Служебная записка, что это?

Образец письма просьбы представлен ниже.

Письмо просьба – это обращение автора письма к его к адресату с просьбой что-либо сделать.

Составляется письмо просьба для получения информации или совершения каких-либо действий, необходимых автору письма.

Его направляют конкретному лицу или в адрес организации.

Письмо просьбу условно можно назвать «письмом вопросом», на которое подразумевается дать ответ.

Просьбы также могут содержать такие виды писем как: письмо предложение (письмо представление), письмо запрос, письмо требование, письмо обращение, письмо заявление. Однако, хотя эти письма и содержат просьбы, они не являются письмами просьбами!

На письмо просьбу адресат может дать ответ. Однако вы должны знать, что адресат не обязан отвечать на вашу просьбу. То есть адресат по своему усмотрению решает, отвечать на ваше письмо просьбу или нет.

Поэтому пишите письма просьбы так, чтобы заинтересовать адресата исполнить вашу просьбу. Чтобы адресат был заинтересован ответить на вашу просьбу пишите так:

  • чтобы ваше письмо было уважительным, начинайте просьбу с адресного обращения (например, Уважаемый Иван Иванович, ..);
  • не забывайте о вежливости и учтивости в письме;
  • при возможности, учитывайте интересы вашего адресата. Зная его интересы и кредо, вы сможете сформулировать вашу просьбу так, чтобы расположить адресата к себе. И он обязательно ответит на вашу просьбу;
  • в конце письма просьбы выражайте признательность вашему адресату за внимание.

Очень часто участники деловой переписки не могут отличить письмо заявление от письма просьбы. Поэтому перед тем, как написать деловое письмо, вам необходимо понять, будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Письма ЗАЯВЛЕНИЯ имеют юридическую значимость и выражают позицию его автора к определенной ситуации. Их пишут в основном при возникновении разногласий сторон или конфликтах.

А письма ПРОСЬБЫ содержат всего лишь просьбы (без обязательств) что-либо сделать. Поэтому на письмо ЗАЯВЛЕНИЕ адресат должен дать ответ, а на письма ПРОСЬБЫ адресат может и не ответить.

Более подробную информацию о письмах ЗАЯВЛЕНИЯХ вы можете узнать по ссылке https://delovoe-pismo.com/pismo-zayavlenie-obrazetz/

Также обращаем ваше внимание, что временно в данной статье вы можете найти примеры писем обращений в уполномоченные органы и другие государственные учреждения.

А также данная статья регулярно дополняется новыми примерами писем.

Примеры фраз, используемых в письмах просьбах:

«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…», «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.

Пример письма просьбы заменить одного социального работника на другого

Уважаемый Имя Отчество,

В связи с тем, что социальный работник — Карбова А.И., несвоевременно приходит на помощь к моей матери инвалиду, прошу Вас заменить ее на другого социального работника.

Надеюсь на Ваше положительное решение.

с уважением,

Пример письма просьбы о сносе дома

Уважаемый Имя Отчество,

На основании Договора на подрядные работы (копия Договора прилагается), прошу Вас снести дом по адресу г.Алматы ул. Зеленая д. 5.

Прошу Вас предоставить Решение о сносе либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги в течение 10 рабочих дней.

с уважением, …

ОБРАЩЕНИЕ

Адресат:

Президенту РК

Токаеву К.К.

Министру Образования РК

Аймагамбетову А.К.

Мы, родительская общественность выражаем свое несогласие и просим Вас разрешить обучение нашим детям в обычном штатном режиме с сентября 2020 года в РК с 1 по 11 классы.

Поскольку дистанционное обучение в четвертой четверти в РК не дало положительных результатов, дети толком не усвоили новые темы, не получили хороших знаний. Постоянная работа за компьютером учащихся привело к ухудшению зрения, отсутствию физической активности у детей, отсутствию социума, многие родители работают и соответственно дети весь день предоставлены сами себе, что может привести к росту детского травматизма, вовлечения детей-подростков к различного рода группировкам, пристрастию к игромании и другим нежелательным последствиям. Более того, принимая во внимание , что при длительном нахождении детей в формате онлайн обучения, в домашних условиях с многочасовым использованием гаджетов может привести к снижению иммунитета, затормаживанию навыков социализации и тд. Дистанционное обучение особенно сложно для начального звена, так как они требуют живого, индивидуального подхода к каждому учащемуся, поскольку у детей трудности с самоорганизацией, у родителей в большинстве случаев не хватает навыков и терпения донести до ребенка материал, что может повлечь за собой к отсутствию желания и мотивации к самому процессу обучения.

ПРОСИМ ВАС РАЗРЕШИТЬ ОБУЧЕНИЕ В ШКОЛАХ с сентября 2020 года в обычном режиме, с соблюдением всех санитарных норм и правил, разработанных в период пандемии коронавируса COVID 19.

с уважением,

Родительская общественность

Пример письма просьбы к Руководителю компании о предоставлении отпуска для учебы

Уважаемый Имя Отчество,

Я, Евсеев Владимир Ильич, менеджер отдела по работе с клиентами, прошу Вас предоставить мне очередной трудовой отпуск на период с 03.09.2020 года по 27.10.2020 года.

Данный отпуск необходим мне с целью получения дополнительного образования. По этой причине я не использовал свой ежегодный очередной отпуск, надеясь получить его на период учебы.

В связи со сложившейся ситуацией очень прошу Вас пойти мне навстречу и предоставить отпуск на указанный срок. Надеюсь на взаимопонимание и на Ваше положительное решение, чтобы мне продолжить плодотворно трудиться на благо нашей компании.

с уважением, ….

Евсеев В.И.

Пример служебного письма к руководителю с просьбой добавить ставку учителя

Уважаемый Имя Отчество,

В связи с тем, что наш детский сад посещают инклюзивные дети, прошу Вас дополнительно добавить одну ставку преподавателя по физической культуре.

Надеюсь на Ваше положительное решение.

с уважением, ….

Пример письма просьбы о помощи для ремонта мечети

Уважаемый Имя Отчество,

Настоящим обращаемся к Вам с просьбой помочь в ремонте мечети г. Морозовск. Будем рады принять от Вас любую посильную помощь.

с уважением, …

Пример письма просьбы об установке платежного терминала

Уважаемый Имя Отчество,

В целях необходимости оплаты гражданами административных штрафов и регистрационных знаков, просим Вас разрешить установку платёжного терминала в здании гибдд.

Надеемся на Ваше положительное решение.

с уважением, …

Образец письма обращения в акимат города с просьбой выделить место для кофейного островка

Образец письма обращения в акимат города с просьбой выделить место для кофейного островка

Уважаемый Имя Отчество,

ИП «N» выражает Вам уважение и просит Вас выделить нам место в Медеуском районе города Алматы для установки кофейного островка по продаже кофейных напитков.

Наша компания занимается продажей кофейных напитков. Кофе — это один из востребованных напитков у населения нашего города.

Учитывая наличие спроса на нашу продукцию у нашего населения, а также очень короткий срок хранения кофейной продукции, просим Вас выделить нам место в Медеуском районе для продажи кофейных напитков. Все меры безопасности в условиях карантина будут соблюдены нами в обязательном порядке.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

с уважением, ….

Образец письма просьбы в акимат города для аренды места в их здании для кофейного островка

Уважаемый Имя Отчество!

ИП «С» просит Вас сдать в аренду место под кофейный островок площадью 6 кв. метров на срок 12 месяцев в городском Акимате г. Алматы.

Наше предприятие специализируется на продаже кофе (кофе с собой) в кофейном островке. А также мы предоставляем сервис быстрого и готового питания (сэндвичи, круассаны и множество разных видов десертов). Меню и предварительное фото кофейного островка прилагаются.

Будем рады арендовать место в Вашем учреждении и гарантируем качественную продукцию и услуги. Надеемся на Ваше положительное решение.

с уважением, ИП «С», …

Пример обращения в Министерство здравоохранения с вопросом о льготном лекарственном обеспечении граждан

Уважаемый Имя Отчество!

Я, Евсеева Людмила Сергеевна — гражданка Российской Федерации, прошу Вас оказать помощь в получении лекарственных препаратов по льготным рецептам.

К сожалению, на протяжении нескольких дней мне не удалось дозвониться на горячую линию министерства здравоохранения Иркутской области по данному вопросу.

По причине крайней необходимости, прошу Вас помочь мне в получении льготного лекарственного обеспечения.

с уважением, …

Образец письма обращения в акимат с просьбой разрешить продажу кровельных материалов во время карантина

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «N» выражает Вам уважение и просит Вас о следующем.

Наша компания занимается продажей кровельных материалов для покрытия крыш домов. Крыша — это одна из главных конструктивных частей здания, наряду с фундаментом и стенами (коробкой дома).

Учитывая наличие спроса на нашу продукцию со стороны коммунальных служб и строительных компаний, а также очень короткий строительный сезон для кровельных работ, просим Вас разрешить нашей компании деятельность по продаже кровельных материалов во время карантина.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

с уважением, ….

Пример письма банку с просьбой перенести банкомат в другое место

Уважаемый Имя Отчество,

В связи с проведением ремонтных работ в арендуемом Вами помещении для банкомата, просим Вас перенести банкомат в другое место.

с уважением, ….

Пример письма просьбы к ректору о неисключении из института

Уважаемый Имя Отчество,

Я, Евсеева Людмила Сергеевна — студентка второго курса Медицинского института г. Алматы (здесь напишите полностью на каком курсе и в каком учебном учреждении вы учитесь), прошу Вас не исключать меня из института.

В силу непредвиденных обстоятельств и вследствие затрудненного финансового положения у меня образовалась задолженность по оплате учебы. Обязуюсь погасить данную задолженность до 10 мая 2020 года.

Надеюсь на взаимопонимание и на Ваше положительное решение, чтобы мне продолжить учебу в институте.

с уважением, ….

Евсеева Л.С

Пример письма просьбы ректору педагогического института

Уважаемый имя Отчество!

Школа №74 г. Алматы выражает вам уважение и просит Вас о следующем.

В связи с имеющимися в нашей школе вакансиями учителей математики, физики и географии, прошу Вас оказать содействие по трудоустройству выпускников Вашего ВУЗа в нашей школе.

Благодарим Вас за внимание и надеемся на Ваше содействие по трудоустройству Ваших выпускников в нашей школе.

с уважением,

Директор школы №74

Иванов И.И.

Пример письма обращения с просьбой разрешить продажу канцелярских товаров во время карантина

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «N» выражает Вам уважение и просит Вас разрешить нам деятельность по продаже канцелярских товаров во время карантина.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

с уважением, ….

Пример письма обращения с просьбой разрешить торговлю одеждой в период самоизоляции

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «N» выражает Вам уважение и просит Вас разрешить нам деятельность по продаже одежды в период самоизоляции.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

с уважением, ….

Пример письма обращения с просьбой разрешить работу детского центра

Уважаемый Имя Отчество,

Детский учебный центр «N» выражает Вам уважение и просит Вас разрешить нам возобновить работу по предоставлению дополнительного образования для детей дошкольного возраста в период самоизоляции.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

с уважением, ….

Пример письма просьбы арендодателю об отсрочке арендной платы

Уважаемый Имя Отчество,

Выражаем Вам уважение и в связи с введенным в г. Белгород карантином, просим Вас предоставить нам отсрочку по арендной плате за офисное помещение до 15 апреля 2020 года.

с уважением, …

Образец письма просьбы об аренде помещения с меньшей площадью

Уважаемый Имя Отчество,

Выражаем Вам уважение и просим Вас сдать нам в аренду помещение с меньшей площадью (от 100 до 150 кв. метров).

Надеемся на Ваше положительное решение и взаимовыгодное сотрудничество.

с уважением, ….

Пример письма просьбы благотворительному фонду о сборе средств на операцию ребенка

Уважаемый Имя Отчество!

Я, Дружинина Людмила Сергеевна, прошу Вас оказать помощь по сбору средств для операции моего ребенка (Дружинина Алексея) с диагнозом врожденный порок сердца ДМПП.

Стоимость операции составляет триста тысяч рублей. Искренне просим Вас оказать нам посильную денежную помощь до двухсот тысяч рублей, так как этой суммы не достает для операции моего ребенка.

Благодарю Вас за внимание и надеюсь на Вашу помощь в лечении моего ребенка.

с уважением,

Дружинина Л.С.

Пример письма просьбы Палате Предпринимателей о помощи продуктовому магазину

Уважаемый Имя Отчество,

Выражаем Вам уважение и просим Вас оказать помощь нашему продуктовому магазину в получении продуктов питания от фермерских хозяйств.

с уважением, …

Пример письма просьбы Палате Предпринимателей о помощи фермерскому хозяйству

Уважаемый Имя Отчество,

Выражаем Вам уважение и просим Вас оказать помощь нашему фермерскому хозяйству в предоставлении продуктов питания продуктовым магазинам г. Алматы.

с уважением, ……

Пример письма просьбы о помощи нуждающимся гражданам

Уважаемый Имя Отчество,

Выражаем Вам уважение и просим Вас оказать нам содействие в помощи нуждающимся жителям Алмалинского района г. Алматы.

В это трудное время люди остро нуждаются в продовольствии, так как у них нет денежных средств на покупку продуктов питания.

Просим Вас помочь нашей организации в закупке необходимых продуктов питания для нуждающихся граждан.

с уважением, ……

Пример письма сообщения с просьбой сократить объем поступающих от компании писем требований

Уважаемый Имя Отчество,

В связи с нехваткой у нашего персонала рабочего времени для написания своевременных ответов на отправляемые Вами письма требования, просим Вас не отправлять их нам в таком большом объеме.

На основании выше изложенного, сообщаем Вам, что наши сотрудники физически могут ответить на отправляемые Вами письма в количестве до 10-ти писем в день.

Соответственно, просим Вас отправлять нам письма требования только в количестве 10-ти писем в день. Надеемся на взаимопонимание.

с уважением, ……

Пример письма просьбы о поручительстве в банк

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «Прогресс» выражает Вам уважение и просит Вас о следующем.

Наша компания в течение 10-ти лет занимается предоставлением клининговых услуг и занимает в этом сегменте рынка лидирующие позиции. Наша организация также отличается положительной деловой репутацией, отсутствием долгов по налогам и другим обязательным платежам в бюджет РФ и достаточно продолжительным сроком работы по предоставлению услуг клининга.

Однако в связи с расширением нашей деятельности у нас возникла необходимость в закупке производственной техники. На что мы намереваемся взять кредит в АО «М-Банк» в размере одного миллиона рублей.

По этой причине просим Вас стать нашим поручителем по данному кредиту в АО «М-Банк». Благодарим Вас за внимание и надеемся на Ваше положительное решение.

с уважением, …

Пример письма просьбы Телевизионным и Радио компаниям о некачественном строительстве домов для сирот

Уважаемые руководители Телевизионных и Радио Компаний,

ООО «Прогресс» выражает Вам уважение и просит обратить Ваше внимание на плохое строительство домов для сирот.

В связи с некачественным возведением жилья для сирот и с возникновением потенциальной угрозы их жизни просим Вас освятить данный факт на Ваших теле и радио каналах.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше содействие в освящении СМИ факта недобросовестного строительства домов для сирот.

с уважением, …

Пример письма просьбы о предоставлении копии диплома

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «Прогресс» выражает Вам уважение и просит Вас для трудоустройства в нашу компанию предоставить копию диплома Ильина Виктора Сергеевича — выпускника, окончившего Ваш техникум в 2009 году.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше содействие в предоставлении копии диплома Ильина В.С.

с уважением, …

Пример письма просьбы о выступлении на семинаре специалиста одной организации в другой организации

Уважаемый Имя Отчество!

ООО «М» рад сообщить Вам, что 12 января 2020 года проводит семинар на тему «Тайм менеджмента» в офисе нашей компании.

По этому случаю просим выступить на нашем семинаре Вашего специалиста Началова В.И.

Будем рады Вашему положительному ответу и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

с уважением,

Директор ООО «М»

Иванов И.И.

Пример письма просьбы (обращения) на взаимное сотрудничество

Уважаемый Имя Отчество,

Учебный центр «Прогресс» выражает Вам уважение и просит Вас предоставить нам площадку для проведения семинара «Финансовая грамотность» в обмен на проведение для Ваших сотрудников бесплатного семинара.

Семинар будет проходить на бесплатной основе на тему финансовой грамотности, а именно, мы рассмотрим и ответим на вопросы:

  • о финансовой грамотности и финансовом планировании;
  • что выгоднее регистрировать: ИП или ООО;
  • о трудовых отношениях: как оформлять персонал;
  • о налогах: как выбрать систему налогообложения, чтобы не переплачивать;
  • о взаимоотношениях с контрагентами: как выяснять отношения с контрагентами;
  • об оплате: как принимать оплату, чтобы не получить штраф;
  • об онлайн кассе: как выбрать онлайн-кассу;
  • и другие важные темы по финансовой грамотности.

На основании выше изложенного, предлагаем Вам взаимовыгодное сотрудничество, в результате которого Вы предоставляете нам площадку, на которой мы научим финансовой грамотности (напишите кого?), а мы свои знания и навыки финансовой грамотности.

Надеемся на взаимное плодотворное сотрудничество.

с уважением, …

Пример письма просьбы о предоставлении прав на дистрибуцию товара

Уважаемый Имя Отчество,

ИП «М» просит Вас предоставить права на дистрибуцию товара.

Будем рады получить от Вас положительное решение.

с уважением, …

Пример письма просьбы в банк о предоставлении рекомендательного письма

Уважаемый Имя Отчество,

ИП «М» выражает Вам уважение и просит Вас предоставить нам рекомендательное письмо для получения СВИВТ.

Будем очень признательны Вам за предоставление рекомендательного письма и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

с уважением, …

Пример письма просьбы в организацию о разрешении сопровождать ребенка в школу

Пример письма просьбы в организацию о разрешении сопровождать ребенка в школу

Уважаемый Иван Иванович,

В связи с необходимостью сопровождения ребенка в школу №54 г. Алматы, просим Вас отпускать Вашего сотрудника Ильину И.И. с работы на период с 13:00 до 14:00 часов ежедневно.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по этому вопросу.

с уважением,

директор школы №54

Власова В.В.

Пример просьбы об оплате до указанного срока

Уважаемые клиенты,

ИП «М просит Вас все оплаченные счета за товары и услуги присылать в срок до 25 декабря текущего года.

с уважением, ….

(Образец) Для заказа просьба ответить письмом

Уважаемый Иван Иванович,

В целях оперативного и своевременного исполнения Ваших заказов просим на все вопросы отвечать нам письмом.

с уважением, …

Пример письма просьбы о заказе услуг в письменном виде

Уважаемые партнеры и клиенты!

ИП «М» просит Вас для заказа услуг по переводу документов отправлять нам запросы в письменном виде.

При этом, в запросе должны быть указаны наименование документов, количество страниц и язык, на который необходимо перевести документы.

с уважением, …

Пример письма просьбы на новогодние подарки для детей

Уважаемые руководители предприятий и организаций!

Благотворительный фонд «М» выражает Вам искреннее уважение и в преддверии Нового 2020 года просит Вас оказать помощь в покупке подарков для детей детского дома №1 г.Алматы.

Денежную помощь Вы можете отправить по следующим банковским реквизитам (укажите реквизиты счета…). Или можно связаться с нами по тел. +7 ХХХХХХ.

Благодарим Вас за внимание. Надеемся на Ваше содействие и будем рады получить любую посильную помощь для подарков детям сиротам.

с уважением,

Директор Благотворительного фонда «М»

Иванов И.И.

Пример письма просьбы на строение воркаут площадки на территории школы

Уважаемый Имя Отчество,

Администрация школы #60 выражает Вам своё почтение и просит Вас дать разрешение на строение воркаут площадки на территории школы.

Данная воркаут площадка включает в себя выполнение различных упражнений на турниках, брусьях, рукоходах и прочих конструкциях, что позволит школьникам развить силу и выносливость.

Надеемся на Ваше положительное решение и будем очень признательны получить разрешение на установку воркаут площадки на территории школы.

С уважением, Администрация школы #60

Пример письма просьбы о передаче водяных колодцев от одного учреждения к другому учреждению

Уважаемый Имя Отчество,

Муниципальное унитарное предприятие «Водоканал» просит Вас водяные колодцы, находящиеся по адресу Горная 27/1, передать на обслуживание в ЖК «Комплекс». А именно, просим Вас о передаче данных водяных колодцев от ЖК «Теремок» в другую организацию — в ЖК «Комплекс».

с уважением, …

Пример письма просьбы об усилении патруля на территории организации

Уважаемый Имя Отчество,

В целях обеспечения безопасности на территории ООО «Прайм» просим Вас усилить службу патруля организации.

А именно, просим Вас:

  1. усилить патруль (пост охраны порядка), чтобы при отсутствии у работников служебных пропусков не впускать их на территорию организации;
  2. немедленно сообщать обо всех правонарушениях начальнику патруля;
  3. усилить патрульные наряды при обходе территории, привлекая кинологов со служебными собаками.

с уважением, ….

Пример письма просьбы к транспортной компании о выделении менеджера для обслуживания

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «ТС» искренне благодарит Вас за сотрудничество в 2019 году и просит Вас о следующем.

Мы сотрудничаем с Вами более одного года и довольно часто обращаемся за услугами Вашей транспортной компании. Обслуживание нашей компании ведется по общему телефону «Деловые линии». К сожалению, за это время было четыре случая, когда наш груз терялся или задерживался на неопределенный срок. Когда возникал вопрос о судьбе нашего груза, то по общему телефону нам не могли дать исчерпывающего ответа. Или давали такую информацию, которая уже есть в личном кабинете на Вашем сайте (например, «груз в пути», а когда именно он будет, никто не мог ответить).

На основании выше изложенного, а также для удобства дальнейшей работы и получения более подробной информации по нашим грузам, просим Вас закрепить одного менеджера для работы с нашей компанией на постоянной основе.

Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее плодотворное сотрудничество.

с уважением, …

Пример письма просьбы о бронировании теннисных столов

Уважаемый Имя Отчество,

Мы хотим поиграть в настольный теннис в Вашем заведении и просим Вас 4 сентября 2019 года в 17:00 забронировать два теннисных стола. А также просим Вас забронировать для нас все необходимые принадлежности для игры в настольный теннис.

Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании.

с уважением, ….

Образец письма просьбы об аренде места в Фуд-корте

Уважаемый Имя Отчество,

Ресторан «Аппетит» просит Вас сдать в аренду место площадью 300 кв. метров на срок 12 месяцев в Вашем Фуд-корте.

Наш ресторан специализируется на японской, итальянской и русской кухне, а также мы предоставляем сервис быстрого питания (бургеры, фри, куриные крылышки и другие). С 2010 года успешно работаем в ТЦ «Мерц» и сотрудничаем с тремя крупными организациями по доставке обедов.

Будем рады снять в аренду место в Вашем Фуд-корте и надеемся на Ваше положительное решение. Для заключения договора аренды можно связаться с нами по телефону +7 7ХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.

с уважением, ….

Пример письма просьбы Палате Предпринимателей о содействии

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за помощь в оказании нам консалтинговых услуг по открытию и ведению бизнеса.

Дело в том, что нам пришлось освободить арендуемое нами помещение , поскольку возникла чрезвычайная ситуация. Вследствие невозможной эксплуатации помещения, арендодатель указал на необходимость немедленного освобождения арендуемого помещения.

Учитывая выше изложенное и в связи с возникновением условий форс-мажора, просим Вас оказать содействие трудоустройству наших специалистов. Надеемся на Ваше положительное решение и помощь в трудоустройстве наших работников.

с уважением, ……

Образец письма просьбы об аренде помещения

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «Аппетит» просит Вас сдать в аренду столовое помещение в Вашем Институте на срок 12 месяцев.

Надеемся на Ваше положительное решение и взаимовыгодное сотрудничество.

с уважением, ….

Образец письма просьбы о срочном заказе

Уважаемый Имя Отчество,

Прошу Вас организовать срочную доставку 5-ти букетов белых роз по 37 штук в каждом букете по адресу: ул. Гоголя д.3 офис 70. Доставить заказ необходимо 12 июня 2018 года в 12:00 часов.

с уважением, …

Пример письма просьбы (заявки) в гостиницу на бронирование номера

ОАО «Связьинвест» просит Вас зарезервировать одноместный номер в корпусе «Веге» Вашего гостиничного комплекса для Морозова Николая Петровича (специалиста из Уральского филиала компании ОАО «Связьинвест») на период с 20 ноября по 25 ноября текущего года.

Оплата за проживание будет произведена Морозовым Н. П. за наличный расчет.

с уважением,

Директор АХД

ОАО «Связьинвест»

Новиков Н.

Образец письма просьбы о перемещении драгоценных металлов____

Министерству по инвестициям и развитию

Республики __________

ТОО «Ломбард АЕГ»

БИН ХХХХХХХХХХ

адрес______________

индекс _______

Уважаемый ИО,

ТОО «Ломбард АЕГ» создано с участием иностранного инвестора (гражданин Российской Федерации) и осуществляет деятельность ломбардов на территории Республики ________.

В ходе осуществления предпринимательской деятельности ТОО «Ломбард АЕГ», среди прочего, обращает в собственность залоговое имущество в виде лома драгоценных металлов (золото, серебро, платина и т.д.).

В дальнейшем ТОО «Ломбард АЕГ» намерено реализовывать лом драгоценных металлов в Российскую Федерацию по контрактам с резидентами Российской Федерации.

Согласно Договору О Евразийском экономическом союзе в рамках таможенного союза государств-членов осуществляется свободное перемещение товаров между территориями государств-членов без применения таможенного декларирования и государственного контроля (транспортного, санитарного, ветеринарно-санитарного, карантинного фитосанитарного).

С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ:

Какие необходимы документы (договор купли-продажи с резидентом РФ, таможенная декларация, лицензия и др.) для перемещения лома драгоценных металлов с территории Республики Казахстан на территорию Российской Федерации с использованием авто-, авиа-, ж/д транспорта и существуют ли количественные (по весу) ограничения на такое перемещение лома драгоценных металлов внутри Таможенного Союза?

С уважением, …

___________________Просьба о финансовой помощи______

Уважаемый Имя Отчество,

Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.

Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.

Сердечно благодарим Вас за многолетнее содействие нашему фонду и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.

с уважением, _______________________________________________________________

Пример письма просьбы о спонсорской помощи в честь юбилея школы

Уважаемые Руководители Предприятий и Организаций!

Школа №74 г. Алматы рада сообщить, что готовится к проведению мероприятия в честь юбилея школы для детей с нарушениями слуха.

По этому случаю искренне просим Вас оказать нашей школе спонсорскую помощь, поскольку собственных средств школы не достает для празднования юбилея.

Сердечно благодарим Вас за внимание и надеемся на Ваше содействие и неравнодушие к судьбам детей с проблемами слуха. Будем очень рады и признательны за любую посильную помощь в праздновании юбилея нашей школы.

В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по номеру телефона +7 777ХХХХХ. Также представляем Вам банковские реквизиты школы для перевода спонсорской помощи ….. (напишите реквизиты для перевода денег).

с уважением,

Директор школы №74

Иванов И.И.

********************************

Метки:письмо в банк, письмо просьба, просьба от арендатора

Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов.

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word, 29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб) Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

Цели составления служебных записок могут быть разными:

• горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;

• эффективное информационное взаимодействие:

– рассылка объявлений/извещений для работников организации;

– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

– запрос справочной информации;

– проведение инструктажа;

– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• справочные данные об организации;

• место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

  • «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

  • «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

• из преамбулы (вводной части);

• основной части;

• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

  • Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.
  • Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

  • Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

  • Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

  • Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

• регистрационный номер документа;

• дата документа;

• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);

• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

• краткое содержание документа;

• количество страниц;

• наличие приложений;

• дата исполнения;

• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

• входящий регистрационный номер;

• дата получения (регистрации);

• ссылка на исходящий номер и дату;

• автор служебной записки;

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

  • на инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  • на внешние;
  • внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный (исходящий номер);
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения (если есть);
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Отдел продаж

Директору ООО «Ромашка»

И.И. Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Наш совет

Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Адресат

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  • в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  • запрос информации;
  • выдачу инструкций;
  • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

Отдел АХО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

16.04.2014 № 4

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа

Регистрационный номер

Вид документа, краткое содержание

Кем подписан документ

Исполнитель

Куда передан

Расписка в получении (подпись, дата)

Отметка о направлении документа в дело

1

2

3

4

5

6

7

8

07.04.2014

03-10/14

Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.

Начальник отдела кадров

Инспектор отдела кадров

Отдел кадров

Смирнова В.А.
07.04.2014

В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

• место регистрации;

• время и порядок регистрации;

• правило образования регистрационного номера;

• форма, в которой производится регистрация;

• перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

• правила учета движения документов после регистрации;

• принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет

При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх