Способы инвентаризации

Инвентаризация: понятие и цели

Определение 1

Инвентаризация – это проверка финансовых обязательств компании, а также ее имущества при помощи сравнения фактических данных с информацией, указанной в бухгалтерском учете.

Инвентаризация является главным способом фактического контроля имущественных средств и ценностей.

Имущество компании: основные средства, товары, финансовые средства, нематериальные активы и т.д.

Рассмотрим, цели проведения инвентаризации:

  • определение фактического количества собственного или несобственного (но числящегося на балансе организации) имущества с целью обеспечения его сохранности и определения неучтенных ценностей;
  • выявление фактического количества материально-производственных ресурсов, которые были задействованы в процессе производства;
  • определение недостач и излишков;
  • определение корректности ведения бухучета в оценке имущества и финансовых обязательств;
  • определение корректности следования порядкам содержания товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также эксплуатации основных средств.

Виды инвентаризации

Основываясь на особенностях деятельности и целях проведения инвентаризации, каждая компания выбирает разные виды инвентаризации.

Один из способов классификации инвентаризации – периодичность проведения. Здесь можно выделить два вида: плановая и внеплановая инвентаризация. Рассмотрим каждый вид подробно.

Определение 2

Плановая инвентаризация – это вид инвентаризации, который проходит согласно плану контрольно-ревизионных работ ревизионной комиссии или внутреннего аудита, а также в соответствии с учетной политикой предприятия. Также плановая инвентаризация может быть проведена согласно законодательству.

Замечание 1

Инвентаризация, которая проводится ежегодно перед составлением годового отчета, относится к плановой инвентаризации.

Определение 3

Внеплановая инвентаризация –это вид инвентаризации, осуществление которых не отражается ни в учетной политике компании, ни в плане контрольно-ревизионных работ.

Такую инвентаризацию еще называют внезапной. Проводят внеплановую инвентаризацию либо сотрудники аудиторских компании при осуществлении внешнего аудита, либо внутренние ревизоры, которые входят в состав ревизионной комиссии, либо инвентаризационная комиссия предприятия, основной целью которой является обнаружение фактов нарушения законности и т.д.

Другой способ классификации видов инвентаризации – полнота охвата имущества и обязательств. Здесь можно выделить два вида инвентаризации: полную и частичную.

Определение 4

Полная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которого является проверка всего имущества и обязательств компании на определенную дату. Как правило, полная инвентаризация проводится перед началом подготовки годового бухгалтерского отчета, либо при изменениях внутри предприятия.

Определение 5

Частичная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка определенных видов ценностей компании. Еще такой вид инвентаризации называют выборочной инвентаризацией. Это может быть инвентаризация финансовых средств в кассе, либо инвентаризация материалов на складе.

Причинами проведения частичной инвентаризации может быть обнаружение фактов нарушения порядка и сроков исполнения инвентаризации, незаконное списание основных объектов.

Замечание 2

Решение о проведении полной или частичной инвентаризации принимается самим предприятием. Данный вопрос должен быть отражен в приказе по учетной политике организации, основываясь на требованиях законодательства.

И последний способ классификации видов инвентаризаций – метод проведения инвентаризации. Здесь всего два вида инвентаризации: натуральная и документальная инвентаризации.

Определение 6

Натуральная инвентаризация – это вид инвентаризации, основа которого заключается в наблюдении объектов и обозначении их числа при помощи подсчета, измерения, взвешивания и т.д.

Определение 7

Документальная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка документального подтверждения наличия объектов.

Слишком сложно? Не парься, мы поможем разобраться и подарим скидку 10% на любую работу Опиши задание

Порядок проведения и оформления инвентаризации

Каждая организация обязана проводить инвентаризацию всех групп имущества и финансовых обязательств.

Проводит инвентаризацию либо ревизионная комиссия, либо сотрудники компании, или же постоянно действующая комиссия.

Инвентаризационная комиссия состоит из сотрудников администрации и бухгалтерии. В отдельных случаях компания может привлечь сотрудников внутреннего аудита. Финальный состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия.

Задача инвентаризационной комиссии – сравнение фактического показателя объектов организации с данными, указанными в бухгалтерском учете.

Есть две разновидности инвентаризационных комиссий: рабочие и разовые комиссии.

Определение 8

Рабочая комиссия – это вид инвентаризационных комиссий, которые проводят плановые инвентаризации в местах хранения объектов инвентаризации.

Данный вид инвентаризационных комиссий, как правило, организуется для одновременной инвентаризации при обширном количестве работы или в случаях, когда объекты инвентаризации находятся в разных местах.

Определение 9

Разовая комиссия – это вид инвентаризационной комиссии, которая осуществляет выборочные инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия обязана подготовить календарный план проведения инвентаризации. После чего необходимо обозначить задачи каждой промежуточной бригады инвентаризационной комиссии. Затем каждая промежуточная группа инвентаризационной комиссии определяет программу проведения инвентаризации конкретных ценностей и формирует задачи для каждого конкретного сотрудника инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель комиссии, а каждую отдельную группу возглавляет бригадир.

Замечание 3

Важно отметить, что результаты инвентаризации могут считаться недействительными, в случае отсутствия даже одного члена инвентаризационной комиссии.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель компании и главный бухгалтер в обязательном порядке проводят собрание для членов инвентаризационной комиссии, где обозначают цели, задачи и правила осуществления инвентаризации.

До инвентаризации бухгалтерия должна подготовить все необходимые документы: описи, промежуточные акты, сличительные ведомости и т.д.

Замечание 4

Унифицированные формы учета результатов инвентаризации определены постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26.

Общий порядок проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации.

Инвентаризация: документальное оформление

Старший бухгалтер предприятия отвечает за корректное документальное оформление инвентаризации.

Определение 10

Сличительная ведомость – документ, в котором обозначаются результаты инвентаризации, а также определяется порядок управления инвентаризационными разницами.

Перед проведением инвентаризации необходимо оформить порядок проведения инвентаризации. Данный документ идет как приложение к приказу об учетной политике. Есть несколько важных моментов, которые необходимо указать в порядке проведения инвентаризации:

  • график проведения инвентаризаций на год;
  • обозначить даты, в которые планируется осуществить плановые инвентаризации;
  • обозначить имущества и обязательства, инвентаризация которых запланирована.

До начала инвентаризации директор компании должен издать приказ о проведении данного мероприятия. В этом документе необходимо указать объекты инвентаризации, сроки проведения и состав инвентаризационной комиссии. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Замечание 5

Важно учитывать, что приказ о проведении инвентаризации должен быть подготовлен за 10 дней до старта.

В завершении инвентаризации материальных объектов составляются акты и описи инвентаризации.

Определение 11

Инвентаризационная опись – основной документ первичной документации учета результатов вещественной инвентаризации.

Определение 12

Акт инвентаризации – основная форма первичной документации учета результатов документальной инвентаризации.

Существую утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 формы инвентаризационных описей и актов.

Есть несколько простых правил оформления инвентаризационных описей:

  • инвентаризационные описи необходимо заполнять предельно четко (не имеет значения, от руки или на компьютере);
  • в случае совершения ошибки в ходе заполнения, необходимо исправить ее во всех экземплярах (некорректная запись зачеркивается одной линией, сверху пишем верную информацию);
  • нельзя оставлять незаполненные строки.

Готовые инвентаризационные описи необходимо отправить в бухгалтерию.

Подытожим, в завершении инвентаризации необходимо подготовить ряд правильно заполненных документов.

Вот список этих документов:

  • сличительная ведомость результатов инвентаризации. Оформляется согласно форме № ИНВ-18;
  • журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;
  • ведомость учета результатов;
  • акт инвентаризации.

Всё ещё сложно? Наши эксперты помогут разобраться

Рубль падает, цены растут, а в магазинах и аптеках работают всё те же люди, приходят те же покупатели. Как сократить издержки? Как снизить пересортицу и избежать недостачи? О независимой инвентаризации, ее преимуществах и рисках самостоятельного проведения инвентаризации рассказывает Ольга Кузнецова, основатель и руководитель компании ORRLA.

Инвентаризация – один из главных методов финансового контроля, который предполагает пересчет товара (или иного имущества компании) и сверку результатов этого пересчета с данными бухгалтерии. Проведением инвентаризации, как правило, занимаются сотрудники предприятия, однако практика показывает, что такое решение далеко не самое эффективное. Во-первых, в инвентаризации не должны участвовать материально ответственные сотрудники, а также сотрудники, имеющие доступ к бухгалтерским данным по товарным остаткам. Во-вторых, не каждая компания может обеспечить необходимый уровень технологий и количество сотрудников. Например, мы можем обработать за выходные 2,5 млн. единиц! Сколько штатных сотрудников и за какое количество смен справятся с таким объемом? В-третьих, инвентаризация должна быть неожиданной. При этом все должно быть сделано в один прием, без дробления процесса на части. Это – одно из важнейших условий, если оно выполнено, проверяющие видят гарантированно реальное, соответствующее действительности положение дел на предприятии.

В силу своей работы знаю внутреннюю статистику многих розничных сетей. По их данным, даже в тех магазинах, где учет ведется без нарушений, погрешность может достигать 10–15%. Поясню этот факт на примере инвентаризации магазина бытовой техники, при которой коробки товара считаются без вскрытия. В таких случаях самого товара может уже не быть в магазине (если его забрал сотрудник или его продали без упаковки). При этом пустая упаковка будет посчитана, и товар продолжит числиться на балансе.

Одним из главных достоинств независимой инвентаризации является сведение к нулю рисков, связанных с намеренным искажением результатов инвентаризации. Так, если подсчет товарных остатков выполняется сотрудниками аптеки или магазина, велика вероятность того, что результаты пересчета будут «подогнаны» под бухгалтерский остаток. Нередко возникают ситуации, когда на предприятии не выявляются недостачи, но при этом есть дефицит товаров или денег. В таких случаях речь может идти о недобросовестности сотрудников.

Какими способами могут искажаться результаты инвентаризации?

Каждая инвентаризация напрямую затрагивает интересы материально ответственных сотрудников. Для того чтобы скрыть имеющиеся недостачи, они могут искажать результаты инвентаризации таким образом, чтобы избежать финансовых последствий проверки.

В каждой избушке, как говорится, свои погремушки. Приведу примеры мошенничества из практики.

Замена штрихкодов – распространенный способ мошенничества. Продавцу-консультанту магазина брендовой одежды очень понравилась продающаяся в нем дорогая кожаная куртка. Он уходит в ней домой, а штрихкод прикрепляет на носки или недорогую рубашку, которая честно оплачивается жуликом и списывается. При инвентаризации не возникает никаких вопросов, так как штрихкод от более дорогого товара сканируется так, будто он все еще есть в наличии. Мы сверяем штрихкоды товаров, поэтому такое несоответствие будет сразу обнаружено.

Прямая подмена товаров. В этих случаях на место взятого (или проданного) товара кладется более дешевый товар той же группы (например, дорогая мужская обувь заменяется дешевой). При инвентаризации дешевый товар учитывается в качестве более дорогого, и недостача оказывается необнаруженной. Опять же наши сотрудники открывают коробки, проверяя наличие и соответствие вложенного товара заявленному.

«Подгон» результатов. Если сотрудники, проводящие инвентаризацию, имеют доступ к данным о бухгалтерских остатках, результаты инвентаризации могут быть просто подтасованы (например, одна и та же единица товара сканируется столько раз, сколько единиц должно быть по данным бухгалтерии). Конечно же независимый инвентор не имеет доступа к бухгалтерским данным и никак не заинтересован в «подгоне», поэтому такой опасности не возникает.

Учет пустых или неполных упаковок. Например, в аптеке лекарства продаются поштучно, а при инвентаризации коробка с пакетиками «Колдрекса» не вскрывается, а считается как полная.

Неправильный учет мелкого товара. Как правило, мелкий товар поставляется в крупных упаковках, коробках, например, по 10, 50, 100 и т. п. ед. При инвентаризации нередко мелкий товар пересчитывается не штучно, а по таким упаковкам. При этом в случае, если крупные упаковки не вскрываются, всегда есть вероятность того, что товара внутри не достает.

Даже без злого умысла при неправильно поставленной работе возникает пересортица товара. При этом неважно в какую сторону – излишка или недостачи. Ведь любая пересортица мешает продажам, а следовательно – мешает деньгам работать. А если товар – скоропортящийся? То-то и оно. Такие ошибки дорого обходятся в масштабе торговой сети, потери могут исчисляться миллионами рублей.

Как успешно провести инвентаризацию?

Несколько советов для тех, кто выбирает подрядчика для проведения инвентаризации:

• Проведите исследование рынка, поговорите с коллегами, выберите компанию, которая и проведет вам инвентаризацию. Попросите потенциального подрядчика подсчитать стоимость инвентаризации при аутсорсинге и сравните с затратами на штат собственных сотрудников. Результаты могут вас удивить.

• Уточните, какие технологии и подходы использует компания-инвентор. Смогут ли они гибко подойти к вашим требованиям и провести инвентаризацию с учетом всех ваших запросов. Как происходит зонирование? Что произойдет, если обнаружится расхождение в одной из зон? Как происходит сверка? В каком формате вы получите данные по остаткам? Спросите о возможности тестовой инвентаризации – некоторые компании предлагают такую возможность.

• Не сообщайте материально ответственным сотрудникам о готовящейся проверке.

• Проводите инвентаризацию, не прерываясь на выходные или праздники, от начала и до конца, чтобы получить надежный результат.

Надо иметь в виду, что использование серверного оборудования, терминалов сбора данных, которые передают информацию сразу на сервер через Wi-Fi, позволяет ускорить обработку данных по остаткам товаров и контролировать в онлайн-режиме работу каждого из счетчиков. Обработка данных проводится на специализированном программном обеспечении сразу во время пересчета товара, разработанном специально для инвентаризации товарных остатков. Программу невозможно обмануть, она полностью исключает человеческий фактор. Сканированием товаров занимаются счетчики – обученные специалисты, которые проводят инвентаризацию каждый день. Они «заточены» на внимательность, дотошны и скрупулезны.

В итоге независимая инвентаризация не только гарантирует полную достоверность результатов, но и позволяет экономить время и ресурсы торгового предприятия за счет быстрого, слаженного и профессионального подсчета остатков.

Еще советы.

Как правильно учесть недостачу

Елизавета Скаковская, лектор, исполнительный директор консалтинговой группы «СИНЭ КУА НОН»: – Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов из-за выявленной при инвентаризации недостачи зависит от различных факторов, в том числе от причины недостачи. Недостача может быть следствием естественной убыли, небрежности, халатности работника компании, перевозчиков, охранников, результатом чрезвычайных ситуаций. Стоимость недостающего имущества, учитываемого на балансе, списывается в дебет счета 94.

Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя компании на счета учета затрат на производство. Следует помнить, что убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же обнаружилась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. В налоговом учете потери от недостачи включаются в состав материальных расходов также в пределах норм естественной убыли.

📌 Реклама

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом в бухгалтерском учете балансовая стоимость недостающего имущества, отраженная на счете 94, относится в дебет счета 73 или на счет 76.

Если виновное лицо возмещает не балансовую, а рыночную стоимость недостающего имущества, то полученная разница может быть признана прочим доходом. Признание происходит в том отчетном периоде, когда виновный согласился возместить ущерб или когда суд потребовал того же. Такой порядок необходимо утвердить в учетной политике.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки относятся на финрезультат, а в налоговом учете – на расходы в соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Любовь Полынская, главный бухгалтер ООО «Проксима Плюс»:

– Я советую как можно чаще проводить инвентаризацию того или иного участка. Для этого совсем не надо ждать окончания года. Если есть недостача, надо выяснить, почему она возникла, и наказать виновника. Так есть надежда, что в другой раз недостачи уже не будет.

Статья напечатана в журнале «Семинар для бухгалтера» № 12, 2011

Добавить в «Нужное»

Обновление: 13 декабря 2016 г.

Каждая проверка наличия и состояния имущества хозяйствующего субъекта (инвентаризация) имеет свои цель и причину, которые обуславливают методы ее проведения. Так, по методу проведения инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные. Кроме того, в нормативно-правовых актах может быть прямо предусмотрено, какую инвентаризацию нужно провести в том или ином случае.

По методу проведения инвентаризации бывают сплошные и выборочные

Сплошные инвентаризации предполагают полную (сплошную) проверку всего имущества и обязательств по всем местам хранения. Такие инвентаризации проводятся, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, реорганизации или ликвидации компании, продаже предприятия.

В отличие от них выборочные инвентаризации могут проводиться по одному месту хранения или переработки ТМЦ (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Например, при выявлении хищения имущества на предприятии, при пожаре на складе.

Сплошная инвентаризация имущества при перемене материально ответственного лица

Когда в организации меняется материально ответственное лицо, обязательно проводится инвентаризация закрепленного за ним имущества. В этом случае может использоваться сплошной метод инвентаризации, то есть проверяется наличие всего имущества, закрепленного за этим лицом, по всем местам хранения.

В отношении имущества, хранящегося на складах, сплошная инвентаризация при перемене материально ответственных лиц прямо предусмотрена п. 258 Методических указаний по бухучету МПЗ (Приказ Минфина от 28.12.01 № 119н).

Здесь важно выполнить ряд правил:

  • такая проверка осуществляется в день приема-передачи материальных ценностей;
  • запрещено включать материально ответственное лицо в состав инвентаризационной комиссии;
  • обязательно нужно обеспечить присутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации;
  • результаты инвентаризации фиксируются в актах (описях), которые составляются в 3 экземплярах, один из них вручается передающему имущество лицу.

Если эти правила нарушить, то в дальнейшем в случае выявления недостачи вверенного имущества могут возникнуть сложности с получением материального возмещения от лица, которому они были вверены и которое отвечало за их сохранность.

Когда проводится выборочная инвентаризация?

В соответствии с п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации выборочные проверки могут проводиться в межинвентаризационный период (между плановыми инвентаризациями). Проведение таких выборочных проверок может быть добровольным или обязательным.

Так, в Положении по бухучету (Приказ Минфина от 29.07.98 № 34н) предусмотрено обязательное проведение инвентаризации в случаях хищения имущества организации, чрезвычайного события или стихийного бедствия (п. 27). Методы проведения инвентаризации в таких случаях определяются по усмотрению руководства организации в зависимости от конкретных обстоятельств.

Так, если выявлены факты хищения в магазине, то инвентаризацию можно провести как путем выборочной проверки наличия имущества в этом магазине, так и посредством сплошной проверки в магазине и других местах хранения. Методы инвентаризации определяются в приказе руководителя.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх