Списание бензина

Расходы на ГСМ могут быть учтены как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Определенного документа, нормирующего списание ГСМ в целях налогового учета, нет. Однако проверяющие строго следят за порядком оформления первичных документов по эксплуатации автотранспорта и механизмов, за экономическим обоснованием списания горючего.

В целях налогового учета рекомендуется (хотя и не обязательно — см. письма Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12) опираться на разработанные государственными органами нормы либо самостоятельно их устанавливать, используя контрольные заезды, наработки, актируемые сотрудниками налогоплательщика или сторонними (независимыми) лицами. Также для определения расхода ГСМ можно использовать данные различных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, автоматизированных систем контроля за топливом в баках и т.п. (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Чем регламентируются нормы расхода ГСМ

Основным документом, рекомендующим нормы расхода ГСМ, является распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»» (в редакции распоряжений Минтранса России от 14.05.2014 № НА-50-р, от 14.07.2015 № НА-80-р, в соответствии с которыми увеличился список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых предусмотрены нормы расхода топлива, скорректированы повышающие коэффициенты к данным нормам при эксплуатации автотранспорта в городах-миллионниках).

Если в рекомендациях нет норм расхода топлива для конкретной марки автомобиля, то, как отмечено выше, руководитель организации может своим приказом установить нормы, разработанные по индивидуальным заявкам научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике, либо руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля или спецтехники (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/15).

Как учитывать расходы на ГСМ

При использовании типовых норм Минтранса России (а равно и при разработке норм самостоятельно) можно учитывать поправки к нормам (п. 5 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р). При превышении фактического расхода топлива над установленным нормативно налогоплательщику имеет смысл назначить комиссию и оформить специальным актом замер фактического расхода топлива на 100 км пробега (на 1 машино-час работы) и списать «перерасход» в целях налогового учета (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011). Если организация по каким-либо причинам не может предоставить экономическое обоснование превышения лимита расхода топлива, расходы сверх лимита относить на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль рискованно.

В определении норм расхода и контроля над списанием компаниям поможет табл. 1.

Допустимое увеличение нормы расхода ГСМ* (таблица 1)

Условия деятельности

Допустимое увеличение базовой нормы, %

Работа автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических районов страны

5—20

Работа автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, увеличивает базовую норму при высоте над уровнем моря:

— от 300 до 800 м

— от 801 до 2000 м

— от 2001 до 3000 м

— свыше 3000 м

до 5 (нижнегорье)

до 10 (среднегорье)

до 15 (высокогорье)

до 20 (высокогорье)

Работа автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом (вне пределов городов и пригородных зон), где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (или из расчета на 100 км пути — около 500)

на дорогах общего пользования IV и V категорий

до 10

до 30

Работа автотранспорта в городах с населением:

— свыше 5 млн человек

— от 1 до 5 млн человек

— от 250 000 до 1 млн человек

— от 100 000 до 250 000 человек

— до 100 000 человек в городах, поселках городского типа и других крупных населенных пунктах (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения)

до 35

до 25

до 15

до 10

до 5

Работа автотранспорта, требующая частых технологических остановок, связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров, в том числе маршрутных таксомоторов­автобусов, грузопассажирских и грузовых автомобилей малого класса, автомобилей типа пикап, универсал и т. п., включая перевозки продуктов и мелких грузов, обслуживание почтовых ящиков, инкассацию денег, обслуживание пенсионеров, инвалидов, больных и т. п. (при наличии в среднем более чем одной остановки на 1 км пробега, при этом остановки у светофоров, перекрестков и переездов не учитываются)

до 10

При перевозках нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и так далее, при движении в колоннах и при сопровождении и в других подобных случаях с пониженной средней скоростью движения автомобилей 20—40 км/ч

с пониженной средней скоростью ниже 20 км/ч

до 15

до 35

При обкатке новых и вышедших из капитального ремонта автомобилей (пробег определяется производителем техники)

до 10

При централизованном перегоне автомобилей своим ходом в одиночном состоянии или колонной

до 10

При перегоне­буксировке автомобилей в спаренном состоянии

до 15

При перегоне­буксировке в строенном состоянии

до 20

Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет с общим пробегом более 100 000 км

более восьми лет с общим пробегом более 150 000 км

до 5;

до 10;

При работе грузовых автомобилей, фургонов, грузовых таксомоторов и т.п. без учета массы перевозимого груза, а также при работе автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия

до 10

При работе специальных автомобилей (патрульных, киносъемочных, ремонтных, автовышек, автопогрузчиков и т.д.), выполняющих транспортный процесс при маневрировании, на пониженных скоростях, при частых остановках, движении задним ходом и т.п.

до 20

При работе в карьерах, при движении по полю, при вывозке леса и т. п. на горизонтальных участках дорог IV и V категорий:

— для АТС в снаряженном состоянии без груза

— для АТС с полной или частичной загрузкой автомобиля —

до 20,

до 40

При работе в чрезвычайных климатических и тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных или песчаных заносов, при сильном снегопаде и гололедице, наводнениях и других стихийных бедствиях:

— для дорог I, II и III категорий

— для дорог IV и V категорий

до 35

до 50

При учебной езде на дорогах общего пользования

до 20;

При учебной езде на специально отведенных учебных площадках, при маневрировании на пониженных скоростях, при частых остановках и движении задним ходом

до 40

При использовании кондиционера или установки климат­контроля при движении автомобиля

до 7

При использовании кондиционера на стоянке нормативный расход топлива устанавливается из расчета за один час простоя с работающим двигателем, то же на стоянке при использовании установки климат­контроля (независимо от времени года) за один час простоя с работаю­щим от базовой нормы двигателем

до 10

При простоях автомобилей под погрузкой или разгрузкой в пунктах, где по условиям безопасности или другим действующим правилам запрещается выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады, наличие груза, не допускающего охлаждения кузова, банки и другие объекты), а также в других случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем

до 10 от базовой нормы за один час простоя

В зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже +5 градусов Цельсия) время года на стоянках при необходимости пуска и прогрева автомобилей и автобусов (если нет независимых отопителей), а также на стоянках в ожидании пассажиров (в том числе для медицинских АТС и при перевозках детей) устанавливается нормативный расход топлива из расчета за один час стоянки (простоя) с работающим двигателем от базовой нормы

до 10

К сведению

Классификация, категорийность автомобильных дорог и правила их использования установлены постановлением Правительства РФ от 28.09.2009 № 767 «О классификации автомобильных дорог в Российской Федерации», а также Федеральным законом от 08.11.2007 № 257-ФЗ «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Допускается на основании приказа руководителя предприятия или распоряжения руководства местной администрации:

— на внутригаражные разъезды и технические надобности автотранспортных предприятий (технические осмотры, регулировочные работы, приработку деталей двигателей и других агрегатов автомобилей после ремонта и т. п.) увеличивать нормативный расход топлива до 1% от общего количества, потребляемого данным предприятием (с обоснованием и учетом фактического количества единиц АТС, используемых на этих работах);

— для марок и модификаций автомобилей, не имеющих существенных конструктивных изменений по сравнению с базовой моделью (с одинаковыми техническими характеристиками двигателя, коробки передач, главной передачи, шин, колесной формулы, кузова) и не отличающихся от базовой модели собственной массой, устанавливать базовую норму расхода топлива в тех же размерах, что и для базовой модели;

— для марок и модификаций автомобилей, не имеющих перечисленных выше конструктивных изменений, но отличающихся от базовой модели только собственной массой (при установке фургонов, кунгов, тентов, дополнительного оборудования, бронировании и т.д.), нормы расхода топлива могут определяться на каждую тонну увеличения (уменьшения) собственной массы автомобиля с увеличением (уменьшением) из расчета до 2 л/100 км для автомобилей с бензиновыми двигателями, из расчета до 1,3 л/100 км — с дизельными двигателями, из расчета до 2,64 л/100 км для автомобилей, работающих на сжиженном газе, из расчета до 2 куб. м/100 км для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, при газодизельном процессе двигателя ориентировочно до 1,2 куб. м природного газа и до 0,25 л/100 км дизельного топлива из расчета на каждую тонну изменения собственной массы автомобиля.

Важно!

Не нормируются в целях налогового учета иные эксплуатационные расходы — приобретение незамерзающей жидкости для стекол, оплата мойки, стоянок, парковки и другие затраты. Они признаются в расходах при соблюдении условий экономической обоснованности и документального подтверждения.

Нормативный расчет топлива для отдельных видов автотранспорта

Зависимости нормативного (базового) расхода топлива от различных условий эксплуатации и технического состояния автомобильного транспорта могут быть представлены в виде формул для различного вида автотранспорта, классификация которого установлена международной Классификацией, разработанной Комитетом по внутреннему транспорту Европейской экономической комиссии ООН, а в РФ — Отраслевой нормалью ОН 025 270-66 «Классификация и система обозначения автомобильного подвижного состава, а также его агрегатов и узлов, выпускаемых специализированными предприятиями».

Для легковых автомобилей

Нормативное значение расхода топлива для легковых автомобилей рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х D),

где Qh — нормативный расход топлива, л;

Нs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Для автобусов

Нормативное значение расхода топлива для автобусов рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х D) + Hот х Т,

где Нs — транспортная норма расхода топлива на пробег автобуса, л/100 км с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузки пассажиров;

Hот — норма расхода топлива при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя (отопителей), л/ч;

T — время работы автомобиля с включенным отопителем, ч.

Для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов

Нормативное значение расхода топлива для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 х (Нsan х S + Hw х W) х (1 + 0,01 х D),

где Нsan — норма расхода топлива на пробег автомобиля или автопоезда в снаряженном состоянии без груза, Нsan = Нs + Нg + Gпр, л/100 км, где в свою очередь Нs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля (тягача) в снаряженном состоянии, л/100 км (Нsan = Нs, л/100 км, для одиночного автомобиля, тягача); Нg — норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л/100 т•км; Gпр — собственная масса прицепа или полуприцепа, т;

Hw — норма расхода топлив на транспортную работу, л/100 т•км;

W — объем транспортной работы, т-км.

Для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов, выполняющих работу, учитываемую в тонно-километрах, дополнительно к базовой норме норма расхода топлива увеличивается (из расчета в литрах на каждую тонну груза на 100 км пробега) в зависимости от вида используемых топлив:

— для бензина — до 2 л;

— дизельного топлива — до 1,3 л;

— сжиженного нефтяного газа — до 2,64 л;

— для сжатого природного газа — до 2 куб. м;

— при газодизельном питании ориентировочно — до 1,2 куб. м природного газа и до 0,25 л дизельного топлива.

При работе грузовых бортовых автомобилей, тягачей с прицепами и седельных тягачей с полуприцепами норма расхода топлив (л/100 км) на пробег автопоезда увеличивается (из расчета в литрах на каждую тонну собственной массы прицепов и полуприцепов) в зависимости от вида топлив:

— для бензина — до 2 л;

— для дизельного топлива — до 1,3 л;

— для сжиженного газа — до 2,64 л;

— для природного газа — до 2 куб. м;

— при газодизельном питании двигателя ориентировочно до 1,2 куб. м — природного газа и до 0,25 л — дизельного топлива.

Для седельных тягачей нормативное значение расхода топлива рассчитывается аналогично грузовым бортовым автомобилям и автопоездам с прицепами и полуприцепами.

Для автомобилей-самосвалов и самосвальных автопоездов

Нормативное значение расхода топлива для автомобилей-самосвалов и самосвальных автопоездов рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 ± Нsanc ± S ± (1 + 0,01 ± D) + Hz ± Z,

где Нsanc — норма расхода топлива автомобиля-самосвала или самосвального автопоезда, Нsanc = Нs + Hw ± (Gпр + 0,5q), где в свою очередь Нs — транспортная норма с учетом транспортной работы (с коэффициентом загрузки 0,5), л/100 км, Hw — норма расхода топлива на транспортную работу автомобиля-самосвала (если при расчете Нs не учтен коэффициент 0,5) и на дополнительную массу самосвального прицепа или полуприцепа, л/100 т•км, q — грузоподъемность прицепа, полуприцепа (0,5q — с коэффициентом загрузки 0,5), т;

Hz — дополнительная норма расхода топлива на каждую ездку с грузом автомобиля-самосвала, автопоезда, л,

Z — количество ездок с грузом за смену.

При работе автомобилей-самосвалов с самосвальными прицепами, полуприцепами (если для автомобиля рассчитывается базовая норма как для седельного тягача) норма расхода топлив увеличивается на каждую тонну собственной массы прицепа, полуприцепа и половину его номинальной грузоподъемности (коэффициент загрузки — 0,5): бензина — до 2 л; дизельного топлива — до 1,3 л; сжиженного газа — до 2,64 л; природного газа — до 2 куб. м.

Для автомобилей-самосвалов и автопоездов дополнительно устанавливается норма расхода топлива (Hz) на каждую поездку с грузом при маневрировании в местах погрузки и разгрузки:

— до 0,25 л жидкого топлива (до 0,33 л сжиженного нефтяного газа, до 0,25 куб. м природного газа) на единицу самосвального подвижного состава;

— до 0,2 куб. м природного газа и 0,1 л дизельного топлива ориентировочно при газодизельном питании двигателя.

Для большегрузных автомобилей-самосвалов типа БелАЗ дополнительная норма расхода дизельного топлива на каждую ездку с грузом устанавливается в размере до 1 л.

В случаях работы автомобилей-самосвалов с коэффициентом полезной загрузки выше 0,5 допускается нормировать расход топлива так же, как и для бортовых автомобилей.

Для фургонов, работающих без учета массы перевозимого груза, нормируемое значение расхода топлива определяется с учетом повышающего поправочного коэффициента — до 10% к базовой норме.

Для спецавтомобилей, выполняющих основную работу в период стоянки

Нормативное значение расхода топлива рассчитывается для специальных и специализированных автомобилей (далее — спецавтомобили), выполняющих основную работу в период стоянки, по формуле:

Qh = (0,01 ± Нsc ± S + Нt ± T) ± (1 + 0,01 ± D),

где Нsc — индивидуальная норма расхода топлива на пробег, л/100 км (в случаях когда спецавтомобиль предназначен также и для перевозки груза, индивидуальная норма рассчитывается с учетом выполнения транспортной работы): Н1sc = Нsc + Hw ± W;

Нt — норма расхода топлива на работу специального оборудования (л/ч) или литры на выполняемую операцию (бурение скважины и т. п.);

T — время работы оборудования (ч) или количество выполненных операций;

D — суммарная относительная надбавка или снижение к норме, % (при работе оборудования применяются только надбавки на работу в зимнее время и в горной местности).

Для спецавтомобилей, выполняющих основную работу в процессе передвижения

Нормативное значение расхода топлива для спецавтомобилей, выполняющих основную работу в процессе передвижения, рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 ± (Нsc ± S1 + Н2 s ± S2) х (1 + 0,01 ± D),

где S1 — пробег специального (специализированного) автомобиля к месту работы и обратно, км;

Н2s — норма расхода топлива на пробег при выполнении специальной работы во время передвижения, л/100 км;

S2 — пробег автомобиля при выполнении специальной работы при передвижении, км.

Для автомобилей, на которых установлено спецоборудование, нормы расхода топлива на пробег (на передвижение) устанавливаются исходя из норм расхода топлива, разработанных для базовых моделей автомобилей с учетом изменения массы спецавтомобиля.

Нормы расхода топлива для спецавтомобилей, выполняющих работы жилищно-коммунального хозяйства, определяются по нормам Управления жилищно-коммунальной сферы Госстроя России.

Информация о пробеге

Для налогового учета (в части заполнения всех первичных документов учета работы машин и механизмов) рекомендуется указывать также информацию о расходе ГСМ, даже если пробег техники по вышедшему из строя спидометру (одометру) установить невозможно.

В рассматриваемом случае фактический пробег автомобиля необходимо подтверждать другими документами или измерениями (письма УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459, ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 «О порядке признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на ГСМ»). Однако полное (детальное) описание маршрута приводить не обязательно (хотя и допустимо) (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу № А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 отказано в передаче дела № А55-23291/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления)).

Особо важные реквизиты

В целях обоснования расходов по налоговому учету особое внимание следует уделить реквизитам, приведенным в табл. 2 (составлена на основе табл. 2.7.1 из письма ФНС России от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@).

Реквизиты, которые контролируют налоговики (таблица 2)

Наименование реквизита

Тип реквизита**

Налоговый контроль

оценка реквизита по степени важности контроля***

документы/регистры, подтверждающие достоверность реквизита

Наименование и адрес организации­перевозчика и сведения о ней

Т

А

Показатели сверяются с договором перевозки

Дата выдачи

К

А

Штамп перевозчика

Т

А

Его наличие, при отсутствии сговора с диспетчером, позволяет исключить возможность заполнения путевого листа самим водителем и, следовательно, использования автомобиля в личных целях

Серия и номер документа

Т

А

Номер подлежит сверке с записями в Журнале учета движения путевых листов (форма № 8)

Марка, государственный номер и отметка о техническом состоянии автомобиля

К, Т

С

Показатель сверяем с карточкой учета рабочего времени

ФИО, квалификация водителя и его подпись с расшифровкой

Т

В

Наименование и адрес подачи заказавшей перевозку организации (заказчика)

Т

А

Время выезда из гаража и возвращения туда

К

А

Марка горючего и сведения о его движении

Т, К

А

Подпись диспетчера с расшифровкой

Т

С

Место отправления/назначения

Т

С

Время выезда из места отправления и прибытия в место назначения

К

А

Время в наряде

К

А

Пройденное расстояние (пробег)

К

А

Подписи пользователей

Т

А

Расчет оплаты труда водителя

С

А

Должность и подпись с расшифровкой работника, осуществившего расчеты

Т

С

Печать перевозчика

Т

В

* Приложением 2 к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

** Т — текстовый, К — количественный, С — стоимостный.

*** А — реквизит, имеющий первостепенное значение; В — важный реквизит; С — существенный реквизит; Н —несущественный реквизит.

Ларцева Л. , эксперт журнала

Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 9/2018

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Обязательный реквизит

Пояснения

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

  • воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02-06-10/4066);

  • применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

2

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117, 118 Инструкции № 157н).

1

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

  • по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;

  • о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

  • со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);

  • с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

8

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списан израсходованный бензин

(25 л x 40 руб./л)

4 109 60 272

4 105 33 000

1 000

Списание ГСМ при превышении предусмотренных норм. Если фактический расход топлива согласно путевому листу превысил расход топлива, рассчитанный по установленной Распоряжением № АМ-23-р норме, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности (Письмо Минфина РФ от 08.07.2011 № 02-06-10/3056).

Утвержденные согласно распоряжению руководителя учреждения нормы расходования ГСМ, превышающие установленные Распоряжением № АМ-23-р, могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования по соблюдению владельцами транспортных средств правил их эксплуатации с целью избежания перерасхода топлива.

При установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива при ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля, сумма выявленного перерасхода отражается в бухгалтерском учете учреждения как недостача и взыскивается с водителя в преду­смотренном порядке.

Порядок отражения перерасхода топлива рассмотрим на примере.

9

Водителю автомобиля ГАЗ-3110, принадлежащего автономному учреждению, выписан путевой лист для поездки в областной центр. Цель поездки – посещение семинара бухгалтером данного учреждения. Согласно оформленному путевому листу за время поездки указанным автомобилем пройдено 270 км. Фактический расход бензина составил
40 л при норме 35 л (норма расхода топлива равна 13 л/100 км). Перерасход бензина составил 5 л. Рыночная цена бензина на момент обнаружения перерасхода – 41 руб./л. Учетная стоимость бензина равна 40 руб./л.

По решению руководителя перерасход бензина списан. Рыночную стоимость перерасходованного бензина водитель внес в кассу.

Стоимость бензина отражается в составе общехозяйственных расходов, учитываемых при формировании себестоимости услуг, оказываемых учреждением в рамках выполнения государственного задания.

В данном случае операции по списанию ГСМ отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списан бензин по норме (по учетной стоимости)

(35 л x 40 руб./л)

4 109 80 272

4 105 33 000

1 400

Принят к учету перерасход бензина по вине водителя (по рыночной стоимости)

((40 — 35) л x 41 руб./л)

2 209 74 000

2 401 10 172

Списан перерасход бензина по решению руководителя

4 401 10 172

4 105 33 000

Внесена водителем в кассу рыночная стоимость перерасходованного бензина

2 201 34 000

2 209 74 000

Учет расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе согласно договору).

Также стоит отметить, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

Расходы на ГСМ могут быть включены в расчет базы по налогу на прибыль только в том случае, если они произведены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и направлены на ее осуществление.

Расходы на ГСМ, произведенные автономным учреждением за счет субсидий, выделенных из бюджета, не учитываются при определении базы по налогу на прибыль организаций на основании пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71).

* * *

При осуществлении операций по списанию ГСМ автономным учреждениям необходимо иметь в виду следующие особенности:

1) при расчете расхода топлива целесообразно учитывать нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р. Если на необходимый транспорт нормы расхода указанным документом не установлены, учреждения праве разработать собственные нормы;

2) для документального подтверждения произведенных расходов учреждения вправе использовать формы путевых листов, преду­смотренные Постановлением № 78, либо разработать такие формы самостоятельно, указав в них обязательные реквизиты;

3) топливо, израсходованное в пределах установленных норм, списывается в расходы текущего финансового года. При обнаружении перерасхода ГСМ выявляются его причины. Если перерасход совершен по вине водителя, то его сумма отражается как недостача и взыскивается с виновного лица;

4) при исчислении налога на прибыль расходы на ГСМ, произведенные за счет средств от приносящей доход деятельности, учитываются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии, что они обоснованны и документально подтверждены.

Нормы ГСМ 2013 в учете – проблемная тема для многих бухгалтеров. Когда ваша компания приобретает новый автомобиль для перевозок грузов или людей, возникает вопрос об эксплуатации данного автомобиля, и основным расходом на его эксплуатацию является расход топлива.

Какими правовыми актами регулируются нормы расхода топлива 2013? Основным документом является Распоряжение Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. В этом документе приведены нормы расхода топлива на автомобили общего назначения и спецтехнику. Причем данным распоряжением установлены базовые нормы расхода топлива, а также определен порядок применения коэффициентов к базовой ставке при работе в разных климатических условиях, на разных покрытиях дорог, с учетом разного ландшафта (горы или равнины), разного сезона (лето или зима) и пр. К тому же, в данном распоряжении приводятся формулы для расчета норм ГСМ.

Для некоторых марок автомобилей можно дополнительно использовать нормы, указанные в письме ФНС России № ГИ-6-17/337от 29 марта 2006 г.

Что говорит налоговый кодекс? НК не предусматривает списание ГСМ только в пределах лимитов (подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), хотя налоговики при проверках ссылаются именно на нормы Минтранса.
Нормы нормами, но жизнь меняется намного быстрее, чем вносятся изменения в законы. Поэтому нормы расхода топлива на многие новые модели автомобилей вы можете и не найти. Как быть в этом случае?

При расчете норм расхода ГСМ 2013 следует руководствоваться следующими правилами. Если в распоряжении Минтранса есть модель автомобиля, которую вы используете, то вы можете использовать уже готовые нормы. Если же нормы расхода занижены, по вашим подсчетам, вы можете обратиться в специализированную организацию, хотя нормы ГСМ могут вам оставить на прежнем уровне (письма Минфина России № 03-03-06/2/12 от 30.01.2013 г., № 03-03-06/4/71 от 11.07.2012 г, № 03-03-06/2/57 от 3.09.2010 г.).

В какой момент подавать запрос на разработку норм? Данный вопрос минфиновцы не уточняют, но документы должны быть поданы в разумные сроки, и утверждены внутренним приказом (распоряжением) руководителя.
При приобретении нового автомобиля, нормы на который еще не разработаны, вы можете руководствоваться нормами предприятия-изготовителя, если фактическое их использование не превышает норм изготовителя.
Если же фактический расход топлива сильно отличается от нормативного, нужно проверить исправность автомобиля. И если никаких дефектов не выявлено, необходимо разработать другие нормы.

В связи с тем, что нормы расхода ГСМ не определены Налоговым кодексом, организации могут устанавливать их самостоятельно, даже если они утверждены Минтрансом. Причем нормы должны учитывать марки автомобилей, их техническое состояние и особенности эксплуатации. К тому же есть необходимость утвердить летние и зимние нормы. Для определения нормы расхода топлива можно провести контрольные заезды в данных условиях эксплуатации. И затем оформить данный процесс актом контрольного заезда. Он оформляется в свободной форме.

Организациям с узкой специализацией, использующим определенную спецтехнику, есть необходимость пользоваться нормами ГСМ, определенными ведомствами данной отрасли (например, для предприятий лесной промышленности – Нормами расхода ГСМ на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве (приказ Россельхоза № 180 от 13 сентября 1999 г.)). Раньше и Минфин не был против такой позиции (письмо № 03-03-02-04/1/67 от 15 марта 2005 г.).

Окончательные нормы ГСМ, применимые к вашей организации, утверждаются приказом руководителя. И если эти нормы расхода будут сильно расходиться с нормативами, вашу позицию необходимо будет отстаивать в суде. В основном, суд стоит на стороне налогоплательщика, поскольку данные нормы не разъяснены в НК. Главное, на что следует обратить внимание и на основании чего суд выдает решение: ваши расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены, тогда их можно будет включить в себестоимость в полном объеме и учесть при расчете налога на прибыль.

Если же вы не сможете аргументировано доказать завышенность ваших норм, то такое превышение уже нельзя будет учесть при налогообложении прибыли (постановление ФАС Западно-Сибирского округа № А27-8757/2011 от 5 апреля 2012 г.)

Бесплатная книга

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Источник фото: exkavator.ruВ организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций). Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства».

Читайте Учет расходов на горюче-смазочные материалы

Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

Источник фото: exkavator.ruПрименение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования авто

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)

  • в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»):

  • по себестоимости единицы запасов,
  • по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
  • по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
  • по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Источник фото: exkavator.ruБухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов ежемесячно

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства. Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Приведем пример бухгалтерского учета ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример расхода на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.

3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.

1, 2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.

Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.

С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:

Дата

Приход

Расход

Остаток

количество

цена

стоимость

количество

цена

стоимость

количество

цена

стоимость

Остаток на 01.04

10,95

120,48

10,95

109,52

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

1 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

— 70 руб. — списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

2 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

— 100 руб. — списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

3 апреля:

Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров»

— 220 руб. — оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

-120,48 руб. — списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Арендованный транспорт

Получить транспортное средство (автомобиль, грузовик, гусеничный экскаватор, фронтальный погрузчик) во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

Источник фото: exkavator.ruЕсли а расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного ТС

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется. Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль — у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход. Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

Источник фото: exkavator.ruСтатус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А пп.2 п.1 ст.253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Безвозмездное пользование автомобилем

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем (ссуды), согласно которому ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

Источник фото: exkavator.ruОрганизация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды — для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Источник фото: exkavator.ruРазмер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Изначальный документ, который установил данную компенсацию — письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок». Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно.

Источник фото: exkavator.ruРазмер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок

В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Расчет размеров компенсации производится по формуле:

К = А + ГСМ + ТО + ТР, где

К — сумма компенсации,

А — амортизация автомобиля;

ГСМ — затраты на горюче-смазочные материалы;

ТО — техническое обслуживание;

ТР — текущий ремонт.

Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации.

Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе по учетной политике организации. Путевые листы в данном случае не составляются.

Источник фото: exkavator.ruНачисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации

Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ — Трудовой кодекс РФ. В силу того, что Правительством РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 статьи 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Налоговые органы стоят на том, нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

Источник фото: exkavator.ruКомпенсация, выплачиваемая работнику, не облагается налогом на доходы физлиц

Однако в своем Постановлении от 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральского округа пришел к выводу, что применять нормы компенсационных выплат, установленные главой 25 НК РФ, для исчисления НДФЛ неправомерно. Компенсация за личный транспорт освобождается от налога на доходы в размере, установленном письменным соглашением организации и работника. Это косвенным образом подтверждает и решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04.

Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные.

Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию ст. 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

Смотрите Все объявления о продаже масел и техжидкостей

Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п.4 ПБУ 18/02).

На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п.п.20, 21 ПБУ 18/02).

Учет ГСМ в «1С:Бухгалтерии 7.7»

Рис. 1

Приобретение ГСМ отражается документами «Поступление материалов» или «Авансовый отчет», в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3.

Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом «Перемещение материалов», выбрав вид перемещения: «Передача в производство» (см. рис. 2). В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат.

Рис. 2

Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить «Вид расходов» для целей налогового учета «Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения», а для второй (расходы сверх нормы) — «Не принимаемые для целей налогообложения» (рис. 3).

Рис. 3

Если произведенные расходы не превысили норматива, то все затраты следует отнести на статью расходов, учитываемую для налогообложения. Если норматив превышен, то следует ввести два документа «Перемещение материалов»: первый на сумму норматива, указав статью, учитываемую для налогообложения, второй на сумму превышения норматива, указав статью, не учитываемую для налогообложения.

В случае применения организацией ПБУ 18\02, при проведении документа «Закрытие месяца» будет учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства.

Компенсационные выплаты работникам за использование личного транспорта в служебных целях можно отразить документом «Бухгалтерская справка» (см. рис. 4).

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх