Путевые листы в 1С

В программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с релиза 3.0.74 автоматизирован учет путевых листов и расходов на топливо для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили для служебных поездок:

  • добавлен новый документ «Путевой лист»;
  • добавлен новый вид операции «Топливо» к документу «Поступление (акт, накладная)»;
  • в «План счетов» к субсчету 10.03 добавлены новые субсчета:
    • 10.03.1 «Топливо на складе» — на этот счет перенесены все движения, ранее отраженные на счете 10.03 «Топливо» (можно продолжить ведение учета топлива на счете 10.03.1 без использования документа «Путевые листы»);
    • 10.03.2 «Топливо в баке автомобиля» — предназначен для учета топлива по путевым листам, на этом счете можно вести учет топлива по каждому автомобилю по субконто «Транспортные средства». Для начала учета топлива по путевым листам в программе необходимо отразить остаток топлива в баке по каждому автомобилю проводкой Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01 (документ «Операция»).
  • в «План счетов» добавлен счет 76.15 «Приобретение по топливным картам» (используется как вспомогательный для учета количества топлива без суммы);
  • добавлен новый справочник «Транспортные средства», в который добавляются данные по автомобилям, используемым для служебных поездок;
  • в справочнике «Физические лица» у лиц, на которых будет оформляться путевой лист, следует указать данные водительского удостоверения по ссылке «Все документы»;
  • для включения опции по учету путевых листов в программе должна быть установлена функциональность «Полная» или выборочная с установленным флажком «Путевые листы» на закладке «Запасы» (рис. 1):

Первоначальные настройки (рис. 1):

  1. Раздел: Главное — Функциональность.
  2. На закладке «Запасы» установите флажок «Путевые листы».

Рис. 1

Документ «Путевой лист» (рис. 2 — 4):

  1. Раздел: Покупки — Путевые листы.
  2. Кнопка «Создать» (рис. 2).

Рис. 2

  1. По ссылке «Счет затрат» можно изменить счет учета затрат на израсходованное топливо (рис. 3).
  2. На закладке «Топливо» указывается количество литров топлива заправленного в бак автомобиля. В колонке «Документ» выберите вариант покупки топлива — «Топливная карта» или «Кассовый чек» и заполните необходимые данные (рис. 3).

Рис. 3

  1. На закладке «Маршрут» по кнопке «Добавить» заполните табличную часть — укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле (рис. 4).
  2. По кнопке «Печать» можно распечатать путевой лист по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа «Авансовый отчет»).
  3. Кнопка «Провести и закрыть».

Рис. 4

По кнопке посмотрите результат проведения документа.

При оплате топлива топливной картой документ формирует проводки по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).

При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Топливо», который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.

Счет 76.15 «Приобретение по топливным картам» используется как вспомогательный.

При выполнении регламентной операции «Корректировка стоимости номенклатуры» в составе обработки «Закрытие месяца» формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.

Рис. 5

Конфигурация с возможностями интеграции

Подсистема для встраивания в типовые конфигурации

Формы соответствуют приказам Министерства транспорта РФ №152 от 18.09.2008 г., №17 от 18.01.2017 г., № 476 от 07.11.2017 г., № 296 от 08.03.2018 г., №467 от 21.12.2018 г.

ФГУ ФИПС (РОСПАТЕНТ)
СВИДЕТЕЛЬСТВО № 2016610456

Содержание

Учет путевых листов и гсм

Количество пользователей в одной локальной сети не ограничено. Дополнительные лицензии на пользователя не требуются (используются ваши пользовательские лицензии 1С).

Основные функции

  • Создание и печать путевых листов
  • Автоматическое заполнение остатков топлива при выезде данными предыдущего листа
  • Автоматическое заполнение спидометра при выезде данными предыдущего листа
  • Автоматическое заполнение пробега с помощью он-лайн сервиса
  • Автоматическое заполнение пробега на основе сохраненных данных
  • Учет расхода ГСМ (км, час, моточас, тех.операции)
  • Учет заправок (простой и расширенный: пластиковые карты, талоны, наличные, АЗС, поставщик, склад)
  • Учет и планирование затрат на ТС (шины, ТО, ОСАГО, запчасти, масло, топливо и др.)
  • Контроль наступления сроков замены: по дням, пробегу, моточасам (шины, ТО, ОСАГО, запчасти, масло и др.)
  • Возможность указания норм расхода для зимы/лета и установка периода зимы/лета по организациям и подразделениям
  • Расчет зарплаты (час, км, т.км, т, тех.операции)
  • Печать путевых листов (в том числе двухсторонняя, групповая, без данных возврата, без данных выезда и возврата, печать с приложением)
  • Сквозная нумерация
  • Отчеты

Дополнительные функции

  • Массовое создание путевых листов и заполнение по шаблонам
  • Автоматический расчет нормативного расхода топлива по формулам Минтранса № АМ-23-р
  • Продвинутый механизм работы с поправочными коэффициентами
  • Возможность ведения учета нескольких видов топлива или их смеси для одного транспортного средства
  • Автоматический пересчет путевого листа при копировании
  • Экспорт проводок на списание топлива в Бухгалтерию предприятия 2.0 и 3.0
  • Импорт контрагентов и сотрудников из типовых конфигураций
  • Возможность исправления путевых листов задним числом, с пересчетом последовательности
  • Восстановление последовательности сквозной нумерации с выбранного документа
  • Возможность организации сквозной нумерации по: организации, подразделению, транспортному средству, виду, марке

Скриншоты

Вы сами выбираете уровень интеграции*

  • Путевые листы для 1С (Подсистема) – для встраивания в типовые конфигурации на управляемых формах или такси (кроме базовых версий)
  • Путевые листы для 1С (Конфигурация) – отдельная база
  • Системные требования

*Укажите при покупке Конфигурация или Подсистема

Как долго этот программный продукт на рынке?

Первый релиз программы вышел в марте 2014 года и быстро попал «Топ продаж Инфостарт”.

Каждый новый покупатель – это новые идеи и развитие разработки. Мы постоянно улучшаем функционал и делаем рассылки с обновлениями.

Кто уже использует программу?

ООО «Уренгоймонтажспецстрой”, ООО «Лесопарк-СК”, МП «Инфраструктура и сервис”, ООО «ТРАНСМАГИСТРАЛЬХОЛДИНГ”, ООО «Строительные технологии”, ООО «Энергострой”, ООО «АвтоТрансРесурс”,ОАО «Агроплемкомбинат Мир”, ООО «ЭЛИТ-СТРОЙ”, ООО «Транспортная Компания «ЮграТрансСервис”, ООО «ТрансАгроСервис”, ООО «Юг-Транс”, ООО «Оренбургвторчермет” и другие компании…

Путевой лист в 1С, из чего состоит программный продукт?

Документы

  • Путевой лист автобуса (форма №6)
  • Путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6-спец.)
  • Путевой лист автомобильного (стрелового самоходного) крана
  • Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-C)
  • Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-П)
  • Путевой лист грузового автомобиля (форма 4-М)
  • Путевой лист легкового автомобиля (форма №3)
  • Путевой лист специального автомобиля (форма 3-спец.)
  • Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)
  • Рапорт о работе строительной машины (форма ЭСМ-3)
  • Справка (форма ЭСМ-7)
  • Путевой лист трактора (форма 412-АПК)
  • Маршрутный лист подвижного состава
  • Путевые листы Индивидуального предпринимателя (формы ПА-1, ПГ-1, ПЛ-1)
  • Заправочная ведомость
  • Ввод начальных данных по пробегу и остатку топлива
  • ТН, CMR

Отчеты

  • Журнал учета путевых листов (форма №8)
  • Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
  • Журнал предрейсового осмотра транспортных средств
  • Карточка работы транспортного средства
  • Остатки и оборот топлива по видам, машинам, документам
  • Расход топлива по сотрудникам
  • Ведомость поступления топлива
  • Ведомость списания топлива
  • Заработная плата
  • Фактические затраты
  • Планируемые затраты
  • Реестр Заявок
  • Прочие вспомогательные отчеты

Справочники

  • Грузы, Должности, Контрагенты, Шаблоны адресов контрагентов, Маршруты, Транспортные средства, Прицепы, Поправочные коэффициенты и другие…

Обработка перерасчета пробега и топлива

  • Пересчитывает пробег и топливо в документах в случае исправлений задним числом

Обработка перенумерации

Восстановление последовательности сквозной нумерации документов в случаях, когда это необходимо

Обработка экспорта проводок в конфигурации: БП 3.0, БП 2.0, БСО, ERP

  • Создает документы на списание топлива. Счета и аналитика настраиваются.

Обработка Импорта контрагентов из типовых конфигураций

  • Бухгалтерия предприятия 3.0
  • Бухгалтерия предприятия 2.0
  • Бухгалтерия строительной организации
  • Управление торговлей
  • Управление небольшой фирмой
  • Управление производственным предприятием
  • ERP Управление предприятием
  • Комплексная автоматизация

Обработка Импорта сотрудников из типовых конфигураций

  • Бухгалтерия предприятия 3.0
  • Бухгалтерия предприятия 2.0
  • Бухгалтерия строительной организации
  • Управление производственным предприятием
  • ERP Управление предприятием
  • Комплексная автоматизация

Планирование перевозок

Реализована цепочка:

Заявка -> Маршрутный лист -> Путевой лист

Удобное визуальное планирование с отображением точек погрузки/разгрузки на карте. Подробнее.

1С:Библиотека стандартных подсистем 8 (БСП)

  • Применяется в версии «Конфигурация”, для обеспечения базовой функциональности.

Интеграция с системами мониторинга: Wialon, FortMonitor, Автоскан

  • Загрузка данных:
    • расход ГСМ
    • пробег
    • моточасы
    • выдано ГСМ
    • маршрут (адреса откуда-куда, пробег)
  • Отчет
    • Сравнение данных по путевым листам с данными системы мониторинга

Особенности учета

  • Учет нормативного расхода топлива реализован согласно Распоряжению Министерства Транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р о введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Автобусы, Грузовые бортовые автомобили, Тягачи, фургоны, легковые автомобили, самосвалы, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в период стоянки, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в процессе передвижения).
  • Возможен учет ГСМ по путевым листам с использованием нескольких видов топлива или смеси топлив для одного транспортного средства. Например, транспортное средство использует бензин и газ, или в один бак заправляют 95 и 92 бензин.

Системные требования

  • Компьютер с установленной платформой 1С:Предприятие 8 не базовых версий.
  • Пользовательские лицензии 1С (стандартные лицензии 1С, дополнительные лицензии для использования подсистемы и конфигурации не требуются).
  • Для возможности обмена данными с типовыми конфигурациями, установленными на сервере Linux, необходим один компьютер с операционной системой Windows.
  • Подробнее…

Отзывы

Множество различных отчетов, автоматизированный расчет нормы топлива, многообразие форм путевых листов. Очень большая экономия времени при расчете нормы топлива, до этого все делали вручную. Оперативность, контакт с клиентом, тех.поддержка.

ООО «Юнилайн” Мололкина В.С.

Понравилась возможность интеграции с системой мониторинга. Получили ценный опыт взаимодействия с техподдержкой по доработке конфигурации под наши условия по приспособлению 1с для учета путевых листов карьерных самосвалов. В результате имеется возможность использовать дифференцированные нормы расхода топлива по «объектам” (маршруты), а также дифференцированный тариф сдельной заработной платы водителям по «технологическим операциям”.

ООО «Жирновский щебеночный завод” Гришин Д.Ю.

Настоящим письмом благодарим Вас за сотрудничество, оперативность во взаимодействии по модернизации программы. Отдельно хотим отметить в программе, простой и удобный интерфейс, в программе удобно вести учет без сложных формул и лишних операций.

ООО «ТехноТрак” Каган Д.А.

Часто задаваемые вопросы

ВОПРОС: В какие конфигурации можно внедрить подсистему?

ОТВЕТ: Подсистему можно внедрить в типовые конфигурации 1С с интерфейсом на управляемых формах или Такси (например Бухгалтерия 3.0). В базовые версии конфигураций (например «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия”) внедрить подсистему нельзя, так как фирма 1С запрещает внесение любых изменений в эти конфигурации. Пожалуйста используйте ПРОФ версии (например «1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ” или «1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей” и др.).

ВОПРОС: На какой версии платформы 1С может работать конфигурация?

ОТВЕТ: Для работы конфигурации необходима платформа 1С:Предприятие 8.3 (приобретается отдельно). Обратите внимание! – базовая версия типовой конфигураций 1С, поставляемая с программной лицензией, позволяет запускать только базовую версию конфигурации. Например, если вы приобретаете «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия”, то вы сможете запускать только конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия”. Поэтому, для работы конфигурации необходима «не базовая” лицензия на платформу 1С. Такая лицензия поставляется с ПРОФ версиями типовых конфигураций 1С (например «1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ”, «1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей” и др.) или с поставкой платформы «1С:Предприятие 8. Технологическая поставка”.

ВОПРОС: Как мне получить обновление?

ОТВЕТ: Обновления рассылаются на e-mail указанный при покупке.

ВОПРОС: Затрагивает ли подсистема основную конфигурацию Бухгалтерия предприятия(БП) 3.0? (случай внедрения в типовую конфигурацию)

ОТВЕТ: Не затрагивает. Более того все объекты имеют префикс, это гарантирует, что они никогда не пересекутся с объектами типовой конфигурации.

ВОПРОС: Будет возможность без дополнительных сложностей производить обновление БП 3.0?

ОТВЕТ: Обновление будет происходить типовым образом, в режиме конфигуратор или в режиме предприятия. Никаких сложностей с типовым обновлением от 1с нет.

ВОПРОС: Есть необходимость в обновлениях вашей поставки?

ОТВЕТ: Функционал подсистемы постоянно расширяется, но если у вас нет необходимости в новых функциях, то можно не обновлять.

ВОПРОС: Сколько стоит подписка на обновление и тех. поддержку?

ОТВЕТ: Первый год после покупки вы получаете все обновления и тех. поддержку бесплатно. Далее годовая подписка составит 30% от текущей стоимости программного продукта.

ВОПРОС: Сколько пользователей может работать с программой. Нужно ли покупать лицензии для пользователей?

ОТВЕТ: Количество пользователей программного продукта ограничено лишь количеством пользовательских лицензий 1С. Докупать дополнительные лицензии ненужно.

ВОПРОС: Я покупаю как юридическое лицо, мне предоставят документы?

ОТВЕТ: Предоставляется комплект документов (лицензионный договор, счет на оплату, акт передачи прав) на почтовый адрес, указанный при заказе.

Остались вопросы? Задать вопрос.

Организуйте учет путевых листов в 1С за 1 день!

★ Бесплатно 12 месяцев обновлений.
★ Бесплатно 12 месяцев технической поддержки разработчика.
★ Количество пользователей не ограничено.

100% гарантия

Мы абсолютно уверены в качестве программного продукта. Если Вы считаете, что программа не соответствует описанию или не подошла, мы вернем Вам деньги в полном объеме в течении семи дней после оплаты.

ФГУ ФИПС (РОСПАТЕНТ) СВИДЕТЕЛЬСТВО № 2016610456

Программу можно заказать у нас или у 47 партнеров

и другие…

Организации могут использовать легковые автомобили для служебных поездок. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 автоматизирован учет путевых листов (с релиза 3.0.74).

Вы сможете:

  • Вести учет путевых листов.
  • Печатать путевые листы.
  • Отражать покупку ГСМ наличными, банковской картой или топливной картой.
  • Списывать ГСМ.
  • Вести учет ГСМ по транспортным средствам.

В инструкции рассмотрим, как использовать новый функционал.

Как включить функционал

Для включения функционала учета путевых листов нужно зайти в меню «Главное — Настройки — Функциональность”:

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по .
Будем рады помочь Вам!

Здесь нужно включить полную функциональность, либо на закладке «Запасы” установить флажок «Путевые листы”.

Изменения в плане счетов

В программе внесены изменения в план счетов:

  • Добавили субсчет 10.03.1 «Топливо на складе” — с помощью него можно вести учет ГСМ без путевых листов, как раньше.
  • Добавили субсчет 10.03.2 «Топливо в баке автомобиля» — с помощью него можно вести учет ГСМ по путевым листам по каждому транспортному средству.
  • Добавили счет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Нужен для учета количества топлива без суммы:

Транспортные средства

Для учета автомобилей используется справочник «Транспортные средства». Открыть его можно в разделе «Справочники — ОС и НМА”:

При создании нового автомобиля указываются:

  • Государственный знак;
  • VIN;
  • Марка;
  • Собственник автомобиля — организация или контрагент;
  • Используемое топливо и его норма расхода.

Топливо создается в справочнике «Номенклатура”, вид номенклатуры должен быть «Топливо”.

Добавление водительского удостоверения

Для водителей нужно указать данные водительского удостоверения. Информация вводится в справочнике «Физические лица” по ссылке «Все документы”:

Добавляем новый документ. Вид документа указываем «Водительское удостоверение”, вводим фамилию и имя водителя, серию, номер удостоверения и другие данные:

Эта информация будет использоваться при печати путевых листов.

Учет путевых листов

Ввод остатков ГСМ

До появления функционала учета путевых листов топливо учитывалось на счете 10.03.1 на складе. Получается, что на этом счете могут быть остатки. Для учета по путевым листам нужно перенести остатки с помощью документа «Операция”. Создадим новый документ и введем проводку Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01:

То есть, переносим остатки ГСМ со склада в баки автомобилей.

Приобретение и списание ГСМ

Разберем, какие проводки будут формироваться при приобретении и списании ГСМ при учете путевых листов.

Оплачивать топливо можно наличными, банковской картой или топливной картой. От способа оплаты зависит, какие документы и проводки будут создаваться.

Оплата наличными или банковской картой

При оплате наличными или банковской картой создается документ «Путевой лист”. Создадим новый документ в разделе «Покупки”.

Указываем организацию, дату документа, транспортное средство, сотрудника (подотчетное лицо), проверяем счет затрат. При выборе автомобиля автоматически подставляется норма расхода:

На закладке «Топливо” вводим:

  • Документ и его номер — это может быть кассовый чек или топливная карта. В данном случае «Кассовый чек”.
  • Дату.
  • Количество и стоимость ГСМ.

На закладке «Маршрут” вводим:

  • Пункт и время отправления и назначения.
  • Показания одометра в начале и конце пути.
  • Автоматически рассчитается расстояние и расход.

Внизу документа отображается начальный остаток топлива, сколько заправили, сколько израсходовали на поездку, а также рассчитывается конечный остаток в баке.

После сохранения документа можно вывести на печать:

  • Путевой лист.
  • Путевой лист по форме №3.
  • Авансовый отчет.

Проведем документ и посмотрим проводки:

  • По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (количество и сумма).
  • По Кт 10.03.2 отражается операция списания ГСМ. Обращаем внимание, что списывается только количество. Списание выполняется на указанный в документе счет затрат.
  • Проводка по Кт 10.03.2 по списанию суммы израсходованного топлива будет выполнена при закрытии месяца операцией «Корректировка стоимости номенклатуры”:

Сумма рассчитывается по средней стоимости за месяц.

Оплата по топливной карте

При оплате по топливной карте создается два документа:

  • Путевой лист.
  • Поступление (акт, накладная) с видом операции «Топливо”.

При заполнении документа «Путевой лист” выбираем документ «Топливная карта” и указываем количество ГСМ, цену и сумму указывать не нужно:

Остальная информация заполняется аналогично.

Проведем документ и посмотрим проводки:

По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (только количество, без суммы).

Для отражения суммы создаем документ «Поступление (акт, накладная)”, операция «Топливо”:

По Дт 10.03.2 отражается сумма топлива. Здесь количества ГСМ нет, так как оно уже было отражено в путевом листе.

В конце месяца также выполняется операция «Корректировка стоимости номенклатуры”.

Согласно общих правил работы с маршрутными документами, перед началом работы водитель получает путевой лист, согласно которому выполняет задание. После выполнения задания, водитель сдает путевой лист диспетчеру. Только после этого диспетчер имеет право выдать водителю новый путевой лист. Как правило, документ выдается на один день или смену, но программа позволяет выписывать документы на месяц и на любой другой срок. В работе с программой мы так же будем придерживаться этого правила – выписывать новый путевой лист только после проведения предыдущего. Условно разделим работу на 2 этапа.

Создание путевого листа, печать и выдача водителю

Рассмотрим на примере путевого листа грузового автомобиля (форма №4-С).

Создаем новый документ. Для этого перейдите в пункт «Путевые листы” > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)”.

Для введения нового путевого листа в программу используйте кнопку «Создать”, после чего откроется форма редактирования.

Организация и подразделения заполняются автоматически из значения по умолчанию (может быть указана в карточке ТС или константой), либо выбором.

Дата должна соответствовать дате выезда ТС из гаража.

Автомобиль выбираем из справочника. Если за автомобилем закреплен прицеп, то он автоматически заполнится в строке «Прицеп №1”, либо выбрать соответствующий.

Заполняем строку «Водитель 1”.

Дата и время выезда из гаража в блоке «Работа и ГСМ” заполняются автоматически и равна дате документа. Показатели спидометра и ГСМ при выезде заполнятся автоматически из предыдущего путевого листа, или если на этот автомобиль были введены начальные данные. При необходимости вы можете принудительно обновить остатки при выезде и пересчитать путевой лист. Это удобно при исправлении документов задним числом. Для группового пересчета используйте обработку «Пересчет ГСМ и Спидометра”.

Далее выбираем «Заказчика” из справочника. Если в карточке заказчика указан адрес по умолчанию, он будет подставлен в колонку адреса. Адреса можно заполнять вводом с клавиатуры или выбором из справочника.

Можно выбрать любой ранее сохранный адрес, не обязательно принадлежащий выбранному заказчику.

На этом этапе можно распечатать путевой лист, поставить соответствующие подписи и выдать его водителю. Можно печатать с данными возврата и без.

После чего нажать Записать.

Документ запишется, но не будет проведен. Проводить будем на следующем этапе, после того как водитель вернет документ обратно. Оставлять документ не проведенным удобно ещё и потому, что сразу видно какие документы выданы, но не возвращены и не обработаны.

Получение путевого листа от водителя, заполнение фактическими данными и проведение

По окончании смены водитель сдает путевой лист, где у него будут заполнены: показатели спидометра и топлива при въезде в гараж, количество топлива, выданного по заправочному листу за этот день, ездки, количество перевезенного груза. Эти данные нам необходимы для правильного расчета топлива по норме.

Для этого заходим в пункт «Путевые листы” > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)” или «Путевые листы (все)”, находим путевой лист, открываем и заполняем все недостающие данные: дату и время при въезде в гараж, «нулевой пробег” (если известно, сколько км ТС двигалось без груза), выдано ГСМ, табличную часть, а именно, для точного расчета расхода ГМС по норме нужно заполнить графы,

где пробег за все ездки.

Поправочный коэффициент (D) заполняется либо автоматически из автомобиля (если при вводе в справочнике «Транспортные средства” этот коэффициент был учтен), либо в ручную руководствуясь разделом 2 п. 5, п.6 методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте или спецификацией ТС.

Когда табличная часть будет заполнена, то показатель спидометра «на конец дня” заполнится автоматически.

Для автобусов, самосвалов, специальных автомобилей нужно заполнить «Т-Количество работы спец. оборудования”.

Если все данные внесены верно, то автоматически рассчитается расход по норме, который может соответствовать или не соответствовать фактическому расходу ГСМ.

Если нужно, чтобы фактический расход был равен расходу по норме, можно нажать кнопку «=”, либо установить вручную.

Вкладка «Топливо” заполняется автоматически, заглядывать в неё имеет смысл только если ТС использует несколько видов топлива. На этой вкладке, при необходимости можно вручную отредактировать «фактический расход” и «выдано” по конкретному виду топлива. .

Иногда возникает необходимость списать топливо датой возвращения (например, если путевой лист выдан на длительный срок и переходит на другой месяц). В этом случае установите галочку «Провести датой возврата” на вкладке топливо. Следующий путевой лист должен быть позже даты возврата, чтобы не нарушалась последовательность.

Кроме того, вы можете рассчитать заработную плату водителя, на вкладке «Заработная плата”. .

Если пробег между адресами не известен, вы можете загрузить его из бесплатного он-лайн сервиса. .

Если на ваших ТС установлена одна из поддерживаемых систем мониторинга транспорта, вы можете загрузить данные по пробегу и маршруту из этой системы в путевой лист. .

На этом создание путевого листа завершено. Записываем и проводим. Печатаем при необходимости. .

При работе в программе 1С важно знать пути. Поэтому, даже если вы слышали, что в 1С:Бухгалтерия 8 теперь есть встроенные путевые листы, то вы сразу их можете и не найти. Где их найти? Сейчас быстро расскажу.

Да, кстати, путевые листы -это не путеводитель по программе 1С. Путевые листы, которые поддерживаются в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 — это форма «Типовая межотраслевая форма № 3, Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78” и еще можно распечатать «произвольную” форму в которой есть все обязательные реквизиты, которые должны быть в путевом листе, но она менее громоздкая. Разберемся по шагам, где найти путевые листы в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.

  • Где найти включение опции Путевые листы для простого и обычного интерфейса
  • Первоначальные настройки — 3 справочника и план счетов
    • Справочник Номенклатура
    • Справочник Автомобили
    • Водительское удостоверение
    • План счетов
  • 4 документа для отражения движений по операциям, связанными с путевыми листами
    • Документ Путевой лист
    • Документ поступления топливных карт
    • Документ выдачи денег под отчет
    • Документ оплаты поставщику
  • В каком виде распечатается путевой лист — формы путевых листов в 1С:Бухгалтерия 8.3
  • Налоговый учет расходов по Путевому листу

Где найти включение опции Путевые листы для простого и обычного интерфейса

Начнем поиск функционала с обычного интерфейса программы. Включение опции Путевые листы находится в Функциональности. Для этого нужно зайти в меню Главное — Функциональность и выбрать вкладку Запасы.

Заходим в меню Главное — ФункциональностьНа вкладке Запасы находится опция Путевые листы. Заметьте, что ее уже не получится отключить.

Если вы работаете в 1С:Бухгалтерия в простом интерфейсе, то функциональность находится в разделе Настройки и уже из этого раздела выбираем Функциональность и вкладку Запасы.

После включения этой опции в меню Покупки появляется команда «Путевые листы”.

В простом интерфейсе документы Путевые листы будут находиться в разделе Документы-Путевые листы

Теперь, когда опция включена, нам нужно сделать настройки для того, чтобы автоматически заполнялись нужные реквизиты.

Первоначальные настройки -3 справочника и план счетов

Справочник Номенклатура

Для начала зайдем в справочник Номенклатура. Здесь у нас появился новый вид номенклатуры «Топливо”. Поэтому, если у вас были материалы с названием ГСМ или АИ-95 или подобным, не трогайте их. Их можно оставить в архивной папке. Лучше создать группу и в ней завести новые элементы с нужным названием и видом номенклатуры «Топливо”.

Обратите внимание на то, что в единицах измерения нужно выбрать литры, иначе программа везде будет писать, например, штуки.

Для тех, кто на УСН доходы минус расходы, оставьте ставку НДС 20%. Заправки работают с НДС, а для принятия расходов по КУДИР (книге учета доходов и расходов) вам желательно выделять НДС, чтобы отдельны расходом в КУДИР был НДС. Это связано с тем, что в налоговом кодексе при перечислении расходов — НДС стоит отдельным расходом. То есть, это поможет правильно сформировать КУДИР. НДС в документе будет учитываться в стоимости поступившего топлива и не будет выделяться на отдельный субсчет.

Автомобили, на которые выписываются путевые листы

В базе есть специальный справочник автомобилей. В нем нужно создать все автомобили на которые будете выписывать путевые листы и заполнить у них все реквизиты. Эти реквизиты будут использоваться при заполнения документа Путевой лист и для заполнения печатной формы.

Здесь обратите внимание на нормы расхода топлива. Это значение нужно брать из документов на автомобиль завода изготовителя или из рекомендаций Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р.

Периодически нормы расхода могут меняться — из-за разницы летнего и зимнего расхода. Когда вы будет заполнять документ «Путевой лист” и поменяете значение на правильное, то программа предложит запомнить это значение в справочнике и далее будет заполнять документ уже новым значением.

Чтобы открыть справочник нужной зайти в меню Справочники — ОС и НМА-Транспортные средства

В справочнике Транспортные средства

Водительское удостоверение

Еще для правильного заполнения печатной формы Путевого листа нужно внести водительское удостоверение физического лица, на которое будет заполняться путевой лист. Нужно зайти в справочник физических лиц, открыть карточку и выбрать гиперссылку Документы. В нем нужно добавить новый документ и выбрать вид документа «Водительское удостоверение”.

Откройте в физическом лице кнопку «Все документы», чтобы внести водительское удостоверение

План счетов

Еще в плане счетов появились новые субсчета счета 10.03. Это субсчета 10.03.1 Топливо на складе и 10.03.2 Топливо в баке.

Счета для учета топлива

Пусть вас не смущает это название -топливо на складе. Это не значит, что вы должны оборудовать склад и на нем хранить топливо. Этот субсчет используется, чтобы перенести на него все топливо, которое было на счете 10.03.

Просто в программе 1С так настроен план счетов, что если у счета есть субсчета, то это счет нельзя использовать в проводках. Это сделали так для того, чтобы в отчетах всегда можно было отделить движения субсчетов.

После того как вы начнете переходить на использование Путевых листов все топливо будет использоваться на субсчете 10.03.2. Чтобы списать топливо, которое у вас хранится на 10.03.1, с помощью Путевого листа, то нужно сделать проводку с помощью специального документа Операция. Проводка Дт 10.03.2 Кт 10.03.1. Обязательно заполните все субконто этих субсчетов.

После этого Путевой лист начнет «видеть” топливо, которое было на 10.03.1 (ранее 10.03) и будет списывать его.

Переходим к заполнению путевого листа.

4 документа в обороте путевых листов

Для работы с путевыми листами нужно использовать 4 документа:

  • Путевой лист,
  • Поступление товаров и услуг с видом операции «Топливо”,
  • Выдача из кассы,
  • Оплата поставщику поступление топливных карт.

Документ Путевой лист

Документ «Путевой лист” можно использовать двумя различными способами:

  • при наличной оплате за ГСМ через подотчетное лицо
  • при оплате топливной картой

В случае, когда оплата за топливо идет через подотчетное лицо, этот документ заменит 2 документа:

  • Требование — накладную для списания ГСМ и
  • Авансовый отчет на выдачу наличных на приобретение ГСМ

Обе этих печатных формы вы сможете распечатать прямо из документа «Путевой лист”. Сам документ Путевой лист можно открыть из меню Покупки — Покупки

Печатный формы, которые можно открыть из документа Путевые листы

Проводки, которые делает документ:

  • Дт 26 (20,44) Кт 10.03.2
  • Дт 10.03.2 Кт 71.01

Выдача наличных подотчетнику делается с помощью РКО (ссылка на РКО)

При заполнении документа «Путевой лист” обратите внимание на такие особенности:

  • «Нормы расхода” подтягиваются из «автомобиля”
  • Если поменяет норму расхода, то программа спросит подтверждение о замене значения нормы, чтобы в следующий раз подставить нужное значение
  • При заполнении строк табличной части Маршрут начальное значение «Показания одометра” берется из предыдущего документа.
  • Если документ создали копированием, то начальное значение показаний одометра будет пустым. Пере-выберите автомобиль и оно обновится с предыдущего значения.
  • Вы можете внести начальное показание одометра и внести пройденные километры и конечное значение программа посчитает сама. Также посчитает расход топлива умножив норму расхода на пройденный километраж.
  • Если видите, что везде единица измерения указана «шт.” , а должно быть «л.”, то зайдите в топливо и укажите правильную единицу измерения. Счет отнесения затрат устанавливается в документе 26.
  • Если нужен другой установите руками. При копировании счет сохранится. Найти место в программе — где его можно запомнить мне не удалось.

Документ поступления топливных карт

В списке документов «Поступление товаров и услуг” есть специальный вид операции «Топливо”.

Выберите специальный вид документа Поступление товаров и услуг

Этот документ отражает поступление топливных карт на субсчет 76.15.

Проводка документа

Проводка поступления топлива

Субсчет 76.15 не учитывает суммы. Он предназначен для того, чтобы вести количественный учет бензина, приобретенного для определенного автомобиля.

На этом субсчете аналитика: топливо и автомобиль. При проведении путевого листа топливо будет с него списываться.

По анализу счета 76.15 можно увидеть количество не списанного с автомобиля ГСМ.

Анализ счета покажет сколько топлива осталось на автомобиле

Документ выдача денег под отчет

С этим документом все достаточно просто. Поэтому просто картинка как должен быть заполнен РКО:

Выдача денег на приобретение ГСМ

Находится по адресу Документы Выдача наличных из кассы -для выдачи денег подотчетному лицу.

Проводка Дт 71 Кт 50

Документ оплаты поставщику

Оплата поставщику тоже обычный документ по банку с видом операции «Оплата поставщику”.

Формы путевых листов, которые можно распечатать из 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3

В 1С:Бухгалтерия путевые листы можно распечатать при нажатии на привычную кнопку Печать. Внешний вид печатных форм на картинках ниже:

Налоговый учет расходов по Путевому листу

  1. Расходы по топливо можно принимать в расходы по УСН или по налогу на прибыль.
  2. Чтобы расходы можно было принять пользуйтесь нормами по рекомендациям Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р или установите собственные нормы приказом организации на основании документов завода изготовителя автомобиля.
  3. Чтобы расходы были учтены по основной системе налогообложения — общей или упрощенной нужно чтобы выполнялись следующие условия: была оплата поставщику и было отражено поступление топлива.
  • 3.1. Если оплата была за наличный расчет, то нужно чтобы были одновременно 2 документа — выдача подотчетному лицу денег и документ путевой лист. Расход по налогу примется когда будет проведен последний из этих 2х документов.
  • 3.2. Если оплата была по топливной картой, то расход примется или при оплате поставщику или при поступлении топливной карты. Также смотря какой документ будет проведен вторым.
  1. Если нужно чтобы расходы на топливо не принимались путевым листом, то выберите в путевом листе, там же где счет затрат, признак Расходы (НУ) -”Не принимается”
  2. Если нужно, чтобы расход топлива распределялся, то нужно перенастроить статью затрат. Зайти в статью затрат и выбрать способ или «по отдельным видам деятельности” или «по разным видам”
  1. Распечатайте Путевой лист и сохраните в документах там же где Авансовый отчет, этот документ будет документально подтверждать расходы для расчета налога.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх