Таксировщик путевых листов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Что такое нулевой пробег в путевом листе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Организация – владелец автотранспорта предъявляет счет заказчику, на основании отрывных талонов путевого листа, которые заполняются заказчиком. Отрывной талон прилагается к счету. Путевой лист остается в организации – владельце автотранспорта. В нем повторяются сведения о времени работы автомобиля у заказчика, таким образом ведется учет работы автомобиля в течение рабочего дня.

На таких коммерческих предприятиях часто используется повременная оплата труда водителей (основная заработная плата — месячный оклад). В этом случае зарплата водителя не зависит от пробега автомобиля или веса перевезенного груза. Водитель должен лишь выполнять дневное задание.

В строках, отведенных для сведений о водителе, указываются его фамилия, имя и отчество, номер водительского удостоверения и регистрационный номер лицензионной карточки. В строках для сведений об автомобиле указывают его марку и государственный регистрационный номер.

Перевозка грузов автомобильным транспортом независимо от его принадлежности осуществляется только при наличии оформленной документации: товарно-транспортных накладных (ТТН) и путевых листов (форма утверждена согласно «Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» от 30.11.83 г.).

Перевозка грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется по товарно-транспортной накладной формы №1-т, а в междугородном сообщении с участием грузовых автомобильных станций (ГАС) или других аналогичных предприятий автомобильного транспорта общего пользования — №2-тм.

Товарно-транспортные накладные являются документом строгой отчетности, изготавливаются типографским способом и должны иметь учетную серию и номер, однозначный для всех экземпляров. Они составляются грузоотправителем (форма №2-тм — автомобильным транспортным органом) на каждую ездку автомобиля для каждого грузополучателя в отдельности с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для полноты и правильности расчетов за работу автомобильного транспорта.

Товарно-транспортные накладные оформляются независимо от условий оплаты, за исключением перевозок грузов, по которым не ведется складской учет и не организован учет путем взвешивания, геодезического замера, а также при использовании автомобилей для обслуживания линий связи и электропередач, нефтегазопроводов, киносъемок, на перевозках почты и периодической печати, при научно-изыскательских, геологических работах, сборе вторичного сырья предприятиями и организациями.

Если в разделе «Сведения о грузе» формы №1-т нельзя перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей к ТТН (к форме №2-тм во всех случаях) прилагаются специализированные формы (товарная накладная или др.), утвержденные в установленном порядке, по которым производится списание груза у грузоотправителя и оприходование его у грузополучателя, а также складской, оперативный и бухгалтерский учет. В этих случаях в накладной указывается, что к ней приложена специализированная форма, без которой ТТН считается недействительной.

Перевозка однородных грузов на одно и то же расстояние при условии обеспечения их сохранности может оформляться ТТН суммарно на всю работу, выполненную автомобилем в течение смены. При оформлении промежуточных ездок грузоотправитель выдает водителю талон на каждую отдельную ездку, который действителен только на день выдачи и заполняется в трех экземплярах: первый — грузоотправителю, второй — водителю, а третий — грузополучателю. При перевозке грузов нетоварного характера третий экземпляр талона можно не выписывать. При последней ездке грузоотправитель оформляет ТТН на весь объем перевезенного груза, а ранее выданные талоны уничтожаются. Реквизиты талона устанавливаются по согласованию между АТП (организацией), грузоотправителем (грузополучателем) и должны отражать объемы перевозимого груза, время работы и простоя автомобиля по каждой ездке и другие показатели, необходимые для последующего внесения их в ТТН.

Если груз перевозится аккордно группой автомобилей, то по согласованию сторон заказчик может оформлять ТТН на всю выполненную работу не реже двух раз в месяц без выдачи водителям талонов (работа водителей учитывается автотранспортным предприятием).

Основным первичным документом учета работы грузового автомобиля является путевой лист. Это документ строгой отчетности, изготовленный типографским способом и имеющий учетную серию и типографский номер (формы №4-с, 4-п и 4-м). Выпуск автомобиля на линию без путевого листа соответствующей формы запрещен.

Грузоотправители (грузополучатели), автотранспортные предприятия и организации должны не реже одного раза в квартал сверять данные о фактически перевезенном объеме груза и расстояния перевозки с предъявленными к оплате. Грузоотправители (грузополучатели) несут ответственность за достоверность данных о массе груза и числе грузовых мест, указанных в ТТН, а АТП (организации) — за точность расстояния перевозок и тарифного класса груза. Сверки выполняются по графикам, утвержденным АТП (организацией) по согласованию с грузоотправителями (грузополучателями). Результаты оформляются актом установленной формы.

Суммы излишков, полученные АТП в результате приписок при перевозке грузов, перечисляются в пятидневный срок со дня подписания акта в доход союзного бюджета. При неправильном указании в товарно-транспортных документах расстояния перевозки и класса перевозимого груза излишне полученную провозную плату возвращают грузоотправителю (грузополучателю), а предприятия (грузоотправители и грузополучатели), неправильно указавшие массу груза и число грузовых мест, возмещают АТП излишне выплаченные в связи с этим заработную плату, премии и стоимость списанных горюче-смазочных материалов.

О фактах выявленных приписок участники сверки обязаны сообщить вышестоящим организациям, а также органам ЦСУ СССР и внести соответствующие изменения в отчетность по выполнению объема перевозок грузов, прибыли и другим технико-экономическим показателям. За неправильное оформление товарно-транспортных документов, повлекшее за собой приписки невыполненных объемов перевозок, ответственные работники и должностные лица лишаются на срок до одного года всех видов премий и вознаграждений по итогам работы за год. Работники, виновные в причинении предприятию ущерба в результате приписки невыполненного объема работ по перевозке грузов, возмещают его в порядке, установленном действующим законодательством.

Товарно-транспортная накладная выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей, второй, третий и четвертый, заверенные подписями и печатями (штампами) грузотправителя и подписью водителя, вручаются последнему. После перемещения груза второй экземпляр накладной предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя, третий и четвертый, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются АТП (организации). Третий экземпляр накладной служит основанием для расчетов (прилагается к счету за перевозку плательщику-заказчику автомобильного транспорта), а четвертый — для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю (прилагается к путевому листу).

При перевозке грузов в междугородном сообщении предприятие (организация) автомобильного транспорта общего пользования, на которое возложена организация этих перевозок, выписывает товарно-транспортную накладную формы №2-тм в пяти экземплярах (реквизиты заголовочной части заполняются на основании заявки или разового заказа на перевозку груза и путевого листа формы №4-м). Пятый экземпляр остается на предприятии автомобильного транспорта, оформившего перевозку.

Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры накладной (количество устанавливается вышестоящей организацией).

Для грузов нетоварного характера, по которым не ведется складской учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортные накладные заполняются в трех экземплярах: первый и второй передаются АТП (организации). Первый экземпляр служит основанием для расчетов с грузоотправителем и прилагается к счету, второй — для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу; третий — для учета выполненных объемов перевозок и остается у грузоотправителя.

До прибытия автомобиля грузоотправитель под копировальную бумагу обязан: в заголовочной части ТТН формы №1-т указать дату ее выписки; заполнить строки «Заказчик (плательщик)», «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Пункт погрузки», «Пункт разгрузки»; в разделе «Сведения о грузе» заполнить графы 1—7; заполнить прилагаемые специализированные формы (к форме №2-тм обязательно и №1-т при необходимости) и строку «Отпуск разрешил». Ответственное лицо подписью в последней строке удостоверяет правильность сделанных записей и разрешает произвести отправку груза грузополучателю.

Временем прибытия под погрузку считается момент предъявления водителем путевого листа у въездных ворот или контрольно-пропускного пункта либо лицу, ответственному за отгрузку товара организации-грузоотправителя. Время убытия автомобиля из-под погрузки — момент подписания и передачи ТТН водителю лицом, ответственным за отгрузку товара. Если в одной ездке груз отгружается по нескольким ТТН, то время прибытия под погрузку записывается в первой из них, время убытия из-под погрузки — в последней, а в остальных накладных в соответствующих графах ставятся прочерки. При перевозке груза по талонам и оформлении работы одной ТТН в графе 18 записывается время прибытия под погрузку в первом рейсе (ездке), в графе 19 — время убытия от грузоотправителя после ее оформления, а в графе 20— суммарное время простоя автомобиля под погрузкой и разгрузкой по всем оформленным талонам; в графах 21, 22 («Дополнительные операции») — выполненные при погрузке груза дополнительные операции (взвешивание, анализ, пересчет и т.д.) с указанием числа по каждой из них и времени на их выполнение.

В пути следования при переадресовке груза реквизиты в строках «Грузополучатель» и «Пункт разгрузки» зачеркивают так, чтобы их можно было прочитать, а в строке «Переадресовка» проставляют реквизиты нового грузополучателя во всех трех находящихся у водителя экземплярах ТТН. Записи по переадресовке удостоверяются подписью водителя или представителя АТП. В случае перегрузки груза в пути следования на другой автомобиль в строках «Автопредприятие», «Водитель» и «Автомобиль» прежние реквизиты зачеркивают так, чтобы их можно было прочитать, и записывают новые.

Исправление заверяют подписью работника, руководящего перегрузкой.

Факт передачи груза от одного водителя-экспедитора другому удостоверяют актом установленной формы и делают соответствующую отметку в строке «Отметка о составленных актах». При составлении актов, относящихся к данной отправке, в графе «Отметка о составленных актах» записывают его номер и дату (например, «О недостаче мест», «О нарушении пломбы» и т.п.).

После доставки груза грузополучатель обязан заполнить раздел «Погрузочно-разгрузочные работы» по строке «Разгр.» и строку «Транспортные услуги», как и грузоотправитель. Разгрузка считается оконченной после вручения водителю оформленной ТТН. Сдается груз грузополучателю в таком же порядке, в каком был принят у грузоотправителя. При перевозке грузов нетоварного характера в форме №1-т графы 1,2 и 4—10 не заполняются, все записи подтверждаются подписью грузоотправителя в строке «К перевозке сдал» и подписью водителя в строке «Принял водитель-экспедитор».

После сдачи водителем по окончании работы правильно оформленных ТТН (третий и четвертый экземпляры) работник АТП заполняет в заголовочной части «Код заказчика», «Маршрут №», ‘Тар. №» (гаражные номера прицепов), «Вид перевозки» (например, сдельный тариф, повременный тариф, покилометровый тариф, оплата за ездку, работа по групповому акту замера (взвешивания), бригадному подряду, системе тяговых плеч, централизованные перевозки, сборно-развозочные маршруты, маневровые тягачи, попутная загрузка, завоз-вывоз’ с железнодорожных станций и т.п.). В разделе «Сведения о грузе» в графах 12, 13 записываются код и класс груза, а в разделе «Прочие сведения» в графах 24, 28 — расстояние перевозки груза с разбивкой по группам дорог, в графе 29 — код экспедирования груза, 30 и 31 -коды оказанных транспортных услуг или суммы, причитающиеся с заказчика водителю за оказанные транспортные услуги, 32 и 33 — поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для изменения расценок водителю в соответствии с условиями перевозок согласно положениям) и к основному тарифу (для изменения основного тарифа в случаях, предусмотренных «Едиными тарифами»); в разделах «Расчет стоимости» и «Таксировка» производится расчет стоимости автоуслуг и зарплаты водителю по данной ТТН.

Путевой лист формы № 4-с применяется при перевозке грузов на условиях * оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, №4-п на условиях оплаты работы по повременным тарифам и №4-м — при перевозках грузов в междугородном сообщении. Бланки путевых листов с типографской нумерацией (как документов строгой отчетности) изготовляются по заказам министерств, ведомств и других организаций Госкомиздатом СССР, а формы №4-м — по заказам органов управления автомобильным транспортом общего пользования союзных республик.

Путевые листы №4-с, 4-п, оформленные в соответствии с инструкцией, выдаются водителю под расписку на один рабочий день (смену) при условии сдачи путевого листа за предыдущий день. При междугородных перевозках длительностью более суток путевые листы формы №4-м выписываются на больший срок. Документ должен иметь штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист формы №4-с содержит заголовочную часть, разделы «Работа водителя и автомобиля», «Движение горючего», «Задание водителю», «Последовательность выполнения задания», «Простои на линии», «Результаты работы автомобилей и прицепов», «Зарплата», а также строки «Особые отметки», «Таксировка», о сдаче и приеме автомобиля и ТТН, о выдаче задания водителю и состоянии его здоровья. В путевом листе формы №4-п вместо раздела «Последовательность выполнения задания» имеются разделы «Талон заказчика», «Расчет стоимости» и «Маршрут движения», а в №4-м в отличие от формы №4-с дополнительно предусмотрен раздел «Прохождение контрольного пункта (УТЭП, КДП, ГАС) «.

Заполнять путевой лист водителю запрещено. Исключение составляют подписи, удостоверяющие прием автомобиля (при выезде) и сдачу (при возврате) автомобиля и ТТН.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер АТП заполняет его в следующем порядке: на лицевой части под названием документа записывает дату выдачи (число, месяц, год); в строке «Режим работы» — код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный его учет, работа в выходной, праздничный или в день субботника, по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Колонна, бригада» записывает номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель; в строке «Автомобиль» — марку, тип, государственный и гаражный номера автомобиля; в строке «Водитель» — фамилию, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя; в строке «Табельный номер» — номер, присвоенный водителю на АТП; в строках «Прицепы» — марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем (номера обменных прицепов и полуприцепов записывают по этим строкам в местах их перецепки); в строке «Сопровождающие лица» — фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.); в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графах 2 и 3 — время (ч, мин) выезда и возвращения автомобиля по графику; в разделе «Задание водителю» заполняет графу 16 «В чье распоряжение», графу 17 «Время прибытия» (ч, мин) (указывают время прибытия к заказчику согласно заказу, заявке или графику работы), графы 18 «Откуда взять груз» и 19 «Куда доставить груз» (адреса пунктов погрузки и разгрузки), графу 20 «Наименование груза», графу 21 «Количество ездок с грузом», графу 22 «Расстояние, км» -расстояние перевозок грузов (определяют по данным дорожных органов, или по карте района, города при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера, или по показаниям спидометра автомобиля при сезонных перевозках, зафиксированным актом автомобильного транспортного предприятия или организации и заказчика), графу «Перевезти тонн».

Изменять задания, указанные в разделе «Задание водителю», имеет право АТП и только в исключительных случаях — заказчик по согласованию с АТП с соответствующей записью в строках «Особые отметки». В этих же строках записывают случаи использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

На лицевой стороне путевого листа в строке «Выдать топливо» прописью указывают количество топлива, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка от предыдущего дня работы. В строке «Подпись диспетчера» диспетчер удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя служебного удостоверения.

После выдачи путевого листа водителю до выезда из гаража в разделе «Движение топлива» в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче-смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное лицо записывает объем выданного топлива или серии и номера талонов на топливо и удостоверяет подписью; на лицевой стороне при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью и штампом удостоверяется допуск к управлению автомобилем по состоянию здоровья; в разделе «Работа водителя и автомобиля» (графа 5 «Показания спидометра») механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показания спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 «Время фактическое» (число, месяц, ч, мин) штамп-часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (в случае неисправности штамп-часов или их отсутствии время записывается вручную — число, месяц, ч, мин). Механик КПП или ОТК в разделе «Движение топлива» в графе 10 «Остаток при выезде» записывает объем топлива, находящегося в баках автомобиля при выезде, и удостоверяет подписью, в строке «Выезд разрешен, подпись механика» подписывает передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража. В строке «Автомобиль принял, подп. водителя» водитель расписывается о приемке автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания.

Заполнение путевого листа на линии производится в такой последовательности: в разделе «Последовательность выполнения задания» формы №4-с грузоотправитель заполняет графу 24 «Номера ездок», графу 25 «Номера приложенных товарно-транспортных накладных» (номера ТТН разносятся по ездкам), в графе 26 «Время прибытия» (ч, мин) проставляют время предъявления водителем автомобиля путевого листа у въездных ворот или на контрольно-пропускном пункте места погрузки или разгрузки (если въездных ворот или контрольно-пропускного пункта нет, графу не заполняют, а время прибытия и убытия по пунктам проставляют в ТТН), графу 27 «Подпись и печать грузоотправителя», в графе 28 «Отметки автопредприятия» АТП отражают при необходимости дополнительные учетные показатели работы автомобиля и прицепа; в разделе «Простои на линии» работником службы технической помощи в соответствующих графах 29 «Наименование», 31 «Начало», 32 «Окончание» и 33 «Подпись отв. лица» записывают причину, время простоя и удостоверяют подписью; на лицевой стороне в строках, «Особые отметки» проставляют сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, дорожных служб и т.п.).

При возвращении автомобиля в гараж в путевом листе в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп-часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, ч, мин), в графе 5 — показания спидометра; в разделе «Движение топлива» механик КПП или ОТК заполняет графу 11 «Остаток при возврате» и удостоверяет подписью, заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 «Сдано» и удостоверяет подписью; в строке «Сдал водитель» водитель подписывается о сдаче автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке «Принял механик» подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки «Возвращение в гараж» раздела «Работа водителя и автомобиля» и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное лицо выполняет следующую работу: в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Нулевой пробег, км» по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража; в разделе «Движение топлива» в графе 13 «Коэффициент изменения нормы» — общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода топлива; в графах 14 «Время работы спецоборудования» и 15 «Время работы двигателя» на основании соответствующих данных в приложенных ТТН — время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода топлива, правильность их заполнения диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами); в разделе «Последовательность выполнения задания» в графе 24 указывает количество ездок, а в строке «ТТН в количестве» — сданных ТТН. За последние водитель расписывается в строке «Сдал водитель», а диспетчер — в строке «Принял диспетчер».

В путевом листе формы №4-п в разделе «Задание водителю» в графе 16 «В чье распоряжение» на основании заявки или разового заказа диспетчер проставляет наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль, в графах 17 и 18 — плановое время прибытия и убытия, в графе 19 — плановое количество часов работы и в графе 20 — число ездок по плану. Путевой лист №4-п имеет отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления со стороны АТП счета на оплату транспортных услуг и прилагается к нему. Кроме заполнения отрывного «Талона заказчика», клиент в разделе «Выполнение задания» записывает маршруты движения по каждой ездке и удостоверяет подписью.

В путевом листе формы №4-м в разделе «Прохождение контрольного пункта (УТЭП, КДП, ГАС)» диспетчер АТП в графе 27 указывает наименование контрольного пункта, пункта отдыха й ночлега, через которые должен следовать автомобиль, а также УТЭП, КДП ГАС, на которых водитель получает загрузку, в графе 28.1 — дату и время их прохождения по графику; в графе 28.2 диспетчер УТЭП, КДП и ГАС записывает фактическое время и дату прохождения контрольного пункта, пунктов отдыха и ночлега, затем устанавливает отклонение от графика и записывает его в графе 28.3 «Отклонение», а в графе 28.4 расписывается и ставит штамп.

Обрабатывают товарно-транспортные накладные и путевые листы на ЭВМ и ручным способом. Предварительная обработка заключается в кодировании информации, подготовке и переносе ее на машинные носители.

Данные машинограмм, полученные с ЭВМ, можно в ТТН и путевые листы не переносить. В этом случае машинограммы должны содержать показатели, соответствующие утвержденным разделам «Расчет стоимости» ТТН и «Результат работы автомобиля и прицепов» путевого листа. Заработная плата водителю начисляется на основании данных таксировки всех товарно-транспортных накладных, приложенных к путевому листу.

Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля — организация, этот документ подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Где взять корректные формы, как правильно заполнять и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

  • легковых автомобилей;
  • грузовых автомобилей;
  • специального транспорта;
  • легкового такси;
  • грузового такcи;
  • автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Новая форма путевого листа с 2020 г.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

  • стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
  • диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
  • изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2020. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
  • в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
  • с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
  • штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно должны содержать следующие сведения:

  • название и номер самого документа;
  • информацию о владельце автомобиля;
  • период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист может быть использован, в формате «число, месяц, год»);
  • данные о водителе ТС, а именно: Ф.И.О, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
  • информацию о самом ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
  • регистрационный номер;
  • показания одометра;
  • дату и время выезда и заезда на парковку;
  • данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ должен быть возвращен уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

  • обоснованность рейса;
  • законность перевозки груза и пассажиров;
  • исправное состояние транспортного средства;
  • право водителя управлять ТС.

Если путевки на руках водителя не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ.

Путевые листы: правила заполнения в 2020 году

Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2020 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа

Кто и как заполняет

Форма № 3 для легковых автомобилей

Можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.

Форма № 4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям

Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.

В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.

Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям

Форма № 3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)

Форма № 4 для легкового такси

В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.

Форма № 6 для автобусов

Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих Постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи должны быть проверены на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Образец заполнения путевого листа

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы № 3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

ВАЖНО! Вы можете менять последовательность заполнения путевого листа. Главное — содержание граф должно соответствовать установленным Минтрансом требованиям.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому его может не быть. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица должны писать:

  • наименование;
  • организационно-правовую форму;
  • адрес местонахождения;
  • контактный телефон;
  • ОГРН.

ИП указывают:

  • Ф.И.О. (отчество при наличии);
  • почтовый адрес;
  • контактный телефон;
  • ОГРИП.

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:

  • марку авто (можно латиницей или кириллицей, главное — чтобы было понятно);
  • номер, полученный при госрегистрации;
  • парковочный номер, если такой имеется. Если его нет, поле можно пропустить, нарушения не будет.


Следующий большой раздел необходим для того, чтобы было понятно, кто будет управлять ТС. О водителе надо сообщить:

  • Ф.И.О. (отчество при наличии);
  • табельный номер;
  • данные из водительского удостоверения (номер, категория или класс).

Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.

Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные должны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Обращаем внимание, что у организации может не быть собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля можно оформить работников по совместительству либо передать эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Также следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные можно записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков можно написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.

Менять задание водителю запрещено. Это может сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях, например, сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе должна быть проставлена соответствующая отметка.

Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.

По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные нужно брать из Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р, утв. нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.

Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле также указывать время обеда.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок. Их может быть несколько, а может быть всего одна. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он должен подтвердить записи водителя.

Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его нужно заполнить для того, чтобы можно было начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, можно заполнить только 2 поля, «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля — «всего в наряде, ч» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.

Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку именно бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Правила заполнения документов общие. Но поскольку транспортные средства разные, есть и небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правила регистрации и хранения

Все путевые листы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. Этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс. Выглядит документ как таблица, куда вписывают данные о водителях, номерах полученных путевок, дате закрытия бумаг. Пример:

Журнал можно купить или распечатать самостоятельно и вести до тех пор, пока он не закончится. Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.

Закрытые путевые листы также предписано хранить не менее пяти лет (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх