Требования предъявляемые

Требования к ККМ в 2020 году

Обратите внимание! C 01.07.2019 многие индивидуальные предприниматели и организации (далее —коммерсанты) при реализации товаров или услуг населению обязаны использовать онлайн-кассы (ККМ). Основное отличие онлайн-кассы от предыдущего типа — в возможности передавать данные о расчетах с покупателями в электронном виде через интернет в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС).

Для осуществления указанных функций экземпляр кассового аппарата должен иметь следующие внешние признаки, перечисленные в ст. 4 закона «О применении…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон № 54-ФЗ):

• заключаться в корпус;
• обладать маркировкой (номером) на корпусе;
• иметь новый элемент — фискальный накопитель;
• иметь программно-аппаратные средства, которые обеспечивают соответствие ККТ установленным требованиям;
• содержать такие элементы, как часы реального времени и блок для распечатки фискальных файлов (при этом если оплата проходит по кассе, которая используется вместе со специальным автоматизированным механизмом, блок для печати файлов может быть установлен не в пределах корпуса ККМ, а внутри данного механизма).

Кроме того, на внешнюю часть ККМ наносится идентификационный знак и марка-пломба, образцы которых установлены приказами Минпромэнерго РФ от 05.09.2007 № 351 и № 352.

Требования к ККМ: функциональные характеристики

Помимо внешних признаков, новые кассы должны выполнять следующие функции:

• проведения диагностики регистрационного номера кассы;
• получения данных о результатах расчета при проведении платежной операции;
• обмена фискальными данными (далее — ФД);
• создания фискальных файлов в электронном виде;
• создания чека с информацией только об одном показателе расчета;
• отправки фискальных файлов оператору ФД;
• печати фискальных файлов, а также QR-кода;
• получения подтверждения от оператора ФД;
• сообщения покупателю о невозможности отправки информации о проведенной операции через оператора ФД, в том числе при нарушении работы ККМ;
• распечатки для представителя ФНС файла «Отчет о текущем состоянии расчетов» в любой момент (кроме случаев расчетов через интернет);
• поиска каждого файла в фискальном накопителе через его реквизиты и распечатки на материальном носителе;
• реализации протоколов передачи сведений.

Важно! Кассовые аппараты, удовлетворяющие вышеуказанным требованиям, включаются в официально утвержденный ФНС перечень онлайн-касс на основании соответствующей заявки производителя аппарата.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подробнее о перечне ККМ рассказывается в статье Реестр контрольно-кассовой техники.

Обязательно ли покупать новую ККМ в 2020 году

Закон № 54-ФЗ не содержит требования об обязательной замене кассы старого образца на новый аппарат. У коммерсанта есть выбор: купить новую ККМ или усовершенствовать старую путем установки специального элемента — фискального накопителя. Подробнее читайте в статье Доработка кассового аппарата для онлайн-кассы.

Однако есть определенные категории продавцов, которые могут не использовать ККМ:

• организации и ИП, которые оказывают услуги, перечисленные в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ;
• ИП, применяющие ПСН за исключением тех, что указаны в п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ;
• физлица — плательщики налога на профессиональный доход;
• юрлица и ИП, осуществляющие расчеты в отдаленных местностях и т.д.

Обратите внимание! ИП, которые не используют наемный труд, а оказывают услуги своими руками или продают плоды своего труда, могут не пользоваться онлайн-кассой до 01.07.2021 года (ст. 2 закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ).

Кроме того, в том случае, если коммерсант не использует онлайн-кассу в отсутствие своей вины (например, ввиду просрочки поставки фискального элемента по соглашению, заключенному с организацией-поставщиком), он может осуществлять расчеты через старую кассу до установки фискального накопителя и избежать штрафов за нарушение правил использования ККМ (письмо Минфина РФ от 30.05.2017 № 03-01-15/33121).

Подробнее о том, как подать заявление на регистрацию кассы, рассказывается в статье Порядок регистрации кассового аппарата в налоговой для ООО.

Штрафы за нарушение требований к ККМ

За несоблюдение предусмотренных законом № 54-ФЗ требований к кассовым аппаратам лицо может быть привлечено к ответственности по ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее — КоАП РФ).

Так, ИП, занимающийся производством кассовых машин, может быть оштрафован на сумму от 10 000 до 20 000 руб. в случае сбыта кассовых машин или фискальных элементов, не внесенных в соответствующий реестр (п. 13 ст. 14.5 КоАП РФ). За аналогичное правонарушение организации придется заплатить в 10 раз больше. При этом к ответственности в виде денежных санкций могут быть также привлечены ее должностные лица.

Коммерсант, осуществляющий расчеты с покупателями, может быть привлечен к ответственности за такие неправомерные деяния, как:

• эксплуатирование кассы старого образца при наличии новой онлайн-кассы;
• технически неправильное эксплуатирование онлайн-кассы;
• невыполнение сроков и правил постановки кассы на учет.

Вышеуказанные действия могут повлечь следующие финансовые санкции для коммерсанта (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

• для зарегистрированного как ИП — предупреждение или штраф в пределах 1 500–3 000 руб.;
• организации — штраф в 5 000–10 000 руб.

При покупке или модернизации онлайн-кассы важно оценивать н только ее функциональные возможности, но и то, насколько она соответствует требованиям ФЗ-№54 «О применении контрольно-кассовой техники». Законодательные предписания касаются кассового аппарата, накопителя фискальных данных, внешнего вида и реквизитов кассовых чеков и бланков строгой отчетности. Все соответствующие требованиям закона онлайн-кассы приведены в реестре ФНС.

Законодательные требования к ККТ – как выбрать кассовый аппарат?

Требования к онлайн-кассам, в первую очередь, касаются самого кассового аппарата. Для того чтобы его использование субъектом бизнеса соответствовало законодательным предписаниям, выбранная модель ККТ должна:

• обладать корпусом, на котором размещен уникальный заводской номер;
• иметь встроенный таймер, работающий в автономном режиме, и мини-принтер для печати чеков;
• включать встроенный фискальный накопитель или обладать возможностью его монтажа внутрь корпуса;
• передавать сведения на накопитель и составлять документацию в электронной форме;
• пересылать накопленные фискальные сведения определенному оператору фискальных данных (ОФД) в зашифрованной форме, используя любой тип интернет-соединения;
• печатать кассовые чеки с базовым набором реквизитов и возможностью отображения на них штрих-кода;
• принимать подтверждения в получении сведений от ОФД и информировать пользователя о его отсутствии;
• выдавать в печатном виде «Отчет о текущем состоянии счетов» в любое время по запросу проверяющих органов;
• искать и печатать любые из документов, размещенных на фискальном накопителе, по их номеру.

Все модели ККТ, которые включены в состав реестра онлайн-касс ФНС, соответствует приведенным выше требованиям.

Рис. 1. Задача фирмы – не только выбрать удобный, недорогой и функциональный кассовый аппарат, но и проверить его на соответствие требованиям ФЗ-54. Источник: Сайт «Современный предприниматель»

Важный момент: Если фирма решает не приобретать новый, а модернизировать старый кассовый аппарат, то она должна проверить его на соответствие с приведенными выше требованиями.

Фискальный накопитель – на что стоит обратить внимание?

Онлайн-кассы, соответствующие требованиям ФЗ-№54 от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» должны иметь фискальный накопитель, который характеризуется:

• способностью противостоять угрозам безопасности сохраненных на нем сведений;
• возможностью шифровать документы, пересылать их ОФД через интернет и расшифровывать обратные послания;
• присвоение ключа-шифра всем фискальным документам (не более 10 знаков);
• записью и хранением уникального номера регистрации ККТ и ИНН фирмы;
• возможностью многократного изменения адреса ОФД в памяти устройства;
• временной автономной работой и сохранением фискальных сведений при отключении энергоснабжения;

Любой фискальный накопитель должен иметь опломбированный производителем корпус, на котором прописан уникальный номер, присвоенный на конвейерной линии. Записанные на него сведения должны сохраняться на протяжении 5 лет с момента ввода его в эксплуатацию.

Рис. 2. Фискальный накопитель – сменная деталь кассового аппарата. Источник: Сайт «Касса Инфо»

Важный момент: На фискальном накопителе в течение месяца должны храниться в неизменном виде отчеты о регистрации, открытии и закрытии смены, текущем состоянии расчетов, кассовые чеки и бланки строгой отчетности. При необходимости они могут быть распечатаны или переправлены в налоговые органы. Источник: Официальный сайт ФНС

Кассовые чеки и бланки строгой отчетности – обязательные реквизиты

Переход на онлайн-кассы выдвигает новые требования и к кассовым чекам и бланков строгой отчетности (БСО). Для того чтобы они должным образом удостоверяли акты хозяйственной деятельности, им предписываются такие обязательные реквизиты:

• заголовок документа;
• номер смены;
• дата, время, место совершения хозяйственной операции (адрес здания, номер транспортного средства, адрес сайта и др.);
• полное название фирмы;
• ИНН (СНИЛС);
• режим налогообложения, применяемый в деятельности фирмы (ОСН, УСН, ЕНВД и др.);
• характер совершенной операции (приток или отток денежных средств вследствие покупки, продажи, уплаты неустойки и др.);
• наименование объекта сделки – товара, работы, услуги;
• сумма сделки и форма расчета (наличная или безналичная).

Важно понимать деталь ключевых реквизитов кассовых документов:

В кассовом чеке или БСО обязательно прописываются Ф.И.О. лица, которое курировало сделку покупки или продажи, а также реквизиты самого кассового аппарата (модель, заводской номер).

Рис. 3. Образец нового кассового чека. Источник: Сайт «Первый бит»

Важный момент: Качество кассовых чеков должно быть высоким – все приведенные на них сведения должны быть разборчивыми и способными сохраняться на бумажном носителе не менее 6 месяцев с момента совершения сделки.

Дополнительные условия и штрафные санкции

Помимо перечисленных выше требований к ККТ, фискальным накопителям и бланкам строгой отчетности, работа онлайн-кассы будет легальной при соблюдении ряда дополнительных условий:

• Подключение кассы к интернету одним из 3-х способов: через Ethternet-кабель, Wi-Fi или встроенный модем;
• Подписание договора на обслуживание с выбранным ОФД;
• Проведение регистрации кассового аппарата в удаленном режиме с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

При несоблюдении фирмой предписанных законодательством требований по использованию онлайн-касс ее ожидают штрафные санкции.

Таблица 2. Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины

Нарушение	Тип применяемой санкции
Использование онлайн кассы, не соответствующей требованиям ФЗ-№54 ИП	от ¼ до ½ объема проведенных операций (не менее 10 тыс. руб.)
Использование онлайн кассы, не соответствующей требованиям ФЗ-№54 ИП	от ¾ до 1 объема проведенных операций (не менее 40 тыс. руб.)
Повторное несоблюдение законодательных требований	Приостановление работы фирмы до 90 суток

Приведенные выше требования к онлайн-кассам являются минимальным обязательным набором характеристик, который может дополняться при необходимости Правительством РФ или расширяться по согласованию между сторонами сделки.

Использование ККМ в торговле обеспечивает:

· точный учет денежной выручки;

· высокую производительность труда работников предприятий

· сокращение до минимума ошибок при расчетах за товары

· улучшение санитарно-гигиенических условий при продаже продовольственных товаров;

· повышение культуры торгового обслуживания и сокращение времени покупателей на расчеты за товары;

· отсчет и индикацию текущего времени (часы, минуты, се­кунды) и даты, их корректировку и регистрацию на чеке и конт­рольной ленте;

· формирование текстовой и символьной информации и ее вывод на чек и контрольную ленту;

· просмотр информации о покупках текущего дня в контрольной памяти;

· фиксирование на контрольной ленте информации о возврате товара и количестве покупок в каждой секции;

· осуществление функций калькулятора (сложение, вычитание, умножение, деление, вычисление процентов) как в автономном режиме, так и в режиме «Касса»;

· регистрацию проводимых через ККМ сумм, подсчет стоимо­сти товара по стоимости его единицы и количеству, подсчет сум­марной стоимости покупки и суммы сдачи покупателю;

· оснащение последовательным портом для работы с компью­тером;

· использование программируемых цен, подключение сканера штрих-кода;

· печатание отчетных ведомостей;

· работу в нефискальном и фискальном режимах.

Современные кассовые аппараты, используемые в розничной торговле, сфере услуг и общественного питания, условно можно поделить на два основных класса:

1. автономные и пассивные ККМ;

2. POS-терминалы с подключением пассивных ККМ и POS-сис­темы на базе фискальных регистраторов.

За основу классификации контрольно-кассовой техники при­нимается классификация, приведенная в Классификаторе контрольно-кассовых машин, используемых на территории РФ. В соответствии с ним ККМ по власти применения подразделяются на следующие виды:

· на контрольно-кассовые машины для торговли, к которым относятся автономные, пассивные и активные системные ККМ;

· контрольно-кассовые машины для сферы услуг (автономные, пассивные и активные системные ККМ);

· контрольно-кассовые машины для торговли нефтепродукта- ми (автономные, пассивные и активные системные ККМ);

· контрольно-кассовые машины для отелей и ресторанов (ав­тономные, пассивные и активные системные ККМ).

Основные понятия, приведенные в названном классификато­ре, следующие.

Автономная контрольно-кассовая машина. В ней расширение функ­циональных возможностей может достигаться за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней программам. Это некомпьютеризированные кассы, которые выполняют основной набор операций — продажа, возврат и снятие ежедневного отчета. К таким кассам невозможно подклю­чить монитор кассира или считыватель магнитных карт.

К автономным ККМ относятся также портативные машины, которые могут работать без постоянного подключения к электро­сети.

Пассивная системная контрольно-кассовая машина. ККМ этого вида имеет возможность подключения к компьютеру и сканеру штрих — кодов. Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная ККМ.

Активная системная контрольно-кассовая машина. ККМ этого вида может работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы. К активной системной ККМ относит­ся POS-терминал — ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хра­нению, обработке и отображению информации.

Активная системная ККМ может использоваться как пассив­ная системная или автономная ККМ.

Кроме рассмотренных видов ККМ к ним относится также фис­кальный регистратор — ККМ, способная работать только в соста­ве компьютерной кассовой системы, получая данные по каналам связи.

Имея одинаковое принципиальное устройство, ККМ, входя­щие в различные подклассы, отличаются некоторыми конструк­тивными особенностями, отражающими специфику работы орга­низаций и предприятий определенной сферы деятельности.

В соответствии с конструктивными особенностями и функцио­нальными возможностями ККМ для торговых предприятий и орга­низаций классифицируются по следующим признакам:

по конструкции — автономные, пассивные, активные;

возможности подключения— к компьютеру, к электронным весам, для считывания платежных документов;

виду питания — от сети переменного тока, от встроенной аккумуляторной батареи;

способу формирования отчетных документов — на ККМ кассиров, секций, видов товаров, почасовой отчетности, Х-отчетов сменных отчетов-гашений, фискальных отчетов (кратких, полных, по датам, по номерам смен);

виду включения — с помощью ключей, с помощью ввода паро­лей.

Модели электронных кассовых машин постоянно совершен­ствуются. ККМ с фискальной памятью выполняют большое коли­чество функций, имеют простые программы выполнения кассо­вых и учетных операций, хорошую наглядность проводимых опе­раций, легко подключаются к электронным весам. Применение интегральных схем и микропроцессоров привело к уменьшению массы, размеров, потребления электроэнергии и расширению функциональных возможностей кассовых машин.

— эксплуатироваться в фискальном режиме;

— регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт;

— блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима;

— иметь часы реального времени;

— быть исправной;

— обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания. На контрольно-кассовую технику, обеспеченную технической поддержкой, поставщиком или центром технического обслуживания наносится знак «Сервисное обслуживание» (на сторону корпуса, обращенную к покупателю, клиенту). Это делается ежегодно. Образец знака утвержден приказом Минфина России от 18.12.2007 № 135н;

📌 Реклама

— иметь идентификационный знак установленного образца, содержащий наименование модели ККТ и ее заводской номер. Образец знака утвержден приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 № 352;

— иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию. Марка-пломба (необратимо разрушающаяся или деформирующаяся при попытке ее удаления или при вскрытии или удалении корпуса контрольно-кассовой техники) наклеивается на ККТ поставщиком или центром технического обслуживания после проверки исправности, замены, ремонта или технического обслуживания. Образец марки-пломбы утвержден приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 №351;

— соответствовать образцу модели, поименованной в Госреестре ККТ;

— иметь знак «Государственный реестр», образец которого утвержден приказом Минфина России от 18.12.2007 № 13бн. Указанный знак наносится поставщиком на корпус машины, только если сведения о данной модели контрольно-кассовой техники включены в Госреестр ККТ;

📌 Реклама

— иметь паспорт. В нем отражаются сведения о ККТ, в том числе делаются отметки о ее регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации в налоговом органе, вводе в эксплуатацию, проверке исправности, ремонте, техническом обслуживании, замене программно-аппаратных средств, установке средств визуального контроля, наклеивании марок-пломб и выводе из эксплуатации данной техники.

Пресс-служба МРИ ФНС России № 6 по Белгородской области

Требования к применению. Во всех организациях и предприятиях могут применяться только исправные ККМ с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фискальной (контрольной) памяти. Перед приобретением ККМ необходимо убедиться в том, что они:

• допущены к использованию в соответствии с классификатором;

• имеют в случаях, установленных Государственной комиссией по ККМ, прикладные программы;

• оснащены средствами визуального контроля «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание»;

• находятся на учете в центре технического обслуживания (ЦТО), который ежегодно (в январе— феврале) обязан проводить проверку исправности;

• зарегистрированы в налоговых органах.

При истечении срока применения, в связи с исключением из реестра, ККМ должна быть снята с регистрации в налоговых органах, и с этого момента пользоваться ею запрещается.

Требования к реквизитам чека. Раньше требования к реквизитам чека ограничивались лишь отражением в нем номера ККМ, даты приема наличных денег и полученных сумм. Теперь вместо кассового чека покупателю (клиенту) разрешается выдавать вкладной (подкладной) документ, проведенный через ККМ и отражающий, как и чек, следующие реквизиты:

• наименование организации;

• идентификационный номер организации-налогоплательщика;

• заводской номер ККМ;

• порядковый номер чека;

• дату и время покупки;

• стоимость покупки или услуга;

• признак наличия фискальной памяти.

Установлен порядок применения ККМ с фискальной памятью — при этом на чеках, контрольных лентах и других документах должны быть специальные признаки. Такие кассы запрещено применять в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти.

Требования к документации. Внесены изменения в порядок ведения книги кассира-операциониста для ККМ и в сроки хранения документации, подтверждающих денежные расчеты с покупателями. Если ранее допускалось ведение общей книги кассира-операциониста на все ККМ в торговом зале, то сейчас за все ККМ в обязательном порядке применяется контрольная дата и по каждой ККМ отдельно ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.

Контрольная лента, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение их хранения несет руководитель организации.

Признаки неисправности. Ранее неисправностью ККМ (и в этом случае запрещалось ее использование) считалось отклонение в ее работе от технических требований, для определения которого требовалось заключение ЦТО. Сейчас предусмотрен конкретный перечень неисправностей ККМ. Она признается неисправной, если у нее:

• отсутствует или повреждена пломба ЦТО;

• отсутствует маркировка предприятия-изготовителя или одного из способов визуального контроля; а также если KKМ:

• не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает предусмотренные Положением и указанные выше реквизиты на чеке, контрольной ленте или других документах, предусмотренных техническими требованиями к ККМ и их фискальной памяти;

• не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной памяти и необходимые для осуществления контроля налоговым органом.

• применяет прикладные программы, не допущенные Комиссией к использованию конкретной моделью ККМ.

Эксплуатационные требования. Для того чтобы ККМ была допущена к работе, она должна отвечать таким требованиям, как:

• соответствие конструктивного исполнения машины типу предприятия, методу продажи, уровню цен на товары;

• простота конструкции, обеспечивающая удобство эксплуатации и ремонта;

• безупречная точность расчетов;

• высокая производительность;

• отражение вида операций и результатов расчетов;

• четкость показаний индикаторного механизма;

• надежность в работе;

• способность документального оформления операций;

• регистрация и учет данных для изучения покупательского спроса и получения коммерческой информации;

• компактность конструкции и незначительная масса;

• максимально низкая себестоимость и цена;

• эргономичность клавиатуры;

• совместимость с компьютерными системами;

• наличие интерфейса.

Эстетические требования. Эти требования включают:

• актуальный дизайн;

• высокое качество отделочных материалов;

• соответствие пропорций и отделки функциональному назначению;

• гармоничное сочетание цветового решения с интерьером торгового зала.