Проверка бухгалтера

Предприниматели и владельцы малого бизнеса даже не стремятся разобраться в бухгалтерии. Учет ведется по особым правилам, нормативные акты часто меняют, самостоятельно разобраться в хитросплетении цифр и символов бухгалтерии без подготовки невозможно — этим пользуются недобросовестные и некомпетентные бухгалтеры.

Наша статья для тех, кто хочет выяснить, какие бомбы замедленного действия хранит его бухгалтерия. Вы узнаете, как обнаружить признаки неправильного ведения бухгалтерского учета, как самостоятельно проверить бухгалтера и что должен контролировать грамотный руководитель.

Содержание

Почему важно самому контролировать бухгалтерию

С усилением роли контролирующих органов, введением электронного документооборота и наличием онлайн-доступа у налоговиков к расчетным счетам и кассам организаций неправильный учет чреват проверками, штрафами и другими санкциями.

Иногда после увольнения бухгалтера руководитель вдруг выясняет, что учет фирмы в плачевном состоянии: бухгалтерские документы не разобраны или отсутствуют, цифры в отчетности взяты «с потолка», операции не разнесены по счетам. Восстановление запущенного учета — очень трудоемкий процесс. В некоторых случаях сделать это и вовсе невозможно. Ошибки и отсутствие документов при первой же проверке повлекут доначисление налогов, штрафы и пени (ст. 120 и 122 Налогового кодекса РФ).

Контрагенты не станут иметь дела с фирмой, если в ней не умеют оформлять первичные документы, подтверждающие факт проведения доходных или расходных хозяйственных операций (счета-фактуры, ордера, поручения и другие). Организация, которая не сможет подтвердить сделки по НДС при запросе из налоговой инспекции, не вызовет доверия партнеров.

Некоторые бухгалтеры, чтобы «заработать», проводят через счета организации транзитные суммы или занимаются обналичиванием для посторонних людей. За использование мошеннических схем именно руководителю фирмы грозит уголовное преследование (статьи 171, 174, 199, 199.2, 327 Уголовного кодекса РФ).

5 проблем, которые обязательно возникнут, если не контролировать бухгалтерию:

  1. Сложности с налоговыми органами: несвоевременная сдача отчетности, неуплата налогов, штрафы;

  2. Ухудшение взаимоотношений с партнерами: серьезные контрагенты дорожат своей налоговой репутацией и не захотят работать с с организацией, в которой бухгалтерский учет ведется спустя рукава;

  3. Мошенничество с расчетным счетом и кассой: нецелевые расходы, воровство, незаконное обналичивание и транзит чужих денежных средств;

  4. Длящиеся нарушения ведения первичной документации, которые могут долгое время оставаться в тени и «выстрелить» при налоговой проверке. Это приведет к самым печальным последствиям для бизнеса:к примеру, фирма может обанкротиться из-за невозможности уплаты налоговых санкций;

  5. Уголовное преследование руководителя со стороны органов внутренних дел.

Следует помнить: если общество обанкротилось и у него имеется налоговая задолженность по вине руководителей или участников, на них может быть возложена субсидиарная ответственность (ст.3 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.1998). Сейчас все чаще налоговая задолженность ООО после банкротства взыскивается в судебном порядке за счет личного имущества директора и учредителей.

Главный бухгалтер небольшой подрядной фирмы по состоянию здоровья уволился сразу после получения уведомления о налоговой проверке. Взятый на его место специалист не мог пояснить проверяющим многие моменты учета, поскольку порядка в бухгалтерии не было: часть первичных документов отсутствовала, часть была заполнена с ошибками.

Результат — налоговики не приняли большое количество операций к учету и доначислили более 8 млн рублей налогов, штрафов и пени. Для фирмы с годовым оборотом 5 млн рублей сумма была просто огромная. Через полгода налоговая инспекция инициировала банкротство организации. Собственник лишился бизнеса и начал все с нуля.

за ошибки в бухгалтерии отвечает руководитель компании: от штрафов и пени до лишения свободы

Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так

Вы без труда обнаружите проблемы в ведении бухгалтерского учета, если будете знать специальные правила.

Приступая к проверке, забудьте о стеснении: задавайте много вопросов, не бойтесь показаться некомпетентным. Вы не обязаны знать нюансы бухучета, но имеете право полностью контролировать фирму.

Налоговая задолженность и несвоевременная сдача отчетности

Отчетность должна сдаваться вовремя, а налоги — уплачиваться в полном объеме. Убедиться, так это или нет, поможет сверка с налоговой инспекцией.

Справка о состоянии расчетов по налогам и сборам

Через электронные сервисы по сдаче отчетности (например, СБИС, Астрал, Контур и другие), личный кабинет налогоплательщика или непосредственно в налоговой инспекции запросите справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.

Cправка о состоянии расчетов по налогам, сборам и т. д.

В справке о состоянии расчетов изучите столбцы 4 — налоги, 6 — пени, и 8 — штрафы. У грамотного и ответственного бухгалтера в них будет стоять цифра «0». Это значит, что с расчетами все в порядке. Сумма со знаком «+» указывает на переплату по налогу в бюджет. Сумма со знаком «—» говорит о том, что у налогоплательщика есть долги.

Переплата или долги по налогам должны насторожить руководителя. Попросите бухгалтера объяснить расхождения. В некоторых случаях, например, при уплате авансовых платежей по УСН, справка иногда показывает переплату. Компетентный бухгалтер доступно объяснит, в чем дело.

Срок предоставления в бумажном варианте — 5 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика. Если подать заявление в электронном виде — на следующий рабочий день после регистрации электронного запроса от организации (приказ ФНС РФ от 28 декабря 2016 № ММВ-7-17/722@).

Банковская выписка за последние 2 — 3 года

Еще один способ выяснить своевременность сдачи отчетности — просмотреть банковскую выписку за последние 2 — 3 года.

Отфильтруйте все платежи в бюджет и посмотрите их назначение. Руководителя должно насторожить два момента:

  • если среди расходных документов будут инкассовые поручения — документы, которые подтверждают, что ИФНС списывала с вашего расчетного счета налоговую задолженность;

  • если в платежках в назначении платежей присутствуют фразы «уплата пени», «уплата штрафа» и т.д.

Даже если суммы малы, требуйте у бухгалтера объяснений, почему он допустил несвоевременную сдачу отчетности, из-за которой компании пришлось платить пени и штрафы.

Выписка операций по расчетам с бюджетом

В налоговой получите выписку операций по расчетам с бюджетом. В бумажном виде ее выдают в течение 5 рабочих дней, либо за 1 день, если запрос был отправлен электронно.

Выписка поможет быстро проанализировать причины долгов и переплат по налогам — при их наличии. В ней указаны начисления и платежи по каждому виду налога.

Возьмите платежные поручения на уплату налогов и проверьте, все ли суммы учтены в выписке. Если какого-либо платежа нет, проверьте правильность заполнения реквизитов и обязательных полей платежного поручения, которое отсутствует в выписке ИФНС. Часто из-за невнимательности при указании КБК, ОКАТО или периодов платежи разносятся на общий счет «до выяснения» и не отражаются по лицевому счету налогоплательщика.

Если выяснилось, что каких-то платежей действительно не хватает или имеются ошибки в заполнении платежных поручений, подготовьте заявления, уточняющие ошибочные платежи. Сделать это можно самостоятельно или поручить своему бухгалтеру. Заявление об уточнении платежа пишут в территориальный отдел ИФНС в произвольной форме, к нему прилагают заверенные банком копии платежек об уплате налогов.

Изучая выписку операций по счетам, обязательно обратите внимание на вид документа (столбец 5). РНалП — это первичная декларация или расчет по налогу. РНалУ — уточненный отчет.

Пример выписки операций по расчету с бюджетом. В 5 столбце не должно быть РНалУ

Некоторые бухгалтеры практикуют сдачу недостоверных первичных отчетов, чтобы уложиться в срок. Позже они сдают правильный отчет. Обнаружив РНалУ в нескольких периодах, уточните у бухгалтера, что помешало ему своевременно сдать правильную отчетность. Знайте, что регулярная сдача «уточненок» или нулевых отчетов рано или поздно приводит к внеплановым проверкам организации.

Бывает, что у фирмы есть задолженность по пени, а неуплаченных налогов нет. Это следствие несвоевременного перечисления платежей в бюджет. Проверьте, когда были перечислены налоги в том периоде, в котором появились пени. Не забудьте выяснить у бухгалтера, почему налоги не были уплачены вовремя.

Обнаружив переплату по налогу, не спешите радоваться: когда-то ваша организация заплатила в бюджет больше, чем должна была. Переплата — тоже признак некомпетентности бухгалтера. Подготовьте заявление в налоговую на возврат или зачет переплаты. Деньги, излишне уплаченные более 3 лет назад, вернуть из бюджета нельзя.

Бухгалтер общества с ограниченной ответственностью регулярно сдавал «уточненки» по прибыли, что приводило к путанице с уплатой налогов. Из-за изменения данных учета на лицевом счете налогоплательщика регулярно появлялись переплаты и задолженности. И переплата, и долги переходили из периода в период, копились. Бухгалтер знал об этом, но ничего не предпринимал.

После полутора лет такой практики, налоговики обратили внимание на организацию и провели внеплановую выездную проверку по налогу на прибыль. В результате обществу было доначислено порядка 350 000 рублей из-за образования периодических задолженностей. Этого можно было бы избежать, если бы бухгалтер своевременно сдавал декларации и уплачивал налог.

Махинации с расчетным счетом

Расчетный счет организации требует пристального внимания. Недобросовестный бухгалтер, имеющий доступ к расчетному счету, способен создать серьезные проблемы для организации:

  • кража денег с расчетного счета через подставные компании;
  • обналичивание денежных средств для сторонних организаций;
  • незаконное тайное кредитование физических или юридических лиц.

Как обнаружить нарушения с помощью банковских выписок

Чтобы обнаружить нарушения в работе с расчетным счетом, проверьте выписки из банка. Вот в каких случаях вам следует насторожиться:

  1. Неизвестный контрагент перечисляет значительные суммы денег, которые обналичиваются сразу или частями: это может оказаться «отмыванием» чужих денежных средств.

    Ст. 172 и ст. 174 Уголовного кодекса РФ предусматривают различные варианты наказаний за такое нарушение. В зависимости от суммы и отправителя денег, которые указаны в расчетном счете, это могут быть штраф до 200 000 рублей или лишение свободы на срок до 2 лет. К ответственности привлекут ничего не подозревающего руководителя, а для бухгалтера это всего лишь способ дополнительного, хоть и незаконного, заработка.

  2. Платежные поручения в адрес незнакомых организаций или на счета физических лиц.

    Даже если в них указаны небольшие суммы, изучите основания для перечисления. Часто так маскируют кражу денег. Известны случаи, когда недобросовестные бухгалтера ежемесячно перечисляли средства по фиктивным договорам подставной фирме — за абонентское обслуживание. Фирма выплачивала бухгалтеру наличные и вычитала проценты за свою «услугу».

  3. Ошибочные переводы денег в адрес сторонней организации, которые через некоторое время возвращаются на расчетный счет вашей компании.

    В этом случае бухгалтер может объяснить, что он ошибся в перечислении, а потом обнаружил неточность и попросил вернуть деньги. Сторонняя организация вернула средства, и все как будто хорошо.

    Однако, если такое происходит регулярно, это может быть скрытое кредитование. Ваш бухгалтер за некоторое вознаграждение одалживает оборотные средства другим компаниям, для которых это выгоднее и быстрее, чем брать банковский кредит.

Контроль операций по расчетному счету

Если вы хотите контролировать безналичные расчеты, начинайте рабочий день с просмотра банковской выписки за предыдущий день.

Для начала сверьте остатки по расчетному счету на утро с остатками на вечер. Расхождений в цифрах быть не должно. Проверьте все входящие и исходящие платежи. Если появились вопросы по суммам или контрагентам, задайте их бухгалтеру.

Установите время, когда будете лично подписывать все платежные поручения. Бухгалтер с помощью ключа электронной подписи может формировать платежки, а право первой подписи сохраните за собой. Установите 2 временных интервала, когда вы будете просматривать и подписывать платежи.

Все эти мероприятия занимают не более 30 минут в день, но они полезны. Как правило, если руководитель лично занимается контролем выписки и расчетов, злоупотребления или махинации с расчетным счетом отсутствуют.

Группа из 3 микропредприятий занималась розничной и оптовой торговлей. Бухгалтерию вела знакомая учредителя на дому. Она имела удаленный доступ к бухгалтерскому онлайн-сервису и расчетным счетам организаций.

Однажды бухгалтер ушла на больничный, а потом совсем перестала выходить на связь. Обязанности по расчетам в это время выполнял сам руководитель и обеспокоился он только после 2-недельного отсутствия специалиста в отчетный период.

В результате компания не смогла своевременно сдать отчетность и получила крупные неприятности с налоговой. Дополнительно выяснилось, что в течение 2 лет с расчетных счетов организаций регулярно списывались крупные суммы денег на неизвестные компании. Общая сумма списаний -— 4 млн рублей. После этого случая руководитель поручил ведение бухгалтерского учета профессиональной фирме и самостоятельно ведет расчеты через расчетный счет.

Ошибки в ведении кассы

Касса — это всегда про наличность. Поэтому налоговая часто проверяет кассовую дисциплину. Для неопытных или халатных бухгалтеров касса содержит множество ловушек, которые могут обернуться штрафами для организации.

Если вы решили проанализировать состояние кассы, проверьте кассовую книгу: сколько денег было в начале дня и сколько осталось в конце. Правило «минуса в кассе быть не должно» необходимо неукоснительно соблюдать.

Наличие в кассе большей суммы денег, чем указано в кассовой книге, означает, что приходование ведется несвоевременно. При обнаружении излишков налоговики изымают их в доход государства.

Итак, выясните, кому, когда и на какие цели выдавались наличные денежные средства. Обязательно изучите оправдательные первичные документы и авансовые отчеты. Проверьте, чтобы все операции были записаны в кассовую книгу. Документы должны быть оформлены правильно, расходы — связаны с деятельностью фирмы.

Если зарплата в вашей организации выдается наличными, проверьте зарплатные ведомости. В них могут оказаться бывшие сотрудники или несогласованные премии тем, кто еще трудится.

Сверьте полноту оприходования денег в кассу. Сравните выданные суммы по банковским выпискам с суммами, которые были внесены в кассу — они должны совпасть. Расхождение в суммах денег выданных с расчетного счета и внесенных в кассу значит, что неоприходованная часть денег была украдена.

Как обнаружить нарушения в кассе

Для эффективного контроля кассовой дисциплины руководителю следует знать признаки наиболее распространенных нарушений.

  1. В кассовой книге полностью или частично отсутствуют записи.

    Часто это результат небрежности или лени бухгалтера. Не стоит верить рассказам о занятости и отсутствии свободного времени. Хороший бухгалтер никогда не допустит таких ситуаций, поскольку понимает важность точного учета наличности.

  2. Бухгалтер не применяет контрольно-кассовую технику или допускает нарушения при работе с ней.

    Новые правила работы с контрольно-кассовыми машинами (далее — ККМ), введенные 54-ФЗ, позволяют налоговикам отследить в режиме онлайн любые операции по кассовому аппарату — и быстро обнаружить нарушения. Например, при повторном выявлении факта неприменения ККМ на крупную сумму, инспекторы имеют право приостановить деятельность организации до 3 месяцев (п.3 ст.14.5 КоАП РФ).

    Основная причина пренебрежения использованием кассовой техники — желание скрыть прибыль и уменьшить налоги. Однако при грамотном учете сделать это можно другими законными способами: за счет аутсорсинга персонала, выбора оптимальной системы налогообложения, экономии на социальных взносах за счет компенсаций работникам и другие;

  3. Превышен кассовый лимит.

    Сумма денег, которая может оставаться на конец дня в кассе предприятия, рассчитывается по специальной формуле ЦБ РФ и зависит от выручки и вида деятельности фирмы или ИП (Приложение к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства).

    Если в конце дня сумма в кассе превышает максимальный размер кассового лимита, нарушена кассовая дисциплина (ст. 15.1 КоАП РФ). В этом случае некоторые бухгалтеры выдают излишки денег под отчет. А когда сумма остатка в кассе уменьшается, аванс возвращают как неиспользованный. Это помогает бухгалтеру избежать наказания и не сдавать деньги в банк;

  4. Предприниматель вносит личные деньги в кассу фирмы, не оформляя при этом договор займа.

    Во многих организациях собственники бизнеса покрывают кассовые разрывы за счет собственных средств. В таких случаях бухгалтеры иногда пренебрегают составлением договоров займа: при проверке кассовой дисциплины это классифицируют как нарушение порядка работы с кассой и денежной наличностью (п.15.1 КоАП РФ). Штраф за каждое нарушение для юридических от 40 000 до 50 000 рублей.

    Если вы практикуете внесение личных денег на нужды предприятия, оформите договор займа по правилам параграфа 1 главы 42 ГК РФ.

Бухгалтер индивидуального предпринимателя ушла в декретный отпуск и до приема нового сотрудника руководитель был вынужден вести кассу и все расчеты самостоятельно. При просмотре кассовых документов он обратил внимание на регулярную выдачу денег из кассы на бензин. К авансовым отчетам были приложены чеки с заправок, на которых он никогда не заправлялся. Другого транспорта у ИП не было. Оказалось, что бухгалтер самовольно заправляла свой автомобиль за счет денег предпринимателя. Проверив все кассовые документы за срок работы этого бухгалтера, ИП обнаружил целую кучу несанкционированных расходов. Помимо бензина, девушка регулярно выдавала себе деньги из кассы на изучение французского языка и проезд в отпуск. Свои действия она пояснила: расходы на бензин связаны с поездками на работу, а язык она учит для повышения своего профессионального уровня и расширения компетенции.

Ошибки в учете первичной документации

Первичные документы необходимы для правильного ведения налогового учета организации (ст. 313 НК РФ). Грамотный бухгалтер никогда не допустит нарушений в работе с документами, потому что это может привести к доначислению налогов, пени и штрафам при проверке.

Первичные документы подтвердят хозяйственные операции фирмы только в том случае, если они верно оформлены. Первичка, в оформлении которой допущены нарушения, не может приниматься к учету.

Проблемы в документообороте организации есть, если:

  • на первичных документах отсутствуют подписи и печати, заполнены не все поля, есть признаки исправлений;
  • оригиналы отсутствуют или заменены копиями, полученными по электронной почте;
  • документы за прошедшие периоды хранятся в папках или «россыпью» в коробках, реестры документов не составлены.

Как проверить правильность учета документов

Попросите бухгалтера показать первичку, например, за 3-й квартал предыдущего года. Он должен принести сшитые в хронологическом порядке тома документов. К каждому тому прилагается реестр — на нем есть подпись бухгалтера и печать организации. Все остальные способы хранения документов свидетельствуют о нарушениях документооборота.

Второй способ проверки более сложный. Возьмите выписку за предыдущий налоговый период и выберите 5 или 6 различных операций по ней. Например, возьмите оплату вашим постоянным и разовым поставщикам, а также поступление денег от контрагентов. Предложите бухгалтеру принести все первичные документы по этим операциям.

Бухгалтер должен представить договоры, счета-фактуры, товарные накладные или акты выполненных работ, доверенности на получение и другие документы. Обратите внимание на то, как хранятся эти документы. Копии, неправильное заполнение реквизитов документа, отсутствие печатей или подписей — все это показатели халатности сотрудника.

Если вы обнаружили проблемы с учетом первичной документации, немедленно займитесь их устранением и задумайтесь о смене бухгалтера

Индивидуальный предприниматель занимался выпечкой хлеба и содержал небольшую пиццерию. В штате состояло 16 сотрудников. Помимо учета, бухгалтер занимался налоговой отчетностью, приемом и увольнением персонала. Бухгалтер убедила предпринимателя, что на ЕНВД нет обязанности вести учет. И не вела.

Принимая дела после ее увольнения, новый бухгалтер обнаружил, что документооборота как такового не было. Наличные деньги не учитывались, кассовые книги не велись, расчеты с персоналом и поставщиками нигде не фиксировались. Документы просто копились в коробке.

Новый бухгалтер восстановил учет за последний календарный год. Выяснилось, что не хватает около 1 млн рублей. Именно на такую сумму не оказалось подтверждающих первичных документов. Прежний бухгалтер к тому моменту поменяла телефон и место жительства.

Как выбрать бухгалтера

Принимая на работу бухгалтера или выбирая аутсорсинговую компанию, ориентируйтесь на объективную оценку профессиональных качеств соискателя, а не на рекомендации знакомых.

Как проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу

Письменный тест

Чтобы отсеять некомпетентных специалистов, рекомендуем провести письменное тестирование среди кандидатов на должность бухгалтера.

Многие бухгалтерские сайты предлагают варианты профессиональных тестов для бухгалтеров. Выберите тест, соответствующий виду деятельности фирмы, или воспользуйтесь нашим вариантом теста с ответами.

Вопросы в тестах могут быть сложными, рассчитанными на высокий уровень теоретической подготовки специалиста. Если соискатель правильно ответил только на 2/3 вопросов, то это уже хороший результат и его стоит допустить к следующему испытанию.

Если при тестировании бухгалтер правильно ответил на 60% вопросов — это хороший результат

Знание бухглатерских новостей

Приступая к поиску грамотного специалиста, подпишитесь на новостную бухгалтерскую рассылку, например: «Главбух», «Клерк.ру», «Главная книга» или ppt.ru.

На собеседовании с кандидатом выберите новость из рассылки и спросите у кандидата, что он думает по этому поводу. Например: «Я слышал, что Госдума приняла законопроект об исключении движимого имущества из числа объектов налогообложения со следующего года. Что вы об этом знаете?».

Грамотный бухгалтер в курсе новостей бухгалтерского учета

Даты увольнения с предыдущих мест работы

Обязательно обратите внимание на даты увольнения кандидата с предыдущих мест работы. Если эти даты приходятся на конец и начало отчетного периода — это тревожный сигнал. Возможно, бухгалтер запустил учет и уволился, чтобы не сдавать отчетность и избежать ответственности.

Критические даты для увольнения бухгалтера: с 20 марта по 20 апреля, с 20 июня по 20 июля, с 20 сентября по 20 октября, с декабря по конец января. Ответственный специалист не позволит оставить после себя «хвосты», создающие проблемы руководителю. Стоит обязательно выяснить причину увольнения бухгалтера в такие периоды.

Ответственный бухгалтер не будет увольняться в начале и конце отчетного периода

Небольшая торговая организация выбирала бухгалтера, который будет вести учет в единственном лице. Из 57 человек, пришедших на собеседование, только 8 смогли правильно ответить на 2/3 вопросов из бухгалтерского теста. При последующей беседе только 2 из 8 оставшихся смогли прокомментировать бухгалтерскую новость. Оставшиеся 49 «профессионалов», которые не смогли ответить даже на вопросы теста, в настоящее время где-то ведут бухгалтерский учет.

Рекомендации по выбору аутсорсинговой компании

Некоторые владельцы малого бизнеса не нанимают штатных бухгалтеров и пользуются услугами специализированных бухгалтерских фирм. Это позволяет не зависеть от отпуска или больничного бухгалтера, сокращает расходы организации на социальные взносы.

Вот несколько советов, на что смотреть, когда выбираете бухгалтерскую фирмы-аутсорсера:

1. Почитайте сайт компании — там должны быть новости бухучета.

Каждая бухгалтерская фирма, уважающая своих клиентов, имеет сайт, где размещает новости бухучета и полезную информацию для предпринимателей. Часто через личный кабинет на таком сайте предприниматель имеет доступ к своим бухгалтерским регистрам и документам.

2. Изучите рекомендации и отзывы о фирме на сайте аутсорсера — они должны быть настоящими.

Обратите внимание на даты отзывов. Если они все за один временной интервал и нет пополнения «коллекции», возможно они собраны специально. Уточните у авторов рекомендаций, чьи отзывы размещены, действительно ли они обслуживаются в настоящее время в интересующей вас бухгалтерской фирме.

3. Выясните сферу деятельности большинства компаний, которые обслуживает фирма — хорошо, если у вас такая же.

Отлично, если среди клиентов аутсорсера есть организации, ведущие деятельность, аналогичную вашей. Если таких организаций нет, может оказаться, что бухгалтеры фирмы не будут знать отраслевые нюансы вашего вида деятельности.

4. Изучите договор и полный перечень услуг, которые будут предоставлены в рамках исполнения обязательства по ведению бухгалтерского учета.

Это поможет определить границы ответственности фирмы-аутсорсера и исключить дальнейшие споры.

6 советов о том, как контролировать бухгалтерию и избежать нарушений

Мы рекомендуем руководителям держать ситуацию в бухгалтерии под контролем. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, регулярно проверяйте, как ведется учет..

  1. Тестируйте кандидатов на должность бухгалтера.

    Это экономит время на собеседованиях и помогает выбрать профессионала. Заморочить голову тесту невозможно. Провести тестирование может любой человек, у которого есть ответы. Тщательно проверяйте бухгалтерскую фирму, если доверяете свой учет сторонней организации.

  2. Оставьте за собой право первой подписи платежных поручений.

    Закажите в банке «технический» ключ для своего бухгалтера. Такой ключ позволяет выгружать выписки и готовить платежные поручения. Окончательное одобрение платежа и право первой подписи расходных документов рекомендуем оставить за руководителем. Настройте банковские смс-уведомления на свой телефон и проверяйте, кому и за что перечисляются деньги с вашего расчетного счета.

    3. В январе попросите бухгалтера сделать налоговый календарь на год.

    Пусть бухгалтер предоставляет отчетность с отметкой о сдаче в налоговую, Пенсионный фонд и другие контролирующие органы. Проверяйте своевременность сдачи по налоговому календарю. Обращайте внимание на то, соответствуют ли суммы налогов и сборов в отчетности реально уплаченным суммам. Требуйте от бухгалтерии раз в квартал предоставлять справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.

  3. Обяжите бухгалтера ежемесячно формировать список отсутствующих первичных документов.

    Получив список за следующий месяц сверьте его с предыдущим. Месяц — достаточный срок, чтобы ответственный специалист получил нужный документ. Если какие-либо накладные, акты или договоры остаются в списке более месяца, потребуйте объяснений и установите конкретный срок их предоставления. Не забудьте выборочно проверить наличие в архиве отсутствовавших документов.

  4. Если пользуйтесь бухгалтерским онлайн-сервисом, обяжите бухгалтера выгружать или распечатывать документы ежемесячно.

    Онлайн-сервисы не выгружают документы автоматически, и база данных хранится в виртуальном облачном хранилище. Наличие физической бухгалтерской базы позволит вам без проблем поменять онлайн-сервис или передать документы новому бухгалтеру.

  5. Если бухгалтер часто выдает деньги под отчет, а потом возвращает неиспользованные авансы, чтобы скрыть превышение лимита, откажитесь от лимитирования.

    Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (численность сотрудников менее 100 человек) имеют право не устанавливать лимиты денежных средств и хранить в кассе любые суммы. Это стало возможным с 1 июня 2015 года. Если вы относитесь к таким субъектам предпринимательства, издайте приказ об отмене лимита кассы и одновременно другим приказом отмените ранее установленный лимит.

Многие руководители предпочитают жить в неведении и думать, что с бухучетом у них все в порядке, ведь у них есть главный бухгалтер, который знает свое дело! Доверие очень быстро улетучивается, когда вскрывается правда о бухгалтерских ошибках, повлекших начисление штрафов, пени, недоимки по налогам и взносам. К сожалению, иногда бывает слишком поздно и смягчить удар ничем нельзя. Выездная проверка, которую можно было избежать, уже на пороге!

Сегодня я простыми словами расскажу, как руководителю защититься от действия (бездействия) неквалифицированного главбуха не имея для этого специфических бухгалтерских знаний. Если вовремя принять меры и подстелить соломки, то есть возможность исправить ситуацию и избежать неприятностей.

Какие ошибки в работе бухгалтера помогут вам избавиться от денег.

Чтобы понять какие ошибки в работе бухгалтера несут риски для бизнеса, достаточно знать за какие нарушения есть штрафные санкции. Вот некоторые из них:

  1. Бухгалтер забыл подать отчетность в положенный срок, установленным способом (ст. 219 НК РФ). Штраф от 5% до 30% с неуплаченной суммы налога, но не менее 1т.р. Кроме того, за не сдачу отчетности по страховым взносам, 6НДФЛ и НДС налоговики вмиг заблокируют весь расчетный счет, до момента, когда это нарушение не будет полностью устранено. Довольно неприятная ситуация, которая полностью зависит от действия (бездействия) бухгалтера!
  2. Бухгалтер грубо нарушил правила учета доходов и расходов, объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Штраф от 10тыс. р. до 20% от неуплаченного налога, вызванного ошибкой бухгалтера .
  3. Бухгалтер забыл вовремя оплатить налоги, либо допустил ошибку и неправомерно уменьшил налог (ст. 122 НК РФ).

  • Сделано умышленно — штраф составит 40% от неуплаченной суммы в бюджет.
  • Непреднамеренная ошибка (без злого умысла). Штраф 20% от неуплаченной суммы налога.
  1. Бухгалтер забыл провести агентские налоговые удержания. Например, не удержан НДФЛ или агентский НДС при аренде муниципального имущества, или при работе с иностранными поставщиками услуг. Штраф составит 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).
  2. Бухгалтер нарушил кассовую дисциплину – штраф от 40-50 т. р. за каждое нарушение.

Как видите, наше законодательство довольно сурово, но ведь владельческий контроль никто не отменял! Всегда проверяйте вашего бухгалтера и вы избежите ненужных рисков.

Как руководителю самостоятельно проверить учет и найти ошибки в работе бухгалтера.

Если вы не разбираетесь в бухучете, но предчувствуете что не все так хорошо, как «поют», нужны аргументы для предметного разговора с бухгалтером. Безусловно, лучший способ – обратиться к профессионалам и провести профессиональный бухгалтерский экспресс–аудит: качественно, недорого и в сжатые сроки. Но, если такой возможности нет, не стоит отчаиваться! Вы сможете самостоятельно проверить бухгалтера, не имея знаний в области учета, используя следующий алгоритм действий:

1 Шаг. Организуйте себе доступ в бухгалтерскую базу, чтобы проверить работу бухгалтера.

Если бухгалтеру такая идея не понравится – 99,9% есть проблемы в учете! Его агрессия может быть одним из «звоночков», что существуют ошибки и их пытаются скрыть. Смело идите вперед, возможно получится вскрыть некоторые «нарывы» уже на начальном этапе!

2 Шаг. Проведите экспресс – проверку используя бесплатный отчет конфигурации 1С Бухгалтерия.

Вам поможет программа 1С Бухгалтерия. Конечно, при условии, что вы используете именно эту конфигурацию для бухгалтерского учета. Программа автоматически проверит ошибки в учете при запуске Отчета «Экспресс – проверка»

Откройте базу 1 С Бухгалтерия, раздел «Отчеты», в нем выбираете «Экспресс – проверка

Нажимаете «Показать настройки», проставляете все 5 галочек. Выбираете период проверки и жмите «Выполнить проверку».

По окончании обработки программа выдаст отчет, который раскрывается при нажатии на кнопочку «+» и подробно выдает текущие ошибки учета. Теперь у вас есть важные аргументы для дальнейшей проверки бухгалтера, и как минимум, причина вызвать его к себе и потребовать пояснения.

3 Шаг. Проведите проверку контроля отрицательных остатков на складе, используя бесплатный отчет в конфигурации 1С Бухгалтерия.

В разделе Слад откройте отчет «Контроль отрицательных остатков». Выберете период проверки и нажмите «Сформировать».

По окончании обработки программа выдаст отчет о товарах, материалах не поступивших в учете на нужный склад, но по которым все-же произошло выбытие (продажа, использование в производстве) с баланса компании. Продажа «воздуха» и выбытие отсутствующих МПЗ не очень хороший показатель. Должны быть веские основания для наличия таких ошибок. У хорошего бухгалтера, как правило, отрицательных остатков на складах нет. К слову, это если речь не идет о хищениях, порче, выявленной при инвентаризации.

Если отчет, покажет, что отрицательные остатки на складах существуют, обязательно поинтересуйтесь у бухгалтера, почему такое произошло. Доводы, типа: «Мне не предоставили первичку по закупке», тоже не в пользу бухгалтера. В современном мире, при желании, всегда можно организовать ЭДО с контрагентами и получать документы вовремя.

4 Шаг. Попросите бухгалтера предоставить вам всю сданную отчетность за проверяемый период.

В электронный архив, который для вас организует бухгалтер, должна войти как сама отчетность, так и квитанции об отправке и принятии налоговым органом. Поинтересуйтесь у главбуха в какие сроки и как часто сдается та или иная отчетность. Не принимайте его ответ за чистую монету, обязательно проверьте полученную информацию и соотнесите ее с фактически сданной отчетностью. Возможно, у вас появится еще один факт в копилку, что ваш бухгалтер профпригоден или не пригоден.

5 Шаг. Попросите бухгалтера запросить справку из налоговой о состоянии расчетов с бюджетом.

Как правило, такая справка готовится в течение 1-3 дней. Получив ее, проверьте, нет ли у компании начисленных пени, штрафов, недоимок и переплат по налогам и взносам. Попросите бухгалтера пояснить цифры. Кстати, при наличии переплат, радоваться стоит не всегда, так как это может свидетельствовать о том, что бухгалтер ошибся и перечислил излишнюю сумму налога.

6 Шаг. Главбух должен максимально соответствовать идеальному портрету бухгалтера.

Спросите себя и бухгалтера о том, какие из нижеперечисленных профессиональных качеств присутствуют в его работе. Если главбух далек от совершенства, то и в учете, скорее всего, далеко не все гладко! Вот некоторые признаки идеального портрета бухгалтера:

  1. Хороший бухгалтер проводит ежемесячные/ежеквартальные сверки с крупными контрагентами.
  2. Ежеквартально, после сдачи отчетности, хороший бухгалтер проверяет выписку расчетов с бюджетом. Он контролирует правильность отражения поданных деклараций и поступивших оплат по налогам. Своевременная сверка отбросит все нелепые претензии налоговиков, поможет избежать повторного списания денег, если налог уплачен не туда, куда следовало.
  3. Правильный бухгалтер вовремя сдает отчетность, чтобы у компании не было штрафов и налоговая не заблокировала счет.
  4. О грядущей сумме налога к уплате руководство узнает заранее, а не в последние дни сдачи отчетности. Это важный штрих, ведь можно успеть оптимизировать налог, используя законные способы. Кстати, хороший бухгалтер их тоже должен знать.
  5. Хороший бухгалтер использует электронный документооборот, для получения документов от Поставщиков и отправки Покупателям.
  6. Хороший бухгалтер постоянно учится, смотрит вебинары, читает статьи, требует подключение к справочно — правовым системам. Спросите своего главбуха о том, что нового сейчас в законодательстве, как это отразится на вашем бизнесе. Если бухгалтеру есть что сказать – он скажет. Если он привык ничем не интересоваться, то риск ошибок вырастает в разы! Возможно, ваш учет на уровне 10-летней давности, а ведь все течет, все меняется!
  7. И, наконец, у отличного бухгалтера всегда есть учетная политика. И не на 2-х листах, которая распечатывается нажатием кнопки из 1С, а как минимум, из конструктора справочно — правовых систем, типа Консультант плюс, Гарант и прочих.

Вывод:

Пройдя все вышеописанные шаги от начала до конца, у вас будет отличная возможность предметно пообщаться с бухгалтером. Возможно, ваши опасения еще больше увеличились, а возможно, главбух оказался на высоте. В любом случае, вы не потратили время зря!

Вы узнали много нового о том, как ведется учет в вашей компании, как и когда сдается отчетность. Есть ли повод искать ошибки и проверять работу бухгалтера далее, решать вам. Но, если у вас возникли подозрения о том, что бухгалтер ведет учет не правильно, то следует обратиться к профессионалам для проведения бухгалтерского экспресс — аудита учета. Это будет более углубленный и качественный взгляд на ваш учет со стороны. По результатам Экспресс-аудита важно вовремя провести Восстановление учета и исправить допущенные ошибки в работе бухгалтера. Это поможет предотвратить многие налоговые риски, и, возможно убережет от выездной налоговой проверки!

Вы можете заказать бухгалтерский Экспресс-аудит у нас. В течение 2-х дней мы проверим бухгалтерскую базу, предоставим отчет с рекомендациями по устранению ошибок и налоговых рисков. Стоимость такого Экспресс – аудита – 10 т. р.

Обращайтесь за консультациями и разъяснениями! Если у вас возникли любые вопросы в сфере налогов и бухгалтерии, буду рада помочь!

Стоимость платной консультации по налогам 5 000 руб.

Также, я провожу бесплатные консультации в нашем телеграмм чате добавляйтесь к нам!!!

Чем рискует бухгалтер

Административная ответственность главного бухгалтера

К сожалению, некоторые организации ведут учёт, намеренно нарушая законодательство. Делается это, чтобы уменьшить налоги к уплате в бюджет. Работать главным бухгалтером в такой компании рискованно.

Так, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту бухгалтеру грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф вырастет до 20 тысяч рублей с возможной дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

Грубым нарушением считается, если бухгалтер занижает сумму налогов и сборов на 10% и больше, искажает любой из показателей бухотчётности в денежном выражении на 10% и более, регистрирует мнимые объекты бухучёта, ведёт учёт вне применяемых регистров или не на основе данных, которые есть в регистрах (прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

В 2019 году в КоАП РФ появилась норма, которая позволяет главному бухгалтеру не нести ответственность, если грубое нарушение возникло не по его вине. Например, если прежний главбух не отразил в учёте первичные документы.

В примечании к ст. 15.11 КоАП РФ теперь оговаривается два условия, при выполнении любого из которых бухгалтер не будет оштрафован. Вот они:

  • если первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
  • если первичные документы переданы несвоевременно.

Эти дополнения внёс Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он вступил в силу 9 июня 2019 года, но, как и любой закон, отменяющий ответственность, он имеет обратную силу (ч. 2 ст. 1.7 КоАП РФ). Это значит, что если к 9 июня 2019 года административное наказание не было назначено или исполнено, то штрафа уже не будет.

Также предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства, нарушения в сфере применения ККТ, непредставление сведений в ФНС и т.п. (ст. 5.27, 14.5, 15.5 КоАП РФ).

Уголовная ответственность главного бухгалтера

Если ФНС докажет причастность главного бухгалтера к фиктивным сделкам и умышленной неуплате налогов, речь пойдет уже об уголовной ответственности.

Преступлением считается уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере путём непредставления декларации или включения в отчёт заведомо ложных сведений. Наказание зависит от размера неуплаты и того, был ли сговор группы лиц (ст. 199 УК РФ):

Размер и условия неуплаты Наказания

Неуплата в крупном размере

(свыше 5 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 25% налогов к уплате, либо больше 15 млн руб.)

  • Штраф 100-300 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-2 года
  • Принудительные работы до 2 лет
  • Арест до 6 месяцев
  • Лишение свободы до 2 лет
  • Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Неуплата в особо крупном размере

(свыше 15 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 50% к уплате, либо больше 45 млн руб.)

и совершенная группой лиц и по предварительному сговору

  • Штраф 200-500 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-3 года
  • Принудительные работы до 5 лет
  • Арест до 6 месяцев
  • Лишение свободы до 6 лет
  • Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Однако чтобы привлечь к ответственности бухгалтера, потребуется доказать, что он действовал умышленно и сознательно включал в декларацию ложные данные (пункты 7, 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

Потерянное время и нервы

Нарушения и ошибки в учёте могут не повлечь за собой административную или уголовную ответственность или же эти проблемы коснутся только руководителя организации. Но бухгалтеру в любом случае придётся «подчищать хвосты», как-то закрывать незакрытые периоды, восстанавливать учёт, если он не вёлся. И, скорее всего, ошибки прошлых периодов ещё не раз о себе напомнят. Вот несколько цитат с бухгалтерского форума от коллег, которые столкнулись с непрофессионализмом предшественников.

Киплю… Как говорится, за державу обидно. Коллеги, как оградить профессию от явных профанов? Уже не в первый раз сталкиваюсь с тем, что предыдущие «аутсорсеры” моих клиентов на УСН (доходы минус расходы) считали им налог по движению денег на р/сч — скопом: пришли деньги — доход, ушли — расход. из свеженького: чтобы уменьшить налог к уплате на УСН, аутсорсеры посоветовали провести выплаты по договору займа и уменьшили-таки на эти суммы налог в расчёте.

Взяла маленькое ООО, а там — периоды не закрыты с 2015 года… ручные проводки по закрытию, склад весь красный — отключен контроль остатков…

И у меня по Д-Р странно учёт вели. Документов нет от слова вообще, по банку получается УСН не менее 60 тысяч за полугодие, а по уплате — в июле 12 тысяч УСН почему-то заплачено.

Хочется ли вам расчищать эти авгиевы конюшни? Расскажем, на что обратить внимание, чтобы выяснить неприятные подробности до начала сотрудничества и принимать решение уже с фактами в руках.

Оцениваем работодателя

Наведите справки о потенциальном работодателе до собеседования. Вот шпаргалка, которая поможет вычленить нужную информацию.

Что изучаем Где это смотреть Что должно насторожить
Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП Сайт ФНС

Если работодателя нет в реестре, он, вероятнее всего, не зарегистрирован и ведёт бизнес незаконно.

В выписке из ЕГРЮЛ указан адрес массовой регистрации или массовый директор. Проверить это можно сайте ФНС в сервисе «Прозрачный бизнес».

Частая смена адресов, руководителей компании и ИФНС также может быть признаком нечестной компании

Арбитражные дела: какие были иски, какие вынесены решения Картотека Высшего Арбитражного Суда Потенциальный работодатель часто участвует в судебных разбирательствах, причём в его адрес много исков о неисполнении обязательств
Сайт компании В поисковиках по названию компании, в 2Gis и рекламных материалах Сайта нет или он давно не обновлялся
Отзывы бывших работников в интернете В поисковиках по названию компании, в сообществах в соцсетях Сотрудники рассказывают о чёрных зарплатах и других нарушениях трудового законодательства
Долги по налогам и отчётности Большая задолженность по налогам и несданная отчетность могут свидетельствовать о недобросовестности организации или приближающемся банкротстве
Основные показатели отчётности Большой убыток в бухгалтерской отчетности может быть признаком умышленного занижения доходов или потенциального банкротства компании

Собрать информацию быстрее можно через специализированные сервисы проверки контрагентов. Контур.Фокус показывает всю важную информацию о компании в одном окне: данные из учредительных документов, бухотчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, банкротство, смену руководителей и адресов, связанные компании. Если не пользуетесь сервисом, можно запросить тестовый доступ на двое суток и проверить всё, что нужно, бесплатно.

Один или несколько настораживающих признаков не всегда свидетельствуют о том, что компания нарушает закон. Но если факты и интуиция подсказывают, что дело может быть нечисто, лучше поостеречься и поискать другое место работы.

Проверяем документы, вступая в должность

Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.

Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.

В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.

ФНС может проверить учёт за последние три года работы компании (п. 4 ст. 89 НК РФ). Принимая дела, сделайте акцент именно на этот период.

Что запросить у предыдущего главного бухгалтера при передаче дел

  1. Учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства о регистрации и о постановке на учёт).
  2. Учётную политику и приложения к ней.
  3. Отчетность (баланс, декларации, книги покупок и продаж, отчетность в фонды, статистическая отчетность).
  4. Инвентаризационные описи.
  5. Переписку с контролирующими органами, акты сверки по налогам и взносам, требования и результаты проверок.
  6. Должностные инструкции работников бухгалтерии.
  7. Договоры с поставщиками, покупателями, работниками, банками, учредителями и т.п.
  8. Документы по зарплате и кадрам (штатное расписание, табели и т.п.).
  9. Кассовые и банковские документы.
  10. Акты сверки с дебиторами и кредиторами.
  11. Первичные документы.
  12. Доверенности.
  13. Доступ к учётной бухгалтерской программе или базу.
  14. Пароли и ключи электронной подписи для интернет-банка, если директор дает к нему доступ.
  15. Оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учёта.

Скачать образец акта приёма-передачи документов главного бухгалтера

Проводим экспресс-аудит учёта

Мало просто принять документы по списку — в идеале следует их проанализировать. Конечно, проверить все документы физически невозможно. Важно не упустить главное.

Начать можно с изучения учётной политики. Во-первых, проверьте, насколько она соответствует законодательству. Во-вторых, убедитесь, что учёт на предприятии ведётся в рамках утвержденной учётной политикой.

Обязательно изучите отчётность. Цифры в отчётности должны совпадать с данными бухгалтерской программы. Иногда бухгалтеры корректируют цифры в отчетах вручную. Возможно, такая корректировка обоснована. Однако есть риск, что бухгалтер таким образом скрывает свои ошибки: в программу внесены корректировки, а уточнённая отчётность не сдана. Чтобы не возникло проблем, попросите у предшественника объяснительную записку о несоответствии данных. Если позволяет время, сверьтесь с налоговой по сданной отчётности и выполнению обязательств.

Сверяйтесь с бюджетом по всем вашим клиентам через Контур.Экстерн.

Свериться с бюджетом

Тщательно проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость в разрезе по субсчетам. Например, остатки по счетам учёта основных средств, материалов можно сверить с инвентаризационными описями. Лучше сверять данные описей с остатками в учётной программе. Результаты инвентаризации покажут проблемные участки.

Часто проблемы есть в учёте поставщиков и покупателей. Проверьте самых крупных дебиторов и кредиторов — остатки по счетам 60, 62, 76 должны совпадать с результатами актов сверок. Если актов нет, постарайтесь их запросить.

Если организация применяет ОСНО, проанализируйте расчёт основных налогов — НДС и налога на прибыль. Должны быть оригиналы всех счетов-фактур. Проверьте наличие документов по крупным сделкам. Можно проверить некоторые контрольные соотношения в декларациях. Так, выручка от реализации в декларации по НДС должна совпадать с аналогичной суммой в декларации по налогу на прибыль (не забудьте, что декларация по прибыли сдается нарастающим итогом).

Сверьте остатки по банковским счетам. Банковская выписка должна сходится с остатками по расчётным счетам в бухгалтерской программе.

Проверьте соблюдение лимита кассы.

Восстанавливаем учёт

Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.

Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.

Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.

Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.

Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.

Неверное сальдо по денежным счетам (банк, касса) также стоит исправить. Следует восстановить недостающую первичку хотя бы за последние три года.

Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал.

Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме. Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.

Если у вас нет времени восстанавливать учёт своими силами, но клиента терять не хочется, закажите услугу в Контур.Бухте. Или посмотрите, сколько это может стоить.

Заказать восстановление учёта

Бухгалтер – одна из ключевых фигур в любой компании, его некомпетентность или злой умысел могут обойтись очень дорого. Поэтому любой руководитель должен знать, как проверить работу бухгалтера в его компании.

Но можно ли делать это самостоятельно – особенно, если вы не разбираетесь в финансах? Мы готовы дать семь простых советов, которые помогут следить за общим состоянием дел в бухгалтерии.

Совет 1: проверяйте расчёты с контрагентами

Отслеживая расчёты с контрагентами, вы будете уверены, что:

  • Бухгалтер аккуратно регистрирует все оплаты, приходы и расходы;
  • Учитывает сделанные расчёты в хозяйственных операциях;
  • Корректно оформляет документы по поступлению товаров, приёмке и оказанию работ и услуг.

Задолженность контрагентов перед организацией рекомендуется проверять раз в месяц, формируя соответствующий отчёт в «1С: Бухгалтерия». Если отчёт выглядит корректно, выберите 3-5 отдельных сделок и внимательно проверьте по ним все документы: накладные, счёт-фактуры.

Учитывайте также следующие моменты:

«1С: Бухгалтерия» умеет проверять контрагентов по данным с портала налоговой инспекции. Программа автоматически подсветит фирму, которая не числится в реестре ФНС – или числится с ошибками – красным цветом, все расчёты с этим контрагентом нужно будет проверить особенно внимательно;

Особое внимание уделяйте старым долгам: задолженности, по которой за отчётный период не было движения. Чем дольше существует долг, тем сложнее будет его истребовать. И обязательно проверьте, есть ли этот долг на самом деле: возможно, всё давно уплачено, но документы не были проведены.

При обнаружении любых ошибок и недочётов незамедлительно начинайте детальную проверку бухгалтерии.

Совет 2: следите за расчётным счётом

Главное – это быть уверенным в отсутствии «несанкционированных» платежей. Не передавайте бухгалтеру ключ первой подписи, даже если это сильно сэкономит ваше время: контролируйте каждый платёж. Для подготовки платежа можно передать бухгалтеру «технический ключ» — тогда у сотрудника будет возможность подготовить платёжку в онлайн-банке. Но без подписи директора этот платёж никуда не уйдет.

В конце отчётного периода проверьте остаток по расчётному счёту – должны сходиться все ключевые показатели, которые будут отправлены налоговой и другим контролирующим органам. Уточните у бухгалтера назначение всех сомнительных платежей и, что ещё более важно, происхождение непонятных поступлений на счёт.

Бывали такие случаи, что бухгалтер, принимая безналичные деньги от другой организации, обналичивал их в банке и, оставив себе определённый процент, возвращал обратно владельцу. Это «обнал» в чистом виде, серьёзное преступление – и доказать, что руководитель был не в курсе, может быть сложно.

Совет 3: проверяйте кассу

«Проверка кассовой дисциплины» — одна из самых частых проверок от налоговой. Следите за тем, чтобы в кассе не было «минуса»: штраф за такое нарушение – от 40 000 рублей. При этом образуется недостаток средств достаточно легко. Простой пример: контрагент не заплатил вовремя, возник «кассовый разрыв», и владелец внёс на счёт компании собственные средства. Бухгалтер их оприходовал, но не оформил договор займа – это ошибка, которая повлечёт за собой серьёзные последствия.

Дело в том, что для возврата такого долга нельзя использовать наличные из кассы, только средства с расчётного счёта компании. И этот платёж должен быть оформлен как «целевой платёж на погашение займа по договору»: нет договора – нет оснований для платежа, есть вопросы от налоговой.

Другой объект внимания: при выдаче денег «под отчёт» обязательно составляются авансовые отчёты, по которым потом будут предоставлены чеки. Эти чеки тоже необходимо проверять, иначе можно платить, например, за бензин для личного автомобиля главбуха и т. д.

Совет 4: следите за складом

Оборотами пусть занимается бухгалтер, а вам нужно следить за остатками по материалам и товарам. Если появляются «отрицательные остатки», это повод для полного аудита действий бухгалтера – возможно, он некомпетентен или недобросовестен.

Простые примеры:

Товары списываются некорректно. Чтобы отчётность «сложилась», бухгалтер проводит не весь приход или не весь расход. В результате на конец периода возникают остатки товара, которые не обеспечены наличием товара на складе – будут проблемы при любой проверке;

Материалы не списываются. Документы от поставщика в бухгалтерию переданы, но накладную, позволяющую отнести покупку в расходы и снизить налогооблагаемую прибыль, бухгалтер не провёл.

Совет 5: проверяйте налоговые расчёты

Если возникает задолженность по налогам – или, напротив, переплата – это всегда проблемная для бухгалтерии ситуация. И недобросовестный (либо некомпетентный) бухгалтер, не желая с ней разбираться, будет считать налоги текущего периода без учёта истории платежей. В итоге расхождение накапливается и накапливается, а потом фирма получает требование из ФНС.

Мы рекомендуем в конце каждого отчётного периода проверять в оборотно-сальдовой ведомости сальдо – оно должно совпадать с платёжкой. Также необходимо сверять суммы в налоговых требованиях с каждой платёжкой, передаваемой в банк: если они расходятся, пора внимательно проверять работу бухгалтерии. Кроме того, рекомендуем запросить в налоговой сверку по задолженности и сверить указанные в ней данные с данными собственного учёта.

Совет 6: пользуйтесь экспресс-проверкой на соблюдение законодательных норм в «1С: Бухгалтерия»

Для полной проверки работы бухгалтера на соблюдение законодательных норм нужен опытный юрист, но наиболее грубые ошибки умеет обнаруживать сама программа «1С: Бухгалтерия». Она контролирует наличие отрицательных остатков по кассе и счетам, нарушения лимитов по расчётам, хронологическую последовательность поступления расходных и приходных кассовых ордеров и т. д.

Совет 7: проверяйте ожидания по налогам

В конце каждого периода посчитайте приблизительную сумму налогов, которую должна уплатить компания – для этого достаточно иметь общую отчётность вида «приход-расход». Сопоставьте эту сумму с результатами бухгалтерских расчётов, если различие будет значительным – попросите объяснить, в чём дело. Если после объяснений от бухгалтера остались вопросы, заказывайте аудит.

Почему нужно время от времени заказывать аудит бухгалтерии у экспертов даже если всё вроде бы в порядке?

Потому что – если вы сами не специализируетесь на ведении бухгалтерской отчётности – многие проблемы можно просто пропустить. Даже если вы самостоятельно ведёте свой, отдельный от общей бухгалтерии, учёт и лично подписываете в клиент-банке организации каждый платёж, реальная ситуация в финансовом отделе может серьёзно отличаться от той, которую вы видите.

Дело в том, что бухгалтер не только ведёт документооборот по сделкам – он ещё и рассчитывает зарплаты, налоги, а также выполняет другие функции. Может оказаться так, что, при внешнем благополучии, в расчётах есть ошибки, налоги платятся не на те реквизиты, отчётность сдаётся некорректно и т. д. Кроме того, если допустить, что присутствует преступный умысел: опытный бухгалтер может утаить достаточно крупные суммы, а выявить такое хищение сможет только не менее опытный проверяющий.

Для предотвращения всех этих проблем и рекомендуется время от времени заказывать профессиональный, экспертный аудит. И, если такая проверка выявила в компании большое количество проблем, настоятельно советуем сменить бухгалтера – или просто отдать бухгалтерию на аутсорс.

Делегирование бухгалтерских услуг – это вообще лучший вариант, если вы не хотите тратить на контроль бухгалтеров собственные силы и время, но хотите быть уверены в том, что в отчётности не будет никаких ошибок.

Есть подобные задачи? Напишите нам! Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку ваших персональных данных Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту test@delegator24.planfix.ru

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх