Содержание
- Чем предусмотрено хранение
- Виды хранения, где хранить документы в организации
- Где уточнить сроки и как их считать
- Сроки хранения некоторых документов
- Что делать, если для контракта не указан срок хранения
- Ответственность за несоблюдение сроков
- Нет времени читать статью?
- Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?
- Есть еще вопросы?
Чем предусмотрено хранение
Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:
- Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
- законом о бухгалтерском учете;
- законом об архивном деле.
Виды хранения, где хранить документы в организации
Выделяется два варианта хранения:
- текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
- архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.
Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:
- текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
- для архивного создается отдельное подразделение.
Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.
Где уточнить сроки и как их считать
Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:
- Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
- Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
- Посмотреть искомый срок.
В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:
| Тип | Пункт перечня | Срок |
|---|---|---|
| Купля-продажа | 76, 87, 88, 108, 649 | В зависимости от вида постоянно или до ликвидации компании |
| Лизинг | 96 | 5 лет |
| ГПХ с физическими лицами | 301 | 50/75: 75, если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003, 50 — если после этой даты |
| Займ, кредит | 261 | 5 лет |
| Лицензионный | 136 | 5 лет |
| Оказания услуг | То сколько хранятся договоры на оказание услуг зависит от сути отношений сторон. Для разных типов введены разные пункты перечня. | |
| Трудовой | 435 | 50/75 |
| На ведение реестра ценных бумаг | 120 | 10 лет |
| Страхования недвижимости | 537 | 5 лет |
| Контракты, заключенные отдельными видами юридических лиц | Пункт 225 устанавливает, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, подрядчиками и исполнителями компаний, работающих по 223-ФЗ | 5 лет |
Сроки хранения некоторых документов
Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
| Тип договора | Сколько хранить (лет) |
|---|---|
| Займы и кредиты без залога имущества | 5 |
| Займы и кредиты с условием о залоге имущества |
Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
| Тип документа | Сколько хранить, лет |
|---|---|
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 |
Что делать, если для контракта не указан срок хранения
Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.
Ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.
Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
В соответствии со статьей 29 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы хранят не менее 5 лет. Правда, они бывают разными. От типа договора с контрагентом, покупателем, подрядчиком или поставщиком зависит и срок его хранения в организации.
Если вас обвиняют в том, что вы не организовали правильное хранение контрактов и договоров и утилизировали важные документы, свяжитесь с юристом. Возможно, правда на вашей стороне. Специалист защитит ваши права, поможет восстановить документы и справедливость.
Нет времени читать статью?
Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании! По этой услуге подключено 93 компаний Начать подбор в несколько кликов >
Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?
Договор — это документ, который может относиться к разным видам бумаг той или иной организации: к бухгалтерской и налоговой отчетности, трудовым обязательствам, партнерским отношениям. Регламентируются сроки хранения договоров разными законами и актами, среди которых:
- Доходы и расходы (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если вы получили доход в связи с заключением договора на оплату услуг от вашей организации или потратились на приобретение техники — бумаги нужно хранить как минимум 4 года. По факту, эти данные нужны для оформления налоговой и бухгалтерской отчетности и могут понадобиться для проведения проверок.
- Возмещение убытков (пункт. 4 ст. 283 НК РФ). Статья обязывает обеспечить хранение договора с суммой убытков в течение всего срока погашения стоимости. А также договор с подрядчиком на компенсацию этого убытка (ремонт, услуги). 10 лет — срок, на который фирмы могут переносить убыток после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
- Услуги для гос. учреждений (пункт 272 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее просто «перечень»). Согласно этому пункту, период хранения договоров на поставку товаров и предоставление услуг для муниципальных учреждений — 5 лет.
- Договоры подряда (пункт 440 перечня). В нем сказано, что договор подряда у юридических лиц должен храниться 5 лет.
Пункт 1.4 перечня свидетельствует о том, что период отсчета срока хранения контракта идет с начала года, следующего за годом окончания делопроизводства (каждое первое января).
Также в перечне есть пункты (439–451), которые содержат информацию о периодах сохранения специфических контрактов. Хранение данных договоров должно быть обеспечено на следующий период:
- на постоянной основе должны храниться свидетельства дарения, ренты, лизинга имущества;
- 5 лет — прокат, наем, страхование имущества;
- 5 лет либо на постоянной основе (зависит от специфики документа) — страховая деятельность, договор-поручение;
- 10 лет — документы по залогу имущества компании (причем некоторые хранящиеся договоры должны оставаться в архиве на постоянной основе).
В соответствии со статьями 120 и 126 НК РФ, утилизировать документы раньше времени запрещено. Если компания не соблюдала правила хранения и удалила документы, то отвечающие за это лица (руководитель, главный бухгалтер) будут привлечены к ответственности.
Если вы не уверены, что хранящиеся документы вам нужны, запросите консультацию юриста. Он скажет, сколько должны храниться бумаги в вашей компании и зачем это нужно. Если вы их утилизировали, специалист поможет восстановить всю информацию, необходимую для налогового учета.
Сроки хранения договоров в организации
Хранение договоров, связанных с доходами и расходами
Бумаги и договоры по оплате убытков
Перечень типовых архивных документов
Есть еще вопросы?
- Узнай решение у профильных компаний
- Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно
По этой услуге подключено 93 компаний Подобрать компанию в несколько кликов >
