Сколько срок хранения?

Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.

Утверждают документ приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

ВАЖНО! Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф любые, но эти указать обязательно:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • табельный номер;
  • дата выдачи квитка;
  • подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

ВАЖНО! Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как заполнить книгу учета расчетных листков

Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Шаг 2. Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Квитки о заработной плате по электронной почте

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

  • экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
  • быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
  • просто: не требуется искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.

Отдельные вопросы передачи законченных производством дел на архивное хранение, классификацию, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, порядок использования архивных документов, изменения, снятия грифа секретности, продления сроков засекречивания архивных документов и экспертизы ценности архивных документов регламентируется Приказом МВД РФ о 15.08.2011 № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД РФ».

Учет и хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется Центральным архивом МВД России , Центральным архивом внутренних войск МВД России при ГИАЦ МВД России, а также структурными подразделениями (подразделениями спецфондов) информационных центров управлений на транспорте МВД России по федеральным округам, линейных управлений МВД России на транспорте, министерств внутренних дел по республикам, главных управлений, управлений МВД России по иным субъектам Российской Федерации.

Формирование и оформление дел в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению в системе органов внутренних дел Российской Федерации.

В органе внутренних дел формируются дела общего и специального производства.

К делам общего производства относятся дела с документами управленческого характера, включаемые в номенклатуру дел.

К делам специального производства относятся уголовные дела, личные дела сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России, в том числе лиц, проходивших службу, работавших в системе НКВД — МВД СССР, пенсионные дела лиц, проходивших службу в системе НКВД — МВД СССР, МВД России, и членов их семей, личные дела лиц, находившихся в местах лишения свободы, арестованных и иные дела, предусмотренные нормативными правовыми актами МВД России.

При заведении дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, подразделением делопроизводства в начале дела перед внутренней описью документов подшивается лист использования документов (приложение № 1).Лист использования документов до передачи дела в подразделение спецфондов не заполняется. Учет пользования делом на стадии его делопроизводственного хранения осуществляется в установленном порядке.

На обложке дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, предусматривается место для наименования подразделения спецфондов и архивного шифра, включающего номер фонда, номер описи и номер дела.

Дела постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения должны иметь обложки из твердого картона. Допускается передавать в подразделение спецфондов дела временного срока хранения (до 10 лет) в полужестких и мягких обложках.

Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел — источников комплектования:

— законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

— личные дела сотрудников;

— пенсионные дела;

— лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел;

прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет;

— дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке;

— иные документы постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения.

Дела общего производства передаются органами внутренних дел на архивное хранение в подразделения спецфондов не позднее чем через 5 лет после их окончания.

Дела подразделением спецфондов принимаются только по описям, при этом описи составляются отдельно на дела постоянного, временного хранения и по личному составу.

Архивные документы в подразделении спецфондов классифицируются в целях их правильного учета и обеспечения использования. Классификация документов состоит в их группировке по архивным фондам и в пределах каждого архивного фонда.

Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Разновидностями архивного фонда являются архивный фонд органа внутренних дел, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд органа внутренних дел состоит из образовавшихся в процессе его деятельности документов.

Объединенный архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи: однородность и преемственность деятельности, общую подчиненность, единство объекта и периода деятельности.

Архивная коллекция представляет собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, видовому, хронологическому.

Из сохранившихся отдельных, разрозненных документов, имеющих историческую, научную и иную ценность, самостоятельные архивные фонды не создаются. Эти документы включаются в архивные коллекции.

Единицами учета в подразделении спецфондов являются архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения.

Единицей хранения в подразделении спецфондов является дело (том дела) – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Том дела общего производства является самостоятельной единицей учета и хранения.

Дело специального производства, состоящее из двух, трех и более томов, является одной единицей учета, но при этом каждый том также является единицей хранения.

В подразделении спецфондов ведутся следующие основные учетные документы:

— журнал учета поступления и выбытия дел;

— список фондов;

— карточка фонда;

— описи дел;

— дело фонда;

— журнал регистрации учетных документов подразделения спецфондов и другие.

Подразделения спецфондов, по согласованию с территориальными государственными архивными учреждениями проводят выявление и учет особо ценных и уникальных документов. На эти документы составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается и утверждается ЦЭПК МВД России (центральная экспертно-проверочная комиссия), ЭК и согласовывается с соответствующим государственным архивом

Помещения подразделений спецфондов должны отвечать требованиям, установленным нормативными правовыми актами МВД России для помещений, используемых для хранения и работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Помещения подразделения спецфондов должны быть удалены:

— от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами, на расстояния, установленные санитарными нормами;

— от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил;

— от производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.

При определении пригодности района для размещения помещений подразделений спецфондов учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

Помещения подразделения спецфондов должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Подразделение спецфондов должно иметь специально оборудованные помещения для:

— хранения документов (архивохранилища);

— размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

— работы сотрудников (рабочие комнаты);

— работы исполнителей или посетителей с архивными документами (читальные залы);

— работы средств вычислительной техники, используемой для создания и эксплуатации в локально-вычислительной сети автоматизированных информационно-поисковых систем и БД архивных документов;

— работы средств вычислительной техники с архивными документами, имеющими гриф секретности, и эксплуатации автоматизированных информационно-поисковых систем и БД вышеуказанных документов;

— работы средств создания страхового фонда копий, реставрации архивных документов;

— приема, акклиматизации документов, обеспыливания и иной специальной обработки документов.

В помещениях должны соблюдаться противопожарные требования, температурно-влажностный режим хранения (температура воздуха – 17-19 градусов по Цельсию и относительная влажность воздуха – 50-55%), санитарно-гигиенический режим хранения документов (архивохранилища должны содержаться в порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли).

Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами для хранения архивных документов.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, размещаются в архивохранилищах с соблюдением условий, обеспечивающих режим секретности. Для хранения учетных документов и дел с документами, содержащими сведения особой важности, используются металлические шкафы и сейфы.

Проверки наличия и состояния дел проводятся по каждому фонду периодически, но не реже одного раза в 5 лет, а также независимо от времени проведения предыдущей проверки:

— при серьезных нарушениях установленного режима хранения документов;

— при смене ответственного за хранение документов соответствующего фонда;

— при передислокации подразделения спецфондов (архивохранилища).

Проверка наличия и состояния дел проводится комиссионно группой сотрудников подразделения спецфондов с привлечением при необходимости сотрудников делопроизводственных служб и иных подразделений органов внутренних дел, имеющих соответствующий допуск к работе с секретными документами, в количестве не менее двух человек.

Архивные документы, хранящиеся в подразделении спецфондов, используются в служебных, научных и практических целях.

Подразделение спецфондов обеспечивает в установленном порядке использование архивных документов в следующих основных формах:

— выдача дел в читальный зал подразделения спецфондов;

— высылка (выдача) дел во временное пользование;

— выдача архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок из документов.

Подразделение спецфондов по письменным мотивированным запросам органов внутренних дел, других правоохранительных органов, органов государственной власти и управления, государственных учреждений и организаций, адвокатских образований, а также письмам и заявлениям граждан выдает (высылает) в установленном порядке архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки из документов.

В подразделении спецфондов должна постоянно проводиться работа по экспертизе ценности хранящихся архивных документов с целью определения их научного, исторического, практического значения, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу осуществляют специально образуемые решением ЦЭПК МВД России, ЭК рабочие группы, состоящие из компетентных представителей подразделений-фондообразователей (или их правопреемников), а также членов ЦЭПК МВД России, ЭК и сотрудников подразделения спецфондов.

При проведении экспертизы ценности документов, отборе их для архивного хранения и уничтожения учитываются:

— срок хранения документов по перечням;

— наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную научную, историческую, практическую ценность;

— указания и рекомендации ЦЭПК МВД России;

— возможность дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;

— значение органа внутренних дел, в деятельности которого образовались данные документы;

— время создания документов;

— подлинность и юридическая сила документов;

— физическое состояние документов.

При экспертизе ценности документов учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны для уничтожения. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на архивное хранение, реставрируются или копируются.

Результаты экспертизы ценности документов оформляются актом о выделении к уничтожению документов с внесением изменений в учетные документы.

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, образовавшихся в деятельности органов внутренних дел, представляются на рассмотрение и утверждение соответственно ЦЭПК МВД России, ЭК. Запрещается уничтожение архивных документов до утверждения акта.

Очень распространенный вопрос: нужно ли хранить в архиве организации копии документов, и если да, то каким образом? Однозначно ответить на него нельзя: мало ли что произошло с оригиналом документа, и вот в архив на правах документа постоянного хранения попадает его копия. На каких условиях и в какие сроки осуществляется хранение копий документов, разбираемся сегодня.

Если оригинал утерян

Если оригинал документа был, что называется, утрачен (потерян, уничтожен по недосмотру и т.п.), но удалось найти его копию, то в дело отправляется копия. Заверять ее не нужно, так как оригинала для сравнения уже нет. Копия подшивается в дело, а в описи дела и во всевозможных примечаниях делается отметка о том, что один из документов представлен в виде копии. Хранение таких копий (оформление их в том, прошивка, нумерация и т.д.) осуществляется на равных условиях со всеми остальными оригиналами, никакой дискриминации к ним быть не должно.

Если копия входит в составное дело

Бывают так называемые «составные» дела: те, в которые входит комплект документов разных видов и с разными сроками хранения. Эти документы могут быть представлены как в виде оригиналов, так и в виде копий. Например, дело строительного отдела «Документы по объектам выполненной реконструкции и строительства», в которое входят: техническое задание на проектирование, копия программы реконструкции и строительства, разрешительная документация и еще множество документов. Среди перечисленного нас интересует «копия программы реконструкции и строительства». Очевидно, что оригинал программы находится в соответствующем деле, но это не помешало строителям поместить в свое дело ее копию. Так делать можно. Единственное условие – отмечать в заголовке дела, что этот документ представлен в общем пакете в виде копии.

Хранение копий документов, отснятых для работы

Что касается обычных копий документов, которые каждый из нас может снимать по несколько раз в день, выполняя оперативные задачи, то хранить их не нужно. Оригинал документа находится в деле или скоро туда попадет, а копия, после того, как станет не нужна, отправится в урну.

Другой вариант: копии снимаются и используются в работе в течение длительного времени. Например, в одной организации есть правило: если юрист отправляет заказное письмо с уведомлением, то после того, как уведомление с отметкой о приеме возвращается, канцелярия ксерит это уведомление и отдает копию юристам. В своем отделе они собирают эти копии в отдельную папку, а о том, что вся информация о доставке письма и о наличии уведомления есть в общем доступе в электронной базе данных, ничего не хотят слышать. Папка с копиями уведомлений хранится в отделе.

В таких клинических случаях по правилам архивного дела папку с уведомлениями придется внести в номенклатуру дел юридического отдела. Но дальше этого отдела она не пойдет: в архиве копиям документов при «живых» оригиналах делать совершенно нечего.

Копии документов в номенклатуре дел

Срок хранения

Если копия документа замещает в деле утерянный оригинал, то она хранится столько же, сколько хранился бы оригинал.

Если копия документа входит в составное дело, то она хранится столько же, сколько хранится это дело.

Если копии документов образуют отдельное дело в структурном подразделении, а целые и невредимые оригиналы благополучно существуют в другом деле, то в архив на хранение отправятся оригиналы. Дело с копиями будет храниться в своем отделе в течение срока «До минования надобности» (сокращенно «ДМН»). По Перечню 2010 года этот срок не может быть меньше 1 года (сноска из заголовка таблицы к 3-й графе «Срок хранения документа»).

Внесение в номенклатуру

Если копия замещает в деле оригинал, то в номенклатуре дел это никак не отображается.

Если копия входит в составное дело, то в описании документов этого дела отметка о копийности входит в заголовок, как в примере выше:

Документы по объектам выполненной реконструкции и строительства (техническое задание на проектирование, копия программы реконструкции и строительства, разрешительная документация…)

Если отдел собирает копии «для себя», то отметка попадет или в графу номенклатуры дел «Примечание», или в заголовок дела (картинки кликабельны):

или так:

Ссылки на статью Перечня нет, потому что такой статьи нет. Впрочем, в инструкции по архивному делу можно написать, что хранение копий документов осуществляется до минования надобности, но не менее одного года. Тогда в графе «Срок хранения» можно будет сослаться на этот пункт инструкции.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх