Проводки с подотчетными лицами

Как в 1С отразить удержание остатка неизрасходованной суммы (по выданным подотчетным средствам) при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Но!

Сумма невозвращенных подотчетных средств отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Инструкция по применению плана счетов N 94н), если:

  • работник не отчитался в установленные сроки;
  • авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
  • нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

Тогда проводка имеет вид:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С

Работнику Организации Игнатову П. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

13 сентября после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание о том, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положения о командировках Организации срок возврата подотчетных средств истекает 30 сентября.

Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.

Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция.

В документе укажите:

  • от — дата удержания подотчетной суммы;
  • Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Кредит — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Сумма — неизрасходованный остаток подотчетных средств, в нашем примере 1 000 руб.

Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить.

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание.

В карточке Удержание укажите:

  • Наименование — Удержание подотчетных сумм;
  • Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано.

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
  • Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
  • Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.

В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы эта сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы зарплаты к выплате.

См. также:

  • Документ Авансовый отчет
  • Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
  • Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
  • Удержание из зарплаты ущерба за недостачу

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Добрый день,
Право на применение инвестиционного налогового вычета по налогу на прибыль имеют только налогоплательщики тех субъектов РФ, в которых законом субъекта РФ установлено право на применение такой льготы (п. 6 ст. 286.1 НК РФ).
Письма МФ РФ от 20.02.2018 N 03-03-20/10674, от 12.08.2019 N 03-03-05/60626
Если в субъекте РФ введен закон о праве на применение инвестиционного налогового вычета, то инвестиционный налоговый вычет уменьшает обе составляющие налога на прибыль (федеральную и региональную части):
— 10% суммы расходов на приобретение и (или) модернизацию основных средств и/или 15% суммы расходов на создание объектов инфраструктуры, уменьшают сумму налога на прибыль в федеральный бюджет
— 90% (85%) – соответственно, указанных расходов уменьшают сумму налога на прибыль в бюджет субъекта РФ
В настоящее время отсутствуют законы г. Москвы, г. Санкт-Петербурга и Тверской области о введении инвестиционного налогового вычета. Таким образом, в указанных субъектах не установлено право на применение инвестиционного налогового вычета по налогу на прибыль.
На текущий момент, законы о введении инвестиционного налогового вычета действуют только в трех субъектах РФ: Амурская область (Закон Амурской области от 05.10.2018 N 238-ОЗ), Ямало-Ненецкий Автономный округ (Закон ЯНАО от 17.05.2018 N 38-ЗАО), Еврейская автономная область (Закон ЕАО от 25.10.2018 N 313-ОЗ).
С уважением, А. Грешкина

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской практике используется чаще, чем синтетический. Четкое понимание его назначения и умение оперировать информацией из регистрованалитического учета существенно облегчает работу бухгалтера. О подробностях читайте далее.

Для чего нужен аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Предположим, что вы бухгалтер и директор запросил у вас информацию о текущей задолженности перед фирмой по выданным подотчетам. Причем информация нужна по каждому подотчетному лицу и желательно с указанием даты выдачи подотчета.

Хорошо, когда на фирме 1 подотчетное лицо, которое вовремя отчитывается по всем выданным под отчет денежным средствам. В этом случае вы просто выводите сальдо по сч. 71 на текущую дату и показываете директору.

А если подотчетных лиц много и не все вовремя отчитываются по подотчетам — что делать? Каждый раз доставать все расходные кассовые ордера, банковские выписки, авансовые отчеты и вручную выписывать информацию по подотчетам? Вот тут и приходит понимание необходимости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, когда помимо простого сальдо (или оборота) по сч. 71 нужна еще и развернутая информация по нему:

Как производится аналитический учет расчетов по подотчетам

О том, как должен вестись аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами, немногословно сказано в Плане счетов, утвержденном приказом Минфина от 30.10.2000 № 94н.: «… ведется по каждой сумме, выданной под отчет».

Более подробных разъяснений нет. Поэтому каждый бухгалтер вправе самостоятельно устанавливать свой порядок ведения аналитического учета по сч. 71 исходя из специфики деятельности обслуживаемой фирмы.

Рассмотрим на простом примере тот вариант ведения аналитического учета по сч. 71, по итогам которого возможна наиболее полная развертка информации для анализа расчетов с подотчетными лицами.

Пример

Предположим, что в ООО «Иллюзион» на 01.10.2016 нет остатков по сч. 71.

В период с 01.10.2016 по 15.10.2016 зафиксированы следующие операции по подотчетам:

Иллюстрация 1

Информация за период 01.10.2016–15.10.2016 по подотчетам в синтетическом учете будет выглядеть следующим образом:

Информация по счету

Сч. 71

Дт

Кт

Начальное сальдо

Оборот

206 060,00

151 120,00

Конечное сальдо

54 940,00

Чтобы эта информация была изложена более полно, параллельно с синтетическим учетом подотчетных сумм необходимо вести еще их аналитический учет. Изучим порядок формирования сведений для аналитического учета по подотчетам на примере получателя подотчетных средств Ильина И. И.

Выдача подотчета

При вводе информации о выдаче под отчет денежных средств надо указывать как можно больше той информации, которая в будущем позволит качественно проконтролировать состояние выданных подотчетных сумм. На илл. 2 показано, как это можно сделать при занесении сведений о подотчете в 1С.

Иллюстрация 2

О том, как правильно оформить выдачу подотчета на карту сотрудника, читайте в статье «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Авансовый отчет

Для аналитического учета использования подотчетных сумм в авансовом отчете, вводимом в 1С (или иную учетную программу), нужно наиболее четко и полно указать разъяснения по вопросам: на что потрачены выданные подотчетные суммы и чем обоснованы произведенные траты.

Иллюстрация 3

Для наиболее раскрытого аналитического учета подотчетных сумм к сч. 71 можно открыть субсчета. Например:

  • 71-1-1 «Расчеты по проездным»;
  • 71-1-2 «Расчеты по командировочным расходам»;
  • 71-1-3 «Расчеты по прочим расходам»;
  • 71-2-1 «Расчеты с собственными сотрудниками»;
  • 71-2-2 «Расчеты с сотрудниками по договору ГПХ» и др.

Ведение аналитического учета по подотчетам подразумевает внесение разъяснительной информации, отвечающей на вопросы: когда, кем, зачем, на основании чего и в какой сумме были произведены операции с подотчетными суммами. После занесения в учетную программу всех этих сведений формируются сводные отчеты, так называемые регистры аналитического учета. С их примерами вы можете ознакомиться в следующем разделе.

О том, как проверить правильность заполнения авансовых отчетов, читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Регистры аналитического учета расчетов с подотчетными лицами — примеры

В учетной программе 1С базовые регистры аналитического учета по подотчетным суммам представлены в виде «Анализа сч. 71» и «Карточки сч. 71» (см. илл. 4).

Регистр «Анализ сч. 71» позволяет быстро просмотреть наличие (отсутствие) задолженности по каждому подотчетному лицу по состоянию на текущую дату.

Иллюстрация 4

Иллюстрация 5

Регистр «Карточка сч. 71» способен выводить развернутую информацию в разрезе отдельного подотчетного лица, с помощью которой можно проследить по датам всю историю выдачи, использования и возврата подотчетных сумм.

При необходимости бухгалтер может выгрузить информацию по представленным выше отчетам в Excel и вывести собственные регистры аналитического учета подотчетных сумм. Также можно передать в службу поддержки учетной программы задание на внесение в список стандартных отчетов дополнительного (разработанного по собственной форме) аналитического регистра по подотчетным суммам.

Итоги

Аналитический учет расчетов по подотчетным суммам подразумевает внесение в бухучет информации по подотчетам в более детализированном варианте, чем просто обороты и сальдо по сч. 71. В современном бухгалтерском законодательстве отсутствует подробная инструкция по ведению аналитического учета по подотчетам. Поэтому каждый бухгалтер вправе разрабатывать и применять ту систему аналитического учета и регистров, которая наиболее полно раскрывает информацию о расчетах с подотчетными лицами.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм

Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Удержание НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм

Начислить налог нужно в день получения денег работником (Письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.2009) — это:

  • день, когда истек срок давности;
  • день, когда фирма простила долг.

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Взносы начисляются в день:

  • списания задолженности, прощения долга;
  • истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника.

В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник подтвердит покупку товаров или услуг (чеками, накладными), то нужно пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченные суммы (п. 5 приложения к Письму ФСС № 02-09-11/06-5250 от 14.04.2015).

Включение невозвращенной суммы в расходы

Подотчетные деньги, перешедшие в доход работника, можно считать безнадежными (не подлежащими возврату) и списать их в состав внереализационных расходов, только если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • истек срок давности (3 года);
  • исполнительное производство прекращено (у должника нет имущества, чтобы погасить долг).

Если фирма простила долг или суд отказал во взыскании, сумма подотчета безнадежной не считается и не уменьшает базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина № 03-03-06/1/42962 от 22.07.2016).

📌 Реклама

Подотчетные деньги, признанные безнадежными, включают в расходы при расчете налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письмо Минфина № 03-03-06/1/589 от 15.09.2010). Суммы уплаченных страховых взносов, начисленных на невозвращенную сумму, можно учитывать при расчеты базы по налогу на прибыль, независимо от того, признан ли расходом долг работника.

В налоговом учете резерв по задолженности подотчетника создать нельзя: она не считается сомнительной, поскольку не связана с реализацией (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Как списать невозвращенные суммы в бухучете

Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

А если фирма взыскивает сумму по суду, то нужно отразить ее на счете 73 (или 76, если работник уже уволился). Причем сумму можно указать в том размере, который считается правильным на основе бухгалтерских записей (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998, далее — Положения).

Когда задолженность сомнительная (скорее всего не будет погашена), создают резерв по сомнительным долгам. Списать такую сумму можно, если суд откажет во взыскании, у должника не окажется имущества для погашения долга, не удастся его найти или истечет срок давности. Делают это за счет созданного резерва, а если его нет или средств недостаточно, то признают прочим расходом (п. 77 Положения).

Если списывается долг из-за невозможности взыскания (нет имущества, не нашли человека), то следует учесть его на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания при стабилизации финансового положения должника. Списание долга в убыток из-за неплатежеспособности не является аннулированием дебиторки. Она должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания (п. 77 Положения).

В бухгалтерском учете потребуется сделать следующие записи:

  • отражен долг работника (уволенного) по подотчету — Дт 73 (76) Кт 94;
  • создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности — Дт 91.2 Кт 63;
  • списана задолженность подотчетного лица (если есть резерв) — Дт 63 Кт 73 (76);
  • списана задолженность подотчетного лица (если нет резерва или недостаточно средств) — Дт 91.2 Кт 73 (76);
  • списана задолженность в связи с невозможностью взыскания — 007.

Подтверждением будут приказы руководителя, бухгалтерские справки, справки-расчеты, соглашение о прощении долга, акт инвентаризации расчетов.

Подводим итоги

  • Если подотчетник не вернул деньги в срок, можно по его согласию удержать их из зарплаты, в противном случае — взыскать по суду.
  • На невозвращенную сумму, ставшую доходом работника, нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.

Цитата (Мариэль):Добрый день!
Предлагаю по вашему вопросу материал портала «Бухгалтерия ru» «Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы»
Согласно части 3 статьи 137 Трудового кодекса для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, ранее выданного сотруднику в подотчет, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Условие — работник не должен оспаривать оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Для удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие. Такие выводы приведены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.
Отметим, что удержания из заработной платы можно производить в ограниченном размере. Неизрасходованные подотчетные суммы следует удерживать при каждой выплате заработной платы работнику, который не вернул их в срок, в размере не более 20 процентов от невозвращенной суммы. Основание — статья 138 Трудового кодекса.
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71 отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71 начислена зарплата
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДФЛ» удержан НДФЛ с зарплаты
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94 удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 выплачена зарплата

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх