Технологии электронного документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Содержание

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
  • Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

  • регистрация и ввод документов;
  • работа с документами;
  • управление потоками работ (Workflow) и контроль;
  • поиск и анализ информации;
  • информационная безопасность;
  • поддержка бумажного документооборота;
  • стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

  • «+» — возможность реализована;
  • «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
  • «−» — возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рис. 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Рис. 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Рис. 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Таблица 5. Поиск и анализ информации

Рис. 5. Поиск и анализ информации

Таблица 6. Информационная безопасность

Рис. 6. Информационная безопасность

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Рис. 7. Поддержка бумажного документооборота

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Рис. 8. Стандартные средства настройки

Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Рис. 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий — «Срок внедрения» — мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).

Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Рис. 10. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Рис. 11. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.

Надеемся, что представленный обзор будет полезен вам при выборе системы. Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях — в условиях электронного документооборота.

P. S. Для подготовки обзора использовались только публично доступные материалы с официальных сайтов производителей СЭД. После публикации статьи выяснилось, что из-за неполного описания продуктов компанией «Промышленные информационные системы», информация об их решении неточна. Мы изучим этот вопрос детально и опишем результаты в следующем материале.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПОНЯТИЕ

Работая в области автоматизации документооборота уже более 15 лет нас неоднократно спрашивали что такое электронный документооборот? В результате мы сформулировали следующее определение электронного документооборота:

Электронный документооборот это совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов, выполняемые посредством систем электронного документооборота (СЭД) и охватывающих полный жизненный цикл документа или его отдельные этапы.

Смотрите видео-курс по работе совещанием в ESCOM.BPM

В данной статье пойдёт речь об основных понятиях электронного документооборота и аспектах внедрения систем документооборота.

  • Технологии электронного документооборота
    • Технология поточного сканирования
    • Технологии хранения электронных документов
    • Технология оптического распознавания текстов документов
    • Технология штрих-кодирования документов
    • Технология подписания документов ЭЦП
    • Технология полнотекстового и атрибутного поиска
  • Что такое документационный процесс
  • Что такое электронный документ
  • Какие бывают виды обработки электронных документов
  • В чём специфика электронного документооборота
  • Какие задачи решает электронный документооборот
  • Основные функции электронного документооборота
  • Что нужно знать о внедрении электронного документооборота
    • Электронный документооборот. Плюсы и минусы
    • Расходы на электронный документооборот
    • Поставьте правильные цели внедрения электронного документооборота
    • Организуйте проект внедрения электронного документооборота
    • Избегайте ошибок при внедрении электронного документооборота

ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

Видео-курс «Подготовка совещания в системе электронного документооборота»

Технологии хранения электронных документов

Электронный документ в СЭД состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и т.д., и непосредственно файла документа. В некоторых случаях файл документ может создаваться «на лету», автоматически по заданному шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа и из базы данных. Атрибуты электронного документа, как правило, хранятся в таблицах базы данных. Если файл документа может быть проиндексирован, то его текст помещается в специальный индексный каталог СУБД для индексации, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск. Сам файл документа записывается в папку информационного хранилища системы документооборота. Как правило доступ к такому файлу предоставляется пользователям через систему управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрывается.

Технология поточного сканирования

Поточное сканирование это массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование — поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.

Технология оптического распознавания текстов документов

Оптическое распознавание документа это процесс преобразования электронного образа документа в текстовый формат. Электронный образ документа получается при сканировании или фотографировании документа, а так же в случае специального преобразования текстового документа в графический формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. ESCOM.BPM содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространнёнными шрифтами. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.

Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах ESCOM.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:

  • При регистрации входящих документов. Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.
  • Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.
  • Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел «Места хранения» карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться:
    • при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов
    • в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов

Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи — программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП — это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров — организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле «Регистрационный номер», а критерий «Контрагент», обеспечивает поиск в поле «Отправитель» или «Получатель» и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД используют собственные форматы баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что бы документ был представлен в одном из форматов, для которых имеется возможность полнотекстового поиска. В первую очередь это текстовые форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком формате помещается в специальный индекс СУБД. Если же документ представлен в графическом формате (Tif, jpeg и т.п.), то для того, чтобы он мог участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.

ДОКУМЕНТАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ

Документационный процесс это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

  • Условия переходов
  • Ветвления маршрута
  • Циклы маршрута
  • Запуск:
    • Подпроцессов
    • Таймеров контроля сроков
    • Автоматизированных процедур обработки
  • Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

  • Управление правами доступа пользователей к информации и документу
  • Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.
  • Создание и отображение версий документа
  • Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:
    • Модель (схема) электронного согласования документа
    • Лист согласования документа
    • Замечания согласующих лиц
    • Иерархия резолюций, ход исполнения документа
    • Контрольные отметки
    • Учёт переноса сроков исполнения документа
    • И другие
  • Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.
  • Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД
  • Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа
  • Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера
  • Отображение журнала событий работы с документом

Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота используются специальные журналы и папки, например:

  • Журнал регистрации документов
  • Журнал контроля исполнения документов
  • Журнал согласования документов
  • И другие

ВИДЫ ОБРАБОТКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:

  • Общие виды обработки:
    • Создание
    • Редактирование
    • Сохранение
    • Переименование
    • Перемещение по маршруту
    • Помещение в папку
    • Индексирование
    • Удаление
  • Специализированные виды обработки:
    • Экспертиза
    • Согласование, визирование, подписание
    • Регистрация
    • Классификация
    • Исполнение
    • Контроль
    • Связывание документов по ссылкам
    • Поиск
    • И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.

Специфика электронного документооборота

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.

Можно выделить следующие виды электронного документооборота:

  • Производственный
  • Управленческий
  • Технологический
  • Бухгалтерский
  • Складской
  • Офисный
  • И другие.

ЗАДАЧИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:

  • Систематизацию и регламентацию работы с документами
  • Подготовка документов по шаблонам
  • Ведение номенклатуры дел организации
  • Автоматизацию учёта документов, в том числе:
    • Классификацию документов по различным критериям
    • Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам
    • Учёт сроков хранения
    • Помещение документов в дела и разбивка дел на тома
  • Автоматизацию поиска документов
  • Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:
    • Разработка проекта документа
    • Согласование документа
    • Экспертиза документа
    • Исполнение документа
  • Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации

Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:

  • Оперативный обмен информацией и документами – вместо электронной почты и интернет пейджеров
  • Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами – вместо интранет порталов
  • Работа с органайзером и списком персональных поручений – вместо ежедневников

ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

  • Создание атрибутных карточек документов
  • Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов
  • Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд
  • Создание версий документов
  • Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов
  • Сохранение образа документа в файл pdf или ms word
  • Управление правами доступа пользователей сэд
  • Создание маршрутов документов
  • Управление движением документов по маршрутам
  • Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний
  • Ведение журналов документов
  • Ведение справочников и классификаторов
  • Регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов
  • Формирование поручений
  • Поиск карточек документов
  • Подписание документов эцп
  • Формирование отчётов и статистики о движении документов

К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:

  • Возможность удалённой работы с документами через интернет
  • Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных
  • Возможность одновременной работы с сэд
  • Обеспечение информационной безопасности
    • Персональная аутентификация пользователей сэд
    • Шифрование трафика
    • Ролевая модель управления доступом
    • Использование цифровых сертификатов

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПЛЮСЫ И МИНУСЫ

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:

  • Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве
  • Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)
  • Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам
  • Быстрый поиск документов
  • Аудит доступа пользователей к документам

К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

РАСХОДЫ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? К первичным расходам можно отнести:

  • Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД
  • Сервер приложения СЭД:
    • «Железо» сервера
    • Лицензии на программное обеспечение сервера
  • Затраты на техническое обновление оборудования
  • Затраты на обучение персонала и администраторов
  • Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:
    • Настройку и доработку сэд по техническому заданию
    • Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование)
    • Интеграция сэд с другими системами

Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:

  • Затраты на сопровождение СЭД:
    • Консультации специалистов тех. Поддержки
    • Обновление версий СЭД
    • Обновление сопутствующего программного обеспечения

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в организации, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в организации:

Качественные цели внедрения, например:

  • Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций
  • Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов
  • Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.
  • Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Поскольку многие СЭД содержат систему контроля исполнения, то одной из целей перехода на автоматизированный документооборот является повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки. Достигается такой эффект за счёт «повышения прозрачности» процесса исполнения документа. В сэд по каждому документу, требующему контроля исполнения, автоматически создаются и доставляются исполнителям карточки поручений. В карточке документа отображается ход исполнения поручений, их статусы, сроки, исполнители и т.д. Это позволяет контролёру документа оперативно вмешаться в процесс исполнения, если будет замечено отставание от заданных сроков. В этом СЭД может помочь контролёру за счёт автоматического контроля сроков исполнения и рассылки уведомлений о событиях.

Количественные цели внедрения электронного документооборота, например:

  • Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты
  • Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт.
  • Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза с 20 000руб в месяц до 10 000руб.
  • Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.
  • И т.д.

Следует помнить, что внедрение электронного документооборота в денежном выражении может намного превышать затраты на бумажный документооборот.

ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Проект автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации.

Проект внедрения должен опираться на определённую методику внедрения. Пример такой методики приведён ниже:

  • Создать рабочую группу проекта, определить руководителя проекта внедрения
  • Определить цели, задачи, сроки и бюджет проекта
  • Провести обследование существующих документационных процессов
  • Разработать техническое задание на внедрение
  • Провести выбор системы электронного документооборота
  • Заключить договор на поставку и внедрение СЭД
  • Разработать и утвердить регламенты по работе с документами с учётом применения СЭД
  • Провести первоначально наполнение справочников системы
  • Провести предварительные испытания СЭД
  • Обучить персонал работе с системой документооборота
  • Издать приказ о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утвердить им программу опытной эксплуатации
  • По результатам опытной эксплуатации СЭДпровести доработку программного обеспечения и регламентов работы с документами
  • Издать приказ о вводе в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести пилотный проект. Только после завершения пилотного проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.

Читать далее о внедрении документооборота

ОШИБКИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Неподготовленность пользователей к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в не настроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в СЭД документационными процессами и существующим документооборотом в организации.

Вы можете купить решение «Электронный документооборот» в интернет-магазине ESCOM.BPM

Возврат к списку

Внедрение системы электронного документооборота — возможность снизить материальные и временные издержки, а также оптимизировать рабочую деятельность.
Узнать больше о СЭД…
Функционал СЭД может включать:

  • электронный документооборот;
  • управление проектами и персоналом;
  • автоматизацию бизнес-процессов;
  • постановку задач и их контроль;
  • внутренние коммуникации;
  • интеграцию с внешними программными продуктами.

Современные системы документооборота могут быть адаптированы под нужды компании с учетом специфики ее деятельности, структуры, а также имеющихся программных продуктов.
Узнать больше…
Основными преимуществами при выборе СЭД являются:

  • скорость разработки и внедрения системы;
  • возможность кастомизации;
  • поддержка и обучение;
  • удобство интерфейса;
  • стоимость внедрения и поддержки.

Как выбрать СЭД?
С помощью внедрения системы документооборота возможно:

  • значительно сократить объем бумажного документооборота;
  • создать единую информационную базу компании;
  • снизить риск утери документа;
  • усилить контроль над сроками исполнения.

Преимущества систем документооборота…
При выборе компании для внедрения системы электронного документооборота стоит обратить внимание на организации, оказывающие полный комплекс услуг — разработку, установку, поддержку системы.
Как выбрать поставщика СЭД?

Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. На «этажах» иерархии документы нередко теряются, срываются сроки их исполнения, а в результате — резко снижается эффективность управления, уходят клиенты. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота (СЭД), о которых мы поговорим ниже.

Системы электронного документооборота и эффективность бизнес-процессов

Отечественные системы электронного документооборота (СЭД) впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

На заметку
Применение СЭД крупными и средними компаниями в России постепенно становится массовым. Как показало исследование информационно-аналитической службы Docflow, в 2014 году 56% компаний полностью внедрили СЭД, а 40% находились в процессе внедрения. К началу 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД.

Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

  • сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
  • создание единой информационной базы компании;
  • снижение риска утери документа;
  • структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
  • повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа;
  • контроль над исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителя;
  • повышение эффективности работы компании.

СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании «1С», расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников.

Как и любой инструмент, СЭД нужно применять по назначению и тогда, когда это действительно необходимо компании. Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу.

Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом выражении достаточно сложно. Компанией DIRECTUM на основе собственной методики были выделены ключевые эффекты от внедрения СЭД на предприятии. При этом величина эффекта зависит от того, является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или небольшим предприятием, расположенном в одном офисе. Потенциальные выгоды следующие:

  1. Снижение материальных затрат:
    • небольшое предприятие — на 5%;
    • крупное предприятие с несколькими филиалами — на 20%.

    Такая разница обусловлена тем, что на предприятии малого бизнеса рабочие места сотрудников расположены компактно, нет необходимости создавать большое количество бумажных копий документов.

  2. Экономия на базовых процессах — исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений:
    • небольшая компания — от 8 до 15%;
    • крупное предприятие — до 50%.

    Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения поручений. Здесь экономия может составить от 6% до 23% в зависимости от структуры и величины компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект.

  3. Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, — поиск документов, обеспечение доступа к ним и т.д. — от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации системы их хранения. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным.
  4. Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 60%.

По оценкам экспертов, внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет.

На практике установка систем электронного документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и ROI. В качестве примера можно привести два кейса.

Кейс № 1

Клиент — собственник крупнейшей российской компании-производителя металлочерепицы и профнастила, имеющей 76 подразделений в разных городах России. Для обеспечения структурированной и четкой постановки задач сотрудникам и контроля над их исполнением в организации была внедрена система документооборота. В итоге все бизнес-процессы компании стали контролируемыми, сотрудники освободились от рутинных процессов документооборота, что повысило производительность их труда, на 30% сократилась нагрузка на секретариат и кадровый отдел, скорость документооборота увеличилась на 60%. Рост продаж компании составил 10 %, дополнительная прибыль — 100 млн рублей,ROI — 1566 %.

Кейс № 2

Установка СЭД в сети гипермаркетов товаров для дома и дачи. Проблема заключалась в том, что вся переписка компании по обсуждению и согласованию договоров велась по электронной почте, что нередко приводило к потере писем (например, из-за банальной фильтрации в спам) и срыву сроков. В результате внедрения СЭД сроки согласования договоров сократились на 30%, своевременность проведения переговоров с поставщиками повысилась на 35%, а результативность подписания коммерческих условий возросла на 30%. Ежедневно в СЭД компании создается около 50 документов, а в обработке находится одновременно 700. Создана единая информационная база, благодаря чему полностью исключены случаи утери первичных документов. В системе работают 900 пользователей, ежедневно инициируется более 40 заявок от подразделений торговой сети и 1800 находятся в стадии активной обработки. Выручка компании выросла на 250 млн рублей, дополнительная прибыль составила 42,5 млн рублей,ROI проекта внедрения — 254%.

Виды систем электронного документооборота

Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам:

  1. Системы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач:
    • упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
    • оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
    • наладить работу с обращениями клиентов;
    • организовать внутренний электронный архив документов.

    По сути, они являются наследниками бумажного делопроизводства.

  2. Электронные архивы. Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов — текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.
  3. Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.
  4. ЕСМ-системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

На заметку
По мнению исследовательской компании Gartner, к ЕСМ может быть отнесена только та система, которая способна поддерживать в комплексе не менее трех функций из нижеперечисленных:

  • управление документами;
  • совместная работа сотрудников над документами и поддержка проектных команд;
  • сканирование бумажных документов и управление их образами;
  • управление записями архивного хранения и автоматизация правил такого хранения;
  • наличие Workflow для автоматизации бизнес-процессов;
  • управление веб-контентом.

Популярные в России программы документооборота

Наиболее востребованными на отечественном рынке СЭД традиционно являются продукты российских разработчиков. Это обусловлено тем, что система документооборота в России всегда была вертикально направленной, то есть документ, прежде чем дойти до исполнителя, должен пройти целый ряд согласований и подписаний у вышестоящего руководства. Зарубежное делопроизводство, наоборот, является горизонтальным, характеризуется большей степенью децентрализации прав и ответственности. В иностранном ПО нередко отсутствуют функции управления документами, являющиеся неотъемлемой частью российского делопроизводства: контроль исполнения, система регистрации, подготовка отчетов.

По данным сайта TAdviser, на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений СЭД в различных отраслях. Список самых перспективных и заслуживающих внимания современных систем электронного документооборота выглядит следующим образом:

Directum

Представляет собой ЕСМ-систему с возможностями управления документооборотом, бизнес-процессами и web-контентом. Система включает в себя функции ввода и преобразования документов, управления совместной работой, долговременного хранения документов и обеспечения их целостности, доставки информации. Базовый функционал предоставляется через web-сервер, для среднего бизнеса с подключением от 50 до 200 пользователей разработано облачное решение. Заказчик может самостоятельно определить состав системы. Внедрять и развивать СЭД можно с помощью компании-разработчика или силами собственных IT-специалистов. Интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются под конкретные требования.

Стоимость внедрения зависит от вида лицензии, например, базовая серверная лицензия в варианте Enterprise — 33 900 рублей, базовая клиентская лицензия — 13 400 рублей, в варианте Standard (до 100 пользовательских лицензий) — 19 300 рублей, базовая клиентская лицензия — 7800 рублей .

ELMA

Эта система имеет расширенную линейку бизнес-решений, есть возможность ее интеграции с «1С». Документы в СЭД могут иметь неограниченное количество версий файла, но только один из них является актуальным. На карточку документа собирается вся история его изменений. Также есть возможность просмотра отчета по общей ситуации документооборота компании, создания шаблона документа.

ELMA имеет широкие возможности настройки и донастройки, можно формировать систему документооборота в соответствии с запросами конкретной компании. Интерфейс представляет собой вид стандартного хранилища файлов, ввод и регистрация документа понятны и просты и состоят из нескольких последовательных шагов.

Стоимость внедрения СЭД зависит от выбора пакета. Пакет ELMA Standard — 45 000 рублей плюс покупка пользовательских лицензий 7200 рублей за одно рабочее место. Пакет ELMA Express — 120 000 рублей (в стоимость входит 20 пользовательских лицензий).

«ДЕЛО»

СЭД, включающая полный набор необходимых для управления делопроизводством и документооборотом инструментов: регистрация корреспонденции, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения поручений, построение маршрутов под бизнес-процессы. В зависимости от потребностей компании можно организовать полностью электронный документооборот или его смешанный бумажно-электронный вариант.

Программа адаптируется под особенности работы любой организации, при необходимости она масштабируется практически без ограничений.

«ДЕЛО» является коробочным продуктом и может быть быстро и легко установлена как собственными силами компании, так и с помощью специалистов разработчика. Интерфейс программы достаточно прост, в нем содержится максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователя.

Цена СЭД «ДЕЛО» зависит от количества рабочих мест. Стоимость одной лицензии при автоматизации 1–5 рабочих мест для СУБД Oracle составит 13 400 рублей, для СУБД Microsoft SQL Server — 9500 рублей.

DocsVision

Представляет собой программный продукт, позволяющий создавать автоматизированные корпоративные решения по управлению бизнес-процессами и документами. В него входит предметно-ориентированная платформа с открытыми интерфейсами для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностью настройки под параметры заказчика. Система обеспечивает автоматизацию документооборота, поиск и анализ информации, информационную безопасность. В структуру системы входят блоки:

  • электронный архив;
  • делопроизводство;
  • договорная работа;
  • оперативное управление;
  • специализированные решения.

Цена серверной лицензии в редакции «Малый бизнес» — 5000 рублей, в стандартной редакции — 20 000 рублей, за каждую клиентскую лицензию придется заплатить еще от 2000 рублей.

«Первая Форма»

Система, разработанная специалистами компании КСК групп, на практике сталкивающимися с необходимостью комплексной автоматизации делопроизводства на предприятиях. Функционал системы включает автоматизацию бизнес-процессов, постановку задач и контроль их исполнения, проектное управление, поддержку электронного документооборота. «Первая Форма» легко интегрируется с внешними программными продуктами, такими как «1С», Navision и другими, при помощи API.

Среди преимуществ системы можно отметить:

  • быстроту внедрения — срок развертывания может составлять от 1 недели;
  • настройку и адаптацию под любые бизнес-задачи;
  • удобство интерфейса — при необходимости специалисты КСК групп проведут обучающий семинар по использованию системы;
  • экономичность — стоимость «Первой Формы» является прозрачной, и в процессе использования не потребуется никаких дополнительных затрат;
  • мобильность — работа в «Первой Форме» ведется через веб-браузер, поэтому сотрудники могут работать с системой из любой точки. Кроме того, «Первая Форма» имеет одно из лучших в своем классе мобильных приложений для устройств на платформах iOS и Android.

Стоимость одной клиентской лицензии «Первой Формы» составляет 10 000 рублей, при приобретении больших пакетов предусмотрены скидки. Серверная лицензия не требуется.

Хотя «Первая Форма» пока не столь известна, как ее конкуренты, с ее помощью проведена успешная автоматизация бизнес-процессов уже в нескольких сотнях компаний из реального сектора экономики.

Чтобы предварительно оценить, нужна ли компании СЭД, топ-менеджменту рекомендуется ответить на несколько вопросов:

  • Есть ли возможность оперативно найти нужный документ, например, разговаривая по телефону с важным партнером?
  • Всегда ли есть ли точная информация о том, какие из важных поручений на текущий момент выполнены, а какие нет?
  • Способствует ли существующая на данный момент скорость согласования документов созданию положительного имиджа компании?
  • Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?

Если на два или более вопросов получен отрицательный ответ, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД или ЕСМ-системы.

Записи созданы 8837

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

Вернуться наверх