Расходы по найму жилья

88. Возмещение расходов по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются работнику в полном размере согласно подтверждающим документам. Суммы такой оплаты не включаются в доходы работника, поэтому налоги с них не начисляются. С этих выплат не начисляются ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.

На сумму расходов по оплате жилья можно уменьшить свою налогооблагаемую прибыль.

А как быть, если по каким-то причинам работник не смог документально подтвердить свои расходы по оплате жилья? Тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае «нормативные» выплаты также не будут облагаться налогом на доходы физических лиц, на них не будут начисляться ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ. Еще обратите внимание на то, что к расходам по найму жилого помещения не относятся расходы за пользование мини-барами, саунами, прочие подобные расходы. Если они, конечно, выделены в счете отдельно.

Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета по найму жилого помещения, оплачиваются в счет суточных.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные дни командировки, как по данной стране, так и по другим странам в целом.

Уезжая в командировку, в страны СНГ, работник, волен сам выбирать, себе жилое помещение, так как выбор гостиниц действующим законодательством не ограничен и организация не должна возмещать работнику расходы, связанные с наймом жилья.

Если стоимость таких услуг в счете гостиницы отдельно не выделена. Тогда они возмещаются работнику в общей стоимости оплаты за проживание. Но если их стоимость вынесена в отдельную строку, то они оплачиваются за счет суточных работника. Правда, с разрешения руководителя предприятия такие расходы могут быть возмещены работнику дополнительно. Но при этом нужно не забыть удержать с него подоходный налог.

Бывает, что в счете отдельно выделено наличие в номере телефона, телевизора или холодильника. А между тем стоимость этих минимально необходимых удобств является компенсационной выплатой работнику за проживание (то есть эти услуги возмещаются ему как плата за проживание). А потому они не должны учитываться в совокупном доходе работника.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

  • Переезд работника вместе с членами его семьи.
  • Перевозка личного имущества.
  • Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

  • Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
  • Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

  • Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
  • Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
  • ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
  • ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
  • ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
  • ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

Когда сотрудника направляют в командировку, работодатель обязан платить ему зарплату по среднему заработку, суточные, а также компенсировать расходы на проезд и проживание.

В текущем материале разберемся, как оплачивается проживание и какие документы требуется предоставить работодателю.

Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?

Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.

Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.

Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.

Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.

Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.

Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.

Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.

Пример:

Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня. Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей.

В положении о командировках указано, что сумма превышения командировочных расходов может составлять до 1000 руб. в сутки.

Согласно авансового отчета, он потратил на проживание в гостинице 12000 рублей. Соответственно, разницу в сумме 3000 рублей работодатель ему возместит.

Какие еще расходы оплачивает работодатель в командировке, .

Оплата гостиницы и гостиничные документы

На протяжении 3 дней после возвращения из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем. С этой целью он делает авансовый отчет.

К нему прикладываются все чеки и квитанции (оплата за проезд, оплата гостиницы). Их требуется собирать в командировке. Весь комплект документов сдается в бухгалтерию.

Проживание в гостинице всегда сопровождается оформлением гостиничных документов, подтверждающих факт расходов.

Какие документы выдает гостиница командировочным сотрудникам:

  • договор;
  • счет-выписка.

Бланк счет выписки разрабатывается в каждой гостинице индивидуально. Обязательные реквизиты документа:

  • реквизиты гостиницы;
  • паспортные данные жильца;
  • сумма оплаты за проживание;
  • срок нахождения в номере;
  • печать и подпись.

Счет-оплата и квитанция об оплате выдается в обязательном порядке. И именно она прикладывается к авансовому отчету.

Важно! Факт оплаты подтверждается кассовым чеком либо приходным кассовым ордером, оформленным по правилам бухгалтерского учета.

Налоговый кодекс не утверждает точного перечня документов, прилагаемых к авансовому отчету с целью подтверждения фактического проживания в гостинице.

Если документ составлен согласно основным правилам бухгалтерского учета, налоговая инспекция обязана принимать их во внимание.

Отчетные бумаги в квартире посуточно

Если для съема квартиры пришлось обратиться в агентство недвижимости, требуется сохранять квитанции за оплату не только проживания, но и за посреднические услуги.

Не стоит соглашаться на оплату жилья без предоставления чеков, даже если она очень маленькая.

Без подтверждающих квитанций бухгалтерия не сможет компенсировать затраты на жилье.

Оплата за съемную квартиру посуточно должна осуществляться наличным или безналичным способом по договору об оказании услуг.

Его может заключить работодатель или сам работник. Однако при использовании последнего варианта стоит заручиться разрешением организации.

Документально подтвердят расходу за съемную квартиру: договор найма и расписка в получении средств.

Без подтверждающих документов

Нельзя оплатить возмещение за проживание в квартире или гостинице, если у человека нет подтверждающих документов.

Бухгалтерия просто не сможет при таких обстоятельствах отчитаться в налоговой инспекции за выплаченные средства, и они будут признаны как доход.

На практике некоторые работодатели устанавливают в таких случаях компенсационные выплаты.

Согласно закону, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату на расходы жилья, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в размере до 700 рублей по РФ и 2500 за рубежом.

Поэтому оплатить-то их, конечно, можно, но налоги с компенсации придется платить.

НДФЛ с компенсации выплачивается за счет средств работника.

Поэтому лучше искать жилье, при оплате которого выдают квитанции, оформленные должным образом.

Выводы

По представленной теме выделим несколько основных выводов:

  • Работодатель обязан возмещать оплату проживания сотрудника в командировке.
  • Командированный сотрудник несет обязательство в течение 3 дней по возвращении из поездки отчитаться работодателю за понесенные расходы.
  • Если работник не сможет предоставить чеки на оплату гостиницы или съемной квартиры, работодатель сможет ему компенсировать затраты, но тогда с этих сумм придется платить налоги.
  • В авансовый отчет о командировке требуется вложить квитанцию, подтверждающую оплату жилья, оформленную в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
  • Дополнительно за проживание работодатель оплачивает работнику суточные. Они не подлежат отчету, оплачиваются за каждый день, проведенный в командировке. Сумма до 700 руб. при командировке по РФ и 2500 руб. за границей – не подлежит налогообложению.
  • Оплата за проживание сотрудника в командировке производится до отъезда. По приезду работник вносит в кассу неиспользованные средства или получает от работодателя перерасход на основании авансового отчета.

Варианты жилья

Справка! Крупные фирмы регулируют такие вопросы заранее, не вовлекая в процесс самого работника.

В этом случае принимающая сторона встречает и заселяет гостя в подготовленное жилье. Но это довольно редкое явление. Чаще все-таки жилье приходиться искать самому командированному работнику.

Какие варианты имеют место быть:

  1. Гостиница. Можно забронировать номер заранее

    Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены. Однако будет удобен для краткосрочной командировки, когда необходимо пробыть в городе считанные сутки.

  2. Хостел. Популярное явление в последние годы.

    По сути это ночлежки, где в общей комнате есть койко-место. Возможно, такой вариант не испугает молодого сотрудника для пребывания на ночь-две. Но для серьезного делового человека, как и для серьезной фирмы, которую он представляет, такое жилье не подойдет.

  3. Посуточная аренда квартиры.

    Наверное, самый удачный вариант, как в плане удобства, так и цены. Обойдется дешевле, чем номер в гостинице, а отсутствие горничных компенсирует наличие собственной кухни.

Документы, подтверждающие расходы

Для того чтобы отчитаться по возвращению перед начальством в лице бухгалтера, необходимо сохранить платежные документы, которые заверят расходы по найму жилого помещения:

  • Гостиница ведет свою документацию и может предоставить счет за проживание в виде справки.
  • В хостеле можно получить кассовый чек.
  • Если квартира была взята в аренду, то обязательно составляют стандартный договор по найму, копия которого может стать подтверждающим документом. Если квартира была найдена и оформлен договор найма через агентство (риелтора), то это агентство и выдает подтверждающие документы, куда также включает статью расходов за свои услуги. Об особенностях заключения договора найма на краткий срок мы рассказывали .

На фото вы можете видеть как выглядит справка о проживании в гостинице:

Любая подделка отчетных документов может стать поводом привлечения к уголовной ответственности в соответствии со статьей 159 УК РФ о мошенничестве.

Что делать, если их нет?

Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание. Не все еще потеряно.

Внимание! В ситуации, когда нет чека, нужно отстаивать свою позицию перед начальством, аргументируя это тем, что где-то человек все-таки жил, а организация жилье ему не предоставляла.

Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной. Если работник и дальше планирует трудиться в этой, то лучше согласиться на то, что дают, а в следующий раз так не ошибаться.

Если же сумма серьезная, а работать далее в этой организации человек не собирается, то в принципе можно обратиться в суд, предоставив данные по средним расценкам на аренду жилья этого города от специализированных агентств. Но здесь нет никакой гарантии на положительный результат, так как суд требует подтверждений и доказательств, которых как раз и нет.

Аренда квартиры у частного лица

Далеко не везде есть агентства и риелторы, которые решат проблемы с поиском и оформлением квартиры. Тогда можно найти наймодателя по объявлению и заключить с ним сделку по съему квартиры без участия посредников (о том, как снять квартиру, чтобы вас не обманули, мы рассказывали ).

Какой договор заключать?

В простой письменной форме либо на стандартном печатном бланке стороны заключают договор найма жилого помещения. В договоре указывают:

  1. Личные данные обоих участников с реквизитами паспортов.
  2. Предмет договора – найм квартиры.
  3. Адрес жилого помещения, его определяющие характеристики.
  4. Права и обязанности (стандартные).
  5. Стоимость.
  6. Срок действия.
  7. Дата оформления.
  8. Подписи сторон.

Важно! Должно быть 2 экземпляра для каждого участника сделки.

Что для этого требуется?

Чтобы оформить сделку по найму нужны только паспорта. Однако для собственной уверенности наниматель вправе попросить для ознакомления документы, подтверждающие права собственника, и выписку или справку о зарегистрированных жильцах. Как правило, искушенный арендодатель всегда имеет подобные документы при себе (о том, какие документы нужны от арендодателя при найме жилья, а также о правах и обязанностях этой стороны сделки, говорится ).

О документах для найма квартиры от нанимателя и наймодателя вы можете прочитать .

Как оплачивать?

Деньги отдают после подписания договора, но только с предоставлением расписки о получении денежных средств.

Написать расписку должен наймодатель, указав:

  1. Свои данные с реквизитами паспорта и адресом прописки.
  2. Получил от… Указывают те же данные нанимателя.
  3. Сумма.
  4. За что получил деньги.
  5. Дата и подписи обоих участников.

О тонкостях оформления платы по договору найма жилья узнаете , а в этой статье вы можете прочитать о способах оплаты и найти график платежей.

Что нужно сдать в бухгалтерию?

В бухгалтерию предоставляют всего 3 документа:

  1. Приказ директора о направлении со служебным заданием в такой-то населенный пункт.
  2. Договор найма жилья.
  3. Расписка о получении денег от наймодателя.

Скачать образец приказа о направлении в командировку со служебным заданием

Обратите внимание! Если бухгалтер требует чего-то еще, то это неправомерно, таких документов будет вполне достаточно.

Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника?

В пункте 3 статьи 217 налогового кодекса говорится о том, что ни страховые взносы, ни НДФЛ не взыскиваются с расходов на наем жилья работником в командировке, которые были возмещены работодателем, если суммы не превышают установленных норм:

  • Командировка в населенный пункт на территории РФ – не более 700 рублей за сутки.
  • Проживание за границей – не более 2500 рублей за сутки.

Если же отчетных документов работник не предоставил, то учитывают сумму, которую возместил работодатель и количество дней в другом городе. Путем несложных расчетов можно понять, какая сумма получается на день, если она не превышает указанных норм, то налог начислять не нужно.

Также предлагаем вам ознакомиться и с нюансами:

  • социального найма;
  • найма специализированного помещения;
  • договора коммерческого найма жилого помещения.

Для того чтобы не остаться в минусе после командировки, первое, что нужно сделать, это поговорить с работодателем. Необходимо до поездки выяснить, на какие расходы рассчитывает начальство, иначе можно попасть в немилость за непомерные траты. Узнать примерную стоимость аренды жилья в том городе, куда предстоит ехать. Самое главное, сохранить документы, которые прямо подтверждают передачу денег и предмет договора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх