если в связи с выпуском ИИ выпущены новые и/или применены ранее разработанные документы (например, при введении новых изделий или замене их в спецификациях), то после содержания изменения дают примечание о выпуске или применении таких документов, например:

Примечания

1 Выпущены документы АБВГ.ХХХХХХ.171 и АБВГ.ХХХХХХ.186.

2 Применен документ АБВГ.ХХХХХХ.336.

При введении в изделие сборочной единицы, комплекта или комплекса в примечании дают ссылку только на вновь выпущенную или вновь примененную спецификацию вводимого изделия без перечисления входящих в нее документов.

м) При исправлении дубликатов и/или копий по ИИ в графе делают запись: «Дубликаты исправить», «Копии исправить» или «Дубликаты и копии исправить».

Для лучшей ориентации допускается приводить содержание (графическое или текстовое) участков, смежных с изменяемой частью документа.

н) При заполнении графы допускаются следующие упрощения:

1) при условии однозначного понимания изменения указание об изменении размеров оформлять без изображения, например:

2) вместо изображений исключаемого вида, разреза или сечения давать соответствующие текстовые указания, например «Разрез А-А перечеркнуть», «Вид Б перечеркнуть», «Вид справа перечеркнуть»,

3) текст пункта, полностью исключаемого из технических требований, на чертеже документа или текстового документа, имеющего нумерацию пунктов, не повторять, а в графе давать соответствующую запись, например «Пункт 5 вычеркнуть». Допускается последующие пункты не перенумеровывать,

4) при изменении части текста не приводить предыдущий и последующий тексты, заменяя их многоточием, например:

п) Одинаковые изменения, повторяющиеся в одном документе на одном или нескольких листах, указывают один раз с соответствующими пояснениями, например:

р) В случае, когда копии ИИ не рассылают другим организациям, допускается вместо изложения содержания изменения ИИ прилагать к нему копию изменяемого документа с внесенными в нее черными тушью, чернилами или пастой изменениями, при этом не следует использовать копии, в которые вручную были внесены изменения по ранее выпущенным ИИ. На прилагаемой к ИИ копии в ее правой верхней части делают надпись, например «Приложение к АБВГ.38-2004» или «Приложение к К.153-2004».

с) При временном оставлении в действии аннулируемых или изменяемых по ИИ копий документов для изготовления по ним изделия без учета вносимых изменений в графе в конце текста дают указание, ограничивающее срок действия этих копий, например «На копиях документов АБВГ.ХХХХХХ.887, изм. 5, ниже штампа «Аннулирован» сделать надпись или проставить штамп «Оставить в действии на изделие N 37» или «Применять только для изготовления запасных частей».

Графы 19-22.

а) При согласовании ИИ письмом, телеграммой, факсом и др. в графах указывают:

— должность согласующего лица (при необходимости);

— фамилию согласующего лица;

— исходящий номер письма (телеграммы) о согласовании;

— дату согласования.

б) Для размещения согласующих и утверждающих подписей к ИИ составляют, при необходимости, титульный лист, который является первым листом ИИ. Титульный лист включают в общее число листов ИИ.

Для конструкторской документации титульный лист составляют по ГОСТ 2.105.

На титульном листе ИИ указывают:

— на поле 1 — наименование министерства или ведомства, в систему которого входит организация, составившая ИИ. Заполнение поля 1 необязательно;

— на поле 3 — в левой части должность и подпись лица, с которым согласовано ИИ от организаций заказчика (потребителя), в правой части — должность и подпись лица, утвердившего ИИ от организации-разработчика (изготовителя). Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ и дату его подписания;

— на поле 5 — обозначения ИИ и изменяемого документа, например: «Извещение АБВГ.41-2004 об изменении АБВГ.ХХХХХХ.001 ТУ». На данном поле также допускается указывать порядковый номер изменения документа и его наименование.

Если ИИ подлежит согласованию с несколькими должностными лицами, то их подписи размещают либо в левой части поля 3 (одна подпись под другой), либо в левой части поля 6.

Подписи разработчиков размещают в правой части поля 6.

Поля 2, 4 и 7 не заполняют.

Если часть подписей разработчиков и лиц, с которыми должно быть согласовано ИИ не размещается на первом листе, то их можно перенести на второй лист, при этом в правом углу второго листа делают надпись, например: «Продолжение титульного листа извещения АБВГ.41-2004».

Для технологической документации титульный лист составляют по ГОСТ 3.1105, при этом поля 1-4 заполняют аналогично полям 1, 3, 5, 6 титульного листа для конструкторской документации. Поля 5, 6 и основные надписи не заполняют.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх